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會議紀要是記載和傳達會議情況及議定事項時使用的一種公文。會議紀要是對會議討論的事項，擇其要點加以歸納整理，以通報會議精神，統(tǒng)一認識，指導工作。它可以由會議主持單位直接下達，或加批語下達，或呈報上級機關批轉下達。會議紀要的主要作用是：首先，使與會者了解和掌握會議主要精神；其次，便于上級了解情況，向下級貫徹會議精神。會議紀要的主要特點是：紀實性、紀要性、系統(tǒng)性。按會議的性質(zhì)可將會議紀要分為以下幾種：辦公會議紀要、工作會議紀要、座談會議紀要、學術討論會議紀要、技術鑒定會議紀要等。

會議紀要的結構，一般由標題、正文和落款三部分組成。

標題。常見的寫法有三種：公文式規(guī)范標題，即由機關名稱、會議名稱（或事由）和文種組成，省略式標題，即省去機關名稱，只有會議內(nèi)容和文種兩部分組成；正副式標題，正標題為會議的中心內(nèi)容，副標題則由會議名稱加“紀要”組成。

正文。包括開頭、主體、結語三部分。

正文的開頭，主要寫會議概況。包括召開會議的單位、時間、地點、目的、參加人員、主要議程、討論的事項、會議效果如何等。有的還寫上開會的背景、會議的必要性和重要性。以上內(nèi)容并非所有會議紀要都必須具備，寫時可根據(jù)具體情況靈活掌握，要寫得簡明概括。

正文的主體，是會議紀要的中心。不同的會議，“紀要”中心部分的寫法也不完全相同：辦公會議紀要主要把討論和決定的問題寫出來；工作會議紀要，可簡要回顧以往的工作，提出今后的工作任務及相應的措施和辦法，也可只寫討論的主要問題；座談會議紀要和學術討論會議紀要，要把與會人的發(fā)言加以綜合整理，有條理、有層次地反映出來，個別有獨到見解的發(fā)言或觀點，要寫出發(fā)言人的姓名，必要時還要冠以職務；技術鑒定會議紀要，要圍繞鑒定的項目，將有關問題作以概述，并寫明鑒定結果。如果是大型會議的會議紀要，可按問題的不同性質(zhì)、不同方面，分為幾個部分，每一部分寫一個問題；或用小標題的形式，概括各部分的主要內(nèi)容；或分條設款列項來寫。無論采取什么方法寫，每個問題都必須有觀點、有材料、有分析、有結論，有時還要有解決問題的辦法和措施。主體部分的每個問題或段落之首，往往冠以“會議認為”、“會議指出”、“會議強調(diào)”、“會議決定”等習慣用語，這些習慣用語在會議紀要中起著連接和強調(diào)的作用。

正文的結語，或?qū)憰h的“希望”、“號召”；或突出會議的意義、作用；或提出尚未解決的問題；或?qū)懗鲋鬓k單位對貫徹會議精神的要求等。

落款。往往只有日期一項內(nèi)容，如需要抄報或抄送其他機關的，則需在落款處寫明發(fā)文單位名稱，并加蓋公章。如果日期寫在標題下，則可不寫落款內(nèi)容。

寫好會議紀要，必須做好會議記錄，了解整個會議的主旨，充分搜集各小組的意見和建議；要緊緊圍繞會議的中心，突出會議的主要精神，分清主次；對材料進行歸納分類、提煉概括時，要尊重會議事實。會議紀要的語言要簡潔、準確，要注意結構的邏輯性。

范例一

關于對××地區(qū)放寬政策

發(fā)展第三產(chǎn)業(yè)現(xiàn)場辦公會紀要

19××年×月×日，區(qū)委副書記××、副區(qū)長×××，在××地區(qū)××鎮(zhèn)主持召開了對××地區(qū)放寬政策和發(fā)展第三產(chǎn)業(yè)的現(xiàn)場辦公會議。

會議決定事項如下：

一、關于放寬政策問題

（一）為了貫徹××地區(qū)工作會議精神，對××退耕還林地區(qū)所造成的農(nóng)民口糧減少問題，區(qū)委決定保證該地區(qū)每人每年×××斤口糧，由糧食部門調(diào)給議價糧，按平價銷售。價差由鄉(xiāng)、鎮(zhèn)財政部門根據(jù)不同情況予以補貼。由農(nóng)林部門與鄉(xiāng)、鎮(zhèn)政府作出年度計劃，經(jīng)農(nóng)林、糧食、財政部門認定后，報農(nóng)林部門核批。

（二）貸款問題。支持××地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展，只有發(fā)展企業(yè)和廣開多種經(jīng)營門路，為此農(nóng)業(yè)銀行在貸款上給予支持。

（三）興辦企業(yè)，辦理工商營業(yè)執(zhí)照問題。區(qū)政府確定一位副區(qū)長，定期召開區(qū)有關部門負責同志參加的現(xiàn)場辦公會，現(xiàn)場審查核批。

二、關于發(fā)展第三產(chǎn)業(yè)問題

（一）會議原則同意在××公路、××地段東側，建設商業(yè)街，要按有關規(guī)定讓開地下線，建設臨時性商業(yè)設施。

（二）會議同意在××鄉(xiāng)政府辦公大院門前的公路東側擴建整流器廠，有關占地和基建問題與各公司建設項目均應按基建程序由區(qū)規(guī)劃辦和計劃部門協(xié)助辦理。在設計施工中，要注意安全問題。

（三）關于籌建貨場問題?？上騾^(qū)政府寫書面請示，由××同志牽頭，召集區(qū)計委、農(nóng)辦、規(guī)建辦等有關部門負責同志研究，提出籌建辦法，然后報市政府審批。

（四）關于發(fā)展畜牧業(yè)問題。由區(qū)畜牧局向××地區(qū)提供×××××只種雞，該地區(qū)如購買奶牛，還可免費協(xié)助作好鑒定和檢疫工作。飼料問題，對××地區(qū)已開辦的飼料加工廠提供原料糧和關于購買議價飼料，供飼料，以奶換料等問題，由區(qū)糧食局研究解決。

會議最后，區(qū)委書記××同志講話強調(diào)指出：區(qū)委、區(qū)政府對××地區(qū)予以放寬政策，各有關部門要在政策允許的前提下，予以積極支持?！痢恋貐^(qū)的鄉(xiāng)、鎮(zhèn)領導要發(fā)動群眾，認真討論如何致富問題。我們大家要齊心協(xié)力，使××地區(qū)早日富裕起來。

××地區(qū)人民政府

一九××年×月×日

抄報：省人民政府

抄送：本區(qū)財政局、農(nóng)業(yè)局、林業(yè)局、糧食局、農(nóng)行；本區(qū)鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府

范例二

××物理學會×射線專業(yè)委員會

第三屆學術交流會會議紀要

由××科技大學、××電訊工程學院組織籌辦、經(jīng)××市科學技術委員會批準，于19××年×月×日在××市召開了物理學會X射線專業(yè)委員會第三屆學術交流會。參加會議的有本市的大專院校、科研所、廠礦企業(yè)等58個單位，88名代表。

會上，××市物理學會常務理事××同志首先向大會宣布：××市物理學會X射線專業(yè)委員會第三屆學術交流會會議開始。××市科委主任×××同志傳達了中國物理學會X射線專業(yè)委員會第二次工作會議精神以及省、市有關文件，××市X射線衍射熒光分析協(xié)作組組長、××科技大學教授王×同志總結了三年來協(xié)作組的工作并講了今后的打算和努力方向，××市科學技術交流中心主任張×同志講了話，他希望各位代表回到原單位后，加倍努力，提高X射線分析的工作效率，為“四化”建設作出更大的貢獻。

會議邀請了××大學物理系固體物理教研室主任劉××副教授作“非晶態(tài)結構的X射線衍射測定”的專題報告；中國科學院××分院張××助理研究員作“晶體結構測定方法及其進展和EXAFS原理及其進展”的專題報告?！痢羶x表廠、××議表原件廠的代表分別就單色四聚焦照像機的原理和結構特點及各種X射線照像機和防護罩、射線管的使用和維護等進行了介紹，受到代表們的歡迎和好評。

會議收到論文資料四十多篇，其內(nèi)容豐富，涉及面廣，針對性強。既有基礎理論、基本方法和實驗技術的研究，又有結合我省自然資源和地理、采礦、冶金、建材、化工、電子和國防等重大科研課題的探討。如電子元、器件生產(chǎn)過程的檢測、煤石的應用等。其中25位代表在會上宣讀了論文，其余的論文進行了書面交流。會議認為，這些論文是寶貴的科學性的經(jīng)驗總結，對今后的工作定會起到積極的指導作用和推動作用。

會議決定：一、關于19××年下半年舉辦一次“熒光分析”專題討論會。由××醫(yī)學院、××地質(zhì)礦產(chǎn)研究所負責籌辦。二、于19××年舉辦一次“計算機在X射線分析中的應用”講習班，由××電子計算機科研所、科學院××化學研究所負責籌辦。三、19××年在××市舉行第四屆學術交流會，由科學院物理所、××大學負責籌辦。

為了迎接第四屆X射線衍射分析會的召開，會議要求各單位抓緊時間積極開展工作，寫出高質(zhì)量的學術論文參加全國學術年會。

會議經(jīng)過與會代表的共同努力，收到了預期效果，取得了圓滿的成功。

××物理學會X射線專業(yè)委員會

一九××年×月×日