導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關(guān)鍵詞】交通運(yùn)輸；管理信息化；建設(shè)

檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。特別是近幾年來，為了滿足社會(huì)發(fā)展的需要，我國在交通運(yùn)輸業(yè)方面進(jìn)行大量的投入，實(shí)現(xiàn)了其突飛猛進(jìn)的發(fā)展。在這其中，不但包括政府進(jìn)一步完善改革，還包括將信息產(chǎn)業(yè)的技術(shù)作為交通運(yùn)輸業(yè)發(fā)展的重要支撐。因此，信息技術(shù)的現(xiàn)代化及其不斷發(fā)展，對(duì)我國交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展具有重要的意義，其推動(dòng)交通運(yùn)輸業(yè)朝著更加數(shù)字化、正規(guī)化的方向進(jìn)行發(fā)展。但是在現(xiàn)行條件下，交通運(yùn)輸業(yè)的信息化發(fā)展水平還存在一些問題，這些問題阻礙了人們生活水平的提高。

一、當(dāng)前在交通運(yùn)輸管理信息化建設(shè)方面存在的主要問題

1.在交通運(yùn)輸管理方面缺乏信息化的意識(shí)

目前，很多人員還沒有意識(shí)到交通運(yùn)輸管理信息化的重要性，其主要表現(xiàn)在部分地方的單位和部門有著根深蒂固的傳統(tǒng)思想，他們認(rèn)為在交通運(yùn)輸中最重要的就是進(jìn)行修路和架橋，而在交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展方面卻很少有所注意，從而使得交通運(yùn)輸業(yè)在管理基本設(shè)施方面的力度不斷弱化。尤其是對(duì)現(xiàn)代化的信息手段應(yīng)進(jìn)行加強(qiáng)，使得其自身能夠不斷進(jìn)行發(fā)展。

2.從業(yè)人員沒有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

在交通運(yùn)輸管理信息化的建設(shè)工作中存在較少的專職人員，在這一職業(yè)中大部分都屬于兼職性質(zhì)的人員，也就是說為非專業(yè)性的人員，在計(jì)算機(jī)方面的人員是非常短缺的，特別是那些具有高素質(zhì)、高水準(zhǔn)的復(fù)合型人才?，F(xiàn)在從事交通運(yùn)輸管理信息化建設(shè)的專業(yè)人員，通常是指在運(yùn)輸過程中受到的系統(tǒng)教育、專項(xiàng)培訓(xùn)比較少，雖然部分人員曾受到過一定的培訓(xùn)，但因?yàn)闀r(shí)代的快速發(fā)展，也不能適應(yīng)當(dāng)今的時(shí)代要求。在當(dāng)前交通運(yùn)輸管理行業(yè)中這個(gè)問題是十分常見的。

3.在資源共享方面存在一定的問題

對(duì)于交通運(yùn)輸管理中的各個(gè)部門，因?yàn)檎莆詹煌膬?chǔ)存信息資源，所以各個(gè)部門其他部門的信息資源并不了解。這種資源共享的方式使得信息整合的程度大大降低了；不能充分開發(fā)和利用高速公路中的基本通信基礎(chǔ)設(shè)施，導(dǎo)致浪費(fèi)網(wǎng)絡(luò)資源的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。在交通運(yùn)輸管理的信息網(wǎng)絡(luò)上只能進(jìn)行基本信息的、信息的簡單查詢、政務(wù)的公開等，而不能及時(shí)、動(dòng)態(tài)、全面有效的數(shù)據(jù)支持，無法提供全方位、一站式、全過程的服務(wù)來為社會(huì)大眾提供便利。

4.在硬件設(shè)施方面還比較落后

在全國范圍內(nèi)，交通運(yùn)輸在信息化管理建設(shè)方面的基礎(chǔ)設(shè)施還比較落后，除了能夠?qū)崿F(xiàn)每人一臺(tái)電腦以外，掃描儀、打印機(jī)、傳真機(jī)等相應(yīng)的信息化設(shè)施還沒有進(jìn)行齊全的配備，對(duì)于一些基礎(chǔ)條件差的單位和部門，電腦的配備也沒有實(shí)現(xiàn)每人一臺(tái)，只能是每個(gè)科室一臺(tái)，或者更少，在部門之間以及單位自身都很少有完善的局域網(wǎng)絡(luò)。

二、對(duì)于交通運(yùn)輸管理信息化建設(shè)的主要建議

21世紀(jì)是一個(gè)新的歷史發(fā)展時(shí)期，面對(duì)交通運(yùn)輸管理信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)，我們應(yīng)怎樣進(jìn)行政策的調(diào)整，實(shí)現(xiàn)其快速的發(fā)展，筆者結(jié)合自己的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出以下幾點(diǎn)自己的建議：

1.緊緊圍繞科學(xué)發(fā)展觀的要求來對(duì)交通管理信息化建設(shè)進(jìn)行推進(jìn)

在交通運(yùn)輸管理信息化的建設(shè)過程中應(yīng)始終堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主要內(nèi)容，走可持續(xù)和高效發(fā)展的道路，不斷實(shí)現(xiàn)和諧社會(huì)的構(gòu)建。所以，在管理信息化的推進(jìn)過程中相關(guān)部門應(yīng)對(duì)涉及到的利益主體之間的關(guān)系進(jìn)行科學(xué)化的處理，正確認(rèn)識(shí)對(duì)當(dāng)前和長遠(yuǎn)、局部和整體之間的關(guān)系，并正確進(jìn)行一定的取舍，確保在交通運(yùn)輸管理信息化的建設(shè)過程中能夠?qū)崿F(xiàn)最大化的社會(huì)公共利益。

2.將對(duì)信息資源的發(fā)掘作為主要內(nèi)容，從而推進(jìn)電子政務(wù)的發(fā)展

在信息化建設(shè)的過程中運(yùn)政部門作為新形勢(shì)下運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展的主要部門，其應(yīng)加大力度對(duì)信息資源進(jìn)行挖掘和利用，從不同的角度和不同的層次來對(duì)電子政務(wù)體系進(jìn)行完善。

3.將政府作為建設(shè)的主導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)物流和客運(yùn)管理信息化體系的建設(shè)

在交通運(yùn)輸管理信息化的過程中，運(yùn)政部門應(yīng)對(duì)自身定位進(jìn)行明晰，因?yàn)楹芏嘟煌ㄟ\(yùn)輸部門不能對(duì)其公益信息化管理進(jìn)行獨(dú)立完成，所以需要政府進(jìn)行一定的引導(dǎo)和組織，將信息資源加以整合，將服務(wù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，在交通運(yùn)輸管理信息化的建設(shè)過程中成為有效的引導(dǎo)者、建設(shè)者、監(jiān)督者。在這其中，需要特別注意的是物流業(yè)管理信息化的發(fā)展。第一，在建設(shè)交通運(yùn)輸公共信息平臺(tái)的過程中努力提高企業(yè)和其人員的素質(zhì)，在關(guān)系到民生工程的交通線路時(shí)應(yīng)做到優(yōu)先發(fā)展、優(yōu)先考慮。第二，對(duì)物流信息化的應(yīng)用成果要進(jìn)行大力的推廣，用科技的力量來帶動(dòng)人們生活的發(fā)展。第三，在對(duì)交通信息化管理過程進(jìn)行規(guī)劃時(shí)，政府應(yīng)對(duì)國外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒，成功打造出一些行業(yè)聯(lián)合機(jī)構(gòu)和半官方性質(zhì)的組織，以確保工作的組織協(xié)調(diào)性，使得交通運(yùn)輸管理信息化的程度得到整體提升。

4.充分利用技術(shù)、行政、制度等各種手段

首先，在交通運(yùn)輸管理信息化建設(shè)的過程中主管部門應(yīng)首先進(jìn)行行政協(xié)調(diào)的方式，來使得信息化標(biāo)準(zhǔn)得到不斷完善，制定出科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)，并努力實(shí)現(xiàn)有標(biāo)可依，有標(biāo)必依的狀態(tài)。其次，在對(duì)信息進(jìn)行采集和交換時(shí)應(yīng)緊密結(jié)合工作的流程，制定出相應(yīng)的制度并嚴(yán)格進(jìn)行執(zhí)行，以確保在信息流轉(zhuǎn)方面具有暢通的渠道，在信息采集、交換方面具有有效性和實(shí)時(shí)性。再次，應(yīng)對(duì)信息化的內(nèi)容和管理進(jìn)行不斷的強(qiáng)化，培養(yǎng)復(fù)合型的人才以及專業(yè)化的人才，以此來實(shí)現(xiàn)高素質(zhì)信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)。

總而言之，我們應(yīng)加強(qiáng)交通運(yùn)輸管理的信息化建設(shè)，積極進(jìn)行數(shù)字化交通的建設(shè)，以推動(dòng)交通運(yùn)輸業(yè)的快速高效發(fā)展。同時(shí)，在交通運(yùn)輸信息化建設(shè)的過程中，政府部門應(yīng)對(duì)信息專業(yè)的復(fù)合型人才進(jìn)行大力培養(yǎng)、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫質(zhì)量和信息安全管理方面的不斷提高，推動(dòng)交通運(yùn)輸管理信息化的不斷發(fā)展，以滿足社會(huì)發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息系統(tǒng)；建設(shè)

隨著我國檔案信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，建立以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主要手段的檔案管理信息系統(tǒng)，已經(jīng)成為各級(jí)各類檔案管理部門提高自身素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)的戰(zhàn)略措施。但是，多年來系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的大量事實(shí)告訴我們，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的道路坎坷，許多已建系統(tǒng)帶來的效益遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及預(yù)先的承諾與期望，系統(tǒng)建設(shè)中耗資巨大、效益難望，或半途而廢、或使建設(shè)單位背上沉重包袱的情況時(shí)有發(fā)生。應(yīng)該說造成上述狀況的因素是多方面的，但筆者認(rèn)為，大多數(shù)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)不成功的原因除了由于建設(shè)單位對(duì)問題的復(fù)雜性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于建設(shè)中遇到的困難沒有思想準(zhǔn)備，缺乏有效克服困難的方法與手段外，主要還有以下幾個(gè)問題應(yīng)引起注意。

一、系統(tǒng)開發(fā)過程中用戶參與程度低

用戶在管理活動(dòng)中的信息需求是管理信息系統(tǒng)各階段工作的重要依據(jù)。由于專業(yè)背景不同，信息系統(tǒng)專業(yè)人員對(duì)用戶需求的理解和用戶對(duì)計(jì)算機(jī)化的信息系統(tǒng)功能的理解只能隨著建設(shè)工作的進(jìn)展逐步加深。在多數(shù)系統(tǒng)建設(shè)過程中，用戶參與程度低，系統(tǒng)建設(shè)工作主要由信息系統(tǒng)專業(yè)人員承擔(dān)，信息系統(tǒng)專業(yè)人員所習(xí)慣的工作結(jié)果的描述方式用戶難以理解，雙方缺乏有效的溝通，用戶的許多需求難以表達(dá)，在建設(shè)過程中也難以反映出來。由于用戶需求得不到全面、準(zhǔn)確的反映，用戶對(duì)系統(tǒng)建設(shè)中的問題、困難和制約條件也缺乏理解，使得系統(tǒng)建成后，遺留問題多，用戶滿意度低。

檔案管理信息系統(tǒng)的用戶是各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)。滿足它們?cè)跈n案管理活動(dòng)中的信息需求，是管理信息系統(tǒng)建設(shè)的直接目的。由于系統(tǒng)本身和系統(tǒng)建設(shè)工作的復(fù)雜性，用戶的需求不容易一次表達(dá)清楚。隨著建設(shè)進(jìn)程的推移和工作的深入，用戶需求的表達(dá)和系統(tǒng)建設(shè)的專業(yè)人員對(duì)用戶需求的理解才能逐步明確、深化和細(xì)化。而且，檔案管理信息系統(tǒng)是人—機(jī)系統(tǒng)，在實(shí)現(xiàn)各種功能時(shí)，人與計(jì)算機(jī)的合理分工和相互密切配合至關(guān)重要，這就需要用戶對(duì)系統(tǒng)的功能、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行規(guī)律有較深入的了解，專業(yè)人員也必須充分考慮用戶的特點(diǎn)和使用方面的習(xí)慣與要求，以協(xié)調(diào)人—機(jī)關(guān)系。檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)不同于一般工程項(xiàng)目的開發(fā)，不能簡單地采用“交鑰匙”辦法進(jìn)行承包。用戶必須作為管理信息系統(tǒng)主要建設(shè)者的一部分在系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)階段直接參與，而用戶與系統(tǒng)建設(shè)工作脫節(jié)，往往是系統(tǒng)建設(shè)工作失敗的重要原因之一。

二、缺乏科學(xué)、有效的系統(tǒng)規(guī)劃

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?？茖W(xué)規(guī)劃對(duì)于任何需要經(jīng)過較長時(shí)間努力才能實(shí)現(xiàn)的事情都是非常重要的。規(guī)劃，一般是指對(duì)較長時(shí)期的活動(dòng)進(jìn)行總體的、全面的計(jì)劃。檔案部門作為信息服務(wù)部門，適應(yīng)時(shí)展要求，其結(jié)構(gòu)和活動(dòng)內(nèi)容日趨復(fù)雜，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理計(jì)算機(jī)化需要經(jīng)過長期的努力，因而必須對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃，根據(jù)部門的目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略以及檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的客觀規(guī)律，并考慮到部門面臨的內(nèi)外部環(huán)境，科學(xué)地制定管理信息系統(tǒng)的發(fā)展戰(zhàn)略和總體方案，合理安排系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)程。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國際社會(huì)和國內(nèi)信息化進(jìn)程不斷向前推進(jìn)，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的需求日趨緊迫。盡管檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過這些年的努力已經(jīng)有了很大的發(fā)展，但不少已經(jīng)建成或正在建設(shè)的系統(tǒng)仍然面臨一系列問題。其中主要的問題是：系統(tǒng)建設(shè)與檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)和戰(zhàn)略不匹配；已建成的系統(tǒng)解決問題的有效性低，不能適應(yīng)環(huán)境變化和組織變革的需要；組織結(jié)構(gòu)陳舊，管理落后；系統(tǒng)使用人員的素質(zhì)偏低；系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境落后，技術(shù)方案不合理；系統(tǒng)開發(fā)以及運(yùn)行維護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范混亂；資源短缺，投入太少，而對(duì)系統(tǒng)的期望又過高。造成以上問題其中一個(gè)主要原因就是人們更多地關(guān)心怎樣建設(shè)一個(gè)管理信息系統(tǒng)，而對(duì)于建設(shè)一個(gè)什么樣的管理信息系統(tǒng)卻注意不夠。對(duì)于系統(tǒng)的具體方案考慮較少，對(duì)總體方案與發(fā)展戰(zhàn)略不夠重視。

三、系統(tǒng)測試工作流于形式

大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)，特別是與軟件開發(fā)公司聯(lián)合開發(fā)建設(shè)的系統(tǒng)，由于用戶缺乏系統(tǒng)開發(fā)工作常識(shí)，開發(fā)單位急于報(bào)成果，開發(fā)公司刻意縮短開發(fā)時(shí)間降低開發(fā)成本等原因，致使系統(tǒng)測試得不到充分進(jìn)行，有的甚至流于形式。造成開發(fā)人員撤走后，系統(tǒng)運(yùn)行過程中缺點(diǎn)、毛病百出，許多功能無法實(shí)現(xiàn)。因此，不要以為程序設(shè)計(jì)完成后系統(tǒng)開發(fā)工作就已經(jīng)完成了，其實(shí)大量而艱巨的系統(tǒng)測試工作才剛剛開始。系統(tǒng)測試是信息管理系統(tǒng)開發(fā)周期中一個(gè)十分重要而漫長的階段，其重要性體現(xiàn)在它是保證系統(tǒng)質(zhì)量與可靠性的最后關(guān)口，是對(duì)整個(gè)系統(tǒng)開發(fā)過程包括系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的最終審查。盡管在系統(tǒng)開發(fā)周期的各個(gè)階段均采取了嚴(yán)格的技術(shù)審查，希望盡早發(fā)現(xiàn)問題予以修正，但依然難免遺留下差錯(cuò)，如果沒有在投入運(yùn)行前的系統(tǒng)測試階段被發(fā)現(xiàn)并及時(shí)糾正，問題遲早會(huì)在運(yùn)行中暴露出來，到那時(shí)要糾正錯(cuò)誤將會(huì)付出更大的代價(jià)，甚至?xí)斐刹豢霸O(shè)想的后果。之所以說系統(tǒng)測試是一個(gè)漫長的過程，是因?yàn)闇y試階段占用的時(shí)間、花費(fèi)的人力和成本占軟件開發(fā)的很大比例。統(tǒng)計(jì)表明，開發(fā)較大規(guī)模系統(tǒng)，系統(tǒng)測試的工作量約占整個(gè)軟件開發(fā)工作量的40-50%。而對(duì)于一些特別重要甚至人命關(guān)天的大型系統(tǒng)，測試的工作量和成本更大，甚至超過系統(tǒng)開發(fā)其他各階段總和的若干倍。

四、系統(tǒng)維護(hù)工作沒有得到足夠重視

管理信息系統(tǒng)在完成系統(tǒng)實(shí)施、投入正常運(yùn)行之后，就進(jìn)入系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)階段。一般信息系統(tǒng)的使用壽命，短則4-5年，長則達(dá)10年以上。在系統(tǒng)的整個(gè)使用壽命中，都將伴隨著系統(tǒng)維護(hù)工作的進(jìn)行。系統(tǒng)維護(hù)的目的是保證管理信息系統(tǒng)正常而可靠地運(yùn)行，并能使系統(tǒng)不斷得到改善和提高，以充分發(fā)揮作用。因此，系統(tǒng)維護(hù)就是為了保證系統(tǒng)中的各個(gè)要素隨著環(huán)境的變化始終處于最新的、最正確的工作狀態(tài)。

然而系統(tǒng)維護(hù)工作在整個(gè)系統(tǒng)生命周期中常常被忽視。人們往往熱衷于系統(tǒng)開發(fā)，開發(fā)工作完成后，開發(fā)隊(duì)伍解散或撤走，系統(tǒng)開始運(yùn)行后沒有配置適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)維護(hù)人員。這樣，一旦系統(tǒng)發(fā)生問題或環(huán)境發(fā)生變化，最終用戶無從下手，這就是為什么有些信息系統(tǒng)在運(yùn)行環(huán)境中長期與舊系統(tǒng)并行運(yùn)行不能轉(zhuǎn)換，甚至最后被廢棄的原因。隨著信息系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，以及使用壽命的日益延長，系統(tǒng)維護(hù)的工作量將越來越大。系統(tǒng)維護(hù)的費(fèi)用往往占整個(gè)系統(tǒng)生命周期總費(fèi)用的60%以上，因此有人曾以浮在海面的冰山來比喻系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)的關(guān)系，系統(tǒng)開發(fā)工作如同冰山露出水面的部分，容易被人看到而得到重視，而系統(tǒng)維護(hù)工作如同冰山浸在水下的部分，體積遠(yuǎn)比露出水面的部分大得多，但由于不易被人看到而常被忽視；從另一方面來看，相對(duì)具有“開創(chuàng)性”的系統(tǒng)開發(fā)來講，系統(tǒng)維護(hù)工作屬于“繼承性”工作，挑戰(zhàn)性不強(qiáng)，成績不顯著，使很多技術(shù)人員不安心于系統(tǒng)維護(hù)工作，這也是造成人們重視開發(fā)而輕視維護(hù)的原因。從近幾年來一些檔案部門在信息系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐中得出的正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)來看，系統(tǒng)維護(hù)確實(shí)是信息系統(tǒng)可靠運(yùn)行的重要技術(shù)保障，我們應(yīng)給予足夠的重視。

參考文獻(xiàn)：

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[2]車梅芳.試論實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必要條件和保障措施[J].中國機(jī)關(guān)后勤，2009（07）.

篇3

關(guān)鍵詞：醫(yī)院門診 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)的不斷加快，人民生活水平不斷提高，各項(xiàng)社會(huì)服務(wù)設(shè)施不斷健全，醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展逐漸成為社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)。我國醫(yī)療困難的問題相對(duì)嚴(yán)重，如醫(yī)務(wù)人員分配不均衡，醫(yī)療資源配置不平衡問題突出，醫(yī)療水平和服務(wù)水平參差不齊等。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)流動(dòng)人口增多，各地區(qū)外來人口迅速增加，這又給醫(yī)療行業(yè)發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)。門診病歷檔案可以作為醫(yī)療方案制定的重要依據(jù)，建立完善的門診檔案體系有利于節(jié)省醫(yī)療資源，提高醫(yī)療效率，推動(dòng)醫(yī)療水平和服務(wù)水平的提高?，F(xiàn)有的門診檔案流動(dòng)性差、記錄保存困難，這造成了在醫(yī)療過程中，就醫(yī)患者和醫(yī)療機(jī)構(gòu)都難以提供完整病歷信息的問題，患者往往需要重新進(jìn)行全面檢查，造成醫(yī)療成本的增加和醫(yī)療資源的浪費(fèi)；醫(yī)生也難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)患者健康隱患和其他健康問題，從而造成醫(yī)療方案的不夠科學(xué)。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下醫(yī)院門診檔案的重要作用和建立可行性

（一）建立醫(yī)院門診電子檔案是社會(huì)發(fā)展的需求

建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的醫(yī)院門診檔案是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然需求。隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，社會(huì)人口的分布發(fā)生了巨大改變：一是農(nóng)村人口大量進(jìn)入城市，城市內(nèi)外來人口增加；二是就業(yè)崗位多樣化，流動(dòng)辦公人員、因公外出人員迅速增加；三是交通條件的改善和人們消費(fèi)觀念、健康意識(shí)的轉(zhuǎn)變，使外地旅游、遠(yuǎn)地度假現(xiàn)象普遍，人口流動(dòng)性在全國范圍內(nèi)進(jìn)一步擴(kuò)大。而我國醫(yī)療業(yè)發(fā)展并不完善，醫(yī)療資源的分布并不均衡：首都、省會(huì)、沿海城市等經(jīng)濟(jì)政治較發(fā)達(dá)地區(qū)醫(yī)療資源相對(duì)集中，邊遠(yuǎn)地區(qū)、農(nóng)村郊縣等經(jīng)濟(jì)發(fā)展較慢、各項(xiàng)制度不完善的地區(qū)醫(yī)療資源較為欠缺；同時(shí)疾病發(fā)生具有偶然性和隨機(jī)性，人口流動(dòng)性的擴(kuò)大，給醫(yī)療資源的配置提出了更高的要求；另外，各地區(qū)不平衡的醫(yī)療配置、差距明顯的醫(yī)療水平，也逐漸引起了整個(gè)社會(huì)的關(guān)注。門診病歷作為醫(yī)療方案制定和實(shí)施的重要依據(jù)，建立統(tǒng)一、完善的門診病歷檔案系統(tǒng)對(duì)提高醫(yī)療效率、應(yīng)對(duì)流動(dòng)人口醫(yī)療困難等具有重要意義。

（二）建立醫(yī)院門診電子檔案能夠了解疾病變化和用藥歷史

將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院門診檔案的建立和管理，對(duì)應(yīng)對(duì)流動(dòng)人口中患者的就醫(yī)、治療具有重要意義?，F(xiàn)有的門診病歷系統(tǒng)相對(duì)封閉，患者異地就醫(yī)或更換醫(yī)療單位時(shí)，很難提供準(zhǔn)確完整的就診資料；手寫式的病歷資料可能因書寫習(xí)慣的差異造成醫(yī)務(wù)人員識(shí)別困難。而醫(yī)務(wù)人員對(duì)患者信息掌握不全面，將造成醫(yī)療方案制定的困難。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下門診病歷可以不受地域和就醫(yī)單位的限制，準(zhǔn)確快速地提供患者疾病變化和用藥歷史，節(jié)約患者診斷時(shí)間和醫(yī)療成本。建立網(wǎng)絡(luò)門診檔案，可以進(jìn)一步提高醫(yī)療效率，節(jié)約醫(yī)療資源，最大限度減少醫(yī)療過程中人為因素造成的醫(yī)療事故。并且，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的門診檔案管理體系，不僅是降低醫(yī)療壓力的重要手段，同時(shí)也能夠提高整體的醫(yī)療效率，加強(qiáng)各地區(qū)醫(yī)療單位的聯(lián)系，促進(jìn)醫(yī)療水平的整體提高。

（三）建立醫(yī)院門診電子檔案能夠掌握疾病動(dòng)態(tài)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立統(tǒng)一的門診檔案，為各類疾病信息的匯總提供了更為便利的條件。醫(yī)院能夠通過門診電子檔案及時(shí)掌握門診疾病動(dòng)態(tài)、了解疾病發(fā)生情況，這對(duì)疾病預(yù)警信息的提供具有重要意義。傳統(tǒng)醫(yī)院門診檔案查詢過程較為困難，信息匯總速度慢，各項(xiàng)信息的掌握、預(yù)警信息的都存在滯后現(xiàn)象。而網(wǎng)絡(luò)電子檔案為信息查詢提供便利，對(duì)各類疾病的爆況一目了然，為醫(yī)院制定醫(yī)療方案、實(shí)行整體控制提供了信息基礎(chǔ)。另外，建立電子檔案可以為醫(yī)院了解疾病暴況、醫(yī)療方案選擇、藥品使用和醫(yī)療器具消耗情況提供更便捷的途徑。

由于各地區(qū)醫(yī)療水平發(fā)展的不平衡，疾病治療情況的復(fù)雜多變，有時(shí)患者疾病的治療需要更換醫(yī)療單位，需要兩個(gè)甚至多個(gè)醫(yī)療單位的配合和協(xié)作。傳統(tǒng)的門診記錄在轉(zhuǎn)移過程中可能會(huì)造成資料缺失，這對(duì)醫(yī)療方案的制定將造成困難，甚至耽誤患者的治療。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下門診病歷檔案信息能夠完整保存，醫(yī)務(wù)人員的交流也更加方便，這為多個(gè)醫(yī)療單位展開協(xié)作醫(yī)療提供條件。另外，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，對(duì)疾病信息遠(yuǎn)程溝通、異地會(huì)診和醫(yī)療技術(shù)指導(dǎo)提供了便利條件，對(duì)改善偏遠(yuǎn)地區(qū)醫(yī)療水平，提高專業(yè)技能水平具有重要作用。對(duì)于患者來說，實(shí)現(xiàn)門診病歷資料的共享可以大幅度降低醫(yī)療成本，節(jié)省診療時(shí)間，減輕經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，在一定程度上緩和醫(yī)患關(guān)系。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下醫(yī)院門診檔案管理應(yīng)注意的問題

（一）保證患者病歷信息的唯一性

醫(yī)院門診病歷資料應(yīng)與患者的個(gè)人身份信息一一匹配，病歷信息應(yīng)具有唯一性和專用性。這就要求在檔案管理過程中，門診電子檔案系統(tǒng)要解決不同醫(yī)療單位和地區(qū)診所中出現(xiàn)的重復(fù)記錄和同名誤用問題。另外，對(duì)個(gè)人信息識(shí)別卡的損壞、丟失、偽造、盜用情況的應(yīng)對(duì)和解決也是保證個(gè)人病歷信息準(zhǔn)確、唯一的重要因素。

（二）防止病例內(nèi)容被篡改

患者在進(jìn)行治療之前，特征資料更為客觀真實(shí)，病歷記錄的借鑒性和可信性更強(qiáng)，醫(yī)務(wù)人員在此時(shí)對(duì)疾病信息匯總尤為重要。醫(yī)務(wù)人員不能根據(jù)治療結(jié)果和治療手段，修改和刪除已有的病歷資料，人為地對(duì)病歷信息進(jìn)行篡改而造成信息失真。另外，設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟v信息錄入和保護(hù)制度，對(duì)保證患者門診病歷原始資料信息的準(zhǔn)確可靠有重要作用。

（三）隱秘信息的保護(hù)

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)從產(chǎn)生時(shí)就伴隨而來的信息保護(hù)問題，也是醫(yī)院門診病歷信息電子檔案的建立和管理面臨的重要問題?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)為信息傳遞、知識(shí)普及、資源共享提供了極大的便利，但同時(shí)也為隱秘信息保護(hù)、信息妥善保存造成了極大困擾。間諜軟件、木馬程序等電子病毒的出現(xiàn)也為網(wǎng)絡(luò)安全管理敲響警鐘。醫(yī)療信息對(duì)患者的健康恢復(fù)、疾病治療，甚至生命安全具有重要意義，個(gè)人隱秘醫(yī)療信息的泄露可能造成嚴(yán)重的后果。所以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立門診病歷信息檔案，不僅需要對(duì)相關(guān)軟件進(jìn)行及時(shí)升級(jí)和維護(hù)，而且在信息交流過程中也要時(shí)刻注意信息安全問題。

（四）特殊病患群體的檔案管理

特殊病患群體主要包括智力障礙、精神障礙、語言障礙、休克或昏迷、無民事行為能力人等特殊人群。醫(yī)療過程殊群體患者存在識(shí)別困難，或無法直接準(zhǔn)確地識(shí)別身份的問題。在檔案建立過程中可以借鑒和使用更廣泛的個(gè)人信息識(shí)別技術(shù)，如DNA驗(yàn)證、指紋驗(yàn)證、眼角膜驗(yàn)證等。檔案錄入和整理過程需要專業(yè)人員對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行耐心詢問和認(rèn)真核實(shí)，確保病歷信息的真實(shí)性和可靠性。

（五）資料存儲(chǔ)和維護(hù)制度

醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)門診病歷檔案管理系統(tǒng)建立之后，如何對(duì)資料進(jìn)行妥善保存和定期維護(hù)也是現(xiàn)階段檔案管理面對(duì)的重要問題。醫(yī)務(wù)人員尤其是門診病歷資料錄入人員，要熟悉電腦操作，具備基本的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力。建立信息錄入和檔案存儲(chǔ)的統(tǒng)一格式，是實(shí)現(xiàn)不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)間信息交流的基本條件。患者門診病歷檔案有很大部分需要長期保存，隨著患者檔案的逐漸增多，信息存儲(chǔ)和維護(hù)也是檔案管理的重要內(nèi)容。

三、建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下醫(yī)院門診檔案管理的實(shí)際意義

（一）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在門診病歷檔案管理中的應(yīng)用效果

當(dāng)前，我國普通的市級(jí)醫(yī)院每年門診部接待人數(shù)高達(dá)80萬人次，咨詢?nèi)藬?shù)約100萬人次，門診部接待處和問診臺(tái)工作繁重，員工工作壓力極大。隨著電子檔案的建立，醫(yī)院通過開啟自助查詢、機(jī)器掛號(hào)等服務(wù)，幫助患者更快進(jìn)行會(huì)診，這大大降低了門診部門的工作壓力，提高了患者的就診速度。電子檔案的建立，促進(jìn)了整個(gè)醫(yī)院就診環(huán)節(jié)的非紙質(zhì)化辦公，從診斷到制定醫(yī)療方案、開具處方、進(jìn)行治療，逐漸實(shí)現(xiàn)電子化辦公。這對(duì)形成完整的患者資料，對(duì)個(gè)人病歷的整理、保存和借鑒使用都有重要意義。另外，通過對(duì)病歷資料進(jìn)行整理，相關(guān)人員可以對(duì)醫(yī)院用藥、醫(yī)療設(shè)備使用情況進(jìn)行初步分析。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)門診檔案進(jìn)行整理和保存，能夠有效提高信息查詢速度，實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)患者信息的及時(shí)有效交流，便于醫(yī)院對(duì)疾病信息進(jìn)行掌握和匯總。

（二）新型檔案管理系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院建設(shè)的重要作用

新型醫(yī)院門診檔案管理系統(tǒng)的建立，能夠有效緩解門診部門工作壓力，幫助醫(yī)院提高整體服務(wù)水平。新型檔案管理系統(tǒng)建立后，資料收集和調(diào)查更加方便，這為大量患者信息的橫向、縱向比對(duì)提供了可能，從而便于疾病發(fā)展階段的觀察和研究；患者間個(gè)體差異更加明顯，診斷更加方便，同時(shí)為多方會(huì)診提供交流平臺(tái)。新型檔案管理系統(tǒng)的建立能夠加強(qiáng)不同地區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的聯(lián)系和交流，能夠有效推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療水平的提高。另外，新型門診檔案管理系統(tǒng)還能夠?yàn)榛颊咴\療記錄查詢提供便捷條件，一旦有醫(yī)療事故發(fā)生，檔案信息也可以為責(zé)任判定提供資料依據(jù)。并且，通過原始圖像資料存儲(chǔ)和查詢，便于對(duì)疾病個(gè)案情況進(jìn)行資料收集和匯總。另外，通過網(wǎng)絡(luò)，還能實(shí)現(xiàn)各類檔案的交流，進(jìn)行醫(yī)療知識(shí)培訓(xùn)、多方會(huì)診、遠(yuǎn)程醫(yī)療協(xié)助等醫(yī)療活動(dòng)，這便于國家整體醫(yī)療水平的提高。

參考文獻(xiàn)：

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篇4

創(chuàng)新與安全的矛盾

由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時(shí)期產(chǎn)生了不同的、相對(duì)于那個(gè)時(shí)代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。近代檔案學(xué)已經(jīng)是一門完善的、體系嚴(yán)密的科學(xué)。雖然檔案學(xué)面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。

原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。同時(shí)，對(duì)歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點(diǎn)，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務(wù)院辦公廳的檔案管理系統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅(jiān)持實(shí)事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。

檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其他應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對(duì)于這類整合，重要的是處理好整合應(yīng)用項(xiàng)目與檔案管理特有的、獨(dú)立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對(duì)文件標(biāo)題有權(quán)改動(dòng)，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)復(fù)雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術(shù)是檔案管理與其他信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。

標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)

在我國，檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化程度相對(duì)比較低，造成應(yīng)用范圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點(diǎn)：

一是管理體制、管理方式不同，難于實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。除中央、地方檔案館外，各政府機(jī)構(gòu)亦管理著相當(dāng)有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的珍貴檔案。由于多頭管理，各有歸檔方法與規(guī)范，甚至有管理體系和政策上的不同，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。

二是在具體管理細(xì)節(jié)上，各級(jí)政府和政府各機(jī)構(gòu)間，缺少必要的協(xié)調(diào)機(jī)制，使本來能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨委、人大、政府、政協(xié)共用的、相對(duì)統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。

三是信息技術(shù)飛速發(fā)展造成的應(yīng)用技術(shù)體系不斷升級(jí)、換代，使標(biāo)準(zhǔn)不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風(fēng)險(xiǎn)，加大了投入和建設(shè)難度。例如，每次存儲(chǔ)介質(zhì)的革命都帶來存儲(chǔ)格式和標(biāo)準(zhǔn)的變革，將已經(jīng)數(shù)字化的檔案資料置于重新投入巨資升級(jí)或放棄原有數(shù)據(jù)的兩難境地。

四是關(guān)于檔案的立法相對(duì)比較缺乏，甚至對(duì)超過五十年歷史的檔案必須解密或降密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級(jí)問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術(shù)和管理方面的問題，而且至今在標(biāo)準(zhǔn)、法律依據(jù)等方面都還是空白。

標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了我國檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)；相關(guān)法律的滯后則令計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。

電子政務(wù)的更高要求

當(dāng)前，我國正在加緊實(shí)施電子政務(wù)建設(shè)。值得注意的是，電子政務(wù)并不是過去辦公自動(dòng)化（OA）、政府信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。政府機(jī)構(gòu)利用計(jì)算機(jī)開展OA應(yīng)用早已有之，亦發(fā)揮了很大的作用。但電子政務(wù)的鮮明時(shí)代特征表現(xiàn)在兩個(gè)方面。

一方面，電子政務(wù)是構(gòu)建在國際互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上，能夠直接為社會(huì)和公眾提供服務(wù)、履行政府職能的公共行政管理工具，改變了以往建立在政府專用網(wǎng)絡(luò)上的OA系統(tǒng)只能為自身業(yè)務(wù)服務(wù)的應(yīng)用目標(biāo)，使政府實(shí)現(xiàn)了直接通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)、公眾服務(wù)的更高層應(yīng)用目標(biāo)。同時(shí)，電子政務(wù)本身還成為政府政務(wù)優(yōu)化、業(yè)務(wù)重組、管理創(chuàng)新和機(jī)構(gòu)改革的技術(shù)保障和驅(qū)動(dòng)力。

另一方面，基于互聯(lián)網(wǎng)、功效等同于手跡和印鑒的電子簽名得到廣泛應(yīng)用，使電子政務(wù)具有了在互聯(lián)網(wǎng)上的“虛擬社會(huì)”中最基本的電子信任體系，使網(wǎng)上進(jìn)行的社會(huì)活動(dòng)有了可信的安全保障。正因?yàn)槿绱耍瑖H上電子政府建設(shè)成為新一輪公共行政管理改革的標(biāo)志，使推進(jìn)電子政務(wù)成為政府管理領(lǐng)域里不可避免的一場深刻的革命。

推進(jìn)電子政務(wù)必將邁向電子政府。從這個(gè)意義出發(fā)，今后開展政府檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。

在政府檔案管理信息化建設(shè)上確實(shí)需要?jiǎng)?chuàng)新。

從跨國企業(yè)人力資源管理上看，人才檔案的管理與應(yīng)用已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息網(wǎng)絡(luò)化。美國“9?11”事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的支持下，業(yè)務(wù)全面恢復(fù)。說明當(dāng)前檔案資料管理系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰(zhàn)地建設(shè)，不從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，接受教訓(xùn)，就不可能加速這項(xiàng)建設(shè)的進(jìn)度，就會(huì)事倍功半，還會(huì)給國家造成巨額浪費(fèi)。

電子政務(wù)建設(shè)中的檔案管理系統(tǒng)必須考慮到它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發(fā)，構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統(tǒng)建設(shè)至少需要考慮增加以下任務(wù)并及時(shí)部署。一是解決電子證書在電子檔案管理中的應(yīng)用問題。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，電子檔案的應(yīng)用和管理，需要依靠電子證書來確保電子檔案的完整性和不可抵賴性。二是建立政府電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)，這是完全不同于以往數(shù)據(jù)安全概念的新事物，絕非什么“雙機(jī)熱備份”之類的數(shù)據(jù)安全技術(shù)可以勝任，它要求的是全方位的創(chuàng)新，首先是檔案管理的創(chuàng)新，例如它不可能由各檔案管理部門分頭各自建設(shè)。電子文件和數(shù)據(jù)是所有信息化建設(shè)投資最終獲得的惟一的物質(zhì)回報(bào)，是極其寶貴的信息資源。三是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化推進(jìn)，這是難中之難，但沒有它就不可能有電子檔案，其中的核心問題是如何解決電子數(shù)據(jù)易用性和數(shù)據(jù)庫復(fù)雜性之間的矛盾。四是法律保障，只有在立法條件下，才有可能真正推動(dòng)電子檔案的研究、發(fā)展和實(shí)施。我們應(yīng)該以全新的理念、縝密的措施、科學(xué)的方法，從建設(shè)之初，從檔案管理的全局出發(fā)，自上而下地，有領(lǐng)導(dǎo)、有步驟地就構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)開展腳踏實(shí)地的工作。

新形勢(shì)下的基本策略

必須看到，在今天的形勢(shì)下開展檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該按照國家電子政務(wù)建設(shè)的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和目標(biāo)，除了自身建設(shè)任務(wù)外，還應(yīng)推動(dòng)國家電子政務(wù)建設(shè)。因?yàn)?，電子政?wù)的實(shí)施將帶來政府管理創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現(xiàn)只有各種電子政務(wù)建設(shè)共同發(fā)展才能真正實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)的情況。所以，新形勢(shì)下搞好電子政務(wù)建設(shè)需要采取一系列重要策略。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明以下策略十分重要。

1． 積極納入國家信息化領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)機(jī)制。所有電子政務(wù)建設(shè)都應(yīng)當(dāng)自覺納入國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務(wù)成敗的關(guān)鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用電子證書就應(yīng)在國家的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)下構(gòu)建和應(yīng)用。

2． 與時(shí)俱進(jìn)，觀念創(chuàng)新。在推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)中，采用信息技術(shù)引發(fā)的工作方式、管理方法的變化將會(huì)層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問題。例如政府的文檔數(shù)據(jù)備份，可以毫不夸大地說，至今還幾乎沒有符合嚴(yán)格意義的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。要求每個(gè)政府機(jī)構(gòu)都建立復(fù)雜、昂貴的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)既不可能，也不合理。采用市場的方法可以解決企業(yè)和相當(dāng)一部分機(jī)構(gòu)的問題。但是黨政等重要機(jī)構(gòu)如何解決，值得很好地研究。這就要求我國各有關(guān)機(jī)構(gòu)必須結(jié)合國情，從實(shí)際出發(fā)，轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念、管理制度、機(jī)構(gòu)職能等方面全面創(chuàng)新。

信息化產(chǎn)生的一些問題，可能現(xiàn)行各有關(guān)部門都不具備管理和解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。在電子政務(wù)建設(shè)中，我們的許多機(jī)構(gòu)有可能通過分析、研究，從拓展業(yè)務(wù)工作范圍出發(fā)，主動(dòng)承擔(dān)起新職能。或者在國家有關(guān)主管部門協(xié)調(diào)下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級(jí)政府的文檔數(shù)據(jù)備份中心，在電子政務(wù)建設(shè)中發(fā)揮重大作用。

3． 遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)法律建設(shè)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，本單位的管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。曾有過高層政府機(jī)關(guān)，采用僅憑經(jīng)驗(yàn)管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也有成效，但不具有通用性，使這些珍貴檔案在最終歸于國家后，無法供他人使用，最終證明這種管理是落后的，必須淘汰的。

采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)信息系統(tǒng)的長遠(yuǎn)發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應(yīng)用并使應(yīng)用不斷深化，就必須在標(biāo)準(zhǔn)化上下足功夫。有些標(biāo)準(zhǔn)的制訂需要耗費(fèi)巨大的人力、物力。例如電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應(yīng)積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)。這是檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的根本保證。

4． 注重信息安全。政府的檔案涉及國家利益，特別是涉及國家秘密的檔案關(guān)系到國家安全。政府機(jī)構(gòu)的信息安全建設(shè)從本質(zhì)上講不是個(gè)人或部門行為，而是國家行為。要按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設(shè)。在建設(shè)中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原則是必須是在國家有關(guān)主管部門的指導(dǎo)下，按照國家有關(guān)主管部門制定的規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)開展工作。

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關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；模式；思考

傳統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理都是人工操作，難免會(huì)出現(xiàn)重要數(shù)據(jù)信息丟失的問題，而且傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較占空間，在查閱相關(guān)檔案信息的時(shí)候不太方便。隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理也開始實(shí)行信息化建設(shè)，這樣的模式有助于彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，保證檔案信息化管理水平提高。另外，建筑企業(yè)開展科學(xué)、合理的信息化檔案管理模式，能夠促使其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，提升建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、檔案信息化概述分析

檔案是建筑單位在發(fā)展過程中各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，代表建設(shè)企業(yè)的發(fā)展歷程，集中反映建設(shè)項(xiàng)目在施工建設(shè)期間的各種決策。檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的日后發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用，提升建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益。所謂的檔案信息化，指的是在檔案管理過程中引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、歸納，從而提升檔案管理的規(guī)范性。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，科學(xué)、合理地實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)工作，幫助建筑企業(yè)獲得長久發(fā)展，提升建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化是指建設(shè)項(xiàng)目利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，結(jié)合當(dāng)下建筑行業(yè)的市場動(dòng)態(tài)行情變化，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，將建設(shè)項(xiàng)目原本的紙質(zhì)資料進(jìn)行有效整合，傳輸?shù)接?jì)算機(jī)系統(tǒng)上保存，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目內(nèi)部資源的共享。檔案信息化幫助建設(shè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化、數(shù)字化、信息化，提高管理人員的工作效率，滿足不同工作人員在同一時(shí)間、不同空間查詢重要數(shù)據(jù)信息，為建設(shè)單位日后發(fā)展提供一定的理論數(shù)據(jù)。

二、檔案信息化管理的工作內(nèi)容分析

1.網(wǎng)絡(luò)化在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，大部分建設(shè)項(xiàng)目單位都擁有屬于自己的官方網(wǎng)站，官方網(wǎng)站為建設(shè)項(xiàng)目的施工建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、日常管理提供較先進(jìn)的技術(shù)手段，在一定程度上推動(dòng)建設(shè)單位檔案管理信息化的高效發(fā)展。在建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過程中，如果有工作人員通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請(qǐng)，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核就可以進(jìn)行相關(guān)操作，在整個(gè)過程中，不需要工作人員進(jìn)入檔案管理室，對(duì)于提高檔案管理工作質(zhì)量有一定的推動(dòng)作用。2.數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的基礎(chǔ)是數(shù)字化。在過去，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理已經(jīng)朝著數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變。建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化以便捷、高效為基本目標(biāo)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的儲(chǔ)存數(shù)字化，從而實(shí)現(xiàn)資源有效共享，為建設(shè)單位的日后發(fā)展提供參考。3.自動(dòng)化隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的大力發(fā)展，給建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理模式創(chuàng)造了良好條件，如計(jì)算機(jī)檢索速度快、工作效率高，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)、多角度檢索，這是傳統(tǒng)檢索工具不能與之相比的?；谛畔⒒h(huán)境下，建設(shè)項(xiàng)目檔案自動(dòng)化管理模式的效果更為良好。

三、信息化環(huán)境下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式存在的問題

1.缺乏健全的檔案信息化管理機(jī)制建立符合實(shí)際情況的檔案信息化管理制度，與過去檔案管理工作存在一定差異，其具備速度快、效率高、資料管理期權(quán)的特征。但是，檔案信息化管理制度也是有其不足之處的，如建設(shè)項(xiàng)目單位在建立檔案信息化管理模式的初期階段，要防范計(jì)算機(jī)存在木馬病毒。由于其設(shè)立的檔案信息化管理機(jī)制不健全，在具體使用過程中，一旦管理人員操作不當(dāng)，就會(huì)引發(fā)各種各樣的問題，如工作人員隨意登錄各種網(wǎng)站，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不小心中了病毒而不自知，或黑客入侵直接造成信息被嚴(yán)重泄露。對(duì)此，建設(shè)單位在建立檔案信息化管理模式時(shí)，必須要做好相應(yīng)管理機(jī)制的把控工作，并將其具體落實(shí)到實(shí)際工82022年第25期蘭臺(tái)內(nèi)外數(shù)字檔案創(chuàng)新研究作中，謹(jǐn)防出現(xiàn)信息泄露等問題。2.基礎(chǔ)設(shè)備存在的問題隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展，雖然現(xiàn)階段我國檔案管理工作越來越完善化，但是在具體落實(shí)過程中還會(huì)暴露出各種各樣的問題。檔案管理在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的施工全過程中占據(jù)重要的地位，涉及施工團(tuán)隊(duì)、建設(shè)單位、監(jiān)理單位出具的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，如果檔案管理不當(dāng)，很容易導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目在最后結(jié)算時(shí)候產(chǎn)生造價(jià)、工程質(zhì)量安全、施工合同內(nèi)容等方面的問題。同時(shí)，在實(shí)際建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過程中，如果相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備配置不到位，還是使用落后的計(jì)算機(jī)，沒有及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在一定程度上就會(huì)抑制檔案管理信息化的發(fā)展。3.檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平較低建設(shè)項(xiàng)目單位檔案管理人員自身的專業(yè)技術(shù)直接影響建設(shè)項(xiàng)目的日后發(fā)展。在建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過程中，部分檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)、工作能力有待進(jìn)一步提升，有的員工對(duì)打印、復(fù)印、數(shù)字掃描信息、多媒體技術(shù)等軟件的操作不夠熟練，影響檔案信息化管理工作的效率。在檔案信息化管理期間，部分檔案管理人員受到傳統(tǒng)管理理念的影響，對(duì)于現(xiàn)代化的信息管理不太適應(yīng)，無法借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開展檔案管理，導(dǎo)致工作效率低、質(zhì)量差，抑制了檔案信息化管理模式的開展。因此，建設(shè)項(xiàng)目單位需要將提升檔案管理人員的工作能力作為首要解決的問題。4.檔案管理理念有待創(chuàng)新在建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理工作是人工對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、整理、歸納，工作效率較低。究其原因，是受到落后的檔案管理理念影響，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案規(guī)范化管理工作的認(rèn)知度較低，只在乎建設(shè)項(xiàng)目的施工質(zhì)量、施工進(jìn)度以及財(cái)政資金的具體落實(shí)情況，認(rèn)為工作人員查閱相關(guān)資料的過程就屬于檔案管理，這種落后的檔案管理理念，缺少創(chuàng)新檔案管理意識(shí)，在一定程度上抑制了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化的發(fā)展，甚至嚴(yán)重影響檔案管理的工作質(zhì)量，打消檔案管理人員的積極性，還會(huì)浪費(fèi)大量的人力、財(cái)力、物力，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)效果越來越差，失去檔案信息化管理真正的價(jià)值和意義。

四、信息化環(huán)境下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式的思考

1.檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及很多歸檔方面的內(nèi)容，而且歸檔文件類型也是多元化的。針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的類型不同，歸檔范圍及其要求也存在一定的差異性，如果檔案管理人員只是使用QQ郵箱或者口頭通知的方式，就很容易降低檔案管理的工作效率，再加上監(jiān)督反饋機(jī)制不健全，導(dǎo)致檔案信息化管理工作僅僅流于表面形式。在信息化環(huán)境下，建設(shè)項(xiàng)目單位可以建立檔案信息化管理平臺(tái)，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作形式，使其朝著信息化、智能化、數(shù)字化的方向發(fā)展。首先，反饋問題信息化。在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過程中，分階段、分批次地反饋建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題，定期向上級(jí)主管部門匯報(bào)相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，審核通過后，做好歸檔工作。工作人員使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，及時(shí)發(fā)現(xiàn)歸檔文件存在的問題，早發(fā)現(xiàn)、早修改，并注明退回原因以及修改需求。此外，相關(guān)工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)平臺(tái)，重點(diǎn)反映階段性評(píng)審的整改問題，有效落實(shí)整改責(zé)任制，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作效率。同時(shí)，信息化方法在對(duì)歸檔文件份數(shù)、頁數(shù)、卷數(shù)等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，具有更大的優(yōu)勢(shì)，能夠降低檔案管理人員的工作壓力，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性。其次，質(zhì)量控制信息化。電子文件逐漸取代過去的紙質(zhì)文件，針對(duì)電子文件做好歸檔工作，技術(shù)人員可以設(shè)置“逐級(jí)審批”模塊，防止出現(xiàn)檔案文件“無人審批”的現(xiàn)象。另外，在相關(guān)法律法規(guī)允許范圍內(nèi)，結(jié)合國家和行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化要求，建立文件收集模板數(shù)據(jù)庫，為不同施工階段的文件收集提供相應(yīng)的指導(dǎo)，并且利用信息化方法對(duì)歸檔文件的真實(shí)性、精準(zhǔn)性進(jìn)行不同角度的檢測。因此，有效解決紙質(zhì)檔案無人檢查的問題，按照國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接全部歸檔文件，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化模式轉(zhuǎn)變。2.建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的數(shù)字化在新時(shí)化背景下，建設(shè)項(xiàng)目如果還是使用紙質(zhì)檔案歸檔，很容易出現(xiàn)丟失或者紙張受潮的情況，不能為建設(shè)單位提供基礎(chǔ)的信息服務(wù)，因此建議相關(guān)管理人員可以使用檔案管理信息系統(tǒng)，采用電子文件錄入和保存的方式，減少檔案資料丟失或者紙張受潮、受損而影響相關(guān)工作人員使用的情況，并為施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。在設(shè)計(jì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)的時(shí)候，必須要考慮數(shù)據(jù)來源的分類，包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、郵箱采集數(shù)據(jù)、外來文件等，針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和郵箱數(shù)據(jù)的采集，將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)對(duì)接到前端業(yè)務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件直接向項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的在線歸檔。3.檔案服務(wù)知識(shí)化首先，提升檔案本身價(jià)值。為了提高檔案的使用價(jià)值，轉(zhuǎn)變紙質(zhì)審批、目錄檢索、紙質(zhì)閱讀等方式，在內(nèi)部建立檔案利用模塊，設(shè)置相應(yīng)的檔案檢索功能，同時(shí)建立目錄檢索、全文檢索、專題檔案資料庫，便于工作人員在線審閱相應(yīng)的資料，節(jié)省時(shí)間和精力。其次，業(yè)務(wù)指導(dǎo)和進(jìn)度管理。在信息化背景下，建設(shè)項(xiàng)目建立檔案管理信息系統(tǒng)，有助于實(shí)現(xiàn)線上信息和資源共享。相關(guān)管理人員借助檔案管理信息系統(tǒng)，可以全面了解建設(shè)項(xiàng)目工程的整體建設(shè)情況，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際施工情況，做好檔案資料歸檔工作。通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)平臺(tái)，將建設(shè)項(xiàng)目施工建設(shè)期間涉及的檔案信息推送給上級(jí)主管人員，在臨近節(jié)點(diǎn)之前，設(shè)置自動(dòng)提醒功能，提醒其在第一時(shí)間了解工程變更情況，及時(shí)調(diào)整檔案資料歸檔，同時(shí)將變更的建設(shè)項(xiàng)目檔案資料提交給相關(guān)責(zé)任人。在到達(dá)節(jié)點(diǎn)后，建設(shè)項(xiàng)目施工人員、上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上可以直接了解檔案資料的收集進(jìn)度，保證檔案資料的完整性?？傊?，信息化檔案管理模式有助于減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，有效提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作效率。4.檔案管理系統(tǒng)信息化檔案管理信息系統(tǒng)在運(yùn)行過程中也會(huì)存在一系列問題，需要相關(guān)管理人員從測試和維護(hù)工作兩方面確保其能夠正常運(yùn)行。首先，在運(yùn)行檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)做好測試工作。部分建設(shè)項(xiàng)目單位為了盲目追求經(jīng)濟(jì)效益最大化，在短短的時(shí)間內(nèi)就開發(fā)出檔案管理信息系統(tǒng)，并且沒有經(jīng)過相關(guān)技術(shù)人員測試就將其投入使用，如果使用不當(dāng)，很容易導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)出現(xiàn)各種各樣的問題，無法滿足建設(shè)項(xiàng)目的基本需求。因此，在開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)的過程中，企業(yè)不要急功近利，必須經(jīng)過技術(shù)人員對(duì)其性能做好測試工作，保證沒有任何問題后，才能投入建設(shè)項(xiàng)目的檔案信息化管理工作中。在測試過程中，如果發(fā)現(xiàn)問題，要馬上提出解決方案，進(jìn)行修改、更新。檔案管理信息系統(tǒng)的測試工作不是短時(shí)間的工作，要經(jīng)過反反復(fù)復(fù)地測試才能投入正常運(yùn)行工作中。在測試階段，會(huì)消耗技術(shù)人員大量的時(shí)間和精力，尤其對(duì)于一些機(jī)密、重要的文件數(shù)據(jù)，測試工作量的成本要比想象中高很多。因此，在檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程中，技術(shù)人員要格外注意檔案管理信息系統(tǒng)的測試工作，從而保證檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。其次，檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)工作也非常重要。在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)完成后，將檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用到檔案信息化管理工作中，需要相關(guān)工作人員定期對(duì)其進(jìn)行維護(hù)。一般情況下，檔案管理信息系統(tǒng)的使用年限是4～5年左右，最長的使用年限可達(dá)到10年以上，也就是說，檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)得越好，使用年限就越久。隨著檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的不斷深入，為了延長檔案管理信息系統(tǒng)的使用年限，其維護(hù)工作量也越來越大。檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)工作占據(jù)整個(gè)檔案信息化管理工作的核心位置，因此在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，建設(shè)項(xiàng)目單位要配置適當(dāng)?shù)木S護(hù)人員定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檢測，從而延長檔案管理信息系統(tǒng)的使用時(shí)間。

五、結(jié)語

綜上所述，建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理模式是一項(xiàng)長期、復(fù)雜的工作，不是在一朝一夕之間就可以完成的，需要相關(guān)檔案管理人員經(jīng)過反復(fù)實(shí)踐，總結(jié)前人經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合建設(shè)單位自身發(fā)展情況，建立一套完善的檔案管理信息化模式。在信息化環(huán)境下，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式實(shí)施期間，需要提高管理人員的信息化管理意識(shí)，熟練使用計(jì)算機(jī)等各種設(shè)備，提高專業(yè)技能，加快檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，促進(jìn)建設(shè)單位在日益激烈的競爭中立于不敗之地。

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關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；事業(yè)單位；數(shù)字化；檔案管理

檔案是事業(yè)單位必不可少的資源，檔案的收集以及有效管理對(duì)于事業(yè)單位的日常管理以及長足發(fā)展具有重要意義。通過科學(xué)合理的檔案管理能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供更為便捷的信息資源服務(wù)，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用程度的加深，事業(yè)單位檔案管理也逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，極大縮短了檔案查詢信息查詢時(shí)間，提高了檔案管理效率。本文將重點(diǎn)就新形勢(shì)下事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理策略進(jìn)行探討。

1 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的價(jià)值

1.1 提升工作效率

將信息技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中能夠大大提升辦事效率，確保檔案管理的各項(xiàng)工作有序開展。在數(shù)字化檔案管理全面推進(jìn)的過程中，事業(yè)單位的檔案管理工作效率的提升十分顯著，例如在處理人事檔案的過程中，需要對(duì)職工的入職、調(diào)動(dòng)、退休等方面的信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)了解和準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，這就需要對(duì)他們的檔案進(jìn)行歸檔，之后再進(jìn)行查詢。采用數(shù)字化的檔案管理模式能夠?qū)⑷耸聶n案的相關(guān)資料詳細(xì)呈現(xiàn)，達(dá)到不出門知曉天下事的效果。

1.2 創(chuàng)造更大效益

在事業(yè)單位的發(fā)展和運(yùn)行當(dāng)中，時(shí)間就是效益，節(jié)省時(shí)間和降低時(shí)間成本就能為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造更大效益。新形勢(shì)下事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理能夠全面提升但管理工作的效率以及辦事速度，大大縮短檔案管理時(shí)間，這就使得檔案管理流程能夠順利進(jìn)行，代替了原有的紙質(zhì)檔案管理模式，形成了以計(jì)算機(jī)利用為基礎(chǔ)的機(jī)讀檔案，降低了事業(yè)單位開展檔案管理的成本消耗，也能提高對(duì)用戶資料的優(yōu)化利用效益。

1.3 發(fā)揮使用價(jià)值

新形勢(shì)下事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理模式應(yīng)用使得各項(xiàng)檔案資料的使用價(jià)值得到了更大程度的發(fā)揮，提高了檔案資源的優(yōu)化利用，也為廣大用戶創(chuàng)造了極大的檔案資料使用價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理采用的是紙張載體，并將其保管在檔案室當(dāng)中，在查詢使用到時(shí)候極為不便。在數(shù)字化檔案管理模式實(shí)施之后，事業(yè)單位能夠?yàn)閺V大用戶提供更為便捷準(zhǔn)確的檔案信息查找方式，擺脫了原有的空間和時(shí)間限制，極大提高了檔案信息的利用率。

2 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理策略

2.1 創(chuàng)建系統(tǒng)

事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理帶來極大的工作便利，但必須認(rèn)識(shí)到的是數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)需要才開展檔案管理工作的過程中進(jìn)行綜合考慮，考慮到多方面的檔案管理內(nèi)容，并根據(jù)新形勢(shì)，數(shù)字化檔案管理的實(shí)際需求創(chuàng)建完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，通過這一系統(tǒng)的全面管理來進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過程中要從總體設(shè)計(jì)著手，合理選擇檔案管理設(shè)備和管理軟件，有效借助電子設(shè)備以及相關(guān)檔案處理軟件進(jìn)行檔案整理、掃描，同時(shí)也要做好對(duì)系統(tǒng)的安全管理和光盤備份，同時(shí)也要設(shè)計(jì)相應(yīng)的系統(tǒng)安全管理措施，確保檔案管理的便利性和安全性。事業(yè)單位在日常的檔案管理中，需要對(duì)文字檔案進(jìn)行定期更新，同時(shí)也需要對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)的錄入和保管，那么在建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過程中，要靈活地選擇雙服務(wù)器，采用磁盤陳列存儲(chǔ)，并選用高速掃描儀進(jìn)行集中性掃描。

2.2 文書處理

文書處理是事業(yè)單位檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，文書處理的質(zhì)量會(huì)對(duì)事業(yè)單位整體檔案質(zhì)量產(chǎn)生決定性影響，也影響到檔案信息資源的價(jià)值發(fā)揮。因此，在信息時(shí)代影響下，事業(yè)單位，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理模式的過程中，必須在文書處理方面進(jìn)行創(chuàng)新改革，要及時(shí)根據(jù)單位內(nèi)檔案的變動(dòng)情況，有效借助計(jì)算機(jī)對(duì)收到文件進(jìn)行登記和處理，同時(shí)也要按照批辦次序?qū)⑹盏降奈募M(jìn)行事業(yè)單位局域網(wǎng)內(nèi)部的傳閱，同時(shí)也要設(shè)定好催辦以及傳閱的時(shí)間，確保文書處理效率。數(shù)字化的文書處理需要在特殊情況處理方面加大重視程度，及時(shí)清理和解決瑣碎的檔案管理問題，保障檔案管理的有效性。傳統(tǒng)的文書處理形式要完成發(fā)文處理的相關(guān)操作需要經(jīng)過較長的時(shí)間，而采用計(jì)算機(jī)數(shù)字化的處理方式則能夠借助計(jì)算機(jī)快速地將文稿和檔案信息進(jìn)行歸檔處理，極大程度上促進(jìn)了文書處理工作的效率。

2.3 優(yōu)化性能

事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)性能提高是確保檔案管理工作有序開展的保障，因此必須在優(yōu)化性能方面做出更大的調(diào)整和改進(jìn)。第一，升級(jí)能力。事業(yè)單位在演進(jìn)網(wǎng)絡(luò)控制系統(tǒng)的過程中必須對(duì)該系統(tǒng)的使用性能進(jìn)行全面了解，保證其使用性能優(yōu)越性，確保數(shù)字化檔案管理工作的效率，滿足高效處理檔案信息的要求，可以通過擴(kuò)展模塊以及優(yōu)化磁盤陣列的形式，增強(qiáng)系統(tǒng)性能和存儲(chǔ)容量，提高整體檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)能力。第二，高可靠性。在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)要合理選擇磁盤陣列產(chǎn)品，確保企業(yè)在硬件組成以及結(jié)構(gòu)方面符合設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，以便保證系統(tǒng)的可靠性，同時(shí)也能夠確保后期升級(jí)功能的有效發(fā)揮。磁盤陣列可以選擇不同形式的RAID 保護(hù)級(jí)別，從而在系統(tǒng)使用過程中獲得可靠結(jié)果以及處理效果，同時(shí)硬件必須支持熱插拔，確保系統(tǒng)作用的有效發(fā)揮，在具體使用中可以根據(jù)事業(yè)單位處理檔案信息的實(shí)際需要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。

2.4 完善銜接

新形勢(shì)下事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)要和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接起來，在設(shè)計(jì)方案的過程中需要增加資料查詢功能，確保不同檔案資源之間的有效銜接。事業(yè)單位要對(duì)數(shù)字化檔案管理的實(shí)際需求進(jìn)行全面分析和了解，并對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理制度進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在科學(xué)規(guī)道上運(yùn)行，為檔案管理效率的提升提供制度保障。電子文檔安全管理制度是推進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容，這是由檔案的特殊性決定的，檔案資料信息只有少部分是公開的而大部分需要保密。數(shù)字化檔案管理制度的貫徹落實(shí)能夠有效保障檔案信息，資源的安全，最大化地發(fā)揮檔案信息價(jià)值。事業(yè)單位要不斷完善辦公自動(dòng)化和檔案管理，數(shù)字化的銜接，并設(shè)置專門的管理人員對(duì)軟件和硬件系統(tǒng)進(jìn)行安全控制和管理，不斷增強(qiáng)系統(tǒng)保密性，避免系統(tǒng)被破壞或者非法篡改。

總之，隨著信息時(shí)代的到來以及信息技術(shù)的全面發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理走向數(shù)字化發(fā)展道路是必然選擇，能夠有效提高檔案管理的工作效率，為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造更大效益，也能充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，促進(jìn)檔案管理工作的長效發(fā)展。新形勢(shì)下事業(yè)單位要不斷探究和創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理策略，通過創(chuàng)建系統(tǒng)、加強(qiáng)文書處理、優(yōu)化系統(tǒng)性能以及完善連接等策略確保數(shù)字化檔案管理的持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 趙光躍.數(shù)字化是檔案管理工作的必由之路[J].科技資訊，2015，（17）：89-90.

篇7

1系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

系統(tǒng)依托辦公內(nèi)網(wǎng)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，汲取國內(nèi)外各種信息系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，從發(fā)改委實(shí)際要求出發(fā)進(jìn)行設(shè)計(jì)；在“安全、共享、高效、服務(wù)”原則基礎(chǔ)上構(gòu)建廣西發(fā)改委檔案信息管理系統(tǒng)，建立安全可靠的檔案信息服務(wù)體系；將發(fā)改委紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行檔案數(shù)字化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，為檔案信息無紙化利用提供電子信息與元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)部分檔案全文檢索利用；建立電子檔案資源數(shù)據(jù)庫，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理與利用，滿足以后與上級(jí)機(jī)構(gòu)或其他相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息資源的利用需求；建立科學(xué)完整的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與OA等其他信息系統(tǒng)進(jìn)行信息交互，避免出現(xiàn)信息孤島；對(duì)數(shù)字化后的數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮加密，并實(shí)現(xiàn)異地備份；對(duì)大量的歷史數(shù)據(jù)條目進(jìn)行遷移，確保數(shù)據(jù)的延續(xù)性和完整性；建成以檔案數(shù)據(jù)信息和檔案影像的全方位利用為目的，完整、專業(yè)、易擴(kuò)展的綜合檔案信息管理平臺(tái)。

2系統(tǒng)的架構(gòu)、功能和應(yīng)用安全設(shè)計(jì)

2.1系統(tǒng)架構(gòu)

廣西發(fā)改委檔案信息管理系統(tǒng)主要包括收發(fā)文管理、歸檔管理、統(tǒng)計(jì)查詢、檔案借閱及系統(tǒng)管理等模塊組成。

2.2系統(tǒng)功能

（1）收發(fā)文管理①收文管理收文管理實(shí)現(xiàn)對(duì)外來公文進(jìn)行登記和處理。主要用于登記國家各部委來文，黨委、政府來文、區(qū)直各單位及各地市來文。主要有收文登記、填寫擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、處室承辦、傳閱、提交歸檔等功能。還具有全文檢索、條件檢索、統(tǒng)計(jì)等功能。②發(fā)文管理發(fā)文管理實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)改委各類發(fā)文的登記和查詢。主要登記文件標(biāo)題、文號(hào)、簽發(fā)人、主辦處室等重要文件要素，同時(shí)具有提交歸檔、條件檢索、統(tǒng)計(jì)等功能。（2）歸檔管理歸檔管理實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)部門提交的歷史檔案進(jìn)行加工歸檔并入庫、檔案著錄管理、對(duì)在庫的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析及利用等。同時(shí)提供檔案管理人員直接登記、掃描、編目和著錄功能。（3）統(tǒng)計(jì)查詢統(tǒng)計(jì)查詢是對(duì)檔案利用率、檔案歸檔、訪問量等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。按照發(fā)改委要求實(shí)現(xiàn)上級(jí)部門及地方檔案管理部門要求的各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表（包括檔案的歸檔情況、庫存情況、利用情況），所有統(tǒng)計(jì)結(jié)果都要可以打印，轉(zhuǎn)換成上級(jí)部門要求的檔案標(biāo)準(zhǔn)格式。（4）系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理包括組織機(jī)構(gòu)管理、用戶管理、角色管理、權(quán)限管理、分類碼表管理、檔案卷目設(shè)置管理、檔案類型設(shè)置管理、流程定義、操作日志管理等功能。（5）查閱利用子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員借閱檔案（電子卷、實(shí)體卷）申請(qǐng)和檔案管理部門逐級(jí)審批，根據(jù)處室人員權(quán)限不同劃分可直接閱覽、需審批才能閱覽，具有規(guī)定借閱時(shí)間、保留借閱目的和審批意見、各處室借閱資料統(tǒng)計(jì)等功能。

2.3系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)

由于系統(tǒng)要求具備很高的安全性和保密性，系統(tǒng)在應(yīng)用安全上的解決方案是以應(yīng)用系統(tǒng)的安全設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，以應(yīng)用系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等為主要手段，保證應(yīng)用系統(tǒng)的訪問及數(shù)據(jù)安全，主要內(nèi)容包括：（1）按角色定制、設(shè)計(jì)與分配權(quán)限，事前控制用戶對(duì)系統(tǒng)的訪問；（2）采用SSL協(xié)議對(duì)外部訪問進(jìn)行數(shù)據(jù)加密處理；（3）為關(guān)鍵的應(yīng)用系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)日志功能，以便于事后進(jìn)行安全問題追查；（4）嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)操作，保證應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。

3系統(tǒng)開發(fā)的解決的關(guān)鍵問題

3.1海量紙質(zhì)文件數(shù)字化存儲(chǔ)

廣西發(fā)改委的檔案主要包括了文件類、照片類、音視頻類、實(shí)物檔案類、會(huì)計(jì)類、基建類等檔案，分類較多，其中文件類和照片類的檔案數(shù)量尤為龐大，在檔案數(shù)字化的過程中，必須將這些檔案掃描成電子檔案后再存儲(chǔ)到信息系統(tǒng)中。存儲(chǔ)的公文類圖片文件采用黑白二值模式掃描的格式，對(duì)于一些對(duì)檔案圖片質(zhì)量要求較高的圖片采用灰度模式或者彩色模式進(jìn)行存儲(chǔ)，雖然采用了TIFF格式和JPG格式已經(jīng)起到了圖像壓縮存儲(chǔ)的功能，但對(duì)于海量的存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)訪問來說，這種存儲(chǔ)方式效率還是較為低下的。為了降低存儲(chǔ)空間、減少存儲(chǔ)硬件投入成本、提高網(wǎng)絡(luò)檔案檢索速度，系統(tǒng)使用格式轉(zhuǎn)換程序?qū)⑼ㄓ酶袷絋IFF或JPG文件通過壓縮加密程序轉(zhuǎn)換為HL格式文件。HL格式是廣西海藍(lán)公司自主研發(fā)的一種圖像壓縮格式，通過進(jìn)行HL格式的轉(zhuǎn)換壓縮后的圖像格式文件的壓縮比高于國際通用格式TIFFG4格式的50%。系統(tǒng)只需做簡單的路徑設(shè)設(shè)置，轉(zhuǎn)換過程由計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理，無需人工干預(yù)。這不僅可減少成本，而且因該加密技術(shù)的特殊性還可保護(hù)檔案安全不被竊取、盜用。

3.2歷史數(shù)據(jù)遷移

（1）原系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫分析新建的檔案管理系統(tǒng)需要將原檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入進(jìn)來，但原檔案管理系統(tǒng)廠家已經(jīng)不再繼續(xù)維護(hù)系統(tǒng)，且沒有數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出接口及有關(guān)技術(shù)文檔。為將原系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全完整地導(dǎo)出到新系統(tǒng)中，項(xiàng)目組利用SqlServer事件探測器對(duì)原檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)存取機(jī)制進(jìn)行監(jiān)測，最終分析出數(shù)據(jù)存取過程和數(shù)據(jù)所在表格，并成功地將數(shù)據(jù)完整安全地從原系統(tǒng)導(dǎo)出到新系統(tǒng)中。分析過程如圖2所示：（2）數(shù)據(jù)導(dǎo)入在對(duì)原系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫分析完畢后，已得到了原系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的原理、過程和存儲(chǔ)位置（所在表格及表格間的邏輯關(guān)系）。為確保數(shù)據(jù)導(dǎo)入完整性和準(zhǔn)確性，項(xiàng)目組采取了以下步驟：①先對(duì)原系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份；②將原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excel表格中，并在表格中標(biāo)明各字段屬性；③將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)總數(shù)和數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)總數(shù)進(jìn)行比對(duì)，抽樣地對(duì)導(dǎo)出數(shù)據(jù)和原數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)；④修正導(dǎo)出的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，并根據(jù)新系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的要求修改；⑤將修正后的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新系統(tǒng)中；⑥對(duì)新、舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽樣比對(duì)，確保數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性。

3.3與其他應(yīng)用系統(tǒng)整合設(shè)計(jì)

檔案信息管理系統(tǒng)作為文件的歸檔管理系統(tǒng)，需要接收來自不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔文件。因此，利用Webservice技術(shù)構(gòu)造了文件自動(dòng)分類歸檔引擎，實(shí)現(xiàn)了文件自動(dòng)導(dǎo)入和歸檔。（1）歸檔引擎的功能設(shè)計(jì)引擎可以利用文件標(biāo)題、文號(hào)、分類等各屬性中包含的關(guān)鍵字、表達(dá)式、歸檔文種等指標(biāo)構(gòu)造分類公式實(shí)現(xiàn)文種自動(dòng)化識(shí)別和歸檔，如公式：“標(biāo)題:會(huì)議紀(jì)要&標(biāo)題:政府&標(biāo)題:電子公文->收文/機(jī)要室/黨政電子公文(無密級(jí))/區(qū)政府/會(huì)議紀(jì)要”，表示將標(biāo)題中含有“會(huì)議紀(jì)要”、“政府”和“電子公文”關(guān)鍵字的文檔自動(dòng)歸檔到“收文/機(jī)要室/黨政電子公文(無密級(jí))/區(qū)政府/會(huì)議紀(jì)要”文件夾中。自動(dòng)分離歸檔引擎公式配置界面如圖3：圖3自動(dòng)分離歸檔引擎公式配置界面（2）歸檔引擎的工作流程以O(shè)A系統(tǒng)歸檔過程為例：由OA系統(tǒng)把所需要?dú)w檔的各種字段自動(dòng)送到接口的處理模塊A中，接口程序根據(jù)當(dāng)前程序繁忙狀態(tài)，將需處理的數(shù)據(jù)循環(huán)列入歸檔隊(duì)列中，檔案管理系統(tǒng)定期從接口的中間庫中讀取數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入。在數(shù)據(jù)導(dǎo)入的同時(shí)，檔案系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行錯(cuò)誤檢查和校驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)讀取錯(cuò)誤的，則將該條數(shù)據(jù)標(biāo)記為錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，由OA系統(tǒng)重新更新導(dǎo)入。歸檔引擎的工作示意圖如圖4所示：

4結(jié)論

篇8

系統(tǒng)建設(shè)成為每個(gè)形成和保管電子文件單位的嶄新且重要的工作內(nèi)容。然而，在電子文件種類繁多、業(yè)務(wù)系統(tǒng)架構(gòu)各異、包括人才在內(nèi)的專業(yè)資源有限的情況下，各單位如何建設(shè)合格的系統(tǒng)，逐漸成為當(dāng)下文件、檔案管理領(lǐng)域需要回答的現(xiàn)實(shí)問題。本文采用文獻(xiàn)研究法和案例研究法，從與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)系、主導(dǎo)方式、部署方式等角度對(duì)ERMS建設(shè)的模式進(jìn)行總結(jié)，繼而分析其適用性。

一、ERMS和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)系

一個(gè)單位若要建設(shè)ERMS，首先要考慮的問題之一就是本單位有多少個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能產(chǎn)生電子文件，需要加以管理。因單位規(guī)模、業(yè)務(wù)的不同，這個(gè)答案的差異性較大。2010年4月，筆者分別走訪了北京市地稅局和北京市發(fā)展和改革委員會(huì)，兩個(gè)單位對(duì)此問題的答案依次是50多個(gè)和70多個(gè)，這還不包括桌面級(jí)的應(yīng)用。事實(shí)上，決定啟動(dòng)ERMS建設(shè)的單位，其業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)量一般都在幾十個(gè)左右。

如此之多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生的文件類型、數(shù)量、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)差異性較大，ERMS的實(shí)現(xiàn)方式也不可能單一。筆者曾經(jīng)在2004年闡述了獨(dú)立、包含、嵌入等三種業(yè)務(wù)系統(tǒng)和ERMs的關(guān)系，即業(yè)務(wù)系統(tǒng)和ERMS相對(duì)獨(dú)立，業(yè)務(wù)系統(tǒng)包含完整的ERMS，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中內(nèi)嵌ERMS的前端控制模塊。國際檔案理事會(huì)(ICA)2008年頒布的《電子辦公環(huán)境中文件管理原則和功能要求》，提供了業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件的管理方案，分別為：(1)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)文件管理功能；(2)將文件元數(shù)據(jù)輸出到ERMS中，而文件還保存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中；(3)將文件及其元數(shù)據(jù)直接輸出到ERMS中加以管理。

根據(jù)ERMs和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的交互方式以及與之相伴的文件和元數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式，可以總結(jié)出獨(dú)立式、嵌入式、整合式、互聯(lián)式四種ERMs建設(shè)模式。其特點(diǎn)比較如表1所示。

1.獨(dú)立式

所謂獨(dú)立式，就是ERMs相對(duì)獨(dú)立于形成文件的各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，后者可通過應(yīng)用程序接口(API)向ERMS輸出文件及其元數(shù)據(jù)，文件及其元數(shù)據(jù)集中于ERMS保存管理。這種組合模式延續(xù)了紙質(zhì)文件前后端分離管理的做法，對(duì)應(yīng)于現(xiàn)有的組織分工模式，較為通行。在此模式中，ERMS相對(duì)被動(dòng)，被動(dòng)接收業(yè)務(wù)系統(tǒng)提交的數(shù)據(jù)，需要在相應(yīng)管理制度的配合下，強(qiáng)化業(yè)務(wù)系統(tǒng)主動(dòng)提交文件及其元數(shù)據(jù)的行為。由于向ERMS輸出數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能有多個(gè)，往往需要定制開發(fā)多個(gè)接口才能完成數(shù)據(jù)的順利交接，這將增加協(xié)調(diào)和實(shí)施的成本。

2.嵌入式

所謂嵌入式，是指在業(yè)務(wù)系統(tǒng)自行開發(fā)完善ERMS的功能，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)電子文件的捕獲、維護(hù)和處置。換句話說，ERMS嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中成為其子模塊，比如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)中自帶的文件(檔案)管理模塊，嵌入到郵件系統(tǒng)中的電子郵件歸檔管理軟件等。在此模式中，包含ERMS功能的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，往往只能管理本系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)，適用于業(yè)務(wù)文件數(shù)量大，對(duì)于業(yè)務(wù)系統(tǒng)依賴性強(qiáng)，業(yè)務(wù)流程較為規(guī)范的情況。這種模式有利于特定業(yè)務(wù)文件的專業(yè)化管理和利用。但是，如果一個(gè)單位僅采用該模式，那么就會(huì)在整體上造成文件信息的分散，若需開展全局性的利用，則還須借助于其他系統(tǒng)。

3，整合式

從某種意義上，可以將整合式理解為獨(dú)立式和嵌入式的結(jié)合，整個(gè)ERMS分為兩大部分，一部分嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，實(shí)時(shí)捕獲文件及其元數(shù)據(jù)；另外一個(gè)部分則集中保管維護(hù)文件及其元數(shù)據(jù)。這種模式兼具了獨(dú)立式和嵌入式的優(yōu)點(diǎn)，既能捕獲來自多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件，又能集中機(jī)構(gòu)的信息資產(chǎn)，并以統(tǒng)一的方式加以維護(hù)和開發(fā)利用。目前構(gòu)建在內(nèi)容管理平臺(tái)(Enterprise Content Management，ECM)上的ERMS(EDRMS)大多采用該模式，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和ERMS之間的集成要求較高。

4.互聯(lián)式

互聯(lián)式強(qiáng)調(diào)的是ERMS和業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互訪問數(shù)據(jù)的便利性，兩者可以相互獨(dú)立，也可以像整合式一樣將部分ERMs功能模塊嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。其區(qū)別在于整合式集中保管所有的電子文件及其元數(shù)據(jù)，而互聯(lián)式的ERMS僅保存文件元數(shù)據(jù)，文件則仍然保存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，ERMS負(fù)責(zé)維護(hù)元數(shù)據(jù)和文件之間的關(guān)聯(lián)，始終保證二者之間的互聯(lián)。這種模式適用于業(yè)務(wù)文件對(duì)原系統(tǒng)環(huán)境的依賴性強(qiáng)的單位，通常需要業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供訪問接口，以便從ERMS查找利用文件。

二、ERMS建設(shè)的主導(dǎo)方式

大多數(shù)單位從市場上購買產(chǎn)品而非本單位自行研發(fā)ERMS，根據(jù)主導(dǎo)市場采購和系統(tǒng)實(shí)施的力量的不同，ERMS建設(shè)模式也可以劃分為用戶引導(dǎo)型、廠商引導(dǎo)型和上級(jí)主導(dǎo)型。其特點(diǎn)比較如表2所示。

1.用戶引導(dǎo)型

所謂用戶引導(dǎo)型，是指ERMS建設(shè)單立，即用戶單位在市場采購和系統(tǒng)實(shí)施扮演主導(dǎo)角色。這樣的ERMS建設(shè)單位，往往用有“明白的用戶”，即充分了解本單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)、文件管理需求、IT環(huán)境、管理規(guī)范陽管理文化的專業(yè)人員，他們對(duì)于電子文件管理方法和要求有清晰的認(rèn)識(shí)，能夠主導(dǎo)ERMS建設(shè)的方向，在與廠商的談判、溝通，產(chǎn)品二次開發(fā)以及方案驗(yàn)收的過程中，處于主動(dòng)的位置，用戶參與ERMS建設(shè)的程度較深，系統(tǒng)開發(fā)周期相對(duì)較長。用戶引導(dǎo)型的系統(tǒng)建設(shè)方式，有助于保證系統(tǒng)滿足用戶單位的個(gè)性化需求。因用戶水平的不同，ERMS實(shí)施效果可能存在差異。

2.廠商引導(dǎo)式

所謂廠商引導(dǎo)型，是指產(chǎn)品提供方，即廠商在市場采購和系統(tǒng)實(shí)施扮演主導(dǎo)角色。很多單位沒有貫通文件(檔案)管理和IT管理的復(fù)合型人才，故而被動(dòng)地選擇廠商引導(dǎo)型的建設(shè)方式。由廠商提供包括業(yè)務(wù)咨詢、工作規(guī)劃、制度建設(shè)、軟硬件集成等全方位的解決方案。采用該模式的用戶單位，系統(tǒng)實(shí)施周期短，見效

快，同時(shí)也面臨個(gè)性化需求未得到滿足的風(fēng)險(xiǎn)。廠商的系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和能力在很大程度上決定了其系統(tǒng)建設(shè)的質(zhì)量。

3.上級(jí)主導(dǎo)型

所謂上級(jí)主導(dǎo)型，是指ERMS建設(shè)單位只能選用上級(jí)主管部門指定或者統(tǒng)一采購的產(chǎn)品。這里的上級(jí)主管部門包括兩類，一類是橫向的檔案行政主管部門，另一類是縱向的行業(yè)主管部門或者企業(yè)集團(tuán)。如加拿大安大略省也通過統(tǒng)一采購程序，指定了省政府機(jī)關(guān)ERMS唯一的產(chǎn)品供應(yīng)商Opentext。我國也有很多地方、行業(yè)系統(tǒng)通過行政手段指定特定政府機(jī)關(guān)采用一定的檔案管理軟件。

若上級(jí)主管部門指定產(chǎn)品質(zhì)量較高，那么該模式則有助于橫向或縱向水平上的系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)和信息的共享。該模式最大的風(fēng)險(xiǎn)就是上級(jí)主管部門指定產(chǎn)品質(zhì)量可能存在缺陷，此外，還可能存在難以滿足用戶單位的個(gè)性化需求，對(duì)于用戶單位既有系統(tǒng)建設(shè)投資保護(hù)不足等缺點(diǎn)。若試圖主導(dǎo)下級(jí)單位ERMS建設(shè)的主管部門不止一個(gè)，指定的ERMS產(chǎn)品不止一個(gè)的話，則對(duì)下屬單位而言是一場災(zāi)難。筆者了解到上海某區(qū)財(cái)政局，出于各種原因分別擁有3個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和3個(gè)檔案管理系統(tǒng)，且同時(shí)在用，造成資源浪費(fèi)、數(shù)據(jù)分散、數(shù)據(jù)不一致等。

三、ERMS的部署方式

以上兩種視角的模式分析，均站在個(gè)別ERMS建設(shè)單位的立場。下面將立足于全局，從ERMS的部署方式來分析三種ERMS的建設(shè)模式，分別是分散式、集中式、分布式。不同的部署方式下，系統(tǒng)及其中數(shù)據(jù)的受控程度有別，其特點(diǎn)比較如表3所示。

1.分散式

所謂分散式，即各單位自行部署ERMS，包括自行采購、安裝、運(yùn)行和維護(hù)系統(tǒng)等。這是目前主流的ERMS建設(shè)模式。該模式對(duì)每個(gè)單位的文件管理、IT管理資源提出較高的要求。在這種模式下，控制各單位文件管理規(guī)范化的手段只能是由主管部門制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

然而，并非每個(gè)單位都有足夠的文件管理、IT管理的資源；集中專業(yè)化的人力、設(shè)備、軟件資源，為更大范圍內(nèi)電子文件管理工作提供支持，是社會(huì)發(fā)展和IT建設(shè)發(fā)展的基本要求。隨著系統(tǒng)建設(shè)集約化程度的提高，集中式和分布式依次出現(xiàn)。

2.集中式

所謂集中式，即由一家單位統(tǒng)一規(guī)劃、采購、安裝、運(yùn)行和維護(hù)一定范圍內(nèi)的多家單位的ERMs，軟硬件集中部署，數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)。目前的技術(shù)條件下，系統(tǒng)維護(hù)單位可以借助于云服務(wù)的方式向各個(gè)用戶單位提供ERMS存儲(chǔ)、平臺(tái)和(或)應(yīng)用服務(wù)。集中式的系統(tǒng)建設(shè)模式，必然伴隨著系統(tǒng)維護(hù)方和使用方之間服務(wù)模式的改變。

根據(jù)部署范圍的不同，集中式主要分為以下兩種情況。

(1)行政區(qū)劃范圍內(nèi)的集中式。即一定行政區(qū)劃范圍的機(jī)構(gòu)，通常是政府機(jī)關(guān)，統(tǒng)一采購實(shí)施ERMS。比如杭州市檔案局于2009年年底啟動(dòng)的“杭州市電子文件中心”項(xiàng)目，即采用集中式的系統(tǒng)建設(shè)模式。不同于國內(nèi)其他很多地方政府電子文件中心，該局籽工作任務(wù)的重點(diǎn)放在為各黨政機(jī)關(guān)統(tǒng)一建設(shè)、部署ERMS上，各單位通過集中部署在杭州市檔案局的ERMS，管理本單位的電子文件及其元數(shù)據(jù)。也就是說，各單位ERMS建設(shè)任務(wù)集中于檔案局。這意味著數(shù)字環(huán)境下的檔案局面向各立檔單位的服務(wù)功能得以拓展，除了提供政策規(guī)范、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和永久文件保存的服務(wù)之外，還提供系統(tǒng)建設(shè)、部署和維護(hù)的服務(wù)。據(jù)筆者了解，香港、澳門等地都在考慮這種基于云計(jì)算的集中式建設(shè)模式上。

(2)行業(yè)范圍內(nèi)的集中式。即面對(duì)某行業(yè)范圍的機(jī)構(gòu)集中部署同一套ERMS，包括政府行業(yè)管理系統(tǒng)內(nèi)集中部署和企業(yè)集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一部署的情況。前者如北京市地稅局，該局自2010年開始建設(shè)面向全市地稅機(jī)關(guān)的電子稅務(wù)申報(bào)原件管理系統(tǒng)，該ERMS內(nèi)嵌于產(chǎn)生電子文件的核心征管系統(tǒng)，與核心征管系統(tǒng)數(shù)據(jù)大集中的建設(shè)模式相匹配，ERMS也將采用集中式。后者如中石油天然氣股份有限公司，該公司2006年建成了面向中石油機(jī)關(guān)和所屬單位的統(tǒng)一的ERMS，該ERMS內(nèi)嵌于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)，所有電子文件服務(wù)器都部署在中心站點(diǎn)。根據(jù)筆者的調(diào)研，由于內(nèi)嵌于OA的ERMs主要只能管理來自O(shè)A的電子公文，所以中石油自2009年啟動(dòng)整合式的綜合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，同樣采用集中部署的方式。

集中式最大的挑戰(zhàn)有兩個(gè)：第一，系統(tǒng)維護(hù)方的服務(wù)能力問題，系統(tǒng)維護(hù)方應(yīng)保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的完整、安全和可用，這需要恰當(dāng)應(yīng)用數(shù)據(jù)中心建設(shè)和維護(hù)的新理念和新方法。第二，不同用戶單位個(gè)性化的應(yīng)用需求問題。很多單位之所以將嵌入式作為集中部署ERMS的起點(diǎn)，就是因?yàn)椴捎们度胧降挠脩魡挝?，其業(yè)務(wù)系統(tǒng)是統(tǒng)一的，這就極大地削減了業(yè)務(wù)系統(tǒng)異構(gòu)而給ERMS的統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理帶來的困難?；谕瑯拥脑颍贾菔袡n案局盡管部署的是獨(dú)立的ERMS，不過在項(xiàng)目一期，選擇了采用統(tǒng)一OA的13家試點(diǎn)單位，先行完善了OA，為二期ERMS的開發(fā)奠定了基礎(chǔ)。

3.分布式

分布式可以理解成集中式和分散式的綜合。仍然由一家單位統(tǒng)一規(guī)劃、采購、監(jiān)管多個(gè)單位的ERMS，但是由于地理、安全、利用等方面的考慮，所有數(shù)據(jù)并不采用大集中的存儲(chǔ)模式，部分單位的ERMS可能需要部署在本地，數(shù)據(jù)也存放在本地。相比集中式，分布式更為靈活，更容易滿足個(gè)別單位的個(gè)性化需求。但是，總部對(duì)于分布于本地的系統(tǒng)、管理流程、數(shù)據(jù)的控制力度就會(huì)下降。為實(shí)現(xiàn)全局性的信息利用和信息同步，則需要耗費(fèi)額外的工作量。

四、模式選擇

任何一個(gè)形成、管理和利用電子文件的單位，首先需要判斷本單位是否需要建設(shè)ERMs這樣的專業(yè)軟件，不是每個(gè)單位部需要以獨(dú)立軟件的方式來管理電子文件。如果確需建設(shè)ERMS，那么至少需要從業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)文件的特點(diǎn)、管理人員的專業(yè)化程度、本單位所處政策環(huán)境等方面加以分析，從而決定ERMS的建設(shè)模式。

篇9

基層檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

檢察院檔案是國家重要的專業(yè)檔案，是國家檔案的重要組成部分，它是檢察工作和其它各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，又是這些活動(dòng)的重要依據(jù)和必要條件。基層檢察機(jī)關(guān)檔案信息化工作不僅關(guān)系著本院各項(xiàng)工作的順利開展，更關(guān)系著整個(gè)檢察機(jī)關(guān)基礎(chǔ)信息化管理程度和檔案信息化工作的發(fā)展。隨著檔案信息化工作的不斷深入，檢察院檔案信息化建設(shè)中，或多或少存在著這樣或那樣的問題和不足中，找到解決問題的關(guān)鍵，提出建設(shè)性的實(shí)施策略，是檢察院檔案信息化工作順利進(jìn)行的必要途徑。

一、目前檢察院檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

1、檔案信息化資源相對(duì)分散。隨著檢察院信息化的不斷發(fā)展，檢察院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)，產(chǎn)生了大量的電子公文，這些都需要及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地被新型的檔案管理系統(tǒng)所接收。而部門的辦公軟件系統(tǒng)無法融入到檔案管理系統(tǒng)軟件之中，導(dǎo)致部門產(chǎn)生的越來越多的電子文件資源相對(duì)分散，使得信息化檔案接收的任務(wù)變得越來越重。

2、電子文件真實(shí)性以及長期保管的問題。由于電子文件存在易復(fù)制、易篡改的特點(diǎn)，在實(shí)際工作中我們還是得依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)文件作為憑證使用，雖然國家了《電子文件簽名法》，但是應(yīng)用到實(shí)際工作中還存在很多有待解決的問題，此外，由于電子文件的非直讀性、信息與載體分離等特性，存儲(chǔ)系統(tǒng)更新?lián)Q代帶來的數(shù)據(jù)丟失問題將日益嚴(yán)重。

3、檔案管理基礎(chǔ)工作不牢。在軟件環(huán)境上，缺乏檔案信息化管理各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如在把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔這個(gè)階段，缺乏詳細(xì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來要求什么樣的紙質(zhì)檔案應(yīng)該采用何種轉(zhuǎn)換格式，導(dǎo)致相同類型的紙質(zhì)檔案經(jīng)過不同的部門和人員處理就有不同電子格式，增加了信息化管理的工作量和工作難度。

4、可用檔案信息資源不多。長期以來，基層檢察院檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案實(shí)體的收集，始終未能擺脫“重藏輕用”的局面：即重視檔案部門內(nèi)部組織管理，輕視研究和預(yù)測檢察機(jī)構(gòu)對(duì)室藏信息的需求；重視室藏服務(wù)方式，輕視深層次的信息服務(wù)。

5、檔案管理人員素質(zhì)不強(qiáng)。受人員編制所限，檔案部門人員配備不足，有些檔案管理人員是兼職檔案員，本職業(yè)務(wù)工作就比較忙碌，無暇顧及檔案工作，再加上檔案專業(yè)知識(shí)相對(duì)比較欠缺，只能邊干邊學(xué)；受思想認(rèn)識(shí)水平所限，有的檔案人員認(rèn)為檔案管理工作是服務(wù)性工作，難以成就一番業(yè)績，很多檔案人員工作一兩年就變動(dòng)工作崗位，難以保持檔案管理工作的梯次銜接，更難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的開拓創(chuàng)新。

二、檢察院檔案信息化實(shí)施策略的步驟

1、需求分析。調(diào)查現(xiàn)有檔案資源情況，了解業(yè)務(wù)部門實(shí)際需要，尋求檢察院主管部門支持，這一系列問題得到明確解答，檔案信息化才能成為可能。解決檔案信息化面臨的瓶頸問題，然后制定信息化的模式，這一步需要檔案業(yè)務(wù)部門、歸檔部門、開發(fā)人員共同參與。

2、信息化目標(biāo)確定。確定上信息化項(xiàng)目之后，便要根據(jù)現(xiàn)有條件結(jié)合實(shí)際制定信息化目標(biāo)，這項(xiàng)工作不能僅僅看到當(dāng)前，而應(yīng)著眼于未來檔案部門的發(fā)展和檢察院信息化水平的推進(jìn)，制定出短期和中長期發(fā)展規(guī)劃。

3、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，特別是在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范顯得尤為必要，如果數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，將對(duì)數(shù)據(jù)的采集、加工、保存以及以后的信息共享帶來問題。

4、檔案信息化基礎(chǔ)架構(gòu)實(shí)施。進(jìn)行信息化建設(shè)，自然少不了信息化設(shè)施，比如網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、設(shè)備購買，這部分工作在信息化過程中的開銷很大。對(duì)于這部分不同的單位由于基礎(chǔ)差別、預(yù)算不同和工作模式差異，并沒有規(guī)律可遵循。因此，檔案信息化基礎(chǔ)架構(gòu)要從實(shí)際需要出發(fā)，隨需而變，在此提出一個(gè)檔案信息化普遍的觀點(diǎn)供大家參考。

很多單位在購置設(shè)備時(shí)常常關(guān)注的是一次性的投入，但實(shí)際上，一套設(shè)備使用過程中的開銷并不僅僅是這些，使用中的損耗、升級(jí)、維修等費(fèi)用以及設(shè)備停機(jī)造成的工作停頓也是一種無形成本。所以我們關(guān)注的是應(yīng)該一段時(shí)間內(nèi)圍繞這套設(shè)備發(fā)生的直接費(fèi)用。費(fèi)用的內(nèi)容包含了軟件的投入、相關(guān)硬件的投入、購買服務(wù)的費(fèi)用、與此相關(guān)的直接的人力資源成本。

低成本構(gòu)建高可用的檔案信息化基礎(chǔ)架構(gòu)，是未來檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的主要趨勢(shì)。隨著信息化建設(shè)的逐步深入，檔案信息化系統(tǒng)投資建設(shè)的成本收益問題日益得到重視。在建設(shè)和運(yùn)行過程中，選擇合適的解決方案，有效的降低總成本。

5、信息安全策略。

（1）信息安全的現(xiàn)狀

缺乏必要的投資，無法防范病毒攻擊。檢察院檔案部門經(jīng)費(fèi)不足，很難爭取到必要的安全投資。甚至使用單機(jī)版殺毒軟件來應(yīng)付，而這樣的軟件對(duì)于利用網(wǎng)絡(luò)漏洞傳播的“沖擊波”等惡性蠕蟲病毒來說根本不起作用，一旦中毒只能全部短網(wǎng)逐臺(tái)查殺，嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。

安全設(shè)備沒有得到應(yīng)有的維護(hù)。對(duì)于殺毒軟件、防火墻來講，日常的更新維護(hù)相當(dāng)重要，由于缺乏有經(jīng)驗(yàn)的網(wǎng)絡(luò)管理人員，很容易放松設(shè)備的日常維護(hù)，如果殺毒軟件的病毒庫沒有及時(shí)更新或者網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備自身存在漏洞，就會(huì)給整體安全帶來隱患。

員工行為不規(guī)范導(dǎo)致病毒感染。沒有建立相應(yīng)的安全制度，員工缺乏敬業(yè)精神，從網(wǎng)上下載軟件、電影、音樂，使用聊天軟件，訪問不良網(wǎng)站，這些都給網(wǎng)絡(luò)整體安全帶來隱患。

（2）應(yīng)對(duì)策略

技術(shù)層面：部署網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件，硬件防火墻，配備或培訓(xùn)合格的網(wǎng)絡(luò)管理員。

制度層面：建立嚴(yán)格的安全制度，杜絕非法操作。

管理層面：經(jīng)常維護(hù)、定期升級(jí)、及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在問題。

三、結(jié)束語

篇10

傳統(tǒng)的高效科研管理信息系統(tǒng)由于數(shù)據(jù)吞吐量大，給實(shí)際使用帶來了諸多不便，本文通過對(duì)大數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類、篩選、管理、控制，提煉出“關(guān)鍵碎片信息”，并形成各學(xué)科或課題的碎片信息體系，大大提高了數(shù)據(jù)的指向效率，使系統(tǒng)更加快捷、高效。信息平臺(tái)提供了豐富了應(yīng)用工具和云服務(wù)功能，可以便捷的對(duì)互聯(lián)接口和科研流程進(jìn)行管理和控制。

【關(guān)鍵詞】碎片 科研數(shù)據(jù)庫 云服務(wù) 信息安全

1 引言

高校信息化自20世紀(jì)80年代開始逐步發(fā)展，最初主要用在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域。隨著信息管理便捷、高效、安全等優(yōu)勢(shì)的體現(xiàn)，后勤管理、科研管理、學(xué)生管理等領(lǐng)域也開始引入信息管理系統(tǒng)，尤其是科研管理解決了過往學(xué)校對(duì)各學(xué)院的橫向及縱向項(xiàng)目缺乏實(shí)時(shí)跟蹤、管理不力等難題。

針對(duì)當(dāng)前科研管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀，本文提出了全新的“碎片化”建設(shè)方法及建設(shè)思路，以解決問題驅(qū)動(dòng)為數(shù)據(jù)鏈，形成整個(gè)業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)閉環(huán)。同時(shí)，采用遠(yuǎn)距離相互認(rèn)證與密鑰協(xié)商機(jī)制，大大提高了科研管理信息系統(tǒng)的安全性。

2 基于“碎片化”的科研管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

碎片化服務(wù)的特點(diǎn)是截取信息的關(guān)鍵片段，建立最小服務(wù)單元，使信息化的處理流程更加清晰，對(duì)角色、權(quán)限的定位更加快捷。在應(yīng)用的過程中，更容易實(shí)現(xiàn)定點(diǎn)定時(shí)定人的各種推送服務(wù)。同時(shí)，在理清數(shù)據(jù)源頭、規(guī)范數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、保持?jǐn)?shù)據(jù)一致方面優(yōu)勢(shì)明顯，由于業(yè)務(wù)應(yīng)用的碎片化，每個(gè)業(yè)務(wù)需求都可以單獨(dú)定制，大大提高了系統(tǒng)的擴(kuò)展性，降低了建設(shè)周期和維護(hù)成本。

2.1 科研管理信息系統(tǒng)服務(wù)架構(gòu)

科研管理信息系統(tǒng)以碎片化服務(wù)、開放平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫、云服務(wù)為主要框架?！八槠?wù)”是整個(gè)業(yè)務(wù)流程的支撐；各課題組與科研管理系統(tǒng)通過信息化開放平臺(tái)進(jìn)行交互；按照國家及學(xué)校的信息標(biāo)準(zhǔn)模型構(gòu)建后臺(tái)數(shù)據(jù)庫，并以應(yīng)用服務(wù)的建設(shè)為牽引不斷進(jìn)行更新迭代；云服務(wù)為各用戶提供了更加便捷的個(gè)人信息存儲(chǔ)和管理服務(wù)。

2.2 信息“碎片化”處理

將大數(shù)據(jù)進(jìn)行碎片化，本質(zhì)上一個(gè)信息碎片管理與加工的過程。為了從“巨量信息”中提取出有價(jià)值的信息碎片，將“巨量信息”分為有意義和無意義的信息碎片，在有意義的信息碎片中進(jìn)一步提煉出表征關(guān)鍵信息的碎片，如圖1所示。

從圖1中可以看出，信息的碎片化處理是一個(gè)層層深入挖掘信息的過程，首先需要在“巨量信息”中挖掘有意義而舍棄無意義信息碎片。大數(shù)據(jù)時(shí)代信息碎片的篩選將碎片進(jìn)行分類管理，使信息碎片變得條理有序。由于科研課題具有獨(dú)特的專業(yè)性，關(guān)鍵信息碎片的篩選一般應(yīng)由相應(yīng)的學(xué)院或課題組在信息平臺(tái)上直接進(jìn)行采集、編輯、分類等工作，并由管理員統(tǒng)一審核、編輯與等處理碎片信息，經(jīng)過長期積累，形成相應(yīng)學(xué)科或課題的體系。

在數(shù)據(jù)庫檢索過程中，關(guān)鍵是對(duì)碎片化的指向進(jìn)行分析，對(duì)整個(gè)知識(shí)體系進(jìn)行指向歸納，碎片信息猶如人體的各個(gè)部件，脫離了知識(shí)體系這個(gè)生命整體，任何一個(gè)部件都會(huì)失去原有的意義。如果把碎片知識(shí)比作積木，要想搭建高樓大廈，那么還需要進(jìn)行結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化的設(shè)計(jì)與加工，要在汲取相關(guān)材料的基礎(chǔ)上，應(yīng)用行之有效的科學(xué)方法，使碎片化學(xué)習(xí)過程中獲取的信息碎片體系化。

2.3 信息平臺(tái)軟件設(shè)計(jì)

信息平臺(tái)為“碎片化”服務(wù)提供了接入與運(yùn)行的基礎(chǔ)環(huán)境，由管理中心、流程控制中心、互聯(lián)總線、應(yīng)用組件、數(shù)據(jù)庫、云服務(wù)等六大核心功能中心組成，管理中心主要負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化配置，如本地化部署方案、數(shù)據(jù)接口的提供、身份認(rèn)證及安全管理等；流程控制中心可以猶地對(duì)科研管理流程進(jìn)行增添、刪除、修改流程中的活動(dòng)節(jié)點(diǎn)或更改業(yè)務(wù)邏輯，重新驗(yàn)證發(fā)生變化的流程定義的正確性、合法性等；應(yīng)用組件，包括校內(nèi)主開發(fā)及第三方企業(yè)開發(fā)的各類應(yīng)用，為科研管理系統(tǒng)提供各類應(yīng)用工具；互聯(lián)總線負(fù)責(zé)管理各類接入科研管理信息系統(tǒng)的接口，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)接口、學(xué)生管理系統(tǒng)接口等等；數(shù)據(jù)庫提供運(yùn)行數(shù)據(jù)支撐；云服務(wù)提供各類便捷的云端存儲(chǔ)、管理、配置等功能。

3 科研管理信息系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)

3.1 信息安全風(fēng)險(xiǎn)來源

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，科研管理信息系統(tǒng)安全性的威脅來源主要有以下幾個(gè)方面：

（1）非授權(quán)訪問。以假冒身份、尋找“后門”、盜竊賬戶等方式不經(jīng)許可，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行入侵。

（2）數(shù)據(jù)破壞。以非法手段對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行破壞，導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)發(fā)生致命錯(cuò)誤，影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

（3）信息盜竊。通過隱蔽隧道，對(duì)傳輸過程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行竊取，危害極大。

（4）傳播病毒。利用軟件的漏洞對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行攻擊或散播病毒。

（5）服務(wù)攻擊。攻擊者不斷對(duì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行干擾，改變其作業(yè)流程，影響正常用戶的使用。

3.2 系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)

高校課題中不乏牽扯到國家安全的保密性項(xiàng)目，一旦信息泄露，將會(huì)對(duì)國家和人民造成重大損失，因此必須系統(tǒng)的安全設(shè)計(jì)是重中之重。本文介紹的科研管理系統(tǒng)主要通過以下手段保障信息的安全：

（1）運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫技術(shù)，結(jié)合檔案歸類、保密等級(jí)切實(shí)建設(shè)好電子檔案數(shù)據(jù)庫是保證電子檔案安全的重要途徑。為了保證電子檔案的安全性，可采用分布式存儲(chǔ)、災(zāi)備技術(shù)，及時(shí)對(duì)電子檔案建立可靠的數(shù)據(jù)備份，實(shí)施異地保存。這樣可以有效地防止自然災(zāi)害、黑客攻擊和病毒感染等，確保電子檔案的安全，提高遠(yuǎn)程訪問的有效性，增強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的容錯(cuò)率。根據(jù)管理人員職責(zé)，分別在電子檔案管理系統(tǒng)中分配有效的操作權(quán)限，合理劃分對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)訪問的控制權(quán)限。對(duì)于每個(gè)電子檔案文件，必須標(biāo)示文件生成過程，以保障電子檔案的真實(shí)性。

（2）創(chuàng)建電子檔案管理系統(tǒng)。一個(gè)完善的電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括用戶模塊、分級(jí)管理人員模塊、系統(tǒng)控制模塊和系統(tǒng)認(rèn)證模塊。用戶為了獲取相關(guān)檔案的利用，必須將其身份信息與利用請(qǐng)求發(fā)送給系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)請(qǐng)求內(nèi)容將用戶信息和請(qǐng)求轉(zhuǎn)發(fā)給相應(yīng)管理人員。管理人員驗(yàn)證用戶信息的真實(shí)性和請(qǐng)求的合理性，利用遠(yuǎn)距離相互認(rèn)證與密鑰協(xié)商機(jī)制，證實(shí)雙方身份的真實(shí)性，并與用戶共享會(huì)話密鑰。管理人員利用自主控制策略，實(shí)現(xiàn)用戶權(quán)限管理。用戶對(duì)系統(tǒng)的訪問是一次性的，具有一定的時(shí)間限制。用戶解密后，獲取簽密文件，但是無法閱讀簽密文件，只可以驗(yàn)證其有效性。如果驗(yàn)證該文件確實(shí)是管理人員簽發(fā)的，用戶把簽密文件轉(zhuǎn)發(fā)送給管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)自動(dòng)解密該文件，驗(yàn)證簽名的有效性，獲取訪問消息，從而得知用戶能夠得到檔案的類別及其范圍限制等。管理人員的工作密鑰和系統(tǒng)的密鑰必須定時(shí)自動(dòng)更新，以保障管理系統(tǒng)的前向安全性。如果通過驗(yàn)證，系統(tǒng)啟動(dòng)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器訪問相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，最后生成利用文件。根據(jù)利用文件內(nèi)容、用戶身份信息、管理人員身份等，自動(dòng)產(chǎn)生認(rèn)證簽章，并且運(yùn)用數(shù)字水印技術(shù)，在文件上生成防偽水印。系統(tǒng)自動(dòng)完成檔案利用的記錄，包含利用者的身份信息、訪問時(shí)間等，從而建立可靠、完整的檔案利用記錄。為了提高電子檔案的保密性、可靠性，應(yīng)實(shí)現(xiàn)分級(jí)審核和權(quán)限審核等功能。

（3）電子檔案系統(tǒng)要配備先進(jìn)的入侵檢測系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)要配備先進(jìn)的入侵檢測系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)來自網(wǎng)內(nèi)外的非法入侵行為；安裝的殺毒軟件要及時(shí)更新病毒庫，真正做到御（敵）于網(wǎng)外；加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的審計(jì)系統(tǒng)建設(shè)，設(shè)置自動(dòng)啟動(dòng)的電子檔案操作日志；從安全日志中分析入侵事件或非法訪問，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)取證等手段有效遏制入侵、破壞電子檔案系統(tǒng)的犯罪行為。

4 結(jié)論

“碎片化”使數(shù)據(jù)流龐大的科研管理信息系統(tǒng)變得更加快捷、高效，在實(shí)際使用中取得了良好的效果。通過對(duì)大數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分解、篩選、管理，建立各學(xué)科、課題的關(guān)鍵碎片化信息，并構(gòu)建相應(yīng)的信息體系，提升了數(shù)據(jù)庫的指向和管理效率。

信息平臺(tái)提供了各種便捷的應(yīng)用工具和云服務(wù)，可以高效的對(duì)互聯(lián)接口及科研流程進(jìn)行管理和控制。

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