導(dǎo)語：事業(yè)單位人員檔案管理現(xiàn)狀和意義一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、前言

事業(yè)單位人員的檔案管理是一個(gè)事業(yè)單位運(yùn)營的最基本要求，一個(gè)事業(yè)單位只有做好檔案管理，才能擁有長期發(fā)展的資本。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方法已經(jīng)不能趨于現(xiàn)代化，因此必將遭到淘汰。而只有尋求新的檔案管理方法才能保證該事業(yè)單位能夠繼續(xù)立足于當(dāng)代的經(jīng)濟(jì)發(fā)展潮流中。在新時(shí)期的事業(yè)單位建設(shè)中，如何尋找到一個(gè)適合事業(yè)單位的檔案管理方法是一個(gè)需要探討的問題。而科技的發(fā)展必將是新檔案管理方法出現(xiàn)的墊腳石。

二、事業(yè)單位檔案管理的基本概況

（一）傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式存在的問題。從事業(yè)單位出現(xiàn)以來，就一直在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式。所謂傳統(tǒng)的檔案管理模式是：在新員工入職時(shí)發(fā)放給他們表格，新員工需要根據(jù)表格上的提示填寫個(gè)人信息，填寫完畢后將表格上交給事業(yè)單位的檔案部，由檔案部進(jìn)行審核和保存。這種方法一直沿用至今，不斷體現(xiàn)出其弊端。且不論發(fā)放給新員工表格需要大量的紙張，單就表格的收集與保存方面，就存在著幾個(gè)問題。一方面是在收集的過程中，由于收集人員的工作失誤，可能會(huì)丟失或損壞員工的表格，最后導(dǎo)致檔案部的工作量增大，最重要的是很可能泄漏員工的個(gè)人信息，給員工的人身和財(cái)產(chǎn)安全帶來威脅。另一方面是在保存的工作中，由于檔案部的工作人員工作量較大，在進(jìn)行新員工的資料封存時(shí)將員工的個(gè)人信息標(biāo)記錯(cuò)誤（即封皮信息與里面內(nèi)容不符），導(dǎo)致后期員工檔案提取工作難以進(jìn)行。以上情況的出現(xiàn)，除了客觀因素不可避免外，還存在著主觀因素：事業(yè)單位對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)不重視。由于現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理方法較為單一，因而許多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理人員的招聘就十分不認(rèn)真，甚至很可能是從圖書館招進(jìn)的。這就導(dǎo)致了當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理模式存在弊端。（二）事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新的意義。就像一開始說的，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)不能滿足不斷發(fā)展的當(dāng)下形式了。因而一個(gè)新的事業(yè)單位檔案管理模式的出現(xiàn)是當(dāng)下普遍的需求。新的事業(yè)單位檔案管理模式的改革就意味著新的招聘標(biāo)準(zhǔn)和新的管理制度的出現(xiàn)，為事業(yè)單位以后的人才招聘提供新的基本規(guī)范。從細(xì)微處就能體現(xiàn)出一個(gè)單位的大的發(fā)展趨勢，只有小的方面做好了，大的整體趨勢才不會(huì)太差。新的檔案管理模式為事業(yè)單位的未來發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，是一個(gè)企業(yè)能夠進(jìn)步的重要保證。因此事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性不言而喻。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考

（一）事業(yè)單位檔案管理的新模式。要想實(shí)施事業(yè)單位的檔案管理的新模式，就必須先進(jìn)行檔案部的人員改革，招聘或培養(yǎng)新的技術(shù)型人才。這些人才可以是國內(nèi)招聘也可以是國外招聘。只要他們具有一定的資料管理能力以及計(jì)算機(jī)的操作能力，都是符合基本標(biāo)準(zhǔn)的。最終面試時(shí)要注重其誠信程度，因?yàn)闄n案管理人員是接觸員工資料機(jī)會(huì)最多的人，也是泄漏員工檔案最有嫌疑的人，因此檔案部員工的誠信素質(zhì)是最高的要求。在招進(jìn)了新的、符合要求的檔案部員后，就要進(jìn)行相關(guān)的檔案部工作的培訓(xùn)，這里要求培訓(xùn)師具有一定的經(jīng)驗(yàn)，能夠在每一點(diǎn)問題上做出回答。隨后便是檔案管理模式的改革。在給員工發(fā)放表格的同時(shí)發(fā)放印好員工姓名和工作編號(hào)的檔案袋，由員工進(jìn)行核實(shí)無誤后將表格裝入檔案袋，按照檔案部發(fā)放的時(shí)間表，分批去檔案部，親自上交檔案。在上交時(shí)由檔案部人員在員工面前核查表格，確定一切信息無誤后，檔案部人員將員工的檔案保存到檔案室中。這樣便避免了傳統(tǒng)的檔案管理模式收集工作和保存工作的失誤，最大程度上保證了員工信息的安全性。（二）對(duì)事業(yè)單位檔案管理的未來展望。在對(duì)事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，我們還可以考慮采用一種新的檔案保存模式，那就是數(shù)字檔案館。在這個(gè)數(shù)字檔案館中，所有員工的檔案資料都以數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)，這就省去了煩瑣的文本檔案管理和提取的工作步驟，提高了檔案管理和提取的效率。在這個(gè)數(shù)字檔案館中，只有檔案部的工作人員有資格進(jìn)入并進(jìn)行檔案的修改和整理，其余任何人都不能進(jìn)入數(shù)字檔案館。而員工的資料有變動(dòng)的情況下，就需要員工報(bào)告上級(jí)，上級(jí)經(jīng)過審核后將員工資料有變動(dòng)需要修改的地方以文字的形式交給檔案部進(jìn)行修改。同時(shí)，這個(gè)檔案提取也不是任何人都可以進(jìn)行的，只有通過了上級(jí)的批準(zhǔn)，才能對(duì)員工的檔案進(jìn)行提取。而提取的過程也存在著嚴(yán)格的保密性。首先檔案提取人必須手執(zhí)上級(jí)蓋章的憑條，到檔案部申請(qǐng)?zhí)崛?，這時(shí)檔案部會(huì)給予提取人一個(gè)郵箱賬號(hào)和提取密碼（每個(gè)郵箱都只對(duì)應(yīng)一個(gè)員工的檔案資料），提取人在數(shù)字檔案館的網(wǎng)站登錄并提取員工的只讀資料后，一旦退出了這個(gè)網(wǎng)站，其郵箱的提取密碼會(huì)立刻改變，無法二次登錄。若想再提取該員工的資料，則要再次進(jìn)行提取申請(qǐng)了。這就是數(shù)字檔案館嚴(yán)密的資料管理模式。

四、結(jié)語

由此看來，新的事業(yè)單位檔案管理新方法的出現(xiàn)勢在必行，而且一定會(huì)為事業(yè)單位的長期、良好的發(fā)展提供條件。但是社會(huì)是不斷發(fā)展的，我們不能只滿足于當(dāng)前的形勢，而是需要不斷創(chuàng)新并且不斷改進(jìn)當(dāng)前的檔案管理模式。現(xiàn)代社會(huì)中各國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展是相互競爭也是相互幫助的，我們生活在地球村中，可以向其他各國學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，借鑒國外的事業(yè)檔案管理方法，將學(xué)到的知識(shí)結(jié)合到我國的實(shí)際情況中，不斷改善當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理的方法，為社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

作者:王增榮 單位:安丘市民兵訓(xùn)練基地