導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇文書檔案管理細(xì)則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1 新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)

（一）規(guī)范性

醫(yī)院文書檔案多以公文資料為主.因此在日常工作中要做好公文的收集、整理工作，并建立歸檔目錄，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范性保存和利用，有效地提高醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范性。

（二）服務(wù)性

醫(yī)院文書檔案對(duì)于各科室及醫(yī)院各類決策都具有較強(qiáng)的參考性作用，體現(xiàn)出服務(wù)性特點(diǎn)。因此在實(shí)際工作中要重視醫(yī)院文書檔案的服務(wù)性，加快推進(jìn)醫(yī)院文書檔案的信息化建設(shè)，從而為醫(yī)院各項(xiàng)工作效率的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）保密性

醫(yī)院文書檔案多是記錄醫(yī)院內(nèi)部的重要信息，具有較強(qiáng)的保密性。因此在文書檔案保管工作中，需要做好保密工作，避免出現(xiàn)信息泄露問題，以此來(lái)提高醫(yī)院文書檔案的安全性，使其更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

2 新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的策略分析

（一）提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)

為了提高對(duì)醫(yī)院文書檔案的管理水平，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)文書檔案管理工作給予充分重視。只有這樣，檔案管理人員才能意識(shí)到文書檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性，并樹立科學(xué)發(fā)展管理意識(shí)。醫(yī)院開始重視文書檔案管理工作后，才能進(jìn)一步完善醫(yī)院文書檔案管理制度，及時(shí)對(duì)醫(yī)院文書檔案管理所需要的配套設(shè)施進(jìn)行更新，全面提升文書檔案的管理能力。醫(yī)院文書檔案主要服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展，因此在當(dāng)前信息化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理人員需要努力提高自身的專業(yè)技能，熟練掌握和運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。在日常工作做好文書檔案的收集、整理和保存工作，加快推動(dòng)醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，有效地為醫(yī)院的發(fā)展提供重要的信息查詢和幫助。

（二）優(yōu)化文書檔案管理工作

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行，在目前形勢(shì)下，醫(yī)院文書檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來(lái)提高工作效率，以促進(jìn)文書檔案管理科學(xué)化。醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容，對(duì)文書檔案的全文進(jìn)行掃描存入，對(duì)文書檔案的案卷級(jí)以及文件級(jí)等多方面信息進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索，以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源，節(jié)省檢索時(shí)間，將檢索中的人為失誤率降低，保證檢索準(zhǔn)確率，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。并且，針對(duì)文書檔案進(jìn)行實(shí)體管理系統(tǒng)完善，保管室內(nèi)安裝溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設(shè)備，做好除塵、防磁等工作，讓文書檔案保管時(shí)間更長(zhǎng)、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當(dāng)投入資金更新軟硬件設(shè)備，確保文書檔案收集更及時(shí)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化管理效率，促進(jìn)文書檔案管理合理化。

（三）加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在當(dāng)前加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理工作中，需要進(jìn)一步加快醫(yī)院文書檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大投入力度從硬件和軟件兩方面入手，并對(duì)醫(yī)院文書檔案工作環(huán)境進(jìn)行完善。通過購(gòu)置各種相關(guān)硬件設(shè)施，并加快建設(shè)醫(yī)院文書檔案管理軟件系統(tǒng)的架構(gòu)，充分地利用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)提高醫(yī)院文書檔案的管理水平，全面提升醫(yī)院文書檔案的收集、整理的工作效率，從而為文書檔案的借閱提供更多便利性。同時(shí)在文書檔案管理工作中，還要重視電子文書檔案的保密性管理工作，避免電子文書檔案載體出現(xiàn)損毀及消磁等現(xiàn)象，做好檔案信息的備份工作，對(duì)于具有較高保密級(jí)別的電子檔案，要利用加密技術(shù)對(duì)其進(jìn)行處理，有效地提高檔案信息的安全性。

（四）?M一步完善醫(yī)院文書檔案管理制度

文書檔案管理工作具有長(zhǎng)期性的特點(diǎn)。規(guī)范、完善文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局的管理政策，從自身的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)文書檔案材料的收集范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定，通過正確界定收集范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限，使醫(yī)院文書檔案可以精確地反映醫(yī)院情況。加強(qiáng)文書檔案管理水平，讓文書檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實(shí)處，強(qiáng)化對(duì)文書檔案管理工作的監(jiān)督考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

（五）創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度

信息技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)于提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量有著不可估量的作用。在實(shí)踐過程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理模式，注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以將以前紙質(zhì)檔案的管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲(chǔ)、檔案調(diào)用等工作的程序都得到了極大的簡(jiǎn)化，從而大大提高文書檔案管理工作人員的積極性。與此同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低文書檔案管理工作人員的工作量，使文書檔案資料變得更加準(zhǔn)確和完整，有效避免了傳統(tǒng)管理方式中手動(dòng)管理造成的各種錯(cuò)誤，最終大大提高醫(yī)院文書檔案的利用價(jià)值和有效利用率。

（六）把檔案管理人員的培訓(xùn)工作提上日程

醫(yī)院文書檔案管理工作的好壞與檔案管理人員的整體素質(zhì)息息相關(guān)。因此，醫(yī)院需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，采用培訓(xùn)、開展業(yè)務(wù)交流活動(dòng)來(lái)努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能，而且在培訓(xùn)工作中，還要立足于醫(yī)院文書檔案管理工作的實(shí)際情況，注重基礎(chǔ)、細(xì)節(jié)和操作；并對(duì)檔案搜集、整理和歸檔等諸多環(huán)節(jié)的細(xì)則和規(guī)范要求進(jìn)行明確，以此來(lái)提高醫(yī)院文書檔案收集、整理和管理的水平。同時(shí)還要重視檔案管理人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)工作，使其能夠熟練掌握文書檔案管理軟件系統(tǒng)，加快推進(jìn)文書檔案信息化的發(fā)展。

篇2

【關(guān)鍵詞】辦公室；文書檔案；收集；歸檔

一、文書檔案收集與歸檔工作的重要性

文書檔案收集與歸檔工作是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位開展管理工作的重要環(huán)節(jié)，是提高單位管理工作效率與質(zhì)量的前提條件。文書檔案記錄了各單位的發(fā)展歷程，為單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展與科學(xué)決策提供參考依據(jù)。將它們及時(shí)有效地收集與歸檔，不僅能確保各類文件材料的完整性，而且還能將重要的文件材料進(jìn)行詳細(xì)記錄和保存，確保其真實(shí)性。有利于決策者深刻了解單位自身的發(fā)展情況，以便盡早制定與調(diào)整科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略。

二、文書檔案收集與歸檔中主要存在的不足之處

（一）檔案文件材料的收集力度不夠。當(dāng)前，由于多數(shù)檔案人員沒有高度重視檔案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最終造成大部分的文件資料丟失或缺損。具體原因主要包括：1.各部門的檔案管理流程不規(guī)范，文件資料隨意擺放，未能及時(shí)歸檔。2.各單位的歸檔模式不科學(xué)，忽略電子文書檔案的收集與歸檔。3.在整理檔案過程中，沒有重視檔案的連續(xù)完整性。例如：經(jīng)常出現(xiàn)文件資料不完整，文件資料斷章、少頁(yè)、缺時(shí)間、無(wú)單位落款公章等現(xiàn)象，或發(fā)文稿有正文但是缺附件的情況。遇到這些問題，我們應(yīng)立即要求有關(guān)部門補(bǔ)全缺失的文件，才給予收集歸檔。4.文件材料的可靠性差。有些單位或檔案部門為應(yīng)付上級(jí)的檢查，通常模擬前幾年的數(shù)據(jù)展開評(píng)估，致使檔案文件的歷史性與真實(shí)性喪失。

（二）歸檔文件材料的收集不全面。在辦公室文書檔案的管理過程中，通常會(huì)見到歸檔文件收集不齊全的情況，具體包括未經(jīng)檔案人員收集記錄的各種文件資料。該類資料的內(nèi)容廣泛，來(lái)源渠道較多，具備重要的參考價(jià)值等。文件材料一旦遺留在部門或者其他的人員手中，無(wú)法完整地收集回來(lái)，必將影響檔案人員的歸檔工作。加上部分文書檔案的管理人員多為兼職人員，缺乏充足的時(shí)間與精力來(lái)整理與保管檔案資料，這些均能導(dǎo)致文書檔案文件材料無(wú)法及時(shí)收集完整。

（三）檔案人員缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)與工作責(zé)任心。由于部分檔案人員的管理意識(shí)較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無(wú)編號(hào)或一般性的文件資料，這間接影響了歸檔工作。具體表現(xiàn)于：個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí)，沒有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實(shí)性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒有及時(shí)歸檔文件資料的原件，無(wú)法確保它們的完整性與正確性，這些均會(huì)導(dǎo)致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。

三、加文書檔案的收集與歸檔的措施

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范工作流程。檔案管理工作需有健全的規(guī)章制度去指引。在制定檔案管理制度過程中，應(yīng)緊緊圍繞《檔案法》，結(jié)合單位實(shí)際情況制定。并規(guī)范檔案收集和歸檔流程，明確各檔案歸檔的范圍。

（二）加強(qiáng)檔案收集和歸檔工作的宣傳力度。加強(qiáng)檔案工作宣傳力度，可以利用辦公室自身優(yōu)勢(shì)，宣傳《檔案法》和各項(xiàng)規(guī)章制度實(shí)施細(xì)則，使醫(yī)院行政工作人員和醫(yī)務(wù)人員提高檔案意識(shí)，在醫(yī)院營(yíng)造一種人人重視檔案、人人參與檔案的良好氛圍。另外，檔案應(yīng)由專門人員科學(xué)管理，并提供有利的保管條件，將檔案存放在專門的檔案室，配備相適應(yīng)的硬件和軟件。每年按規(guī)定做好文件的收集、整理、歸檔和保管工作。積極開展檔案利用服務(wù)，為業(yè)務(wù)部門和行政工作人員提供快捷便利的服務(wù)。讓業(yè)務(wù)部門和行政工作人員嘗到檔案集中管理的甜頭，反過來(lái)又促進(jìn)文件的收集、歸檔工作。

（三）積極參與公文運(yùn)作的過程，發(fā)揮辦公室督辦和催辦的作用。收發(fā)文處理是各單位辦公室文書工作的重要環(huán)節(jié)。檔案工作不能靠等待，應(yīng)主動(dòng)出擊。在辦理上級(jí)文件過程中，要對(duì)文件的內(nèi)容、要求、時(shí)間有一定的掌握，傳閱時(shí)，提示領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)閱辦，領(lǐng)導(dǎo)批示的文件要及時(shí)傳閱，做好上情下達(dá)的落實(shí)工作。作為醫(yī)療單位，要做好文書檔案工作，還要加強(qiáng)與上級(jí)衛(wèi)生部門和行政主管部門的工作聯(lián)系，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系。

（四）利用醫(yī)院印章管理，把好檔案收集的關(guān)口。醫(yī)院的印章管理一般由辦公室專人負(fù)責(zé)，可以利用醫(yī)院印章管理，加強(qiáng)對(duì)文書檔案的收集。對(duì)于醫(yī)院的各類文件，領(lǐng)導(dǎo)不簽發(fā)，手續(xù)不齊全的，不予打印，不給用章。

（五）利用OA收發(fā)文系統(tǒng)，對(duì)照進(jìn)行檔案收集與歸檔工作。隨著科技的發(fā)展，我國(guó)已進(jìn)入辦公自動(dòng)化和信息化時(shí)代。大部分機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理文書文件材料時(shí)，都通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行。因此，在進(jìn)行檔案收集與歸檔工作時(shí)，可以利用OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)照，保證檔案材料的完整性。

（六）加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)人員素質(zhì)。第一，樹立全心全意為人民服務(wù)的理念，加強(qiáng)責(zé)任心。第二，在業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)上加強(qiáng)檔案理論學(xué)習(xí)，積極參加檔案培訓(xùn)班和交流會(huì)。第三，作為辦公室的一員不但要熟悉辦公室的工作，還要利用辦公室處于醫(yī)院綜合性地位的優(yōu)勢(shì)，了解和掌握其它科室和醫(yī)療業(yè)務(wù)的工作特性。第四，掌握現(xiàn)代化辦公技術(shù)，實(shí)行電子檔案一體化。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案的收集和歸檔的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)一體化，將電子檔案進(jìn)行存檔。

四、結(jié)語(yǔ)

文書檔案的收集與歸檔工作是檔案管理工作中的關(guān)鍵部分。只有做好醫(yī)院文書檔案的與歸檔工作，完善制度，規(guī)范管理，才能確保文書檔案的收集真實(shí)性與完整性，促進(jìn)文書檔案歸檔工作的順利開展，從而更好地使文書檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

【參考文獻(xiàn)】

[1]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，23（04）：03-04.

篇3

關(guān)鍵詞：立卷改革；高校檔案；按件整理；《歸檔文件整理規(guī)則》

立卷改革長(zhǎng)期以來(lái)都是我國(guó)檔案界較為關(guān)注的話題，2001年，正式出臺(tái)的《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》）是對(duì)前期各種文書立卷改革措施的總結(jié)和升華，是“繼30年代行政效率運(yùn)動(dòng)之后文檔工作的第二次變革”。[1]《規(guī)則》作為我國(guó)文書立卷改革的重要成果，自其以來(lái)，在檔案界產(chǎn)生了較大的影響，各級(jí)綜合性檔案館基本已按其要求進(jìn)行了相應(yīng)的改革。在高校領(lǐng)域，《規(guī)則》也同樣被逐步推行開來(lái)。卞咸杰同志曾就高校領(lǐng)域適用《規(guī)則》問題在檔案界論壇作過專題講座，[2]并將其主要內(nèi)容以《高校各類檔案以件歸檔的實(shí)踐》（以下簡(jiǎn)稱《卞文》）為題在《檔案管理》2010年第1期上發(fā)表。筆者對(duì)卞咸杰同志在文中所展示的創(chuàng)新精神和改革膽略深為敬佩，但是，對(duì)于《卞文》將該校立卷改革的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)為按件整理方法“以點(diǎn)代面，從文書檔案延伸到其他類別檔案”，[3]認(rèn)為《規(guī)則》能夠適用于高校各類檔案的論斷則無(wú)法認(rèn)同。

《規(guī)則》所提倡的“簡(jiǎn)化整理，強(qiáng)化檢索”的理念與計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)空前發(fā)展的時(shí)代背景相得益彰，在文書檔案領(lǐng)域，“卷”改“件”是對(duì)檔案客觀實(shí)證性的回歸，盡量減少因?yàn)榻M卷及其相關(guān)操作引起的主觀性失實(shí)和失序。筆者雖然也認(rèn)同《規(guī)則》在高校文書檔案領(lǐng)域的運(yùn)用是檔案整理方式的一種進(jìn)步，但是，這并不能成為《規(guī)則》適用范圍可以無(wú)限擴(kuò)展的理由，從《規(guī)則》本身以及檔案自身特點(diǎn)等方面考量，《規(guī)則》不適用于高校非文書類檔案。

1 基于《歸檔文件整理規(guī)則》文本的思考

《規(guī)則》的出臺(tái)，正式確立了按件整理的專業(yè)地位，卻也由此引發(fā)了關(guān)于按件整理規(guī)則適用范圍的不斷爭(zhēng)議，為了能夠讓探討基于相同的平臺(tái)，筆者認(rèn)為，在思考按件整理的適用范圍時(shí)，有必要對(duì)《規(guī)則》的文本意愿進(jìn)行重新梳理。

1.1 《規(guī)則》制定的背景。檔案整理是檔案工作的重要內(nèi)容之一，而歸檔材料的整理方法則是整理工作的核心內(nèi)容。因此，關(guān)于檔案整理方法的探索在我國(guó)就一直存在。大規(guī)模的立卷改革探討開始于上世紀(jì)80年代，而隨著上世紀(jì)90年代對(duì)電子文件的不斷關(guān)注，關(guān)于文書立卷改革的探討與爭(zhēng)論越發(fā)如火如荼?；厥走@一段歷史，其間，關(guān)于文書立卷改革的方法從“上世紀(jì)八十年代以來(lái)，以‘六特征立卷法’為基礎(chǔ)，衍生出‘一事一卷’、‘四分四注意’、‘三個(gè)為主，五個(gè)分開’、‘三分兩同’等一系列立卷法”。[4]從中，我們不難發(fā)現(xiàn)，不管是何種立卷方法，都是基于對(duì)文書檔案的整理方法而產(chǎn)生，其涉及范圍并沒有涵蓋所有類型的檔案?！兑?guī)則》的出臺(tái)是在對(duì)文書立卷改革的探討有了一定的成效后，集合各種立卷方法的優(yōu)點(diǎn)而形成的一種國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?！兑?guī)則》以推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的形式，于2000年12月由國(guó)家檔案局批準(zhǔn)，于2001年正式頒布實(shí)施?！兑?guī)則》之所以作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)推出，也是為了兼顧現(xiàn)實(shí)檔案工作中存在的各種復(fù)雜多變的問題，避免“一刀切”的狀況出現(xiàn)。

1.2 《規(guī)則》關(guān)于適用檔案類型的規(guī)定。我國(guó)高校檔案的類別基本采用了1993年《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中的規(guī)定，分為黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等10個(gè)類別，2008年，頒布的教育部27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》與之相比，僅僅是新增加了學(xué)生類檔案，在實(shí)際工作中，一般會(huì)將特殊載體的聲像類和實(shí)物類檔案作為單獨(dú)類別列出。根據(jù)高校各種類型檔案的基本特點(diǎn)，可以大體上將其分為三個(gè)大類，一是文書檔案，即黨群類、行政類和外事類；二是科技檔案，即科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案；三是專門檔案，即學(xué)生類、教學(xué)類、出版物類、財(cái)會(huì)類。

《規(guī)則》自身文本中，雖沒有適用檔案類型的明確條款，但是，其在第二部分“定義”中，認(rèn)為“歸檔文件”是指“立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料”。王健教授據(jù)此，也將“辦理完畢”、“文書檔案”、“紙質(zhì)文件”歸納為《規(guī)則》適用范圍的“三個(gè)顯性限定”。因此，從《規(guī)則》的本意來(lái)考察，文書檔案應(yīng)該是其適用的基本條件之一，《規(guī)則》并沒有涉及文書檔案之外的檔案類型?！侗逦摹芬惨庾R(shí)到了這一點(diǎn)，但是，其處理的方式是在編制本校的實(shí)施細(xì)則時(shí)，將“文書檔案”直接擴(kuò)大為“各種紙質(zhì)歷史記錄”，但對(duì)于這種適用范圍擴(kuò)大的合理性，缺乏足夠的解釋和論證。

2 尊重檔案自身特點(diǎn)是整理工作的起點(diǎn)

檔案整理工作需要以“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”為原則來(lái)進(jìn)行，對(duì)各種類型檔案自身特點(diǎn)的認(rèn)識(shí)是探討其整理方式的起點(diǎn)，也是判斷各種檔案整理方式優(yōu)劣的基本標(biāo)準(zhǔn)，檔案的整理方式只有與該類別檔案的自身屬性相符合才能實(shí)現(xiàn)整理工作的科學(xué)化。

2.1 按件整理違背了科技檔案的成套性特點(diǎn)。高校的科技檔案主要包括科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)等四類檔案。因?yàn)榭萍脊ぷ鬟^程的完整性及其相對(duì)獨(dú)立性，使科技檔案的形成在客觀上具有成套性的特點(diǎn)，這也是科技檔案與文書檔案的最主要區(qū)別?？萍紮n案的成套性特點(diǎn)主要是指“圍繞著一個(gè)獨(dú)立科技項(xiàng)目的進(jìn)行，規(guī)律性地形成了一系列相關(guān)的科技文件，這些科技文件記載和反映了該項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的全部過程和成果，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體的科技程序和科技內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的文件整體”。[5]不管某個(gè)具體的科技項(xiàng)目在數(shù)量、內(nèi)容和形式上有著怎樣的差別，但是，它們因?yàn)橥粋€(gè)總體的科技程序和科技內(nèi)容而相互關(guān)聯(lián)，共同構(gòu)成了相關(guān)科技活動(dòng)的文件整體。只有將基于同一個(gè)科技項(xiàng)目產(chǎn)生的文件集中整理起來(lái)才能反映科技活動(dòng)的全貌，才符合科技檔案整理的基本原則要求。

因?yàn)榭萍紮n案的成套性特點(diǎn)，“案卷”在科技檔案整理中成為一種“客觀存在”，例如，同一個(gè)科研項(xiàng)目、同一件產(chǎn)品、同一個(gè)工程或設(shè)備都是統(tǒng)領(lǐng)關(guān)聯(lián)科技文件材料的客觀案卷形式。文書檔案則因?yàn)闆]有明顯的內(nèi)容特征來(lái)客觀統(tǒng)領(lǐng)卷內(nèi)相關(guān)文件，容易形成不同立卷者立卷結(jié)果大相徑庭的局面，這也是文書檔案實(shí)現(xiàn)按件整理的重要原因之一。在工作量方面，由于科技檔案案卷概念相對(duì)容易確定，在科技檔案按卷整理的過程中不會(huì)因?yàn)榻M卷環(huán)節(jié)的復(fù)雜而明顯增加工作量。相反，案卷作為聯(lián)系科技文件之間微觀歷史聯(lián)系的作用會(huì)在檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率方面作出重要的貢獻(xiàn)。綜合而言，按件整理在文書檔案方面因?yàn)槿∠妇矶鴰?lái)的整理結(jié)果更加客觀、整理工作量減少的優(yōu)勢(shì)在科技檔案領(lǐng)域沒有明顯的體現(xiàn)。相反，如果放棄科技檔案按卷整理的方法，以“件”為原則的整理方法容易造成同一科技項(xiàng)目文件的分散，對(duì)科技檔案的完整性和系統(tǒng)性構(gòu)成威脅，也違背了科技檔案成套性特點(diǎn)。

2.2 專門檔案需要“專門”的整理方法。高校專門檔案主要包括學(xué)生類、教學(xué)類、出版物類、財(cái)會(huì)類等四類檔案。學(xué)生類檔案屬于人事檔案的范疇，而且，全國(guó)多數(shù)高校還未將學(xué)生類檔案納入檔案部門管理，因此，對(duì)其不作探討。

教學(xué)類檔案是高校檔案的主體，客觀地反映了高校的中心工作在于培養(yǎng)高層次的人才。高校的教學(xué)類檔案包括學(xué)生錄取、考試成績(jī)、休學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)及學(xué)位等學(xué)習(xí)管理過程中的各個(gè)方面的材料。教學(xué)類檔案雖然內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量龐大，但是，高校教學(xué)工作內(nèi)容固定，分類清晰，因此，按卷整理便于集中同類的材料。在工作量方面，教學(xué)類檔案往往自然地以班級(jí)或者年級(jí)的方式集中在一起，無(wú)須為材料的分類組織浪費(fèi)更多的精力，這一點(diǎn)，也是教學(xué)類檔案區(qū)別于文書類檔案的重要特征。

財(cái)會(huì)類檔案是在財(cái)務(wù)管理工作和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料，是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)專業(yè)資料。高校的會(huì)計(jì)檔案中，會(huì)計(jì)憑證占據(jù)絕大多數(shù)，且已由學(xué)校的會(huì)計(jì)專業(yè)人員以冊(cè)的方式裝訂完畢。一冊(cè)會(huì)計(jì)憑證基本都是按照時(shí)間順序，將多份會(huì)計(jì)憑證集合起來(lái)裝訂而成，用“卷”顯然比“件”能更好地概括這一冊(cè)會(huì)計(jì)憑證檔案。會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告都具有明顯的時(shí)間特征和內(nèi)容特征，例如，日記賬和年度財(cái)務(wù)報(bào)告等，因此，根據(jù)相關(guān)時(shí)間和內(nèi)容要素組卷保存更符合文件本身特點(diǎn)。

出版物類檔案是指高校在編輯出版報(bào)紙、刊物、圖書、音像等出版物活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像等載體材料。出版物類檔案往往由于一個(gè)具體的出版事宜而產(chǎn)生，其內(nèi)容清晰明確，因此，對(duì)其進(jìn)行按卷整理便于集中相關(guān)內(nèi)容，也不存在文書檔案按卷整理中存在的內(nèi)容難以概括、題名難以擬寫的問題。

3 《歸檔文件整理規(guī)則》運(yùn)用過程中一些認(rèn)識(shí)誤區(qū)

3.1 “件”的概念應(yīng)該如何定義？按卷整理的核心在于“案卷”的組織，而按件整理的核心則在于“件”的確定。在文書檔案領(lǐng)域，《規(guī)則》對(duì)于“件”的確立有著明確的規(guī)定，在此不再贅述。而如果要將《規(guī)則》的適用范圍擴(kuò)展至非文書檔案，如何進(jìn)行相關(guān)“件”的定義就成為問題的關(guān)鍵?！侗逦摹吩谔幚泶藛栴}時(shí)，采取了“補(bǔ)充專門檔案和科技檔案類目中件的確定”方法，雖未作更為明確的闡釋，但從其后續(xù)操作示例中可發(fā)現(xiàn)《卞文》中“件”確立的幾個(gè)特點(diǎn)。

第一，帶有較強(qiáng)的主觀色彩，缺乏客觀標(biāo)準(zhǔn)。不管是以件歸檔還是按卷歸檔，“件”、“卷”都作為一種組織和計(jì)量單位存在，“件”和“卷”的概念只有清晰明確并且符合約定俗成的習(xí)慣才能有效地指導(dǎo)具體的歸檔操作?！侗逦摹分小皩n案檢索中有關(guān)聯(lián)的多份文件組合成一件”、“根據(jù)利用率界定件”等方法，在實(shí)際操作中對(duì)文件之間的檢索關(guān)聯(lián)關(guān)系和文件未來(lái)利用率高低的判斷都帶有一定的主觀色彩，容易產(chǎn)生“件”的確定結(jié)果因人而異的情況，違背了《規(guī)則》制定的初衷。

第二，部分“件”的定義與傳統(tǒng)“案卷”實(shí)質(zhì)相同。案卷是指按照一定的主題等內(nèi)部特征和外部特征編立的、具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。[6]在《卞文》中，“把同一個(gè)班級(jí)學(xué)籍材料組合為一件”、“科研檔案中的獲獎(jiǎng)申報(bào)材料，可把申報(bào)表、科研成果、社會(huì)影響或?qū)嶋H效果證明、其他材料等界定為一件”等方法中的“件”在名稱上雖為件，而在內(nèi)容上卻具有明顯的組合和集中行為，實(shí)質(zhì)上，已經(jīng)與“案卷”概念相同。同時(shí)，這些“件”的概念與約定俗成的“件”的概念迥異，容易造成概念上的混亂。例如，如果把一個(gè)班級(jí)的學(xué)籍材料稱為一件，那其中，每個(gè)具體人員的學(xué)籍材料該用什么來(lái)稱呼？

3.2 按件整理是否減少工作量？《卞文》在談到以件歸檔的經(jīng)驗(yàn)時(shí)，認(rèn)為“《規(guī)則》的實(shí)施簡(jiǎn)化了歸檔文件整理程序，減少了工作量，提高了工作效率”，[7]在實(shí)際工作中，這一說法也成為按件整理適用范圍擴(kuò)大的一個(gè)重要理由。在文書檔案領(lǐng)域，傳統(tǒng)的文書檔案按照分類組卷卷內(nèi)文件整理填寫案卷目錄和備考表案卷裝訂擬寫案卷題名填寫案卷封面檔號(hào)編制案卷排列案卷目錄編制的程序來(lái)進(jìn)行。而按照《規(guī)則》的要求，實(shí)行按件整理后其整理程序變?yōu)椋杭拇_定裝訂蓋歸檔章文件歸類文件排列填制歸檔章編目裝盒。兩相比較，從數(shù)量上看，按件整理減少了工作環(huán)節(jié)，從內(nèi)容上看，取消了難度大、爭(zhēng)議多、耗時(shí)費(fèi)力的組卷及卷內(nèi)文件整理的環(huán)節(jié)，客觀上，減少了文書檔案整理的工作量。

在非文書檔案領(lǐng)域，無(wú)論是科技檔案還是各種專門檔案，其內(nèi)容往往明確涉及某個(gè)事件，或者有明確的組卷標(biāo)識(shí)，因此，組卷和案卷題名的擬寫變得較為容易，《規(guī)則》在文書檔案整理中的這種優(yōu)勢(shì)就不復(fù)存在。相反，從實(shí)際工作情況來(lái)看，在檔案實(shí)體的裝訂方面，因?yàn)檠b訂對(duì)象由一卷文件細(xì)化至每份文件，按件整理的裝訂工作量沒有減少反而有所增加，加之，按件整理方式中裝具及裝訂方法一直缺少穩(wěn)定有效的做法，無(wú)疑給具體工作增加了難度。例如，每份用縫紉機(jī)線裝的文件，在進(jìn)行數(shù)字化掃描時(shí)，就很難拆除后進(jìn)行高速掃描。因此，按件整理并沒有減少非文書檔案的整理工作量。

3.3 按件整理對(duì)于統(tǒng)計(jì)和檢索的意義有多大？《規(guī)則》實(shí)施以后，檔案統(tǒng)計(jì)的基本單位由案卷變成案卷與件兩種方式并存的狀況，在一定程度上，給直觀比較和統(tǒng)計(jì)分析館藏?cái)?shù)量帶來(lái)了困難。但是，如果據(jù)此擴(kuò)展《規(guī)則》的適用范圍則有舍本逐末之嫌，檔案整理方式的選擇必須以遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，尊重檔案自身特點(diǎn)為原則，不能因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)單位一致性的需要而改變各種檔案的最合理整理方式。實(shí)際上，雖然有案卷與件兩種統(tǒng)計(jì)單位，但是，按照《規(guī)則》本身的適用范圍而言，案卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)與件的統(tǒng)計(jì)數(shù)都清晰地確定為館藏文書檔案與非文書檔案的數(shù)量。

按件整理“優(yōu)化了檢索效果，使檔案檢索更加迅速、高效、靈活”的觀點(diǎn)被當(dāng)做是《規(guī)則》適用范圍擴(kuò)展的重要原因，但是，事實(shí)果真如此嗎？根據(jù)筆者調(diào)查，現(xiàn)在的高校檔案基本采用計(jì)算機(jī)檢索的方式，絕大多數(shù)的高校館藏檔案目錄也是建立在文件級(jí)的基礎(chǔ)上。在手工檢索情況下，紙質(zhì)卷內(nèi)文件目錄與按件整理形成的目錄體系在形式和內(nèi)容完整性上是一致的。在計(jì)算機(jī)檢索的情況下，在目錄建設(shè)體系均建立在文件級(jí)的基礎(chǔ)上時(shí)，按件整理的各種檢索方式和效果會(huì)同樣表現(xiàn)在按卷整理的文件檢索中。但是，因?yàn)椤鞍妇怼弊鳛槁?lián)系文件之間歷史微觀聯(lián)系的作用而存在，會(huì)把那些在責(zé)任者、來(lái)源、時(shí)間、題名等多種要素上并沒有直接關(guān)聯(lián)關(guān)系的文件整理匯集一起，反而給檢索結(jié)果的查全率和查準(zhǔn)率帶來(lái)幫助。

參考文獻(xiàn)：

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[5]王傳宇.科技檔案管理學(xué)[M].修訂本.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1998：58.

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【關(guān)鍵詞】 基層醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范化

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2012.08.621 文章編號(hào)：1004-7484（2012）-08-2915-02

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動(dòng)中形式的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，它是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，加強(qiáng)這一信息資源的管理對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)

院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。加強(qiáng)對(duì)這一信息資源的規(guī)范化管理，對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。檔案規(guī)范化，是指在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)由檔案事業(yè)主管機(jī)關(guān)，或會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化主管機(jī)關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商對(duì)檔案工作的管理、原則則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，制訂出科學(xué)的、統(tǒng)一的規(guī)則和技術(shù)規(guī)范.并予以貫徹執(zhí)行而修訂的全部過程，就是要使檔案工作規(guī)范化、統(tǒng)一化，以獲得最佳的工作秩序、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

縣級(jí)醫(yī)院及縣以下鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的人事檔案由縣衛(wèi)生局檔案室統(tǒng)一管理，其他檔案由各單位自行管理。醫(yī)院的檔案材料主要有兩大方面：一是病歷檔案，由專門的病案統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)編錄、回收、質(zhì)量檢查、整理、裝訂、登記、歸檔、保管和調(diào)閱工作；二是文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案等，由醫(yī)院各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)保管。目前，我國(guó)許多基層醫(yī)院受職能特殊性的限制和不同種類檔案作用特點(diǎn)的表現(xiàn)形式的影響，基層醫(yī)院檔案管理可能存在以下的某些問題。

1 基層醫(yī)院在檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度不健全 各相關(guān)部門沒有統(tǒng)一的管理制度，沒有制訂檔案室工作職責(zé)和查閱制度，沒有明確檔案工作人員職責(zé)，沒有嚴(yán)格執(zhí)行歸檔程序和查閱程序，更缺乏依法管理檔案的理念。

首先，檔案管理格局混亂，管理職能不明確?；鶎俞t(yī)院檔案一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。

其次，對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明隨著科技的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。

1.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高 就目前的狀況來(lái)看，從縣到鄉(xiāng)鎮(zhèn)各衛(wèi)生院都沒有專職的檔案管理人員，大部分是所在單位辦公室的內(nèi)勤兼任檔案員。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院由會(huì)計(jì)兼任檔案員，有的由通訊員兼任，有的由工會(huì)人員兼任，他們平時(shí)負(fù)責(zé)的工作項(xiàng)目較多，用于檔案工作的時(shí)間和精力有限，表現(xiàn)為檔案專業(yè)人員較少，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，外語(yǔ)水平不高，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形式下的檔案事業(yè)發(fā)展。

隨著醫(yī)院檔案事業(yè)的規(guī)模日益擴(kuò)大，檔案數(shù)量日益增多，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進(jìn)，對(duì)檔案專業(yè)人才的素質(zhì)建設(shè)提出愈來(lái)愈高的要求。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般來(lái)說重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，而對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納人計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

1.3 檔案管理設(shè)備陳舊 在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃。而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投人等考慮較少或完全未納人規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。在基層醫(yī)院，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

2 推進(jìn)基層醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化

基層醫(yī)院的檔案管理要進(jìn)一步科學(xué)化，規(guī)范化，制度化，需建立行之有效的長(zhǎng)效機(jī)制，這樣才能有效的推動(dòng)醫(yī)院日常工作的開展和事業(yè)的健康穩(wěn)步發(fā)展。下面筆者就如何加強(qiáng)基層醫(yī)院的檔案管理工作簡(jiǎn)述幾點(diǎn)體會(huì)。

2.1 建立健全各項(xiàng)管理規(guī)章制度 在認(rèn)真貫徹《檔案法》的基礎(chǔ)上，醫(yī)院把上級(jí)的有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，作為工作的依據(jù)，根據(jù)檔案目標(biāo)管理的需要，結(jié)合本院實(shí)際情況定出具體規(guī)定，重新制定出全院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的《實(shí)施細(xì)則》，明確職責(zé)，完善檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密、庫(kù)房管理制度，使檔案工作各環(huán)節(jié)的運(yùn)行有章可循，這是使檔案得以規(guī)范化管理的根本所在。

首先，規(guī)范醫(yī)院檔案?jìng)鬟f程序。醫(yī)院檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)決定了檔案材料的構(gòu)成和形式不同于其他檔案。它包括黨政群、個(gè)人、設(shè)備、財(cái)務(wù)、基建、特殊病案等多種類型。

其次，嚴(yán)格醫(yī)院檔案編研工作。醫(yī)院檔案的收集與編研是相輔相成的，只收集不編研就會(huì)形成雜亂無(wú)章的材料堆，用時(shí)非常麻煩。

再次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)是開展檔案管理工作的保證。

2.2 提高醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì) 其一，強(qiáng)化全員的檔案意識(shí)。醫(yī)院檔案管理與醫(yī)療、教學(xué)、科研都有著緊密的聯(lián)系，互為依存，不可分割。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是做好醫(yī)院檔案工作的前提和保證。單位檔案人員要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，明確主導(dǎo)思想，建立健全符合醫(yī)院實(shí)際的檔案管理機(jī)構(gòu)和規(guī)章制度，實(shí)行集中管理，將醫(yī)院檔案管理工作納入醫(yī)院整體管理系統(tǒng)之中。將檔案工作納入到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制，將檔案收集，檔案材料規(guī)范化、及時(shí)性等作為個(gè)人年度考核、升職、晉級(jí)、評(píng)優(yōu)、評(píng)先等條件之一，以提高歸檔工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)檔案人員也要熟悉醫(yī)院檔案材料的運(yùn)行規(guī)律，掌握各種線索，循序漸進(jìn)，廣泛收集，為醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理做好前期基礎(chǔ)工作。

其二，建設(shè)優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化 高科技的發(fā)展，也使基層醫(yī)院檔案增添新的內(nèi)涵。一方面，醫(yī)院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)，須保留大量的業(yè)務(wù)歸檔材料，如病案、影像資料，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占用很大的庫(kù)房。另一方面，高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣。因而因

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一、主要成效

（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。

（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會(huì)堅(jiān)持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評(píng)比，做到了經(jīng)?；鸵?guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動(dòng)局在搬遷到新辦公場(chǎng)所后，投入30余萬(wàn)元，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行了改造；市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí)，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級(jí)檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃，狠抓組織落實(shí)，并且基本完成了各門類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來(lái)檔案庫(kù)房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動(dòng)，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動(dòng)性不強(qiáng)，不少單位沒有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。

二是個(gè)別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時(shí)歸檔的意識(shí)還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí)，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動(dòng)頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，對(duì)檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購(gòu)置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對(duì)所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。

三、幾點(diǎn)要求

針對(duì)存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時(shí)加以整改。同時(shí)，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè)，提出如下要求：

（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案，必須同時(shí)報(bào)送符合《文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對(duì)檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購(gòu)置檔案管理軟件，切實(shí)提高檔案管理水平。

（二）要加強(qiáng)新型載體檔案的管理。隨著辦公自動(dòng)化的深入推進(jìn)和辦公條件的改善，電子文件、數(shù)碼照片等在各單位大量出現(xiàn)，相應(yīng)的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實(shí)體和檔案管理模式也有了相應(yīng)的變化，對(duì)檔案管理提出了新的要求。各單位要加強(qiáng)新型載體檔案的管理，做好對(duì)這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。

（三）要今年9月市檔案局下發(fā)《關(guān)于開展全市檔案工作執(zhí)法檢查的通知》后，各部門、單位認(rèn)真對(duì)照檢查內(nèi)容開展了自查，針對(duì)存在問題，制定整改措施，如期上報(bào)了自查材料。在各部門、單位自查的基礎(chǔ)上，市檔案局于12月份抽查了市環(huán)保局、經(jīng)委、公安、檢察系統(tǒng)等14個(gè)單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來(lái)我市學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動(dòng)檔案管理工作的總體形勢(shì)較好，但也存在一些問題。

一、主要成效

（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。

（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會(huì)堅(jiān)持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評(píng)比，做到了經(jīng)?；鸵?guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動(dòng)局在搬遷到新辦公場(chǎng)所后，投入30余萬(wàn)元，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行了改造；市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí)，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級(jí)檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃，狠抓組織落實(shí)，并且基本完成了各門類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來(lái)檔案庫(kù)房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動(dòng)，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動(dòng)性不強(qiáng)，不少單位沒有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。

二是個(gè)別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時(shí)歸檔的意識(shí)還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí)，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動(dòng)頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，對(duì)檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購(gòu)置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對(duì)所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。

三、幾點(diǎn)要求

針對(duì)存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時(shí)加以整改。同時(shí)，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè)，提出如下要求：

（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案，必須同時(shí)報(bào)送符合《文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對(duì)檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購(gòu)置檔案管理軟件，切實(shí)提高檔案管理水平。

篇6

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；檔案管理；檔案文化

【中圖分類號(hào)】R197.322 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1004-7484（2012）11-0612-02

醫(yī)院檔案是在醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、衛(wèi)生行政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院重要的信息資料和寶貴財(cái)富，更是醫(yī)院開展工作的可靠依據(jù)。為了更好保存醫(yī)院歷史真實(shí)面貌，我院于2011年成立綜合檔案室集中管理全院各門類、各載體檔案，下面是我院開展檔案工作的一些做法。

1 開展檔案管理的必要性

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理是醫(yī)院自身發(fā)展的需要

當(dāng)前醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)產(chǎn)生了龐大的具有保存價(jià)值的醫(yī)療檔案特別是一些科研資料?，F(xiàn)代化醫(yī)院要求規(guī)范化管理的結(jié)果是各職能部門的文書類檔案越堆越多；另外在等級(jí)醫(yī)院評(píng)審過程中檔案資料不僅是評(píng)審的重要依據(jù)同時(shí)檔案管理還是評(píng)審的一項(xiàng)重要指標(biāo)；其次自《醫(yī)療事故處理?xiàng)l件》出臺(tái)后，要求醫(yī)院在處理醫(yī)療事故時(shí)“舉證責(zé)任倒置”，這就倒逼醫(yī)院在進(jìn)行診療時(shí)，需要不斷收集并保存一切與病人治療相關(guān)的所有信息，包括法律法規(guī)、醫(yī)療標(biāo)準(zhǔn)、操作常規(guī)、財(cái)務(wù)收費(fèi)、各種設(shè)備（材料）使用以及管理部門需要提供的各類資質(zhì)證明等。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理有利提高醫(yī)院管理水平，保持醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

1.2 開展檔案管理是落實(shí)國(guó)家檔案法規(guī)的需要

《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定，全部檔案均由本機(jī)關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一管理。同時(shí)昆山檔案局對(duì)本地區(qū)檔案管理工作提出了三年目標(biāo)，要求各部門做好檔案室建設(shè)和達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。為了改變當(dāng)前醫(yī)院檔案分散保管的狀況，需有一個(gè)綜合管理檔案的職能部門，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化科學(xué)化現(xiàn)代化進(jìn)程，促進(jìn)檔案開發(fā)利用，提升檔案管理水平更好的為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

2 醫(yī)院開展綜合檔案管理建設(shè)的具體方法

如何做好檔案建設(shè)與管理？我們的起步較晚，但是我們始終以高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)為工作目標(biāo)。通過“三項(xiàng)工程”對(duì)醫(yī)院檔案工作實(shí)施管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案管理水平，培育良好的檔案文化促進(jìn)醫(yī)院文化發(fā)展。

2.1 實(shí)施檔案管理的建設(shè)工程，夯實(shí)基礎(chǔ)

2.1.1 設(shè)施設(shè)備建設(shè)

檔案庫(kù)房的設(shè)施建設(shè)是醫(yī)院開展檔案管理的先決條件，檔案庫(kù)房選址得當(dāng)便于檔案的保管利用，做到檔案庫(kù)房、辦公室、閱檔室三分開，庫(kù)房面積要有一定的預(yù)留空間，配備必要的溫濕度控制、消防安全等專用設(shè)備，落實(shí)“八防”措施，醫(yī)院檔案室建筑總面積原則上不小于300m2。

2.1.2 組織網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

建立檔案的三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)體系，醫(yī)院檔案管理委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)開展全院檔案工作；綜合檔案室專職管理醫(yī)院的檔案工作，它既是職能部門又是檔案工作的業(yè)務(wù)部門；各職能科室負(fù)責(zé)人是部門檔案第一責(zé)任人，各部門配備一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門各類檔案材料的收集、預(yù)整理工作，并定期向綜合檔案室移交，確保歸檔材料的安全。

2.1.3 工作制度體系建設(shè)

三個(gè)不同層次、不同重點(diǎn)內(nèi)容的制度構(gòu)成了醫(yī)院檔案工作的制度體系，分別為：工作規(guī)章是醫(yī)院檔案工作的綱領(lǐng)性文件，將醫(yī)院檔案系統(tǒng)分為6大類12小類82項(xiàng)；管理制度由檔案的保管、調(diào)閱、鑒定銷毀等制度和各崗位職責(zé)組成；檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范性文件包括需要區(qū)分各類檔案的不同生命周期和價(jià)值的保管期限表，以及規(guī)定各類檔案的分類原則、層次和綱目條款等的分類大綱，它們是檔案管理工作的重要技術(shù)性文件之一，是本單位檔案管理的行為指南，這些需要醫(yī)院檔案部門在建設(shè)的第一年建立完成，隨著工作的不斷深入和外部因素的改變需對(duì)檔案工作制度體系不斷的充實(shí)和完善以適應(yīng)科學(xué)管理需要。

2.1.4 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案的業(yè)務(wù)工作主要包括四個(gè)方面：檔案的收集、整理、保管、利用等。檔案工作從收集開始，對(duì)文書檔案產(chǎn)生部門從檔案管理的角度在文件形成階段即提出“檔案化”管理要求，推動(dòng)各職能部門規(guī)范科室管理，提高科室管理水平，為等級(jí)醫(yī)院評(píng)審打下基礎(chǔ)。除文書檔案外需同時(shí)做好會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、科研等檔案的收集工作，對(duì)于反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)情況的照片、聲像、實(shí)物等特殊載體檔案應(yīng)隨時(shí)收集歸檔并保持資料的齊全完整。另一方面在全院范圍內(nèi)（包括退休職工）廣泛征集反映醫(yī)院歷史的文字、圖片、實(shí)物、影像等有價(jià)值檔案。

根據(jù)《醫(yī)院檔案分類實(shí)施細(xì)則》的要求做好所有收集檔案的整理工作是檔案提供利用的前提。

由各職能科室自行管理的檔案如病案檔案、會(huì)計(jì)的憑證檔案等，需做到“四”統(tǒng)一，即統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一目錄、統(tǒng)一管理。

2.2 通過人才培養(yǎng)工程， 提高專業(yè)水平

檔案工作人員專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)的好壞，直接影響檔案質(zhì)量以及開發(fā)利用效率。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員除掌握專業(yè)知識(shí)外，還涉及文書學(xué)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)學(xué)、圖書情報(bào)學(xué)等領(lǐng)域，因此只有不斷更新觀念重視自身業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要。加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)我們的做法：（1）引進(jìn)（或招聘）檔案專業(yè)本?？茖?shí)用型人才。（2）選調(diào)目前從事檔案工作的專（兼）職人員通過繼續(xù)教育的方式完成檔案專業(yè)學(xué)習(xí)。（3）安排專（兼）職檔案員在職培訓(xùn)。（4）不定期對(duì)專（兼）職檔案員進(jìn)行崗位考核。

2.3 通過信息化工程，完成數(shù)字檔案

檔案管理的本質(zhì)就是保存有用資料用于今后的開發(fā)利用，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)就是為了提高檔案開發(fā)利用率[1]。依托現(xiàn)有的醫(yī)院綜合內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，建立符合醫(yī)院特點(diǎn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，軟件除了具有數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等功能模塊外，無(wú)縫對(duì)接醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)電子公文的歸集，逐步與各管理軟件鏈接采集各部門日常工作資料。

目前保存的紙質(zhì)檔案，其保存壽命受到多種因素影響。為了解決這一問題我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的建設(shè)階段就提出對(duì)所有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立醫(yī)院的數(shù)字檔案室以達(dá)到及時(shí)提供利用，資源共享的目的[2]。

以上僅是我院開展綜合檔案管理的一些做法，要想做好新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的工作，發(fā)揮檔案保存歷史、積淀承載歷史的作用，做好檔案文化建設(shè)更好的為醫(yī)院服務(wù)，需要我們檔案人的不懈努力。

參考文獻(xiàn)：

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—、目標(biāo)任務(wù)

進(jìn)一步落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)工作指導(dǎo)力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅(jiān)工作，規(guī)范2014-2020年脫貧攻堅(jiān)檔案管理，全面、真實(shí)、及時(shí)、完整記錄我縣脫貧攻堅(jiān)的歷程，確保我縣精準(zhǔn)扶貧檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范，高質(zhì)量完成全縣精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)實(shí)施。精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅(jiān)領(lǐng)導(dǎo)組辦公室、縣檔案部門聯(lián)合監(jiān)督指導(dǎo)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)是精準(zhǔn)扶貧檔案實(shí)施主體，除負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)本級(jí)檔案資料外，還需組織指導(dǎo)各村及時(shí)做好村級(jí)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作。負(fù)責(zé)實(shí)施縣級(jí)扶貧專項(xiàng)的牽頭部門，要嚴(yán)格對(duì)照每年的實(shí)施方案、目標(biāo)任務(wù)，及時(shí)規(guī)范和完善專項(xiàng)扶貧檔案。

（二）堅(jiān)持系統(tǒng)收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范脫貧攻堅(jiān)檔案工作的意見》（川檔發(fā)〔2017〕1號(hào)）和省檔案局印發(fā)的《省扶貧開發(fā)項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》（川檔發(fā)〔2016〕15號(hào)）文件要求，對(duì)照縣、鄉(xiāng)、村、戶扶貧資料清單進(jìn)行分類收集和整理歸檔，要重點(diǎn)做好精準(zhǔn)扶貧文書檔案、科技項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、音像檔案以及實(shí)物檔案的管理工作。

（三）堅(jiān)持集中保管，及時(shí)移交?？h脫貧攻堅(jiān)辦各類精準(zhǔn)扶貧檔案由縣扶貧開發(fā)局集中管理，縣級(jí)扶貧專項(xiàng)檔案資料由各專項(xiàng)牽頭部門集中管理；鄉(xiāng)級(jí)各類精準(zhǔn)扶貧檔案由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理；村級(jí)精準(zhǔn)扶貧檔案由各村集中保管，個(gè)別村不具備檔案保管條件的可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時(shí)依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務(wù)

（一）建立精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作機(jī)制。精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅(jiān)領(lǐng)導(dǎo)組辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)指導(dǎo)，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯(lián)合對(duì)專項(xiàng)牽頭部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村精準(zhǔn)扶貧檔案工作推進(jìn)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

（二）配備適應(yīng)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設(shè)施設(shè)備?？h級(jí)扶貧專項(xiàng)部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要為精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作開展，提供必需辦公設(shè)備和條件。精準(zhǔn)扶貧檔案庫(kù)房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規(guī)范的精準(zhǔn)扶貧檔案。

精準(zhǔn)扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規(guī)范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅(jiān)歷史偉業(yè)和先進(jìn)感人事跡的圖片、音像、實(shí)物等珍貴資料，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

四、工作要求

（一）時(shí)間節(jié)點(diǎn)

縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)2014—2020年度精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作自本方案下發(fā)日起，村級(jí)檔案在2021年4月10日前完成；鄉(xiāng)級(jí)檔案在2021年4月20日前完成；縣級(jí)檔案在2021年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準(zhǔn)扶貧檔案相關(guān)文件材料應(yīng)收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實(shí)有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準(zhǔn)扶貧檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-2015)進(jìn)行整理。扶貧項(xiàng)目檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)進(jìn)行整理。扶貧資金檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理。照片檔案按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50-2014)進(jìn)行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894-2016)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。

特殊載體類檔案，按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范整理，并與關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案建立檔號(hào)對(duì)應(yīng)關(guān)系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進(jìn)行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—類別號(hào)—案卷號(hào)，以件為保管單位的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—類別號(hào)—件號(hào)。

五、保障措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)必須明確精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作具體負(fù)責(zé)人員?？h脫貧攻堅(jiān)辦聯(lián)合檔案部門抓好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項(xiàng)牽頭部門要具體抓好組織實(shí)施。

（二）加強(qiáng)監(jiān)督考核

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項(xiàng)牽頭部門，要提高精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理的自覺性和主動(dòng)性。本次精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作，將納入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專項(xiàng)牽頭部門2021年度檔案工作目標(biāo)考核任務(wù)，未按期完成或未按規(guī)定規(guī)范管理的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專項(xiàng)牽頭部門，由縣檔案部門視具體情況扣減相應(yīng)年終目標(biāo)考核分值，情節(jié)嚴(yán)重的全縣進(jìn)行通報(bào)。

篇8

【中圖分類號(hào)】R197 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1004-7484（2013）05-0884-02

仔細(xì)解讀2011版《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)與評(píng)審細(xì)則》不難看出，此次醫(yī)院等級(jí)評(píng)審更注重醫(yī)院的管理與內(nèi)涵建設(shè)，如何在短短幾天了解一所醫(yī)院的管理與內(nèi)涵，除了實(shí)際查看現(xiàn)場(chǎng)和進(jìn)行訪談外，查閱有關(guān)檔案資料就成為一種必不可少的有效手段。通過檔案資料可以探尋醫(yī)院發(fā)展的軌跡和規(guī)律，因此順利通過三甲復(fù)審，檔案資料的充分準(zhǔn)備，尤其檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理顯得尤為重要。

1 醫(yī)院評(píng)審檔案的特點(diǎn)

1.1 涉及的評(píng)審檔案資料種類多樣化

據(jù)2011版?三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)與評(píng)審細(xì)則?顯示，評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)包括醫(yī)院公益性、醫(yī)院服務(wù)、患者安全、醫(yī)療質(zhì)量安全管理與持續(xù)改進(jìn)、護(hù)理管理與質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)及醫(yī)院管理等共6章67節(jié)342條636款，涉及到醫(yī)院工作的方方面面。不但有一般的管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、醫(yī)療文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等，還涵蓋了各種檢查影像圖文檔案及各種設(shè)備圖文檔案、聲像檔案、計(jì)算機(jī)磁盤檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等。

1.2 評(píng)審檔案資料載體形式多樣化

評(píng)審檔案資料種類的多樣化決定了評(píng)審檔案形式的多樣，主要有冊(cè)、文字、圖、卡片、實(shí)物等?！皟?cè)”指各種法律法規(guī)、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、應(yīng)急預(yù)案及應(yīng)急流程等編印成冊(cè)?！拔淖帧笔侵冈卺t(yī)療服務(wù)活動(dòng)中形成的各類文字材料，主要有醫(yī)療文書、護(hù)理文書、各種管理文書、各種合同協(xié)議等，這部分材料數(shù)量大、種類多，是評(píng)審檔案的主要組成部分?！皥D”是指根據(jù)實(shí)際需要繪制的各類平面圖、示意圖、流程圖、警示圖、設(shè)備原理圖等?！翱ㄆ笔侵父鶕?jù)需要制作的內(nèi)容濃縮、檢索方便的各類卡片，包括設(shè)備保養(yǎng)卡、固定資產(chǎn)登記卡、設(shè)備維修記錄卡、各種醫(yī)療標(biāo)識(shí)卡等。“實(shí)物”是指各類膠片、影像光盤、磁盤等。

1.3 評(píng)審檔案具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性

醫(yī)院隨時(shí)都在運(yùn)營(yíng)，且在不斷持續(xù)改進(jìn)，在運(yùn)營(yíng)與持續(xù)改進(jìn)過程中相對(duì)應(yīng)的事及人的文件材料也要不斷地補(bǔ)充添加到檔案中去，從而形成評(píng)審檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)――較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。

2 醫(yī)院評(píng)審檔案收集整理的要求

評(píng)審的理念是以患者為中心，持續(xù)改進(jìn)、建立長(zhǎng)效機(jī)制的理念，評(píng)分機(jī)制遵循了P（paln）D（do）C（check）A（action），即通過質(zhì)量管理計(jì)劃的制定及組織實(shí)現(xiàn)的過程，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)療質(zhì)量和安全的持續(xù)改進(jìn)，評(píng)審采用A、B、C、D、E五檔表述方式，A是優(yōu)秀，B是良好，C 是合格，D是不合格，E是不適用，判定原則是要達(dá)到“B―良好”，必須先滿足“C―合格”檔的要求，要達(dá)到“A―優(yōu)秀”，必須先滿足“B―良好”檔的要求。

2.1 真實(shí)有序性

為充分體現(xiàn)其真實(shí)性，要求原材料中沒有或不充分的不允許后期補(bǔ)造，只要在以后的工作中進(jìn)行不斷改進(jìn)并加以完善即可；在檢查過程中，評(píng)審專家需要查看近兩年來(lái)的各種資料，為方便查閱，材料整理要求橫向按事情發(fā)生的前因后果的順序收集整理；縱向按表述方式由C到B，由B到A的順序收集整理。

2.2 關(guān)聯(lián)交叉性

專家采取實(shí)地追蹤法檢查，查看醫(yī)院整體系統(tǒng)化管理及各部門溝通協(xié)作水平。如發(fā)生全院停電事件，專家到臨床某一科室詢問是否停過電？何時(shí)停的？有無(wú)記錄？停電時(shí)如何應(yīng)對(duì)的？然后到后勤相關(guān)部門查看與臨床的記錄內(nèi)容是否相符。因此收集整理材料時(shí)，全院各科室要有一致的停電記錄、相同的停電培訓(xùn)記錄。即臨床科室設(shè)備使用記錄本不但要有設(shè)備正常使用情況記錄，還要有停電時(shí)的設(shè)備工作記錄；設(shè)備科的維護(hù)記錄中要反映出停電時(shí)設(shè)備的運(yùn)行狀況，這就要求臨床人員與后勤人員要相互溝通，密切配合，相互聯(lián)動(dòng)，全院各科室像一部精密的儀器，齒輪結(jié)合，共同運(yùn)動(dòng)前進(jìn)。

2.3 完整差異性

評(píng)審檔案的整理即要方便專家查閱又能全面的反映各條款的內(nèi)容。如：?jiǎn)T工知曉停電時(shí)的應(yīng)急流程及職責(zé)，這一條款的關(guān)鍵點(diǎn)是“員工”與“知曉”，首先需要注意不同崗位員工培訓(xùn)內(nèi)容的差異性；其次需要注意“知曉”材料檔案的準(zhǔn)備內(nèi)容必須包括：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、參加培訓(xùn)人員簽名）、培訓(xùn)內(nèi)容的課件、考核記錄、培訓(xùn)結(jié)果及總結(jié)分析等，這就需要對(duì)照條款仔細(xì)解讀，按A、B、C表述方式準(zhǔn)備支撐材料，列出每檔材料的目錄加以匯總。

2.4 連續(xù)延續(xù)性

為體現(xiàn)建立為患者服務(wù)的長(zhǎng)效機(jī)制這一評(píng)審理念，材料的準(zhǔn)備要求事事有因、有過程、有結(jié)果。要求每位員工嚴(yán)格按照各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，干所想的，記下所干的，事事有標(biāo)準(zhǔn)，事事有記錄。體現(xiàn)以標(biāo)準(zhǔn)管事，以制度管人的評(píng)審理念，不因事的變化與人的變動(dòng)而改變，保持連續(xù)性與延續(xù)性。

3 目前評(píng)審檔案材料存在的問題及影響

3.1 虛假性

由于平時(shí)工作中的疏忽或者缺乏收集觀念，對(duì)照評(píng)審條款時(shí)發(fā)現(xiàn)缺少大量材料，于是臨時(shí)加班添補(bǔ)甚至編造，造成虛假材料產(chǎn)生。虛假材料不但浪費(fèi)了大量時(shí)間，而且不能真實(shí)反映醫(yī)院運(yùn)營(yíng)軌跡，如采用追蹤法檢查，容易漏洞百出，給評(píng)審專家留下不良印象。

3.2 不關(guān)聯(lián)性

許多評(píng)審條款相互滲透，要求醫(yī)院多部門密切配合共同完成。如模擬演練發(fā)生網(wǎng)癱如何應(yīng)對(duì)？此條款涉及到醫(yī)院所有使用計(jì)算機(jī)的部門，要求全院各科室都應(yīng)知曉網(wǎng)癱時(shí)的應(yīng)急預(yù)案及各自處置程序。如果科室之間缺乏有效溝通，致使各科室演練記錄、時(shí)間、內(nèi)容不統(tǒng)一；或培訓(xùn)不到位，部分員工掌握不熟練，容易暴露出在醫(yī)院管理或科室之間配合等方面存在的問題。

3.3 不完善性

對(duì)評(píng)審條款內(nèi)容理解的差異，造成檔案材料的不完善。根據(jù)PDCA的評(píng)審理念，由于準(zhǔn)備的材料不完整或準(zhǔn)備的材料不足以說明此項(xiàng)條款的內(nèi)涵，容易造成本應(yīng)達(dá)“A”的條款，直接回到“D”。

4 產(chǎn)生以上問題的主要原因

4.1 思想認(rèn)識(shí)上的原因

醫(yī)院評(píng)審是世界各國(guó)對(duì)醫(yī)院管理、服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)療安全綜合評(píng)價(jià)的國(guó)際慣例。我國(guó)在1994年頒布的《醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例》中，明確規(guī)定在我國(guó)實(shí)行醫(yī)院等級(jí)管理和等級(jí)評(píng)審制度。同時(shí)，醫(yī)院等級(jí)評(píng)審是衛(wèi)生行政部門對(duì)醫(yī)院進(jìn)行日常監(jiān)督管理，促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全持續(xù)改進(jìn)的基本手段，是醫(yī)院尋求自身發(fā)展，可持續(xù)性發(fā)展的必然要求，也是向社會(huì)公眾證明其服務(wù)能力和服務(wù)水平的一項(xiàng)重要標(biāo)志。因此要使職工從思想上充分認(rèn)識(shí)三級(jí)醫(yī)院評(píng)審的理念，消除虛假材料的產(chǎn)生。

4.2 工作方法上的原因

在檔案收集過程中科室之間缺乏有效溝通，密切配合的理念，收集不全面；有許多工作雖然做了，但沒有及時(shí)記錄，造成資料缺失；有時(shí)因工作忙碌，檔案歸檔不及時(shí)；檔案整理不規(guī)范，在檔案整理過程中存在著類別不清、卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理內(nèi)容不相符等問題，特別是文書檔案中醫(yī)院經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分為多個(gè)子系統(tǒng)，而基層或部分人員上交檔案出現(xiàn)子系統(tǒng)相互交叉，劃分不準(zhǔn)。

4.3 人員素質(zhì)上的原因

對(duì)于三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審，檔案材料的準(zhǔn)備是集于醫(yī)院各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各種載體和門類齊全的檔案，是一項(xiàng)紛繁復(fù)雜，數(shù)量巨大的工程，需要集全院的各方面力量來(lái)完成。參加檔案收集整理工作的有護(hù)士、大夫、行政職能部門管理人員、后勤職工等，文化水平不一，理解能力不同，沒有受過有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)；有些重要檔案，由于檔案整理人員不可能參與每一項(xiàng)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，導(dǎo)致重要檔案不能及時(shí)歸檔現(xiàn)象，時(shí)間一長(zhǎng)，甚至有丟失的可能。

5 加強(qiáng)醫(yī)院評(píng)審檔案管理工作的主要措施

5.1 成立專門機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)

醫(yī)院成立三級(jí)甲等綜合醫(yī)院評(píng)審工作領(lǐng)導(dǎo)組，設(shè)立了醫(yī)院評(píng)審綜合辦公室，具體負(fù)責(zé)三甲評(píng)審工作的組織、督導(dǎo)、協(xié)調(diào)和宣傳等工作。領(lǐng)導(dǎo)組分設(shè)醫(yī)療、護(hù)理、行政、財(cái)務(wù)、后勤等五個(gè)工作小組，各小組層層簽訂責(zé)任書，并將其納入科主任年度考核中。

5.2 制定嚴(yán)格考核制度，靠制度規(guī)范

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，要使各級(jí)嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，還須建立相應(yīng)的考核機(jī)制。將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中，將三甲評(píng)審檔案收集管理與科主任工作業(yè)績(jī)、考核、獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科主任為科室三甲評(píng)審檔案收集管理工作的第一責(zé)任人，要求科主任抓好科室歸檔材料的收集、整理，促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化。

5.3 強(qiáng)化全員培訓(xùn)，提高工作標(biāo)準(zhǔn)

一是按要求重新制定整理適用于本院的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員崗位職責(zé)、應(yīng)急預(yù)案等，印刷成冊(cè)，方便學(xué)習(xí)；走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)，組織部分人員到兄弟醫(yī)院學(xué)習(xí)、外出參加有關(guān)三甲醫(yī)院評(píng)審的培訓(xùn)班、開展全員培訓(xùn)與科室培訓(xùn)相結(jié)合等形式，提高各類人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，采取邀請(qǐng)各專業(yè)專家講課，熟悉各種評(píng)審方法，深刻理解評(píng)審條款內(nèi)涵；每科選派一名三甲評(píng)審聯(lián)絡(luò)員，專門負(fù)責(zé)與評(píng)審辦公室及各科聯(lián)系協(xié)調(diào)，協(xié)助科主任完善檔案材料收集管理；為保證評(píng)審材料的準(zhǔn)確無(wú)誤及完整性，各小組輪流互查，現(xiàn)場(chǎng)觀摩學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，查找不足；同時(shí)開展評(píng)審大講堂活動(dòng)，安排每位組長(zhǎng)為大家授課，傳授評(píng)審工作中的經(jīng)驗(yàn)與思路，二是各種文字材料一律使用標(biāo)準(zhǔn)型A4紙，統(tǒng)一配發(fā)檔案盒，盒面及盒脊背同樣提出統(tǒng)一的字體及格式要求。三是卷內(nèi)材料根據(jù)盒面所注內(nèi)容做出材料目錄，進(jìn)行依次排列，要求分類科學(xué)、標(biāo)題簡(jiǎn)明、整齊美觀，從而保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。

篇9

關(guān)鍵詞：糯扎渡；水電工程；檔案資料；管理經(jīng)驗(yàn)

一 引言

華能糯扎渡水電工程是我國(guó)已建、在建的第四大水電站，工程設(shè)計(jì)技術(shù)指標(biāo)高、地質(zhì)條件復(fù)雜，大壩、溢洪道、地下廠房等多項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)均名列國(guó)內(nèi)外前茅，摻礫黏土直心墻堆石壩壩高在同壩型中屬亞洲第一、世界第三；地下廠房是目前國(guó)內(nèi)規(guī)模較大的地下廠房之一；開敞式溢洪道規(guī)模亞洲第一，泄洪功率和流速居世界第一。該工程自1986年開始勘測(cè)規(guī)劃，2006年1月導(dǎo)流洞開工，2008年11月大江截流，2012年9月首臺(tái)機(jī)組投產(chǎn)，計(jì)劃2014年工程全部結(jié)束，建設(shè)總工期9.5年。糯扎渡水電工程建設(shè)目標(biāo)為：“建流域一流工程，爭(zhēng)創(chuàng)國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)，爭(zhēng)創(chuàng)世界級(jí)精品工程”。檔案資料管理的好壞，將直接影響工程能否最終達(dá)到預(yù)期建設(shè)目標(biāo)，而工程檔案管理的難點(diǎn)在于資料的過程控制，資料形成的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、齊全性將決定項(xiàng)目資料歸檔的質(zhì)量。

糯扎渡水電工程的檔案管理總體按工程檔案和文書檔案兩大類進(jìn)行管理，工程檔案主要指在工程建設(shè)過程中所涉及的設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、科研等方面的建設(shè)檔案，是跟隨施工進(jìn)度由各參建單位形成和整編的；文書檔案主要指單位與單位之間的往來(lái)文件、通知、便函等，由各單位各部門內(nèi)部公文處理文書進(jìn)行收集整編，移交檔案部門。本文主要闡述工程檔案在資料過程管控環(huán)節(jié)的一些實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

二 糯扎渡水電工程檔案過程管理難點(diǎn)

參建單位眾多：主體工程共分為七個(gè)標(biāo)段，五個(gè)施工單位，兩個(gè)監(jiān)理單位，一個(gè)設(shè)計(jì)單位；輔助工程有數(shù)個(gè)施工單位和三個(gè)監(jiān)理單位。參建單位數(shù)量多給工程的檔案管理帶來(lái)了較大的難度。

項(xiàng)目劃分多：主體工程共有心墻堆石壩工程、溢洪道工程、引水發(fā)電系統(tǒng)、地下廠房工程、尾水系統(tǒng)工程、升壓變電工程、左右岸泄洪洞、五個(gè)導(dǎo)流洞工程等主體工程以及砂石加工系統(tǒng)、交通、管理、環(huán)保等輔企工程。對(duì)工程檔案管理的系統(tǒng)性和程序化操作提出了較高的要求。

存在跨標(biāo)段施工項(xiàng)目：部分分部工程因現(xiàn)場(chǎng)工程進(jìn)度的統(tǒng)籌安排，由多家施工單位共同完成，有的同時(shí)存在兩家監(jiān)理單位監(jiān)理的情況。

復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍參差不齊：部分單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較弱，檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)有所欠缺，與工程建設(shè)要求尚存在差距。

綜上，糯扎渡水電工程檔案資料過程管理具有參建單位眾多、項(xiàng)目劃分多、跨標(biāo)段施工項(xiàng)目、檔案管理隊(duì)伍參差不齊等方面，面臨水電工程檔案管理普遍存在的典型難點(diǎn)。

三 糯扎渡水電工程檔案過程管理措施

（一）檔案管理體系的建立

糯扎渡水電工程建設(shè)管理局（以下簡(jiǎn)稱“建管局”）作為華能瀾滄江公司在糯扎渡水電工程的現(xiàn)場(chǎng)管理單位，自工程建設(shè)伊始，成立了現(xiàn)場(chǎng)檔案管理辦公室，歸口于建管局綜合辦公室，并隨著工程的進(jìn)展，成立了竣工驗(yàn)收辦公室，歸口于建管局安全質(zhì)量環(huán)保部。

依據(jù)各自的職責(zé)分工的差異，建管局竣工辦負(fù)責(zé)編制《糯扎渡水電工程項(xiàng)目劃分實(shí)施細(xì)則》、《糯扎渡水電工程驗(yàn)收管理辦法》，以規(guī)范和指導(dǎo)工區(qū)各施工標(biāo)段的工程資料分卷劃分，驗(yàn)收程序和竣工驗(yàn)收資料。建管局檔案室負(fù)責(zé)編制《糯扎渡水電工程項(xiàng)目文件材料編制、歸檔要求及檔案整理辦法》、《糯扎渡水電站工程檔案分類表》、《糯扎渡水電工程文書檔案歸檔辦法》，統(tǒng)一規(guī)范了資料歸檔環(huán)節(jié)的各項(xiàng)內(nèi)容?？傮w形成了三級(jí)資料審查模式，即以項(xiàng)目工程師負(fù)責(zé)資料初審，保證資料的準(zhǔn)確性；竣工驗(yàn)收辦公室負(fù)責(zé)資料復(fù)審，主抓過程資料收集和技術(shù)性審查；檔案室負(fù)責(zé)資料終審，主抓工程資料歸檔保存和規(guī)范性審查。針對(duì)參建單位眾多的管理難點(diǎn)，工區(qū)各單位也按照建管局的工程檔案資料管理模式，各自成立了相應(yīng)的檔案室和竣工辦，配置具有檔案管理資質(zhì)的專職檔案管理人員和具有豐富現(xiàn)場(chǎng)施工經(jīng)驗(yàn)的兼職檔案管理人員。

為了在過程中掌控體系制度運(yùn)轉(zhuǎn)的有效性，建管局組織參建各方對(duì)檔案資料的過程整編情況開展月度集中普查、半年期專項(xiàng)檢查、年終總結(jié)性抽查，并對(duì)存在問題及時(shí)組織答疑和整改。

（二）檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

管理隊(duì)伍的建設(shè)是每個(gè)大型工程共同面臨的難題，糯扎渡在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面，針對(duì)資料的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范性要求，開展了針對(duì)性培訓(xùn)，在隊(duì)伍建設(shè)之初，加大過程資料檢查密度，由項(xiàng)目工程師負(fù)責(zé)把好資料準(zhǔn)確關(guān)，竣工辦管理人員負(fù)責(zé)把好資料齊全關(guān)，檔案管理人員參與過程檢查，對(duì)在資料整編的規(guī)范性方面存在的問題，提出具體的整改要求。使得培訓(xùn)與過程資料存在的問題密切結(jié)合，拋開了以往教科書式的培訓(xùn)模式，在整改中提高整體隊(duì)伍的資料管理水平。

同時(shí)，建管局多次邀請(qǐng)中電建協(xié)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和省檔案局專家到現(xiàn)場(chǎng)開展專項(xiàng)培訓(xùn)和咨詢答疑，并要求各參建單位檔案管理人員外出參加國(guó)家檔案局檔案管理培訓(xùn)，通過采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、送出去”的培訓(xùn)模式，為規(guī)范糯扎渡工程檔案管理工作和提高管理隊(duì)伍建設(shè)起到了積極的促進(jìn)作用。

（三）項(xiàng)目劃分結(jié)構(gòu)的優(yōu)化

為了確保項(xiàng)目劃分與實(shí)際建筑物的一致性及歸檔資料的統(tǒng)一性，建管局竣工辦制定了《華能瀾滄江糯扎渡水電工程項(xiàng)目劃分表》，要求各參建單位按分部工程及時(shí)對(duì)分項(xiàng)、單元工程進(jìn)行劃分及編碼。

單位工程、分部工程劃分注重建筑物結(jié)構(gòu)的完整性和功能特性，突出階段性及使用性，不考慮施工標(biāo)段的劃分。有些分部工程包含多部位、多類型項(xiàng)目，為便于統(tǒng)計(jì)評(píng)價(jià)和資料整編歸檔，引入分項(xiàng)工程，分項(xiàng)工程對(duì)應(yīng)歸并同部位、同類型單元工程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)評(píng)價(jià)，按分項(xiàng)（工序）歸并逐個(gè)統(tǒng)計(jì)評(píng)價(jià)各項(xiàng)的質(zhì)量水平（即分項(xiàng)工程不作為一工程項(xiàng)目級(jí)別，也不作質(zhì)量等級(jí)評(píng)定）。單元工程依工程類別、施工方法等按層、塊、段、臺(tái)套等劃分。此外，中間產(chǎn)品的單元工程劃分，如：混凝土拌合物按同一座拌合樓同一品種混凝土每月為一單元工程；在混凝土工程的分部工程中，同一品種的混凝土拌合物作為一個(gè)單元工程，所有品種混凝土拌合物單元工程歸并為一個(gè)分項(xiàng)，并作為其主要分項(xiàng)評(píng)定分部工程的質(zhì)量等級(jí)；混凝土預(yù)制構(gòu)件按生產(chǎn)批和件（大型構(gòu)件）劃分；金屬結(jié)構(gòu)制作則按部件和節(jié)段（大型）劃分。

（四）完善的驗(yàn)收程序

糯扎渡水電工程是由若干個(gè)不同規(guī)模、不同工期的合同項(xiàng)目工程組成。為了明確糯扎渡水電工程各層次項(xiàng)目驗(yàn)收工作的驗(yàn)收組織、驗(yàn)收程序，規(guī)范各種驗(yàn)收表格，統(tǒng)一驗(yàn)收文件編寫深度、提供驗(yàn)收文件及備查文件目錄和提出驗(yàn)收資料歸檔管理的具體要求，使合同項(xiàng)目工程驗(yàn)收規(guī)程更具可操作性，建管局竣工辦負(fù)責(zé)編制了《糯扎渡水電工程驗(yàn)收管理辦法》。驗(yàn)收內(nèi)容包括有：?jiǎn)卧こ舔?yàn)收、工程中間驗(yàn)收，分部工程驗(yàn)收、單位工程驗(yàn)收、工程階段驗(yàn)收和合同項(xiàng)目工程完工驗(yàn)收。每個(gè)單元工程形成套表格式，并要求增加“驗(yàn)收資料清單”。

由于工程項(xiàng)目特點(diǎn)，對(duì)一些分部工程范圍較大，工期較長(zhǎng)，需要分階段提前對(duì)部分項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收。為了與《水電站基本建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》中“階段驗(yàn)收”概念有所區(qū)分，引入了分部工程中間驗(yàn)收一項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)這也較好的解決了跨標(biāo)段施工項(xiàng)目的驗(yàn)收問題。分部工程中間驗(yàn)收程序按照各監(jiān)理單位監(jiān)管部位（范圍），由各監(jiān)理單位分別組織分部工程中間驗(yàn)收，形成簽證書。待滿足分部工程驗(yàn)收條件時(shí)，由建管局組織，所涉及的相關(guān)各設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位參加，依據(jù)中間驗(yàn)收結(jié)論，結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)情況，進(jìn)行整個(gè)分部工程的驗(yàn)收評(píng)價(jià)，形成驗(yàn)收鑒定書，而中間驗(yàn)收簽證書作為其支撐材料之一。

（五）閉環(huán)的資料審查流程

工程資料整編完畢后，先由施工單位竣工辦按資料清單自檢資料整編齊全性，報(bào)送監(jiān)理單位竣工辦復(fù)檢，監(jiān)理針對(duì)報(bào)送材料的齊全性、規(guī)范性提出整改意見，并在資料審查流水單上注明修改內(nèi)容及整改期限，返回上一層施工單位落實(shí)整改，待整改完畢并經(jīng)監(jiān)理復(fù)審后，報(bào)送建管局竣工辦審查，竣工辦審查完畢后方可移交檔案室，由建管局檔案室審查并歸檔。使得資料審查全過程有組織可問責(zé)、有層次可管理、有記錄可查詢、有總結(jié)可改進(jìn)，從而保證在歸檔案的全程閉環(huán)管控。

（六）多重考核評(píng)比模式

為了起到樹立榜樣，以點(diǎn)帶面的作用，建管局大力推行樣板內(nèi)業(yè)評(píng)比工作，由施工單位將季度整編完成的在歸檔案資料報(bào)送至監(jiān)理單位，由兩家監(jiān)理單位按照建管局已發(fā)《糯扎渡水電工程樣板評(píng)比管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)，逐條核對(duì)，篩選出滿足標(biāo)準(zhǔn)的單元、分部工程資料，報(bào)送建管局竣工辦進(jìn)行復(fù)審，評(píng)選出季度樣板內(nèi)業(yè)并予以獎(jiǎng)勵(lì)。通過樣板創(chuàng)建及考核評(píng)比，促進(jìn)了檔案資料控制的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，發(fā)揮了樣板的示范效應(yīng)和輻射作用，推動(dòng)了檔案管理水平的整體提升，形成各標(biāo)段爭(zhēng)創(chuàng)樣板、各單位“比、學(xué)、趕、超”的良好氛圍。

同時(shí)，糯扎渡建管局于2009年第四季度正式啟動(dòng)了達(dá)標(biāo)投產(chǎn)工作，建管局及各參建單位均分別成立了達(dá)標(biāo)投產(chǎn)辦公室及安健環(huán)、土建、金結(jié)、機(jī)電、檔案、綜合各專業(yè)共八個(gè)考核組。其中，檔案管理專業(yè)考核組由檔案室牽頭，制定了考核細(xì)則，按照達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核評(píng)價(jià)系統(tǒng)，由檔案專業(yè)考核組具體組織開展施工月度自檢、監(jiān)理季度復(fù)檢和建管局半年期、年終階段性的對(duì)標(biāo)考核，結(jié)合考核評(píng)分項(xiàng)，逐條評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與達(dá)標(biāo)投產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)相悖的扣分項(xiàng)，并限期整改，將達(dá)標(biāo)投產(chǎn)工作與檔案管理實(shí)現(xiàn)日常化、過程化控制。

四 結(jié)語(yǔ)

通過以上一系列針對(duì)性措施，基本解決了在歸、已歸檔案過程管理出現(xiàn)的難點(diǎn)問題，采用事前控制及早預(yù)防、事中控制及時(shí)糾正、事后控制總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，事前、事中、事后互相銜接、嚴(yán)格把關(guān)，使得糯扎渡工程檔案資料在控、受控。中電建協(xié)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)專家組和瀾滄江公司達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檢查組分別多次對(duì)糯扎渡水電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)及資料管理工作進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)檢查，對(duì)糯扎渡工程在歸檔案資料管理水平模式給予了肯定。

鑒于糯扎渡工程本身固有的復(fù)雜性，新問題、新挑戰(zhàn)會(huì)不斷出現(xiàn)，檔案的過程管理需要不斷總結(jié)、不斷完善、不斷創(chuàng)新、不斷提高，以保證項(xiàng)目資料最終按期、按規(guī)范順利歸檔，圓滿實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)目標(biāo)。

參考資料

[1] 《提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇》，《山東社會(huì)科學(xué)》，李國(guó)蘭，2011

[2] 《從竣工資料歸檔談竣工資料的過程管理控制》，《機(jī)電兵船檔案》，張寶珍，2009

篇10

為抓好全年檔案工作的統(tǒng)一部署，我局及時(shí)向全局干部職工傳達(dá)了市局《關(guān)于印發(fā)〈2014年年度縣區(qū)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)內(nèi)容與評(píng)分細(xì)則〉的通知》精神，對(duì)抓好今年檔案工作進(jìn)行了專題研究和具體安排。結(jié)合工作實(shí)際，今年我局提出了“兩加強(qiáng)、兩服務(wù)”的工作重點(diǎn)，即加強(qiáng)檔案的收集和利用，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理；服務(wù)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位、服務(wù)廣大群眾，進(jìn)一步明確了工作方向，為促進(jìn)并推動(dòng)全縣檔案事業(yè)的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

圍繞“兩服務(wù)、兩加強(qiáng)”的工作重點(diǎn)，我局不斷拓展檔案工作交流平臺(tái)，創(chuàng)新工作方法，通過創(chuàng)建全縣檔案業(yè)務(wù)交流QQ群，建立檔案查閱登記、電話查詢登記、檔案復(fù)印登記等統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，實(shí)行工作日午休時(shí)間、雙休日預(yù)約查檔服務(wù)，實(shí)行工作人員首問責(zé)任、限時(shí)服務(wù)、文明辦公服務(wù)承諾等措施，進(jìn)一步豐富了各單位之間的交流方式，提高了檔案業(yè)務(wù)溝通效率，提升了檔案利用率，推進(jìn)了檔案工作規(guī)范化發(fā)展。

今年以來(lái)，我局不斷加大檔案征集接收力度，有效地豐富了館藏，改善了結(jié)構(gòu)。

1、整理并接收縣檢察院到期文書檔案662卷、縣社保局到期文書檔案60卷、縣婦聯(lián)到期文書檔案134卷進(jìn)館；接收縣民政局婚姻檔案327卷進(jìn)館；接收縣紀(jì)委案件檔案13卷進(jìn)館；接收重大活動(dòng)檔案5卷69件進(jìn)館，進(jìn)一步充實(shí)了檔案館館藏內(nèi)容。

2、接待查閱利用者200余人次，提供檔案查閱240卷，摘抄復(fù)制頁(yè)500余張，為查閱利用者提供了優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，使查閱者滿意而歸。

3、根據(jù)《檔案法》關(guān)于“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)形成之日起滿30年向社會(huì)開放”的規(guī)定，經(jīng)過鑒定審批，4月份向社會(huì)開放第十批到期檔案，即1983年原區(qū)委辦、區(qū)政府辦等14個(gè)單位的檔案共計(jì)144卷（617件），進(jìn)一步擴(kuò)大了檔案查閱范圍。

4、及時(shí)做好了現(xiàn)行文件和政府公開信息的接收、收集、征集工作，并及時(shí)歸檔，共收集現(xiàn)行文件268件，并在檔案專網(wǎng)上公開了現(xiàn)行文件目錄。

5、對(duì)接收進(jìn)館的文件均制定了館藏檔案《全宗名冊(cè)》，內(nèi)容包括全宗名稱、起止時(shí)間和館藏檔案數(shù)量、起止時(shí)間。

1、組織全局干部認(rèn)真開展業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)。通過認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家《檔案法》、《江西省檔案管理?xiàng)l例》有關(guān)條款、保密守則，有效提升了單位干部職工檔案管理水平，促進(jìn)了檔案工作規(guī)范化發(fā)展。

2、加大檔案法制宣傳力度。結(jié)合《檔案法》頒布27周年紀(jì)念日，我局印發(fā)了《關(guān)于開展紀(jì)念《檔案法》頒布27周年宣傳活動(dòng)的通知》，積極組織相關(guān)單位采取多種形式開展《檔案法》頒布27周年紀(jì)念日暨《江西省檔案管理?xiàng)l例》施行13周年宣傳工作。

3、組織開展檔案法律法規(guī)競(jìng)賽。6月份，我局組織全縣行政事業(yè)單位檔案工作者參加了市局開展的檔案法律法規(guī)知識(shí)有獎(jiǎng)競(jìng)賽活動(dòng)，其中縣農(nóng)工部、縣科技局分別獲得了第二名、第三名的好成績(jī)，在有效提高全縣檔案工作者對(duì)檔案工作的重視時(shí)，也廣泛普及了檔案法制觀念，提升了各機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案法規(guī)的了解。

1、今年10月份開展了全縣檔案年度檢查工作，進(jìn)一步了解了各單位檔案管理情況，對(duì)檔案整理不到位的單位進(jìn)行了通報(bào)并要求及時(shí)歸檔，促進(jìn)了全縣各單位檔案管理規(guī)范化。

2、加強(qiáng)與民營(yíng)企業(yè)聯(lián)系，積極爭(zhēng)取企業(yè)對(duì)檔案管理的重視，并與__縣宏明食品

公司檔案管理負(fù)責(zé)人一同參加了市局組織的民營(yíng)企業(yè)檔案工作現(xiàn)場(chǎng)交流會(huì)。

3、加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案指導(dǎo)工作，收集了我縣23家重點(diǎn)企業(yè)的檔案管理情況，引導(dǎo)我縣重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理逐步走向規(guī)范化。

4、對(duì)照《江西省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》，結(jié)合我縣機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)際，今年我局指導(dǎo)縣婦聯(lián)、縣環(huán)保局、縣檢察院開展了檔案工作規(guī)范化管理評(píng)估，目前縣婦聯(lián)被評(píng)為省三級(jí)規(guī)范化管理評(píng)估單位，縣環(huán)保局被評(píng)為省二級(jí)規(guī)范化管理評(píng)估單位，縣檢察院被評(píng)為省一級(jí)規(guī)范化管理評(píng)估單位。今年6月份對(duì)2008年全縣檔案工作規(guī)范化管理已獲等級(jí)的縣公安局、縣消防大隊(duì)、縣供電公司三家單位進(jìn)行了復(fù)查評(píng)估，及時(shí)指出了以上單位在檔案管理過程中存在的問題，并要求改進(jìn)，促進(jìn)了復(fù)檢單位檔案規(guī)范化管理。

5、積極開展執(zhí)法調(diào)研。為規(guī)范地方檔案工作，今年上半年，我局與市人大、市檔案局、縣人大辦一同對(duì)縣計(jì)生委等單位的檔案工作情況開展了執(zhí)法調(diào)研，通過聽匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)看、查資料等方式詳細(xì)了解了地方檔案管理工作情況，進(jìn)一步規(guī)范了地方檔案管理。

1、我局積極向國(guó)家、省、市、縣各級(jí)媒體投搞，截至目前，在國(guó)家級(jí)檔案網(wǎng)刊登信息22篇，江西檔案信息網(wǎng)刊登信息22篇，萍鄉(xiāng)檔案信息網(wǎng)刊載信息26篇，萍鄉(xiāng)日?qǐng)?bào)發(fā)表動(dòng)態(tài)15篇，進(jìn)一步加強(qiáng)了我縣檔案工作宣傳力度，擴(kuò)大了檔案工作影響力。同時(shí)，我局也榮獲了2013-2014年度全省檔案宣傳通聯(lián)工作先進(jìn)單位、全市檔案報(bào)刊宣傳先進(jìn)單位的稱號(hào)。此外，我局積極發(fā)動(dòng)各單位參加2014年檔案工作者年會(huì)征文活動(dòng)，并且向中國(guó)檔案學(xué)會(huì)、市檔案局選送優(yōu)質(zhì)論文4篇。

2、“6﹒9國(guó)際檔案日”宣傳活動(dòng)中，我局向各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位發(fā)送檔案宣傳短信300余條，提升了廣大干部群眾的檔案意識(shí)；在普法宣傳長(zhǎng)廊內(nèi)以喜聞樂見、通俗易懂的漫畫形式，圖文并茂地介紹了檔案管理職責(zé)和法制建設(shè)機(jī)制，使強(qiáng)化檔案管理的觀念深入人心。

3、為深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十八屆四中全會(huì)精神，弘揚(yáng)憲法精神，推進(jìn)檔案法制建設(shè)，12月4日，我局積極參加了司法部門牽頭組織的以“弘揚(yáng)憲法精神，建設(shè)法治__”為主題的宣傳教育活動(dòng)，在大地紅廣場(chǎng)開設(shè)了檔案宣傳專欄，懸掛宣傳標(biāo)語(yǔ)，設(shè)立咨詢臺(tái)為群眾現(xiàn)場(chǎng)解答對(duì)檔案法的相關(guān)問題100余人次，散發(fā)宣傳資料500余份。同時(shí)，我局還組織局機(jī)關(guān)全體干部認(rèn)真學(xué)習(xí)了《關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)黨的十八屆四中全會(huì)精神深入開展法制宣傳教育的意見》，引導(dǎo)干部職工加強(qiáng)憲法意識(shí)，樹立法制觀念。

我局堅(jiān)持每年對(duì)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位專兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)將歸檔文件的整理作為一項(xiàng)重要的授課內(nèi)容。5月上旬舉辦了一期全縣檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，通過理論講解、實(shí)際操作等形式有效提升了全縣檔案工作者的業(yè)務(wù)水平，學(xué)員反映良好。今年，我局還積極組織檔案業(yè)務(wù)人員參加省局、市局舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，進(jìn)一步提升自身檔案業(yè)務(wù)水平。

1、加強(qiáng)檔案系統(tǒng)管理。配備了一臺(tái)與互聯(lián)網(wǎng)完全隔離的電腦操作電子檔案管理系統(tǒng)，并由專人負(fù)責(zé)，形成專人專機(jī)專網(wǎng)管理，定期對(duì)電腦進(jìn)行殺毒，嚴(yán)格按照信息安全管理規(guī)定實(shí)施數(shù)據(jù)交換，確保檔案管理系統(tǒng)安全運(yùn)行。

2、加強(qiáng)檔案保存環(huán)境管理。為確保館藏檔案的安全，按照“八防”（防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防腐）的要求，年初對(duì)庫(kù)房進(jìn)行了1次徹底清掃，4月初做了一次投放防蟲藥工作，日常做好庫(kù)內(nèi)溫、濕度監(jiān)測(cè)記錄、調(diào)節(jié)，各項(xiàng)規(guī)章制度建立健全，落實(shí)到位，提高了安全防范能力，確保了檔案資源的完整安全與有效保護(hù)。

1、按照市局統(tǒng)一安排，對(duì)有條件的單位逐步應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理軟件來(lái)保管檔案。今年縣環(huán)保局、縣檢察院分別申請(qǐng)檔案規(guī)范化管理省二級(jí)、省一級(jí)單位，并購(gòu)買了珠海檔案管理軟件進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，聘請(qǐng)專人將案卷級(jí)、文件級(jí)目錄全部進(jìn)行著錄。

2、信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)檔案目錄的數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一，也是數(shù)字化檔案館建設(shè)的必備條件。目前我館館藏檔案完成了案卷級(jí)、文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，現(xiàn)錄有建國(guó)后案卷目錄14914條，以卷為單位文件級(jí)目錄80826條，以件為單位文件級(jí)目錄27132條。

3、為更好的宣傳及讓社會(huì)各界了解__檔案，2006年建成了“__縣檔案網(wǎng)站”，在網(wǎng)上公布和開放館藏檔案，積極開展檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)和網(wǎng)上檔案宣傳。同時(shí)嚴(yán)格按照省市局要求，建設(shè)檔案專網(wǎng)，不斷豐富網(wǎng)站內(nèi)容，及時(shí)檔案工作動(dòng)態(tài)和各類政策性、服務(wù)性的文件信息，有效拓展了檔案服務(wù)功能。

（一）繼續(xù)推進(jìn)依法治檔。不斷提高檔案工作法制化管理水平，注重抓好新領(lǐng)域檔案工作，加強(qiáng)對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（二）抓好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。充分履行對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督指導(dǎo)職能。

（三）抓好檔案信息資源的開發(fā)利用。全方位為基層群眾提供原始依據(jù)服務(wù)。

（四）搞好檔案收集、征集、開發(fā)和編研工作。全方位收集重大活動(dòng)檔案，征集__特色檔案，做好重點(diǎn)項(xiàng)目、重大事件、著名人物、著名企業(yè)檔案的收集工作，不斷豐實(shí)館藏，并充分利用館藏資料編寫文件匯編。

（五）嚴(yán)格檔案保管標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案保管質(zhì)量。做到檔案的及時(shí)收集、著錄、保存等。明確檔案管理程序，完善使用登記制度，禁止無(wú)登記、無(wú)審批私自取檔現(xiàn)象的發(fā)生。