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一、什么是公文

公文是公務(wù)文件的簡(jiǎn)稱(chēng)，所指的是機(jī)關(guān)辦公時(shí)使用的各種

收發(fā)文件、電報(bào)、報(bào)表、會(huì)議文件、調(diào)查材料以及各種記錄、登記表冊(cè)等。

公文的定義：

定義一：公文是法定機(jī)關(guān)與組織按照特定的體式，經(jīng)過(guò)一定處理程序制成的書(shū)面文字材料，作為傳達(dá)意圖、辦理公務(wù)與記載工作活動(dòng)的一種工具。

定義二：《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中指出：黨的機(jī)關(guān)公文是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理業(yè)務(wù)的具有特定效力和規(guī)范各式的文書(shū)。

對(duì)這段定義的四點(diǎn)說(shuō)明：

（一）公文是各類(lèi)機(jī)關(guān)與組織在其工作活動(dòng)中普遍使用的一種工具。

“各類(lèi)機(jī)關(guān)與組織”不僅包括各級(jí)政府機(jī)關(guān)及其各個(gè)部門(mén)，也包括黨的機(jī)關(guān)以及各種團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位在內(nèi)。

（二）公文是一種記錄和傳遞信息的書(shū)面文字。

各類(lèi)載體和傳遞形式的文書(shū)，都是一種記錄信息的書(shū)面文字，這是文書(shū)與其它信息記錄的區(qū)別。除了書(shū)面文字外，還有用聲音、圖象等記錄的材料，如照片、錄音帶、光盤(pán)等等，這些又叫聲相記錄。無(wú)論聲相記錄反映的內(nèi)容是否屬于公務(wù)活動(dòng)，它們都不屬于公務(wù)文書(shū)的范圍，因?yàn)樗鼈儾痪哂泄牡男再|(zhì)和特點(diǎn)。有時(shí)可能作為公文的附件。

（三）公文是按照特定的體式和一定的處理程序制成的書(shū)面材料。

公文同一般文章、作品、新聞報(bào)道等有所不同，它有規(guī)定的體式，并且要經(jīng)過(guò)一定的處理程序。

（四）公文是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)具體領(lǐng)導(dǎo)與管理政務(wù)，機(jī)關(guān)與組織處理工作的一種工具。

通過(guò)公文制定政策、法令，傳達(dá)貫徹方針政策，部署指導(dǎo)工作，交流工作情況與經(jīng)驗(yàn)，記載工作活動(dòng)情況等。

二、公文的特點(diǎn)

（一）鮮明的政治性。內(nèi)容必須具有明確的政治意圖，這是公文最本質(zhì)的特征。

（二）法定的權(quán)威性和效用。來(lái)源和出處上與其它文章、作品不同，不是誰(shuí)都可以寫(xiě)的。必須是“法定的作者”，指的是依據(jù)法律的有關(guān)條例、章則、決定成立的，并且能以自己的名義行使法定的職能、權(quán)力和擔(dān)負(fù)一定任務(wù)、義務(wù)的組織。（黨的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位等都可依據(jù)自己的職能權(quán)限發(fā)文，都是法定的組織）用領(lǐng)導(dǎo)人名義作為文件的作者，也是代表所在機(jī)關(guān)的身份來(lái)發(fā)文的，是行使自己法定職權(quán)的一種表現(xiàn)。對(duì)每一份具體文件來(lái)說(shuō)，都有它的特定效用，代表它的制發(fā)機(jī)關(guān)賦予它的作用。這種效用具有一定的時(shí)間性，但時(shí)間長(zhǎng)短不等。

（三）嚴(yán)格的程式性。是指公文的撰寫(xiě)和辦理具有一系列的原則、方法、程度和格式。公文一般具有標(biāo)題、正文、簽發(fā)機(jī)關(guān)等基本組成部分，每個(gè)部分又有各自的行文格式、寫(xiě)法和要求，任何機(jī)關(guān)部門(mén)不能自行其是，更不允許隨意“創(chuàng)造”，自搞一套。

（四）語(yǔ)言的簡(jiǎn)明性。一是內(nèi)容集中，力戒空話(huà)套話(huà)，避免不必要的旁征博引；二是造詞用句精煉，概括力強(qiáng)，行文力求用較少的詞語(yǔ)表達(dá)較多的思想內(nèi)容。明快就是開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直敘其事，一目了然；避免使用意義含蓄、模棱兩可的詞語(yǔ)，也不宜用文學(xué)作品中的比喻、夸張和雙關(guān)等修辭方法。

三、公文的作用

（一）制訂政策與法規(guī)的作用

（二）管理與指導(dǎo)的作用

（三）聯(lián)系公務(wù)的作用

（四）宣傳教育的作用

（五）憑證與史料的作用

四、公文的分類(lèi)

（一）按性質(zhì)和作用劃分

1、指令性公文。內(nèi)容要明確，格式要規(guī)范，行政約束力極強(qiáng)，下級(jí)必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。主要文種有：命令、指令、指令性的通知、通告等。

2、指示性公文。指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)工作，闡明工作原則、方法和措施，是下級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)展工作的依據(jù)。主要文種有：指示、批復(fù)、通知、函等。

3、呈請(qǐng)性公文。下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，請(qǐng)求批準(zhǔn)答復(fù)時(shí)使用的文件。主要有報(bào)告、請(qǐng)示等。

4、決策性公文。對(duì)于重大問(wèn)題，重要事項(xiàng)作出決斷性的結(jié)論和安排，下級(jí)機(jī)關(guān)受文后必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行。主要有決定和決議。

5、公布性公文。向群眾公布應(yīng)當(dāng)遵守的事項(xiàng)。布告、公告、通告。

6、記錄性公文。會(huì)議紀(jì)要。

（二）按引文關(guān)系劃分

1、下行公文。是指上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)所屬機(jī)關(guān)發(fā)送的各種公文。如命令、指令、指示和批復(fù)等。

2、上行公文。下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)呈送的各類(lèi)公文。如請(qǐng)示、工作報(bào)告和上行函等。

3、平行公文。同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的機(jī)關(guān)之間來(lái)往的文件。如公函、通知等。

（三）從文件的來(lái)源劃分

兩大類(lèi)：一類(lèi)是由外機(jī)關(guān)發(fā)送到本機(jī)關(guān)的文件，叫收文。另一類(lèi)是由本機(jī)關(guān)制成的文件，叫發(fā)文。（包括內(nèi)部使用的文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等）

（四）從文件的制發(fā)機(jī)關(guān)及其性質(zhì)劃分

三類(lèi)：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件

（五）從文件的閱讀范圍和機(jī)密程度劃分

三類(lèi)：公布文件、機(jī)密文件、內(nèi)部文件

五、公文的格式

公文的格式，是指公文的各組成部分在文面上所占的位置，相互的關(guān)系及排列的規(guī)定。包括用紙規(guī)格、印刷格式、書(shū)面格式等。

書(shū)面格式，主要包括：文件頭部分、正文部分和文件尾部分。

（一）文件頭部分。位于公文首頁(yè)上端，一般約占16開(kāi)公文用紙的三分之一面積，印有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、印數(shù)編號(hào)和上行文簽發(fā)人等。

（二）正文部分

1、標(biāo)題

標(biāo)題是公文的基本組成部分。一般由行文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、發(fā)文事由和文件種類(lèi)三部分組成。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于重組和加強(qiáng)農(nóng)村工作的指示》。從語(yǔ)法結(jié)構(gòu)上看，公文標(biāo)題是一個(gè)以文種為中心詞，以發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)和發(fā)文事由為限制成分的較為復(fù)雜的編正詞組，其中事由部分一般是由介詞“關(guān)于”組成的介詞結(jié)構(gòu)。標(biāo)題中不使用逗號(hào)，標(biāo)題的最后也不加句號(hào)，僅在并例的詞或詞組中間加頓號(hào)或書(shū)名號(hào)。

另外按慣例，有些文種的標(biāo)題結(jié)構(gòu)只有兩部分或一部分。例如：《北京市二○○五年中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校招生簡(jiǎn)章》，這個(gè)標(biāo)題只有事由和文種兩部分。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)是北京市教育局，后面的“簡(jiǎn)章”是文種，也就是章程。又如：《中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)公告》，這個(gè)標(biāo)題只有發(fā)文機(jī)關(guān)和文種。公告一般不標(biāo)出事由。再如法院的《布告》和機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)性的《通知》，通常只標(biāo)出文種。為了醒目，使人從遠(yuǎn)處即可看到。

撰寫(xiě)公文標(biāo)題要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

（1）標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、扼要、明快地揭示出全文核心內(nèi)容和主要目的。特別是發(fā)文事由部分，應(yīng)有極強(qiáng)的凝練性，能把全文的核心內(nèi)容集中到一點(diǎn)上，不宜過(guò)長(zhǎng)，不需要面面俱到，更不能拖拖拉拉。如《高青縣糧食局關(guān)于提請(qǐng)上級(jí)部門(mén)積極解決我縣增加建設(shè)糧食供應(yīng)點(diǎn)需用資金的請(qǐng)示》，事由羅索、冗長(zhǎng)，應(yīng)壓縮成《高青縣糧食局關(guān)于增建糧食供應(yīng)點(diǎn)需用資金的請(qǐng)示》。

（2）要避免轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)文稱(chēng)重疊的現(xiàn)象。公文文種名稱(chēng)雖已固定化、規(guī)范化，但不能一級(jí)一級(jí)地套用。轉(zhuǎn)發(fā)的公文，在被轉(zhuǎn)發(fā)的文件標(biāo)題前加上“轉(zhuǎn)發(fā)”二字即可，不必再加上“通知”文稱(chēng)，盡量避免“通知的通知”這類(lèi)現(xiàn)象。

（3）標(biāo)題排列組合要美觀、勻稱(chēng)。盡量照顧閱讀時(shí)醒目，排列整齊美觀。字體宜稍大些。排列格式有七種：

兩行等長(zhǎng)、上短下長(zhǎng)、上長(zhǎng)下短、倒梯形、上下短中間長(zhǎng)、上下長(zhǎng)中間短、正梯形

2、正文

正文是公文的主體部分，是公文最基本最重要的內(nèi)容。正

文一般由開(kāi)頭、主體和結(jié)語(yǔ)三方面構(gòu)成、但文種不同，寫(xiě)法各異。

3、附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要組成部分。如果沒(méi)有說(shuō)明，其效用與正件相同。主要作用：使正件的內(nèi)容具體化和完善化，為受文者正確理解、辦理和貫徹執(zhí)行提供補(bǔ)充說(shuō)明的依據(jù)材料和參考材料。

（1）附件應(yīng)在正文末尾另起一行空兩格注明,標(biāo)題要具體明確，不得隨意簡(jiǎn)化，也不能標(biāo)書(shū)名號(hào)，末尾一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如：