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摘要：全面預算管理系統(tǒng)，通過編制準確高效的財務預算、投資預算、經(jīng)營預算，并提供全面的預算編制、審批下達、網(wǎng)上報帳、執(zhí)行控制、預算調(diào)整、預算分析和績效考核為一體的閉環(huán)管理，從而有效地建立起完整的預算管理控制體系，力求通過IT支撐，協(xié)助企業(yè)的組織經(jīng)營活動，能沿著預算管理軌道科學合理地進行。

為順應建立現(xiàn)代企業(yè)制度，全面建立科學、高效、有序的預算管理體系，從而合理配置企業(yè)資源，強化內(nèi)部控制，提高管理水平和經(jīng)濟效益，增強企業(yè)整體實力和競爭力的需求，企業(yè)有必要引入“制度規(guī)范、流程順暢、編制科學、執(zhí)行嚴格和調(diào)控有力”的全面預算管理系統(tǒng)。企業(yè)的全面預算管理工具必須借助有效的信息化手段才能充分發(fā)揮它在戰(zhàn)略與執(zhí)行之間的連接作用。一個優(yōu)秀的全面預算管理系統(tǒng)需要構(gòu)建在多維數(shù)據(jù)模型的基礎之上，并能夠充分整合企業(yè)現(xiàn)有的各種實際數(shù)據(jù)資源。本文從全面預算管理系統(tǒng)的必要性及全面預算管理系統(tǒng)面臨的技術(shù)挑戰(zhàn)、全面預算管理建設的要求、應該注意的問題待方面進行分析，促進企業(yè)全面預算管理系統(tǒng)的應該。

關鍵詞：預算管理系統(tǒng)分析應用

一、全面預算管理系統(tǒng)的作用

全面預算管理信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)克服預算編制的繁瑣、預算控制的乏力、預算分析的滯后，以及預算決策的失靈等諸多問題。

新的一年開始了，去年的預算還未調(diào)整徹底，今年的預算工作卻已提上日程，以期指導企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。上至企業(yè)高層領導，下到車間員工，都在為預算忙碌著。在這樣一種全體總動員的工作氛圍中，預算管理人員卻沒法高興起來，因為他們?nèi)匀幻媾R著這樣或那樣的問題：

“每年從10月份折騰到第二年的3月份，其中僅是收齊各部門的預算就需要兩個月的時間?！?/p>

“初次匯總的結(jié)果中資本開支往往超過集團規(guī)定的合理范圍，運營開支也一般都會高于保證公司預算指標完成的上限?！?/p>

“財務部門不易判斷具體業(yè)務需求，預算調(diào)整經(jīng)常要花費大量時間。

“預算編制以及差異分析等工作沒有信息系統(tǒng)支持，手工操作耗費大量人力，且不能及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務運行中的問題?！?/p>

財務部門與業(yè)務部門都是平級部門，在業(yè)務部門各自爭取資源時，也需要耗費精力來協(xié)調(diào)?！?/p>

為了解決預算管理人員所面臨的問題，建立預算管理信息化平臺成為企業(yè)的必由之路。

全面預算管理系統(tǒng)應用價值：加強基于活動的預算管理提高預算執(zhí)行的事前、事中、事后控制；提供便捷的網(wǎng)上報帳管理；提供方便靈活的工作流審批平臺；提供強大的數(shù)據(jù)分析平臺；與現(xiàn)有的SAP/WFS帳務系統(tǒng)進行無縫連接，實現(xiàn)預算的一體化閉環(huán)管理。

二、全面預算管理面臨的技術(shù)挑戰(zhàn)

1．相對靜態(tài)的預算流程

在沒有信息化手段支持的全面預算管理過程中，預算數(shù)據(jù)編制、匯總的手工工作量較大，預算管理人員的主要精力都耗費在數(shù)據(jù)的收集、檢查、審核、匯總等繁瑣工作中，工作效率較低。由于這種大量低效細節(jié)工作使得很多企業(yè)的全面預算管理變成了一個相對靜態(tài)的管理過程，每年的年度預算確定后，在預算執(zhí)行過程當中，很難有精力和時間來根據(jù)實際情況的變化對預算做出調(diào)整，滾動預算、彈性預算等預算管理方法也很難派上用場。難以滿足快速變化的外部市場環(huán)境對企業(yè)應對速度的要求。

2．控制能力差

全面預算制定過程本質(zhì)上是一個企業(yè)有限資源優(yōu)化配置的過程。現(xiàn)實情況卻是:預算確定后，缺乏有效的手段進行預算執(zhí)行的事前控制，全面預算管理的資源優(yōu)化配置和控制作用難以發(fā)揮，導致預算和實際執(zhí)行成為互不關聯(lián)的兩張皮。

3．協(xié)作困難

手工全面預算管理環(huán)境下，缺乏一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享的工作平臺。數(shù)據(jù)缺乏有效的組織，散落在各業(yè)務部門，難以有效地加以組織利用，數(shù)據(jù)版本容易發(fā)生混淆，這些都給企業(yè)的全面預算管理帶來較大的工作量和管理難度。同時，由于缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)平臺，各級部門在預算的申報、審批、下發(fā)等管理流程中的橫向、縱向溝通效率較低。

4．分析、調(diào)整能力不足

在預算的執(zhí)行過程當中，由于實際執(zhí)行的發(fā)生數(shù)據(jù)分散在企業(yè)現(xiàn)有的各個業(yè)務系統(tǒng)之中，在沒有專業(yè)信息化工具支持的情況下，手工從這些業(yè)務系統(tǒng)中將實際發(fā)生數(shù)據(jù)準確提取、匯總出來的工作是非常繁重的。預算分析的周期很長，難以滿足快速變化的外部市場環(huán)境對企業(yè)應對速度的要求。由于預算分析的周期過長，也使得滾動的預算調(diào)整成了空談。

三、全面預算管理建設的要求

全面預算管理信息系統(tǒng)在功能上需要覆蓋完整的預算管理循環(huán)，如下圖所示，一個完整的全面預算管理信息系統(tǒng)從模塊上應劃分為：預算編制、預算控制、預算分析及管理駕駛艙四個主要的功能模塊。在管理流程方面，全面預算管理信息系統(tǒng)應該支持靈活的預算方案定義，同時提供預算編制、審批、控制、分析、調(diào)整等全過程的流程支持

1、預算信息系統(tǒng)要建立在多維數(shù)據(jù)模型之上

全面預算管理的特點決定了全面預算信息化系統(tǒng)是一個面向分析的管理系統(tǒng)，而不是一個單純面向交易的業(yè)務系統(tǒng)。在面向分析的管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)是由多個維度（角度）描述的，如下圖所示，銷售收入的數(shù)據(jù)是由產(chǎn)品、時間、渠道、客戶、區(qū)域、部門、人員等多個角度進行定義的，在對銷售收入的預算或?qū)嶋H發(fā)生數(shù)據(jù)進行分析的時候，分析人員可能會關心按產(chǎn)品、渠道、客戶等各維度匯總的銷售收入，或者按照不同的維度組合進行數(shù)據(jù)查詢，這些都要求面向分析的管理系統(tǒng)建立在一個多維度的數(shù)據(jù)模型上

2、預算編制對信息系統(tǒng)的要求

預算編制是預算得以實施的前提條件。在這個過程中，預算管理人員將會面臨各種各樣的問題，對信息系統(tǒng)的要求也各有不同：

全面預算管理涉及到企業(yè)全面的業(yè)務邏輯，從銷售、生產(chǎn)、采購、財務、費用分攤、成本計算，涉及到企業(yè)的方方面面。因此，信息系統(tǒng)要能夠靈活的建立復雜的業(yè)務和財務模型。

企業(yè)業(yè)務邏輯經(jīng)常變化，并隨著企業(yè)的管理水平不斷精細化。因此，信息系統(tǒng)建立的預算模型要能夠適應不斷變化的管理需求和業(yè)務邏輯，系統(tǒng)的模型能夠隨著企業(yè)的管理水平不斷精細化。

全面預算要求各業(yè)務單元廣泛參與，各單元的業(yè)務分工不同，各自處理相應的數(shù)據(jù)。因此，信息系統(tǒng)要具有完善的權(quán)限管理功能，能夠設定數(shù)據(jù)權(quán)限（單元格級），以保證企業(yè)的數(shù)據(jù)安全。

企業(yè)各業(yè)務單元的地理位置可能相距很遠，因此要求信息系統(tǒng)具有較強的可擴展性，適應不同的網(wǎng)絡環(huán)境，使本地用戶和外地用戶都能方便的參與預算管理過程。

預算的組織協(xié)調(diào)難度很大，數(shù)據(jù)審核、匯總的工作量大。因此，信息系統(tǒng)要能夠提供預算管理的流程、自動的數(shù)據(jù)分發(fā)、匯總支持，提供預算流程管理的效率。

全面預算最終要體現(xiàn)為財務預算，預算編制過程中有大量的財務規(guī)則和財務計算，如成本費用分攤、根據(jù)銷售和回款計算應收賬款等。因此，要求系統(tǒng)能夠提供財務智能工具，減少公式、規(guī)則的定義工作量，提高編制效率，主要功能包括：快速錄入、修改預算數(shù)據(jù)；提供業(yè)務預測功能；能夠自動生成預算財務報表；支持自定義的財務模型（如應收、應付計算，費用分攤等）；利用內(nèi)置的財務功能，盡可能減少預算公式設置。

預算編制、調(diào)整過程中會產(chǎn)生一系列的版本，容易造成版本管理的混亂。因此要求系統(tǒng)具有較強的版本管理功能，保存不同版本的數(shù)據(jù)。

四、主流全面預算管理系統(tǒng)介紹

目前市場主流的全面預算管理系統(tǒng)主要可分為Excel、ERP系統(tǒng)的預算管理模塊、基于多維數(shù)據(jù)模型的專業(yè)預算管理軟件三類。

1、Excel：Excel以方便、靈活、購置成本低廉、提供大量計算工具等優(yōu)勢備受財務人員推崇，也是普及范圍最廣的一種軟件。但它與生俱來的局限性也使其無法滿足現(xiàn)代企業(yè)開展預算管理的要求，如：Excel針對個人使用，很難作為多人協(xié)同工作的平臺；二維表格體系，數(shù)據(jù)管理散亂；缺乏對業(yè)務、財務模型的支持，需要定義大量公式；預算模型調(diào)整工作量大；無法自動獲取實際數(shù)據(jù)；工作效率低。

2、ERP預算模塊：ERP預算模塊能夠提供多人協(xié)調(diào)工作的平臺；業(yè)務、財務邏輯，公式定義較為直觀；與財務、業(yè)務數(shù)據(jù)緊密集成；預算控制能力強大等，一定程度上彌補了Excel的局限性。但其不支持或有限支持多維數(shù)據(jù)模型；預算模型受限制于ERP的基礎數(shù)據(jù)；與業(yè)務操作集成緊密，實施復雜、周期過長；更多專注與業(yè)務操作層面，宏觀分析能力不足；與不同廠商數(shù)據(jù)集成能力弱等缺陷也使它不能滿足企業(yè)的預算管理需求。

3、基于多維數(shù)據(jù)模型的專業(yè)預算軟件：基于多維數(shù)據(jù)模型的專業(yè)預算軟件所具有的優(yōu)勢包括：模型定義、編制、分析效率很高；提供業(yè)務、財務模型，減少公式定義；專業(yè)的數(shù)據(jù)集成工具可以有效整合現(xiàn)有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。其強大的功能，為企業(yè)固化預算管理流程，構(gòu)建從業(yè)務到財務一體化的預算模型奠定了基礎。當然，我們在運用該專業(yè)預算軟件的同時，需要同其它系統(tǒng)配合使用，避免其沒有事前控制功能的局限性，更好的發(fā)揮它在企業(yè)全面預算管理過程中多作用。

五、全面預算管理中應注意的問題

1、避免目標置換

預算目標從屬于、服從于企業(yè)目標，但在企業(yè)活動中常常會出現(xiàn)嚴格按預算規(guī)定，始終圍繞預算目標，而忘卻了首要職責是實現(xiàn)企業(yè)目標的狀況。究其原因，一是沒有恰當掌握預算控制力度，二是預算指標沒有很好地體現(xiàn)企業(yè)目標的要求，或是經(jīng)濟環(huán)境的變化造成預算目標和企業(yè)目標的偏離。為了防止預算控制中出現(xiàn)目標置換，一方面應當使預算更好地體現(xiàn)計劃的要求，另一方面應適當掌握預算控制力度，使預算具有一定的靈活性。

2、避免過繁過細

有些企業(yè)認為，預算作為管理和控制的手段，應對企業(yè)未來經(jīng)營的每一個細節(jié)都作出具體的規(guī)定，實際上這樣做會導致各職能部門缺乏應有的余地，不可避免地影響企業(yè)運營效率，所以預算并非越細越好。究竟預算應細化到什么程度，必須聯(lián)系對職能部門授權(quán)的程度進行認真酌定，過細過繁的預算等于讓授權(quán)名存實亡。

3、避免因循守舊

預算制定通常采用基數(shù)法，即以歷史的情況作為評判現(xiàn)在和未來的依據(jù)。如職能部門用以前年度的日常支出作為預算編制標準，職能部門就有可能故意擴大日常支出，以便在以后年度獲得較大的預算支出標準。因此，必須采取有效的預算控制措施來避免這一現(xiàn)象，如通過詳盡報表內(nèi)容，健全報表體系等方法減少人為因素，提高精確性和科學性。

4、避免一成不變

預算制定出來以后，預算執(zhí)行者應當對預算進行管理，促進預算的實施，必要時可根據(jù)當時的實際情況進行檢查、修訂和調(diào)整。盡管我們在制定預算時預見了未來可能發(fā)生的情況，并制定出相應的應變措施，但預算一方面不可能面面俱到，另一方面情況在不斷變化，總有一些問題是不可能預見到的。故預算管理不能一成不變，要對預算進行定期檢查，如果情況已經(jīng)發(fā)生重大的變化，就應當調(diào)整預算或重新制定預算，以達到預期目標。

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