導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理交流材料，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

**月**日早*點**分，我們用完早餐,乘大巴來到豐收車站進行參觀學(xué)習(xí)，他們的熱情讓我們感動,他們辦公室負責(zé)檔案工作的主任熱情地接待了我們，我們參觀了車站的檔案資料室，并向我們詳細的介紹如何進行分類建檔\健全檔案資料，面對著井井有條的檔案資料,電腦化操作的一目了然,我們心悅誠服,本人就參觀的心得向各位領(lǐng)導(dǎo)匯報如下:

1、領(lǐng)導(dǎo)重視組織有力,全員熱心齊抓共管

他們從領(lǐng)導(dǎo)到基層，從來沒有小看檔案資料的重要性,特別是領(lǐng)導(dǎo)很重視基礎(chǔ)資料的健全性，每次學(xué)習(xí)和會議都要求全員參與，全程記錄,把檔案工作當作大事來抓。

2、專項責(zé)任落實到班組，再由班組具體分配到個人：

如：內(nèi)控的資料交由財務(wù)部門負責(zé)；安全生產(chǎn)、消防管理、質(zhì)量監(jiān)督等資料則交由后勤保障部門負責(zé)；與穩(wěn)定工作的資料由工會負責(zé)；勞資方面的資料則由人事部門負責(zé)；總之一句話：業(yè)務(wù)對口，誰的資料誰負責(zé)健全。

3、重視對基礎(chǔ)資料的歸檔管理：

每一次工作會議或小組會議都有統(tǒng)一的記錄本，分門別類的分發(fā)到個人進行詳盡記錄。記錄本有專人負責(zé)發(fā)放與收集，保證基礎(chǔ)資料的完整，便于隨時掌握全體員工的學(xué)習(xí)動態(tài)和學(xué)習(xí)思想。

4、按考核大綱編寫制度，準備資料：

對檢查工作組進行考核的內(nèi)容，針對性地進行資料的完善與匯編，檢查什么就準備什么。

看到她們滿柜滿桌劃分整齊的資料盒，及明亮潔凈的資料室，不由的感到身上擔(dān)子的沉重，感到我們公司與她們之間的差距：

1、原始資料的空缺與不完整。

公司由于才劃撥到公共事業(yè)處沒多久，原始資料的欠缺與不完整，是我們和**不可比的。

2、專項工作落實不到位。

領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作到班組，在由班組分配到個人，但總因這事那事而耽誤了任務(wù)的完成，致使工作上的延誤與不及時。

3、基礎(chǔ)資料的保管不善及無專人負責(zé)。

公司下設(shè)8部一室，共九個班組。由于各個班組的獨立性，無專人統(tǒng)一負責(zé)各班組的資料整理匯總，再加上保管不善而導(dǎo)致資料的丟失和空缺，從主觀上和人為上就造成基礎(chǔ)資料的不健全。

4、設(shè)施設(shè)備的不齊全。

有些辦公室因無資料柜不方便資料的保存，再加上保管不善，而導(dǎo)致一些資料的丟失，造成殘缺不完整。

從以上幾個方面來看，我們在檔案基礎(chǔ)資料的建設(shè)與管理上和**是存在著一定的距離。抱著“邊考察邊學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)中找差距”的態(tài)度，發(fā)揚我們公司“走出去，請進來”的精神指導(dǎo)方針，把**優(yōu)秀的資料管理經(jīng)驗融入到公司的檔案基礎(chǔ)資料建設(shè)上來。

到了10點20分左右，處檢查工作組來到了**。我們有幸旁聽了檢查工作組對**的檢查工作內(nèi)容和檢查過程。檢查組按照下發(fā)的考核標準要求**先匯報，再檢查，再講評。首先是**園長就行政建設(shè)上的成績向工作組進行了簡練的匯報，再由**黨支部書記在思想建設(shè)上進行補充總結(jié)，匯報完后就開始按檢查的內(nèi)容進行專人審核評比，除了一個項目上扣掉了0.5分外其他均獲滿分?？粗u比的結(jié)果，我們感到身上的責(zé)任和壓力。與此同時，檢查工作組的領(lǐng)導(dǎo)注意到我們來此的學(xué)習(xí)目的，對我們提出了幾點建議和要求：

1、**是有特色的，專業(yè)性強，管理模式上不一定適合張家界培訓(xùn)中心，但經(jīng)驗可取。

2、張家界培訓(xùn)中心的工作環(huán)境與油田不一，是一個對外的四星級旅游酒店，要結(jié)合自身特點，按照四星級的標準，建設(shè)一個適合自身發(fā)展的管理模式。

3、管理上要從動態(tài)和靜態(tài)兩個方面入手。動態(tài)上要根據(jù)自身發(fā)展，地方要求著手建立；靜態(tài)上則要嚴格按照局里、處里下發(fā)的各項文件內(nèi)容開展工作。

4、檔案資料準備上要有4個必備的記錄本。黨務(wù)、工會（紅皮本）、綜治、維穩(wěn)（藍皮本）。其他資料則按考核內(nèi)容分門別類的建檔入盒，有幾項考核內(nèi)容就準備幾個資料盒。

5、檔案資料的歸檔匯總要分部室、分班組去開展工作，按各負責(zé)人所轄事務(wù)具體整理資料。

6、在管理上要進行合同管理，杜絕糾紛。

7、要成立兩個小組：領(lǐng)導(dǎo)小組；計劃生育小組。

對于檢查組領(lǐng)導(dǎo)對我們提出的建議和要求，結(jié)合**在檔案資料管理上的優(yōu)秀經(jīng)驗，及我們在**的學(xué)習(xí)心得，我們大膽地對下一步工作開展提出幾點建議：

1、各負其責(zé)，制度建設(shè)落實到人。

2、建立機制，專項制度歸檔，專人負責(zé)。

3、平時要求各部室對基礎(chǔ)資料的健全管理，專人負責(zé)對各部室資料的收集與整理。

4、統(tǒng)一歸檔備案，便于工作開展，資料查詢。

5、個人學(xué)習(xí)資料務(wù)必要求詳盡，專人負責(zé)管理，進行發(fā)放、收集、審核。

篇2

關(guān)鍵詞：人才交流中心 檔案管理 問題和對策

文書檔案是對各項工作的真實記錄，其作為重要的憑證，不僅可以為查證歷史提供重要的依據(jù)，而且還可以對各項工作起到較好的指導(dǎo)性作用。作為文書檔案管理人員，也需要對文書檔案的重要性有一個深刻的認識，這樣才能在具體的文書檔案管理工作中及時對存在的問題進行解決，確保文書檔案管理水平的提升。

一、目前人才交流中心檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

鑒于就業(yè)單位日漸重視人才的社會性、實用性、操作能力、實踐能力等因素，以及虛假檔案材料的出現(xiàn)，社會各界甚至包括檔案人本人對檔案的重視度均在日趨下降，為了更好的促進人才資源的整合，有必要對現(xiàn)在人才交流中心上存在的問題進行研究和分析，主要表現(xiàn)為以下幾個基本問題。

1、棄檔現(xiàn)象嚴重加重檔案管理人員工作負擔(dān)。人才交流中心進行人事業(yè)務(wù)主要面向以下人群：（1）社會的流動人員；（2）因私出國人員；（3）需要在規(guī)定范圍內(nèi)申報或者組織評審專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格認定人員；需要辦理轉(zhuǎn)正定級和工齡核定的人員；（4）需要辦理接收手續(xù)的大中專畢業(yè)生；（5）其他人員。面對如此龐大的幾大類人群，歸檔工作無疑需要極大耐心，但是各類人群都有將自己檔案放置在人才交流中心置之不理的情況。流動人員棄檔主要帶來的壓力有兩方面：一方面，檔案“沉睡”不利于提高工作效率。面對大批量的無人問津的遺棄檔案，在流動人員人動或需辦理就業(yè)手續(xù)、從業(yè)手續(xù)時，該類群體才開始到處四處尋找自己的檔案材料，在目前尚不能完全電子化、信息化歸類管理檔案的情況下，對沉睡幾年的檔案進行查找、歸檔，在一定程度上加重了管理檔案人員的工作壓力；另一方面，棄檔對于人才交流中心的秩序管理也會造成壓力。人才交流中心可以安排不同級別、專業(yè)、方向的人才選擇與洽談?wù)衅笗?，為促進流動人員就業(yè)和企業(yè)招聘員工提供平臺。然即使面對棄檔人員，檔案管理人員也不得不對其信息進行統(tǒng)計、歸類和保管，并按照其自身條件適時地向其通知招聘事宜，對其檔案進行管理，這無疑增加了檔案管理人員的工作壓力，降低了工作效率，浪費了社會的公共資源。

2、檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平較低造成大量重復(fù)勞動。計算機的廣泛運用已經(jīng)極大的促進了各行各業(yè)的發(fā)展，尤其是在檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、資源整合、智能校對等方面的作用不可小覷。當然，國家亦在一定上注意到檔案市場管理中一些問題，開始先后制定政策規(guī)范檔案管理工作，以促進檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

3、高質(zhì)量專業(yè)檔案管理人員供應(yīng)不足阻礙檔案管理工作快速前行。任何工作的順利完成，都需要一個強有力的合作團隊，人才交流中心的檔案管理工作尤為突出。人才交流中心管理工作量大、涉及人員數(shù)量多、檔案涉及事項范圍廣、檔案不可修復(fù)等特點，故需要專門檔案管理知識的人才對檔案進行分門別類進行系統(tǒng)歸檔和資料編撰。

二、人才交流中心檔案管理工作的新思路

1、社會和個人強化檔案意識，正視檔案的重要性。首先，應(yīng)保證檔案的真實性，提高檔案的公信力。個人的檔案材料事關(guān)個人工作變動，面對嚴峻的就業(yè)形勢，一些在校學(xué)生為了提高自己的競爭實力在檔案中放置虛假證明、虛假優(yōu)秀證書等，還有些高等院校為了提升本校學(xué)生就業(yè)率也會適當擴大優(yōu)秀學(xué)生的比率，加大社會活動投入，增加其他社會活動獲獎的機會，使證書未能客觀反應(yīng)應(yīng)聘者的真正實力，故在檔案整理時無論是個人還是學(xué)校均應(yīng)當堅持實事求是，提升檔案的可靠性；其次，加強檔案的重要性教育。只要將檔案轉(zhuǎn)入當?shù)氐目h級以上人才交流中心進行人事托管，在未找到合適的工作時間內(nèi)，也可以計算工齡、如期轉(zhuǎn)正、工資提升、職務(wù)升遷、辦理社會保險，防止造成將來這些方面的損失；最后，及時辦理檔案的轉(zhuǎn)接手續(xù)。在找到合適的單位就業(yè)或者考取公務(wù)員以后，應(yīng)當及時辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，防止檔案拖沓，影響辦事效率。

2、人才交流中心中介單位加大工作人員培訓(xùn)力度，提升人員素質(zhì)。首先，各人才交流中心建立工作人員的定期培訓(xùn)計劃。檔案管理人T應(yīng)當堅持與時俱進的思想，保持高度的學(xué)習(xí)熱情去了解掌握現(xiàn)行的科學(xué)管理手段，可以鼓勵一部分人學(xué)習(xí)先進技術(shù)，回到本單位向其他員工介紹科學(xué)的管理手段，也可以運用微博、騰訊、微信等各種現(xiàn)代化手段借鑒其他同類單位的科學(xué)經(jīng)驗；其次，建立檔案管理的考評獎懲制度，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)熱情。人才交流中心可以將其工作人員的檔案管理服務(wù)水平、服務(wù)態(tài)度、就業(yè)信息交流模式、管理效率、錯誤率等作為檔案管理人員晉升職務(wù)和領(lǐng)取年終獎金的參考依據(jù)，以此促進人員素質(zhì)的提升；再次，敢于吸引專業(yè)化人才，打破就業(yè)封閉。人才交流中心也應(yīng)當積極引進外來人才，廣泛招募懂技術(shù)、懂管理、有熱情的應(yīng)屆畢業(yè)生或者其他二次就業(yè)人員。

3、政府增加財政投入，全面實現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。一方面，各省市地方人民政府在進行科學(xué)的進行財政預(yù)算時，適當增加在檔案管理方面的支出，鼓勵研究開發(fā)全國聯(lián)網(wǎng)的檔案查詢計算機軟件系統(tǒng)，形成一個人從出生到死亡的完整的檔案共享機制，實現(xiàn)公安系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、學(xué)校系統(tǒng)、工作系統(tǒng)、社保系統(tǒng)有分工、有合作的檔案管理體系。建立反病毒數(shù)據(jù)庫，做好檔案管理的安全工作，在加強聯(lián)合的同時，不能放棄檔案管理工作最基本的保密性工作的實施；另一方面，加強各階段檔案的銜接制度，人才交流中心應(yīng)做好人才檔案移交的中間人。人才交流中心檔案銜接對于檔案人本人工作經(jīng)驗的積累、工齡的計算、工資薪金水平的核定、社會保險的取得具有重要的認定意義等，故在各人才交流中心應(yīng)對檔案本人材料進行認管、信息收集、材料審核時應(yīng)當提高信息化水平，科學(xué)編排檔案管理手冊，防止檔案張冠李戴。

篇3

近年來，中原油田領(lǐng)導(dǎo)高度重視人事檔案管理工作，以打造“全國一流”企業(yè)人事檔案管理工作為目標，圍繞“優(yōu)化體制、精細管理、加強服務(wù)、提升素質(zhì)、打造品牌”，全面推進人事檔案工作向資源建設(shè)型、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)型、開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變，創(chuàng)立了人事檔案一體化管理模式。油田成立了人事檔案管理中心，統(tǒng)一管理全油田在崗職工、退養(yǎng)職工、協(xié)議解除勞動合同人員、失業(yè)人員、退休職工（集體工、家屬工）人事檔案工作。油田機關(guān)處（部）室、所屬各單位人力資源、組織人事部門均配備了兼職人事檔案管理人員，專門負責(zé)本單位人事檔案材料的收集、審核、移交和利用工作。油田建立了兼職檔案人員備案制度，兼職檔案人員必須先配備后調(diào)整，先培訓(xùn)后上崗，先交接后離崗。全油田形成了以組織、人事部門為指導(dǎo)，以人事檔案管理中心為紐帶，以兼職人事檔案管理人員為基礎(chǔ)的覆蓋全面、運行高效的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，進一步強化了全油田人事檔案工作一體化管理。

人事檔案管理中心成立以后，對改制企業(yè)員工檔案實行了有償代管。人事檔案管理中心每年與七家改制企業(yè)簽訂委托保管協(xié)議，明確雙方責(zé)任和義務(wù)，確保了改制企業(yè)員工檔案的安全和有效利用。

2 創(chuàng)新收集方式

人事檔案管理中心成立以后，緊密結(jié)合油田管理模式創(chuàng)新和改革發(fā)展的實際，采取定期、不定期、重點收集相結(jié)合的方式，實行分片包干、靠前服務(wù)、上門指導(dǎo)，定期開展工作講評及業(yè)務(wù)交流，強化人事檔案材料收集歸檔工作，全面加強東濮老區(qū)、普光新區(qū)、內(nèi)蒙控區(qū)三大基地及油氣生產(chǎn)、石油工程、社會化服務(wù)三大板塊的人事檔案資源建設(shè)。為方便外闖市場企業(yè)人事檔案歸檔，開展了檔案材料歸檔網(wǎng)上預(yù)審。凡預(yù)審?fù)ㄟ^的可隨時歸檔，堅持對歸檔材料逐份審核，凡不符合歸檔要求的材料，堅決退回，限期整改。這些措施，提高了檔案材料的歸檔效率，保證了歸檔材料的規(guī)范準確、齊全、及時完整。

3 創(chuàng)新安全管理

人事檔案管理中心始終將確保檔案安全作為第一要務(wù)，全面落實“HSE”責(zé)任制和安全生產(chǎn)禁令，修訂完善“HSE”管理體系，嚴格推行“211”安全工作法，抓好周一安全活動。堅持“雙人入庫”制度，在庫房設(shè)置了門禁指紋識別系統(tǒng)，嚴格出入庫管理。抓好特殊時期的檔案安全管理，完善安全防范預(yù)案，強化安全考核，確保了庫藏檔案安全。多年來，未發(fā)生一起安全責(zé)任事故。

4 創(chuàng)新服務(wù)方式

人事檔案管理中心堅持以“服務(wù)企業(yè)、服務(wù)職工、服務(wù)社會”為出發(fā)點，找準檔案工作的最佳切入點，大膽地突破檔案服務(wù)工作的框框，變被動為主動服務(wù)，由單一服務(wù)向多種服務(wù)轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新方法大力開發(fā)檔案信息的資源，拓寬檔案服務(wù)渠道。組織開展庫藏檔案信息核查工作，建立了由檔案編號、勞動合同號、職工姓名、性別、民族、出生時間、工作時間、工作單位等關(guān)鍵字段組成的人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫；組織開發(fā)了人事檔案信息查詢系統(tǒng)，在油田局域網(wǎng)開通人事檔案管理中心門戶網(wǎng)站和中原油田人事檔案信息查詢平臺，全油田授權(quán)用戶均可通過該平臺查詢?nèi)耸聶n案基礎(chǔ)信息，方便了人事檔案的利用。在服務(wù)職工退休審檔過程中，油田人事檔案管理中心改變原有的服務(wù)方式，堅持檔案人員全過程參與，做到管理人員與檔案不分離。當發(fā)現(xiàn)材料不全時，及時補充完善，提高了工作效率，確保了檔案安全，受到河南省勞動和社會保障廳有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的表揚。

5 創(chuàng)新隊伍建設(shè)

5.1 強化敬業(yè)意識。在油田人事檔案管理中心內(nèi)部深入開展了“為民服務(wù)創(chuàng)先爭優(yōu)”、“比學(xué)趕幫超”，創(chuàng)建“黨員先鋒崗”、“蘭臺巾幗示范崗”和“我為中心發(fā)展獻計策”、“感動蘭臺”演講比賽等主題活動，深入開展責(zé)任意識、團隊意識、奉獻意識教育，創(chuàng)建交流平臺，記錄身邊最感動的人和事，努力營造愛崗敬業(yè)、執(zhí)著奉獻的濃厚氛圍。

5.2 提高業(yè)務(wù)技能。通過定期舉辦培訓(xùn)班、業(yè)務(wù)講座，開展技術(shù)比武和業(yè)務(wù)競賽，組織業(yè)務(wù)交流、實施網(wǎng)上培訓(xùn)，開設(shè)“員工大講堂”等形式，強化人事檔案管理人員的在職教育，提升專兼職人事檔案工作人員的理論和業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)了一批專業(yè)精、善管理的業(yè)務(wù)骨干。

篇4

【關(guān)鍵詞】外事檔案；重要性；管理

高校外事檔案管理乃是高校檔案管理實體分類中的一類，主要包括外事工作管理和外事活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體等。

高校外事檔案要收集的內(nèi)容包括雙方合作協(xié)議，備忘錄，紀要，總結(jié)等相關(guān)重要文字材料。同時還有雙方交流合作過程中形成的錄像，影像，圖片，電子信息等資料。也包括相互贈送的一些具有保存和紀念意義的實物等。加強對這些檔案資料的收集、整理和使用，也體現(xiàn)了學(xué)校合作交流工作的水平，其重要性不容忽視。

社會各方面的迅猛發(fā)展使得上至國家下至學(xué)校都為不斷充實自身的實力而尋求國際間的交流與合作，全球一體化的步伐更成為了形式多樣，類型繁多的國際交流與合作的推動力。

高校外事檔案已成為現(xiàn)代高校檔案管理中十分重要的內(nèi)容之一，它可以反映高校合作交流工作的概況和水平，對學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展起著積極的作用。

高校外事檔案可成為連接各合作單位，團體，個人的橋梁，是雙方開展具體合作與交流工作的重要依據(jù)和見證。對加強與推進高校與合作交流方的進一步合作與交流具有十分重要的作用。

一、高校外事檔案的重要性

改革開放20余年來，隨著我國對外開放的深入開展，隨著信息時代的悄然來臨，隨著國內(nèi)高校間強強聯(lián)合和不斷擴大的對外交流與合作，高校外事檔案的重要性也日漸凸現(xiàn)出來。由于其自身固有的特殊性，外事檔案的管理已越來越受到各方面的高度重視。國家教育部在高校外事工作的基本原則中明確規(guī)定：外事檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準確和安全，便于開發(fā)利用，外事檔案工作必須納入學(xué)校外事工作計劃和管理制度中，落實到學(xué)校有關(guān)部門外事人員的職責(zé)范圍，做到布置、檢查、總結(jié)外事工作同步進行。

過去的外事檔案管理更多的是把檔案管理工作看作簡單的資料保管，而檔案管理者更象是倉庫保管員，他們僅進行基本的歸檔材料收集整理，工作缺乏能動性。所以其工作方式和管理方式都顯得極為被動，檔案資料的信息、情報價值和使用價值幾乎沒有體現(xiàn)出來，更逞論大范圍地開發(fā)利用了。這樣，投入了大量人力、物力、財力進行收集處理的信息資源悄無聲息地被流失和湮沒，造成了巨大的資源浪費。隨著社會更加開放、更加快速地發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)今天的社會需求。

高校的外事檔案管理是高校檔案管理的“特區(qū)”，是高校外事活動及對外發(fā)展的中樞。高校外事檔案管理工作的成功與否，直接影響到外事工作水平的高低，影響到學(xué)校在國內(nèi)外的知名度，影響到學(xué)校科研的發(fā)展及教育工作效率的提高，影響到學(xué)校教職工和廣大學(xué)生面對全球范圍競爭的心理和目標定位，影響到學(xué)校掌握國際、國內(nèi)的科學(xué)動態(tài)并及時調(diào)整自身的發(fā)展戰(zhàn)略等等?？傊咝Ｍ馐聶n案的工作技術(shù)、管理開發(fā)方式和管理水平的提高對高校的全面發(fā)展至關(guān)重要。

二、高校外事檔案的技術(shù)化

做好高校外事檔案工作除在思想認識上引起足夠重視外，還應(yīng)注意在實際工作中的技術(shù)支持。高校外事檔案工作應(yīng)以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)，以先進技術(shù)科學(xué)管理為條件，以情報收集和服務(wù)群體為核心。在目前建章立制、規(guī)范管理已基本完成的前提下，如何應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)科學(xué)管理以服務(wù)于群體具有重要意義。

首先，引入信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為當務(wù)之急，把簡單的外事檔案管理發(fā)展成檔案、信息、情報的管理系統(tǒng)就使這項工作本身有了更廣泛的外延，把死的資料變成了活的資信，從而賦予它更大的社會價值?，F(xiàn)代信息技術(shù)是以數(shù)字化、高速化、集成化和智能化為發(fā)展趨勢的。計算機作為辦公用具可以大大提高檔案管理中的資信容量和辦公效率，在此基礎(chǔ)上建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以快速查閱各種類型的資料，這對現(xiàn)代化外事檔案管理來說是不可或缺的。同時，學(xué)校的教職工和學(xué)生也可以利用該信息資源與外界進行溝通和交流，一了解最新的科技、教育、研究等方面的發(fā)展動態(tài)，為自己工作和學(xué)習(xí)做準備。利用好外事檔案工作管理系統(tǒng)，一方面可使學(xué)校內(nèi)部的管理組織機構(gòu)間能相互協(xié)調(diào)，利于領(lǐng)導(dǎo)層的垂直管理；另一方面則可在國內(nèi)外高校間起到橫向聯(lián)合的作用，容易做到取長補短，對學(xué)校建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究產(chǎn)生積極的貢獻。此外，我們還要注重對公開交換的信息資信做好認真地篩選，注意機密文檔的保密工作等等。

三、高校外事檔案的國際化

在高校國際化過程中，高校的外事檔案起到了舉足輕重的作用。高校國際化給外事檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也帶來新的機遇。

高等學(xué)校國際化進程的推進，需要高校從外事檔案的管理內(nèi)容、方式和管理人員的素質(zhì)水平方面加以改進及提高，為提高我國高等教育的現(xiàn)代化水平，促進我國高等教育體制的變革與創(chuàng)新等提供有利條件。

四、高校外事檔案的電子化

隨著高校外事工作的日益頻繁，外事檔案的數(shù)量隨之增加，內(nèi)容也日趨豐富。檔案載體更加多樣化，電子文件已成為檔案載體中的新成員，如何有效地對電子文件進行保管和利用，是檔案工作人員不可回避的問題。

建立健全檔案信息化管理制度。明確各方面的職責(zé)要求，使每一個參與人員負其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度，歸檔時應(yīng)檢查電子文件內(nèi)容是否齊全完整，真實可靠。建立和執(zhí)行嚴格的保管制度，歸檔電子文件應(yīng)使用光盤作為存儲介質(zhì)，對所有歸檔的電子文件應(yīng)作寫保護處理，使之置于只讀狀態(tài)。加強對電子文件利用活動的管理，電子文件入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。

加強對外事檔案信息化管理人員的培訓(xùn)。明確具體管理措施，不斷地提高電子檔案制作者和管理人員的責(zé)任心，樹立一絲不茍的工作作風(fēng)，培養(yǎng)精益求精的技術(shù)水平是保證電子檔案原始性、真實性的根本措施。

利用網(wǎng)絡(luò)平臺，搞好高校外籍專家、教師檔案的管理工作。

建立外籍專家、教師個人信息的網(wǎng)絡(luò)檔案，省內(nèi)各高校間可通過網(wǎng)絡(luò)檔案索取滿足自己要求的外籍人才。方便、快捷、時效性強。幾所高校還可共同聘請相同類型的外籍專家、教師，實現(xiàn)人才共享，避免人才資源浪費。

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關(guān)鍵詞：檔案管理；知識管理；關(guān)系；探究

檔案管理是一個部門或一個單位管理工作的重要組成部分，其主體是對部門或單位的一切人事檔案、制度檔案、活動檔案等檔案材料進行管理，而就其外延來說又可以分為廣義和狹義兩種區(qū)別。廣義的檔案管理就是對檔案材料的日常養(yǎng)護、保管、利用和輸出等，狹義的檔案管理則主要指對檔案材料的保管。從現(xiàn)實來看，檔案管理與知識管理的概念一舊一新，但都是當前社會管理工作中的重要環(huán)節(jié)與思路，在知識經(jīng)濟時代背景下二者能夠而且應(yīng)該產(chǎn)生互動交流的火花，促進知識管理與檔案管理的和諧互動發(fā)展。從知識管理的發(fā)展歷程可以看出，自1986年世界勞工大會正式提出這一概念后，世界范圍內(nèi)發(fā)達國家對于知識管理的研究就始終處于快速發(fā)展階段，而不同知識背景下的學(xué)者對于知識管理的定義也不盡相同。綜合來看，筆者認為，知識管理就是要對知識資源進行有組織、有系統(tǒng)地管理和利用，從而推動知識的作用發(fā)揮。

一、管理學(xué)視域中檔案管理與知識管理的異同

（一）檔案管理與知識管理的差異性

檔案管理以保存、管理、查閱、調(diào)動等為主要工作環(huán)節(jié)，其工作重心是利用管理規(guī)范和技術(shù)手段確保檔案的真實性。因此在檔案管理工作中，規(guī)范化、制度化和程序化是關(guān)鍵特征，而在當前社會發(fā)展進程中推動檔案管理的現(xiàn)代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對于知識管理來說，除了檔案管理的題中之義外，還需要對檔案信息的隱形管理，相比于強調(diào)規(guī)范化和制度化的檔案管理工作來說，知識管理需要更強的創(chuàng)新性和實用性，更加重視發(fā)揮知識的社會價值和應(yīng)用價值，通過知識管理來創(chuàng)造更多的社會生產(chǎn)力。

（二）檔案管理與知識管理的相似性

從管理對象、流程、目的、技術(shù)等四個方面來看，檔案管理與知識管理具備很大程度上的相似性，這種相似性是確保二者能夠產(chǎn)生互動關(guān)系的基礎(chǔ)。首先，檔案管理與知識管理在管理對象方面存在相似性，二者均需處理由文字、圖像等構(gòu)成的信息文件，這就從根本上決定了探究二者關(guān)系的可操作性。其次，二者有著較為一致的管理目標。從檔案管理和知識管理的流程來看，二者都需要經(jīng)歷產(chǎn)生－整理－存儲－利用等四個主要階段，檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產(chǎn)生部門接收到檔案管理部門，按照檔案管理體例進行分類整理，同時對于不同價值和不同管理年限的檔案分門別類進行鑒定而后存儲，在此基礎(chǔ)上根據(jù)相關(guān)單位和個人的需要依照一定程度對檔案進行提取利用。知識管理的過程也是大同小異，一般來說也是從知識的產(chǎn)生階段開始，對于不同的知識類型進行分類管理，依據(jù)相關(guān)需要進行知識利用與評價。最后，二者的管理技術(shù)也存在著相似之處，信息化時代給檔案管理和知識管理工作都帶來了技術(shù)上的大規(guī)模革新，信息化時代要求檔案管理和信息管理都要朝著信息化、電子化的方向發(fā)展，利用電子信息技術(shù)對檔案信息和知識信息進行數(shù)據(jù)處理，建立數(shù)據(jù)庫，從而減少管理過程中的資源浪費，提高管理效率。

二、檔案管理與知識管理的互動關(guān)系

根據(jù)檔案管理和知識管理之間存在的異同，能夠在信息化背景下調(diào)動二者的互動發(fā)展，從而促進檔案管理和信息管理的共同進步。

（一）知識管理擴大檔案管理的范疇

對于檔案管理來說，傳統(tǒng)的管理方法和管理模式在信息化背景下出現(xiàn)了一定的局限性，通過信息管理的介入能夠有效擴大檔案管理的范疇，提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報之間的差別，由于不同檔案之間的權(quán)限差別，在現(xiàn)實利用方面存在一定困難。知識管理能夠?qū)n案、文件在內(nèi)的檔案管理內(nèi)容納入到管理范疇中，通過對管理內(nèi)容的有效處理構(gòu)建一個更為完備的檔案管理知識體系，這種擴大了的知識體系能夠為檔案管理提供一個不斷被開拓的管理空間。同時，知識管理能夠有效推動檔案管理的現(xiàn)實利用，提升檔案管理的實用性價值。以企業(yè)檔案為例，在傳統(tǒng)的檔案管理范疇中，企業(yè)檔案管理服務(wù)基本維持在檔案的保管和調(diào)動等最為表層的方面，實現(xiàn)檔案管理與知識管理的結(jié)合，能夠促進檔案管理的更好利用，更為有效地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)人事管理中的作用。

（二）檔案管理為知識管理提供制度規(guī)范

相比于已經(jīng)開展相對成熟，體系相對完備的檔案管理工作而言，知識管理仍然停留在較為表面和較為基礎(chǔ)的層面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理規(guī)范，而檔案管理恰恰能夠為這一工作提供有效幫助。首先，檔案管理工作能夠有效促進知識管理的沉淀與積累，在企業(yè)知識管理過程中，對于隱藏性的價值較高的知識往往都存在于企業(yè)員工的個人大腦中，利用檔案管理能夠?qū)T工大腦中的知識信息通過文字形式落實下來，形成較為容易管理的知識檔案，這樣既能夠促進知識的積累與沉淀，又能夠解決檔案管理深度不足的問題。另一方面，檔案管理能夠為知識管理工作提供交流和傳播的平臺，在知識傳播過程中，語言和文字是最為關(guān)鍵的兩種形式，檔案管理能夠?qū)⒄Z言交流的口語化變得更為簡潔、高效，使得語言交流超越時間和空間的限制，在檔案管理過程中提供知識的交流途徑，為知識傳播提供一個更為持久、可靠的平臺。綜上所述，重視檔案管理與知識管理之間的互動關(guān)系及同異之處，并且充分發(fā)揮二者的和諧互動屬性能夠有效推動二者的共同發(fā)展進步。

作者:胡瀛瀅 單位:吉林省體育運動學(xué)校

參考文獻：

［1］劇艷英．檔案管理與知識管理的關(guān)系研究［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2012，04．

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關(guān)鍵詞：科技檔案；現(xiàn)代化管理； 對策

Abstract: scientific and complete, standard file management, not only for scientific and technological personnel of labor one kind of affirmation and recognition, also for future research and played a reference, inheritance and development role. Therefore, explore the modernization of the science and technology archives management has the extremely vital significance. The paper describes the importance of modern science and technology archives management, on the basis of analysis of the present situation of system science and technology archives the problems existing in the management and analytical thinking and Suggestions.

Keywords: technology archives; Modern management. Countermeasures

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

l 科技檔案現(xiàn)代化管理的重要性

科技檔案，是科技人員在科學(xué)技術(shù)研究和生產(chǎn)過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。其現(xiàn)代化管理具有非常重要的意義。主要表現(xiàn)在：

1．1 檔案是機關(guān)、單位和個人科技活動形成的具有保存價值的知識形態(tài)存在的歷史記錄檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機關(guān)工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。

1．2科技檔案是科技工作者辛勤勞動的成果以及科技思想結(jié)晶，具有數(shù)量大、科技含量高、利用率高、效益明顯等特點科技檔案是從事科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等工作活動中形成的應(yīng)歸檔保存的重要技術(shù)文件材料(包括圖紙、圖表、照片、影視片、多媒體、技術(shù)總結(jié)材料和重要運算數(shù)據(jù)等)。它是國家全部檔案的組成部分，是今后科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)工作的重要依據(jù)和必要條件。

1．3科技檔案的保管和開發(fā)利用為科學(xué)研究、新技術(shù)開發(fā)以及生產(chǎn)活動的不斷發(fā)展提供了可靠的依據(jù)，是科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的重要形式和手段科技檔案資料是生產(chǎn)和科研活動中不可缺少的重要組成郝分，科技檔案資料的利用被人稱為科研的必要勞動，有時它貫穿某項生產(chǎn)和科研活動的始終，和直接的生產(chǎn)和科研活動密不可分。

1．4科技檔案是實現(xiàn)信息傳遞進行技術(shù)交流的工具

大到各個國家、地區(qū)，小到各個不同領(lǐng)域的集團、公司，無不對科技檔案的信息交流給予極高的重視。很多地方都成立了大大大小小的科技信息交流中心，并由專人負責(zé)科技檔案的收集、整理以至跨國、跨省、跨地區(qū)的信息交流。

2其存在的問題分析。

由于缺乏專職管理人員對科技檔案進行系統(tǒng)、科學(xué)地管理，致使檔案材料在頁碼編號、檔案排序及材料分類、入庫等環(huán)節(jié)上存在著許多不足之處。主要表現(xiàn)在：

2．1檔案材料頁碼編號及書寫位置不規(guī)范。

2．2檔案材料移交混亂。

2．3檔案材料分類不清。

科技檔案資料不完整原因主要包括：一是科研部門對材料的收集不完整、不及時；二是科技人員外出參加各種學(xué)術(shù)交流、科學(xué)考察等，會議文件及考察報告很少有人主動將資料文件交檔案人員歸檔，而檔案管理人員又對外派人員情況不了解，造成會議文件不能及時入檔；三是有的科技人員對科技檔案缺乏了解，認識不夠，只向檔案部門移交科技成果階段的技術(shù)材料，大量研制階段的第一手資料仍保留在個人手中?？萍紮n案的不完整，直接影響了科技檔案整體質(zhì)量的潛在價值。

2．4技術(shù)手段欠缺。。

3、對于科技檔案現(xiàn)代化管理的幾點思考

3.1依法治檔是加強企業(yè)科技檔案工作的根本保證國家和行業(yè)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《國家重大工程建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》等法規(guī)性文件，為科技檔案工作依法治檔提供了法律依據(jù)，但在企業(yè)檔案工作中，依照檔案法規(guī)標準管理科技檔案還存在不少差距，有法不依、有標準不執(zhí)行的現(xiàn)象還很突出，忽視管理法規(guī)和標準要求導(dǎo)致科技檔案歸檔不全、材料不真實、整理不規(guī)范的情況常有發(fā)生。

要提高對企業(yè)科技檔案工作的認識。企業(yè)檔案工作者應(yīng)善于與領(lǐng)導(dǎo)溝通，使之了解國家關(guān)于科技檔案的法規(guī)標準，了解科技檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性，取得領(lǐng)導(dǎo)的理解和重視支持，爭取到在本單位行使依法管理科技檔案的職權(quán)，企業(yè)檔案工作者才能行之有效地依法做好科技檔案工作。

要不斷提高企業(yè)檔案工作人員依法管理科技檔案的工作能力。依法治檔主要依靠檔案專業(yè)人員加強執(zhí)法，這就要狠抓檔案工作隊伍的自身建設(shè)，加強檔案人員的法律法規(guī)知識教育和培訓(xùn)，加強工作責(zé)任感，使檔案員成為素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬，能適應(yīng)在具體科技檔案工作依法管理的要求。

要建立完善的企業(yè)科技檔案管理制度。結(jié)合企業(yè)的實際，把科技文件的形成、收集整理歸檔、開發(fā)利用各工作環(huán)節(jié)納入有關(guān)人員的崗位經(jīng)濟責(zé)任制，形成既具有指導(dǎo)意義又有約束力的科技檔案工作程序文件，使相關(guān)部門有法可依。同時，要形成檔案部門必須參加科研成果鑒定、新產(chǎn)品開發(fā)定型、基建工程竣工驗收、重要儀器設(shè)備的開箱驗收與生產(chǎn)技術(shù)活動等各項具體工作的制度。

3.2建立健全企業(yè)科技檔案的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)和管理制度

科技文件材料的歸檔。要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個部門產(chǎn)生的科技文件材料，由哪個部門負責(zé)歸檔。做到每一項生產(chǎn)、建沒、科研、管理等工作活動。完成后都有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料，并按制度歸檔保存。

檔案部門對歸檔的科技檔案要進行分類、編目、登記工作。應(yīng)根據(jù)本單位檔案的數(shù)量，設(shè)置專門檔案庫房和配備相應(yīng)的檔案設(shè)備。庫房內(nèi)應(yīng)保持適當?shù)臏囟?、溫度，同時要具有防盜、防火、防潮、防陽光、防腐蝕、防有害生物和防污染等設(shè)施，并應(yīng)具備齊全的消防器材，確保檔案的安全。在進行檔案的著錄工作時，必須按照國家標準局頒發(fā)的《檔案著錄規(guī)則》進行，同時應(yīng)結(jié)合本單位管理工作的現(xiàn)代化進程，逐步實現(xiàn)科技檔案管理的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

科技檔案部門應(yīng)建立健全科技檔案的借閱制度。，借出科技檔案應(yīng)根據(jù)使用范圍、保密程度履行一定的批準手續(xù)。凡是根據(jù)檔案材料編制的各種匯編、索引、手冊等，在對外交流時，均應(yīng)按原檔案材料的使用范圍，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，才能進行。檔案部門要建立健全檔案的統(tǒng)計工作。統(tǒng)汁內(nèi)容包括檔案管理基本情況、檔案數(shù)量、檔案提供利用及其利用效等。

3.3開發(fā)利用是企業(yè)科技檔案工作的最終目科技檔案的利用服務(wù)是衡量企業(yè)科技檔案工作的最高標準。

積極主動參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理，把企業(yè)各階段重點工作作為檔案部門的重點工作。這就要求檔案員走出卡當案部門，了解企業(yè)各項工作的動態(tài)，及時提供和介紹企業(yè)各相關(guān)工作所需的檔案料，使檔案的技術(shù)和管理功能在各項生產(chǎn)經(jīng)營、科技研究等活動中實現(xiàn)，提高經(jīng)濟效益。

應(yīng)用先進技術(shù)手段提高科技檔案利用服務(wù)質(zhì)量。使用計算機全面輔助科技檔案管理，應(yīng)用激光掃描、縮微技術(shù)將重要科技檔案存人計算機，利用計算機信息管理網(wǎng)絡(luò)傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢利用達到方便、快捷、準確。

開展科技檔案信息的編研。隨著計算機在科技檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理人員學(xué)會專題史料編制等等，提高科技檔案管理效率；同時還應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營科技開發(fā)等需要，深層次地開發(fā)利用檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門日常工作提供決策依據(jù)和參考資料。

結(jié)語。

在科技發(fā)展迅速的今天，科技檔案管理工作的重要性也日益突出?？萍紮n案管理是一項長期、系統(tǒng)、艱巨的工程。我們務(wù)必要加強科技檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理，從而為增強科技檔案在科學(xué)研究中的作用，提高我區(qū)科技整體水平發(fā)揮重要作用。

參考文獻

[2] 王傳宇，沈永年．科技檔案管理學(xué)．中國人民出版社，1989．

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關(guān)鍵詞：綜合檔案室；工作模式；工作措施；檔案信息共享

一、檔案管理工作在高職院校中的作用

檔案管理作為高職院校管理的重要組成部分，不僅在教學(xué)、科研、人力資源等活動中起著服務(wù)作用，而且隨著信息時代的到來和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案在學(xué)校管理中的地位和作用越來越被人們所重視，通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，公文、刊登學(xué)術(shù)論文、優(yōu)質(zhì)教學(xué)課件等，在實現(xiàn)知識資源共享，增進理論學(xué)術(shù)交流等方面的作用尤為凸顯。

二、綜合檔案室――檔案管理工作新模式

隨著我院教育教學(xué)事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作也初具規(guī)模。我院檔案主要分為：文書檔案、人事檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、會計檔案、基建檔案、照片檔案等，按照檔案管理目標的要求，我院成立了綜合檔案室，實行統(tǒng)一管理，各部門協(xié)調(diào)合作，各類檔案收集齊全、有序、規(guī)范的檔案管理體系。

綜合檔案室負責(zé)各部門檔案立卷的指導(dǎo)、督促和檢查，按照有關(guān)要求整理、歸檔各類檔案材料。檔案的鑒定是檔案管理工作的重中之重，綜合檔案室負責(zé)把關(guān)審核，對過保管期限的檔案進行鑒定，按規(guī)定程序經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進行銷毀處理，并做好備案工作。同時負責(zé)檔案的安全和數(shù)字維護工作，維護檔案的真實完整，嚴格執(zhí)行檔案的借閱制度，確保檔案不丟失、不損壞、不涂改，保持檔案的原始風(fēng)貌。綜合檔案室還負責(zé)檔案的編研工作和各種檢索工具的編制，在工作實踐中，不斷改進檔案管理辦法，掌握計算機檔案管理技術(shù)，探索檔案數(shù)字化建設(shè)。目前綜合檔案室利用學(xué)院局域網(wǎng)已實現(xiàn)了檔案信息化服務(wù)（除人事檔案信息外），發(fā)揮了檔案工作在學(xué)院發(fā)展建設(shè)中的作用。

三、綜合檔案室檔案管理工作的措施

1、加強領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理

目前我院已在主管院長領(lǐng)導(dǎo)下，建立起學(xué)院綜合檔案室及檔案信息化平臺。綜合檔案室具體負責(zé)指導(dǎo)，協(xié)調(diào)各教學(xué)系部、處室做好檔案的收集整理工作，文書檔案、教學(xué)檔案、會計檔案等按要求由各教學(xué)系部、處室檔案信息聯(lián)絡(luò)員收集匯總，新學(xué)年開始后，各種檔案材料移交綜合檔案室把關(guān)匯總立卷，統(tǒng)一保管。

2、建立崗位責(zé)任制，各負其責(zé)，為學(xué)院建設(shè)服務(wù)

人事檔案是反映一個人成長過程的見證材料，它為組織部門了解、考察和使用干部提供了原始依據(jù)，其材料反映一個人的職務(wù)晉升、工資晉級、年度考核、獎勵處分等內(nèi)容，如果材料不全，會影響人的一生。我院建立健全了檔案保管利用保密等制度，確保檔案長期安全保存，保證入檔材料真實完整，人事檔案主要為組織人事工作服務(wù)，鑒于人事檔案保密性動態(tài)性原則，建立了由綜合檔案室領(lǐng)導(dǎo)，專人專項負責(zé)保管制度，其材料來源、歸檔時間、數(shù)據(jù)庫保密、保管方式等與其他檔案有所區(qū)別。

專業(yè)技術(shù)人員檔案主要反映專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)及專業(yè)工作年限、職稱及評審聘任時間等內(nèi)容，目前專業(yè)技術(shù)人員檔案已錄入我院微機管理系統(tǒng)，利用人員只要打開密碼，每一位專業(yè)技術(shù)人員的信息便躍入眼前，這樣為職稱評審聘用工作提供了利用的便利。

教學(xué)檔案包括教學(xué)計劃、教學(xué)進度表、教學(xué)任務(wù)書等內(nèi)容，檔案管理人員通過教學(xué)、科研部門把信息工作引進學(xué)校教育工作中。教務(wù)處是對全校的教學(xué)工作進行組織的職能機構(gòu)，是學(xué)院的動脈；各系部是教學(xué)的中心負責(zé)知識的傳遞，人才的培養(yǎng)，通過他們可以全面了解學(xué)院的教學(xué)、科研情況、學(xué)術(shù)交流情況。檔案信息工作為他們提供服務(wù)，為教學(xué)、學(xué)生管理提供信息需求。

各部門抓好檔案的信息收集工作，各負其責(zé)，形成了檔案信息為學(xué)院服務(wù)的總格局。

3、信息系統(tǒng)的建立，為檔案信息化管理開拓了新的空間

在高職院校不斷發(fā)展的今天，對檔案管理工作也提出了高標準要求，學(xué)校局域網(wǎng)和電子計算機的廣泛應(yīng)用，為檔案信息化管理開拓了新的空間，綜合檔案室利用文書檔案信息庫、人事檔案信息庫、會計檔案信息庫等計算機管理系統(tǒng)工作平臺開展檔案管理工作，實踐證明，信息系統(tǒng)發(fā)揮了不可替代的作用，管理水平直線上升。同時實現(xiàn)部分檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)更加有效、快捷、準確地實現(xiàn)各種檔案信息的收集和利用工作。

四、綜合檔案室檔案信息資源開發(fā)和利用工作

1、加強檔案管理人員的素質(zhì)，不斷適應(yīng)信息社會的發(fā)展

學(xué)院重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，對檔案管理人員、檔案信息聯(lián)絡(luò)員按時按需集中培訓(xùn)已經(jīng)成為學(xué)院管理的組成部分。檔案管理人員不斷提高知識水平和業(yè)務(wù)能力，在工作中學(xué)習(xí)計算機及網(wǎng)絡(luò)知識，為檔案信息資源的開發(fā)利用準備了必要條件。

2、把檔案管理與檔案信息開發(fā)利用有機結(jié)合起來。利用學(xué)校信息化網(wǎng)絡(luò)，把一些典型的有參考價值的檔案材料分別打印成本，裝訂入冊，經(jīng)有關(guān)專家審閱后可直接用于學(xué)校的教學(xué)和工作中，把部分檔案信息數(shù)字化，傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享為教育教學(xué)服務(wù)。當然要不斷加以補充和剔除，使信息資源最優(yōu)化，使檔案成為師生了解信息，掌握知識的信息庫。

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關(guān)鍵詞：甄選 人事 檔案管理

中圖分類號：C962 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）02-249-01

人事檔案是組織在人事管理活動中直接產(chǎn)生的，反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的歷史記錄。人事檔案曾一度是人員甄選的重要依據(jù)。然而隨著我國改革開放的不斷推進，人事檔案在人力資源管理中的作用不斷弱化，很難發(fā)揮其參考價值。

一、人事檔案作用弱化的原因分析

我國改革開放的推進和多種所有制經(jīng)濟形式的蓬勃發(fā)展，促使人事體制改革不斷深入，用人方式的轉(zhuǎn)變打破了人員流動的桎梏，使人員流動成為一種常態(tài)。與之相適應(yīng)，人事檔案管理也由以前的單位管理轉(zhuǎn)變?yōu)閱挝还芾砗土鲃尤藛T檔案管理兩種方式并存：即由有人事管理權(quán)的單位獨立管理本單位職工的人事檔案；由縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)管理流動人員人事檔案。

對于有人事管理權(quán)的單位而言，檔案在人員的錄用甄選等方面仍然具有較大的參考價值，是人事檔案現(xiàn)階段發(fā)揮作用的主要場所。但是也存在不少單位人事檔案管理意識薄弱，相關(guān)人事檔案資料歸檔不及時，整理不規(guī)范，缺乏對檔案資料的有效鑒別等情況，使人事檔案的價值降低。

對于流動人員人事檔案而言，現(xiàn)階段主要特征是人檔分離。對于寄放在人才交流中心的檔案，由于人才交流中心與用人單位之間缺乏信息數(shù)據(jù)的交換，致使檔案內(nèi)容缺乏延續(xù)性。人才交流中心僅僅是一個保管單位，對檔案資料沒有實現(xiàn)及時更新，使檔案在很大程度上喪失了反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)和以備查考的實踐意義。

二、現(xiàn)階段人員甄選的方式及其存在的問題

1.現(xiàn)階段人員甄選主要采取的方式有：初步篩選、面試、筆試、評價中心、背景調(diào)查等。一般而言只有初步篩選通過的，才會進入面試、筆試、評價中心等環(huán)節(jié)，有時在確定錄用人選后還要進行背景調(diào)查，進一步確認其是否符合公司要求。由此可見初步篩選是人員甄選的首要環(huán)節(jié)，其質(zhì)量高低直接對甄選后續(xù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生影響，并由此影響整個招聘錄用效果。

2.現(xiàn)階段人員甄選存在的問題：個人簡歷缺乏有效證明材料，真?zhèn)坞y以鑒別。

現(xiàn)階段對人員進行初步篩選的依據(jù)主要是應(yīng)聘人員填寫的求職申請表或個人簡歷。由于求職申請表和簡歷由求職者個人填寫，求職者在趨利性誘導(dǎo)下，對其個人職業(yè)經(jīng)歷、能力和過往表現(xiàn)往往會有夸大潤色傾向，甚至出現(xiàn)偽造學(xué)歷、工作經(jīng)歷等現(xiàn)象，而用人單位由于缺乏有效的個人簡歷證明資料進行參考，因此很難鑒別簡歷內(nèi)容的真?zhèn)巍?/p>

在人力資源實踐中，個人簡歷容易出現(xiàn)以下幾方面問題：

第一，文過飾非，簡歷中只突出自己以往學(xué)習(xí)工作中的成績，對工作中曾經(jīng)出現(xiàn)的事故或過錯避而不談，從而給有效招聘甄選帶來一定的障礙。

第二，簡歷往往突出其業(yè)績、能力部分，而無法體現(xiàn)其職業(yè)道德。盡管其能力和業(yè)績是真實有效的，同時也能輔以相關(guān)的能力業(yè)績支撐證明材料，但是簡歷中卻無法體現(xiàn)應(yīng)聘者的道德品質(zhì)，有可能使企業(yè)招聘到有能力但缺乏職業(yè)道德的員工，從而給企業(yè)帶來損失。

第三，偽造經(jīng)歷。從2001年起，我國開始對高等教育學(xué)歷證書實行電子注冊制度。一般來說，只要在網(wǎng)上能通過姓名、畢業(yè)證編號查到畢業(yè)證信息，就能證明存在其學(xué)歷，因此學(xué)歷造假現(xiàn)象相對減少。然而工作經(jīng)歷偽造現(xiàn)象依然存在，并且缺乏有限的監(jiān)管方式。

3.失敗的招聘甄選對企業(yè)的影響。由于缺乏有效的證明材料對個人簡歷進行鑒別參考，招聘甄選的有效性大多時候只能通過實際聘用以后才能檢驗，如果招聘的僅是能崗不符的人員，企業(yè)損失的主要是招聘成本。如果招聘的是欠缺職業(yè)道德的人員，則可能給企業(yè)帶來巨大損失。

當然現(xiàn)階段招聘甄選中背景調(diào)查對簡歷真?zhèn)舞b別具有一定輔助作用，但背景調(diào)查本身具有難度，同時也會增加招聘甄選的成本，從而影響用人單位招聘甄選的有效性。

三、改變現(xiàn)有人事檔案管理方式是提高人員甄選有效性的途徑

從第二點的分析可以看出，從源頭上確保個人簡歷的真實性是提高人員甄選效果的有效途徑。因此人員招聘甄選亟需可供鑒別人事檔案真?zhèn)蔚膮⒖疾牧希耸聶n案就成了不二之選。

從人事檔案的本質(zhì)意義來說，它應(yīng)該是反映個人經(jīng)歷、德才能績和工作表現(xiàn)的。只是由于現(xiàn)階段人事檔案多頭管理以及人檔分離的管理方式，造成了人事檔案內(nèi)容和個人實際情況的脫節(jié)，從而使人事檔案喪失了以備查考的實踐意義，因此，需要改變現(xiàn)有的人事檔案管理方式，發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價值。

改變現(xiàn)有人事檔案管理方式的具體思路是：建立起社會化、信息化的人事檔案管理模式。

1.實行人事檔案集中統(tǒng)一管理，由各地人才服務(wù)機構(gòu)承擔(dān)管理責(zé)任，實現(xiàn)人事檔案社會化管理。從人事檔案管理機構(gòu)來看，自1996年我國確立流動人員人事檔案管理的基本制度以來，全國縣級以上政府人事部門所屬人才服務(wù)機構(gòu)中普遍設(shè)立了流動人員人事檔案管理部門，配備了專門的人員和設(shè)施，形成了一套較為完整的流動人員人事檔案管理體系。經(jīng)過多年的建設(shè)，各地人才中心檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施也有了長足發(fā)展，無論是從技術(shù)、管理還是人員上，都具備了人事檔案社會化管理的基礎(chǔ)。因此應(yīng)該改變現(xiàn)有人事檔案多頭管理的局面，將所有人員的人事檔案都集中交由各地人才中心統(tǒng)一管理。

2.管理方式上，建立人事檔案信息采集制度，通過用人單位和人才交流中心的數(shù)據(jù)交互傳輸，實現(xiàn)人事檔案信息化管理。在人事檔案管理上，各地人才交流中心可以借鑒社會保險的管理方式。允許個人根據(jù)戶籍或工作地選擇人才交流中心托管其人事檔案。人才交流中心依據(jù)個人身份證號，為個人建立終身唯一的人事檔案賬號。同時人才交流中心應(yīng)該搭建全國聯(lián)網(wǎng)的人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息在全國范圍內(nèi)的共享。

在人事檔案數(shù)據(jù)交換方面應(yīng)該建立起人事檔案信息收集制度，要求各用人單位按規(guī)定定期向當?shù)厝瞬沤涣髦行膫鬟f人事檔案數(shù)據(jù)，人才交流中心負責(zé)進行數(shù)據(jù)收集的監(jiān)督和管理工作。

3.提供利用上，建立人事檔案開放查詢平臺，實現(xiàn)檔案信息查詢和信息監(jiān)督功能。通過簡歷人事檔案開放查詢平臺，針對企業(yè)的利用需求，在保護個人隱私和審核企業(yè)利用需求的基礎(chǔ)上，為企業(yè)選人用人提供及時的信息幫助。

同時個人也可以輸入自己的檔案賬號查閱自己的人事檔案，通過人事檔案信息的公開透明，避免檔案暗箱操作及無中生有現(xiàn)象。同時建立人事檔案申訴機制，當個人查詢到單位檔案信息與事實不符時，可以進行申訴，確保檔案信息的真實可靠。

綜上，通過建立社會化、信息化人事檔案管理模式，可以實現(xiàn)人事檔案內(nèi)容的不斷更新，充分反映個人的德能勤績，確保人員信息的真實有效性，為企業(yè)進行人員甄選提供可靠的依據(jù)，從而提高人員甄選的有效性。

參考文獻：

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3.樂利珍.淺淡企業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風(fēng)，2008

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關(guān)鍵詞：群眾文化單位； 藝術(shù)檔案； 管理

通常所說的群眾文化事業(yè)單位，是指以實現(xiàn)社會公共利益為目的，由國家機構(gòu)（各級政府）或社會團體設(shè)立的，從事與輔導(dǎo)群眾文化藝術(shù)活動的專門事業(yè)機構(gòu)，如群眾藝術(shù)館、文化館（站）等。群眾性的文化藝術(shù)活動是群眾文化事業(yè)單位履行職能的基本形態(tài)，而藝術(shù)檔案則是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)。藝術(shù)檔案管理工作是文化藝術(shù)事業(yè)管理工作的重要組成部分，是文化藝術(shù)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，具有一定的實踐意義。用科學(xué)的原則和方法管理文化藝術(shù)檔案，其最終目的就是為文化藝術(shù)工作提供利用。

一、藝術(shù)檔案的基本概念

藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值并歸檔保存的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄。藝術(shù)檔案工作是藝術(shù)機構(gòu)履行法定檔案和方法，完整地保存和科學(xué)地管理藝術(shù)檔案，實現(xiàn)藝術(shù)檔案資源有效利用的一項專門業(yè)務(wù)。

二、藝術(shù)檔案的特點

群眾藝術(shù)檔案，也稱社會文化藝術(shù)檔案。主要是指各群眾文化藝術(shù)館、文化館（站）在開展群眾文化藝術(shù)活動中形成的檔案。它具有形象化、各類多樣化、增補性、文物性這幾個特點。豐富多彩的群眾文化活動樣式，決定了它在實施過程中所形成的原始檔案材料的多樣性。與社會管理相關(guān)檔案相比，群眾文化事業(yè)單位藝術(shù)檔案材料的歸檔范圍非常廣泛，包括：文學(xué)創(chuàng)作、藝術(shù)表演、美術(shù)、攝影、社會文化、藝術(shù)研究、藝術(shù)教育、文化交流、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護等活動中形成的具有保存價值的各種藝術(shù)材料。群眾性的器樂、聲樂、舞蹈、戲劇等的場記圖譜，錄音帶、錄像帶、照片（包括反轉(zhuǎn)片、幻燈片）、畫稿等等，舉不勝舉。離開了文字以外的其他表現(xiàn)形式，藝術(shù)檔案就不可能全面、真實地反映群眾文化藝術(shù)活動的本來面貌，也就不能真正發(fā)揮藝術(shù)檔案的作用。

藝術(shù)檔案材料形式的多樣性，決定了要收集大型活動及綜合性文化活動的文字、曲譜、劇本、音樂等資料外，更重要的還要收集當時的錄音、錄像。平時還應(yīng)收集文化人才的個人信息及獲獎情況，創(chuàng)作作品的照片，形成一個資源庫，計算機技術(shù)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和提高，為檔案資源合理配置的實現(xiàn)提供了必要的技術(shù)平臺，達到一個資源共享的目的，收集藝術(shù)單位的資料，了解一個藝術(shù)單位的發(fā)展史，有利于文化大發(fā)展、大繁榮。藝術(shù)檔案材料形式的多樣性，決定了藝術(shù)檔案立卷方式的復(fù)合性。藝術(shù)檔案材料應(yīng)按內(nèi)容、種類分別組卷。戲劇材料就近劇目分類組卷，音樂歌舞演出材料應(yīng)按內(nèi)容、藝術(shù)科研材料應(yīng)按科研專題分類組卷；藝術(shù)教育材料應(yīng)按各類專業(yè)課程分別組卷，社會文化、文化交流材料應(yīng)按業(yè)務(wù)活動進行組卷。

三、作好藝術(shù)檔案工作的必要保證

1.在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度和監(jiān)督指導(dǎo)下，文化部負責(zé)對全國文化系統(tǒng)藝術(shù)檔案工作進行指導(dǎo)和管理。

2.各級文化行政管理部門應(yīng)把藝術(shù)檔案工作列入本部門整體發(fā)展規(guī)劃，在業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。

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1、運動天賦型人才及其人事檔案

1.1、運動天賦型人才

運動天賦型人才指具有一定體育天賦，經(jīng)過系統(tǒng)的競技體育訓(xùn)練，參加過國內(nèi)外大型體育賽事，并獲得一定名次，對競技體育的發(fā)展做出一定貢獻的體育人才。他們是我國競技體育人才培養(yǎng)系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)中的高級人才，而世界冠軍是其中的頂尖人才，是我國競技水平的最高體現(xiàn)者和運動天賦型人才中的杰出代表。

江蘇省是我國體育大省，也是體育強省。據(jù)不完全統(tǒng)計，截止2014年12月，江蘇省有104名運動天賦型人才在參加奧運會、世錦賽等國際大賽中獲得世界冠軍，其中有20名獲得奧運會軍。如，江蘇省羽毛球運動員孫志安于1979年6月杭州第一屆羽毛球世界賽上獲得男雙金牌，成為江蘇省首位獲得世界冠軍的運動天賦型人才;再如蔡振華于1981年4月在前南斯拉夫獲得第36屆乒乓球世錦賽雙打和團體兩個冠軍，成為江蘇省首位乒乓球世界冠軍。又如著名的擊劍運動員欒菊杰于1984年7月在第23屆洛杉磯奧運會上獲得女子花劍個人金牌，成為自1896年以來第一個載入奧林匹克運動會擊劍史冊的亞洲人。他們是運動天賦型人才中的杰出代表，體現(xiàn)了當時世界競技體育的最高水平。為此，本文選取了江蘇省百名世界冠軍為運動天賦型人才研究對象。

1.2、運動天賦型人才人事檔案

運動天賦型人才檔案是指運動天賦型人才在訓(xùn)練、比賽、工作、學(xué)習(xí)、生活、社會活動中形成的對國家和社會具有保存利用價值的各種文字、聲像、圖片和實物等不同載體形式的原始記錄。這類檔案是運動天賦型人才人生軌跡的真實記錄，是國家檔案的有機組成部分，其內(nèi)容包括了運動天賦性人才人事檔案、涉及或針對他們的文書檔案、名人檔案、私人檔案等內(nèi)容。筆者選取了江蘇省100名世界冠軍進行了檔案工作調(diào)研與考察，限于篇幅，本文內(nèi)容僅針對運動天賦型人才人事檔案。

2、江蘇省運動天賦型人才人事檔案情況

運動天賦型人才人事檔案是人力資源管理部門為人力資源管理的需要，根據(jù)干部人事檔案管理規(guī)定收集與管理的運動天賦型人才資料。運動天賦型人才人事檔案工作基本情況如下：

2.1、檔案建立時間

體育人力資源管理部門從運動員進入優(yōu)秀運動隊開始為運動員建立人事檔案。初始檔案是他們進隊過程中形成的試訓(xùn)協(xié)議書（表）、試訓(xùn)審批表、選招測試評分表、招收運動員審批表、聘用合同書、入隊誠信承諾書、政審表、體檢表等資料。

2.2、檔案管理者

2008年以前，運動天賦型人才人事檔案由各個訓(xùn)練單位保管。2008年開始新進省隊運動員人事檔案由江蘇省體育人才交流中心統(tǒng)一管理。所以目前江蘇省運動天賦型人才人事檔案有的在訓(xùn)練單位，有的在省體育人才交流中心。而進入國家隊試訓(xùn)或正式隊員，其人事檔案不轉(zhuǎn)入國家隊，有的在原訓(xùn)練基地，有的在省體育人才交流中心。世界冠軍退役待安置、出訪、因私出國等期間，其人事檔案保持原狀態(tài)。只有到新的單位或崗位后，人事檔案隨即轉(zhuǎn)遞到新單位。

2.3、檔案內(nèi)容分類

運動天賦型人才人事檔案內(nèi)容分類是按照《我國干部人事檔案管理辦法》等規(guī)定分為十大點。一是履歷表材料，主要有“運動員登記表”和“退役運動員登記表”兩種表格;二是自傳材料，這個幾乎是空白，沒有發(fā)現(xiàn)有“運動員自傳”等材料;三是鑒定、考察、考核材料，主要是歷年的“年度考核表”，還有個別運動員上學(xué)期間“在?，F(xiàn)實表現(xiàn)”材料;四是學(xué)歷、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)材料，主要有運動員上學(xué)形成的“學(xué)習(xí)成績單”、“畢業(yè)生登記表”、“學(xué)位表”等和“運動等級材料”;五是政歷審查材料，主要是進隊和入黨的政審、更改或姓名認定、工齡認定等情況材料;六是黨團材料，主要是入黨、團組織材料;七是表彰獎勵材料，主要是記功登記表、獎勵審批表、新突擊手表彰人選申報表、五一勞動獎?wù)芦@得者審批表 勞模審批表、年度考核優(yōu)秀審批表等;八是違紀處分材料，沒有發(fā)現(xiàn)有處分材料;九是任免、出國、工資材料，主要是歷年工資變動審批表、試訓(xùn)運動員審批表、試訓(xùn)運動員協(xié)議書、招收運動員審批表、運動員選招測試評分表、聘用合同書、退役運動員組織安置登記表、終止或解除勞動關(guān)系的證明、退役運動員自主擇業(yè)協(xié)議書、退役運動員自主擇業(yè)一次性經(jīng)濟補償審批表和因公出國（境）人員審查表（備案表）。這部分內(nèi)容占得分量最大，信息量也最大;十是其它參考材料，主要是進隊體檢表、進隊承諾書等。

3、運動天賦型人才人事檔案管理現(xiàn)狀分析

3.1檔案的信息含量與質(zhì)量有待提高

運動天賦型人才人事檔案是從人事管理的角度建立與收集的，多年以來都按照十方面內(nèi)容進行收集與整理，雖然收集內(nèi)容基本滿足了人事管理的需要，但還存在檔案材料缺失、信息含量與質(zhì)量較低等現(xiàn)象。一是歸檔不及時等原因造成的材料缺失。缺失較為嚴重的是學(xué)歷、學(xué)位材料、運動等級材料、入團材料等。如履歷表中填寫學(xué)歷是研究生，但檔案中本科、研究生學(xué)籍材料缺失，甚至沒有任何反映學(xué)歷的材料。二是有些材料信息含量和質(zhì)量均較低。如履歷材料中，存在照片、經(jīng)歷、本人簽名、填寫時間等內(nèi)容的缺失現(xiàn)象，不同的表格中填寫的出生年月不同。從材料上來看，以年度考核表為例，每年的考核表所填的內(nèi)容大致相同，組織鑒定欄的內(nèi)容也只是給予考核等級的評定，缺少綜合性的鑒定意見，還有的年度考核表是他人代填的，不能真實反映運動員的個人實際情況。

3.2、檔案內(nèi)容體育、人才特色沒能充分體現(xiàn)

一是相對于運動生涯，建檔時間較晚。運動天賦型人才是經(jīng)過層層淘汰選拔、多年訓(xùn)練培養(yǎng)而成的。在他們進入省優(yōu)秀運動隊之前往往已經(jīng)從事體育訓(xùn)練比賽數(shù)年甚至多年，經(jīng)過業(yè)余訓(xùn)練、體校訓(xùn)練等階段，在省、市級別比賽中取得過一定的運動成績。但是他們的人事檔案建檔時間是被選入省優(yōu)秀運動隊之時，初始檔案以進隊形成材料為主，進隊以前的內(nèi)容幾乎沒有。這與他們的職業(yè)生涯不相符，這些內(nèi)容不能全面體現(xiàn)體育人才的成長經(jīng)歷。二是“冠軍”、“體育”特色不夠明顯。反映體育成就和體育專業(yè)技能的材料較少，運動生涯中的輝煌成績內(nèi)容幾乎沒有反映。如有的運動員幾次獲得世界冠軍或者奧運冠軍，但是人事檔案中沒有獲得冠軍的具體時間、成績等內(nèi)容的專門材料，充其量能在其受勞模等表彰表格材料中查詢到有關(guān)的間接記載，只能看出其拿過世界冠軍。再次，反映體育人才流動的材料少。運動天賦型人才交流（轉(zhuǎn)會）、入選國家隊或從國家隊轉(zhuǎn)回省隊或者到國外交流等內(nèi)容幾乎沒有，尤其是省際之間交流的運動員材料缺失現(xiàn)象更為嚴重。三是體育人才人格權(quán)的使用與保護等材料反映較少。作為公眾人物，運動天賦型人才的人格權(quán)利使用較為頻繁，但是他們的姓名權(quán)、名譽權(quán)、肖像權(quán)和隱私權(quán)等人格權(quán)利的使用材料幾乎沒有。如有關(guān)單位使用其肖像的“肖像授權(quán)書”等沒有在檔案中反映。

3.3、人檔分離、棄檔現(xiàn)象較為嚴重

運動天賦型人才被選拔進入國家集訓(xùn)隊或者交流至其他地區(qū)或國家，或者他們在何處上學(xué)深造等等情況，管檔單位往往知之甚少。由此造成了“人檔分離”現(xiàn)象的大量存在。而有人出國定居或在外工作幾十年，但檔案依舊在原訓(xùn)練單位，因而出現(xiàn)了“棄檔”的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象將會隨著人事管理制度改革與完善而將有所改善并加以解決。

3.4、檔案管理系統(tǒng)化、數(shù)字化管理需要加強

運動天賦型人才人事檔案已經(jīng)實現(xiàn)了計算機目錄管理，各訓(xùn)練單位，如江蘇省體育人才交流中心等用excel表格或word 進行目錄輸入。但是只限于目錄，沒有系統(tǒng)化管理。數(shù)字化管理還沒有開始嘗試，只是個別單位在檔案轉(zhuǎn)出前將認為重要的少數(shù)資料掃描備查，這明顯與大數(shù)據(jù)時代不符。

4、加強運動天賦型人才人事檔案工作的措施

運動天賦型人才人事檔案管理存在的問題有這類人群特殊性、人事管理制度的局限等多方面原因。要采取以下幾個方面的措施加強運動天賦型人才人事檔案管理。

4.1、增強檔案管理意識，提高檔案信息含量和質(zhì)量

提高運動天賦型人才檔案形成者的檔案意識，一是人力資源管理者提高人事檔案意識，提高人事檔案工作的積極性，需要歸檔的材料要嚴加審核，把好歸檔入口關(guān)。二是對組織運動天賦型人才填寫履歷、考核等材料中，強調(diào)要求他們認真對待，填寫完整、準確。提高他們的檔案意識，認真填寫，從而避免個人經(jīng)歷、本人簽名、填寫時間等內(nèi)容的缺失現(xiàn)象。三是要歸及時檔，根據(jù)運動天賦型人才檔案的形成渠道多、人員流動性大等的特殊性與規(guī)律性，采取各種措施及時收集。如針對他們的“長學(xué)制”特點，及時把握其學(xué)習(xí)情況，有針對性的跟蹤收集學(xué)歷、學(xué)位材料。四是在人才交流時，要對這些特殊人才檔案把關(guān)，在辦理審批手續(xù)的同時查看補充檔案材料。

4.2、制定專門的針對運動天賦型人才人事檔案收集范圍，體現(xiàn)運動天賦檔案特色

運動天賦型人才人事檔案的收集范圍是套用普通人事檔案的范圍規(guī)定而形成的，沒有針對性。現(xiàn)行傳統(tǒng)的收集范圍無法全面、完整地反映世界冠軍的真實面貌。為不影響人事檔案的真實性、動態(tài)性和完整性，一是要明確建檔時間。應(yīng)該從開始訓(xùn)練起建立包括學(xué)習(xí)、訓(xùn)練的人事檔案，有的跳水等項目人才從幼兒園開始建檔。二是改革與突破“十類”內(nèi)容限制，根據(jù)運動天賦型人才特色增加體育特色檔案內(nèi)容建設(shè)，將訓(xùn)練、比賽、傷病、保險、活動，人格權(quán)（肖像權(quán)）材料等納入歸檔范圍，充實檔案內(nèi)容。如可以填寫《運動員入市隊前比賽情況登記表》、《運動員比賽成績登記表》、《運動員年度或季度訓(xùn)練情況表》、《運動員傷病情況登記表》、《體檢表》等。三是可以嘗試建立適應(yīng)運動天賦型人才特色的人事檔案分類，如可以按照他們的訓(xùn)練、比賽等特征將人事檔案劃分為以下類別：一類是自然情況;二是各類集訓(xùn)、進隊、轉(zhuǎn)會、注冊流動合同、協(xié)議等;三是訓(xùn)練、評價材料;四是各類保險、傷病、體檢健康材料;五是各類工作、津貼獎金等工資福利材料;六、參加各類運動成績表、表彰、授獎材料;七、訓(xùn)練、考核、評價材料;八、退役安置、自主擇業(yè)等材料;九、參與社會活動、社會兼職以及各類人身、人格權(quán)利、義務(wù)等材料，如不同形式的承諾書、授權(quán)書等等。

4.3、加強檔案資源整合，開發(fā)、利用體育人才信息

我們已經(jīng)處于一個大“數(shù)據(jù)”時代，運動天賦型人才信息量規(guī)模巨大，要建立與社會發(fā)展相適應(yīng)的人事檔案管理制度與工作內(nèi)容。擺脫傳統(tǒng)、封閉式的人事檔案管理模式，充分利用現(xiàn)代管理技術(shù)，進行人才檔案信息數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)，開展人事檔案數(shù)字化工作，檔案人員可以利用友好的操作界面來建設(shè)、管理、維護和使用人才數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)上建設(shè)運動天賦型人才檔案信息中心，實現(xiàn)人事檔案庫與名人庫與文書檔案庫共建共享，最終實現(xiàn)運動天賦型人才大數(shù)據(jù)資源整合。利用現(xiàn)代技術(shù)手段將體育人才檔案資源變?yōu)榭煞奖憷玫摹盎钚畔ⅰ?，在不涉及個人隱私情況下充分利用人才檔案信息為社會服務(wù)。