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當今之世，西方發(fā)達國家有關(guān)專家都正在從各方面探討和研究秘書科學。筆者十分稱贊德國的研究專家克里薩爾，他從秘書的合理組織、心理觀點等方面去著手研究提高工作效率的實用方法。該專家認為，有效地借助現(xiàn)代技術(shù)，只能解決信息程序問題，而在通過管理決議方面，使程序及通訊型式化則極其困難。在管理工作中，靠人的直覺直觀的意志解決問題的方法，其作用迄今仍是不可忽視的。人際關(guān)系中的心理因素方面，對管理領(lǐng)域的工作效率，仍能夠起到極大的影響。一句話，再先進的工具也代替不了人的意志，從而使人聯(lián)想到《人際關(guān)系學》在秘書工作領(lǐng)域的重要性。該專家的這種論點，可貴之處符合實情。

德國于世界二次大戰(zhàn)后，作為戰(zhàn)敗國，國家枯萎凋零，百廢待興，但世人皆知，德國人能干肯干，其經(jīng)濟由復蘇到崛起舉世矚目。隨著經(jīng)濟的發(fā)展及科學技術(shù)的突飛猛進，日益需要加強行政管理，以求提高工作效率，增進社會效益。本著此原則，德國秘書工作之發(fā)展，極端注意時間，分秒必爭，重又引起世人注目。

（一）德國秘書的主要分類和各類秘書的工作概要

．國務(wù)秘書

在德國，總理府設(shè)一名國務(wù)秘書，主管首都的事務(wù)，由總理直接領(lǐng)導。此外，還設(shè)一位議會國務(wù)秘書，負責議會院和政府之間的聯(lián)系，并協(xié)助總理保持同議會的聯(lián)系。政府各部，也都設(shè)有國務(wù)秘書和議會國務(wù)秘書，作為部長的助手。概而言之，議會國務(wù)秘書必須是議院議員，協(xié)助部長處理行政事務(wù)，負責部里的常務(wù)工作，相當于某些國家的常務(wù)副部長，他有權(quán)代表該部出席內(nèi)閣會議、議會、各專門委員會和從事其它各種活動。當部長因故不能任職時，他可以被委任為部長。至今，德國一般每個部設(shè)議會國務(wù)秘書和國務(wù)秘書一人，重要的部各設(shè)兩人。國務(wù)秘書屬于高級秘書，是政府高級官員的組成部分。人數(shù)雖不多，但在政府的工作中占有極其重要的地位。國務(wù)秘書一般皆具有兩重身份，對國家元首或部長來講呢，是參謀是助手，執(zhí)行的是秘書職責；對下級單位來講，他們卻又是領(lǐng)導和指揮者。

．企業(yè)秘書

一般是指企業(yè)中從事秘書工作的人員，皆為企業(yè)董事長或經(jīng)理的專職秘書。德國企業(yè)秘書唯一重要的原則是，要合理計劃時間，合理安排工作。一般秘書的基本條件，年齡不能超過歲，必須是中等文化程度，專業(yè)秘書訓練班和英語訓練班畢業(yè)，通過考試任用；再有的是從事過圖書館整編和管理工作的人，能獨自編寫一般信息，懂英語，年齡不得超過歲，要求其工作必須以最短的時間達到最佳效果，這也是必備的原則。此等秘書之一般工作為重新打印呈送領(lǐng)導者的報告，電話交談，書寫內(nèi)容復雜的信函，（不得超過分鐘）同領(lǐng)導人座談，向同事進行咨詢，與秘書實習生進行入門座談，準備整理書信，發(fā)出電傳打字和通訊，為領(lǐng)導人擇選材料，匯編和裝訂檔案，皆有時間限制，不得超過規(guī)定時間。同時，閱讀文件要求思維將文件分為段落，便于掌握文件內(nèi)容和重點，便于擬出扼要提綱。故而企業(yè)秘書，首先要精于整理文件，來文分為立即要執(zhí)行的，緊急執(zhí)行的，普通公務(wù)信件和處理有一定期限的四種。關(guān)于變更重要定貨人電話號碼的通知；關(guān)于分配全年獎金的指示；同你號合作的企業(yè)的定期咨詢；非主要訂貨人提出的減價要求；邀請你公司或號領(lǐng)導人出席作為重要供應(yīng)者的企業(yè)紀念會；關(guān)于某企業(yè)首領(lǐng)生病需要休假之際變更代替人的通知；有關(guān)電話洽談重要的縮減開支方面的決定；對本公司領(lǐng)導人報告內(nèi)容質(zhì)詢，秘書要立即答復，如在休假期間，假終進行；整頓七天一疊未拆開的公文；本公司領(lǐng)導人報告摘要手稿三天之內(nèi)作好；進行關(guān)于發(fā)起組織技術(shù)裝備的提案；電話中達成的協(xié)議，值本公司領(lǐng)導人休假，會晤問題由秘書負責；對本公司或號領(lǐng)導人參加的董事會重要會議計劃記錄事項要由秘書掌握；十分重要的是，供領(lǐng)導人用的資料要由秘書進行擇選，以便于領(lǐng)導人對各種情況廣泛清楚透徹了解，所以秘書的重要任務(wù)就在于擇選最需要的材料。例如錄用工作人員時如何交談的指導材料，以便提高領(lǐng)導人在這方面之技能。企業(yè)秘書的檔案室工作亦屬重要，檔案室文件要進行分類：企業(yè)內(nèi)部規(guī)章；顧客訂貨信息單據(jù)；有關(guān)同行業(yè)競爭信息；生產(chǎn)計劃；有關(guān)公司對手方面的信息；進行舉辦講習班的資料；簽字無訛的字樣證明；有關(guān)各學院進行秘書講習班提高技能的辦法；企業(yè)史；企業(yè)工作活動圖表；參觀訪問者的統(tǒng)計表冊；實習生工作須知等等。

若按文件重要程度及其保存時間，宜分別放置，以示其實用價值。文件可分為下列各類：不太有用的或極少用的文件；短時保存的公文；保存期明確文件（如保存到……年為止）；等待答復的公文；在……法律生效期間內(nèi)保存的文件；長期保存的文件，共此六種。

資料則分為：郵寄費用手冊；送領(lǐng)導人簽署的文件；辦公室木器家具一覽表，家具廣告一覽表；有關(guān)不能參與的提高技能的重要措施方面的宣傳公函；號雜志；對初參加工作者的職業(yè)信息表；旅館飯店一覽表；企業(yè)于某一時期停業(yè)的通告；董事會選舉的結(jié)果；決定性的生產(chǎn)會議記錄；半年之久的剪報；有關(guān)干部問題咨詢服務(wù)信件；老常規(guī)條文；企業(yè)用的只供領(lǐng)導人收受、專門研究領(lǐng)導的過期三個月之久的專門雜志；生產(chǎn)上不幸事故的報告書；董事會對領(lǐng)導人關(guān)于必須為降低工時損耗作斗爭的預告。對書籍提出如下的要求：將書籍詳細訂出目錄卡片；將有關(guān)書籍資料正確登入卡片內(nèi)；將書籍按第一個字母、按學術(shù)領(lǐng)域分類。秘書對書籍目錄卡分類錄寫擇選舉例如下：（）馬爾特馬麗亞蓋爾克同瓦里切爾約希姆合著：《高等秘書學校》第4版，門什翁德阿爾巴依特出版社年出版，頁。內(nèi)容：秘書職業(yè)；速記；打字；通訊；電話交談；電報及電傳打字報道；人際學；工作室、辦公室（廳）工作；工作的合理化；內(nèi)部通訊；書籍與雜志；領(lǐng)導人出差；會議；管理原則。（）安涅馬里、連納爾茨著：《秘書的有效工作》費爾拉格出版社年版，頁。內(nèi)容：秘書職業(yè)；同來訪人接觸；秘書行業(yè)；分配工作；電話交談；準備開會和會議。（）烏爾蘇拉、德列克斯列爾著：《秘書減輕領(lǐng)導人的工作負擔》維卡出版社年再版，頁。內(nèi)容：秘書職業(yè)；秘書本人的工作；準備會議；準備出差；文件工作；速記；生產(chǎn)交談特點。（）克里斯塔亞捷著：《秘書簡明手冊》，第八版，年版，頁。內(nèi)容：通信；秘書處實用方面的工作與技術(shù)方面的工作；準備會議；準備公務(wù)旅行；按期完成工作檢查；提供領(lǐng)導人信息；組織工作的技術(shù)設(shè)備；同人聯(lián)系；縱橫交錯計劃的擬定方法。

（二）德國秘書學專家對正確使用電話和書信的觀點

正確使用電話和書信書寫的觀點分別為：

．打電話

秘書應(yīng)每日盡量撥出一定時間合理用于一切必要的電話聯(lián)系。電話交談之前，宜認真短暫準備，電話前應(yīng)將認為重要之事記于紙上或?qū)㈦娫挃M通知之事錄于小冊上。同他人交談時思考好交談目的，準備交談信息。電話交談時要多做記錄，刪去不需要的內(nèi)容，記錄簡潔而通情達理。公務(wù)電話免除與公務(wù)無關(guān)的話語，以免浪費時間并使公務(wù)通訊工具中斷。通電話時話語速度要慢，言談要準確，免使對方再問；電話交談時精力要集中，以免遺漏，更重要的是，將注意力集中于當時對方的精神狀態(tài)，而免犯心理上的錯誤判斷。

、書信書寫技能

德國專家認為，信之格式系屬次要，可靈活運用。但當注意書寫信前宜周密思考，言辭應(yīng)妥當，字體要端正，這對信的寫收雙方皆有利。收信人職位越高，越無更多時間細觀，故應(yīng)寫得一目了然，洞悉實質(zhì)。寫信前應(yīng)先擬定提綱，以免遺漏；信的內(nèi)容宜簡短扼要，要求簡短、準確、友好、禮貌；信的本質(zhì)或形式皆不要重復，要符合現(xiàn)行的語言規(guī)范；避免虛假表示，壓縮書信內(nèi)容，留心勿有語法錯誤；書信分段，必須合乎邏輯；可以劃出信中主要內(nèi)容，如某些數(shù)據(jù)；可用編號表示段落，以便于收信人更快更具體地擬出函復；業(yè)務(wù)方面的敘述，只道清解決的結(jié)果，要文理通順，要從速涉及主題，宜貫穿主題，不偏離主題。