導語：MRO集中采購需求管理探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：mro作為采購管理中的重要組成部分，規(guī)范化、標準化的集中采購逐步代替分散化采購，成為企業(yè)實現(xiàn)完善的供應(yīng)鏈管理和長遠的經(jīng)營戰(zhàn)略的必經(jīng)之路。由于MRO產(chǎn)品和服務(wù)的特殊性，且較之于原材料產(chǎn)品的區(qū)別，其管理改革的道路充滿了復(fù)雜性和不確定性，企業(yè)的重視程度和授權(quán)機制也很大程度上影響著創(chuàng)新的質(zhì)量和速度。MRO專業(yè)化的集中采購管理隨著市場的調(diào)整、人員專業(yè)化水平的進步、供應(yīng)商管理能力的改善、企業(yè)內(nèi)部管理標準的提高逐步進入了智能升級的時代。文章通過對MRO集中采購的必然性進行分析，從數(shù)據(jù)庫管理、價格管理、需求風險管理、信息化管理等幾個方面展開，提出優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：MRO；集中采購；需求管理；采購管理

在企業(yè)發(fā)展初期或者小規(guī)模階段，各部門分散采購的原始模式能夠發(fā)揮其快速靈活的特點，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，分散采購會變得缺乏效率和企業(yè)資源的不合理配置，尤其針對MRO產(chǎn)品多品種的特點，產(chǎn)生外部采購成本居高不下和內(nèi)部管理效率低下等難題，不僅體現(xiàn)在物料采購渠道分散難以形成批量經(jīng)濟成本、高昂的庫存成本和過程成本等顯性成本，同時也表現(xiàn)在供貨不及時、不準確、質(zhì)量不過關(guān)等隱形成本上，由分散采購過渡到集中采購管理模式，能夠有效地改善這些問題。MRO集中采購表現(xiàn)在內(nèi)部采購需求整合和外部供應(yīng)渠道整合，即將需求端集中并進行產(chǎn)品分類合并管理，將供應(yīng)端集中并進行同級和差異管理，需求端和供應(yīng)端在資源整合后進行配對采購管理，以達到質(zhì)量、價格、服務(wù)等總成本最低的最優(yōu)選擇。集中采購管理是一個動態(tài)的管理過程，隨著需求端和供應(yīng)端的變化而做出調(diào)整，是不斷優(yōu)化和升級的管理模式。需求端是采購鏈的前端，是產(chǎn)生采購行為的源頭，源頭優(yōu)化管理是集中采購的核心，也是對整個流程進行分析和改善的關(guān)鍵點。

一、集中采購的優(yōu)勢

1、集中采購的一大優(yōu)勢就是規(guī)?；少?，可以最大限度降低MRO物品單價，有效控制采購成本，降低采購費用。同時，集中采購集中了各部門的分散采購，極大程度地提高了采購效率，簡化采購流程，加強采購監(jiān)督管理的實施，對于可能出現(xiàn)的采購風險，抗風險性較強，使得貪墨公款、以劣充好等不良現(xiàn)象得到大幅度減少。將企業(yè)內(nèi)部資源進行有效整合，將以往各部門分散的供應(yīng)商信息進行集中整合，進而實現(xiàn)對供應(yīng)商的系統(tǒng)化管理，有助于對采購物資質(zhì)量的統(tǒng)一管理和規(guī)范采購流程。集中采購由于其采購數(shù)量多，專業(yè)的采購人員負責，在和供應(yīng)商的價格談判中有助于提升企業(yè)的議價優(yōu)勢，在供應(yīng)商的選擇上，專業(yè)人員從更為專業(yè)的角度為企業(yè)選用最為適宜的供應(yīng)商。2、分散采購模式中，各使用部門單獨購買所需耗材和各類服務(wù)，隨需隨買，缺乏計劃性和流程性，在日常業(yè)務(wù)操作中經(jīng)常有以下問題發(fā)生（不僅限于）：（1）購買的產(chǎn)品描述沒有統(tǒng)一標準。相同產(chǎn)品的描述各異，影響歷史數(shù)據(jù)查詢、歸納和分析；（2）常規(guī)類定期采購的計劃性不強，緊急下單次數(shù)多；（3）各部門對供應(yīng)商的偏好不同，同一類產(chǎn)品的供應(yīng)商數(shù)量多，管理困難；（4）反流程操作造成對賬困擾。由于MRO時效性較強，緊急需求提前發(fā)貨后補訂單的次數(shù)較多；（5）收貨流程的合規(guī)性低。分散采購常常由需求部門自行收貨，道德風險大。（6）采購人員素質(zhì)不高，對MRO物品的性能、產(chǎn)品要求等不熟悉，缺乏對標書、合同、價格談判等有關(guān)內(nèi)容的了解，對采購有關(guān)技能和相關(guān)法律法規(guī)掌握較少，缺少較強的職業(yè)道德品質(zhì)，如發(fā)生收受賄賂等情況。

二、產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫管理

以上分散采購管理風險造成物料成本、過程成本等企業(yè)顯性成本增加，集中采購可以將需求部門根據(jù)經(jīng)營單位和產(chǎn)品類型進行統(tǒng)一整合，建立共享產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫，具體管理步驟如下：（1）已有產(chǎn)品（常規(guī)批量采購的MRO耗材和服務(wù)）：按照品牌、型號規(guī)格、包裝、單位、財務(wù)科目等進行具體描述、分類，統(tǒng)一對產(chǎn)品進行編號入數(shù)據(jù)庫。MRO常規(guī)種類主要可以歸納為幾類：切削工具、油品類（潤滑油等）、加工及裝配工具、油漆、焊接材料、勞防用品、包裝材料、模具維護、實驗室耗材、樣品、質(zhì)量控制費用、辦公用品、其他生產(chǎn)耗材等。企業(yè)可以按照其具體業(yè)務(wù)和產(chǎn)品進行分類管理。對于普通化學品和危險化學品進行特殊歸類，產(chǎn)品的MSDS、（危險化學品）生產(chǎn)許可證、（危險化學品）運輸許可證等特殊資質(zhì)進行收集歸檔，并經(jīng)過安全部門審核后，將產(chǎn)品編號入數(shù)據(jù)庫。（2）新增產(chǎn)品（常規(guī)批量采購的MRO耗材和服務(wù)）：由使用部門提出新增產(chǎn)品采購需求申請，經(jīng)采購部門確認后，經(jīng)過需求部門經(jīng)理、采購部、安全部等部門審批，按照品牌、型號規(guī)格、包裝、單位進行具體描述、分類，對產(chǎn)品進行編號入數(shù)據(jù)庫。（3）非標產(chǎn)品或非常規(guī)采購的MRO耗材和服務(wù)，無需設(shè)置產(chǎn)品編號，按照產(chǎn)品描述進入采購申請流程。同一產(chǎn)品達到設(shè)置的某個既定數(shù)量、金額、采購次數(shù)后，應(yīng)根據(jù)常規(guī)批量采購新產(chǎn)品流程，編號進入數(shù)據(jù)庫。

三、價格管理

分散采購由于使用部門之間供應(yīng)商信息不對稱和共享，以及未形成規(guī)模采購效益而缺乏價格管理機制，集中采購管理模式下建立MRO產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫，對價格等信息進行綁定，并使用企業(yè)內(nèi)部授權(quán)流程進行價格新建和更新管理。1.常規(guī)價格管理（1）定期更新管理。對于MRO常規(guī)大類已經(jīng)編號入數(shù)據(jù)庫的產(chǎn)品，采購部門根據(jù)市場價格定期對現(xiàn)有價格進行確認和調(diào)整。（2）臨時更新管理。不定期和臨時性的MRO價格更新，由采購部門審核確認后進行調(diào)整。2.新價格管理新產(chǎn)品價格申請，按照新產(chǎn)品申請流程進行，由使用部門提出產(chǎn)品需求，采購部門尋源后進行新建管理。值得注意的是，所有涉及價格的審核應(yīng)當按照企業(yè)內(nèi)部權(quán)限制度進行審批，實行職權(quán)分離原則，即申請人、審批人、修改人、下單人為不同人員。

四、需求風險管理

內(nèi)部需求、采購人員認識和專業(yè)水平、流程環(huán)節(jié)審核缺失、信息化管理不足等風險是集中采購管理過程中的難點。主要可以歸納為以下幾種：1.申請流程階段可能發(fā)生的風險：（1）申請人對產(chǎn)品定位或者提供的信息不準確或不清晰，造成供給與需求不匹配。（2）緊急需求，發(fā)生先送貨再補單，反向操作影響后續(xù)正常的采購、收貨，導致財務(wù)亂帳。（3）審批流程不透明，相關(guān)方對流程節(jié)點不清楚，導致此階段停留時間過長。2.優(yōu)化策略：（1）量化產(chǎn)品要素，提高使用人與采購員的溝通效率。（2）明確申請規(guī)則，設(shè)定緊急需求限值，超出限定值要求流程重新啟動。（3）明確審批DOA，并在申請系統(tǒng)中設(shè)置自動節(jié)點跳轉(zhuǎn)功能。3.采購流程可能發(fā)生的風險：（1）產(chǎn)品技術(shù)性要求不清晰，容易產(chǎn)生需求與供給不匹配。（2）經(jīng)濟批量的成本優(yōu)勢不明顯，難以達到降本目的。（3）合同條款不明確或使用不當導致合同履行無法正常進行。4.優(yōu)化策略：（1）提高采購員的專業(yè)能力和跨部門溝通效率。（2）加強多部門同類產(chǎn)品的集中采購整合力度，降低總體采購成本。（3）加強采購人員商務(wù)管理和相關(guān)法律培訓，提高企業(yè)法務(wù)審核制度。5.收貨流程可能發(fā)生的風險：（1）內(nèi)部簽收流程不完善，產(chǎn)生道德風險。（2）驗收標準不明確，采購產(chǎn)品與實際需求存在差異導致無法驗收。6.優(yōu)化策略：（1）加強耗材收貨進出庫管理機制，高價值MRO收貨實行二級或三級簽收。（2）量化驗收標準。7.付款流程可能發(fā)生的風險：（1）企業(yè)財務(wù)賬期與供應(yīng)商理解的賬期可能有時間差異，導致供應(yīng)商頻繁催款，影響后續(xù)訂貨。（2）發(fā)票遺失風險。8.優(yōu)化策略：（1）加強商務(wù)溝通，量化合同或訂單上的付款條款，明確付款和交貨的條款解釋。（2）加強發(fā)票管理和跨部門交接流程。除了以上流程風險外，還有可能發(fā)生不全面的內(nèi)部審批風險、跨部門信息差異的溝通風險、信息化管理不足的系統(tǒng)風險等，企業(yè)應(yīng)提前做好完善內(nèi)部審批、培訓員工溝通技能、明細部門職責、優(yōu)化溝通速度、提升數(shù)字化運營能力等工作，有效降低各種運營風險。

五、信息化管理

信息化系統(tǒng)作為MRO集中采購管理的有效工具，具有節(jié)約人工成本、提升企業(yè)效率和智能管理水平等優(yōu)勢。同時信息化管理還具有以下特點：1.流程節(jié)點可視化。相比效率偏低的線下管理模式，信息化系統(tǒng)可以使MRO采購流程從申請、下單到收貨、付款實現(xiàn)全流程電子化操作，免去冗長繁雜的線下人工審批環(huán)節(jié)，過程狀態(tài)自動推送功能使每一個節(jié)點都記錄下詳細的時間、信息，便于查詢、過程管理和明確職責。2.企業(yè)合規(guī)性。國際標準質(zhì)量認證體系要求企業(yè)具有較完備的內(nèi)部審核與外部審查機制，信息系統(tǒng)可以及時提供內(nèi)審與外審所需的電子資料，對企業(yè)的合規(guī)化和可持續(xù)管理具有重要意義。3.數(shù)據(jù)分析性。通過信息平臺的統(tǒng)計工具收集和量化產(chǎn)品信息和采購數(shù)據(jù)，并對數(shù)據(jù)進行定量和定性分析，可以準確歸納和預(yù)測企業(yè)內(nèi)部采購趨勢，對未來采購行為作出判斷和計劃。4.產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理。完善MRO產(chǎn)品信息、品類管理、產(chǎn)品價格管理可以準確定性內(nèi)部需求，找準目標市場和供應(yīng)商，成本管理透明可控，對采購部門具有重要的指導價值。5.信息共享。相對于分散采購模式，集中采購信息化可以最大程度地利用內(nèi)部共享資源，提高經(jīng)濟采購批量，從而從總體上節(jié)約企業(yè)MRO采購成本。6.環(huán)保性。電子信息平臺為企業(yè)節(jié)約大量紙張，未來將會全面實現(xiàn)無紙化全流程管理。

六、采購人員管理

1.實施MRO集中采購管理過程中，采購內(nèi)容需依據(jù)企業(yè)實際情況進行調(diào)整，采購涉及的種類多、范圍廣，這就要求了采購人員需要有較強地專業(yè)素養(yǎng)和采購技能，熟知各項規(guī)章流程和法律法規(guī)，所以強化采購培訓，提高采購人員素質(zhì)有助于提升集中采購整體水平。加強有關(guān)采購法律法規(guī)及企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度的培訓，定期開展采購技能培訓，提高采購人員素質(zhì)。首先要強化評標人員的培訓，培訓內(nèi)容包含專業(yè)技術(shù)能力、企業(yè)所處行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和市場行情，評標過程中的職業(yè)責任感、談判技巧等。然后培訓采購人員的標書編制能力，使得采購人員有能力獨立完成一項標書編制。最后，培訓負責采購監(jiān)管人員的監(jiān)察能力，強化采購監(jiān)管力度。2.集中采購中對采購人員實行輪崗制，可以有效避免發(fā)生收受賄賂等情況，畢竟不是采購崗位的長期負責人，是經(jīng)歷輪崗上任的短期人員。對采購人員進行輪崗有助于了解更多種類的物品，增加閱歷。在和供應(yīng)商談判過程中，剛輪崗的采購人員會有自己新穎的談判方式和技巧，為企業(yè)爭取更多的交易優(yōu)勢，促進合作。3.實施采購業(yè)績考核。按月、按季、按年的定期對采購人員進行業(yè)績考核，考核指標要參照公司目標、市場增長率、成交單價等，制定出嚴格規(guī)范的采購考核。對于沒有達到要求的輪崗期內(nèi)的人員，可以提前安排轉(zhuǎn)崗到合適的崗位。

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作者：朱曉艷 單位：斯派莎克工程（中國）有限公司