導語：如何才能寫好一篇傳統(tǒng)檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡(luò)進行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：

1.1 在時間上

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內(nèi)，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機構(gòu)并進行歸檔，這一點，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定計劃或者安排時間，以便相關(guān)部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會操作相關(guān)的軟件。操作過程為：工作人員通過相關(guān)的管理軟件，在各個檔案上粘貼標簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲方面

電子存儲方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網(wǎng)絡(luò)上存儲，但計算機或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保存好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對環(huán)境的要求會比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業(yè)的檢索工具進行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關(guān)部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。

2 電子檔案管理的優(yōu)點和缺點

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點

用計算機或網(wǎng)絡(luò)進行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時間，同時省去了不必要的花費，現(xiàn)如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。

采取計算機信息技術(shù)這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環(huán)境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點不僅節(jié)省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費。

2.2 電子檔案管理的缺點

使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優(yōu)點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領(lǐng)域進行進一步的研究和完善。

2.計算機等電子信息技術(shù)的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現(xiàn)在計算機易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計算機發(fā)生硬盤損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術(shù)上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術(shù)等新興技術(shù)手段進行保存，并且還要通過加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。

3.用于管理電子檔案的存儲設(shè)備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現(xiàn)無法讀取等嚴重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術(shù)儲備以及長期的工作經(jīng)驗。因此需要長期鍛煉或進行技術(shù)培訓。

3 可采取的措施

（1）根據(jù)電子檔案的存儲特點和方式，進行科學的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內(nèi)進行信息匯總處理，及時增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設(shè)備完成的，所以應招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓。

（3）保管時應注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應對存儲設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關(guān)制度，設(shè)立實名制，并進行權(quán)限限制，確保使用者通過身份進行實名登陸，以確保檔案的安全。

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[關(guān)鍵詞]電子檔案；傳統(tǒng)檔案管理；分析

[中圖分類號]G27 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2015）14-0081-02

前言

近年以來，隨著我國電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，辦公條件的自動化和標準化正在不斷進行完善。同時，現(xiàn)代計算機技術(shù)和通信技術(shù)在辦公上發(fā)揮著越來越重要的作用。從本質(zhì)上改變傳統(tǒng)辦公條件，從而更好地實現(xiàn)了辦公上的自動化，但是，可能會對企業(yè)機構(gòu)的內(nèi)部檔案管理產(chǎn)生巨大的影響力，為此，針對當前電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理方面的共同點和不同點進行分析，希望能夠更好地為建立更加完善的檔案管理出一份力。

在當前的電子檔案管理中，電子檔案管理主要是在社會生活中形成的，充分利用計算機盤片和磁盤等一些化學磁性材料為平臺的文字資料，當然，其中也包括是電子文書和電子信件以及電子圖紙等等方面。

但是，電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理有著非常大的區(qū)別，電子檔案管理必須要通過復雜的編碼和解碼過程，才能進行相應的處理。同時，這也可以進行相應的復制并且存儲在不同的介質(zhì)當中，利用者只是需要獲得相應的使用權(quán)，就能夠隨時查閱相應的電子檔案中的各種信息。

一、電子檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理共同點分析

（一）檔案管理信息的完備

傳統(tǒng)的檔案管理是電子檔案形成的基礎(chǔ)之一，并能夠?qū)⑵溲杆賹⑿畔①Y源轉(zhuǎn)為電子化資源，這是當前電子檔案管理最為顯著的特點之一，但是，在電子檔案管理信息資源的建設(shè)過程中，需要傳統(tǒng)檔案管理的有效支持。在當前企業(yè)和管理機構(gòu)中，信息資源是不會自動地進入到網(wǎng)絡(luò)的，除此之外，還需要活動的開展者直接以電子形式提供上網(wǎng)服務(wù)外，還有一部分是需要依靠具體傳統(tǒng)檔案館進行搜集和整合資源，之后就將這些信息資源完整地輸入到檔案中，只有轉(zhuǎn)錄為電子檔案后才能網(wǎng)上使用。只有這樣，才能有效地發(fā)揮好電子檔案的效用。雖然有了電子檔案，但是也不能忽略傳統(tǒng)檔案管理工作，必須要努力做好相應的管理工作，通過建設(shè)更加完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫，有利于開展今后的各種活動。同時，電子檔案管理的原始性和真實性必須要有傳統(tǒng)檔案管理的信息作為保證，尤其在當前電子檔案缺乏相應的法律效應的前提下，就必須要充分好傳統(tǒng)檔案的保障作用。

（二）電子檔案逐步拓展了傳統(tǒng)檔案的信息資源

總體上說，由于電子檔案管理的信息資源量都是非常大的，想要輕易地將各種信息資源搜集到檔案中去，才能更好地進行使用，在利用電子檔案資源的時候，可以達到最佳的效果，在利用電子檔案管理調(diào)出實際檔案的所在地和具置，之后就可以直接進行使用，這種比傳統(tǒng)的檔案管理尋找方式更加便捷，這是當前電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理兩者結(jié)合的完美體現(xiàn)。

（三）在檔案管理基本原則上的一致性

所有的檔案管理方式都是在繼承前者檔案管理方式上形成的，電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理兩者也是這種關(guān)系，都是充分利用技術(shù)條件來進行一系列的整合改進形成的，在工作管理方式上在前者的基礎(chǔ)上進行革新，達到工作的高效率，同時，對于其自身的服務(wù)方式和質(zhì)量方面都有明顯的提升，這是當前信息時代所賦予電子檔案管理新的職能，使得將傳統(tǒng)檔案管理中的社會功能進一步延伸和拓展了。

二、電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間存在的差異性分析

（一）檔案的歸檔時限上有所不同

現(xiàn)階段來看，電子檔案和傳統(tǒng)的檔案管理的歸檔時間上具有較大的區(qū)別，其中，電子檔案可以在文件辦理之后隨時都可以進行歸檔處理，又或者是可以在指定時間內(nèi)統(tǒng)一進行歸檔整理，通過計算機的方式制成文件形式，通過網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案部門中去，讓電子數(shù)碼簽名封簽進行相應的認證，同時，讓檔案管理人員進行接收，并記錄相應的歸檔信息，詳細記錄檔案分類號，嚴格限定相應的訪問等級，這樣就能夠方便用戶進行相應的查找和利用。通過這樣的方式，可以極大提升文件的安全系數(shù)，從而確保歸檔的效率和完整率，更為重要的是，嚴格遵守了電子文件自身的特點，使得文件傳送更加方便快捷，有助于避免檔案管理的資源流失，以及相應的病毒侵害。

（二）歸檔方式上有所不同

通常情況下，電子文件所采用的電子編碼技術(shù)，其中文件的內(nèi)容上的可以進行相應的編輯和更改，使得在原文件上不留下一點痕跡。同時，還可以刪除和更改某些鑒別文件中的關(guān)鍵性信息，但是，我們可以發(fā)現(xiàn)，正是由于這些問題的存在，使得電子文件在傳輸過程中對信息的真實性產(chǎn)生一定的疑問，需要鑒別的過程非常復雜而且困難。所以，相應的技術(shù)人員在進行更改信息時候，就特別要注重數(shù)字簽名和信息上的認證，切實做好相應的加密保護措施。這樣就能夠更好地保護文件在傳送過程中信息的真實性，以免發(fā)生各種錯誤，使得電子檔案的法律憑證更好地進行確立。

（三）電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理方式上的不同

在當前的電子檔案管理上，電子文件的分類和編目上與傳統(tǒng)檔案管理有著本質(zhì)上的區(qū)別，其中，電子文件與紙質(zhì)的文件相比，具有一定的特殊性，電子文件可以實行文件的一級管理，并且，檔案管理部門在接受文件的同時，可以相應的給每一個文件編制一個文件名稱，同時進行相應的分類和歸檔號，嚴格根據(jù)上下行之間的關(guān)系，之后就可以給出相應的文件號。

在文件歸檔時，可以更好地進行主題詞著錄，只有在技術(shù)條件成熟的時候，進行多角度和全方位地進行檢索，這樣就能夠在很大程度上方便用戶查找相應的文件和各種附件，極大降低了檔案管理工作人員的勞動強度。

（四）兩者在保管方式上存在較大的差異

在電子文件的載體上可以會發(fā)生變質(zhì)的情況，但是，隨著各種信息技術(shù)的革新發(fā)展，以及新的存儲介質(zhì)產(chǎn)生和發(fā)展，這些因素都有可能會影響到電子文件的可讀性，所以，檔案管理在接收一份電子文件的同時，必須要打印出一份紙質(zhì)檔案進行備份，這樣就能夠在很大程度上降低電子文件信息資源的損失。但是，這也不是最好的解決辦法，最佳的辦法就必須依靠計算機技術(shù)管理部門和文件形成部門之間進行高度合作，在當檔案管理部門接收相應的電子文件時，必須要對格式進行相應的轉(zhuǎn)換，使得所有的文件格式以統(tǒng)一的方式進行保存，這樣就能在計算機技術(shù)發(fā)展后，能夠及時準確地讀取出之前所存儲的信息資源，從而更好地確保信息資源的安全性。

（五）兩者查詢方式上的不同

在電子檔案和傳統(tǒng)的檔案管理中，在查詢方式明顯有著非常大的區(qū)別。電子檔案查詢方式上，必須要在一定的技術(shù)條件上，用戶先進行注冊、登記，才能成為獲取相應電子文件的各種信息資源，這樣，在用戶成為會會員之后，就可以隨時進行遠程登錄進行查詢各種資源，同時，用戶還需要借閱登記和繳納查詢相關(guān)費用。而傳統(tǒng)檔案管理，并不需要進行獲取相應的需求，而是可以直接進行查閱相關(guān)信息，兩種從查詢方式上可以看出，電子文件查詢方式上更加方便快捷，而傳統(tǒng)的檔案管理查詢流程較為繁瑣和困難。

（六）管理人員的技術(shù)要求不同

在電子文件的管理人員上，兩者也存在較大的差別，從某種程度上看，電子文件的管理工作是一項專業(yè)性強的工作，需要熟悉計算機各種流程的專業(yè)性人才，只有在熟練掌握各種計算機知識，以及各種載體使用性方面的知識，才能成為一名電子檔案管理人員。同時，管理者必須要對自身的計算機知識進行實時更新，熟練運用和操作各種運用軟件，才能勝任這一工作。而對于傳統(tǒng)檔案管理人員來說，管理工作并需要太強的專業(yè)技能，只需要對相應的用戶進行登記，日常負責打理各種管理方面的事務(wù)便可，所以，從兩者管理人員的素質(zhì)上，可以看出，電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理人員素質(zhì)上存在很大差別，但是，還是需要對電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理工作上進行高度關(guān)注，加強管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓，才能更好地推動檔案管理工作的穩(wěn)健發(fā)展。

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論文摘要：在我國社會實現(xiàn)由計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)型的過程中,人才的流動已經(jīng)成為一種客觀的事實,,但是在傳統(tǒng)人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發(fā),從人才強國的戰(zhàn)略高度,提出了相應的改革意見和建議。

檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，對了解歷史、查考現(xiàn)實、總結(jié)經(jīng)驗教訓、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項改革方案、描繪未來發(fā)展藍圖時，都要參考檔案資料;又如學校、單位、企業(yè)，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責任感、榮譽感、歸屬感等等。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強

傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規(guī)定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報考公務(wù)員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現(xiàn)實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領(lǐng)導崗位;也有單位個別領(lǐng)導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無法適應我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問題。

（三）社會主義市場經(jīng)濟進程中呈現(xiàn)“棄檔族”

過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務(wù)中心檔案托管費，且未作補交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調(diào)整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案

與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業(yè)在招聘員工時也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機關(guān)或國有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當重要的?！比缃?，企業(yè)必須在市場上尋找最優(yōu)秀的人才，以應對激烈的競爭。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國公司、民營企業(yè)、上市公司越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和各種所有制市場參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進的原因

人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬勞動者的切身利益，關(guān)系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關(guān)系到依法治國和人才強國戰(zhàn)略的具體實施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務(wù)機構(gòu)、職業(yè)介紹機構(gòu)帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。

二、對新型人事檔案管理制度的設(shè)想

（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)

在組織人事部門成立人才交流機構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓姷恼涡?。出于深化機構(gòu)改革和機關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機構(gòu)后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機構(gòu)負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動社會化服務(wù)體系。

（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責任，不管公共部門或三資、民營企業(yè)都應在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動人員權(quán)益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調(diào)動。個人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內(nèi)保留其人事檔案。

個人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應無償提供。非經(jīng)個人授權(quán)，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。

（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動服務(wù)機構(gòu)應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關(guān)的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務(wù)工作?！睘榱诉m應服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內(nèi)容?！边@些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進經(jīng)濟發(fā)展的有效途徑。

(四)執(zhí)行“收支兩條線”

為了保證規(guī)定落到實處，應當收取少量服務(wù)費，必須嚴格執(zhí)行物價部門批準的標準，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費要如數(shù)上繳政府財政部門，不得私自截留?！笆罩蓷l線”是對行政事業(yè)費的管理措施，對企業(yè)則無法執(zhí)行，這也從另一個側(cè)面說明了企業(yè)是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺上實現(xiàn)共贏，促進社會主義和諧社會建設(shè)。

參考文獻

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[2]孫鵬.人事檔案如何更好地發(fā)揮作用[J].中國科技信息，2005,(06).

篇4

【關(guān)鍵詞】電子檔案 現(xiàn)代化 檔案價值 管理措施

一、檔案管理

近年來的社會發(fā)展中，隨著各種科學技術(shù)、經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的單純以手工檢索、人工調(diào)卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)要求，更是無法適應時展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現(xiàn)代化社會發(fā)展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案為動態(tài)檔案、變紙質(zhì)檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進社會發(fā)展的一種新型、現(xiàn)代化管理模式。截至目前的社會發(fā)展中，檔案管理事業(yè)和管理工作人員為了能夠順應時展潮流，在社會發(fā)展中逐步形成了以多個方向去進行教學和歸納，形成了一批有一拼的復合型人才，也是一個堅持不斷創(chuàng)新、用于探索和實踐的現(xiàn)代化檔案管理措施。檔案在目前的社會發(fā)展中越來越發(fā)揮出其重要性作用，是社會各行業(yè)在發(fā)展中都不可缺少和忽略的工作環(huán)節(jié)，也是目前社會發(fā)展中最值得我們關(guān)注和重視的工作環(huán)節(jié)。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統(tǒng)化、全面化和合理化的發(fā)展流程和發(fā)展體系，更是實現(xiàn)了以適應時展和社會經(jīng)濟要求為一體的綜合性發(fā)展模式。尤其是在近年來，隨著電子檔案的出現(xiàn)與完善，以電子計算機為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關(guān)注，并形成了一套綜合性的發(fā)展模式和發(fā)展趨勢，成為目前社會發(fā)展中人們關(guān)注的重點話題。

二、電子檔案的管理原則

（1）規(guī)范性原則。規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性原則的要求是：所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認可的規(guī)范與標準。這樣做，不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸?shù)男剩矣兄谶x擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

（2）效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案，包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的技術(shù)模式（信息存儲格式、信息組織模式）和最適宜、先進、高效、經(jīng)濟的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統(tǒng)的建設(shè)配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長期受益的特點。構(gòu)建良好的檔案信息電子化加工系統(tǒng)，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發(fā)展進程。

三、檔案管理工作中存在的問題

檔案管理作為當前社會發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)，其不僅在企業(yè)經(jīng)營和工作中受到了人們的關(guān)注和重視，同時在國家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關(guān)注，成為了整個社會發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)。就目前的檔案管理工作進行總結(jié)和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問題，對其進行研究和探索發(fā)現(xiàn)，其主要問題表現(xiàn)在以下方面：一是檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且在工作之中對管理人員專業(yè)知識和工作素質(zhì)不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，通過相關(guān)的科學技術(shù)成果促進企業(yè)工作方式的轉(zhuǎn)變，檔案作為企業(yè)工作的重點方式，其在管理和工作中通過信息技術(shù)的完善來促使檔案工作合理進行，并且形成系統(tǒng)化的工作模式和方法。二是管理人T的素質(zhì)較低，導致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題，同時也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關(guān)的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設(shè)施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

三、應對和研究措施

（1）檔案是社會信息的重要組成部分。文獻信息是信息資源的主體，開發(fā)和建設(shè)好文獻信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前，許多電子文獻信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質(zhì)、磁盤、光盤為載體的文獻檔案），并已加工上網(wǎng)。

（2）增強經(jīng)濟效益觀念。保存檔案的目的在于開發(fā)利用。檔案來源于社會實踐，又應用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務(wù)。所以，以開發(fā)、利用檔案信息為突破口，開展有償服務(wù)，既有利于社會進步，又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實現(xiàn)檔案的價值，盡快地把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

（3）加速觀念更新步伐。高新技術(shù)推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質(zhì)，有高尚的情操志趣，對國家社會有強烈的使命感和責任感，還要有堅實的檔案理論基礎(chǔ)，掌握多專業(yè)、多學科的科學知識，有嚴謹?shù)目茖W態(tài)度和追求真理的強烈欲望以及樸實的工作作風，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻的精神。

綜上所述，檔案資源的開發(fā)與利用，是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此，面對經(jīng)濟時代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢利導，運用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，加強檔案管理信息高速公路建設(shè)，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理機遇與挑戰(zhàn)

1.1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理機遇

1.1.1 技術(shù)手段不斷豐富

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，檔案管理手段呈現(xiàn)出多元化特點，檔案管理技術(shù)手段日漸豐富，檔案管理信息系統(tǒng)作用下，大幅度降低了檔案信息管理難度，也減少了檔案管理人員工作量，提高了檔案管理效率與質(zhì)量。在日常工作中，檔案管理人員可以借助檢索功能，在最短時間內(nèi)查找各類檔案，分層管理檔案信息，促使各類檔案管理具有鮮明的關(guān)聯(lián)性特點。同時，在“互?網(wǎng)+”時代下，檔案存儲形式也日漸多樣化，比如，視頻、音頻，大幅度提高了檔案管理質(zhì)量，檔案信息數(shù)據(jù)也更加準確，出現(xiàn)多樣化的檔案管理技術(shù)選擇平臺，各類管理機構(gòu)、企業(yè)之間的合作、交流日漸增多，各類檔案管理系統(tǒng)應運而生，電子檔案管理系統(tǒng)具有鮮明的時效性特點。

1.1.2 服務(wù)空間不斷拓展

在社會經(jīng)濟活動作用下，社會各類信息頻繁出現(xiàn)，檔案管理者借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，構(gòu)建出合理化的檔案管理系統(tǒng)，有著較大的管理空間，檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字信息化特點，在計算機系統(tǒng)中存儲著海量檔案信息，其存儲成本并不高。在日常工作中，檔案管理人員可以不受時空限制，查詢各類檔案數(shù)據(jù)信息，離線管理各類檔案，能夠為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)的遠程服務(wù)，檔案服務(wù)空間進一步拓展。

1.1.3 檔案時效不斷提高

隨著社會不斷發(fā)展，檔案種類日漸增多，具有鮮明的時效性特點，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已無法有效滿足這方面的客觀要求，必須對其加以優(yōu)化完善。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，時效性是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的顯著特征，檔案管理也具有較高的敏感度，可以動態(tài)跟蹤各類檔案信息，檔案管理也具有較好的交互性、動態(tài)性。同時，所構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)可以有效整合大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，不斷開辟全新的檔案管理空間，大幅度提高檔案管理效率，檔案時效不斷提高。

1.2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理挑戰(zhàn)

1.2.1 管理模式變革

站在客觀角度來說，傳統(tǒng)檔案管理過分注重管理人員已有的經(jīng)驗，不注重檔案科學化與系統(tǒng)化管理，和傳統(tǒng)檔案管理相比，以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為中心的檔案管理系統(tǒng)有著明顯的區(qū)別，急需要優(yōu)化檔案管理流程、管理模式，對檔案管理人員也提出了新的更高要求。也就是說，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，檔案管理迎來發(fā)展機遇的同時，也需要更好地應對來自各方面的挑戰(zhàn)，必須多層次優(yōu)化變革檔案管理模式，構(gòu)建標準化的檔案管理流程、檔案管理模式，不能再采用傳統(tǒng)單一化管理模式，才能有效滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，確保一系列檔案管理工作有序開展。

1.2.2 檔案管理意識落后

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，檔案管理人員構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)中，需要構(gòu)建合理化的檔案管理體系，對檔案管理人員也提出了更高的專業(yè)性要求。由于長期受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，檔案管理人員并不具備互聯(lián)網(wǎng)+時代下的檔案管理意識，檔案管理意識落后，對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作用下的檔案管理系統(tǒng)流程缺乏正確的認識，不具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，責任感不強，影響檔案管理工作的順利開展。同時，檔案管理人員不具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理操作能力不高，無法有效發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)多樣化作用。

1.3 檔案管理難度不斷增加

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，傳統(tǒng)檔案受到巨大的沖擊，要求加強檔案標準化管理，加上檔案信息自身具有鮮明的差異性、動態(tài)性，檔案信息數(shù)據(jù)不斷增加，檔案管理難度也大幅度增加，還要對檔案信息進行一系列操作，比如，記錄、歸檔、查閱，檔案管理人員必須注重自身專業(yè)技能的提高，才能更好地管理各類檔案。同時，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作用下，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)不具有較高的保密性，檔案數(shù)據(jù)信息具有較高的泄露風險，一旦沒有及時做好檔案信息備份工作，相關(guān)檔案信息丟失，會造成嚴重的經(jīng)濟損失。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理途徑

2.1 強化檔案管理意識，優(yōu)化檔案管理制度

在檔案管理過程中，檔案管理者必須與時俱進，轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)觀念，全方位正確認識檔案管理，要多角度加強自身檔案管理意識。檔案管理者要多層次掌握各方面專業(yè)知識，比如，科技檔案管理、企業(yè)檔案管理、電子文件管理，將其靈活應用到檔案管理中，科學管理各類檔案。同時，檔案管理者要增強自身責任感，具備終身學習意識，注重檔案安全性以及準確性的提高，優(yōu)化利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，科學管理各類檔案信息。此外，在日常運營中，檔案管理者必須嚴格按照“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案管理具體要求，優(yōu)化檔案管理制度，明確檔案管理一系列內(nèi)容以及電子檔案管理標準，全方位監(jiān)督檔案管理，提高檔案管理整體質(zhì)量。

2.2 優(yōu)化檔案管理模式與服務(wù)形式

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案管理者必須優(yōu)化利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，結(jié)合其特點、性質(zhì)，優(yōu)化完善檔案管理模式，科學管理海量檔案信息數(shù)據(jù)。檔案管理者要圍繞網(wǎng)絡(luò)，在最短的時間內(nèi)有效組織網(wǎng)上海量信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案網(wǎng)上服務(wù)，為檔案信息使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建合理化的檔案管理數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)管理中心，科學管理檔案的基礎(chǔ)上，開展多樣化檔案管理工作，比如，查詢、服務(wù)、利用，實現(xiàn)計算機檢索，取代傳統(tǒng)手工查詢，便于檔案管理者以及使用者更好地查詢所需的檔案信息數(shù)據(jù)。檔案管理者要借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，優(yōu)化檔案服務(wù)形式，比如，電子信箱服務(wù)、數(shù)據(jù)庫查詢服務(wù)、檔案匯編專題服務(wù)，為檔案信息使用者提供針對，有效滿足他們各方面客觀需求。

2.3 提高檔案工作者綜合素質(zhì)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已被廣泛應用到檔案管理中，傳統(tǒng)檔案管理方法以及管理模式發(fā)生了質(zhì)的變化。檔案局必須意識到檔案工作者綜合素質(zhì)的重要性，要根據(jù)檔案工作者各方面情況，結(jié)合當下檔案管理特點、性質(zhì)等，優(yōu)化利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，定期對檔案工作者提供全面、系統(tǒng)化培訓，引導他們學習最新檔案管理理念、管理知識、管理技術(shù)，能夠?qū)⒍鄻踊F(xiàn)代技術(shù)靈活應用到具體工作中，注重電子文件的深入研究，科學管理各類電子文件，在實踐中積累豐富的工作經(jīng)驗，成為新時期高素質(zhì)專業(yè)人才，有效開展檔案管理工作。

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[關(guān)鍵詞]檔案；管理；現(xiàn)代化

1.檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

1.1檔案管理的信息化。檔案管理信息化是指在檔案管理中運用信息技術(shù)來提高檔案工作現(xiàn)代化水平，它是新時期檔案管理的核心內(nèi)容，主要包括檔案信息資源建設(shè)和檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)兩個方面，通過信息化的渠道和方式，加強對于檔案資源的利用與開發(fā)，提高檔案信息資源的共享程度。

1.2檔案管理的虛擬化。傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙張為載體，實行手工管理的模式。在這種管理模式下，信息與載體是不能分割的，信息共享具有很大的難度。而且在管理過程中，需要進行一系列諸如收集、整理、鑒定、編目等環(huán)節(jié)，在耗費大量的時間和人力的同時，工作效率也不高。檔案管理的現(xiàn)代化則提倡檔案管理的虛擬化，也就是以計算機為檔案的載體，運用智能化的計算機管理模式對檔案進行管理。這種管理模式在很大程度上節(jié)約了時間，節(jié)省了人力，提高了工作效率。

1.3檔案管理的標準化。檔案管理的現(xiàn)代化很重要的一點在于檔案管理的標準化。檔案現(xiàn)代化管理依賴于網(wǎng)絡(luò)這種載體。而網(wǎng)絡(luò)具有很大的開放性和不安全性，所以更需要制定相應的管理標準，對檔案數(shù)據(jù)的交換、信息的傳遞、資料的共享等等步驟進行詳細的規(guī)定，使得檔案管理有據(jù)可循。只有在統(tǒng)一的標準規(guī)范之下進行檔案管理的工作，才能取得好的成效。

2.檔案管理現(xiàn)代化的必要性

2.1自身發(fā)展的需要。隨著我國經(jīng)濟和科技的快速發(fā)展，信息化程度的提高，我國的檔案事業(yè)也面臨著挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越不能適應社會發(fā)展的需要。計算機、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)的應用對檔案管理提出了新的要求。在這樣的情況下，運用新手段新方法，實施檔案管理的現(xiàn)代化，能夠適應新的發(fā)展形勢，提高檔案管理工作的效率，有利于檔案事業(yè)的更好發(fā)展。

2.2加強保護的需要。另外，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體自身質(zhì)量的缺陷以及保護手段的落后，很多檔案已經(jīng)出現(xiàn)了一些諸如褪色、無字等問題，給檔案管理帶來了極大的不便。若要加強對這些檔案的保護，則要求我們運用現(xiàn)代化的管理方法，將這些檔案以電子的形式保存起來，避免因為紙張的損壞導致檔案信息丟失的問題。

2.3充分利用的必要。傳統(tǒng)的檔案管理還具有“獨占性”的特點，一旦某段時間有人使用，其它人就不能再利用。實施現(xiàn)代化的檔案管理，能夠很好地解決這一問題，有效地加強檔案的共享性。需要的人可以在網(wǎng)絡(luò)這個平臺上同時進行使用。

3.檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

3.1缺乏專門的管理人才。檔案管理現(xiàn)代化中首先存在的問題便是缺乏專門的管理人才。由于長時間以來，我們的檔案管理運用的都是傳統(tǒng)的管理模式，所以在很大程度上忽視了對現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。在這樣的情況下，檔案管理中的人才很少有能力同時掌握先進的科學技術(shù)和管理技能。他們并不能適應現(xiàn)代化的檔案管理模式，很多人還停留在傳統(tǒng)的管理階段，既沒有掌握現(xiàn)代化的管理知識，也缺少對現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。

3.2缺乏先進的管理設(shè)備。另外，由于檔案管理意識的不足和資金投入的有限，造成檔案管理中缺少先進的檔案管理設(shè)備，軟硬件設(shè)施都嚴重滯后于檔案管理現(xiàn)代化的需要。至于檔案管理中至關(guān)重要的檔案管理自動化軟件，雖然很大程度上有利于檔案的現(xiàn)代化管理，但由于其開發(fā)技術(shù)的不成熟，所以造成了文件和檔案之間的脫節(jié)以至于管理變得極為分散，從而使系統(tǒng)中的檔案信息難以集中管理使用，致使檔案信息資源不能得到有效的共享，嚴重影響了檔案管理現(xiàn)代化的進程。

3.3缺乏有效的管理方法。檔案的現(xiàn)代化管理中存在的另一個重要的問題是管理方法的問題。由于現(xiàn)代化檔案管理實施的時間較短，大多數(shù)部門還沒有形成一套比較有效的管理方案，所以檔案管理基本處于無序的狀態(tài)。管理人員只能根據(jù)自身的理論知識和實踐經(jīng)驗進行摸索。在這種情況下，盡管有關(guān)部門對檔案文件的格式和標準做出了相應的規(guī)定，但在實際操作過程中由于缺乏有效的方法指導，依然會出現(xiàn)各種各樣的問題，對檔案的管理造成了不良的影響。

4.實施檔案管理現(xiàn)代化的方式

4.1人才的培養(yǎng)。現(xiàn)代化的檔案管理對工作人員提出了多方面的要求。與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強的技術(shù)水平和管理水平。與此同時，最好還能具備較強的開拓創(chuàng)新意識，從而加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。在這樣的情況下，首先要建立嚴格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過各種有用的形式加強對人才的培訓，例如聘請專門的老師教授他們計算機方面的相關(guān)知識，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識等。通過教育培訓，使得這些管理人員逐漸擁有全方面的能力，能夠應對現(xiàn)代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進行。

4.2設(shè)施的引進?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強。在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級政府應加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費支持，幫助他們引進先進的技術(shù)和設(shè)備。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟效益。

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關(guān)鍵詞：檔案管理；科學化；途徑

檔案管理工作對于學校正常教學工作的開展具有重要的意義，在學校的健康飛速發(fā)展中承擔后勤保障的作用。它主要負責學校教學科研活動、交流和管理的記錄，是體現(xiàn)一個學校教學和辦學水平的標志。隨著信息時代的到來，如何提高檔案管理科學化水平，成為眾多高校普遍關(guān)注的課題[。

1 檔案管理中存在的問題

高校檔案管理的程序比較復雜，由于管理結(jié)構(gòu)和管理層次的滯后，傳統(tǒng)檔案管理模式仍是目前主要的管理方法，嚴重制約了科學化檔案管理的發(fā)展水平。

1.1 管理方式較為落后

當今高校的檔案管理，主要還是傳統(tǒng)的手段和模式。無論是材質(zhì)分析、檔案管理環(huán)境和檔案保管方法上都沒有創(chuàng)新。他們大多認為檔案管理是一件機密的事情，所以把檔案束之高閣，放在極為隱蔽的地方，這就造成了檔案借閱的不方便，查閱困難。還有就是檔案管理人員沒有認識到自己的職責，沒有認識到自己是服務(wù)者，檔案管理模式還存在很大的不足，無法充分自主地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，造成資源的極大浪費。

1.2 服務(wù)模式較為單一

傳統(tǒng)的館藏結(jié)構(gòu)導致了服務(wù)模式較為單一，沒有跟隨時代的腳步發(fā)簪。檔案管理的工作并非只有傳統(tǒng)的文書整理、收納，還應該加強信息化的管理[3]。還有就是很多檔案管理都是封閉性的，這就導致了只有學校需要的時候才會打開館藏，無法充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能，就連平素師生的需求都無法滿足，大大流失了檔案管理的服務(wù)職能。

1.3 管理手段較為落后

管理手段大多數(shù)還是傳統(tǒng)的手工整理，對于信息化的應用還不健全，管理機制較為落后，無法利用計算機進行館藏資料的有效整理。雖然很多高校將計算機檔案管理列入日程，但是目前來看執(zhí)行的效果一般，大多流于形式。

1.4 管理人員素質(zhì)有待提高

目前檔案管理在學校的教學工作中還得不到足夠的重視，雖然高校已經(jīng)開始為檔案管理配備一定的人力物力資源，但是由于傳統(tǒng)服務(wù)模式的影響，很多檔案管理人員無法認識到自己服務(wù)者的角色，大多都是被動提供服務(wù)。很多管理人員的專業(yè)素養(yǎng)也不夠，大多都為年齡偏大的職工，對于計算機技術(shù)的熟練程度還是很低的。對檔案資源也不甚了解，無法主動提供服務(wù)，再加上很多高校都沒有把檔案管理人員的培訓工作列入學校工作，所以就導致了檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，難以適應信息時代的檔案管理工作。

2 提高高校檔案管理科學化水平的途徑

信息時代對于檔案管理工作提出了新要求，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能適應當下的檔案管理工作。計算機技術(shù)的引進對于檔案管理科學化水平是一個機遇也是一個挑戰(zhàn)，如何優(yōu)化當前檔案管理模式，提高科學化水平，是關(guān)乎高校能否健康發(fā)展的關(guān)鍵因素。

2.1 樹立正確的觀念，提高重視程度

正確的觀念是檔案管理科學化進程的第一步，只有學校領(lǐng)導方面給予足夠的重視，將檔案管理工作納入學校正常的教學秩序中，充分認識到檔案管理的重要性和對學校的影響，將其作為一項不可或缺的工作納入學校長期的發(fā)展計劃中，以《檔案法》為依據(jù)，讓師生養(yǎng)成在日常教學活動和科研中進行檔案管理的意識，全面提高對檔案管理的重視程度，為科學化管理模式打下堅實的基礎(chǔ)。

在此基礎(chǔ)上可以建立專門的檔案管理小組，一般由校長等學校的領(lǐng)導來直接負責，各部門的負責人也要參與其中，通過專門的管理小組來實現(xiàn)檔案管理中各項事務(wù)的有序進行，比如經(jīng)費、管理手段和管理設(shè)備采購等問題的決策。構(gòu)建一個全新的檔案管理環(huán)境，摒棄傳統(tǒng)檔案管理模式，真正實現(xiàn)與時俱進，科學化管理檔案。

2.2 建立科學的檔案管理工作機制

一個科學的檔案管理工作機制是能否順利完成檔案管理的關(guān)鍵因素，完善的工作機制可以保證檔案管理科學規(guī)范，有序開展，同時也需要全體師生和學校方面的共同努力。首先要建立基本的檔案管理制度，通過考核來完善，并付諸實踐；其次是要將檔案管理工作納入到每一個部門的考核中，對于具體的部門是否完成了工作進行嚴格考察，并關(guān)聯(lián)到每一個人的年終考評和晉升考評，提高人們科學化管理檔案的意識，實現(xiàn)檔案管理的全方位和高質(zhì)量開展；最后是要對高校中具體部門的檔案管理提出一個具體的明細要求，建立責任制，實現(xiàn)檔案管理的有據(jù)可考，立卷嚴格，立案保護，不斷完善科學的檔案管理機制。

2.3 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

一只好的人才隊伍是做好檔案管理的核心。隨著檔案管理工作越來越受到重視，學校方面也提供了大量的資源支持。在信息化時代，要不斷完善人員配置和素質(zhì)提高，進行定期的培訓工作，尤其是計算機技術(shù)的應用。加強檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)知識，同時也要提高管理人員的服務(wù)意識，認識到檔案管理師一項服務(wù)工作，要主動提供服務(wù)，而不能一味的做被動服務(wù)索求者?？梢酝ㄟ^建立一系列的現(xiàn)代管理方法，比如配備索引工具、建立數(shù)據(jù)庫、加強個人檔案管理等來提高服務(wù)態(tài)度和服務(wù)質(zhì)量。

3 結(jié)論

檔案管理在高校正常教學秩序的運轉(zhuǎn)中具有重要的意義，也是學校健康發(fā)展的基礎(chǔ)。信息化時代的到來，對于提高檔案管理的科學化水平提出了新的要求。相關(guān)單位和部門應該認識到目前檔案管理中存在的問題，加強重視程度，建立科學管理機制，提高管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平以及服務(wù)意識來加強檔案管理的科學化和現(xiàn)代化，與時俱進，促進高校健康發(fā)展。

參考文獻

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[3] 李娟.更新檔案管理理念 實現(xiàn)檔案管理科學化[J].黑龍江科技信息，2012，（12）：107-107.

篇8

[關(guān)鍵詞]信息化時代；檔案管理；重要性

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.144

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）16-0-01

在信息技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)在，企業(yè)檔案管理工作面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)完全不能和先進的科學管理方案接軌，不能適應社會發(fā)展需求。因此，企業(yè)必須積極改正陳舊的管理方式，尋求全新的管理模式，促進企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

1 檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理觀念落后

對檔案管理工作不重視是大部分企業(yè)普遍存在的問題。主要表現(xiàn)在以下幾方面：第一，大部分企業(yè)，缺乏檔案管理的專業(yè)部門。第二，管理者對檔案管理工作認識不足。大部分企業(yè)管理者錯誤地認為檔案管理工作就是對企業(yè)資料的整理，并不能給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益，這種想法導致企業(yè)不愿意設(shè)立專門的檔案管理部門。

1.2 檔案管理信息化水平低

目前，大部分企業(yè)檔案管理信息化水平低，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，對計算機及科學技術(shù)利用不足，導致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認識檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，錯誤地認為信息化即數(shù)字化，導致檔案管理的信息化建設(shè)水平較低。

1.3 檔案管理不能為公司服務(wù)

傳統(tǒng)檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業(yè)檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業(yè)服務(wù)。好的企業(yè)檔案管理能在企業(yè)中起到積極的促進作用，在檔案中找到企業(yè)發(fā)展的興衰點，找到發(fā)展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)服務(wù)。

2 信息化時代檔案管理的建議

2.1 科技存檔

當前的檔案管理工作應該向數(shù)字化靠攏，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的科技化管理?？萍蓟芾頇n案主要運用現(xiàn)代化手段對檔案信息資源進行管理，以基本信息為管理對象，對各個部門信息行進數(shù)字化處理。在進行電子存檔時，首先，要建立相關(guān)檔案的網(wǎng)頁，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關(guān)部門網(wǎng)站制作網(wǎng)頁，使檔案管理服務(wù)于系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)，并形成科技化的電子檔案數(shù)據(jù)庫管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內(nèi)容的真實性和安全性，且快速實現(xiàn)資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上，應實現(xiàn)檔案管理的自動化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。

2.2 信息化管理

傳統(tǒng)檔案管理模式是以圖片、手寫信息、影像等為載體進行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，特別是國外先進檔案管理技術(shù)的引進，奠定了檔案管理科技化基礎(chǔ)，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫變?yōu)橛嬎銠C存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現(xiàn)代化和科技化。也從另一個角度要求檔案工作者加強學習檔案管理技能，適應新形勢下的工作方式變更，更加快捷、準確地為社會創(chuàng)造經(jīng)濟效益。

2.3 工作重心向信息偏移

在傳統(tǒng)檔案整理實踐中，主要工作是檔案實體數(shù)據(jù)整理。在實際檔案管理中，檔案實體管理是對檔案的流程化控制。而計算機存檔技術(shù)給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來巨大挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理無法應對電子信息時代的數(shù)字化處理要求，因此，檔案實體化管理越來越弱化。檔案管理事業(yè)的關(guān)注焦點從文件實體化向文件形成化發(fā)展，使文件整理和保管與科技有機聯(lián)系起來。

2.4 培養(yǎng)信息化檔案管理人才

在檔案管理中，應著重引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，全面提高工作人員素質(zhì)，積極改善檔案管理設(shè)備，提高檔案管理手段。為此，首先，要努力培養(yǎng)檔案管理的數(shù)據(jù)庫開發(fā)人才，只有優(yōu)秀的人才儲備，才能更好地服務(wù)于檔案管理工作。其次，企業(yè)要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機會，設(shè)立專門的培訓機構(gòu)，提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平，加強工作人員的理論研討和學術(shù)交流。最后，要引進了解信息化的技術(shù)人才，具有現(xiàn)代化管理水平的管理人員，切實提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。

3 結(jié) 語

隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)實體式檔案存檔方式已不適用于企業(yè)的發(fā)展。因此，檔案信息處理自動化和數(shù)字化的趨勢勢在必行。檔案工作面臨著從傳統(tǒng)到科技化的重大變革，如何加速檔案管理科技化成為當前研究的重點。企業(yè)要尋找傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，汲取現(xiàn)代化的檔案管理模式，形成符合企業(yè)實際發(fā)展的方法，更好地為社會服務(wù)。

主要參考文獻

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【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息化；問題

檔案是機關(guān)、企業(yè)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，許多企業(yè)在檔案管理工作中存在數(shù)量繁雜、保管硬件條件差、查閱利用率偏低、管理人員知識單一的問題。檔案管理是一個復雜的工程，實現(xiàn)信息化管理更是需要人員、設(shè)備、技術(shù)、制度等一系列的改進。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，這不僅要求企業(yè)管理者為檔案信息化管理創(chuàng)建相應的硬件環(huán)境，更要求在檔案管理上逐步向信息技術(shù)轉(zhuǎn)變，以推動檔案管理信息化建設(shè)，同時使檔案管理助推對企業(yè)良性發(fā)展發(fā)揮更重要的作用。

一、企業(yè)在檔案管理工作中存在的問題

現(xiàn)如今企業(yè)在檔案管理工作中存在的問題：一是重視度不夠；二是制度執(zhí)行不到位；三是人力資源配備不足。要想提高檔案管理工作質(zhì)量，推動企業(yè)良性發(fā)展，首先要解決以上三個方面的問題。（1）提高企業(yè)對檔案管理工作的重視程度。檔案本身就是為領(lǐng)導決策提供參考，準確地向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提供有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務(wù)。（2）加大對檔案管理制度的執(zhí)行力度。檔案管理制度不僅針對檔案管理人員，有好大一部分是針對其他業(yè)務(wù)部門。比如：會計檔案、工程建設(shè)檔案、業(yè)務(wù)報表等。企業(yè)在執(zhí)行檔案收集的過程中，往往遇到資料難以收集的尷尬，業(yè)務(wù)部門不重視日常檔案的收集整理是主因。所以必須加強檔案管理制度的執(zhí)行力度，以促進檔案管理制度化、標準化。（3）配備專業(yè)合理的技術(shù)人才。檔案管理員工作看似輕松，其實把檔案管理工作做好也不是一個容易的事。尤其是企業(yè)檔案管理人員大部分都是兼職，既肩負著公章管理、文件傳閱等其他事務(wù)性工作，又要兼顧檔案的收集、整理、歸檔、查閱等工作。使其不能把主要精力放在檔案管理工作上，勢必影響檔案管理工作的質(zhì)量。只有配備適合檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才，才有利于企業(yè)檔案管理工作，才能更好地助推企業(yè)發(fā)展。

二、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的幾點思考

一是提高檔案管理人員信息化技術(shù)素質(zhì)；二是加強檔案管理所需的硬件設(shè)施建設(shè)；三是處理傳統(tǒng)管理與信息化管理之間的矛盾。從而為推動檔案管理信息化工作創(chuàng)造先決條件。

（1）提高檔案管理人員信息化技術(shù)素質(zhì)。檔案管理信息化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型人才。而目前企業(yè)單位信息化人才中，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識薄弱且單一，僅能掌握普通操作利用軟件，對軟件開發(fā)、程序設(shè)計、系統(tǒng)維護等技術(shù)掌握不夠成熟。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。為實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，企業(yè)領(lǐng)導者應為檔案管理工作配備較為專業(yè)的管理人才，或有計劃地對本企業(yè)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，使在其在計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息工程等方面提高工作技能。（2）加強硬件設(shè)施建設(shè)。做為企業(yè)，不應該只注重經(jīng)營，更應該注重科學的管理和資料的積累。檔案管理者要充分利用檔案資源為企業(yè)更好的經(jīng)營做好服務(wù)，提供支撐。只有將檔案工作注入活力，細化管理條塊，充分發(fā)揮檔案管理的作用，提高管理水平，才能創(chuàng)造出經(jīng)濟效益，為企業(yè)發(fā)展提供不竭動力。同時，對于傳統(tǒng)的檔案管理模式，要擇其精華，棄其糟粕，擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的辦公設(shè)備，加速推進檔案管理實用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐，提高工作效率，提升工作質(zhì)量。（3）處理好檔案傳統(tǒng)管理與信息化管理之間的矛盾。要想實現(xiàn)檔案管理信息化，既要兼顧檔案傳統(tǒng)管理特殊性，又要考慮實現(xiàn)檔案管理信息化以后，與傳統(tǒng)檔案管理之間的矛盾。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。傳統(tǒng)的檔案管理將這種原始記錄性做為檔案保存的一個重要形式。比如發(fā)文簽字的原始記錄、會議記錄手稿、單位蓋章，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性才賦予了檔案具有法律憑證的作用。在檔案管理信息化中，檔案原始記錄的本質(zhì)屬性失去意義。如果檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都是以電子版的形式在軟件系統(tǒng)中進行，那么其修改、復制的過程將難以體現(xiàn)。這就使電子文檔的原始記錄性無從考證，法律憑證作用將難以確定。檔案管理實現(xiàn)信息化必須兼顧既能保證檔案原始法律憑證作用，又能實現(xiàn)檔案電子文檔信息化管理兩個方面，才能保證檔案管理信息化的科學性與嚴謹性。

篇10

一、信息化環(huán)境下檔案管理工作的現(xiàn)狀

伴隨著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化大潮的推進，檔案管理正面臨著一次全方位的技術(shù)革新，電子檔案替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已是大勢所趨，但在自我發(fā)展的迫切需求因素面前，檔案管理工作應該克難奮進，努力進行不斷創(chuàng)新，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案有機結(jié)合起來，加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化改造，主動跨入數(shù)字化時代，以取得令人滿意的效果。目前，檔案工作存在以下幾方面問題。一是對檔案管理工作的認識不到位。當前檔案管理存在著一定程度的矛盾性：一方面，相當一部分檔案由于各種原因疏于管理，管理效率低下；但另一方面，在進行人才考核、選拔和獎勵等工作時很大程度上要參考工作人員的檔案信息，這就使得檔案管理工作長期處于邊緣化和被動的狀態(tài)。究其原因，還是相關(guān)檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度不夠，以傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念看待問題，認為檔案管理就是簡單的抄寫和記錄工作，導致了檔案管理的低效率。二是檔案管理人員缺乏專業(yè)知識。檔案管理工作作為一項專業(yè)化的信息管理工作，要求檔案管理人員必須對信息管理工作具有系統(tǒng)性的認識，而由于對檔案信息獨特重視程度，檔案管理人員更需要具備較高的信息管理水平和技能。但在實際工作中，相當一部分檔案管理工作人員持著傳統(tǒng)的工作觀念，只具備基本的文本抄寫和記錄能力，且不思學習，無法掌握信息化條件下對檔案資料管理的技能要求。甚至在一部分單位中，檔案管理人員還兼顧著其他的信息管理工作，不具備足夠的專業(yè)性。三是檔案管理的方式方法有待改進。當前許多單位在檔案管理工作中，仍然采用傳統(tǒng)的檔案記錄方式，已經(jīng)不符合信息時代的發(fā)展需要。尤其是在檔案管理的自動化程度方面，還存在著大量的無謂重復勞動，同時也缺乏完善的檔案管理制度。因此檔案管理工作的效率仍然相對較低。

二、信息化環(huán)境下加強檔案管理的措施

社會的不斷進步發(fā)展，許多單位已經(jīng)逐漸認識到檔案管理的重要性，推動了檔案管理工作開展。在相關(guān)工作開展過程中，計算機信息技術(shù)的應用，使得檔案信息化管理工作發(fā)生了質(zhì)的飛躍，計算機信息技術(shù)在應用過程中，其內(nèi)存較大、能夠滿足一些大規(guī)模的檔案儲存需求，推動了檔案信息化的發(fā)展。下面就談?wù)劗斚聶n案管理的具體措施。

首先，加強檔案人才培養(yǎng)提高管理素質(zhì)。檔案電子化的專業(yè)人員、管理人員及其后續(xù)儲備人才，是建設(shè)電子檔案的關(guān)鍵。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時代的工作人員的工作基本模式是人與檔案的結(jié)合，或者說是以檔案為媒介與工作的結(jié)合，也就是人與人的結(jié)合。而電子檔案時代檔案工作的基本模式是人與計算機的結(jié)合，也就是所謂的 “人機結(jié)合”，工作人員得通過計算機和計算機通訊網(wǎng)絡(luò)來獲取或提供信息服務(wù)。因此，數(shù)字時代檔案管理員既要有扎實的傳統(tǒng)檔案知識，又要兼?zhèn)溆嬎銠C技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)知識，是通才、復合型的人才。檔案要實施數(shù)字化建設(shè)，第一步要解決人力資源這條“短腿”問題，必須注重對現(xiàn)有人員的信息素質(zhì)培養(yǎng)，突出檔案信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)教育，使之緊跟信息化的發(fā)展步伐。同時，要花大力氣聘請一批能熟練掌握計算機運行管理和維護的專業(yè)人才，并配備若干名專業(yè)人才，為檔案的數(shù)字化改造、信息化?l展和網(wǎng)絡(luò)化管理作好人力資源的準備。

其次，改善檔案管理的設(shè)施條件。在信息化環(huán)境下的檔案管理工作中，不僅要確?；镜霓k公等場地條件，還要適應時代科技發(fā)展，將新興的信息管理技術(shù)引入檔案管理工作。隨著信息時代的來臨，檔案管理部門要認識到檔案管理工作本質(zhì)上也是一項信息管理工作，因此要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，根據(jù)信息管理的特點和技術(shù)手段，使檔案管理工作進入信息化和數(shù)字化的時代。對此，一方面檔案管理部門要保障具備計算機、光盤和電子儲存設(shè)備等硬件條件，同時管理人員也要進行相關(guān)信息管理知識的培訓。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息的聯(lián)網(wǎng)管理也是一大必然趨勢，因此開發(fā)和引進檔案管理軟件、建立檔案管理聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，也是改進檔案管理條件、提高工作效率的重要措施。

三是要建立一套科學合理的電子檔案管理制度。電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。