導(dǎo)語(yǔ)：醫(yī)院會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)分析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要:財(cái)務(wù)共享模式是一種致力于融合各方面優(yōu)質(zhì)資源的全新財(cái)務(wù)管理模式，其實(shí)質(zhì)是在信息化的大背景下，將單位分散式、重復(fù)性業(yè)務(wù)整合到共享服務(wù)中心進(jìn)行處理，促使單位將有限的資源和精力專(zhuān)注于自身的核心業(yè)務(wù)，并達(dá)到整合優(yōu)質(zhì)資源、提高工作效率、降低非必要成本、保證客戶(hù)滿(mǎn)意度的效果。國(guó)內(nèi)各大醫(yī)院每天的業(yè)務(wù)量繁多，但同質(zhì)化程度高，若通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行集中處理，既能節(jié)約時(shí)間減少重復(fù)勞動(dòng)又能提高服務(wù)質(zhì)量。而經(jīng)財(cái)務(wù)共享中心集中處理并存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)電子檔案專(zhuān)業(yè)化程度高，有利于后期的數(shù)據(jù)檢索、分析，是醫(yī)院邁向精細(xì)化管理的又一大里程碑。

關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)共享;醫(yī)院;會(huì)計(jì)電子檔案

隨著醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的突飛猛進(jìn)，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的目標(biāo)應(yīng)該是在保障醫(yī)院能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提下，通過(guò)不斷創(chuàng)造新技術(shù)、新手段，合理、有效地利用資源，目標(biāo)是以較低的醫(yī)療成本提供患者較好的醫(yī)療服務(wù)，使醫(yī)院社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值最大化。而財(cái)務(wù)共享是對(duì)單一、重復(fù)業(yè)務(wù)的整合利用，檔案又是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。文章認(rèn)為，構(gòu)建基于財(cái)務(wù)共享模式下的醫(yī)院會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略化發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電子檔案相比，它具有新的特點(diǎn)和亟待解決的問(wèn)題。

一、財(cái)務(wù)共享的作用和價(jià)值

(一)財(cái)務(wù)共享可以推動(dòng)醫(yī)院管理轉(zhuǎn)型和可持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院實(shí)施財(cái)務(wù)共享之前，財(cái)務(wù)部門(mén)連同各職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)將大量時(shí)間花費(fèi)在日常結(jié)算以及重復(fù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中。這與社會(huì)對(duì)醫(yī)院要求的精細(xì)化管理相違背，也不利于管理職能的轉(zhuǎn)型。建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，財(cái)務(wù)部門(mén)和各業(yè)務(wù)處室也將從傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)事務(wù)中脫離出來(lái)，把更多的時(shí)間專(zhuān)注在提升財(cái)務(wù)管理服務(wù)質(zhì)量上和為醫(yī)院創(chuàng)造更多價(jià)值上，全力做好預(yù)決算、成本管控、績(jī)效測(cè)算、財(cái)務(wù)分析等價(jià)值管理工作，從而有效提升醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

(二)財(cái)務(wù)共享可以降低醫(yī)院運(yùn)行成本

財(cái)務(wù)共享的核心是以低成本提供高服務(wù)，據(jù)美國(guó)《財(cái)富》雜志統(tǒng)計(jì)，全球500強(qiáng)85%以上的企業(yè)都在實(shí)行或正在實(shí)行財(cái)務(wù)共享。從以往的管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，財(cái)務(wù)共享通過(guò)整合資源，對(duì)業(yè)務(wù)流程和具體規(guī)則進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化管理，減少重復(fù)消耗、非增值服務(wù)，提高運(yùn)營(yíng)效率從而間接降低運(yùn)營(yíng)成本。

(三)財(cái)務(wù)共享提高會(huì)計(jì)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化

財(cái)務(wù)共享建立前，內(nèi)外部原始資料分散且多為紙質(zhì)管理，不方便統(tǒng)計(jì)查找;建立財(cái)務(wù)共享模式后，內(nèi)外部業(yè)務(wù)按統(tǒng)一口徑集中到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，相當(dāng)于分散的業(yè)務(wù)集中到了“會(huì)計(jì)工廠”，經(jīng)過(guò)“會(huì)計(jì)工廠”的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)出，所有電子會(huì)計(jì)檔案均能快速、歸檔、查閱，真正提高了財(cái)務(wù)工作的效率和價(jià)值。

(四)財(cái)務(wù)共享有利于醫(yī)院決策發(fā)展

財(cái)務(wù)共享將財(cái)務(wù)人員從繁忙的工作中解放出來(lái)，電子會(huì)計(jì)檔案在共享中心自動(dòng)歸檔歸類(lèi)，降低了人工歸檔的錯(cuò)誤率，也減少了業(yè)務(wù)部門(mén)調(diào)取檔案、查找檔案的時(shí)間，一方面減少了人員開(kāi)支;另一方面財(cái)務(wù)人員有更多的時(shí)間去進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，去挖掘數(shù)據(jù)背后潛在的問(wèn)題，為決策者提供更多好的意見(jiàn)和建議。

二、財(cái)務(wù)共享模式下醫(yī)院會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的特點(diǎn)

一是便捷性。財(cái)務(wù)共享模式下醫(yī)院會(huì)計(jì)電子檔案是利用接口將會(huì)計(jì)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、銀聯(lián)系統(tǒng)、用友系統(tǒng)、醫(yī)院HIS管理系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)等各大系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)串聯(lián)，并能夠?qū)?huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、匯總、分析、利用。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)各個(gè)渠道收集來(lái)的原始憑證可通過(guò)影像管理系統(tǒng)掃描上傳至財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，云平臺(tái)對(duì)原始憑證進(jìn)行處理，自動(dòng)生成電子會(huì)計(jì)憑證，進(jìn)而生成現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表、總賬、明細(xì)賬，最后生成資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表等，財(cái)務(wù)人員只對(duì)生成的憑證進(jìn)行稽核。此外，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)電子檔案與銀行的連接也更加緊密了，可實(shí)時(shí)通過(guò)共享平臺(tái)獲得完整的銀行電子回單，并根據(jù)回單在用友系統(tǒng)生成相應(yīng)憑證，財(cái)務(wù)制單人員只負(fù)責(zé)審核生成憑證的問(wèn)題。二是高效性?；谪?cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息一體化管理。檔案可以在具體業(yè)務(wù)部門(mén)(如后勤保障科、醫(yī)學(xué)工程部、信息部、財(cái)務(wù)部)之間傳遞。例如，醫(yī)學(xué)工程根據(jù)業(yè)務(wù)處室要求采購(gòu)醫(yī)療設(shè)備，會(huì)在采購(gòu)系統(tǒng)生成訂單、到貨單、發(fā)票等原始憑證，并上傳至財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)單據(jù)的快速實(shí)時(shí)傳遞，節(jié)約了人力成本和時(shí)間成本。三是專(zhuān)業(yè)性。通過(guò)財(cái)務(wù)貢獻(xiàn)模式傳遞的會(huì)計(jì)電子檔案基本是重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)上線之前需要設(shè)定統(tǒng)一的編號(hào)、標(biāo)題、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、歸口管理科室等必填項(xiàng)。上傳的單據(jù)也能按統(tǒng)一的格式導(dǎo)出，方便科室按關(guān)鍵詞查找歷年數(shù)據(jù)，為預(yù)算管理、成本管理、資產(chǎn)管理、績(jī)效核算、財(cái)務(wù)分析等打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。四是實(shí)時(shí)性。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)因?yàn)槿藶?、地域因素的限制不能做到?shí)時(shí)更新，而財(cái)務(wù)貢獻(xiàn)模式下原始憑證可通過(guò)掃描上傳，即時(shí)生成各類(lèi)報(bào)表，為決策提供服務(wù)。以員工報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)為例，員工在買(mǎi)機(jī)票、到店住宿刷公務(wù)卡時(shí)，相關(guān)信息會(huì)自動(dòng)傳遞到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上，財(cái)務(wù)部人員通過(guò)姓名、工號(hào)等可以實(shí)時(shí)查詢(xún)到相關(guān)信息，員工再通過(guò)特定的模塊填寫(xiě)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單，財(cái)務(wù)人員根據(jù)共享平臺(tái)收到的內(nèi)容與員工報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行核對(duì)，如信息一致，可通過(guò)銀聯(lián)系統(tǒng)傳遞支付指令，由銀行完成付費(fèi)，整套流程完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證并存檔為會(huì)計(jì)電子檔案。

三、構(gòu)建財(cái)務(wù)共享模式下醫(yī)院會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)

(一)基于財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的層次分類(lèi)

財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案的功能定位可以分為三個(gè)層次:第一個(gè)層面一般事務(wù)性處理功能，包括ERP集成處理、業(yè)務(wù)核算、數(shù)據(jù)維護(hù)、資金收付管理;第二層面是決策支持性功能，包括數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)支持、數(shù)據(jù)分析等內(nèi)容;第三個(gè)層面是專(zhuān)家咨詢(xún)性功能，包括稅務(wù)支持、業(yè)務(wù)流程改進(jìn)等。每上升一個(gè)層級(jí)，意味著對(duì)業(yè)務(wù)需要有更進(jìn)一步的了解，如第二層面是決策支持性功能，這要求對(duì)數(shù)據(jù)有很強(qiáng)的挖掘和分析能力?，F(xiàn)階段醫(yī)院會(huì)計(jì)電子檔案的財(cái)務(wù)共享模式主要是滿(mǎn)足第一二層次，核心仍在第一層級(jí)，詳見(jiàn)圖1。圖1基于財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的功能定位。

(二)基于財(cái)務(wù)共享模式下醫(yī)院會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的基本框架

基于財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的基本架構(gòu)是指基本的運(yùn)營(yíng)模式，一般有兩種運(yùn)營(yíng)模式:第一種是作為財(cái)務(wù)部門(mén)子系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)營(yíng)，這樣雖與財(cái)務(wù)部門(mén)關(guān)系密切，但僅限于醫(yī)院內(nèi)部使用，受制于其管理模式。第二種是完全獨(dú)立于財(cái)務(wù)部門(mén)的財(cái)務(wù)共享模式，其優(yōu)勢(shì)在于可以為流程化運(yùn)作提供保障，到一定的成熟期，具有很好的擴(kuò)展性，內(nèi)外部可以很好地融合。醫(yī)院會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)著力于覆蓋內(nèi)外部業(yè)務(wù)。

(三)基于財(cái)務(wù)共享模式下醫(yī)院會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程規(guī)劃

基于財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)實(shí)際上是要解決財(cái)務(wù)共享服務(wù)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)流程的可行性問(wèn)題，包括原始單據(jù)如何在各個(gè)部門(mén)之間流轉(zhuǎn)、如何實(shí)現(xiàn)資源的共享等，內(nèi)部涉及原始憑證的流轉(zhuǎn)，外部還囊括資金支付等，這就需要對(duì)其業(yè)務(wù)單元內(nèi)部的資金審核審批流程、報(bào)銷(xiāo)流程進(jìn)行流程再造。對(duì)于其他需要與共享服務(wù)中心對(duì)接的環(huán)節(jié)，要重點(diǎn)考慮相關(guān)單據(jù)憑證和指令的傳遞、發(fā)送方式、推送節(jié)點(diǎn)及權(quán)限、結(jié)果的提交及審核等問(wèn)題，這主要來(lái)源于外部會(huì)計(jì)電子檔案(見(jiàn)圖2、圖3)。

四、財(cái)務(wù)共享模式下醫(yī)院會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀

(一)會(huì)計(jì)電子檔案的存儲(chǔ)安全隱患較多

由于財(cái)務(wù)共享模式對(duì)信息化要求較高，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電子檔案一般要求內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，而建立在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)電子檔案則要求內(nèi)外網(wǎng)相連接，且內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)接口也不再是單一通路的接口，需與預(yù)算系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等多種系統(tǒng)。系統(tǒng)連接越多，出問(wèn)題的風(fēng)險(xiǎn)越高，連接外網(wǎng)還存在被竊取、篡改或刪除的風(fēng)險(xiǎn)。

(二)基于共享模式下的會(huì)計(jì)電子檔案管理制度缺乏

醫(yī)院建立財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)需要人、財(cái)、物三方面的支持，且在系統(tǒng)上線之前，要制定嚴(yán)格的《醫(yī)院電子檔案分類(lèi)規(guī)則、歸檔規(guī)范、保管期限規(guī)范》《醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)使用、操作規(guī)范》所有上傳至財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的原始憑據(jù)都要按統(tǒng)一格式編號(hào)歸類(lèi)方便日后查找，完善會(huì)計(jì)電子檔案管理相關(guān)制度非常必要。

(三)會(huì)計(jì)電子檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性

基于財(cái)務(wù)共享模式的會(huì)計(jì)電子檔案管理，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)要求高。首先，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)意識(shí)要加強(qiáng)，而不能僅僅將思維停留在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案保管上，缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案的全流程管理思維，傳統(tǒng)的檔案管理思維導(dǎo)致檔案歸類(lèi)不規(guī)范，歸檔不及時(shí)。其次，會(huì)計(jì)檔案電子管理還涉及軟件應(yīng)用、軟件維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全、檔案存儲(chǔ)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，需要會(huì)計(jì)檔案管理人員及時(shí)更新知識(shí)庫(kù)，學(xué)習(xí)最新的檔案管理知識(shí)。

五、財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院發(fā)展的促進(jìn)作用

(一)真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公無(wú)紙化、自動(dòng)化

醫(yī)院業(yè)務(wù)范圍廣泛，各類(lèi)原始單據(jù)眾多，面對(duì)繁雜的工作任務(wù)和精細(xì)化管理的要求，會(huì)計(jì)檔案電子化是必然要求也是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。經(jīng)過(guò)多年的建設(shè)發(fā)展，醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化發(fā)展有了一定程度的提高，而會(huì)計(jì)電子檔案是醫(yī)院精細(xì)化管理的必然要求。財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)能夠彌補(bǔ)醫(yī)院當(dāng)前在會(huì)計(jì)電子檔案方面的缺陷，真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化。

(二)優(yōu)化內(nèi)部控制流程

目前醫(yī)院內(nèi)部控制的發(fā)展已卓有成效，內(nèi)部控制措施已廣泛運(yùn)用到了醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)中，但部分業(yè)務(wù)仍在走手工簽批的流程，既浪費(fèi)資源又降低工作效率，而且人工簽字也存在被冒簽的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)是內(nèi)部控制有效實(shí)施的基礎(chǔ)，電子檔案的查閱也做好了充分的留痕管理，提高了工作效率，使內(nèi)部流程更加順暢。

(三)會(huì)計(jì)檔案利用更加便捷

財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)因?yàn)楸憬荨⒏咝Ф沟帽焕玫姆秶皖l率大大增加，以電子形勢(shì)的信息傳輸和再利用，既可減少會(huì)計(jì)檔案的抽取、復(fù)印、整理的繁重工作，又可以使信息使用者快速獲取有用信息，進(jìn)而深度挖掘數(shù)據(jù)潛在價(jià)值，拓寬財(cái)務(wù)共享的廣度和深度，打通財(cái)務(wù)壁壘，最大化利用數(shù)據(jù)價(jià)值。

六、構(gòu)建財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)需解決的若干問(wèn)題

(一)加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)需要與多個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)結(jié)，安全性、穩(wěn)定性非常重要，需要配備專(zhuān)門(mén)的機(jī)房，并做好防火、防潮、防爆等基礎(chǔ)工作。首先要配備專(zhuān)門(mén)的計(jì)等算機(jī)硬件，其次是保障各類(lèi)系統(tǒng)的聯(lián)通，并及時(shí)進(jìn)行維護(hù)升級(jí)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，定期開(kāi)展全系統(tǒng)的病毒消殺防范，如及時(shí)更新防火墻，做好各類(lèi)數(shù)據(jù)的備份，保證會(huì)計(jì)電子檔案的存儲(chǔ)安全。

(二)制定符合醫(yī)院實(shí)際的會(huì)計(jì)電子檔案管理制度

2015年財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，醫(yī)院可根據(jù)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求，制定《數(shù)字檔案館檔案分類(lèi)規(guī)則、歸檔范圍及保管期限規(guī)范》《會(huì)計(jì)電子檔案歸檔范圍》等規(guī)則;建立嚴(yán)格的檔案安全權(quán)限控制系統(tǒng)，嚴(yán)格控制會(huì)計(jì)電子檔案的查閱權(quán)限，重要級(jí)別高的會(huì)計(jì)電子檔案需走特定審批流程方可查閱;每一類(lèi)業(yè)務(wù)均按年份、類(lèi)別進(jìn)行歸類(lèi)、歸檔，將會(huì)計(jì)電子檔案保存為只讀格式，確保文件只能瀏覽不能修改。

(三)提高會(huì)計(jì)電子檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)必然要求一部分檔案管理人員實(shí)行轉(zhuǎn)型。財(cái)務(wù)部門(mén)在系統(tǒng)上線前要組織專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，首先要樹(shù)立電子檔案管理的責(zé)任觀，充分意識(shí)到上新的電子檔案管理系統(tǒng)將對(duì)現(xiàn)在、未來(lái)醫(yī)院發(fā)展起到至關(guān)重要的作用，要求認(rèn)真研讀檔案管理相關(guān)制度和操作規(guī)范，熟悉各類(lèi)軟件操作及系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并組織全院范圍內(nèi)的培訓(xùn)，在全院范圍內(nèi)樹(shù)立正確的檔案管理觀，只要做好這些充分的準(zhǔn)備才能勝任新形勢(shì)下財(cái)務(wù)共享模式下的電子檔案管理工作。

七、總結(jié)與展望

財(cái)務(wù)共享是一種典型的集中化管理模式，在此基礎(chǔ)上建立的會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)也具備了集約化管理特點(diǎn)。建立基于財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)，一方面使得能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)電子檔案的全流程管理，提高檔案的采集和使用效率;另一方面促使更多財(cái)務(wù)人員向管理會(huì)計(jì)方向轉(zhuǎn)型，把更多的精力投入到數(shù)據(jù)分析、歸納、總結(jié)上，為醫(yī)院發(fā)展決策提供依據(jù)，這也是醫(yī)院向精細(xì)化管理邁進(jìn)的必由之路。

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作者：姚書(shū)韻 單位：杭州市第七人民醫(yī)院