導(dǎo)語(yǔ)：科技檔案的整理技巧一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

由于分類目的不同，科技檔案有二種分類，一是科技檔案的實(shí)體分類，二是科技檔案信息分類。科技檔案實(shí)體分類是以館（室）藏科技檔案為對(duì)象，根據(jù)科技檔案的內(nèi)容特征和形成規(guī)律，將全部科技檔案劃分為若干類別的過(guò)程。以下所講的科技檔案分類即為科技檔案的實(shí)體分類。

一、科技檔案分類的目的

1、實(shí)現(xiàn)科技檔案的系統(tǒng)化和科學(xué)管理。

2、編制出科技檔案的分類目錄（或?qū)ｎ}目錄）。

3、為科技檔案的統(tǒng)計(jì)和利用提供條件。

二、科技檔案分類的基本要求

1、分類應(yīng)力求保持科技檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。

內(nèi)容相近的科技檔案，只能在同一大類或?qū)兕愔谐霈F(xiàn)，而不應(yīng)在不同的類中出現(xiàn)。

2、分類要符合檔案形成專業(yè)或形成單位科技活動(dòng)的特點(diǎn)。

由于不同專業(yè)和不同類型的單位，其生產(chǎn)、技術(shù)活動(dòng)的性質(zhì)、任務(wù)和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如機(jī)械、冶金、化工、紡織專業(yè)系統(tǒng)之間；工業(yè)建筑、水利、氣象之間……）。因此，不同的單位，科技檔案的分類不能簡(jiǎn)單化地采用同一種方法。

3、在一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)或一個(gè)單位內(nèi)部，同一種科技檔案，在同一層次內(nèi)的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致。

只有標(biāo)準(zhǔn)一致，科技檔案劃分的類和屬類才能層次清楚、條理清晰，才有利于編目工作的進(jìn)行，也方便保管和利用。但是對(duì)于同一種科技檔案的不同類別層次，其分類標(biāo)準(zhǔn)允許有所不同。分類的結(jié)果，同位類之間只能平行，不能交叉重疊。

4、分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

專業(yè)系統(tǒng)分類的標(biāo)準(zhǔn)化，有利于科技檔案向科技專業(yè)檔案館移交，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化，也便于同一專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)科技檔案工作人員之間的業(yè)務(wù)交流。

5、分類的詳略程度，由本單位科技檔案數(shù)量的多少來(lái)決定。

為便于科技檔案管理和利用，在科技檔案分類過(guò)程中，科技檔案數(shù)量多的應(yīng)分得細(xì)一點(diǎn)，數(shù)量少的應(yīng)分得簡(jiǎn)略些。在同一單位內(nèi)，不同類的分類層次可以有所不同。

三、科技檔案分類的幾種常用方法

1、工程分類法：以工程項(xiàng)目為單元?jiǎng)澐挚萍紮n案的類別。它適用于基本建設(shè)檔案。

2、型號(hào)分類法：以各個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元?jiǎng)澐挚萍紮n案的類別。它適用于機(jī)械產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案。

3、課題分類法：以各個(gè)獨(dú)立的研究課題為分類單元?jiǎng)澐挚萍紮n案的類別。它適用于科研課題檔案。

4、專業(yè)分類法：按科技檔案反映的專業(yè)性質(zhì)分類。

5、地域分類法：根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分類別，如測(cè)繪檔案。

6、時(shí)間分類法：按照科技檔案內(nèi)容反映的時(shí)間特征進(jìn)行分類。

在實(shí)際分類中，往往是幾種分類方法相結(jié)合，才能得出一個(gè)較好的分類方案。例如，機(jī)械設(shè)備檔案，一般采用型號(hào)分類法，但如果機(jī)械設(shè)備很多，我們可以先根據(jù)設(shè)備的使用性質(zhì)（專業(yè)）進(jìn)行分類，然后在同一使用性質(zhì)范圍內(nèi)再按型號(hào)分類。

四、編制科技檔案分類方案

科技檔案分類方案，也稱科技檔案分類表?？萍紮n案分類表是用來(lái)組織科技檔案案卷并將所有案卷分門別類組成科技檔案體系的一種依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

利用科技檔案分類表，就可將科技檔案性質(zhì)相同的案卷放在同一類里，相近的放在相近的類內(nèi)，使每一卷科技檔案都有對(duì)號(hào)入座的位置，查找時(shí)只要說(shuō)出有關(guān)的特征，就能很快地找到。

㈠編制科技檔案分類方案的原則

1、分類方案應(yīng)以專業(yè)系統(tǒng)的分類為指導(dǎo)。

2、分類方案應(yīng)當(dāng)有足夠的容量，能包容本單位庫(kù)藏科技檔案的全部。

3、平行類目之間應(yīng)當(dāng)是互相排斥的，上位類必須包含它所屬的下位類，下位類必須是其上位類的組成部分。

4、分類要科學(xué)、合理，分類方案應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。

㈡科技檔案分類方案的結(jié)構(gòu)

一個(gè)完整的科技檔案分類表，主要內(nèi)容包括：說(shuō)明和分類表兩部分。

1、說(shuō)明：分類所依據(jù)的原則，大類的次序及其排列的理由，使用該分類方案的方法，編制的經(jīng)過(guò)等等。

2、分類表：是科技檔案分類體系的具體表現(xiàn)，是許多類目依照一定的原則組織起來(lái)的一個(gè)科學(xué)體系。

分類表揭示了科技檔案可分成哪幾大類，每一大類又可分成哪幾個(gè)屬類，每一屬類又可分為哪幾個(gè)小類，這樣依次下去，每類都有一定的名稱，稱為類目，這就使得科技檔案分類工作有了具體的依據(jù)。

在分類方案中，類目的設(shè)置一般是以科技檔案所含的內(nèi)容來(lái)作為分類標(biāo)準(zhǔn)的，因?yàn)檫@是科技檔案最主要的東西，是它的本質(zhì)屬性。

在分類表中，每一個(gè)類目應(yīng)分別給以一定的代號(hào)，代號(hào)可以用字母也可以用數(shù)字，由字母和數(shù)字組成的代號(hào)稱為混合號(hào)碼。

㈢科技檔案分類方案的編制方法

1、了解和掌握庫(kù)藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)。

2、根據(jù)科技檔案分類原理，對(duì)每種科技檔案確定具體的分類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法。

3、設(shè)置科學(xué)、合理的類目體系，以文字?jǐn)⑹龊蛨D表的形式表示出來(lái)。

類目體系確定后，應(yīng)給每個(gè)類目以固定的代字或代號(hào)，并用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式將類目體系表達(dá)出來(lái)。

4編寫(xiě)分類方案（分類表）。示例如下：

㈣科技檔案分類的方法和步驟

1、做好科技檔案分類的準(zhǔn)備

⑴熟悉、掌握科技檔案分類方案。

⑵了解科技檔案的基本內(nèi)容。

2、確定案卷的類目

先找大類，再找屬類，后找小類，層層下推，直至切合為止。這樣確定的類，是這個(gè)案卷應(yīng)歸入的主要類目。主要類目決定案卷在庫(kù)房?jī)?nèi)分類排架的位置。

3、確定案卷的類號(hào)

確定每一個(gè)案卷所屬類目的過(guò)程也是給這個(gè)案卷以分類號(hào)的過(guò)程。但是分類號(hào)不等于就是案卷的排架號(hào)，因?yàn)橥活愄?hào)下還有眾多的案卷，如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)姆椒ò阉鼈儏^(qū)分開(kāi)來(lái)，它們的先后次序就不能在柜架上固定下來(lái)。因此，有了分類號(hào)還得編制案卷排架次序號(hào)碼，分類號(hào)加上排架號(hào)就是案卷的索取號(hào)。

科技檔案的編號(hào)

一、什么是科技檔案的編號(hào)（定義）

科技檔案的編號(hào)，是指科技檔案案卷的編號(hào)。它是科技檔案管理部門用來(lái)反映科技檔案分類層次和案卷排列次序的一組符號(hào)。（是科技檔案分類號(hào)和案卷順序號(hào)的組合體）

二、科技檔案編號(hào)的作用

它是管理科技檔案的一種工具，它起著固定科技檔案的整理成果，反映科技檔案分類和排列次序，指引查找調(diào)閱科技檔案的作用。

三、科技檔案號(hào)的編制要求

1、要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致。

2、科技檔案號(hào)由代字和代號(hào)組成。

3、編號(hào)應(yīng)力求簡(jiǎn)明，不要過(guò)于繁雜。

要編號(hào)簡(jiǎn)明，首先要做到分類簡(jiǎn)單，其次是類號(hào)表示簡(jiǎn)化，否則難以使編號(hào)簡(jiǎn)明。

4科技檔案號(hào)是一個(gè)獨(dú)立的號(hào)，一個(gè)科技檔案號(hào)只能代表一個(gè)案卷，同一個(gè)檔案號(hào)不能代表兩個(gè)以上不同的案卷。

四、科技檔案號(hào)的結(jié)構(gòu)

科技檔案案卷檔號(hào)的結(jié)構(gòu)：

（全宗號(hào)）——實(shí)體分類號(hào)（含項(xiàng)目代號(hào)）——案卷順序號(hào)

科技檔案文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)：

（全宗號(hào)）——實(shí)體分類號(hào)（含項(xiàng)目代號(hào)）——案卷順序號(hào)——件號(hào)

1、全宗號(hào)的編制方法

全宗號(hào)是一個(gè)進(jìn)館單位所有檔案（即全宗）的代號(hào)，由檔案館給出，如果不屬進(jìn)館單位，全宗號(hào)可以省略。

2、實(shí)體分類號(hào)的編制方法

科技檔案的實(shí)體分類號(hào)由實(shí)體分類方案中的類目代號(hào)和項(xiàng)目代號(hào)（即產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號(hào)）兩部分組成。如果不用項(xiàng)目代號(hào)，也可直接用實(shí)體分類方案中的代號(hào)。各類目代號(hào)之間通常用“．”隔開(kāi)。

3、案卷順序號(hào)的編制方法

科技檔案案卷順序號(hào)是指該案卷在其分類的最后一級(jí)類目下的排列順序號(hào)，從“1”開(kāi)始依次順延。案卷號(hào)與分類號(hào)之間通常用“—”隔開(kāi)。

4、件號(hào)的編制方法

件號(hào)是案卷內(nèi)每一份文件的排列次序，每卷從“1”開(kāi)始。

科技檔案分類目錄的編制

科技檔案分類目錄是按照科技檔案分類表中的基本類目，以每一大類為基本單元建立的科技檔案案卷的分類登記帳。

1、科技檔案分類目錄的作用

固定科技檔案分類、排列的次序，揭示科技檔案的內(nèi)容與成份，是直接按類別查找科技檔案的檢索工具。

2、科技檔案分類目錄的編制要求

嚴(yán)格按照科技檔案分類、排列的次序，以案卷為單位進(jìn)行登記編制。

3、科技檔案分類目錄的編寫(xiě)方法

科技檔案分類目錄格式如下：

⑴序號(hào)：按分類登記的排列次序號(hào)，每類從1開(kāi)始。

⑵檔案號(hào)：即“檔號(hào)”?？萍紮n案案卷的編號(hào)（見(jiàn)案卷封面）。

⑶案卷題名：（見(jiàn)案卷封面）

⑷頁(yè)(件)數(shù)：科技檔案案卷內(nèi)文件的頁(yè)數(shù)或件數(shù)，裝訂案卷為“頁(yè)數(shù)”，不裝訂案卷為“件數(shù)”。

⑸歸檔年度：該項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)的年度。

⑹密級(jí)：（見(jiàn)案卷封面）

⑺保管期限：（見(jiàn)案卷封面）

⑻保管柜號(hào)：案卷存放在庫(kù)內(nèi)的柜(箱)、層號(hào)。

⑼備注：根據(jù)需要注明有關(guān)問(wèn)題。