導(dǎo)語(yǔ)：婦幼保健院文書(shū)檔案管理對(duì)策一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：婦幼保健院文書(shū)檔案是在其行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)且具有日后查考利用價(jià)值的各種類型和載體的文件，作為檔案管理的重要組成部分，文書(shū)檔案在婦幼保健院管理中發(fā)揮著重大的作用。在新時(shí)期，通過(guò)開(kāi)展文書(shū)檔案管理，不僅可以提高婦幼保健院的管理水平，還為其發(fā)展決策提供必要的參考。本文對(duì)婦幼保健院文書(shū)檔案管理的概念、歸檔范圍及其特點(diǎn)進(jìn)行闡述，結(jié)合管理現(xiàn)狀，分析其存在問(wèn)題并提出文書(shū)檔案管理提升的應(yīng)對(duì)策略，以期為今后文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展提供一定參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；文書(shū)檔案；婦幼保健院；醫(yī)療機(jī)構(gòu)

婦幼保健院是婦幼衛(wèi)生專業(yè)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著掌握婦女兒童健康狀況、為婦女兒童衛(wèi)生和計(jì)劃生育提供醫(yī)療服務(wù)、開(kāi)展婦女兒童醫(yī)療項(xiàng)目科學(xué)研究等重要職責(zé)，是國(guó)家開(kāi)展婦幼保健工作的重要渠道。婦幼保健院的運(yùn)行和發(fā)展都離不開(kāi)文書(shū)檔案，文書(shū)檔案管理情況從一定層面反映了其在管理上的規(guī)范化、科學(xué)化程度，可以說(shuō)，文書(shū)檔案是婦幼保健機(jī)構(gòu)發(fā)展過(guò)程的一個(gè)縮影，具有重要?dú)v史價(jià)值。隨著深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的推進(jìn)，如何提高婦幼保健機(jī)構(gòu)的醫(yī)療服務(wù)品質(zhì)水平，是每一名醫(yī)務(wù)管理者應(yīng)該思考的問(wèn)題。從婦幼保健院管理運(yùn)行的角度，進(jìn)一步規(guī)范文書(shū)檔案管理工作，提升文書(shū)檔案科學(xué)化管理水平，對(duì)于提高其工作效率和管理水平而言具有十分重要的作用。

一、婦幼保健院文書(shū)檔案管理及其特點(diǎn)分析

1.文書(shū)檔案及其歸檔范圍文書(shū)檔案是在單位行政管理活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保管的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。不同于文件和資料，檔案是具有保存價(jià)值的原始記錄，是實(shí)踐活動(dòng)不可缺少的資源條件。從婦幼保健院活動(dòng)內(nèi)容和職能性質(zhì)來(lái)看，其文書(shū)檔案主要包括：一是反映婦幼保健院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，并且對(duì)于本機(jī)構(gòu)工作、建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。二是在婦幼保健院的工作活動(dòng)中形成的，在維護(hù)本機(jī)構(gòu)以及職工權(quán)益方面具有憑證價(jià)值作用的文件材料。三是在建設(shè)、醫(yī)療、科研等工作過(guò)程中形成的，辦理完畢，且具有查考價(jià)值的文件資料。四是婦幼保健院需要貫徹執(zhí)行，上級(jí)機(jī)關(guān)、非隸屬機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件資料。五是其他對(duì)本院工作運(yùn)行具有查考價(jià)值的文件材料。2.文書(shū)檔案的作用婦幼保健院文書(shū)檔案是其檔案管理體系的重要組成部分，是對(duì)其發(fā)展歷程的見(jiàn)證，是其管理進(jìn)程中所形成的重要憑證資料，具有重要的價(jià)值和作用。（1）管理作用。通過(guò)對(duì)于文書(shū)檔案的查考，可以總結(jié)出在歷史管理中的經(jīng)驗(yàn)和存在的不足，是婦幼保健院管理過(guò)程中政策落實(shí)、管理改進(jìn)以及創(chuàng)新發(fā)展的資料依據(jù)，有利于其管理水平的不斷提升。同時(shí)，基于文書(shū)檔案的全面性和客觀性，文書(shū)檔案為婦幼保健院進(jìn)行管理決策提供了重要參考。（2）憑證作用。文書(shū)檔案是對(duì)于婦幼保健院行政管理事務(wù)的原始記錄，既包括制度規(guī)定類的文件，也包括上級(jí)部門(mén)下達(dá)的政策文件以及批復(fù)材料，這些資料是婦幼保健院管理工作的基礎(chǔ)依據(jù)，能夠幫助其解決管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類問(wèn)題，為化解管理中的矛盾提供有效憑證。（3）宣傳教育作用。婦幼保健院的文書(shū)檔案中包含了其事業(yè)的發(fā)展歷史、文化資料等，在內(nèi)外部的宣傳材料編制中，可以充分利用文書(shū)檔案中組織沿革、取得成績(jī)、發(fā)展規(guī)劃等內(nèi)容，助力婦幼保健院開(kāi)展機(jī)構(gòu)宣傳、婦女兒童保健教育工作。此外，文書(shū)檔案在婦幼保健院管理中還發(fā)揮了反映客觀現(xiàn)實(shí)作用、聯(lián)系知照作用以及行為規(guī)范的作用。3.文書(shū)檔案的特點(diǎn)婦幼保健院是為婦女兒童提供醫(yī)療保健的專業(yè)機(jī)構(gòu)，其生存、發(fā)展和建設(shè)必須以婦女兒童醫(yī)療保健工作為中心，樹(shù)立高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)意識(shí)。與一般的企事業(yè)單位不同，婦幼保健院的文書(shū)檔案管理體現(xiàn)了一定特點(diǎn)：一是文書(shū)檔案內(nèi)容的專業(yè)化特點(diǎn)。婦兒醫(yī)療工作是婦幼保健院業(yè)務(wù)的主體，在醫(yī)療工作中產(chǎn)生和形成的文書(shū)檔案，是對(duì)于核心業(yè)務(wù)相關(guān)內(nèi)容的真實(shí)反映，因此，所記載的內(nèi)容是具有專業(yè)性特點(diǎn)的。例如，院務(wù)管理、發(fā)展規(guī)劃等。二是文書(shū)檔案管理的綜合性特點(diǎn)。文書(shū)檔案涵蓋了婦幼保健院行政管理活動(dòng)中的各類文書(shū)材料，這些材料在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一些共性，呈現(xiàn)出了綜合性的特點(diǎn)。三是文書(shū)檔案管理的保密性特點(diǎn)。婦幼保健院文書(shū)檔案按照類別不同，設(shè)置了不同的查閱權(quán)限，對(duì)外開(kāi)放的程度相對(duì)比較低，具有較強(qiáng)的保密性特點(diǎn)。四是文書(shū)檔案管理的階段性特點(diǎn)。婦幼保健院的行政管理科室眾多，產(chǎn)生的文件資料相對(duì)比較分散，為了確保檔案活動(dòng)的連續(xù)性和完整性，通常都會(huì)采取周期性管理的辦法，因此說(shuō)，文書(shū)檔案有一定的階段性特點(diǎn)。

二、婦幼保健院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入加速了醫(yī)療機(jī)構(gòu)文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用，醫(yī)療機(jī)構(gòu)文書(shū)檔案的利用率在一定程度上有所提高。在當(dāng)前新形勢(shì)下，進(jìn)一步做好文書(shū)檔案管理工作是婦幼保健院檔案工作的重點(diǎn)之一。在婦幼保健院文書(shū)檔案管理實(shí)踐中，還存在一些問(wèn)題制約了文書(shū)檔案作用發(fā)揮，只有認(rèn)真剖析這些問(wèn)題，才能尋找恰當(dāng)?shù)姆椒ń鉀Q問(wèn)題、提高效率。1.制度建設(shè)不到位，缺乏有效的制度支撐制度建設(shè)不到位是醫(yī)療機(jī)構(gòu)文書(shū)檔案管理工作中比較突出的問(wèn)題之一，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是缺少與文書(shū)檔案管理工作相關(guān)的制度內(nèi)容，文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有制度化參照；二是已有制度不符合醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案工作實(shí)際，無(wú)法與實(shí)際文書(shū)檔案工作相匹配。例如，婦幼保健院的文書(shū)檔案涉及大量婦幼保健方面的資料內(nèi)容，如果套用其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)的制度辦法，則很難完成對(duì)于這一部分文書(shū)檔案內(nèi)容的系統(tǒng)管理。究其原因，不外乎兩個(gè)方面。一方面，醫(yī)療機(jī)構(gòu)在制度體系的建設(shè)方面不夠系統(tǒng)，對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，制度建設(shè)存在滯后的情況；另一方面，檔案從業(yè)人員專業(yè)化程度不高，不具備系統(tǒng)研究制定專業(yè)化制度并完成制度輸出的能力。由于基礎(chǔ)制度的不健全，缺少對(duì)于工作實(shí)踐的指導(dǎo)，文書(shū)檔案工作的收集、整理、鑒定以及歸檔工作受到一定程度的影響。2.規(guī)范化程度不高，檔案分類整理不科學(xué)檔案分類是檔案管理的重要基礎(chǔ)性工作，想要做好文書(shū)檔案管理，就要結(jié)合婦幼保健院的實(shí)際，界定清楚哪些是文書(shū)檔案，文書(shū)檔案又可以逐層劃分為怎樣的類別。在工作實(shí)踐中，檔案的分類不合理問(wèn)題仍然存在，具體體現(xiàn)在文件分類不清、收集的檔案歸位不明、文件材料的組織體系混亂、整理編目雜亂無(wú)序。產(chǎn)生檔案分類問(wèn)題的原因主要是檔案管理人員對(duì)于檔案的基本邏輯特征把握不準(zhǔn)確，缺少分類的依據(jù)。此外，產(chǎn)生文書(shū)檔案的行政管理活動(dòng)并不是一成不變的，行政管理活動(dòng)的調(diào)整或變化，必然會(huì)導(dǎo)致檔案分類的變化，而婦幼保健院檔案管理人員對(duì)于檔案分類的動(dòng)態(tài)性不敏感，沒(méi)有適時(shí)對(duì)檔案分類方法和分類方案進(jìn)行調(diào)整、完善，導(dǎo)致檔案分類不科學(xué)，影響檔案系統(tǒng)化和有序化管理的實(shí)現(xiàn)。3.檔案管理手段陳舊，技術(shù)更新速度慢從技術(shù)更新、人員管理等層面來(lái)看，醫(yī)療機(jī)構(gòu)文書(shū)檔案管理還存在一定的不足，具體體現(xiàn)在：（1）信息化技術(shù)應(yīng)用不足，技術(shù)更新相對(duì)滯后信息化智能手段是文書(shū)檔案在管理方式上的進(jìn)步，通過(guò)使用信息化智能手段，能夠有效克服傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中效率低、規(guī)范化不高、資源浪費(fèi)、人員投入大的問(wèn)題。然而，從婦幼保健院等醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)前的信息化技術(shù)的推廣和使用情況來(lái)看，還存在著智能化建設(shè)水平比較低的問(wèn)題，電子檔案管理系統(tǒng)在建設(shè)進(jìn)度、建設(shè)效果和應(yīng)用情況方面都需要進(jìn)一步提升。（2）檔案管理人員考核不嚴(yán)，工作職責(zé)混亂不清不管是傳統(tǒng)的檔案管理方式還是電子檔案管理模式都離不開(kāi)人的操作，作為第一生產(chǎn)力，檔案管理人員仍是文書(shū)檔案管理中的核心要素資源。婦幼保健院等醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案管理人員的職責(zé)界定上還不清晰，人員的選用育留不夠系統(tǒng)，管理手段也比較單一。4.檔案開(kāi)發(fā)利用不足，管理效用比較低文書(shū)檔案具有提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)職能服務(wù)發(fā)揮的作用，只有進(jìn)一步加強(qiáng)文書(shū)檔案的編研與開(kāi)發(fā)利用，才能確保文書(shū)檔案在婦幼保健院管理中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。檔案事業(yè)的發(fā)展也離不開(kāi)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，但仍然還有不少文書(shū)檔案資源長(zhǎng)期處于“沉睡”狀態(tài)，檔案利用效率很低。從檔案開(kāi)發(fā)的深度來(lái)看，檔案僅作為記錄憑證，沒(méi)有進(jìn)行資料的數(shù)據(jù)化分析，挖掘檔案的利用價(jià)值。從檔案開(kāi)發(fā)的廣度來(lái)看，僅對(duì)部分文書(shū)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，開(kāi)發(fā)的全面性不足，多數(shù)檔案束之高閣。

三、婦幼保健院文書(shū)檔案管理對(duì)策

婦幼保健院文書(shū)檔案管理是一個(gè)全面性的工作，必須深刻理解其管理內(nèi)涵，提升其管理認(rèn)識(shí)，從其文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，找準(zhǔn)存在問(wèn)題，針對(duì)性進(jìn)行策略應(yīng)用。1.建立完善的檔案管理制度，為文書(shū)檔案管理提供支撐建立、完善婦幼保健院文書(shū)檔案管理制度，逐步健全制度管理體系，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化開(kāi)展。一是對(duì)于現(xiàn)有與檔案管理工作相關(guān)的制度進(jìn)行梳理，個(gè)性化分析婦幼保健院檔案制度建設(shè)中存在問(wèn)題，并據(jù)此確定檔案制度建設(shè)的目標(biāo)，結(jié)合實(shí)際需要，合理制訂制度建設(shè)計(jì)劃。二是提升制度的規(guī)范性、合規(guī)性、實(shí)用性。從文書(shū)檔案管理的角度來(lái)看，完整的文書(shū)檔案管理制度應(yīng)包括文書(shū)檔案歸檔范圍、保管期限、內(nèi)容文件、管理職責(zé)、分類標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，婦幼保健院的檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，做好制度內(nèi)容的編制。三是做好制度的宣貫與實(shí)施。制度執(zhí)行是制度建設(shè)的關(guān)鍵，再好的制度如果不執(zhí)行、不落實(shí)，那么也無(wú)法實(shí)現(xiàn)其在管理中的作用。從上級(jí)管理層面要做好制度的宣貫，針對(duì)制度執(zhí)行情況定期開(kāi)展檢查，對(duì)于檔案管理制度落實(shí)不到位的情況，要予以通報(bào)并責(zé)令改正。2.把握檔案的基本邏輯特征，科學(xué)實(shí)施檔案分類管理進(jìn)行檔案分類是為了更加具體的認(rèn)識(shí)檔案，科學(xué)管理檔案，準(zhǔn)確查詢檔案。檔案分類是十分重要的基礎(chǔ)性工作，在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，要從大的類別上劃分出文書(shū)檔案，再對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行細(xì)化分類，完成小的類別劃分。由于檔案資料在不同歷史階段具有不同的收集特點(diǎn)，因此實(shí)施檔案分類管理應(yīng)從把握檔案分類的原則著手。只要明確了檔案分類的規(guī)則，即使檔案資料在形成過(guò)程中產(chǎn)生了邏輯變化，也能輕松實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類的目標(biāo)。（1）堅(jiān)持嚴(yán)整性規(guī)則。分類的嚴(yán)整性體現(xiàn)在分類是否具有邏輯性。檔案分類的結(jié)果是形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的邏輯系統(tǒng)。檔案分類要求在縱向上具有從屬關(guān)系，在橫向上具有平行關(guān)系，做到各類之間、各類相同級(jí)位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致。即劃分必須窮盡，每次劃分必須堅(jiān)持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。（2）堅(jiān)持效用性規(guī)則。檔案分類是科學(xué)管理的手段，而并非是為了分類而分類。效用性規(guī)則的本質(zhì)是對(duì)于檔案管理特點(diǎn)的適應(yīng)，即適應(yīng)不同種類檔案及其管理特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行檔案的分類，以滿足檔案科學(xué)管理和方便利用的需要。（3）堅(jiān)持穩(wěn)定性規(guī)則。檔案分類關(guān)系著檔案管理全局，如果分類發(fā)生變化，排架、編號(hào)等相關(guān)工作也會(huì)發(fā)生變化，有些甚至還需要從頭做起。因此不宜頻繁的改變分類方法和分類體系。3.創(chuàng)新文書(shū)檔案管理辦法，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)合理有效的文書(shū)檔案管理方式可以提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理質(zhì)量與效率。一方面應(yīng)大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，結(jié)合實(shí)際情況制訂檔案信息化工作規(guī)劃，細(xì)化檔案信息化工作計(jì)劃，從設(shè)備設(shè)施、技術(shù)條件、人員服務(wù)、軟件配套等方面加大投入，完善建立檔案數(shù)字化工作流程，改進(jìn)檔案的加工方式，推進(jìn)電子檔案的使用，促進(jìn)檔案全面信息化工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)；另一方面創(chuàng)新人員管理辦法，通過(guò)嚴(yán)把入口關(guān)、強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式實(shí)現(xiàn)檔案的專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)施檔案管理專項(xiàng)考核，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的考核，對(duì)于檔案管理的操作實(shí)施進(jìn)行考核評(píng)分，制定匹配的獎(jiǎng)懲辦法，最大限度實(shí)現(xiàn)管理優(yōu)化。4.緊密聯(lián)系醫(yī)療職能特點(diǎn)，加強(qiáng)文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用結(jié)合婦幼保健院自身實(shí)際情況，制定與之匹配的檔案利用辦法，探索檔案開(kāi)發(fā)利用的新方式。一是確定和設(shè)計(jì)文書(shū)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的選題。好的選題是檔案編研開(kāi)發(fā)工作成功的一半，作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)文書(shū)檔案管理人員，要結(jié)合機(jī)構(gòu)所在地區(qū)及當(dāng)前時(shí)勢(shì)需要，科學(xué)研判、精細(xì)選題，做好檔案資料的編撰和利用，為管理決策提供參考。二是做好檔案開(kāi)發(fā)利用的選材。選材是開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)，檔案管理人員要提高對(duì)于檔案材料的認(rèn)識(shí)和利用水平，挖掘文書(shū)檔案資源的價(jià)值和意義，更好地進(jìn)行文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用工作。三是重視檔案鑒定工作。檔案鑒定工作是檔案工作的難點(diǎn)之一，其對(duì)于開(kāi)展業(yè)務(wù)人員的專業(yè)能力、綜合素質(zhì)都有著較高的要求。因此，婦幼保健院要重視對(duì)于檔案人員在專業(yè)能力、綜合素質(zhì)方面的培訓(xùn)，以滿足檔案鑒定工作的需要。四是綜合運(yùn)用檔案開(kāi)發(fā)形式?，F(xiàn)代化社會(huì)具有碎片化閱讀特點(diǎn)，利用“微時(shí)代”手段實(shí)現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型，充分做好檔案開(kāi)發(fā)利用成果的宣傳，提高全院人員對(duì)于檔案開(kāi)發(fā)利用的重視度，增強(qiáng)各部門(mén)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的配合，深入做好檔案開(kāi)發(fā)和利用工作。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)療機(jī)構(gòu)文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，能夠有效促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)職能效用的發(fā)揮。作為婦幼醫(yī)療專業(yè)機(jī)構(gòu)，婦幼保健院文書(shū)檔案管理要多措并舉，通過(guò)完善檔案管理制度、實(shí)施檔案科學(xué)分類管理、創(chuàng)新文書(shū)檔案管理辦法、加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用等策略，構(gòu)建完善的文書(shū)檔案管理體系，推動(dòng)?jì)D幼保健院綜合能力持續(xù)提升。

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作者：陳偉偉