導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案學(xué)論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

20世紀(jì)80年代以來(lái)，經(jīng)過(guò)廣大檔案學(xué)理論工作者、檔案教育工作者和檔案實(shí)際工作者的共同努力，現(xiàn)代中國(guó)檔案學(xué)取得了舉世矚目的成就，檔案學(xué)的研究范圍不斷拓寬，檔案學(xué)的研究?jī)?nèi)容逐步深化，檔案學(xué)的學(xué)科地位也有了很大的提高。然而，毋庸諱言，現(xiàn)代中國(guó)檔案學(xué)還存在著不少問(wèn)題。筆者認(rèn)為，要想保持檔案學(xué)的繁榮局面，進(jìn)一步健全和完善檔案學(xué)的理論與學(xué)科體系，必須著重解決以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

一、建立檔案學(xué)術(shù)規(guī)范。學(xué)術(shù)規(guī)范問(wèn)題的核心是學(xué)風(fēng)問(wèn)題，而學(xué)風(fēng)的好壞直接關(guān)系到學(xué)科的生死存亡?？偟膩?lái)說(shuō)，檔案界的學(xué)風(fēng)是比較好的，大多數(shù)檔案學(xué)者都能做到理論聯(lián)系實(shí)際，勤于獨(dú)立思考，勇于開拓創(chuàng)新，并自覺抵制學(xué)術(shù)腐敗，這是我國(guó)檔案學(xué)持續(xù)快速發(fā)展的根本原因和不竭動(dòng)力。然而，當(dāng)前檔案學(xué)研究中的確也存在著一些不良學(xué)風(fēng)，如抄襲剽竊、自我吹噓、互相吹捧、等。

沒有規(guī)矩，不成方圓。雖然我們不能像對(duì)一般商品那樣對(duì)檔案學(xué)術(shù)研究設(shè)計(jì)出一套可以量化的、方便操作的標(biāo)準(zhǔn)，但在科學(xué)精神、文風(fēng)文德、術(shù)語(yǔ)概念、學(xué)術(shù)評(píng)論等方面為檔案學(xué)者制定出一些共同遵守的規(guī)范則是可行的，也是必要的。

（一）規(guī)范學(xué)術(shù)精神。鑒于檔案學(xué)的學(xué)科特點(diǎn)，每一位檔案學(xué)者都必須始終不渝地堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)精神，加強(qiáng)與檔案部門合作，緊密聯(lián)系檔案工作實(shí)際，善于從鮮活的檔案工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題和解決問(wèn)題，并透過(guò)紛繁復(fù)雜的檔案工作表象抓住檔案工作發(fā)展規(guī)律。力戒紙上談兵、閉門造車，尤其要避免從理論到理論的文字游戲和空洞說(shuō)教。即使從事檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究，我們也不能脫離檔案工作實(shí)際，因?yàn)槿魏我豁?xiàng)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究都包含著某種特定的應(yīng)用目的。更何況檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究和檔案學(xué)應(yīng)用理論與技術(shù)研究之間本來(lái)就互相滲透、互相交叉，我們根本就不可能將其非常清楚地區(qū)分開來(lái)。研究檔案史、評(píng)價(jià)歷史上的檔案工作現(xiàn)象、檔案學(xué)思想和檔案學(xué)理論，也要實(shí)事求是、尊重歷史事實(shí)，而不能不加分析地全盤否定。實(shí)事求是既是一種科學(xué)精神，也是一種科學(xué)方法，彼此相輔相成，互為前提。

（二）規(guī)范文風(fēng)文德。檔案學(xué)理論只有不斷地推陳出新且被檔案實(shí)際工作者所接受，才能發(fā)揮其對(duì)現(xiàn)實(shí)的檔案工作實(shí)踐的指導(dǎo)作用。因此，檔案學(xué)研究者應(yīng)努力培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅、嚴(yán)格的科學(xué)工作作風(fēng)，不盲從、不迷信、不附和、不武斷，獨(dú)立思考，大膽創(chuàng)新，善于提出新問(wèn)題，勇于開拓新領(lǐng)域，探求新知識(shí)，并大力提倡運(yùn)用清新質(zhì)樸、通俗易懂的文字深入淺出地剖析檔案工作現(xiàn)狀，揭示檔案工作規(guī)律，預(yù)測(cè)檔案工作發(fā)展趨勢(shì)。切忌人云亦云，因循守舊，故弄玄虛，用晦澀、難懂的語(yǔ)言把簡(jiǎn)單問(wèn)題復(fù)雜化。檔案學(xué)研究者還應(yīng)加強(qiáng)文德修養(yǎng)，自尊、自信、自強(qiáng)、自律，淡泊名利，謙虛好學(xué)，不抄襲剽竊，不，把做人與做學(xué)問(wèn)有機(jī)地結(jié)合在一起。

（三）規(guī)范檔案術(shù)語(yǔ)概念。建議有關(guān)部門應(yīng)盡快組織專家對(duì)現(xiàn)有的檔案術(shù)語(yǔ)概念進(jìn)行審查清理，在詞形、語(yǔ)義、專指性、配套性等方面嚴(yán)格把關(guān)，剔除那些內(nèi)涵模糊、外延過(guò)大、語(yǔ)義陳舊、專業(yè)化程度較低的所謂術(shù)語(yǔ)概念，重新建立一套符合檔案專業(yè)特色的、符合檔案學(xué)發(fā)展需要的術(shù)語(yǔ)概念，使檔案學(xué)者們?cè)诮y(tǒng)一的術(shù)語(yǔ)概念基礎(chǔ)上進(jìn)行學(xué)術(shù)交流和探討。

二、健全檔案科研管理體制，研究檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略。目前我國(guó)檔案學(xué)研究中出現(xiàn)的許多問(wèn)題很大程度上就是由于檔案科研管理體制不健全而造成的。因此，適應(yīng)社會(huì)和檔案學(xué)發(fā)展需要，改革檔案科研管理體制，已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。檔案科研管理體制的改革要與我國(guó)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則及檔案工作改革的精神相一致，抓大放小，充分調(diào)動(dòng)各級(jí)檔案科研機(jī)構(gòu)和檔案科研工作者的積極性。改革的主要目標(biāo)是建立全國(guó)統(tǒng)一的檔案科研管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定國(guó)家檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略，確立檔案科研布局，協(xié)調(diào)各檔案學(xué)研究機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，組織全國(guó)性檔案學(xué)優(yōu)秀成果的鑒定、轉(zhuǎn)讓、評(píng)獎(jiǎng)工作。在此前提下，有計(jì)劃地逐步改變我國(guó)檔案學(xué)會(huì)條塊分割的分布狀態(tài)，使之完成社會(huì)化的轉(zhuǎn)變，成為在各級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)下的非官方機(jī)構(gòu)，并注重促進(jìn)學(xué)術(shù)民主。

與此同時(shí)，要逐步改變目前的檔案學(xué)研究方式，重建檔案科研系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，實(shí)行檔案學(xué)研究集約化，優(yōu)化配置檔案科研資源。檔案學(xué)研究集約化的微觀主體是以檔案學(xué)研究者為最小單位的，檔案學(xué)研究者的創(chuàng)新性是檔案學(xué)研究集約化的物質(zhì)載體，其提高和改進(jìn)的途徑主要在于通過(guò)各種方式強(qiáng)化檔案科研人才的素質(zhì)。檔案學(xué)研究集約化的宏觀主體是以國(guó)家為最大規(guī)模的，國(guó)家的檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略是檔案學(xué)研究集約化的核心力量，檔案學(xué)的整體水平能否提高，關(guān)鍵在于國(guó)家的檔案科研政策是否正確。而要實(shí)現(xiàn)二者的結(jié)合，就必須建立檔案科研共同體，即建立以學(xué)術(shù)帶頭人為核心的檔案科研小組（課題組）或檔案科研開發(fā)群體。通過(guò)檔案科研共同體，將不同部門、行業(yè)、地區(qū)的檔案科研機(jī)構(gòu)和科研工作者，特別是將從事理論工作的研究者和從事實(shí)際工作的研究者有機(jī)地結(jié)合在一起，集中資源，取長(zhǎng)補(bǔ)短，高質(zhì)量地完成檔案科研課題，并可避免或減少低水平重復(fù)研究。檔案科研共同體的大量出現(xiàn)是實(shí)現(xiàn)檔案學(xué)研究集約化的基礎(chǔ)和基本任務(wù)。

另外，要研究檔案學(xué)學(xué)科發(fā)展政策，制定檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略。檔案學(xué)發(fā)展政策研究大體包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是從總體上對(duì)檔案學(xué)的學(xué)科發(fā)展進(jìn)行考察，研究需要制定什么樣的政策，才能保證檔案學(xué)理論體系的合理發(fā)展，才能使其同檔案工作實(shí)踐相適應(yīng)、相協(xié)調(diào)：二是針對(duì)檔案學(xué)的具體領(lǐng)域或具體方面的發(fā)展，研究需要制定什么樣的政策，才能保證該領(lǐng)域或該方面具有更大的發(fā)展活力。具體來(lái)講，就是要研究各類檔案學(xué)研究機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)與合作政策，檔案學(xué)研究經(jīng)費(fèi)的劃撥政策，檔案學(xué)研究的國(guó)際交流與合作政策，檔案學(xué)理論研究隊(duì)伍的建設(shè)政策等。檔案學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略是檔案學(xué)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)性、全局性藍(lán)圖，是對(duì)檔案學(xué)未來(lái)發(fā)展目標(biāo)及其實(shí)現(xiàn)途徑的規(guī)定和謀劃。它以長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)規(guī)劃當(dāng)前的行動(dòng)方案，要求既要重視對(duì)事關(guān)檔案學(xué)發(fā)展大局的熱點(diǎn)問(wèn)題和重要領(lǐng)域的研究，又要注意檔案學(xué)理論的整體發(fā)展。制定檔案學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略一定要結(jié)合檔案學(xué)的學(xué)科發(fā)展規(guī)律，緊跟現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，尤其要與我國(guó)檔案學(xué)研究系統(tǒng)的總體規(guī)劃相適應(yīng)。三、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案學(xué)術(shù)評(píng)論工作。近20多年來(lái)，我國(guó)檔案學(xué)術(shù)評(píng)論有了一定的發(fā)展，不少雜志都先后刊發(fā)了篇數(shù)不等的述評(píng)文章，其中不乏上乘之作。這自然是一個(gè)良好的開端，是一種可喜的現(xiàn)象。但是，我們也應(yīng)該看到，檔案學(xué)術(shù)評(píng)論所受到的重視與應(yīng)受到的重視，還有不小的差距；檔案學(xué)術(shù)評(píng)論所發(fā)揮的作用與應(yīng)發(fā)揮的作用，也有不小的距離。也就是說(shuō)，檔案學(xué)術(shù)評(píng)論還沒有被擺上應(yīng)有的位置，研究水平還比較后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案學(xué)發(fā)展的需要。

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案學(xué)術(shù)評(píng)論工作，當(dāng)前我們應(yīng)下大力氣重點(diǎn)抓好以下幾個(gè)方面的工作：第一，提高對(duì)檔案學(xué)術(shù)評(píng)論重要性的認(rèn)識(shí)。首先，檔案學(xué)理論研究者要正確認(rèn)識(shí)檔案學(xué)術(shù)評(píng)論在檔案學(xué)研究中的地位和作用，了解檔案學(xué)術(shù)評(píng)論的內(nèi)容和范圍，進(jìn)而明確開展檔案學(xué)術(shù)評(píng)論的必要性和迫切性，并把檔案學(xué)術(shù)評(píng)論當(dāng)作義不容辭的職責(zé)，切實(shí)加以重視。中國(guó)檔案學(xué)會(huì)及地方各級(jí)檔案學(xué)會(huì)要把檔案學(xué)術(shù)評(píng)論列入各自的工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，定期或不定期地組織召開包括檔案學(xué)術(shù)評(píng)論在內(nèi)的專題座談會(huì)和學(xué)術(shù)討論會(huì)。檔案學(xué)會(huì)會(huì)員及其他檔案工作者要刻苦鉆研檔案學(xué)理論，積極撰寫檔案學(xué)術(shù)評(píng)論文章，藉此交流經(jīng)驗(yàn)，逐步完善檔案學(xué)術(shù)評(píng)論的內(nèi)容，把檔案學(xué)術(shù)評(píng)論當(dāng)作一門分支學(xué)科來(lái)建設(shè)。第二，開辟檔案學(xué)術(shù)評(píng)論園地。目前我國(guó)既沒有檔案學(xué)術(shù)評(píng)論刊物，也沒有哪一種檔案雜志設(shè)置檔案學(xué)術(shù)評(píng)論專欄，這顯然不利于檔案學(xué)術(shù)評(píng)論活動(dòng)的開展。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，創(chuàng)辦一種以檔案學(xué)術(shù)評(píng)論為主要內(nèi)容的雜志是十分必要的。在當(dāng)前，各級(jí)各類檔案雜志應(yīng)開辟學(xué)術(shù)評(píng)論專欄，增加理論研究的比重，這對(duì)提高刊物的質(zhì)量，擴(kuò)大其在社會(huì)上的影響也是不無(wú)益處的。第三，建立檔案學(xué)術(shù)評(píng)論隊(duì)伍。這支隊(duì)伍應(yīng)以檔案專業(yè)教師為主體，因?yàn)檫@部分研究者為了教學(xué)的需要，大都對(duì)檔案學(xué)進(jìn)行了一定程度的研究，理論造詣相對(duì)較深。有中級(jí)以上職稱的檔案實(shí)際工作者也要結(jié)合工作實(shí)踐，積極參與檔案學(xué)術(shù)評(píng)論，對(duì)檔案理論界的一些觀點(diǎn)和現(xiàn)象大膽質(zhì)疑，發(fā)表自己的見解。檔案專業(yè)學(xué)生是檔案研究的后備軍，應(yīng)重點(diǎn)加以培養(yǎng)。各檔案專業(yè)教學(xué)點(diǎn)應(yīng)在課程設(shè)置時(shí)安排檔案學(xué)術(shù)評(píng)論的教學(xué)內(nèi)容。攻讀檔案學(xué)碩士、博士學(xué)位的研究生更要把檔案學(xué)術(shù)評(píng)論當(dāng)作一門專業(yè)主干課來(lái)學(xué)習(xí)、研究。

四、努力改善檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境。檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境泛指檔案學(xué)研究系統(tǒng)之外的與檔案學(xué)研究系統(tǒng)直接或間接發(fā)生聯(lián)系的一切要素和條件，主要有：向檔案學(xué)研究系統(tǒng)給予政策支持的政策環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)輸入科研人才的教育環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)劃撥科研經(jīng)費(fèi)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)提供有用理論、技術(shù)和方法的知識(shí)環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)輸送組織與管理技術(shù)的實(shí)踐環(huán)境，接受與檢驗(yàn)檔案學(xué)理論的檔案工作實(shí)踐環(huán)境，以及普及與推廣檔案學(xué)研究成果的中介機(jī)制等。

應(yīng)該肯定，改革開放以后檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境較前有了很大的改善。社會(huì)檔案意識(shí)逐步增強(qiáng)，檔案學(xué)是一門獨(dú)立學(xué)科已為不少人所接受。但是，不利于檔案學(xué)發(fā)展的外部環(huán)境依然存在。例如，檔案學(xué)的學(xué)科地位始終得不到應(yīng)有的重視，檔案科研經(jīng)費(fèi)一直缺乏穩(wěn)定的來(lái)源，許多帶有規(guī)律性的檔案科研成果被束之高閣，等等。

針對(duì)上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為當(dāng)前我們應(yīng)采取以下措施：

第一，加強(qiáng)宣傳，深化研究，努力提高檔案學(xué)的學(xué)科地位。不僅要宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》、檔案工作基本知識(shí)，而且要宣傳檔案學(xué)及其知識(shí)體系，使大家明白建立與完善檔案學(xué)研究系統(tǒng)、優(yōu)化其外部環(huán)境既是檔案學(xué)學(xué)科發(fā)展的需要，也是經(jīng)濟(jì)、科技、文化及社會(huì)生產(chǎn)力整體發(fā)展的需要；檔案學(xué)的發(fā)展離不開各方面的支持與幫助，社會(huì)各項(xiàng)工作的發(fā)展也需要檔案科學(xué)理論指導(dǎo)下的檔案服務(wù)；檔案學(xué)只有與經(jīng)濟(jì)、科技、文化協(xié)調(diào)發(fā)展，才能為社會(huì)提供最佳服務(wù)。以此喚起社會(huì)各界對(duì)檔案學(xué)的理解、重視與支持。各級(jí)檔案學(xué)會(huì)要積極鼓勵(lì)、動(dòng)員廣大會(huì)員參加社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)優(yōu)秀成果評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)，以擴(kuò)大檔案學(xué)的社會(huì)影響。檔案學(xué)研究者要刻苦鉆研檔案學(xué)理論，不斷深化檔案學(xué)研究?jī)?nèi)容，努力提高檔案學(xué)的科學(xué)水平，使檔案學(xué)在現(xiàn)代科學(xué)中真正占有一席之地。

第二，多方籌措科研經(jīng)費(fèi)，增強(qiáng)檔案學(xué)研究系統(tǒng)的活力。建議國(guó)家檔案局在“科技三項(xiàng)費(fèi)用”之外設(shè)立一種檔案科研專向基金，或向國(guó)家科技部申請(qǐng)?jiān)黾印翱萍既?xiàng)費(fèi)用”的額度，以資助重大或具有典型意義的檔案學(xué)課題研究。地方各級(jí)檔案行政管理部門或?qū)I(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)需要和可能，劃撥一定的經(jīng)費(fèi)，專門用于檔案科研工作。各級(jí)檔案學(xué)會(huì)也要通過(guò)各種方式籌集科研經(jīng)費(fèi)。此外，檔案學(xué)研究者要認(rèn)真組織力量，積極申請(qǐng)國(guó)家和地方社科、教委及其他基金項(xiàng)目，也可利用自己在專業(yè)知識(shí)、科研能力等方面的優(yōu)勢(shì)，與其他單位聯(lián)合開展檔案學(xué)理論研究，以緩解檔案科研經(jīng)費(fèi)緊張的矛盾。

篇2

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)教學(xué)；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度存在不足。在我國(guó)有很大多數(shù)醫(yī)學(xué)院在檔案管理制度上存在一定的問(wèn)題，特別是一些基層教育的檔案管理十分缺少有效的制約機(jī)制。比如一些醫(yī)學(xué)院未建立規(guī)范的立卷部門，很少有固定的人員負(fù)責(zé)歸檔工作，多數(shù)是臨時(shí)抽調(diào)出的老師來(lái)負(fù)責(zé)。檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題也沒有具體的人員予以負(fù)責(zé)，其在檔案管理制度構(gòu)建方面存在諸多問(wèn)題。（二）教學(xué)檔案質(zhì)量不高。教學(xué)檔案質(zhì)量直接影響到教學(xué)檔案所產(chǎn)生的價(jià)值和效果，而且和教學(xué)工作的開展以及教學(xué)管理的水平都有著重要的關(guān)系。教學(xué)檔案的主要內(nèi)容大部分都是來(lái)自各種教學(xué)文件材料，因此，教學(xué)文件材料質(zhì)量是取決于教學(xué)檔案的質(zhì)量好壞。但是，依照當(dāng)前的情況來(lái)看，很多院校注重了教學(xué)質(zhì)量的提升，但是對(duì)于其檔案的形成并沒有予以高度重視，醫(yī)學(xué)教學(xué)中所形成的檔案資料或者沒有進(jìn)行及時(shí)歸檔總結(jié)，或者沒有形成文字性資料，難以形成具體的檔案資料，造成很多教學(xué)檔案的質(zhì)量不高。（三）檔案信息化程度不高。依照我國(guó)社會(huì)發(fā)展的情況來(lái)看，信息化建設(shè)已經(jīng)日漸成為高校建設(shè)的重要支撐。而信息化建設(shè)的輻射范圍也應(yīng)當(dāng)包括醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案的管理，只有對(duì)教學(xué)檔案的管理不斷推進(jìn)信息化進(jìn)程，才能夠保證其檔案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的檔案管理方法上，其信息化建設(shè)開展不足。即使部分院校已經(jīng)逐漸推進(jìn)信息化建設(shè)，也僅僅停留在基礎(chǔ)的檔案管理之中，水平不高。（四）服務(wù)水平有待提升。醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的最終目的應(yīng)當(dāng)是服務(wù)教學(xué)，堅(jiān)持以教學(xué)為根本。但是，在當(dāng)前的很多院校中檔案成為“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教學(xué)過(guò)程中，檔案的使用效能低下，檔案的服務(wù)性質(zhì)沒有得到體現(xiàn)，其在教學(xué)中的應(yīng)用還有很大提升空間。

二、加強(qiáng)醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的策略

（一）建立健全教學(xué)檔案管理制度。在進(jìn)行教學(xué)檔案管理制度構(gòu)建方面必須要結(jié)合本學(xué)院教育的實(shí)際情況，制定和完善教學(xué)檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，細(xì)化教學(xué)檔案管理人員的相關(guān)責(zé)任。在此方面應(yīng)該由分管的校長(zhǎng)進(jìn)行負(fù)責(zé)，通過(guò)相關(guān)的專業(yè)人員制定出合理、有效的規(guī)范管理機(jī)制。另一方面，必須要?jiǎng)?chuàng)建適應(yīng)各個(gè)教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度。一些醫(yī)學(xué)院起步較晚，缺少足夠的教學(xué)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在制度構(gòu)建方面容易忽略，多數(shù)檔案可能沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔和收集，而且很少進(jìn)行系統(tǒng)的分類，很難真正滿足教學(xué)管理的需要。因此，院校必須要注重經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，不斷完善學(xué)校醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的工作規(guī)范，建立適應(yīng)各系教學(xué)檔案的規(guī)章制度，創(chuàng)建具體教學(xué)檔案管理工作職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人身上，確保檔案管理工作穩(wěn)定、有序地進(jìn)行。（二）提高教學(xué)檔案質(zhì)量。真正要提高教學(xué)檔案質(zhì)量，就必須重視教學(xué)文件材料的選取和管理工作。一方面要保證教學(xué)材料在內(nèi)容必須具有真實(shí)性，也就是說(shuō)其檔案的內(nèi)容必須真實(shí)的來(lái)自于教師教學(xué)工作的開展，是教學(xué)工作的真實(shí)記錄。這就需要教師做好教學(xué)內(nèi)容的歸納總結(jié)，并對(duì)教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)記錄，讓開展的教學(xué)工作以文字性或者電子文檔的形式予以落實(shí)和保存。另一方面，各類教學(xué)文件必須具有相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，也就是所保存的檔案必須依照相應(yīng)的規(guī)范而進(jìn)行，通過(guò)具體、統(tǒng)一的要求保證其教學(xué)檔案的質(zhì)量可靠性。在載體的選擇上，格式和書寫上以及整理、立卷上都必須達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化。此外，每一種教學(xué)文件材料必須要?dú)w檔完整，所保存的檔案應(yīng)當(dāng)貫穿教材、教案、教師講義、教師授課情況以及學(xué)生反饋等各個(gè)方面，只有保證檔案的全面性、完整性，所進(jìn)行的檔案管理才具有意義。（三）加快教學(xué)檔案信息化進(jìn)程。在教學(xué)檔案信息化的整個(gè)過(guò)程中，可以充分地利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理方法進(jìn)行檔案管理工作，這樣能夠提升檔案工作的管理水平，使得檔案工作效率得以提升，同時(shí)也是檔案事業(yè)未來(lái)發(fā)展上的必然趨勢(shì)。一方面，在紙質(zhì)載體的各種教學(xué)檔案上，必須實(shí)施案卷級(jí)、文件級(jí)的計(jì)算機(jī)錄入的保存和檢索，努力實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，創(chuàng)建出比較完善的教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，最終達(dá)到向數(shù)字化儲(chǔ)存利用的發(fā)展目標(biāo)。另外一方面，必須注重電子載體類教學(xué)檔案進(jìn)行歸檔工作，對(duì)于學(xué)校的多數(shù)教學(xué)檔案必須實(shí)行紙質(zhì)與電子檔案兩方面共同存儲(chǔ)的信息管理，把教學(xué)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相互結(jié)合實(shí)行教學(xué)檔案的雙向信息輸送，努力實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化。此外，在教學(xué)檔案管理的閱讀上完成全面的計(jì)算機(jī)檢索機(jī)制，使得教學(xué)檔案信息真正的公開化，利用現(xiàn)今發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)完成教學(xué)檔案資源上的共享以及教學(xué)檔案信息內(nèi)容的遠(yuǎn)程終端服務(wù)。（四）做好檔案服務(wù)工作。將建立的教學(xué)檔案真正有效的利用起來(lái)，更好地開展教學(xué)服務(wù)工作，這才是檔案存在最大價(jià)值的體現(xiàn)和最終的目的。在這個(gè)過(guò)程中必須滿足使用者對(duì)需要查閱的教學(xué)檔案信息的需求，這樣才能提升教學(xué)檔案的使用率，促使檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際的情況下，為了提高教學(xué)檔案的利用率，相關(guān)的檔案管理工作人員必須要考慮到本校的具體實(shí)際情況，對(duì)各類的檢索工具進(jìn)行及時(shí)的編制，這里特別要注重的是對(duì)教學(xué)檔案的內(nèi)容上進(jìn)行充分的分析和研究，教學(xué)中重大事件，現(xiàn)有在校學(xué)生的統(tǒng)計(jì)等，在這方面檔案的編寫上，可以根據(jù)實(shí)際的情況由檔案部門自行編制或者與學(xué)校其他部門聯(lián)合編制。

作者:張曉君 單位:南平市第二醫(yī)院

篇3

（一）醫(yī)學(xué)科技檔案的專業(yè)性較強(qiáng)

考慮到現(xiàn)代醫(yī)學(xué)學(xué)科門類繁多、交叉領(lǐng)域廣泛，因此醫(yī)學(xué)科研的課題也是按照各專業(yè)門類來(lái)進(jìn)行分配的。如在臨床醫(yī)學(xué)研究中，可以細(xì)分為內(nèi)科、外科、婦科、兒科等不同的科目；而在基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究中，又可以根據(jù)研究對(duì)象的不同分為生化、病理、藥理等專業(yè)。而醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)都是在相應(yīng)的專業(yè)科目?jī)?nèi)進(jìn)行的，很多時(shí)候這種科目分類還可能進(jìn)一步細(xì)化。這就造成醫(yī)學(xué)科研內(nèi)容的專業(yè)性很強(qiáng)，相應(yīng)的醫(yī)學(xué)科技檔案的專業(yè)性也較強(qiáng)。

（二）醫(yī)學(xué)科技檔案專題突出，系列化強(qiáng)

醫(yī)學(xué)研究方式不同于其他學(xué)科，其一般都是突出地以一個(gè)特定的專題作為研究對(duì)象。而且在對(duì)該專題進(jìn)行研究時(shí)，著重從不同側(cè)面、不同層次展開系列化、完整性的研究。這就使得相應(yīng)的醫(yī)學(xué)科技檔案具有專題性強(qiáng)、重點(diǎn)突出的特點(diǎn)。同時(shí)，對(duì)研究對(duì)象的多層次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件資料。這些檔案資料層次分明但又聯(lián)系緊密，可以作為一個(gè)系列進(jìn)行利用。

（三）醫(yī)學(xué)科技檔案的學(xué)科綜合性強(qiáng)且項(xiàng)目協(xié)作多

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究范圍非常廣泛，其跨學(xué)科、跨專業(yè)現(xiàn)象非常普遍。作為一門綜合性很強(qiáng)的學(xué)科，醫(yī)學(xué)研究本身就包含了眾多的專業(yè)門類。同時(shí)在新形勢(shì)下，大量的新興科學(xué)技術(shù)和專業(yè)不斷涌現(xiàn)，各學(xué)科的研究前沿領(lǐng)域正在不斷發(fā)生交叉融合，醫(yī)學(xué)研究也不例外?，F(xiàn)代醫(yī)學(xué)為了進(jìn)一步發(fā)展，需要更多地利用別的學(xué)科領(lǐng)域的有利條件，加強(qiáng)彼此的協(xié)同合作。特別是現(xiàn)在許多醫(yī)學(xué)科研課題的綜合性非常強(qiáng)，需要匯集多個(gè)學(xué)科的知識(shí)進(jìn)行研究攻關(guān)。這些反映到醫(yī)學(xué)科技檔案，也使其具有學(xué)科綜合性強(qiáng)且項(xiàng)目協(xié)作多的特點(diǎn)。

（四）醫(yī)學(xué)科技檔案載體形式多樣且數(shù)量龐大

醫(yī)學(xué)研究由于其獨(dú)特的研究方法和研究對(duì)象，造成研究結(jié)果的記錄和保存方式多種多樣。例如，醫(yī)學(xué)研究可以通過(guò)保存對(duì)象的標(biāo)本或其組織切片來(lái)直接記錄研究結(jié)果。同時(shí)，又可以利用各種音視頻資料、化驗(yàn)單及儀器檢測(cè)結(jié)果來(lái)間接保存。因此，醫(yī)學(xué)科技檔案資料的形式多樣，記錄醫(yī)學(xué)科研成果的載體也非常豐富。

（五）醫(yī)學(xué)科技檔案具有保密性

醫(yī)學(xué)檔案資料與醫(yī)學(xué)科研成果密切相關(guān)。作為醫(yī)學(xué)檔案記錄的主要對(duì)象，醫(yī)學(xué)科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)，在一定時(shí)間和范圍內(nèi)必然要受到法律的保護(hù)。因此，對(duì)于記錄了具有特殊價(jià)值的醫(yī)學(xué)報(bào)告、臨床資料及相關(guān)的文獻(xiàn)等檔案資料，需要根據(jù)國(guó)家保密法為其設(shè)置相應(yīng)的保密等級(jí)，確保這些醫(yī)學(xué)科技檔案在充分發(fā)揮其使用價(jià)值的前提下，具有一定的保密及限制保護(hù)措施。醫(yī)學(xué)科研檔案管理的主要工作是對(duì)有關(guān)醫(yī)學(xué)研究的資料、成果等進(jìn)行收集、系統(tǒng)分類和編研，其基本原則一方面是要確保醫(yī)學(xué)科技檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性，另一方面要最大程度地開發(fā)好、利用好醫(yī)學(xué)檔案的價(jià)值，為醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步以及人類的健康提供幫助。

二、以用戶需求為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建立

為此，依據(jù)本部門的工作狀況，并結(jié)合筆者多年的科技檔案工作經(jīng)驗(yàn)，理解相關(guān)文獻(xiàn)，對(duì)以用戶為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點(diǎn)建議。

（一）提高檔案意識(shí)

有意識(shí)才會(huì)有自覺的行為，才會(huì)有目的的行動(dòng)。首先，我們需要提高相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對(duì)醫(yī)學(xué)科技檔案的利用價(jià)值有明確的認(rèn)識(shí)。檔案管理部門要更新服務(wù)模式，努力開發(fā)醫(yī)學(xué)科技檔案資源，并建立相應(yīng)的平臺(tái)（如數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)站等），為檔案利用者提供更好的服務(wù)。此外，檔案室還應(yīng)積極主動(dòng)地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價(jià)值發(fā)揮到最大化。

（二）完善管理體制

所有的行為必須要有規(guī)范，而管理體制就是這些規(guī)范的保證。要提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實(shí)際需求，建立健全檔案服務(wù)機(jī)制，豐富檔案利用服務(wù)手段和方法，為各類人群提供多樣和個(gè)性化的服務(wù)。我國(guó)各檔案室為人們提供的服務(wù)主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對(duì)比較單一，也不夠簡(jiǎn)便。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當(dāng)代人們獲取信息的習(xí)慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫(yī)務(wù)工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)

無(wú)論是保存、管理還是利用，基礎(chǔ)建設(shè)都很關(guān)鍵。加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)也是提高醫(yī)學(xué)科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應(yīng)采用多種手段強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)。

1．優(yōu)化檔案室環(huán)境

安靜、整潔的環(huán)境可以讓醫(yī)學(xué)檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場(chǎng)所也使檔案室可以同時(shí)為更多的用戶提供服務(wù)。在合適的地方為用戶們提供打印、復(fù)印等服務(wù)也可以為有需要的檔案利用者提供便利。

2．增加館藏資源儲(chǔ)量

隨著醫(yī)學(xué)科技的不斷發(fā)展，一些醫(yī)療實(shí)踐中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)科技檔案資源已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應(yīng)注重資源共享，引進(jìn)代表國(guó)內(nèi)先進(jìn)水平的重要檔案資料供研究者使用。

3．充分利用現(xiàn)有科技，提高檔案利用效率

檔案資源數(shù)字化、信息化是未來(lái)醫(yī)學(xué)科技檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關(guān)信息的時(shí)間，獲取資源也變得更為簡(jiǎn)便。通過(guò)建立專門的檔案資源網(wǎng)，人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索和利用檔案室內(nèi)的資源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。

4．對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類

科學(xué)分類可以使用戶的檢索更加準(zhǔn)確快速。檔案室應(yīng)充分了解各個(gè)檔案的內(nèi)容，并從多角度對(duì)其進(jìn)行分類。對(duì)于醫(yī)學(xué)科技檔案，應(yīng)根據(jù)專業(yè)、學(xué)科的差別對(duì)其進(jìn)行詳盡的分類，并以此為基礎(chǔ)，建立功能全面的檢索系統(tǒng)。通過(guò)這種方式，檔案利用者可以對(duì)各類檔案有初步了解，并根據(jù)自身需求，準(zhǔn)確定位需要查詢的檔案資源，避免了無(wú)謂的時(shí)間浪費(fèi)。

（四）調(diào)整檔案編研體系

提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時(shí)代的快節(jié)奏對(duì)于醫(yī)學(xué)科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發(fā)掘醫(yī)學(xué)檔案的潛在利用價(jià)值，并根據(jù)當(dāng)時(shí)的醫(yī)學(xué)研究發(fā)展情況，適時(shí)提出相關(guān)編研課題。在此基礎(chǔ)上，通過(guò)挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價(jià)值的成果。這些編研成果應(yīng)具備高度的實(shí)用性，可以對(duì)醫(yī)學(xué)科研和醫(yī)療實(shí)踐進(jìn)行指導(dǎo)。

（五）重視人才培養(yǎng)

信息時(shí)代的到來(lái)帶來(lái)了知識(shí)大爆炸，現(xiàn)代科技的發(fā)展深刻影響到人類社會(huì)的方方面面，知識(shí)型管理人才是強(qiáng)化醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎(chǔ)。隨著檔案信息化的進(jìn)程不斷加快，新形勢(shì)下的檔案管理人員需要及時(shí)了解和掌握新技術(shù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不斷擴(kuò)充自己的知識(shí)面，全面提升自身素質(zhì)，才能應(yīng)對(duì)快速變化的檔案管理局面，提高醫(yī)學(xué)科技檔案的管理水平。醫(yī)學(xué)科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能更好地建立和利用醫(yī)學(xué)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索系統(tǒng)，幫助科研人員迅速準(zhǔn)確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。

（六）建立面向用戶的新型應(yīng)用平臺(tái)

篇4

1.檔案管理方式和管理水平落后

目前階段，我國(guó)很多學(xué)校的檔案管理依然采取舊有的紙質(zhì)檔案管理方式，并沒有形成計(jì)算機(jī)電子檔案管理。這在檔案管理方式上就落后很多。另外，檔案管理對(duì)檔案材料的帥選、歸類、整理等方面的工作也很隨意，更不用說(shuō)對(duì)檔案材料的有效利用。檔案管理方式和管理水平限制了我國(guó)檔案管理體系的改善和提高。

2.管理硬件設(shè)施不齊全

目前我國(guó)很多學(xué)校的檔案管理室通常都是一些廢棄材料的堆放室。檔案本身的紙質(zhì)、放置地方都缺乏通風(fēng)、干燥、防潮防霉等基礎(chǔ)存放條件，同時(shí)對(duì)檔案室的防火、防盜意識(shí)淡薄。這些基礎(chǔ)的硬件設(shè)施落后也給檔案管理工作造成了一定的影響。

3.管理人員的工作責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)

因?yàn)閷?duì)檔案管理工作的不夠了解和不夠重視，目前我國(guó)一些中學(xué)學(xué)校并沒有設(shè)定專門的檔案管理崗位或相關(guān)職位，甚至一些檔案人員完全是學(xué)校臨時(shí)從教師隊(duì)伍中任意選取的。學(xué)校檔案管理隨意而為，有時(shí)只是為了應(yīng)付上級(jí)機(jī)關(guān)的檢查而臨時(shí)拼湊出一些檔案資料。同時(shí)，一些檔案管理人員自身缺乏檔案管理知識(shí)，缺乏專業(yè)的檔案管理能力，經(jīng)常造成檔案資料的不齊全、丟失、毀損等情況。

二、中學(xué)檔案管理工作的改善方法

1.改善管理方式，提高管理水平

要改善中學(xué)檔案管理工作，首先要從改變檔案管理方式，提高檔案管理水平上來(lái)想對(duì)策。隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)的普及和大眾化，學(xué)校檔案管理應(yīng)該根據(jù)時(shí)展的要求，改變以往單一的管理方式，結(jié)合計(jì)算機(jī)自動(dòng)辦公的方便快捷，創(chuàng)立計(jì)算機(jī)檔案管理體系，從而提高檔案管理的水平。

2.及時(shí)更新管理硬件設(shè)施，完善檔案管理體系

學(xué)校對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)施缺乏資金投入。在認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性后，學(xué)校在檔案管理中硬件設(shè)施的購(gòu)買，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。首先，檔案管理必須有專門的檔案管理室。作為檔案管理室必須具備一定的條件。首先，室內(nèi)必須保持通風(fēng)、干燥、防潮防霉的基礎(chǔ)條件。其次，檔案室必須有齊全的防火防盜功能，能應(yīng)對(duì)一些突發(fā)狀況。最后，檔案室必須能夠進(jìn)行定期的清掃整理，為資料的堆放保持最好的外在條件。最后，檔案管理室的基本設(shè)備例如，資料架等必須定期維護(hù)更新，避免設(shè)備的損害對(duì)資料造成損害。

3.加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提高其管理工作的責(zé)任意識(shí)和管理能力

篇5

關(guān)鍵詞：檔案；立卷；歸檔

學(xué)校檔案是記錄學(xué)校在進(jìn)行教育教學(xué)、科研活動(dòng)和黨群組織時(shí)所形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有查閱、利用價(jià)值的文字、聲像資料等的不同載體。在學(xué)校所有的檔案中，文書檔案是檢索、查閱和利用率較高的檔案，所以建立完善的學(xué)校文書檔案，能為學(xué)校的教育教學(xué)工作提供有力的保障，有利于學(xué)校整體工作的開展。但隨著檔案工作的規(guī)范化和電腦化管理的需要，學(xué)校文書檔案必須建立一種操作簡(jiǎn)易、格式規(guī)范、便于保管和利用檔案的歸檔方法，為歸檔提供了快捷的方式，而且也為信息利用提供了快速途徑。

現(xiàn)在，我結(jié)合本人多年的學(xué)校檔案工作經(jīng)驗(yàn)，談?wù)劕F(xiàn)行的兩種學(xué)校文書檔案歸檔方法的利與弊。

一、傳統(tǒng)的學(xué)校檔案的歸檔方法——立卷歸檔方法

2000年以前，學(xué)校檔案采用傳統(tǒng)的立卷歸檔方法。傳統(tǒng)立卷方法以“卷”為檔案保管單位，將具有保存價(jià)值的文件資料，按照形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系分門別類組成不同的“卷”，使單位工作活動(dòng)和歷史事實(shí)較好地反映出來(lái)。通過(guò)立卷可以使有相關(guān)聯(lián)系的工作材料和文件資料放在一起歸檔，在以后的查閱中，只要通過(guò)關(guān)鍵字的查找，可以快速把含有相關(guān)檔案的案卷查找出來(lái)，方便快捷。但立卷歸檔方法的環(huán)節(jié)較多，由分類、組卷、排列、編號(hào)、抄目、裝訂等程序組成，不僅在工作上增加了文件歸檔工作量，而且只能在每一年結(jié)束后，才能將文件材料進(jìn)行整理、分類、組卷，局限了文件材料的整理時(shí)間，影響歸檔的及時(shí)性。同時(shí)，由于先分類再組卷、立卷，接著進(jìn)行卷內(nèi)文件的排列、擬寫案卷標(biāo)題、確定保管期限、裝訂歸檔，過(guò)程繁多，操作復(fù)雜。

因此，在長(zhǎng)期的檔案整理工作中，傳統(tǒng)立卷方法其繁瑣的工作程序在使用的過(guò)程中愈來(lái)愈顯示出很大的不便.甚至影響了檔案工作的發(fā)展。另外，一般的學(xué)校也沒有設(shè)置專職的檔案工作人員，對(duì)于檔案業(yè)務(wù)知識(shí)了解也不夠全面，而且由于歸檔時(shí)主觀隨意性較大，很容易使文件材料的分類混淆，甚至有重復(fù)歸檔的現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，隨著辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越多地應(yīng)用于檔案管理，傳統(tǒng)立卷方法已不能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理檔案的需要。

二、新的學(xué)校檔案的歸檔方法——單份文件歸檔

為提高檔案工作效率，促進(jìn)辦公效率和管理質(zhì)量的提高，學(xué)校檔案在歸檔方法需要進(jìn)行改革。例如文書檔案，從傳統(tǒng)的立卷歸檔變?yōu)閱畏菸募w檔，實(shí)行文件級(jí)管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過(guò)程，遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整。新的歸檔方法首先準(zhǔn)確判斷文件的保管期限，將文件分為永久、長(zhǎng)期、短期，然后以自然件為歸檔單位，按照時(shí)間的先后順序排列，逐件整理歸檔，做到隨到隨歸檔，使歸檔工作不會(huì)受到時(shí)間的限制。

當(dāng)然，在學(xué)校日常的教育教學(xué)工作中，并不是每一份文件都能做到隨到隨歸檔。例如，在平時(shí)的工作中，有時(shí)候會(huì)遇到學(xué)校向上級(jí)部門遞交的申請(qǐng)報(bào)告，因?yàn)榕鷱?fù)的手續(xù)繁多，幾個(gè)月才批復(fù)下來(lái)是常有的事情，有時(shí)甚至可能會(huì)跨年度，那么，在整理文件歸檔的時(shí)候，因?yàn)闀r(shí)間上的差異，批復(fù)可能會(huì)存放在其它文件的后面，造成申請(qǐng)與批復(fù)分開存放，對(duì)于在以后的查閱利用會(huì)造成不便。但對(duì)比起采用傳統(tǒng)的立卷方法，還是方便很多，對(duì)這類文件，傳統(tǒng)的立卷方法須將未完成歸檔的批文先分好屬類，再根據(jù)屬類進(jìn)行拆卷重組，增加檔案員的工作量。

三、學(xué)校檔案的利用

當(dāng)需要利用檔案時(shí)，兩種歸檔方法形成的檔案在檢索、查閱方面也各有不同。

傳統(tǒng)的立卷方法是以“卷”的基本單位，檔案的檢索和利用都在在案卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，而文件實(shí)行了單份文件歸檔后，文件更便于利用。如查找學(xué)校的某份文件材料，如果是使用傳統(tǒng)的立卷方法首先要檢索文件所在的案卷目錄，再根據(jù)卷內(nèi)文件目錄查找文件的題名，查找一份文件至少要經(jīng)過(guò)三、四個(gè)步驟才能找到，往往增加檔案員的工作難度，因此，檔案利用率相應(yīng)就低一些；并且，同一案卷的其它文件檔案的內(nèi)容可能會(huì)出現(xiàn)泄漏，降低檔案的保密性。

篇6

1、高校學(xué)生檔案管理工作流程。開學(xué)建檔是學(xué)生檔案管理的首要環(huán)節(jié)，開學(xué)后由學(xué)生處、教務(wù)處、研究生學(xué)院、成人教育學(xué)院和職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織學(xué)生網(wǎng)上填寫個(gè)人信息電子表格和本人電子照片，由所在院（系）進(jìn)行審核并確認(rèn)，然后上傳到學(xué)校檔案館學(xué)生檔案室。學(xué)生檔案室按照院（系）、專業(yè)和班級(jí)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，用《高校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)》進(jìn)行管理，這時(shí)學(xué)生檔案建檔完成。高校學(xué)生畢業(yè)時(shí)學(xué)校檔案館按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定為用人單位提供學(xué)生信息，用人單位初審。初審合格后由檔案館進(jìn)行轉(zhuǎn)檔，轉(zhuǎn)檔后等待對(duì)方的回執(zhí)。其工作流程如圖1所示。

2、高校學(xué)生檔案信息化管理新模式。西安建筑科技大學(xué)開發(fā)的高校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)是基于J2EE平臺(tái)開發(fā)的一個(gè)B/S系統(tǒng)，保證平臺(tái)的高可用性、健壯性、穩(wěn)定性、安全性以及跨平臺(tái)的特性。UI界面采用的是ExtJs框架，包含各種豐富的用戶體驗(yàn)控件，降低了開發(fā)難度，統(tǒng)一管理界面，提高管理界面的美觀、整齊舒適度。數(shù)據(jù)庫(kù)采用的是Mysql數(shù)據(jù)庫(kù)，它是一個(gè)開源的中、小型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，具有體積小、速度快等優(yōu)點(diǎn)。系統(tǒng)框架是自定義的專用框架，與ExtJs展示和Mysql數(shù)據(jù)處理無(wú)縫連接，直接操作底層數(shù)據(jù)庫(kù)，大大提高了運(yùn)行效率，縮短了程序的反應(yīng)時(shí)間。見圖2網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖和圖3系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖。本系統(tǒng)一共分為三大模塊：本（專）科生檔案信息管理、研究生檔案信息管理和系統(tǒng)設(shè)置。其中本（專）科生檔案信息管理、研究生檔案信息管理兩個(gè)模塊分類功能類似，管理學(xué)生檔案信息的一系列內(nèi)容，即對(duì)學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行各種處理，包括新建、修改、刪除、查看、留滯、畢業(yè)信息處理以及對(duì)應(yīng)的檔案材料信息的新建、刪除、文件上傳處理。系統(tǒng)設(shè)置模塊分類主要是系統(tǒng)各種基本信息的設(shè)置功能，是系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。圖4所示的系統(tǒng)界面分為上、左、中、下四個(gè)部分。上邊包含系統(tǒng)的標(biāo)題以及當(dāng)前登錄用戶的密碼修改、系統(tǒng)退出功能按鈕。左邊是系統(tǒng)功能模塊的界面，不同的用戶權(quán)限對(duì)應(yīng)不同的功能模塊，只有使用admin這個(gè)超級(jí)管理員用戶時(shí)才會(huì)同時(shí)顯示本（專）科生檔案信息管理、研究生檔案信息管理和系統(tǒng)設(shè)置這三個(gè)功能模塊界面。中間部分是功能模塊的具體加載位置，本系統(tǒng)使用的是多tab處理模式，可以同時(shí)顯示不同功能模塊的處理界面。

二、做好高校學(xué)生檔案信息化管理工作的途徑

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(國(guó)家教委27號(hào)令)的文件精神，領(lǐng)會(huì)其實(shí)質(zhì)和內(nèi)涵。這是新時(shí)期新階段國(guó)家為促進(jìn)高等教育又快又好發(fā)展做出的一項(xiàng)重要決策，是指導(dǎo)新時(shí)期新階段高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文件，對(duì)加快促進(jìn)高校檔案管理制度化建設(shè)，規(guī)范高校檔案管理，深化高校檔案工作內(nèi)涵建設(shè)，提高高校檔案工作服務(wù)質(zhì)量，對(duì)高校的辦學(xué)能力和教學(xué)研究水平有著重要意義。本辦法新增了學(xué)生類檔案，將學(xué)生在校形成的文件材料納入歸檔范圍，且單獨(dú)設(shè)類，并明確提出高校學(xué)生檔案管理工作中存在的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，彰顯了以人為本和重視民生的檔案理念，對(duì)高校學(xué)生檔案管理起著巨大的促進(jìn)作用。

2、高校檔案館要樹立以人為本，牢固樹立服務(wù)創(chuàng)新的思想。加快高校檔案現(xiàn)代化管理水平，用創(chuàng)新理念服務(wù)于高校學(xué)生檔案管理工作。因?yàn)楦咝n案工作的重點(diǎn)一是管理，二是服務(wù)。要提高學(xué)生檔案管理工作水平，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理是關(guān)鍵。要做好學(xué)生檔案工作，創(chuàng)新服務(wù)理念是核心。要提高檔案工作服務(wù)意識(shí)，需要從創(chuàng)新角度去具體開展服務(wù)工作。檔案工作服務(wù)創(chuàng)新是從事檔案工作的理論基礎(chǔ)和行動(dòng)指南，因?yàn)榭茖W(xué)研究的本質(zhì)在于創(chuàng)新，創(chuàng)新出成果，創(chuàng)新出人才，高校各項(xiàng)工作的創(chuàng)新呼喚著檔案管理工作創(chuàng)新。物競(jìng)天擇，適者生存，我們要在新的機(jī)遇條件下，結(jié)合高校學(xué)生檔案工作的實(shí)際情況，用創(chuàng)新理念服務(wù)于高校各項(xiàng)工作。

3、認(rèn)真做好高校學(xué)生檔案的郵寄轉(zhuǎn)檔和回執(zhí)反饋管理工作。學(xué)生檔案在校外轉(zhuǎn)遞必須使用統(tǒng)一印制的專用信封，經(jīng)嚴(yán)格密封后通過(guò)機(jī)要郵局寄送、轉(zhuǎn)遞，必要時(shí)可派專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。機(jī)要局要求接收檔案的單位必須是縣團(tuán)級(jí)以上部門。因此，檔案接收單位必須寫明省、市、單位名稱和郵政編碼。另外，國(guó)營(yíng)單位可以接收學(xué)生檔案，而私企、合資企業(yè)不能接收學(xué)生檔案，只能由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行幕蛉耸聶C(jī)構(gòu)接收。所以學(xué)生在簽約接收單位時(shí)，必須向所在單位了解清楚檔案收件單位的正確地址，避免檔案無(wú)法寄出，或因地址不詳而被退回。用人單位在收到學(xué)生檔案后一定要給檔案館寄來(lái)回執(zhí)，學(xué)生檔案室要做好回執(zhí)信息的管理工作，以便學(xué)生詢問(wèn)本人檔案去向時(shí)能夠合理應(yīng)答，嚴(yán)格杜絕學(xué)生檔案丟失現(xiàn)象發(fā)生，以免給學(xué)生和用人單位造成不利的影響和后果。

篇7

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新發(fā)展

學(xué)校是一個(gè)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)較好、絕大部分人員年輕、思想比較活躍、文化層次和數(shù)字化信息水平相對(duì)較高、人員流動(dòng)性比較大、對(duì)檔案信息的利用率比較大的特殊社會(huì)板塊。在學(xué)校開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用，有著優(yōu)良的社會(huì)基礎(chǔ)和重要的特殊意義。雖然在一些條件優(yōu)越的高校，檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)有了長(zhǎng)足的進(jìn)展，但絕大部分學(xué)校檔案室仍然是一塊未開墾的處女地，與學(xué)校的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展水平極不相稱。如何充分利用學(xué)校得天獨(dú)厚的有利條件開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)學(xué)校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)具有啟迪和推進(jìn)作用。

一、學(xué)校檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)狀

學(xué)校檔案門類較多，除文書、人事、基建、會(huì)計(jì)、聲像檔案外，還有教學(xué)、學(xué)籍、科研成果等檔案。在檔案行政管理部門的指導(dǎo)下，絕大部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都比較重視，都建立的自己的檔案室，配各有專兼職檔案員，檔案都進(jìn)行了規(guī)范整理。部分學(xué)校大部分為可對(duì)相關(guān)人員開放查閱的非機(jī)要保密檔案，服務(wù)對(duì)象廣泛，是建立兩個(gè)體系實(shí)行兩個(gè)轉(zhuǎn)化的重點(diǎn)領(lǐng)域。而且學(xué)校檔案利用率和實(shí)用性都比較高，特別是學(xué)籍檔案，在為畢業(yè)生就業(yè)就學(xué)報(bào)考、出國(guó)深造提供學(xué)歷證明等方面具有重要的依據(jù)和憑證作用，查閱利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分學(xué)籍檔案在形成制作過(guò)程中，因填制和書寫不規(guī)范或打印不清楚，造成字跡模糊，無(wú)法為師生和社會(huì)提供利用。檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化在省級(jí)以上條件較好的高校有所發(fā)展，一些學(xué)校還利用自身優(yōu)勢(shì)研發(fā)了自己的檔案管理系統(tǒng)，并在各部門建立了局域網(wǎng)，可以在網(wǎng)上進(jìn)行立卷歸檔，有的還進(jìn)行了數(shù)字化全文掃描。但地州市級(jí)以下包括高校在內(nèi)的絕大部分的學(xué)校，檔案的歸檔整理和查閱利用仍然停留在手工操作的狀況。

導(dǎo)致這些狀況的原因，一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為資金的投入應(yīng)該放到教學(xué)上，只有把教學(xué)質(zhì)量搞上去，把生源數(shù)量搞上去，學(xué)校才能做大做強(qiáng)。檔案的投入不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，沒有數(shù)字化照樣查檔案。對(duì)手工傳統(tǒng)的檔案管理也是現(xiàn)狀，很難有資金投入，至于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，在領(lǐng)導(dǎo)的思想意識(shí)中還沒有這個(gè)概念；二是一些學(xué)校經(jīng)濟(jì)效益也不是很好，資金本身有限；三是很多學(xué)校檔案員缺乏計(jì)算機(jī)基本技能、更沒有數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，因循守舊不積極主動(dòng)爭(zhēng)取和創(chuàng)新發(fā)展。

要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，除了針對(duì)以上來(lái)提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，增加檔案的投入資金，提高檔案員的素質(zhì)這些常規(guī)方法外，學(xué)校還可以從以下途徑，創(chuàng)造性地開展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

二、與教學(xué)設(shè)備相配套，解決學(xué)校檔案數(shù)字化設(shè)備

學(xué)校開展計(jì)算機(jī)技術(shù)教學(xué)和科研，已經(jīng)是很普遍的現(xiàn)象。在條件較好的小學(xué)，都設(shè)置有計(jì)算機(jī)或多媒體教室，而在條件較好的中等以上的學(xué)校，大部分部門都配備了計(jì)算機(jī)，條件更好的則組織了校園網(wǎng)絡(luò)。但是，很多這樣的學(xué)校的檔案室卻沒有配備一臺(tái)電腦。而這些沒有電腦的檔案室，就可以充分利用這些設(shè)備，進(jìn)行資源共享，從事檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。數(shù)字化的設(shè)備，除了計(jì)算機(jī)，還需要有掃描儀，而一般學(xué)校因以計(jì)算機(jī)為教學(xué)重點(diǎn)很少購(gòu)置。但用其作為數(shù)字化的重要工具對(duì)學(xué)生計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)也還是很有必要的，而且其價(jià)格也不高，如果建議學(xué)校購(gòu)買應(yīng)該是沒有問(wèn)題的。共享這些設(shè)備資源的辦法，首先是向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)提出共享方案，與教學(xué)部門達(dá)成協(xié)作共識(shí)，在把檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫(kù)建立在教學(xué)用的主機(jī)或服務(wù)器上，檔案室可配備一臺(tái)低造價(jià)的終端。如果這還辦不到，則可與教學(xué)用電腦分時(shí)段使用，檔案室可在沒有教學(xué)任務(wù)的時(shí)候由檔案員上機(jī)使用。也可把檔案的數(shù)字化與教學(xué)內(nèi)容結(jié)合到一起，在進(jìn)行數(shù)字化教學(xué)的同時(shí)，也巧妙地利用了教學(xué)設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化。

三、與教學(xué)對(duì)象相結(jié)合，發(fā)動(dòng)師生動(dòng)手建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在一般學(xué)校，檔案員并不是專職而是兼職人員，除了檔案工作還有其他很多工作，而學(xué)校檔案數(shù)字化的任務(wù)比較大，僅靠檔案員是很難完成的；其次絕大部分檔案員不具備電腦技術(shù)，開展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化有很大的困難。與此相反，擔(dān)任電腦教學(xué)任務(wù)的老師，都是具備較高計(jì)算機(jī)技能水平的人員，他不僅可以當(dāng)作檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的指導(dǎo)老師，在教學(xué)任務(wù)不太緊張的情況下，還可以親自動(dòng)手參與檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。更重要的是，他還可以指導(dǎo)學(xué)生，來(lái)在課堂或課外建立包括自己的檔案在內(nèi)的數(shù)字化檔案，形成一個(gè)數(shù)字化檔案制作的強(qiáng)大隊(duì)伍。以解決學(xué)校檔案數(shù)字化巨量工程的人員投入問(wèn)題。在具體的數(shù)字化過(guò)程中，我們可以根據(jù)“利用為本，常用先上”的思路，首先在檔案的年度上由近及遠(yuǎn)地進(jìn)行，從當(dāng)年的檔案開始，然后向上推進(jìn)；在內(nèi)容上首先對(duì)學(xué)校利用率最高的文書檔案、然后對(duì)利用率較高的教學(xué)檔案和學(xué)籍檔案、最后對(duì)利用率一般的教師檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案進(jìn)行目錄的錄入和全文掃描，對(duì)全部室藏檔案實(shí)行數(shù)字化，建成完整、系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

四、與校園網(wǎng)絡(luò)相鏈接，有效開展數(shù)字化檔案利用

在很多學(xué)校，已經(jīng)建立了從校園網(wǎng)絡(luò)到互聯(lián)網(wǎng)在內(nèi)的各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，學(xué)校的各種管理，也基本上實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化。師生們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)上建立論壇、博客、個(gè)人網(wǎng)頁(yè)、聊天交友，交流學(xué)習(xí)等各種信息，即便是在還沒有建立校園網(wǎng)絡(luò)的學(xué)校也是一樣，人們已經(jīng)利用互聯(lián)網(wǎng)建立起班級(jí)同學(xué)會(huì)，校友會(huì)，利用QQ等網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行無(wú)縫的信息交流，網(wǎng)絡(luò)生活已經(jīng)成為師生們特別是學(xué)生們的生活的一部分。這為數(shù)字化檔案信息的利用提供了得天獨(dú)厚的社會(huì)物質(zhì)和文化基礎(chǔ)。我們只須把數(shù)字化的檔案信息鏈接到學(xué)校網(wǎng)站、論壇等網(wǎng)絡(luò)相應(yīng)頁(yè)面上，有條件的還可以制作出自己的網(wǎng)站或網(wǎng)頁(yè)，就可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化。

篇8

在高校的教育教學(xué)活動(dòng)中，教學(xué)檔案有著不可忽視的重要作用。高校只有在具備了大量的、可靠的教育教學(xué)材料，并繼承已有的教學(xué)成果，借鑒前人優(yōu)秀的教育經(jīng)驗(yàn)和教育思想的情況下，才能夠有節(jié)奏、有秩序、高效率地運(yùn)行教育教學(xué)管理。當(dāng)然，前人的研究成果和教育教學(xué)思想就是源自學(xué)校的教學(xué)檔案。

因此，高校應(yīng)當(dāng)充分注重教學(xué)檔案的重要作用，致力于將教學(xué)檔案的管理工作滲透到教學(xué)管理活動(dòng)當(dāng)中，建立并完善教學(xué)檔案的管理制度。同時(shí)，高校教學(xué)規(guī)劃的制定與改進(jìn)、教材的選取與運(yùn)用、專業(yè)以及專業(yè)課程的開設(shè)等的依據(jù)也是源自教學(xué)檔案，這些依據(jù)將對(duì)教學(xué)質(zhì)量的高低和教學(xué)活動(dòng)的成敗造成直接影響?？傊咝＝虒W(xué)檔案是教學(xué)管理的重要資源，在教學(xué)管理中發(fā)揮著不可替代的重要作用和指導(dǎo)意義。

二、管理高校教學(xué)檔案應(yīng)該注意的問(wèn)題

（一）更新高校教學(xué)檔案的管理觀念

在這個(gè)信息時(shí)代，檔案管理信息化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢(shì)，而要推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，首先就必須要從思想觀念上進(jìn)行重視。作為高校的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識(shí)時(shí)，樹立起良好的服務(wù)觀念以及開發(fā)檔案的新觀念。高校的教學(xué)檔案管理必須要樹立起良好的服務(wù)意識(shí)，不能在停留在原來(lái)的思想上。為此，高校檔案室必須要廣大師生對(duì)知識(shí)以及信息的需求進(jìn)行調(diào)查了解，并根據(jù)調(diào)查的情況加大相關(guān)教學(xué)知識(shí)、信息的收集、整理等工作力度，積極的為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。同時(shí)還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統(tǒng)的工作模式過(guò)渡到檔案信息中心的工作模式上來(lái)，并在此過(guò)程中提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)，促進(jìn)高校教學(xué)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）改進(jìn)高校教學(xué)檔案的收集工作

高校的綜合檔案室要對(duì)學(xué)校的檔案工作進(jìn)行定期的、整體的、系統(tǒng)的監(jiān)督與指導(dǎo)。作為檔案室的工作人員，需要邁出檔案室，深入分析學(xué)校各教學(xué)部門的工作規(guī)律，了解他們工作的具體內(nèi)容，合理把握文件材料歸檔的范圍，并根據(jù)分析、了解的結(jié)果制定出相應(yīng)的教學(xué)檔案的收集計(jì)劃，力爭(zhēng)做到教學(xué)檔案的收集工作有步驟、有計(jì)劃、有實(shí)效。同時(shí)，檔案室工作人員還需要對(duì)各立檔部門的工作動(dòng)態(tài)有一個(gè)及時(shí)、準(zhǔn)確的了解，幫助解決他們的實(shí)際困難。另外，教學(xué)檔案室的工作人員還可以精選出一些收集齊全，工作規(guī)范，立卷質(zhì)量較高的部門，組織其它部門參觀學(xué)習(xí)，互相借鑒，共同提高。

（三）建設(shè)高校教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化

近年來(lái)，新的教育理念使各高校在辦學(xué)方式、辦學(xué)理念以及學(xué)科領(lǐng)域的建設(shè)等方面都呈現(xiàn)出了多元化的發(fā)展特色，這就使得高校的教學(xué)檔案的種類越來(lái)越多，也越來(lái)越復(fù)雜。因此，在教學(xué)檔案的產(chǎn)生、整理、收集、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)以檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)為依據(jù)，有效實(shí)施科學(xué)化的管理，使檔案管理工作的每一個(gè)方面和每一個(gè)環(huán)節(jié)都能夠達(dá)到規(guī)范化；同時(shí)，依據(jù)指標(biāo)體系的要求，對(duì)于教學(xué)檔案相關(guān)的支撐材料進(jìn)行有針對(duì)性的、有目的的收集與整理，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求；另外，必須完善工作程序和管理制度，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在高校教育管理教學(xué)活動(dòng)教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用，從而形成具有實(shí)用價(jià)值的、準(zhǔn)確性和權(quán)威性較強(qiáng)的信息材料，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

（四）加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的信息化人才培養(yǎng)

檔案人才是知識(shí)管理型人才。檔案信息所具備的知識(shí)性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識(shí)性的勞動(dòng)。檔案工作人員的素質(zhì)會(huì)直接的影響到檔案信息化建設(shè)。高校的檔案管理信息化建設(shè)具有很強(qiáng)的技術(shù)性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，認(rèn)清自己是否具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具、高效并準(zhǔn)確獲取各種教學(xué)檔案信息以及其他的相關(guān)的檔案管理所需要的的能力。

如今，很多的教學(xué)檔案管理工作人員都不具備這些綜合能力，他們要么是能夠運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具而缺乏檔案管理能力，要么就是具備檔案管理能力卻不具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具的能力。為此，高校必須要為他們創(chuàng)造出一個(gè)好的學(xué)習(xí)環(huán)境，鼓勵(lì)他們參加各種培訓(xùn)，努力的提高自己各方面的能力。同時(shí)還必須要注意引進(jìn)新鮮血液，聘請(qǐng)那些具備良好的的綜合素質(zhì)能力的檔案管理工作人才進(jìn)高校從事教學(xué)檔案管理工作。

三、高校教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的途徑

（一）對(duì)高校教學(xué)檔案信息資源的結(jié)構(gòu)進(jìn)行豐富、改善

要使得檔案信息資源開發(fā)利用工作能夠順利有效的開展，就必須要要加強(qiáng)檔案的接收和征集工作，并盡可能的擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，使得檔案數(shù)量更加充足、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加的合理。從檔案室來(lái)說(shuō)，需要對(duì)原有的管理體制進(jìn)行改善，對(duì)單位的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)則需要堅(jiān)持館藏教學(xué)檔案的數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，在合理擴(kuò)大接收范圍的同時(shí)，還需要對(duì)所接收的教學(xué)檔案的質(zhì)量進(jìn)行甄別、控制。

需要對(duì)檔案補(bǔ)充機(jī)制進(jìn)行完善，要廣泛地開展檔案征集的工作，必須要想方設(shè)法地對(duì)散存在社會(huì)和個(gè)人中的檔案資料進(jìn)行收集。同時(shí)還需要對(duì)館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案占主體的單一局面進(jìn)行改變，并加強(qiáng)與各個(gè)專業(yè)檔案館、圖書館、博物館等之間的聯(lián)系，以此來(lái)促進(jìn)教學(xué)檔案資源的共享。

（二）積極拓寬高校教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的范圍

高校的教學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立起競(jìng)爭(zhēng)的觀念、積極服務(wù)的理念、市場(chǎng)理念以及協(xié)同合作的觀念等先進(jìn)的觀念和理念，并以此為基礎(chǔ)，做好三方面的工作：一是要切實(shí)關(guān)注學(xué)校以及廣大師生對(duì)教學(xué)檔案信息的實(shí)際需求，是檔案資源能夠得到充分的共享；二是要打破教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的常規(guī)范圍，利用各種方式有效擴(kuò)大檔案室在學(xué)校中的影響力；三是注重開發(fā)檔案室的新的社會(huì)功能，以擴(kuò)大和提升教學(xué)檔案信息的開發(fā)利用工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的積極影響。

（三）加強(qiáng)各種先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用

高校的檔案館(室)應(yīng)該積極的根據(jù)自身的館藏特色建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)不僅僅是檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，它同時(shí)還是對(duì)已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行深一層的加工與組合后所形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學(xué)分類組合。通過(guò)建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)后，可以大大的提高查詢速度，進(jìn)而方便用戶，同時(shí)提高檔案信息的管理水平。

在21世紀(jì)，將各種資源與信息進(jìn)行數(shù)字化已經(jīng)成為了現(xiàn)代化建設(shè)的主要核心。檔案管理現(xiàn)代化，就必須要是實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，只有這樣才能夠讓高校的教學(xué)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。要實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化就必須要建立起相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還需建立起相應(yīng)的信息平臺(tái)，只有這樣才能夠促進(jìn)檔案信息資源的共享與利用，推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（四）加強(qiáng)建設(shè)高校教學(xué)檔案的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化

隨著不斷推進(jìn)的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，教學(xué)檔案有了新的形式，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案逐漸減少，而以光盤、磁盤為載體的現(xiàn)代化教學(xué)檔案在整個(gè)教學(xué)檔案材料中所占有的比例越來(lái)越大。不管是在內(nèi)容上，還是在管理的手段、方法上，以往的教學(xué)檔案管理都無(wú)法滿足現(xiàn)在的需求。在教育走向現(xiàn)代化的今天，為適應(yīng)信息時(shí)代管理的特點(diǎn)和需要，不僅要實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，還要加大檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，開發(fā)或購(gòu)買教學(xué)檔案管理系統(tǒng)專用軟件，建立教學(xué)檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。在教學(xué)檔案的管理上，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)開發(fā)光盤、聯(lián)網(wǎng)檢索和信息查詢等服務(wù)，充分挖掘信息資源自身的綜合性、積累性等優(yōu)勢(shì)，使我們所得到的相關(guān)信息重新達(dá)到優(yōu)化組合的目的，發(fā)揮出更大的利用效益。

篇9

關(guān)鍵詞：科研論文 檔案 收集 管理

我院每年都有大量的醫(yī)學(xué)科研，如何收集好、管理好醫(yī)學(xué)科研論文，使其能夠?yàn)樘岣哚t(yī)院的科技實(shí)力和醫(yī)療工作水平服務(wù)[2]，是我們應(yīng)當(dāng)探討的問(wèn)題。

一、醫(yī)學(xué)科研論文檔案的收集

醫(yī)學(xué)科研論文檔案主要是收集在國(guó)內(nèi)外正規(guī)學(xué)術(shù)期刊上發(fā)表的論文，醫(yī)務(wù)人員外投科研論文，須經(jīng)科主任簽字，由科教科審核登記同意后，出具推薦證明信，證明無(wú)一稿二投現(xiàn)象，方可投寄。后，要將論文復(fù)印件一式兩份報(bào)送科教科，科教科將有關(guān)數(shù)據(jù)輸入到科研論文檔案簡(jiǎn)易數(shù)據(jù)庫(kù)， 并將一份論文復(fù)印件存入論文合訂本，另一份放入專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案中[3]。為了方便廣大醫(yī)務(wù)工作者檢索利用已有科研論文檔案，建立了醫(yī)學(xué)論文檔案題錄卡，包括標(biāo)題、作者、科室、刊名、出版日期、主題詞等。并且建立相應(yīng)的檢索目錄。

醫(yī)學(xué)科研論文檔案收集分為平時(shí)收集、定期收集、年終總匯，科教科平時(shí)多與臨床醫(yī)護(hù)人員交流，了解他們的研究動(dòng)向及研究進(jìn)展，督促他們?cè)缛諏⒀芯砍晒l(fā)表、出版、歸檔，對(duì)平時(shí)收集不及時(shí)的，根據(jù)醫(yī)護(hù)人員的研究進(jìn)度，定期收集資料進(jìn)行歸納匯總，聯(lián)系雜志社，協(xié)助他們。此外，可以利用年終績(jī)效考核將論文進(jìn)行集中收集、分類、整理、歸檔。確保醫(yī)學(xué)科研論文檔案資料完整、齊全。

二、醫(yī)學(xué)科研論文檔案的管理

1、加強(qiáng)制度建設(shè)，完善科研論文檔案管理制度。

醫(yī)學(xué)科研論文檔案雖然很重要， 但是由于缺乏單位的足夠重視。

沒有建立行之有效的規(guī)章制度，單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，重視制度建設(shè)，建立科研獎(jiǎng)勵(lì)制度，并將與個(gè)人年終績(jī)效考核和職稱晉升相掛鉤，運(yùn)用行政手段和方法對(duì)醫(yī)學(xué)科研論文進(jìn)行搜集、管理。提高科研檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)的職能，對(duì)醫(yī)學(xué)科研論文檔案進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化的搜集、管理與利用[4]。

2、提高歸檔意識(shí)和檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)學(xué)科研論文是廣大醫(yī)務(wù)工作者研究成果，許多醫(yī)務(wù)人員認(rèn)為這是自己私有的東西，所以收集管理起來(lái)比較困難，平時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，使廣大醫(yī)務(wù)工作者意識(shí)到及時(shí)將自己的論文歸檔是自己的責(zé)任和義務(wù)，使檔案管理人員意識(shí)到將科研論文收集整理好、利用好是自己的職責(zé)，提高歸檔意識(shí)和檔案管理意識(shí)。

為適應(yīng)飛速發(fā)展的信息時(shí)代，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員也勢(shì)在必行，作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，應(yīng)努力參加檔案局組織的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，增強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用，使自己符合時(shí)展的要求。

3、加強(qiáng)醫(yī)學(xué)科研論文檔案信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的依靠手工收集、檢索、查閱等手段已不能適應(yīng)時(shí)代的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)方式信息量少，查找速度緩慢，不利于檔案的利用[5]?，F(xiàn)在的論文寫作通常都是通過(guò)電腦來(lái)完成的，這為科研論文的歸檔創(chuàng)造了有利條件，可以利用已有的EXCEL表格及圖書管理軟件，對(duì)科研論文進(jìn)行收集管理，將論文基本信息錄入EXCEL表格，再將表格與圖書管理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，加以修訂與校對(duì)，就可以完成論文檔案庫(kù)的建立，使用者只需輸入檢索字段就可以查詢到自己需要的文章，這大大縮減了醫(yī)學(xué)論文的檢索及查閱時(shí)間。

醫(yī)學(xué)科研論文檔案的建立，需要全體醫(yī)護(hù)人員的共同參與配合，科研論文檔案能直接反映醫(yī)院的科研學(xué)術(shù)水平， 還能為醫(yī)務(wù)人員晉升職提供可靠的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

1. 邵兵.科研論文檔案歸檔管理的可行性與要求[J].蘭臺(tái)世界，2006（11）

2. 葛淑苑. 科技論文檔案的管理與利用[J] .中華醫(yī)院管理雜志，2001（8）

3. 錢農(nóng)等. 淺談醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)論文檔案的收集和計(jì)算機(jī)管理[J] .浙江臨床醫(yī)學(xué)2004 （9）

篇10

摘要:在實(shí)施科學(xué)化微機(jī)管理的今天,對(duì)計(jì)生檔案進(jìn)行合理地細(xì)化操作,是現(xiàn)今檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急.文章結(jié)合當(dāng)前的現(xiàn)狀,從職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面入手,希望能同大家做有益的探討.

關(guān)鍵詞:計(jì)生檔案；檔案管理；細(xì)化；法制意識(shí)；約束

計(jì)生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬(wàn)戶。在實(shí)施科學(xué)化微機(jī)管理的今天，加強(qiáng)計(jì)生檔案的細(xì)化管理工作，對(duì)于有效地進(jìn)行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問(wèn)題與遺留問(wèn)題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。

計(jì)生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機(jī)管理的過(guò)程，即由原始的粗劣而簡(jiǎn)單的手工報(bào)表到先進(jìn)的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀(jì)末期《中國(guó)人口報(bào)》上以《走科學(xué)化微機(jī)管理的道路》為題闡述過(guò)自己的拙見。而今，實(shí)施微機(jī)管理檔案的工作已有十個(gè)年頭，人們從茫然中走出迷惘，進(jìn)行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J(rèn)識(shí)到位、得心應(yīng)手。各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)層面的工作人員也從思想的根本上認(rèn)知了計(jì)生檔案工作在計(jì)劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)了計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

然而，我們也不難看到，目前的計(jì)生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來(lái)的管理工作中所持的一些做法歸納幾點(diǎn)不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。

一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。

確保檔案的及時(shí)性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責(zé)與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點(diǎn)抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實(shí)。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級(jí)基層組織，以防漏統(tǒng)漏報(bào)；“二要”即要工作經(jīng)?；种院?，要規(guī)范計(jì)生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計(jì)生檔案萬(wàn)無(wú)一失。

二、完善工作制度，加強(qiáng)規(guī)范約束。

檔案管理工作，是人口計(jì)生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。

多年來(lái)的實(shí)踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計(jì)生檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤，就要首先抓好包片計(jì)生干部與村級(jí)計(jì)生統(tǒng)計(jì)員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評(píng)年累積的獎(jiǎng)懲制度，堅(jiān)持常抓不懈，緊而不松，從計(jì)生檔案的收集、上報(bào)、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作規(guī)范，準(zhǔn)確及時(shí)。同時(shí)，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級(jí)的計(jì)生檔案管理人員要定期與計(jì)生服務(wù)對(duì)象溝通，以取得準(zhǔn)確的第一手計(jì)生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時(shí)間制度，確保每個(gè)單位當(dāng)日的資料不漏收，月報(bào)之前統(tǒng)計(jì)好，做到上報(bào)及時(shí)，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，只有這樣，計(jì)生檔案才能完整安全。

三、樹立法制意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理。

檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責(zé)任大于天的思想，在實(shí)際操作中，往往會(huì)出現(xiàn)一些個(gè)別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實(shí)干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計(jì)生檔案工作的純潔性，以達(dá)到檔案入檔、存檔的準(zhǔn)確性，完整性與安全性。

總而言之，計(jì)生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來(lái)不得半點(diǎn)草率馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對(duì)待每一點(diǎn)，每一步才會(huì)達(dá)到理想的效果。

參考文獻(xiàn):