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摘要：疾控公文管理系統(tǒng)主要通過(guò)單位各部門間建立標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一公文交換和共享機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)相關(guān)應(yīng)用功能有機(jī)連接，促進(jìn)上下級(jí)部門間、平級(jí)部門間快捷、便利的公文流轉(zhuǎn)、交換和管理。實(shí)現(xiàn)辦公流程規(guī)范化和無(wú)紙化，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。本文對(duì)福建省疾病預(yù)防控制中心使用的疾控公文管理系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)情況及存在問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：疾控機(jī)構(gòu)；政務(wù)公文；公文交換；工作效率

隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子政務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)化作為現(xiàn)代辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)的有機(jī)融合，是當(dāng)前疾控等企事業(yè)單位的新型辦公模式；公文管理系統(tǒng)是電子政務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，可提高公文的流轉(zhuǎn)與處理效率，實(shí)現(xiàn)省內(nèi)疾控系統(tǒng)內(nèi)部、各單位、各處所及各科室間的信息共享和協(xié)作辦公。本文對(duì)福建省疾病預(yù)防控制中心（疾控中心）使用的疾控公文管理系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)情況及存在問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)措施。

1數(shù)據(jù)來(lái)源

福建省疾控中心2019年7～12月公文管理系統(tǒng)為EI數(shù)據(jù)，其中收文1075件、發(fā)文244件。系統(tǒng)分為收文和發(fā)文流程：①收文：登記、擬辦、批示、交辦、承辦和歸檔。收文全程平均3．9d，收文84．8％一周內(nèi)辦結(jié)。②發(fā)文：擬稿、會(huì)稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、校、排版印制和蓋章歸檔。發(fā)文全程平均4．6d，發(fā)文一周內(nèi)辦結(jié)為93．3％。

2系統(tǒng)實(shí)施中的存在問(wèn)題

2．1建設(shè)認(rèn)知偏差。電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)主體不同，很大程度影響系統(tǒng)應(yīng)用的全面性和準(zhǔn)確性。建設(shè)者和需求者信息不對(duì)等、不完全了解建設(shè)需求，導(dǎo)致電子政務(wù)系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)不完善，不能最大限度地保證信息傳遞的快速便捷；同時(shí)，需求者重硬件輕軟件，缺乏對(duì)軟件的投入。隨著文件流轉(zhuǎn)數(shù)的增多，電子文件存檔數(shù)據(jù)量大。系統(tǒng)與外網(wǎng)對(duì)接、系統(tǒng)內(nèi)部信息交換，存在以下安全隱患：2．2收文流程。2．2．1批示、承辦收文流程對(duì)來(lái)文時(shí)效性有嚴(yán)格的要求，在批示環(huán)節(jié)中，對(duì)時(shí)效性強(qiáng)的文件需及時(shí)處理，但由于分管領(lǐng)導(dǎo)出差、培訓(xùn)或開(kāi)會(huì)等原因，沒(méi)有內(nèi)網(wǎng)環(huán)境而不能及時(shí)處理文件，或在承辦環(huán)節(jié)中，專業(yè)性強(qiáng)的文件不能和其他日常工作一樣，臨時(shí)請(qǐng)他人代辦，如果相關(guān)人員外出，必然導(dǎo)致文件流轉(zhuǎn)過(guò)程滯后、直接影響公文處理的整體效率。2．2．2查詢、歸檔。中心每年各類來(lái)文平均約2000件，因數(shù)量多、來(lái)源廣以及需要查詢的次數(shù)多，但查詢系統(tǒng)不靈活，導(dǎo)出的界面固定死板，不能直觀統(tǒng)計(jì)，同時(shí)歸檔環(huán)節(jié)只是簡(jiǎn)單保存，不能進(jìn)行電子化分類和排序，更不能檢索、調(diào)用和傳輸，極大影響了文件查詢的效率。2．3發(fā)文流程。2．3．1文件模板、格式問(wèn)題。發(fā)文的類型模板和格式都有嚴(yán)格規(guī)定，但在實(shí)際擬稿中，擬稿人或?qū)徍巳藢?duì)公文格式可能不夠了解，例如行文字體的大小、標(biāo)點(diǎn)使用錯(cuò)誤等，導(dǎo)致公文需退回?cái)M稿，造成一定延誤、發(fā)文流程滯后。2．3．2發(fā)文用印問(wèn)題。傳統(tǒng)電子簽章對(duì)用戶賬號(hào)進(jìn)行設(shè)定，只需進(jìn)入設(shè)定賬號(hào)就能用印，安全性低。電子簽章只有疾控中心電子用印項(xiàng)，沒(méi)有合同章、騎縫章等，也無(wú)法支持在手機(jī)上閱讀和編輯帶有印章的文檔，導(dǎo)致只能打印出紙質(zhì)公文用印后再行掃描。2．4公文協(xié)同辦公。中心與基層單位間各種業(yè)務(wù)工作的上報(bào)和下達(dá)，均采用紙質(zhì)發(fā)文形式通過(guò)傳統(tǒng)郵寄方式發(fā)送到各單位，耗時(shí)耗材，甚至有時(shí)導(dǎo)致發(fā)文執(zhí)行出現(xiàn)延后。加強(qiáng)各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)間的聯(lián)系、提高公文交換質(zhì)量和效率、信息及時(shí)上傳下達(dá)的需求，越來(lái)越強(qiáng)烈。

3升級(jí)公文管理系統(tǒng)的改進(jìn)措施

為提升電子政務(wù)公文流轉(zhuǎn)效能，提高辦文效率，推進(jìn)信息化辦公，結(jié)合上述問(wèn)題，現(xiàn)提出系統(tǒng)升級(jí)方案與改進(jìn)措施。3．1做好系統(tǒng)培訓(xùn)、定期反饋溝通。電子政務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)化過(guò)程復(fù)雜，不可能一蹴而就、短時(shí)間內(nèi)達(dá)到很好效果；系統(tǒng)建設(shè)者和使用者建設(shè)信息未必一致，需摸索和探究，就像開(kāi)發(fā)一個(gè)軟件只占整個(gè)項(xiàng)目時(shí)間和金錢的30％，而軟件后期的運(yùn)維卻占整個(gè)項(xiàng)目的70％，實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)化只是最基礎(chǔ)的部分，而后的運(yùn)維才是最關(guān)鍵［1］，因此，對(duì)運(yùn)行過(guò)程中存在的問(wèn)題要及時(shí)溝通反饋，同時(shí)根據(jù)疾控系統(tǒng)辦公需要選擇適當(dāng)?shù)拈_(kāi)發(fā)方式，做好系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)收發(fā)文常見(jiàn)的問(wèn)題（發(fā)文格式、電子印章使用和公文查詢等流程）應(yīng)加強(qiáng)宣貫，避免同類問(wèn)題多次發(fā)生。3．2實(shí)時(shí)跟進(jìn)公文流轉(zhuǎn)進(jìn)度、保障電子印章安全。系統(tǒng)存在流程監(jiān)控不支持可視化，針對(duì)時(shí)效性強(qiáng)的公文，可設(shè)置公文催辦、自動(dòng)短信提醒，同時(shí)，設(shè)置公文統(tǒng)計(jì)圖表，針對(duì)公文辦理時(shí)長(zhǎng)統(tǒng)計(jì)，設(shè)置公文考核，督促公文辦理時(shí)限。實(shí)現(xiàn)電子化留痕、網(wǎng)上跟蹤，提高文件流轉(zhuǎn)效率。設(shè)置Office安全簽章組件，支持系統(tǒng)中所有Office文檔的電子簽批、騎縫章、信息驗(yàn)證等功能，保證印章安全可信，防偽防盜。3．3公文協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)。為解決原公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)無(wú)法與省內(nèi)其他疾控機(jī)構(gòu)進(jìn)行公文收發(fā)的問(wèn)題，應(yīng)按照國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立省疾控電子公文交換中心，實(shí)現(xiàn)省市縣疾控系統(tǒng)多級(jí)公文的傳輸、處理和交換環(huán)節(jié)的一體化管理?？刹捎肂／S（瀏覽器／服務(wù)器）操作方式，使網(wǎng)絡(luò)辦公不受地域限制、不再需要紙質(zhì)發(fā)文進(jìn)行打印裝訂郵寄。同時(shí)，系統(tǒng)可采用CA認(rèn)證登錄方式，加強(qiáng)單位用戶身份識(shí)別，對(duì)登錄用戶分配不同角色進(jìn)行管理，以保障信息安全。3．4建立移動(dòng)辦公系統(tǒng)。移動(dòng)辦公是對(duì)傳統(tǒng)意義上辦公系統(tǒng)的補(bǔ)充，可保證各級(jí)出差人員只要有無(wú)線網(wǎng)絡(luò)覆蓋，就可利用手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)終端設(shè)備與單位內(nèi)的辦公系統(tǒng)連接［2］。通過(guò)移動(dòng)客戶端，實(shí)現(xiàn)公文信息手機(jī)提醒、公文信息檢索、公文簽閱處理等移動(dòng)設(shè)備功能，以降低文件積壓頻率。

4新公文管理系統(tǒng)實(shí)施成效

4．1高效化工作環(huán)節(jié)。新公文管理系統(tǒng)實(shí)施半年，分析2019年7～12月（實(shí)施后）公文處理情況，其中收文1074份、發(fā)文243份，公文流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)與1～6月份（實(shí)施前）的數(shù)據(jù)比較，見(jiàn)表1。實(shí)施后7～12月收文平均總時(shí)長(zhǎng)3．9d，發(fā)文平均總時(shí)長(zhǎng)4．6d，公文處理總時(shí)長(zhǎng)比原來(lái)減少32．0％，公文運(yùn)轉(zhuǎn)更為高效快捷。4．2標(biāo)準(zhǔn)化處理流程。按照處所構(gòu)架確定公文流程標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)，不同的部門和個(gè)人有不同的信息訪問(wèn)權(quán)限，同時(shí)配置流程化與規(guī)范化節(jié)點(diǎn)操作，在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)下變得更為便利［3］，各環(huán)節(jié)的文件流轉(zhuǎn)更為規(guī)范化。4．3網(wǎng)絡(luò)化實(shí)時(shí)監(jiān)控。優(yōu)化公文管理模塊，實(shí)現(xiàn)監(jiān)控可視化、支持多人并發(fā)等功能。全部環(huán)節(jié)都集中在電子政務(wù)公文管理系統(tǒng)平臺(tái)中進(jìn)行數(shù)據(jù)跟蹤，能實(shí)時(shí)反饋本人該項(xiàng)工作的流程環(huán)節(jié)情況及結(jié)果，實(shí)時(shí)提醒并匯總至管理部門當(dāng)前分類權(quán)限的總體情況。以網(wǎng)絡(luò)式結(jié)構(gòu)多點(diǎn)查詢，歷史記錄可追溯，真實(shí)有效地做到透明可控［4］。4．4協(xié)同化公文交換。按照公文交換標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)省市縣疾控中心包括公文、郵件、公告在內(nèi)的電子文件交換，實(shí)現(xiàn)全省疾控系統(tǒng)公文上傳下達(dá)，改變了公文需紙質(zhì)打印、郵寄的歷史。福建CDC協(xié)同辦公系統(tǒng)經(jīng)過(guò)半年運(yùn)行，登入用戶105人，下發(fā)各類文件123份，從原先紙質(zhì)文件裝訂郵寄全流程需要平均7個(gè)工作日，壓縮至平均5h可辦理完成。

綜上所述，福建省疾控中心電子政務(wù)系統(tǒng)以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)為主要手段，實(shí)現(xiàn)單位關(guān)鍵辦公應(yīng)用為導(dǎo)向，搭建了覆蓋全單位的自動(dòng)化公文管理系統(tǒng)。針對(duì)公文管理系統(tǒng)的存在問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，促進(jìn)了高效協(xié)作、及時(shí)溝通及資源共享，極大提高了辦公效率，保證了任務(wù)完成的時(shí)效性［5］，為全省疾控系統(tǒng)的信息化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)保障。

參考文獻(xiàn)

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作者:鄭茜 單位:福建省疾病預(yù)防控制中心