導(dǎo)語(yǔ)：照片檔案的整理交流材料一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、何謂照片檔案

照片檔案主要是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。

二、照片檔案的構(gòu)成及其特點(diǎn)

（一）構(gòu)成：

主要有底片、照片和文字說(shuō)明材料三部分組成。

說(shuō)明：用數(shù)碼照相機(jī)拍的照片沒(méi)有底片，需保存好電子版的照片檔案，并在電子版的照片上也要加說(shuō)明。

（二）特點(diǎn)：

1、形式規(guī)格，多式多樣。

版面尺寸有大有小，有一張一事的，有一事多張的，無(wú)一定規(guī)范。照片檔案有正片和負(fù)片之分。從制成材料來(lái)說(shuō)可分為紙制品和化學(xué)制品。

2、時(shí)間感、空間感強(qiáng)烈。

能把稍縱即逝的瞬間劃為永恒的形象保留下來(lái)。

3、形意結(jié)合，形像逼真。

一般的文字檔案不如照片檔案那樣給人以活靈活現(xiàn)的感覺(jué)。照片檔案中照片和文字說(shuō)明互相依存、互相印證，互相補(bǔ)充來(lái)客觀地反映事物。

三、照片檔案的收集

1、歸檔時(shí)間

照片沖洗加工后，由攝影者或承辦單位整理并編寫(xiě)說(shuō)明，及時(shí)向檔案室歸檔。一般不應(yīng)跨年度。

2、收集范圍

（1）本單位召開(kāi)的重要會(huì)議照片

（2）中央、省、市領(lǐng)導(dǎo)來(lái)視察、檢查工作的照片

（3）本單位在生產(chǎn)、建設(shè)、科研、經(jīng)營(yíng)等重大活動(dòng)中形成的照片

（4）本單位工程建設(shè)、單位面貌等照片

（5）產(chǎn)品和重要設(shè)備照片

（6）重大事故照片

（7）重大項(xiàng)目檢查、驗(yàn)收、評(píng)比、評(píng)審時(shí)的照片

（8）各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、合格證、獎(jiǎng)狀（杯、旗）等照片

（9）先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人、勞動(dòng)模范的照片

（10）本單位參加或開(kāi)展技術(shù)操作比賽、重大文體活動(dòng)的照片

（11）其他具有保存期價(jià)值的照片

3、收集要求

（1）對(duì)屬于收集和歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為已有。

（2）對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。

（3）底片、照片、文字說(shuō)明齊全。對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片，對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片。

（4）底片和照片的影像相符

四、照片檔案的整理與編目

1、組卷：按照片所揭示的內(nèi)容或?qū)ｎ}分類(lèi)（可參照歸檔范圍）并結(jié)合保管期限分別組卷，有些單位照片特別少的也可不分類(lèi)，直接按時(shí)間順序結(jié)合保管期限分別組卷。

2、排列：在一冊(cè)照片內(nèi)每張照片按時(shí)間順序排列，照片放入照片袋中，底片裝在底片袋內(nèi)。

3、編號(hào)：

照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類(lèi)與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、目錄號(hào)（或分類(lèi)號(hào)、保管期限代號(hào)）、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柦M成。目錄號(hào)與分類(lèi)號(hào)及保管期限代號(hào)任選其一，即用了目錄號(hào)就不用分類(lèi)號(hào)及保管期限代號(hào)。

全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

目錄號(hào)：案卷目錄的編號(hào)。

分類(lèi)號(hào)：照片檔案類(lèi)別的代碼，由漢語(yǔ)拼音或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。

保管期限代號(hào)：分別用“001、002、003”對(duì)應(yīng)代表永久、長(zhǎng)期、短期。

冊(cè)號(hào)：即案卷號(hào)，在某一全宗某一保管期限內(nèi)（或某一目錄號(hào)內(nèi)）照片冊(cè)的排列從“1”開(kāi)始順序編號(hào)。

張?zhí)枺褐刚掌诿績(jī)?cè)照片中的順序編號(hào)，每?jī)?cè)照片從“1”開(kāi)始編號(hào)，每張照片一個(gè)號(hào)。

編頁(yè)號(hào)：同文檔，正面在右上角，背面在左上角。（視情況是否編）

4、加說(shuō)明

（1）要求：題名應(yīng)采用橫寫(xiě)格式，準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。

（2）說(shuō)明的格式

題名：一張或一組照片的標(biāo)題。

照片號(hào)：見(jiàn)前面內(nèi)容。

底片號(hào)：編號(hào)方法應(yīng)與照片號(hào)相一致。如果采用照片、底片合一編號(hào)法，可不填底片號(hào)。

參見(jiàn)號(hào)：是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。

時(shí)間：照片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。如：20000617。

攝影者：一般填寫(xiě)個(gè)人，必要時(shí)可加寫(xiě)單位。

文字說(shuō)明：對(duì)題名未及內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。

A、一組（若干張）有聯(lián)系的密不可分的照片先寫(xiě)總說(shuō)明，然后每張照片再加分說(shuō)明?？傉f(shuō)明在第一張照片的位置上書(shū)寫(xiě)，總說(shuō)明中應(yīng)將該組照片的總張數(shù)說(shuō)清楚。

B、填寫(xiě)人物姓名時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明從哪個(gè)方向（從左起還是從右起）二排以上時(shí)應(yīng)寫(xiě)明第幾排，并且人物姓名應(yīng)寫(xiě)完整。

5、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄

以一組或一張照片為單位填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。其項(xiàng)目有：照片號(hào)、題名、時(shí)間、底片號(hào)、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。如果是一組照片，照片號(hào)可以用破折號(hào)連起來(lái)，如“1-5”。

6、填寫(xiě)卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。卷內(nèi)備考表應(yīng)放在卷內(nèi)最后位置。

本卷情況說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)照片（底片）缺損、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。對(duì)照片（底片）立卷以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)說(shuō)明，并簽名、標(biāo)注時(shí)間。

7、擬制案卷標(biāo)題

同文檔案卷標(biāo)題。應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。如“某某單位某某會(huì)議照片”“某某單位獲得各類(lèi)榮譽(yù)照片”等等。

8、標(biāo)簽格式

用四線格標(biāo)簽或文書(shū)檔案標(biāo)簽。

9、建立照片檔案案卷目錄

案卷目錄項(xiàng)目包括照片號(hào)、題名、年度、保管期限、備注等。已使用科怡檔案管理軟件的單位可直接使用軟件登記，打印出目錄。

五、照片檔案的保管

1、要放在專用的檔案箱內(nèi)（防磁柜），并要保持適宜的溫濕度，一般應(yīng)控制在溫度-10℃-21℃，相對(duì)濕度20%-50%，24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±2℃，相對(duì)濕度不應(yīng)大于±5%。有條件的單位應(yīng)將照片檔案數(shù)字化，刻錄成光盤(pán)。

2、照片冊(cè)應(yīng)豎放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的照片、底片受壓后造成粘連。

3、每隔兩年應(yīng)對(duì)照片、底片進(jìn)行一次抽樣檢查，不超過(guò)五年進(jìn)行一次全面檢查。

說(shuō)明：

1、對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片（底片），可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過(guò)5㎝。以豎直放置為宜。大幅底片應(yīng)在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專用的檔案袋或檔案盒中。

2、對(duì)大幅照片的說(shuō)明可另紙書(shū)寫(xiě)，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫(xiě)單張照片說(shuō)明，并注明其存放地址。

3、對(duì)于大幅照片（底片），填寫(xiě)目錄時(shí)應(yīng)在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。