導(dǎo)語：檔案法規(guī)對電子文件歸檔范圍的制定一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：歸檔范圍的制定對高校電子文件管理至關(guān)重要。從目前來看，《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)為高校電子文件歸檔范圍的制定提供了指引。高校電子文件歸檔范圍的制定應(yīng)充分考慮需求，結(jié)合電子文件的流程、稿本和一體化的實際來開展。

關(guān)鍵詞：高校；電子文件；歸檔；范圍

電子文件歸檔是電子文件管理的重要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)為電子文件管理提供了支撐，也為電子文件后續(xù)工作提供了基礎(chǔ)，是防止國家和高校電子資源流失的重要舉措，是保障高校記憶延續(xù)的重要途徑。在高校電子文件歸檔工作中，歸檔范圍是否明確、可行，直接影響電子文件管理其他各項工作。新修訂的《檔案法》首次將檔案歸檔范圍納入法規(guī)層面，體現(xiàn)了國家對檔案管理中文件歸檔問題的重視程度，這一立法內(nèi)容也將對高校電子文件管理產(chǎn)生重要的影響。除了《檔案法》外，其他法律規(guī)范的要求對高校電子文件歸檔范圍的制定也產(chǎn)生重要的指引作用，以下詳細(xì)分析。

一、制定高校電子文件歸檔范圍的依據(jù)

在電子文件歸檔工作中，哪些電子文件需要歸檔，哪些不需要歸檔，作為機構(gòu)來說是要進(jìn)行明確規(guī)定的。在電子文件歸檔范圍的確定問題上，大多數(shù)機構(gòu)都以傳統(tǒng)環(huán)境下形成的歸檔范圍作為基礎(chǔ)，結(jié)合文件產(chǎn)生環(huán)境的變化來確定電子文件歸檔范圍。從目前來看，高校電子文件歸檔范圍的制定在很大程度上受到國家有關(guān)法規(guī)的指引。《檔案法》為高校電子文件歸檔范圍的制定提供了重要的依據(jù)。新修訂《檔案法》第十三條規(guī)定，直接形成的對國家和社會具有保存價值的下列材料，應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍，并且詳細(xì)羅列了歸檔范圍。從《檔案法》的相關(guān)內(nèi)容來看，把反映組織沿革和職能活動、維護(hù)企事業(yè)單位的權(quán)益、反映基層群眾性自治組織和活動情況的檔案納入歸檔范圍[1]。《檔案法》所增設(shè)的這個條款是在1987年《檔案法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合實踐發(fā)展的需要而作出的調(diào)整，也反映了實踐對此問題的高度關(guān)注。《檔案法》作為我國檔案事業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)，必然會對檔案工作產(chǎn)生指引、調(diào)節(jié)、協(xié)調(diào)等作用，也會給高校電子文件歸檔范圍的制定提供更多的參考。與《檔案法》的施行同步，其他相關(guān)的檔案管理規(guī)范也應(yīng)進(jìn)行修訂，這種情況也會出現(xiàn)在高校電子文件管理規(guī)范的修訂中。除了《檔案法》之外，教育部于2002年發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定，高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式[2]。該辦法賦予高校制定電子文件歸檔范圍的權(quán)限，具體如何執(zhí)行，在實踐中還需要更多、更具體的參考和指導(dǎo)。從目前來看，國家檔案局頒布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）第3條提到機關(guān)文件材料歸檔范圍，為電子文件歸檔范圍的制定提供更多的依據(jù)。如其中規(guī)定：“反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料……”[3]國家檔案局8號令明確了文書類檔案的歸檔范圍，為高校文書類電子文件歸檔范圍的制定提供了依據(jù)。國家檔案局13號令《機關(guān)檔案管理規(guī)定》第二十七條至第三十條中的相關(guān)內(nèi)容也對歸檔范圍進(jìn)行了明確。在高校電子文件歸檔范圍的制定中，目前可直接參考的是《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），其中有關(guān)電子文件歸檔范圍的內(nèi)容較為明確，如其中規(guī)定“反映單位職能活動、具有查考和保存價值的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)收集、歸檔；文書類電子文件歸檔范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》……”[4]從所引內(nèi)容來看，《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》對目前社會存在的電子文件的各種類型都進(jìn)行了一定程度的規(guī)范，對于高校電子文件歸檔范圍的制定具有積極價值，但是《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》也保留了與傳統(tǒng)載體濃重的聯(lián)系，許多規(guī)定都直接參考和引用紙質(zhì)環(huán)境下形成的規(guī)范?！镀髽I(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》中的有關(guān)規(guī)定值得借鑒，如：“電子文件歸檔范圍應(yīng)包括各業(yè)務(wù)活動中形成的各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及以獨立文檔形式存在的具有保存價值的信息記錄，其來源包括來自辦公自動化系統(tǒng)、支持本企業(yè)產(chǎn)品和業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)和會計管理信息系統(tǒng)、人力資源管理信息系統(tǒng)及本企業(yè)其他職能活動業(yè)務(wù)系統(tǒng)，或從外部接收的。企業(yè)有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)有可能是通過租用或以云計算服務(wù)的形式存在，所形成的電子文件不一定存于本企業(yè)的服務(wù)器中，其產(chǎn)生的電子文件也應(yīng)納入本企業(yè)歸檔范圍?！盵5]所引內(nèi)容充分考慮了電子文件來源的不同，如來源于機構(gòu)內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等文件，具有鮮明的行業(yè)要求；對來源于機構(gòu)外部的電子文件，該指南也有充分考慮，如云存儲形式的電子文件，在進(jìn)行歸檔范圍的制定時更應(yīng)給予關(guān)注。這是高校電子文件管理所面臨的新業(yè)態(tài)，具體到電子文件歸檔范圍的制定上，也要充分考慮這些新業(yè)態(tài)的發(fā)展趨勢和管理的要求，從而能夠更加充分地制定出科學(xué)的歸檔范圍。除上述相關(guān)法律法規(guī)外，目前許多省份結(jié)合實際需要、區(qū)域電子文件管理的特點制定了適合自身情況的電子文件歸檔范圍，如《天津市電子公文歸檔管理辦法》就是其中較有特點的，其中第十三條規(guī)定：“各類電子公文的歸檔范圍和保管期限按國家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，電子公文的歸檔內(nèi)容包括：符合規(guī)范的電子公文版式文件，原格式電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、法律法規(guī)和規(guī)劃及工作報告等重要文件的歷次修改稿、文件在辦理過程中的留痕信息及文件處理單均需轉(zhuǎn)換成版式文件?！盵6]從所引內(nèi)容來看，區(qū)域電子文件歸檔范圍，較國家層面的規(guī)范來說，更加側(cè)重于微觀層面和操作層面，也更符合實際需要。

二、制定電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍的依據(jù)

在電子文件環(huán)境下，電子文件的歸檔是全要素的歸檔，元數(shù)據(jù)的歸檔也是必不可少的內(nèi)容。從目前來看，國家層面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也多強調(diào)此類數(shù)據(jù)的歸檔問題。高校電子文件歸檔范圍的制定也要充分考慮元數(shù)據(jù)。在高校電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍的制定過程中，可以參考《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），其中以列舉的方式規(guī)定了電子文件元數(shù)據(jù)歸檔的主要內(nèi)容，如其中規(guī)定，應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并收集、歸檔。具體內(nèi)容限于篇幅的限制，不再贅錄。從《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》有關(guān)元數(shù)據(jù)的規(guī)定來看，對于元數(shù)據(jù)的內(nèi)容要求與實體環(huán)境下形成的相關(guān)經(jīng)驗相對應(yīng)，提出了一些可供參考的元數(shù)據(jù)項目。當(dāng)然，高校電子文件元數(shù)據(jù)歸檔還有其自身的特點，需要在實踐中不斷摸索。在探索時，要注意不同格式類型電子文件對元數(shù)據(jù)的需求，誠如研究者所論：“電子文件應(yīng)歸檔的元數(shù)據(jù)項是歸檔范圍中不可缺少的一個重要內(nèi)容。針對不同類型的電子文件，所需要采集的元數(shù)據(jù)項是不同的，如文本格式、圖像格式、聲像格式和圖紙、多媒體等各類專業(yè)格式?！盵7]尤其是隨著大范圍出現(xiàn)的網(wǎng)頁電子文件的擴展、各種基建設(shè)計中出現(xiàn)的3D、BIM文件，也為高校電子文件歸檔工作中元數(shù)據(jù)的收集提出了更好的要求。

三、高校電子文件歸檔范圍制定的思考

上述所列電子文件歸檔范圍僅是眾多的電子文件管理中的部分內(nèi)容，在實踐中由于機構(gòu)業(yè)務(wù)活動的不同、組織結(jié)構(gòu)的不同、電子文件產(chǎn)生的流程及所屬行業(yè)規(guī)范約束的不同，有關(guān)電子文件歸檔范圍也存在著眾多的差異。從目前來看，國內(nèi)一些研究者已經(jīng)開始關(guān)注如何從宏觀的角度為電子文件歸檔范圍的確定提供更多的指導(dǎo)和啟示，以便不同的機構(gòu)在制定電子文件歸檔范圍時能有一定的理論支持和框架。這些內(nèi)容對于高校電子文件歸檔范圍的制定來說，同樣具有積極的價值。概括來說，電子文件歸檔范圍需要考慮如下基本要素。1.電子文件管理系統(tǒng)中有關(guān)稿本的問題?！半娮游募牟莞逵涗浟宋募淖匀恍纬蛇^程以及最原始的流轉(zhuǎn)、修改流程等信息，因此保留電子文件草稿也應(yīng)納入電子文件歸檔的范圍內(nèi)?！盵8]“對需要保存草稿或歷次修改稿的電子文件，應(yīng)當(dāng)用版本保護(hù)措施和版本留跡技術(shù)，將重要的草稿、定稿一并歸檔?！盵9]從上述所引的內(nèi)容看，對于機構(gòu)電子文件歸檔范圍的制定來說，考慮稿本問題也不能盲目擴大范圍，應(yīng)該集中于電子文件中有重大價值的文件，如果盲目擴大范圍，必然會增加電子文件管理的壓力，使得機構(gòu)電子文件管理陷入復(fù)雜的管理局面。2.電子文件產(chǎn)生的流程。電子文件產(chǎn)生流程的不同，也會導(dǎo)致電子文件歸檔方式的巨大差異?！白R別文件流程伊始，必須跳出IT系統(tǒng)本身，先分析工作流程，包括相關(guān)的規(guī)章和業(yè)務(wù)需求，以確定究竟哪些證據(jù)需要保存。由于文件與業(yè)務(wù)流程直接關(guān)聯(lián)，識別文件要借助標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程分析技術(shù)和工具，比如活動圖表、流程分解和流程圖?！盵10]在這樣的情況下，為高效完成電子文件歸檔工作，“就不能簡單將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔流程照搬到電子文件歸檔中，必須從電子文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)系統(tǒng)開始……使電子檔案能夠像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣，起到其憑證價值的作用，具備同等的法律效力”[11]。3.合理考慮電子文件歸檔與OA系統(tǒng)的關(guān)系。從目前來看，在電子文件歸檔范圍的制定過程中，很少考慮與OA系統(tǒng)的銜接問題。許多高?；谝延械奈募芾韺嵺`，將電子文件保存在OA系統(tǒng)中，這是較為普遍的做法。由于OA系統(tǒng)在規(guī)劃、設(shè)計時并沒有充分考慮電子檔案保管的需求，尤其是滿足電子文件管理“四性”檢測的需要，對于電子文件元數(shù)據(jù)的捕獲、鏈接、處置等方面，也缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃，因此在電子文件歸檔范圍的制定過程中，遵循大電子文件觀，從OA系統(tǒng)設(shè)計出發(fā)，把電子文件歸檔的各要素有機融合在文檔一體化的規(guī)劃中，并明確相關(guān)的管理要求、元數(shù)據(jù)方案等，是電子文件歸檔范圍制定過程中需要充分考慮的內(nèi)容。隨著新《檔案法》的施行，《檔案法》中有關(guān)歸檔范圍及檔案信息化建設(shè)方面的規(guī)定，如對電子檔案“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，對高校電子文件歸檔范圍的制定提出了新的挑戰(zhàn)。高校檔案管理部門應(yīng)該立足電子文件的基本特性、高校檔案工作的特點、高校檔案歸檔范圍的具體內(nèi)容及電子文件歸檔的基本要求，認(rèn)真分析和研究適合本機構(gòu)的電子文件歸檔范圍，這樣才能真正適應(yīng)國家檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢，才能更好地開展高校電子文件管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國檔案法.[EB/OL].[2021-11-27].

[2]高等學(xué)校檔案管理辦法.[EB/OL].[2021-11-27].

[3]機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定.[EB/OL].[2021-11-25].

[4]電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T18894-2016[EB/OL].[2021-11-27].

[5]企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南[EB/OL].[2021-11-28].

[6]天津市電子公文歸檔管理辦法.[EB/OL].[2021-11-27].

[7]田雷.電子文件歸檔范圍與保管期限研究[J].北京檔案，2012（9）：22.

[8]史愛麗.OA系統(tǒng)中電子文件歸檔問題分析及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（2）：114.

[9]馮惠玲，劉越男.電子文件管理教程[M].2版.北京：中國人民大學(xué)出版社，2017：138.

[10]王英，蔡盈芳.電子文件管理[M].北京：清華大學(xué)出版社，2016：48.

[11]張才千，楊樺.基于流程管理的電子文件歸檔研究[J].檔案管理，2016（4）：50.

作者：劉玉紅