導語：事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理問題及對策一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案管理是事業(yè)單位管理工作的一項重要工作，各項工作的開展都需要它來作為參考依據(jù)，是事業(yè)單位工作可持續(xù)發(fā)展目標實現(xiàn)路上的重要組成部分。在信息技術(shù)和通信技術(shù)體系不斷發(fā)展的大背景下，數(shù)字化技術(shù)援助已在檔案管理工作得到了很大的成效。事業(yè)工作單位管理工作要得到穩(wěn)定快速的發(fā)展，就必須順應現(xiàn)代數(shù)字信息時代的發(fā)展趨勢，加強數(shù)字化管理和信息建設。本文分析闡述了我國國內(nèi)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，和數(shù)字化管理的作用。最后就如何提高數(shù)字化管理水平提出了建議，希望對以后的分析研究有所參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理

事業(yè)單位檔案是對于事業(yè)單位組織工作的構(gòu)建和發(fā)展，對人員調(diào)動財務管理的信息保存手段。任何單位和組織，都離不開檔案管理，所以需要根據(jù)不同時期單位發(fā)展的需求，合理制定檔案管理策略，將數(shù)字化管理歸納入單位工作的重點。在事業(yè)單位的工作中，檔案管理工作為事業(yè)單位的進一步發(fā)展打下了提供第一手資料的堅定基礎。把檔案數(shù)字化，通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、壓縮技術(shù)和掃描技術(shù)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)、聲像保存為歸檔檔案，通過數(shù)字化處理之后，可以利用計算機技術(shù)大大提高檢索的速度，更節(jié)省了檔案存儲空間。所以事業(yè)單位必須加強數(shù)字化檔案的管理整合，有效解決檔案管理中存在的問題，使工作得到順利完善的開展。

一、數(shù)字化檔案管理分析

（一）數(shù)字化檔案管理的意義

所謂數(shù)字化檔案管理，簡單地說就是將傳統(tǒng)的紙張材質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子形式，記錄檔案的工作方式也從人工錄入轉(zhuǎn)變成計算機錄入，實現(xiàn)了檔案管理的統(tǒng)一化、標準化。圖像、視頻等也可以轉(zhuǎn)變?yōu)?和0組成的數(shù)碼序列，統(tǒng)一刻錄到存儲磁盤當中。數(shù)字化管理模式，在檔案管理事業(yè)中起到了很重要的作用，是我國檔案事業(yè)一個跳躍性成就。

（二）數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

1）缺乏現(xiàn)代化管理工具，檔案的數(shù)字化管理離不開計算機設備的支持?，F(xiàn)階段雖然很多的事業(yè)單位都建立了數(shù)字化管理模式，也逐漸認識到了數(shù)字化管理的重要性，但是管理中缺乏規(guī)范化，很多事業(yè)單位的計算機設備和計算機軟件十分缺乏，導致檔案工作數(shù)字化無法全面開展。雖然有了數(shù)字化管理理念，但是沒有硬件設施的配合，提高工作效率的作用將發(fā)揮不出來。2）檔案檢索效率低，數(shù)字化檔案管理中計算機檢索是關(guān)鍵，代替了以往的人工手動檢索方式，大大縮減了查找時間，提升了工作效率，不過目前的事業(yè)單位在檔案檢索方面技術(shù)不夠成熟，檢索效率低，阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，降低了工作質(zhì)量。3）數(shù)字化檔案管理的必要性，檔案管理分為文書檔案、基建檔案和人事檔案三個部分。傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作效率低，不方便查找，所以數(shù)字化管理的優(yōu)勢就體現(xiàn)出來了，查閱更加方便，查找時間縮短，有效提高了經(jīng)濟效益。不再需要大量的人力資源整理，提高了辦公效率。提高了檔案的利用率，讓翻閱檔案工作變得方便簡單，用戶在計算機上就能準確得到有效信息，大大提高了檔案的利用效率。

二、檔案數(shù)字化管理的策略討論

（一）建立完善的檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理是通過運用計算機來進行檔案管理，一系列的管理工作是綜合性活動，所以需要在工作中建立有效的數(shù)字化工作管理系統(tǒng)，事業(yè)單位可結(jié)合自身的實際情況來制定，其中包含有設備的型號選擇、檔案整理、檔案系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)、光盤備份還有掃描錄入、管理查詢等系列工作安排。檔案管理系統(tǒng)的建立屬于數(shù)字化檔案管理的基本方法，可以在單位的內(nèi)部建立一個特殊域名的網(wǎng)站，將所有的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。

（二）檔案管理工作責任的合理分配

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的錄入過程是比較復雜的，由于事業(yè)單位的各項事務在不斷的進行，檔案資料內(nèi)容也越來越多，分類需要非常的詳細。以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要專門的工作人員來收取歸檔并且保存管理，造成很大的負擔。因為合理的規(guī)劃檔案管理工作十分重要，需要在數(shù)字化檔案管理過程中，任何的工作人物和工作問題都要得到有效的解決，工作問題不遺留，把檔案資料完善的編輯和分類，可以專門規(guī)劃幾名工作人員共同參與規(guī)劃工作，保證上交檔案格式的整齊規(guī)范。

（三）檔案管理工作的標準化

事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作除了對于現(xiàn)存的檔案進行數(shù)字化掃描錄入、建立各種檔案表格、財務檔案、員工檔案等分門別類的信息輸入工作之外，還需要根據(jù)單位工作的實際需要，把檔案的提交格式和時間等進行統(tǒng)一規(guī)定，便于工作人員統(tǒng)一錄入管理。對于檔案工作管理的標準化制度設定，就是針對檔案來源、類型以及存檔位置制定統(tǒng)一的檔案資料范本，要求各部門按照標準來執(zhí)行工作，能夠有效提升錄入和檢索工作的完成。

（四）保證檔案的安全管理

數(shù)字檔案不同于以往的傳統(tǒng)文件檔案，在管理工作上就有很多特殊性，建議事業(yè)單位在進行數(shù)據(jù)庫建設時，選擇合適的設備進行檔案保存和備份，根據(jù)檔案的重要程度來選擇不同的保護級別，讓檔案管理人員能夠獲得有效的處理效果，積極保障系統(tǒng)的工作能力，提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性是數(shù)字化檔案管理的重中之重。

三、結(jié)語

數(shù)字化信息技術(shù)已經(jīng)是現(xiàn)在社會中主流的工作技術(shù)種類之一，在檔案管理中運用信息技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式，使得檔案管理的工作質(zhì)量和效率得到有效提高，數(shù)字化管理模式已經(jīng)成為了檔案管理的主要趨勢，事業(yè)單位在工作中必須重視這一現(xiàn)實，在工作中積極引進計算機信息技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，全方位推動我國事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。

作者:邢煒 單位:河北省廣播電視技術(shù)中心

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