導(dǎo)語：關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化若干問題透析與探索一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案管理現(xiàn)代化步伐也越來越快，如何更好地適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展新形勢(shì)的要求是廣大檔案工作者必須認(rèn)真對(duì)待的課題，本文對(duì)此加以研究與思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化問題研究與思考

隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調(diào)卷，滿足不了為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，適應(yīng)不了時(shí)展的要求。檔案工作者必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。電子文獻(xiàn)信息將構(gòu)成檔案信息的主體，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，對(duì)檔案信息的利用要求量與日俱增，要將信息工作納入檔案管理工作中去，充分利用高新技術(shù)手段，促使檔案管理信息廣泛交流、擴(kuò)散和利用，利用科技手段快速獲取檔案信息，檔案部門要把大量有價(jià)值的檔案信息開發(fā)出來。實(shí)現(xiàn)檔案的電子文件化管理，是檔案現(xiàn)代化管理的重要環(huán)節(jié)。

檔案工作要順應(yīng)潮流發(fā)展，造就出一批一專多能復(fù)合型人才，堅(jiān)持不斷更新，勇于探索，學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，是適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

首先，要正確認(rèn)識(shí)檔案的地位和價(jià)值。

1.檔案是社會(huì)信息的重要組成部分。文獻(xiàn)信息是信息資源的主體，開發(fā)和建設(shè)好文獻(xiàn)信息資源，將對(duì)社會(huì)信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學(xué)的信息接收、加工、存儲(chǔ)、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前，許多電子文獻(xiàn)信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質(zhì)、磁盤、光盤為載體的文獻(xiàn)檔案），并已加工上網(wǎng)。信息化檔案，一方面擔(dān)負(fù)信息資源的建設(shè)重任，另一方面要為網(wǎng)上信息服務(wù)。檔案的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動(dòng)化，是檔案管理進(jìn)入高層次的表現(xiàn)形式。檔案自動(dòng)化經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)化改造，打通信息與外界進(jìn)出口通道，增加計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)與處理的力度。

這樣，檔案管理的大量工作由計(jì)算機(jī)來完成，綜合管理能力、信息服務(wù)質(zhì)量與業(yè)務(wù)人員來完成，綜合管理能力、信息服務(wù)質(zhì)量與業(yè)務(wù)人員素質(zhì)大大提高，使檔案信息管理趨于現(xiàn)代化、規(guī)范化和法制化，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的社會(huì)化。

2.增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益觀念。保存檔案的目的在于開發(fā)利用。檔案來源于社會(huì)實(shí)踐，又應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐，具有廣泛的社會(huì)價(jià)值，能夠?yàn)樯鐣?huì)各界進(jìn)行有效的服務(wù)。所以，以開發(fā)、利用檔案信息為突破口，開展有償服務(wù)，既有利于社會(huì)進(jìn)步，又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，盡快地把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

3.加速觀念更新步伐。高新技術(shù)推動(dòng)下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質(zhì)，有高尚的情操志趣，對(duì)國(guó)家社會(huì)有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，還要有堅(jiān)實(shí)的檔案理論基礎(chǔ)，掌握多專業(yè)、多學(xué)科的科學(xué)知識(shí)，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和追求真理的強(qiáng)烈欲望以及樸實(shí)的工作作風(fēng)，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻(xiàn)的精神。

其次，大力開發(fā)檔案信息資源。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代到來，社會(huì)對(duì)檔案信息的利用需要量與日俱增，要求檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)信息化管理，就是將信息工作引入檔案管理工作中去，充分利用高新技術(shù)手段，促使檔案管理信息廣泛交流、擴(kuò)散和利用，這是時(shí)代賦予檔案工作的重要內(nèi)容。

1.利用科學(xué)手段，快速獲取檔案信息。隨著檔案信息量的劇增和電子文獻(xiàn)等新載體的大量出現(xiàn)，人們需要采取先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)，引入多媒體技術(shù)，使檔案信息存儲(chǔ)方式發(fā)生深刻變革，即傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案管理可以進(jìn)行全文、全圖、全聲的光盤儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)細(xì)微保存及全屏幕自動(dòng)檢索，打破傳統(tǒng)檔案利用時(shí)空限制，為實(shí)現(xiàn)資源共享及遠(yuǎn)程傳遞。檔案信息的快速獲取，有賴于選用一套先進(jìn)的、符合國(guó)情的、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的應(yīng)用軟件，用來完成檔案的綜合管理，并在此基礎(chǔ)上繼續(xù)擴(kuò)展，延續(xù)開發(fā)，使系統(tǒng)在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)保持其先進(jìn)性和穩(wěn)定性，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

2.盡快介入電子文獻(xiàn)的收集和管理。電子文獻(xiàn)的特性：

(1)依賴性和不可識(shí)別性；

(2)技術(shù)更新快，壽命短，體積小；

(3)載體穩(wěn)定性；

(4)載體形式多樣性；

(5)信息易控制、可變性與易丟性；

(6)信息共享性與無原件概念；

(7)動(dòng)態(tài)與虛擬文件特征。由于電子文獻(xiàn)的上述特點(diǎn)，傳統(tǒng)的保存和管理文件方法不再有效。應(yīng)建立電子信息管理系統(tǒng)，從它的產(chǎn)生之初就開始業(yè)務(wù)監(jiān)督，以確保信息的持久性。此外，還要有一套鑒定、跟蹤、檢索、接受、保管的具體辦法和規(guī)章制度，同時(shí)還應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案保存部分或全部文件進(jìn)行保存，以免檔案流失。

再次，強(qiáng)化對(duì)檔案的信息管理。

1.建立集成系統(tǒng)，豐富檔案儲(chǔ)藏，增加信息的儲(chǔ)存量。增強(qiáng)綜合開發(fā)功能，全方位、多角度、多層次地收集檔案信息，實(shí)行一體化管理，形成檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，以保證檔案的完整。

2.注重檔案信息的質(zhì)量，努力使各門類檔案齊全，結(jié)構(gòu)合理，完整精煉，為開發(fā)檔案信息資源打好質(zhì)量基礎(chǔ)。

3.對(duì)檔案實(shí)行規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體分類、編號(hào)、排架的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，為利用檔案信息資源奠定檢索基礎(chǔ)。

4.檔案部門要把大量有價(jià)值的檔案信息開發(fā)出來，做到傳遞、輸出的檔案信息的及時(shí)、準(zhǔn)確性，因而必須建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，以滿足科學(xué)管理的需要。

最后，檔案的電子文獻(xiàn)化管理。

檔案的電子文獻(xiàn)化管理首先要把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文獻(xiàn)檔案，并能在信息網(wǎng)上流通。使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理后，具有容量大、速度快、應(yīng)用廣泛、傳輸簡(jiǎn)便等特點(diǎn)。

1.電子文獻(xiàn)檔案的利用。對(duì)檔案部門來說，電子文獻(xiàn)檔案可供利用的方法有三種：

(1)提供拷貝，通訊傳遞，直接利用，為用戶提供打印件或縮微品；

(2)可通過對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)播數(shù)據(jù)通信或聯(lián)結(jié)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)；

(3)可以直接利用方式為使用者提供技術(shù)支援，根據(jù)檔案信息系統(tǒng)中可從直接利用的信息資源解決使用者所需的檔案信息。

2.電子文獻(xiàn)檔案的管理。從信息安全的角度出發(fā)，主要是對(duì)使用者的管理，對(duì)提供利用載體的管理及使用中保密措施等管理。一是使用權(quán)限的審核：在使用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定使用者身份的合法性及所使用的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄；二拷貝的提供與收回：原則上應(yīng)避免把載體上的電子文獻(xiàn)檔案全部拷貝給使用者，并通過技術(shù)手段防止所提供的拷貝再?gòu)?fù)制。同時(shí)應(yīng)對(duì)回收的拷貝做消除處理；三是加強(qiáng)使用的安全管理：不能無原則地向使用者提供全部的使用方式，對(duì)提供的拷貝的制作，必須在有效監(jiān)督下進(jìn)行，對(duì)加密級(jí)的信息要進(jìn)行加密處理，應(yīng)對(duì)使用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控等。

綜上所述，檔案資源的開發(fā)與利用，是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此，面對(duì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢(shì)利導(dǎo)，運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案管理信息高速公路建設(shè)，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。