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這是我第一次接觸和參與日常工作中的檔案工作.由于之前本人對檔案工作以及其重要性的認(rèn)識都是來自于課本上的知識和課堂上老師的傳授,因此對檔案工作的認(rèn)識比較平面化概念化,認(rèn)為只是簡單的整理任務(wù),通過這次實習(xí)才認(rèn)識到自己在這方面的錯誤,并且真正體會到了檔案工作在機關(guān)日常工作的重要性和檔案工作電子化的迫切性.

我在我們縣勞動局的人才交流中心實習(xí),因為正值七八月間,正是各高校將畢業(yè)生檔案寄回畢業(yè)生戶籍所在地的高峰時段,所以登記和查收當(dāng)天收到的來自各地高校的學(xué)生檔案便成了我首要任務(wù).

我本以為檔案的查收工作是一項很簡單的工作，就是從傳答室把寄到的檔案拿過來，然后登記編下號，事實上卻并非如此，也沒我想象的那么簡單．檔案的查收工作主要有以下幾個環(huán)節(jié)：即檔案的核查﹑問題檔案的處理﹑寄回執(zhí)和檔案登記編號．下面我就來具體介紹下每一個環(huán)節(jié)的具體操作內(nèi)容．

首先是檔案的核查，顧名思義就是檔案的核對和檢查．這一環(huán)節(jié)具體分為兩個步驟．第一步是檔案的核對，即三對，對數(shù)量，對姓名，對原籍地址．對數(shù)量，就是將校方提供的清單上的檔案數(shù)量與實際收到的檔案數(shù)量進行核對，看看兩者是否有出入；對姓名，就是對檔案的所有人進行核實，是否與校方提供的名單一致；對原籍地址，這一步看似可有可無，其實很關(guān)鍵，由于我國文化的特殊性，經(jīng)常會出現(xiàn)同名同姓﹑同名同姓異性等情況，因此也不排除會因這種原因而把檔案錯寄，為了及時排除這種可能性，必須認(rèn)真核對檔案袋上畢業(yè)生原籍，以免帶來更多不必要的麻煩．第二步是對檔案內(nèi)容的檢查，大家都見過人事檔案袋，在這類檔案袋的封面上都已將檔案內(nèi)所包含的資料標(biāo)明，我們的任務(wù)就是按圖索驥，根據(jù)檔案袋上所標(biāo)明的數(shù)量進行逐一核對，將存在問題的檔案找出登記，其中常見的問題主要有以下兩個：資料的缺失和資料的錯放．這些問題表明，各高校在檔案管理方面存在著一定的問題．筆者曾在去年參加過學(xué)校內(nèi)畢業(yè)生檔案的整理工作，認(rèn)為學(xué)校檔案整理工作在某些環(huán)節(jié)上規(guī)范性不足有待提高．尤其在組織人員方面，對工作人員的專業(yè)素質(zhì)沒有嚴(yán)格要求，沒有考慮到檔案管理專業(yè)學(xué)生的專業(yè)優(yōu)勢．

其次是問題檔案的處理．這一環(huán)節(jié)主要是對在檔案核查這個環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的問題檔案進行處理．該環(huán)節(jié)的工作是以學(xué)校為單位，當(dāng)核查完當(dāng)年某所學(xué)校寄返的畢業(yè)生檔案后，通過電話聯(lián)系校方集中處理存在問題的檔案，如退返錯寄檔案，學(xué)校補寄錯﹑漏﹑失的檔案和相關(guān)資料．

接下來是把回執(zhí)寄回學(xué)校,由于畢業(yè)生的檔案是通過郵寄的方式寄返的，因此在完成對檔案的核查及問題檔案處理等環(huán)節(jié)后，務(wù)必把回執(zhí)寄回學(xué)校，表明你方已收到檔案，這樣一來，就說明學(xué)校向原籍人事部門移交學(xué)生檔案的工作已經(jīng)結(jié)束．

最后是檔案的登記編號．對收到的畢業(yè)生檔案進行登記編號是為了便于統(tǒng)一管理和以后查找．根據(jù)根據(jù)各地人事部門相關(guān)政策，學(xué)生畢業(yè)時其檔案將由學(xué)校統(tǒng)一寄回其原戶籍所在地的人才交流中心保管，這樣一來，既加強了對畢業(yè)生檔案的管理，有效的防止了檔案的流失，同時又解決了長期以來困擾各高校的掛靠在學(xué)校的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案只增不減的問題．檔案的登記編號除了有助于檔案的集中同一管理，更重要的目的為了以后的查找，以提高機關(guān)單位的辦事效率．對此各地的人才交流中心都備有畢業(yè)生檔案登記冊，以便對本年內(nèi)的應(yīng)屆生檔案進行隨機登記和編號，等到有應(yīng)屆生憑有效證明來取檔案或者相關(guān)資料時，辦事人員就可以根據(jù)登記冊上的編號到檔案室取檔案，這樣不僅縮短了辦事時間，又提高了機關(guān)辦事效率．

以上就是檔案查收工作的四個環(huán)節(jié)，四個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，其中第一個環(huán)節(jié)是整項工作的基礎(chǔ)，而第四個環(huán)節(jié)既是整項工作的關(guān)鍵，同時也是人事部門所有檔案管理工作的基礎(chǔ)，由此可見，第四環(huán)節(jié)檔案登記編號工作對于人事機關(guān)日常工作的重要性，那么，我認(rèn)為要提高人事機關(guān)日常工作整體的工作效率，就應(yīng)該從這第四環(huán)節(jié)入手，那么怎么樣才能使這一環(huán)節(jié)的工作有質(zhì)的飛躍呢？

經(jīng)過這次教學(xué)實習(xí)，我認(rèn)為解決這個問題目前最好的辦法就是加快檔案工作電子化的進程，改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對應(yīng)屆畢業(yè)生人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運行應(yīng)屆畢業(yè)生檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機在不接觸人事檔案的前提下查閱人事檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于應(yīng)屆畢業(yè)生檔案的保密和安全。而且這也是對網(wǎng)絡(luò)化檔案工作的極有意義的探索．

俗話說＂干一行，愛一行，既然我選擇了檔案管理這個專業(yè)，那么在以后工作和學(xué)習(xí)的道路我就該不斷積累經(jīng)驗，積極創(chuàng)新，更好的為人民服務(wù)．＂路漫漫，其修遠兮，吾將上下而求索?！?/p>