近年來(lái)，隨著檔案管理信息化程度的加深，事業(yè)單位開(kāi)始逐步引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用于檔案管理工作。然而，各單位由于檔案信息化管理理念的缺失與管理意識(shí)的薄弱，導(dǎo)致傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)向電子檔案的過(guò)程中面臨諸多困難與挑戰(zhàn)。同時(shí)，地質(zhì)資料檔案管理也面臨著這一問(wèn)題?；诖耍芯繉娘L(fēng)險(xiǎn)視角出發(fā)，通過(guò)對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理，明確兩者優(yōu)劣勢(shì)，以此為事業(yè)單位檔案管理信息化工作提供一定的參考。

紙質(zhì)檔案管理

長(zhǎng)久以來(lái)，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲(chǔ)相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過(guò)檢索手段就可查詢相應(yīng)信息資料，無(wú)需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當(dāng)就能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久保存，這點(diǎn)與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過(guò)建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢的地質(zhì)資料信息庫(kù)，能夠?yàn)閱挝徊块T(mén)提供區(qū)域內(nèi)各類地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢、可長(zhǎng)久保存的特點(diǎn)，其管理特點(diǎn)也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)具體可概括為三個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲(chǔ)形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護(hù)。尤其是對(duì)于地質(zhì)資源檔案這類涉及信息門(mén)類復(fù)雜的檔案來(lái)說(shuō)，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時(shí)，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時(shí)地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強(qiáng)度大。對(duì)于紙質(zhì)檔案管理者來(lái)說(shuō)，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來(lái)看，當(dāng)單位對(duì)某個(gè)區(qū)域的地質(zhì)資料進(jìn)行重新調(diào)研時(shí)，或者是勘探出新的資源儲(chǔ)量、類型等信息之后，就需要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行更新，這時(shí)就需要對(duì)檔案進(jìn)行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動(dòng)錄入，在更新這些資料的時(shí)候也需要使用同樣的手段，這時(shí)就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對(duì)原存檔的檔案進(jìn)行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性內(nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場(chǎng)所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當(dāng)不可抗力和意外事件發(fā)生時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無(wú)法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點(diǎn)依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點(diǎn)十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲(chǔ)空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲(chǔ)不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲(chǔ)信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過(guò)去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、文化產(chǎn)業(yè)文化產(chǎn)業(yè)資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過(guò)文字和照片形式進(jìn)行初步認(rèn)識(shí)，要對(duì)地質(zhì)信息進(jìn)行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過(guò)視頻和音頻形式存儲(chǔ)當(dāng)時(shí)專業(yè)的評(píng)價(jià)，這對(duì)獲取地質(zhì)信息之后對(duì)其進(jìn)行二次加工具有重要幫助，增強(qiáng)了信息使用效率。而從存儲(chǔ)空間上看，電子信息技術(shù)通過(guò)對(duì)信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤(pán)中，極大地降低了存儲(chǔ)空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點(diǎn)從電子檔案的特點(diǎn)來(lái)看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個(gè)方面進(jìn)行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對(duì)管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時(shí)，需要管理人員具備對(duì)其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準(zhǔn)確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對(duì)文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡(jiǎn)單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說(shuō)明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。盡管存儲(chǔ)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)多是由專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)安全問(wèn)題，及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)情況進(jìn)行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問(wèn)題。

紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較

摘要：在網(wǎng)絡(luò)信息化快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)已經(jīng)很難適應(yīng)目前社會(huì)發(fā)展的需求，傳統(tǒng)的檔案管理一方面增加了管理者的管理難度，另一方面對(duì)于需要檔案資料的群體來(lái)說(shuō)，獲得所需要的檔案資料也是非常繁瑣的。因此，在本文中作者通過(guò)對(duì)信息化背景下的檔案管理的含義、社會(huì)信息化背景下檔案管理改革的原因等方面進(jìn)行分析，并提出社會(huì)信息化背景下檔案管理改革的基本思路及改革策略，期望能盡自己的綿薄之力來(lái)促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作及檔案事業(yè)的發(fā)展，從而提高檔案管理部門(mén)為公眾提供檔案信息服務(wù)的效率及服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：社會(huì)信息化；檔案管理；背景

隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用人群的逐步增加及通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得信息的便捷，人們渴望通過(guò)快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強(qiáng)，如何更有效、更便捷、更安全的為人們提供與之生活相密切的社會(huì)管理與社會(huì)服務(wù)功能成為目前需要解決的主要問(wèn)題。如何使檔案信息更有效、更廣泛的為人民群眾服務(wù)，更為便利的、系統(tǒng)的為社會(huì)發(fā)展提供便利，在這一過(guò)程中相關(guān)的檔案管理部門(mén)及工作人員應(yīng)拋棄傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理相結(jié)合的檔案管理模式，在發(fā)展信息化檔案管理的過(guò)程中要注意對(duì)各系統(tǒng)檔案資料的整合，通過(guò)以各級(jí)綜合檔案館為主，各類內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)為輔，使檔案資料覆蓋文化、教育、歷史、科技等不同系統(tǒng)、不同行業(yè)。本文主要圍繞在信息化社會(huì)背景下深入研究檔案信息化管理改革的內(nèi)涵，探明社會(huì)信息化檔案管理的改革的根源，明確信息化背景下檔案管理改的路線及策略，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作及檔案事業(yè)的發(fā)展，從而提高檔案管理部門(mén)為公眾提供檔案信息服務(wù)的效率及服務(wù)質(zhì)量。

一、社會(huì)信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革的含義

1、檔案管理信息化改革第一步就需要檔案信息資源整合，傳統(tǒng)的檔案信息管理是檔案歸屬于當(dāng)?shù)厮跈n案館或相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)，各檔案館之間信息流通較少，造成了檔案信息的蔽塞，不利于發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的作用，另外也很難為群眾服務(wù)。根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，我國(guó)縣級(jí)以上的綜合檔案館接收范圍只接收所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案和有代表性的二、三級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案，這就造成很多的二級(jí)、三級(jí)檔案無(wú)法進(jìn)館，從而這些檔案很難被群眾所檢索到，更難被利用到。信息化背景下的檔案管理是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，以數(shù)字化的傳播手段，結(jié)合檔案館、系統(tǒng)內(nèi)、企業(yè)、社會(huì)等多方的檔案信息資源，以數(shù)字檔案館為信息平臺(tái)，使該平臺(tái)成為檔案信息的匯集，從而為社會(huì)、公眾提供全面、便捷的檔案信息服務(wù)。

2、檔案的信息化管理不僅僅是指通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)器等軟硬件設(shè)備構(gòu)成的數(shù)理化檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理與利用，而忽視傳統(tǒng)的實(shí)物檔案信息的收集、整理、歸檔、保存等管理職能，信息化背景下的檔案管理改革，各級(jí)、各部門(mén)、各單位的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在履行傳統(tǒng)的檔案管理工作的基礎(chǔ)上，利用便利的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建信息平臺(tái)、信息交流平臺(tái)，豐富網(wǎng)絡(luò)檔案信息的查詢手段，建立不同類別的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，拓寬服務(wù)渠道，滿足公眾對(duì)檔案信息的需求，同時(shí)要注意確保檔案管理系統(tǒng)的安全性。

紙質(zhì)檔案和電子檔案

在現(xiàn)代水利檔案管理中互相不可替代伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案和電子檔案一樣，都已成為現(xiàn)代水利檔案管理的重要組成部分，在水利事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著同等重要的作用。紙質(zhì)檔案和電子檔案相輔相成，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，是并駕齊驅(qū)的“兩駕馬車”，互相不可替代。①紙質(zhì)檔案與電子檔案的原始憑證性。原始性是檔案最主要的特性，紙質(zhì)檔案的原始性體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的真實(shí)、唯一性。紙質(zhì)檔案中最原始的當(dāng)屬經(jīng)過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)親自審改、簽署的文件、會(huì)議正式通過(guò)并生效的紀(jì)要，及人們?cè)谌粘５纳a(chǎn)生活中形成的親筆手稿、印鑒原稿，最大限度地體現(xiàn)了原始記錄形成的思路與脈絡(luò)。紙質(zhì)檔案難以偽造和篡改，決定了其記錄歷史情況的客觀真實(shí)性，成為令人信服的歷史憑證。更因其具有唯一性而具有獨(dú)特的保存價(jià)值。電子檔案的格式和內(nèi)容是可更改的。檔案利用者可以根據(jù)各自的需要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案進(jìn)行不同形式的信息處理；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身存在的不穩(wěn)定性也會(huì)影響電子信息的準(zhǔn)確性、信息的完整性，由此而引起人們對(duì)電子檔案的原始、憑證性的質(zhì)疑。②紙質(zhì)檔案與電子檔案的安全性。紙質(zhì)檔案相對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，安全性能更為穩(wěn)定。紙質(zhì)檔案形成后，原件中的內(nèi)容和形式不會(huì)發(fā)生變化。而這種真實(shí)性和原始性在電子檔案中就不能得到保證。在電子文件歸檔時(shí)，要保證其內(nèi)容完整、版本為最終，電子檔案載體的物理狀態(tài)良好，沒(méi)有病毒，信息輸出準(zhǔn)確。電子檔案需要備份，以確保文件的原始性，特別是防止網(wǎng)絡(luò)或計(jì)算機(jī)出現(xiàn)病毒后造成電子文件丟失。紙質(zhì)檔案較電子檔案更易于保密，保存時(shí)間更長(zhǎng)。③紙質(zhì)檔案和電子檔案的共享性。大部分的紙質(zhì)檔案保存的都是孤本，其共享利用只能在較小的范圍內(nèi)進(jìn)行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是一種“有形的信息資源”，匯集在一定的場(chǎng)所、在固定的時(shí)間范圍內(nèi)被需求者利用。電子檔案在虛擬的計(jì)算機(jī)環(huán)境下是一種“無(wú)形的信息資源”，同一份檔案可以在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)、被不同需求者利用、共享。④紙質(zhì)檔案和電子檔案的經(jīng)濟(jì)環(huán)保性。電子檔案的應(yīng)用相對(duì)于紙質(zhì)檔案的應(yīng)用更為經(jīng)濟(jì)環(huán)保。利用者可以在不同地點(diǎn)、不同時(shí)間通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，而不需在特定地點(diǎn)、指定時(shí)間通過(guò)紙質(zhì)載體閱讀電子檔案，這樣既節(jié)省了紙張，又減少了檔案管理者對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆釘、裝訂、搬運(yùn)所需的大量時(shí)間和精力，使電子檔案被無(wú)紙張消耗的重復(fù)利用，達(dá)到了經(jīng)濟(jì)環(huán)保的效果。紙質(zhì)檔案的應(yīng)用則需要使用大量的紙張。⑤紙質(zhì)檔案和電子檔案的保護(hù)原件性。隨著對(duì)紙質(zhì)檔案閱覽次數(shù)的增加，作為信息載體的紙張會(huì)逐漸老化和破損，字跡也會(huì)變得模糊不清，大大縮短了紙質(zhì)檔案的使用和保存壽命；而電子檔案的利用則不同，即使被多次復(fù)制、打印，其內(nèi)容也不會(huì)遭到破壞，電子檔案的正常利用不會(huì)對(duì)其壽命造成任何影響。需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)，由于技術(shù)和載體的材料等多種因素的影響，電子檔案的壽命也不是沒(méi)有盡頭的，對(duì)其原件也需要進(jìn)行很好的保護(hù)。⑥電子檔案對(duì)紙質(zhì)檔案還有一定的管理與使用上的便利性。

水利檔案管理實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的制約因素

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在水利行業(yè)的普遍應(yīng)用，水利檔案管理技術(shù)得到了進(jìn)一步的發(fā)展。特別是隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的直接產(chǎn)品的電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，水利檔案管理的內(nèi)容和形式也發(fā)生了新的變化，對(duì)傳統(tǒng)的水利檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的水利檔案管理模式正在被現(xiàn)代水利檔案管理理念所取代。水利檔案管理在從傳統(tǒng)向現(xiàn)代模式轉(zhuǎn)變中存在的制約因素有：①主觀認(rèn)識(shí)不到位。一些基層的水利檔案管理者沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)水利檔案管理在整個(gè)水利建設(shè)管理中的地位，把水利檔案管理作為一個(gè)獨(dú)立運(yùn)行的管理工作。認(rèn)為水利檔案管理處于整個(gè)水利建設(shè)管理環(huán)節(jié)的最末端，它的運(yùn)行不會(huì)對(duì)水利建設(shè)管理產(chǎn)生太多的影響。造成檔案管理與水利建設(shè)管理不同步，檔案資料收集滯后，檔案信息傳遞不及時(shí)，造成檔案信息資源的浪費(fèi)。②客觀因素的制約。水利項(xiàng)目建設(shè)周期一般都比較長(zhǎng)，而且檔案內(nèi)容繁雜。從項(xiàng)目論證、設(shè)計(jì)、實(shí)施到竣工驗(yàn)收，周期短的需要1～2年時(shí)間，周期長(zhǎng)的則需要5～10年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。而實(shí)施過(guò)程中建設(shè)內(nèi)容還會(huì)根據(jù)實(shí)際情況有所調(diào)整變化。項(xiàng)目信息固化為紙質(zhì)和電子檔案的過(guò)程復(fù)雜。③管理方法落后。傳統(tǒng)水利檔案管理的重點(diǎn)是紙質(zhì)檔案，一些基層水利檔案管理者習(xí)慣于手工收集、整理、編目、存檔、查閱的陳舊管理方式，不適應(yīng)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案信息資源整合；同時(shí)，由于電子檔案在管理技術(shù)上還存在一些缺陷，其原始記錄性和法律憑證性存在一些質(zhì)疑，也是制約基層水利檔案管理者不能主動(dòng)研究和探討現(xiàn)代水利檔案管理的思路和方法，在水利檔案管理手段和方法上不能取得突破的重要因素。

水利檔案管理實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的途徑

確立現(xiàn)代水利檔案管理新理念,由對(duì)單一紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向?qū)堎|(zhì)檔案與電子檔案管理并重轉(zhuǎn)變的唯一途徑是實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的信息化。水利檔案管理信息化就是把分散于不同載體、不同地理位置的水利信息資源以數(shù)字化的方式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而實(shí)現(xiàn)水利信息資源共享。①實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的信息化，降低水利檔案管理成本，提高水利檔案管理效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)在水利建設(shè)管理工作中的普遍應(yīng)用為水利檔案管理的信息化奠定了基礎(chǔ)。隨著電子檔案的數(shù)量和種類不斷增多，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理信息化可以大大降低水利檔案管理成本，既節(jié)約了費(fèi)用，又節(jié)省了時(shí)間，對(duì)提高水利檔案管理效率和水利檔案管理水平起到了事半功倍的效果。②實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的信息化，減少水利檔案管理者的工作量，提高水利檔案管理質(zhì)量。隨著水利檔案管理的重點(diǎn)和方式轉(zhuǎn)變，水利檔案管理者可以把工作精力由原來(lái)集中在迎來(lái)送往的檔案查詢上，轉(zhuǎn)移到檔案數(shù)據(jù)的收集整理上，使水利檔案的鑒定、整理、編目工作的焦點(diǎn)不再是文件實(shí)體，而是文件形成及運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程，從而更好地把握相關(guān)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，為形成更加清晰的水利檔案管理思路提供保障。③實(shí)現(xiàn)水利檔案管理信息化，提高水利檔案使用效率，實(shí)現(xiàn)水利檔案資源共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理是將整理立卷的水利檔案置于檔案柜中，只能滿足本單位工作的查詢使用。將水利檔案信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)上，完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，取得授權(quán)的不同地域的任何人，憑借信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以隨時(shí)隨地查閱到自己所需的水利檔案信息。這樣，水利檔案資料使用范圍擴(kuò)大了，受眾人數(shù)增加了，水利信息傳遞速度加快了，水利檔案的使用效率提高了，檔案資源也共享了。

1當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以立卷、借閱、轉(zhuǎn)遞、歸檔等方式為主，但是隨著我國(guó)教育事業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展，檔案資料逐漸增多，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足大量檔案管理的需求。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，為事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新系統(tǒng)了技術(shù)基礎(chǔ)，現(xiàn)在，通常使用網(wǎng)絡(luò)管理軟件技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，這種管理方式和管理技術(shù)的創(chuàng)新大大提高了檔案管理的效率和水平。傳統(tǒng)、單一的館藏檔案管理結(jié)構(gòu)逐漸被信息化的管理方式所代替，這種創(chuàng)新性的檔案管理增加了檔案的時(shí)效性和含金量，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。雖然當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作在技術(shù)上與傳統(tǒng)檔案管理相比已經(jīng)取得了巨大的進(jìn)步，但是，仍存在許多問(wèn)題制約了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，下面進(jìn)行具體分析。

2事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新存在問(wèn)題

2.1缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

檔案管理工作是保證事業(yè)單位工作協(xié)調(diào)發(fā)展、提高工作效率和工作水平的重要保證，是事業(yè)單位"真實(shí)性"的根源所在。但是，當(dāng)前事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，所以缺少認(rèn)真管理的態(tài)度和工作程序，還存在秩序混亂的現(xiàn)象。在長(zhǎng)期的檔案管理工作中，缺少檔案管理的連續(xù)性和長(zhǎng)期性，造成事業(yè)單位檔案缺失，甚至不注重檔案管理的保密工作，導(dǎo)致檔案泄露現(xiàn)象。事業(yè)單位檔案管理記載了單位的成長(zhǎng)歷程和信息資源，檔案泄露對(duì)事業(yè)單位可能造成隱形損失。由于缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，工作人員缺少參與的積極性，檔案管理工作流于形式，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)計(jì)劃性、無(wú)目的性，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的健康發(fā)展。

2.2缺少有效的檔案管理系統(tǒng)

1引言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域都滲透著信息技術(shù)的影子，極大改變了人們的生活方式。檔案管理作為政府、企業(yè)等社會(huì)各個(gè)部門(mén)的重要環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)的管理方式下存在著諸多問(wèn)題，比如安全性不高、查找檔案效率低下和搜索時(shí)間過(guò)長(zhǎng)等，因此亟需加大引進(jìn)信息技術(shù)的步伐，改革原有的檔案管理方式，從而更好地滿足社會(huì)發(fā)展的需要。只有不斷吸收引進(jìn)新的技術(shù)方法，不斷進(jìn)行改革，才能在一定程度上提高檔案管理的效率、縮短查找時(shí)間和提升安全性等，進(jìn)而使各種資源和資料能夠得到合理利用。

2信息化背景下檔案管理改革的意義

信息化大背景下進(jìn)行檔案管理改革隨著社會(huì)的發(fā)展十分重要，具體表現(xiàn)在如下四個(gè)方面。2.1加強(qiáng)信息資源的整合力度。傳統(tǒng)的檔案管理主要是進(jìn)行單一的管理，具體的檔案信息資料由當(dāng)?shù)氐臋n案館或者是具體相應(yīng)的檔案館進(jìn)行管理，各個(gè)檔案館之間的聯(lián)系比較少，從而使得檔案信息在一定程度上受到了阻塞，難以滿足社會(huì)群眾的需求。由此出現(xiàn)了在現(xiàn)實(shí)生活中，經(jīng)常會(huì)遇到為了查找一個(gè)檔案需要進(jìn)行幾個(gè)地方奔波的現(xiàn)象。在信息技術(shù)的引導(dǎo)下，通過(guò)進(jìn)行數(shù)字化傳播，結(jié)合各個(gè)檔案管內(nèi)的信息資源進(jìn)行整合，以信息技術(shù)為平臺(tái)，搭建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，從而能夠加強(qiáng)檔案信息資源的整合力度，進(jìn)而更好滿足廣大群眾的需求。2.2提高檔案管理的工作效率。檔案管理是一個(gè)需要細(xì)致認(rèn)真、進(jìn)行大量繁雜程序的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理下，是由人工進(jìn)行錄入相關(guān)數(shù)據(jù)、進(jìn)行存放和整理的，這在一定程度上會(huì)導(dǎo)致一些誤差，并且效率十分低下。通過(guò)引入信息技術(shù)，可以簡(jiǎn)化相關(guān)程序，利用信息技術(shù)能夠使檔案管理以數(shù)字化的形式更好地呈現(xiàn)，能夠使人們?cè)诓檎覚n案的時(shí)候更加方便和快捷，從而提高工作效率。并且程序的簡(jiǎn)化，可以節(jié)約相應(yīng)的管理成本。2.3增加檔案管理的安全系數(shù)。檔案管理最重要的一個(gè)要求就是檔案必須處于一個(gè)安全的環(huán)境中，更好地進(jìn)行保存和運(yùn)用。傳統(tǒng)的檔案管理中檔案資料主要是紙質(zhì)材料，由于紙質(zhì)物品存放長(zhǎng)時(shí)間會(huì)受到溫度、濕度等影響，導(dǎo)致一定的破損，不利于更好地進(jìn)行保存。甚至在檔案進(jìn)行傳輸和搬運(yùn)的過(guò)程中會(huì)受到人為破壞，使得檔案處于一個(gè)不安全的環(huán)境中。在信息技術(shù)環(huán)境下，通過(guò)引進(jìn)各方面的技術(shù)，能夠更好地保障檔案管理的存儲(chǔ)時(shí)間問(wèn)題和運(yùn)輸安全問(wèn)題，從而增加檔案管理的安全系數(shù)。2.4適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展，人們的生活各個(gè)領(lǐng)域已經(jīng)滲透著信息技術(shù)的影子，極大促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展。我國(guó)社會(huì)大力加快互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的步伐，使用網(wǎng)絡(luò)的普及率已經(jīng)超過(guò)人口半數(shù)，信息技術(shù)深刻影響著人們的生活方式。在檔案管理中，通過(guò)引入信息技術(shù)，讓社會(huì)上的人們可以更好地接觸互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的作用，積極運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)，從而更好地為自身發(fā)展而服務(wù)。

3信息化背景下檔案管理改革路徑分析

信息技術(shù)深深影響著人們的生活方式，檔案管理改革在信息化大背景下顯得更為迫切，積極探索適宜的檔案管理改革路徑是當(dāng)前檔案管理者和相關(guān)學(xué)者比較重視的問(wèn)題。筆者根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究，認(rèn)為可以從以下四個(gè)方面進(jìn)行探究。3.1提高檔案管理人員的工作素質(zhì)。任何事情都離不開(kāi)工作人員的努力，相應(yīng)的在檔案管理中，時(shí)時(shí)刻刻需要具體檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)。在信息化大背景下進(jìn)行檔案管理改革首先需要提高檔案管理人員的工作素質(zhì)，信息技術(shù)作為一門(mén)高新的技術(shù)，需要各個(gè)工作人員進(jìn)行相應(yīng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，包括錄入數(shù)據(jù)，進(jìn)行資料的查找和分析，從而提升自身的工作素質(zhì)。其次，還要加強(qiáng)工作責(zé)任感，有的檔案資料需要進(jìn)行相應(yīng)的保密，因此工作人員應(yīng)該加強(qiáng)自身的工作責(zé)任感。最后，要正確對(duì)待檔案管理這個(gè)工作，樹(shù)立正確的工作意識(shí)。3.2制定檔案管理的具體工作標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)在初期應(yīng)用到檔案管理中會(huì)面臨著許多問(wèn)題，主要是因?yàn)闆](méi)有建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。在當(dāng)前檔案管理中，各個(gè)單位應(yīng)該明確自身的實(shí)際情況，了解信息化檔案管理的方式，建立完善的組織制度，制定具體的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，明確相應(yīng)的責(zé)任。加快建立數(shù)字化檔案管理方式，提升檔案管理工作的效率和確保檔案管理的安全。積極促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化管理，在檔案管理的過(guò)程中節(jié)約人力成本和管理成本，提升管理效能。最后，要根據(jù)各個(gè)職能進(jìn)行檔案管理工作細(xì)化，明確具體職責(zé)更好保障管理效果。3.3轉(zhuǎn)變檔案管理的工作態(tài)度。檔案管理是各個(gè)單位的主要工作內(nèi)容，在處理相應(yīng)的檔案過(guò)程中應(yīng)該加快轉(zhuǎn)變檔案管理的工作態(tài)度，樹(shù)立正確的檔案管理認(rèn)識(shí)。在現(xiàn)實(shí)生活中，各個(gè)部門(mén)應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案管理的態(tài)度，高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，解決傳統(tǒng)檔案管理的不足。3.4結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，提升信息化檔案管理的技巧。在檔案管理中，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)能夠更好地滿足群眾對(duì)于檔案管理的要求，但是由于有些條件的限制，信息化的檔案管理不能取代傳統(tǒng)的檔案管理，需要合理借鑒傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案管理的技巧。比如有些涉及機(jī)密的重要會(huì)議資料，文件資料不能通過(guò)數(shù)字化進(jìn)行保存，以防被黑客攻擊，利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料可以更好地保障其安全性。因此，在檔案管理上，要充分利用傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢(shì)，積極吸收現(xiàn)代信息化技術(shù)，提升檔案管理的技巧。

［摘要］企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作是為了適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展需求，全面加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的效率、質(zhì)量，提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以及促進(jìn)電力企業(yè)持續(xù)發(fā)展而使用的重要手段。本文旨在分析檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并對(duì)企業(yè)檔案管理的信息化和企業(yè)發(fā)展提出具體解決方案。

［關(guān)鍵詞］新時(shí)期；電力企業(yè)；檔案信息化

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，為了使電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作能夠順利開(kāi)展。當(dāng)前，電力企業(yè)需要盡快找出阻礙檔案信息化建設(shè)工作順利開(kāi)展的原因，并積極制定各種加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的手段措施，從而為電力企業(yè)管理層提供科學(xué)的決策依據(jù)，促進(jìn)電力企業(yè)在新時(shí)期的整體運(yùn)營(yíng)水平不斷提升。

一、電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

引入信息管理是電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的途徑之一，隨著電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)檔案的分類越來(lái)越細(xì)，涉及的領(lǐng)域越來(lái)越多，檔案的信息化程度也在不斷提高。一方面，為了持續(xù)維護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案避免潮濕、蟲(chóng)蛀、火災(zāi)等危害，每年必須投入大量存儲(chǔ)材料，同時(shí)隨著檔案資料的不斷累積，檔案存儲(chǔ)空間受限等問(wèn)題也一一凸顯；另一方面，由于檔案需要反復(fù)查閱，原件不可避免地會(huì)損壞甚至丟失，大量文件無(wú)法通過(guò)電子化呈現(xiàn)，因此，這也是當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理亟待解決的問(wèn)題。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息的轉(zhuǎn)換及使用打破了時(shí)空的限制，成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要內(nèi)容。加強(qiáng)電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)，不僅可以從整體上改善檔案的存取現(xiàn)狀，最大限度地滿足企業(yè)各部門(mén)對(duì)檔案的使用需求，而且是正確經(jīng)營(yíng)決策的必要條件。目前，提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑之一是提高市場(chǎng)信息本身的速度和準(zhǔn)確性，這就要求企業(yè)建立收集和存儲(chǔ)信息的數(shù)據(jù)庫(kù)。為了更好地了解它們的優(yōu)缺點(diǎn)，我們要不斷完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)，全面分析它們的優(yōu)缺點(diǎn)，在最短的時(shí)間內(nèi)取得最科學(xué)、最正確的成果，從而為企業(yè)的決策打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理信息系統(tǒng)的建立，在一定程度上促進(jìn)了傳統(tǒng)檔案管理的完善，現(xiàn)代化的信息資源設(shè)備使檔案管理比傳統(tǒng)的檔案管理更加開(kāi)放，這可以幫助管理者快速、輕松、有效地管理檔案，提高檔案管理及利用的效率和質(zhì)量，為企業(yè)整體發(fā)展提供有力的支撐和幫助。

二、新時(shí)期電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1檔案管理信息化水平低

目前，大部分企業(yè)檔案管理信息化水平低，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，對(duì)計(jì)算機(jī)及科學(xué)技術(shù)利用不足，導(dǎo)致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，錯(cuò)誤地認(rèn)為信息化即數(shù)字化，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)水平較低。

1.2檔案管理不能為公司服務(wù)

傳統(tǒng)檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業(yè)檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業(yè)服務(wù)。好的企業(yè)檔案管理能在企業(yè)中起到積極的促進(jìn)作用，在檔案中找到企業(yè)發(fā)展的興衰點(diǎn)，找到發(fā)展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)服務(wù)。

2信息化時(shí)代檔案管理的建議

1、人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的現(xiàn)狀

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)人事檔案管理工作，經(jīng)歷許多考驗(yàn)，人才的流動(dòng)受到檔案工作的制約，使人才難以流動(dòng)，也正因?yàn)檫@個(gè)理由，在不同的單位都留下了一些有檔無(wú)人的現(xiàn)象，也使一些人的檔案成為不完成的檔案。但在高科技時(shí)代，人事檔案的管理工作，在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展中，已經(jīng)具備了一套完整、健全的檔案管理理論、方法、工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也形成了一個(gè)較強(qiáng)的、并且獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，這些已經(jīng)成為檔案管理的基礎(chǔ)，高科技的發(fā)展，加速了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。但在創(chuàng)新中也有一些問(wèn)題。第一，是由于現(xiàn)實(shí)中的一些問(wèn)題，阻礙了創(chuàng)新發(fā)展，雖然檔案管理經(jīng)過(guò)了半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，但直至今天，我們還應(yīng)該說(shuō)，檔案工作還是處在一個(gè)發(fā)展階段，所以，就會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的，各種各樣的問(wèn)題也不奇怪，例如，工作方法老舊、社會(huì)對(duì)檔案管理的意識(shí)性不強(qiáng)、檔案管理部門(mén)工作效率低下，還有由于指導(dǎo)力不足、檔案管理事業(yè)專業(yè)人才較少等問(wèn)題，凸現(xiàn)了人事檔案后繼無(wú)人的事實(shí)，當(dāng)然，這些問(wèn)題不是一朝一日能解決的，但一定程度上卻阻礙了檔案管理發(fā)展。第二，是學(xué)習(xí)不努力，在高科技時(shí)期，不學(xué)習(xí)就會(huì)落后，作為檔案的管理者，本來(lái)就缺少專業(yè)檔案管理人才，許多的管理者大多是換崗，或其它原因來(lái)到檔案管理崗位上的，很多管理工作者都是以傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)工作，沒(méi)有更多的學(xué)習(xí)，也更沒(méi)有思考，他們只是日復(fù)一日的工作，把學(xué)習(xí)新技術(shù)都忘在腦后。第三，是人事檔案管理工作的實(shí)踐過(guò)程單一，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理最好的辦法，可是在檔案管理中，學(xué)到的是最新理論，到實(shí)踐過(guò)程中，因?yàn)楦鞣N各樣的原因讓理論變的沒(méi)有意義，使從業(yè)者從實(shí)踐者又回到傳統(tǒng)中。

2、高科技時(shí)期計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

在現(xiàn)代科技時(shí)期，必須要掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。檔案管理是社會(huì)發(fā)展的記錄儀，也是社會(huì)信息的儲(chǔ)存庫(kù)，在大量的無(wú)序的信息，整理、歸檔、管理，是個(gè)反復(fù)而大工作量的工作，所以檔案管理工作者就必須熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，有效利用現(xiàn)代科技提高工作效率。

2.1計(jì)算機(jī)技術(shù)與無(wú)紙化辦公

無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)全無(wú)紙化辦公在檔案管理里，應(yīng)該是一個(gè)必然的趨勢(shì)，節(jié)能環(huán)保、高效辦公，都可以完全的有計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

檔案是政府單位和企業(yè)在發(fā)展中的重要參考，受傳統(tǒng)檔案管理類型的限制，檔案管理在效率和內(nèi)容上難以滿足時(shí)代的需求，為了更好的發(fā)展檔案管理，電子信息化的管理模式是必不可少的，為了更好的實(shí)現(xiàn)檔案的保存和利用，就必須對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行電子信息化，彌補(bǔ)其不足，由此促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，更好的服務(wù)社會(huì)需求。

一、新時(shí)代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代有大量的辦公軟件被開(kāi)發(fā)出來(lái)，被人們用于工作生活中。利用軟件進(jìn)行的工作方便快捷，準(zhǔn)確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為了新時(shí)代信息管理的主要模式。

二、電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代必不可少的生產(chǎn)力工具，通過(guò)將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計(jì)算機(jī)，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，即快捷可更改，又能夠及時(shí)分享，存儲(chǔ)安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢(shì)極大。（一）檔案的共享與辦公自動(dòng)化。在全社會(huì)進(jìn)入辦公自動(dòng)化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源實(shí)時(shí)共享，信息一體化，同時(shí)，檔案的歸檔也可以實(shí)時(shí)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動(dòng)化的發(fā)展，增加了工作效率。（二）更快的檢索檔案。電子信息化最大的優(yōu)勢(shì)，便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時(shí)間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準(zhǔn)確，極難出現(xiàn)錯(cuò)誤，而具體使用的時(shí)候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時(shí)，也減少了工作人員的負(fù)擔(dān)。（三）時(shí)效性和管理效率。傳統(tǒng)檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因?yàn)闇p少了大量人工操作環(huán)節(jié)，利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時(shí)間去保證檔案的真實(shí)性和質(zhì)量。（四）簡(jiǎn)化了管理流程，加大了信息存儲(chǔ)能力。檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，涉及到許多方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過(guò)大量的檔案管理人員經(jīng)過(guò)反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫(kù)里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時(shí)效性差，也浪費(fèi)了大量時(shí)間。在檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，也會(huì)因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問(wèn)題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以高效精準(zhǔn)的查閱和錄入資料。并且因?yàn)殡娮有畔⒒臋n案管理系統(tǒng)讀寫(xiě)方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫(kù)，納入檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。（五）優(yōu)秀的存儲(chǔ)媒介。傳統(tǒng)的檔案管理的存儲(chǔ)媒介大都是紙質(zhì)的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉(zhuǎn)移的問(wèn)題。容易出現(xiàn)火災(zāi)或自然災(zāi)害后檔案丟失的現(xiàn)象，這極不利于檔案管理工作的展開(kāi)。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個(gè)問(wèn)題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤(pán)存儲(chǔ)體積小，重量輕，發(fā)生災(zāi)害時(shí)易轉(zhuǎn)移。即使是水浸或者被切割，也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行備份，資料很難丟失。

三、電子信息化下檔案管理的新職責(zé)

一、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

（1）經(jīng)濟(jì)效益高。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來(lái)解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。

（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對(duì)象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如工人進(jìn)廠，退休，流動(dòng)性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過(guò)數(shù)字化檔案管理變得十分簡(jiǎn)單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒(méi)有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。

（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時(shí)間的限制，更加便利快捷。

二、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作的影響力頗高，所以對(duì)檔案的管理工作各級(jí)檔案管理部門(mén)還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財(cái)力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時(shí)還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢(shì)，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)意識(shí)，提高自身對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)及服務(wù)意識(shí)。