導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案管理分類方法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1 現(xiàn)階段檔案相關(guān)工作分析

1.1 檔案管理工作存在不足

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作，時(shí)代的發(fā)展使得現(xiàn)階段檔案管理工作所涵蓋的行業(yè)、檔案內(nèi)容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導(dǎo)致了檔案管理工作的復(fù)雜程度有所上升，為了能夠更好的應(yīng)對(duì)這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，通過不斷學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的檔案管理理念。另一方面，經(jīng)過大量的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)目前檔案管理行業(yè)的從業(yè)人員，有很大一部分的管理人員不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)學(xué)歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內(nèi)部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調(diào)動(dòng)的方式組成了當(dāng)前的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這種情況下也就直接導(dǎo)致目前的檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現(xiàn)階段很多單位對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團(tuán)隊(duì)的成員頻繁調(diào)動(dòng)，這也就導(dǎo)致了雖然單位經(jīng)常展開擔(dān)綱管理工作的培訓(xùn)，但是檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。

1.2 檔案歸納整理工作存在的不足

在現(xiàn)階段的檔案歸納管理工作中，經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應(yīng)的檔案歸納整理技巧，在調(diào)查過程中最為直接的表現(xiàn)就是檔案管理工作人員對(duì)檔案沒有清晰的認(rèn)知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現(xiàn)了大量不必要的檔案文件，不僅占據(jù)了有限的檔案儲(chǔ)存空間，還消耗的檔案管理人員的經(jīng)歷。

1.3 檔案分類工作存在的不足

在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對(duì)文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類中，采用級(jí)次分類法、收文發(fā)文分類法、文號(hào)分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國(guó)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

2 檔案管理工作的相關(guān)技巧

2.1 檔案管理的相關(guān)技巧

檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時(shí)代的發(fā)展自身也在發(fā)生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案管理技巧之前要充分的了解新時(shí)代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進(jìn)的管理理念應(yīng)用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會(huì)導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國(guó)家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全指的是作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級(jí)、政治思想、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國(guó)家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國(guó)家在政治上就會(huì)處于不安全的情況，不利于國(guó)家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長(zhǎng)檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L(zhǎng)檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對(duì)檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會(huì)有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國(guó)家針對(duì)檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對(duì)這種情況國(guó)家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對(duì)檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對(duì)分類文件要有明確的標(biāo)識(shí)，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。

篇2

一、推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的必然性

(一)推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理由粗放型向集約技術(shù)型轉(zhuǎn)變的必然要求。對(duì)我們來說，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理是一個(gè)新事物，經(jīng)過幾年的初步探索，對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的類型、內(nèi)容構(gòu)成、分類方法、管理要求、提供利用等方面已經(jīng)有了一定認(rèn)識(shí)，也形成了一定的管理模式，但還缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，仍然處在各自為政，粗放型管理狀態(tài)，不利于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

(二)推進(jìn)杜區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是加強(qiáng)國(guó)家檔案資源建設(shè)的必然要求。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄和憑證，是一種相對(duì)獨(dú)立的檔案門類，也是國(guó)家重要的檔案資源之一。如果不推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，不提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化水平，國(guó)家檔案資源建設(shè)將會(huì)受到十分不利的影響。

(三)推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理自動(dòng)化的必然要求。隨著辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)提到了重要議事日程，如果不推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化，使其管理內(nèi)容、管理方式、方法不加以規(guī)范，要實(shí)現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化是根本不可能的。

(四)推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是充分發(fā)揮社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)職能的必然要求。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)具有醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、健康教育、計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)等六位一體職能，是社區(qū)建設(shè)的重要組成部分。隨著社區(qū)建設(shè)的發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)作為政府實(shí)行的具有一定福利性質(zhì)的社會(huì)公益事業(yè)，正日益成為社區(qū)居民離不開的重要事業(yè)。如果不推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，不提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化水平，就很難提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的水平和效率，影響社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)作用的充分發(fā)揮。

二、推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要任務(wù)和內(nèi)容

明確社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的任務(wù)和內(nèi)容，是推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵。從目前情況看，推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要任務(wù)和內(nèi)容有如下三個(gè)方面：

(一)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的構(gòu)成

從目前情況看，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案主要應(yīng)包括綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設(shè)備管理、基本建設(shè)、會(huì)計(jì)檔案等。

1．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)綜合管理類檔案主要應(yīng)包括對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)、人員、資格等方面進(jìn)行管理的過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件材料和社區(qū)綜合健康狀況材料。社區(qū)綜合健康狀況材料，主要應(yīng)包括四個(gè)方面情況：①社區(qū)人口學(xué)資料；②社區(qū)患病資料；③社區(qū)死亡資料；④社區(qū)危險(xiǎn)因素調(diào)查及評(píng)估等。

2．家庭健康檔案是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的核心，主要應(yīng)包括五個(gè)方面：①家庭基本資料；②家族患病史；③家庭健康狀況；④家庭以往患病記錄；⑤家庭成員健康資料(居民個(gè)人健康檔案)等。

家庭成員健康資料主要應(yīng)包括兩個(gè)方面，一是以問題為導(dǎo)向的健康問題記錄，二是以預(yù)防為導(dǎo)向的記錄。個(gè)人健康問題記錄包括：①居民基本資料；②以往病史；③所患疾病狀況描述及治療進(jìn)展情況記錄；④特殊疾患隨訪記錄表；⑤化驗(yàn)及輔助檢查記錄；⑥轉(zhuǎn)診、會(huì)診記錄等。預(yù)防為導(dǎo)向的記錄包括：①周期性健康檢查記錄；②預(yù)防接種記錄；③兒童生長(zhǎng)與發(fā)育評(píng)價(jià)記錄；④病人教育記錄；⑤危險(xiǎn)因素篩查及評(píng)價(jià)記錄等。

3．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)健康教育類檔案主要應(yīng)包括健康教育系統(tǒng)、健康教育組織、健康教育計(jì)劃、健康教育活動(dòng)內(nèi)容、健康促進(jìn)記錄等。

4．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)藥品管理類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)藥品目錄、藥品服用說明書、藥品進(jìn)出庫(kù)清單、藥品采購(gòu)清單等。

5．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)設(shè)備類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)購(gòu)置診斷設(shè)備、治療設(shè)備、醫(yī)療輔助設(shè)備、電教設(shè)備的隨機(jī)文件材料和在使用維護(hù)過程中形成的文件材料。儀器、設(shè)備要建立總賬、分戶賬、檔案卡；各種儀器設(shè)備的說明書、線路圖等資料要分類存檔。

6．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)基本建設(shè)類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)辦公、活動(dòng)場(chǎng)所等基本建設(shè)項(xiàng)目的文件材料，如基本建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖、工程概算、決算等。

7．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)財(cái)務(wù)檔案主要包括財(cái)務(wù)決算報(bào)表、賬簿、憑證等。

(二)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的分類方法

可將整個(gè)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案分成綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設(shè)備管理、基本建設(shè)、會(huì)計(jì)檔案等七大類。

1．綜合管理類檔案宜按年度――問題分類法進(jìn)行分類。就是先將綜合管理類檔案材料按年度分開，然后在每個(gè)年度內(nèi)按問題進(jìn)行分類。

2．家庭健康檔案類宜采用家庭――姓氏分類法進(jìn)行分類。先將健康檔案按社區(qū)內(nèi)的各個(gè)家庭分類，然后在每個(gè)家庭內(nèi)按家庭成員的姓氏進(jìn)行分類。

3．健康教育類宜采用年度――問題分類法進(jìn)行分類。先將健康教育類檔案按年度分開，然后在每個(gè)年度內(nèi)按問題進(jìn)行分類。

4．藥品管理類宜采用門類――品種分類法進(jìn)行分類。先將藥品管理類檔案按藥品門類分開，然后在門類內(nèi)按品種進(jìn)行分類。

5．設(shè)備管理類宜采用類別――設(shè)備分類法進(jìn)行分類。先將設(shè)備類檔案按設(shè)備類別分開，然后在每個(gè)類別內(nèi)按具體設(shè)備進(jìn)行分類。

6．基本建設(shè)類宜采用項(xiàng)目分類法進(jìn)行分類。將基本建設(shè)類檔案按各個(gè)具體的基本建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行分類。

7．會(huì)計(jì)檔案類宜采用年度――類型分類法進(jìn)行分類。先將會(huì)計(jì)檔案按年度分開，然后在每個(gè)年度內(nèi)按會(huì)計(jì)檔案材料的類型進(jìn)行分類。

(三)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)

1．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的收集工作。堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的原則，進(jìn)一步明確社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料的歸檔范圍，將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料收集齊全，確保其完整。

2．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的整理工作。按照上述分類方法，及時(shí)將收集來的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化的分類整理編號(hào)，編制案卷總目錄和分類目錄，為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的保管和檢索利用提供基礎(chǔ)條件。

3．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的日常管理工作。建立健全檔案查借閱、保護(hù)、保密、統(tǒng)計(jì)等日常管理制度，強(qiáng)化各種保管和管理措施，加強(qiáng)對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的管理，確保檔案安全，延長(zhǎng)檔案壽命。

4．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的提供利用工作。加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案編研和檢索工作，編制各類必要的檢索工具，優(yōu)質(zhì)高效地提供檔案查借閱服務(wù)，積極主動(dòng)地開展檔案提供利用工作，滿足開展社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作的實(shí)際需要。

三、推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要措施

推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化是一件十分繁重和緊迫的重要任務(wù)，必須采取綜合有效的措施，從整體上加以推進(jìn)。

(一)必須加強(qiáng)對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的宏觀研究，在管理理論上實(shí)現(xiàn)突破。將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案規(guī)范化管理的研究列入有關(guān)計(jì)劃，盡快拿出研究成果，以指導(dǎo)實(shí)踐。

(二)必須把社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理列為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)業(yè)務(wù)建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，使其同步發(fā)展。將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理納入社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃當(dāng)中，與其同步規(guī)劃，同步建設(shè)，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作隨著社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而同步發(fā)展。

(三)必須加強(qiáng)對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查和指導(dǎo)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)建檔工作起步較晚，管理人員的檔案意識(shí)還很薄弱，管理水平較低，如果不加強(qiáng)對(duì)其業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查和指導(dǎo)，就跟不上檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展進(jìn)程。只有及時(shí)培訓(xùn)、常指導(dǎo)、勤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決管理工作中存在的各種實(shí)際問題，才能保證社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的健康有序開展。各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)高度重視社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

(四)必須盡快出臺(tái)實(shí)施社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的基本業(yè)務(wù)規(guī)范，對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理提出明確的要求。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理各方面具體業(yè)務(wù)問題的研究，深入總結(jié)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，盡快制定并出臺(tái)實(shí)施社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的基本業(yè)務(wù)規(guī)范，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理有章可循，促進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化水平的提高。

篇3

【關(guān)鍵詞】服務(wù)；檔案信息管理；方案

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，人們逐漸發(fā)現(xiàn)了提高企事業(yè)單位工作效率的主要內(nèi)容，并不完全在于主體內(nèi)容的完善上，還需要考慮到與之相關(guān)的各項(xiàng)工作內(nèi)容，尤其是檔案信息管理，亟待獲得全面有效地改善。在社會(huì)的長(zhǎng)期實(shí)踐當(dāng)中，很多的企事業(yè)單位提出了一些科學(xué)有效的改進(jìn)措施，并創(chuàng)設(shè)出了一些新穎的管理方案，但是對(duì)于整體工作效率地提升并沒有太大的作用。究其原因，可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的企事業(yè)檔案信息管理雖然不遺余力地引進(jìn)一些現(xiàn)代化的管理方法和設(shè)備，但是理論性質(zhì)的服務(wù)理念依然沒有獲得太大地改變，工作人員完全地秉承著“以完成任務(wù)去完成工作”的理念去工作，沒有太多的工作熱情和積極性。當(dāng)前國(guó)內(nèi)企事業(yè)單位的檔案信息管理，非常奇怪的一部分內(nèi)容在于他們都沒有形成良好的服務(wù)意識(shí)和觀念，工作人員都沒有認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，僅僅認(rèn)為檔案管理是公司的一個(gè)必要部門，按秩序去完成其中的工作即可。在這種心理的推動(dòng)下，很多的工作人員開始出現(xiàn)了懈怠的心理，不愿意積極主動(dòng)地完成工作，采取了敷衍的工作方式。而現(xiàn)階段的檔案管理，不僅對(duì)整體的服務(wù)效益有著相當(dāng)大的影響，而且成為了服務(wù)鏈中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，能夠?yàn)榭蛻籼峁┳顬橹苯忧袑?shí)的服務(wù)。如果在這個(gè)時(shí)期，持續(xù)保持以往的檔案信息管理狀態(tài)，將會(huì)直接影響到整體的服務(wù)質(zhì)量，對(duì)于企事業(yè)單位的工作進(jìn)程將會(huì)產(chǎn)生較多的阻礙。為此，我國(guó)國(guó)內(nèi)的企事業(yè)單位，需要對(duì)當(dāng)前時(shí)代下的檔案信息管理內(nèi)容進(jìn)行多方面地完善，秉承單位內(nèi)部的服務(wù)理念，采取最為合理的管理方法，進(jìn)而推動(dòng)整體服務(wù)質(zhì)量的提升。

一、分層管理法

在現(xiàn)階段的企事業(yè)單位中，存在相當(dāng)多的信息資料需要進(jìn)行合理地分類和整理，如果本身的檔案數(shù)據(jù)資料過于冗雜，將不利于服務(wù)工作的開展，查閱資料的速度會(huì)顯地十分慢，難以滿足人們的實(shí)際工作要求。分層管理方案便是應(yīng)對(duì)這種狀況的最好管理方式，它的特點(diǎn)主要凸顯于針對(duì)性的分層管理上，即在收集整理資料信息的基礎(chǔ)上，對(duì)全部的信息資料加以分類，分類的標(biāo)準(zhǔn)一般被定為服務(wù)對(duì)象，根據(jù)不同的服務(wù)對(duì)象，進(jìn)行科學(xué)的分類。之后再根據(jù)不同的類別，提供最為切實(shí)的檔案信息服務(wù)。相比于其他的檔案信息管理方法而言，分層管理法的實(shí)踐性相當(dāng)強(qiáng)，實(shí)效性也會(huì)更高。需要注意的是，在以往的企事業(yè)單位工作中，已然有相當(dāng)一部分的檔案管理人員對(duì)各種資料進(jìn)行了分類，因而很多人將分層管理法視為一種陳舊的管理辦法，本身的實(shí)際效用已然發(fā)揮到了極致，沒有太多提升的空間。但是本文中的分層管理法，并不是簡(jiǎn)單的檔案分類，而是整體檔案管理中的分類，包括檔案服務(wù)對(duì)象、信息收集目標(biāo)、信息資料內(nèi)容，同時(shí)，還有必要在檔案信息管理部門下，分設(shè)一些下屬部門，由這些部門分別對(duì)自己的工作內(nèi)容進(jìn)行管理。此外，對(duì)于不同部門所提供的服務(wù)內(nèi)容，也需要有一定的區(qū)別。分層管理法的科學(xué)性，主要體現(xiàn)在服務(wù)理念的遵循上，之所以要開展多樣的服務(wù)內(nèi)容，最主要的原因在于服務(wù)對(duì)象的不同上，人們?cè)趯?shí)際的工作中，所需要的檔案信息服務(wù)內(nèi)容是不同的，對(duì)它們進(jìn)行科學(xué)有效地區(qū)分，能夠使整體的管理流程更加科學(xué)有效，人們能夠從中迅速有效地找到自己想要的檔案資料。分層管理法的開展，在于對(duì)管理主體、管理對(duì)象、管理內(nèi)容的細(xì)化，而其中的細(xì)化管理，不僅是整體工作開展的基礎(chǔ)，而且是優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的主要方法?，F(xiàn)階段的企事業(yè)單位工作，十分注重對(duì)工作的細(xì)化，而且只有對(duì)工作進(jìn)行細(xì)化，只能實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理，為人們提供更好的服務(wù)，因而企事業(yè)單位的檔案信息管理，需要實(shí)時(shí)地應(yīng)用分層管理法，以提高自身的工作效益。

除了上述的各種優(yōu)點(diǎn)以外，分層管理法還有著一定的局限性，如果企事業(yè)單位的檔案信息管理工作，本身并沒有太大的工作量，如果再對(duì)其進(jìn)行分類，將會(huì)是畫蛇添足的行為，對(duì)于整體的服務(wù)質(zhì)量提升，并沒有太大的作用。而且，在應(yīng)用分層管理方案的時(shí)候，需要對(duì)服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)主體進(jìn)行一定的分類，而相當(dāng)多的企事業(yè)單位沒有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致很多檔案信息，在進(jìn)行查閱的時(shí)候，出現(xiàn)較多的阻礙。同時(shí)，在檔案信息管理部門下分設(shè)相應(yīng)的分類部門之后，一旦服務(wù)內(nèi)容和責(zé)任出現(xiàn)不明確的狀況，將會(huì)嚴(yán)重影響到檔案信息服務(wù)工作的正常開展。此外，分層管理法的開展，對(duì)于管理內(nèi)容的分類，并沒有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)和方向，很多的檔案管理人員，習(xí)慣于按時(shí)間進(jìn)行分類，將較為陳舊的檔案劃分到一個(gè)下屬部門，較為新穎的檔案劃分到另一個(gè)下屬部門，以促進(jìn)整體工作效益的提升。但是，在實(shí)際的工作中，這些管理人員又發(fā)現(xiàn)了一些嚴(yán)重的問題，那就是時(shí)間的劃分上，不能確定最為合適的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)。大多數(shù)的企事業(yè)單位在運(yùn)用分層管理法的時(shí)候，將時(shí)間的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置為兩年，兩年以前的屬于陳舊的資料內(nèi)容，兩年以內(nèi)的屬于較為新穎的資料內(nèi)容。在這樣的分層管理中，檔案管理人員需要對(duì)檔案不斷地進(jìn)行更新工作，嚴(yán)重影響了正常工作地進(jìn)行。

二、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合法

信息時(shí)代的到來，人們的生活發(fā)生了很大的變化，很多傳統(tǒng)的內(nèi)容得不到人們的認(rèn)可，而且不再是當(dāng)前社會(huì)的主題。在現(xiàn)階段的企事業(yè)單位管理中，存在一種科學(xué)有效的管理方法，即數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合法，將現(xiàn)有的管理設(shè)備和管理方法，與數(shù)據(jù)庫(kù)完好地結(jié)合起來，雙方進(jìn)行科學(xué)地互動(dòng)合作，進(jìn)而使得檔案信息管理的工作內(nèi)容更加完善科學(xué)。數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合法的運(yùn)用基礎(chǔ)，在于對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的完善，在這個(gè)過程中，檔案管理人員需要優(yōu)先利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)設(shè)出獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)，并將收集整理到的全部?jī)?nèi)容，實(shí)時(shí)地輸入其中，以提高整體的服務(wù)效率。數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合法的最大效用在于，檔案管理人員能夠在最短的時(shí)間內(nèi)，迅速有效地為客戶找尋到相應(yīng)的檔案信息，并選取針對(duì)性的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行服務(wù)?，F(xiàn)階段的企事業(yè)單位檔案管理，運(yùn)用最多的方法都是數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合法，將企事業(yè)單位的整體檔案管理與服務(wù)，完全地與數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合起來，雙方相輔相成。由于互聯(lián)網(wǎng)是該項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)，因而這種方案下的檔案管理最為完善科學(xué)。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理采用的主要的是紙質(zhì)資料的收集整理，當(dāng)前的檔案管理在采用全新的數(shù)據(jù)庫(kù)以后，能夠全面地更新檔案管理方法，為人們提供最為切實(shí)的服務(wù)，而且信息資料的收藏空間將會(huì)變得相當(dāng)大，不會(huì)像傳統(tǒng)的檔案管理那樣，需要對(duì)檔案進(jìn)行翻閱查找，整體的搜尋過程十分不易。

數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合法也有著自己的缺點(diǎn)，它的最大缺點(diǎn)在于網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，即面向的人群是全體的社會(huì)人。因而在運(yùn)用它進(jìn)行管理的過程中，容易受到外界的直接威脅。最主要的行為體現(xiàn)在數(shù)據(jù)信息的直接侵入上。隨著科學(xué)技術(shù)的逐漸完善和更新，越來越多的人群掌握了相當(dāng)多的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段，而其中不乏存在一些社會(huì)的不良分子，他們對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，更多地偏向于資料的盜取或刪除。雖然企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫(kù)建立相對(duì)較為獨(dú)立，但是始終建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，于是長(zhǎng)期面臨著外界的各種挑戰(zhàn)和威脅。而一旦檔案信息資料遭到損毀，無疑是對(duì)檔案管理部門的致命打擊，整個(gè)部門會(huì)趨向于癱瘓。在這樣的狀況下，檔案管理人員首先需要具有極高的專業(yè)素質(zhì)，高效地操作電腦，并將數(shù)據(jù)庫(kù)的防護(hù)措施進(jìn)行全面的完善，使得整體的工作效益趨向于最高。

三、自我檔案管理

在新時(shí)期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展過程中，企事業(yè)單位工作的工作開展，首先必須具有一定的工作理念，而當(dāng)前的社會(huì)，企事業(yè)單位的工作，面向的更多是不同的人群，因而整體的服務(wù)理念也應(yīng)該服務(wù)于人。為此，一部分企事業(yè)單位對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行了創(chuàng)新，開辟了自我檔案信息管理的方式。這種檔案信息管理檔案，雖然十分推崇客戶的自我管理，但指地并不是完全地將管理權(quán)利和流程賦予客戶，而是為客戶提供一定的管理平臺(tái)，由客戶對(duì)自己的信息進(jìn)行更新、完善以及查閱，后臺(tái)的服務(wù)依舊是由企事業(yè)撾壞牡蛋腹芾聿棵趴展。在現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)程中，自我檔案管理明顯屬于一種十分大膽的想法，并且也具有了相當(dāng)高的可行性。在實(shí)際的檔案管理工作中，一旦客戶產(chǎn)生了檔案信息服務(wù)的需求，首先需要與檔案管理人員取得聯(lián)系，然后將自己的實(shí)際需求內(nèi)容完全地闡述給管理人員，然后再由管理人員進(jìn)行相應(yīng)資料的檢索。這個(gè)過程相對(duì)較為麻煩，而且很多時(shí)候容易出現(xiàn)多種失誤的現(xiàn)象，不利于整體檔案管理質(zhì)量地提升。而在自我檔案管理當(dāng)中，客戶可以根據(jù)自己的主題需求，直接地檢索自己想要得到的檔案信息，并進(jìn)行知識(shí)體系內(nèi)容的攫取。

自我檔案管理也存在一定的不足之處。對(duì)于自我檔案的管理，首先需要人群具有一定程度的認(rèn)知基礎(chǔ)和對(duì)先進(jìn)設(shè)備的運(yùn)用能力，如果客戶不具備這些方面的內(nèi)容，那么自我檔案管理將不會(huì)產(chǎn)生實(shí)際的效用。而事實(shí)上，現(xiàn)階段的國(guó)內(nèi)人群體系，雖然知識(shí)人群占據(jù)了很大的比例，但是依然有相當(dāng)一部分人群，缺乏良好的科技認(rèn)知和使用能力，因而自我檔案管理對(duì)這部分人群是不適用的。為此，企事業(yè)單位的檔案管理，往往不能全方位地采用自我檔案管理，還需要秉承服務(wù)理念，根據(jù)客戶的不同狀況，制定最為切實(shí)的服務(wù)內(nèi)容，以獲得人們的支持，進(jìn)而產(chǎn)生相當(dāng)大的服務(wù)效益。

結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)代的企事業(yè)單位檔案管理，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重重挑戰(zhàn)下，必然需要進(jìn)行多方面的改革，無論是哪種管理方法的選擇，都需要秉承嚴(yán)格的服務(wù)理念，切實(shí)地為公眾提供服務(wù)。

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篇4

當(dāng)今社會(huì)科技迅速發(fā)展，以往收集數(shù)據(jù)的模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)發(fā)展需要。而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的誕生，提高了數(shù)據(jù)收集的速度和質(zhì)量，且在某種程度上還促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展。

(一)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的概念

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是從許多的、不完全的、相對(duì)模糊的、存在噪聲的、任意的實(shí)際數(shù)據(jù)當(dāng)中，找出其中隱藏的、人們?cè)炔涣私獾?、但又是?shí)際存在的、有用的信息和知識(shí)的過程［1］。數(shù)據(jù)挖掘所得信息具有先前未知、有效和實(shí)用三個(gè)特征。決策者對(duì)挖掘所得信息進(jìn)行分析，從中提取出隱藏的關(guān)系和模式，來對(duì)未來發(fā)生的行為進(jìn)行預(yù)測(cè)。

(二)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運(yùn)用

在使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的過程中，數(shù)學(xué)方法經(jīng)常被用到，但在一些特殊的時(shí)候，也會(huì)用到非數(shù)學(xué)的方法。另外，使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)過程中，除了上面提到的方法外，還可以用演繹的方法和歸納的方法收集數(shù)據(jù)。在使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)過程中，利用對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘、收集和分析得出相應(yīng)的結(jié)果，并且這個(gè)結(jié)果在某些情況下，恰好能被用在管理信息、優(yōu)化查詢、過程控制、決策支持及數(shù)據(jù)維護(hù)等方面［2］。然而，由于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)特性，其在使用的過程中，涉及學(xué)科比較廣，并且還涉及數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)理統(tǒng)計(jì)、人工智能、并行計(jì)算、機(jī)器學(xué)習(xí)、可視化等許多領(lǐng)域。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中，常用到的有規(guī)則歸納、決策數(shù)、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、遺傳算法，以及可視化等技術(shù)。

二、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的形式

數(shù)據(jù)挖掘分為描述型與預(yù)測(cè)型兩種形式。描述型是對(duì)數(shù)據(jù)中存在的規(guī)則進(jìn)行描述，并且依據(jù)數(shù)據(jù)具有微觀性的特點(diǎn)找出其表征的、普遍性強(qiáng)的、概念層次較高的、比較宏觀的知識(shí)，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行概括總結(jié)和抽象來描述出同一類事物的相同屬性。預(yù)測(cè)型是分析和處理現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，來獲得某類事物中某些屬性的內(nèi)容，或者是預(yù)測(cè)出某類事物將來形成的規(guī)律等。在使用這兩種挖掘技術(shù)時(shí)，經(jīng)常用到的方法有分類方法、關(guān)聯(lián)方法和粗糙集方法。

(一)分類

在運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的過程中，分類是挖掘技術(shù)里的重點(diǎn)部分。數(shù)據(jù)收集的好壞，以及收集的數(shù)據(jù)的屬性分析都是由分類決定的。因此，分類在運(yùn)用挖掘技術(shù)的過程中具有非常重要的作用。分類是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)屬性進(jìn)行分析，把元組劃分成不同種類的過程。并且在其劃分過程中，根據(jù)數(shù)據(jù)形成的訓(xùn)練集，來集中對(duì)部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行處理劃分。然后，再對(duì)余下的部分?jǐn)?shù)據(jù)做測(cè)試，在測(cè)試滿足要求以后，遵守對(duì)應(yīng)的規(guī)則對(duì)其分類。在實(shí)際分類過程中，比較有代表性的分類過程是:明確分類的范圍、找出目標(biāo)屬性、組成訓(xùn)練集、研究屬性、算法選取、分類計(jì)算、結(jié)果顯示、選出測(cè)試集、分類規(guī)則驗(yàn)證、輸出分類規(guī)則等［2］。

(二)相關(guān)規(guī)則

相關(guān)規(guī)則是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中，比較簡(jiǎn)單實(shí)用的關(guān)聯(lián)分析規(guī)則。它可以準(zhǔn)確地將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行描述，并且能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格分析。在相關(guān)規(guī)則使用過程中，主要是對(duì)具體事物進(jìn)行描寫，并按照相同屬性進(jìn)行結(jié)合，然后對(duì)其進(jìn)行總結(jié)概括，找出其共同屬性和模式。一般會(huì)將關(guān)聯(lián)規(guī)則直接應(yīng)用到數(shù)據(jù)庫(kù)中，統(tǒng)一地記錄下每個(gè)事物得出的數(shù)據(jù)，不但可以正確地記錄數(shù)據(jù)，同時(shí)消減了數(shù)據(jù)的搜索空間，使得整個(gè)運(yùn)行系統(tǒng)得到改善和提高。

(三)粗糙集

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中的粗糙集是被用作對(duì)不精確和不確定性知識(shí)進(jìn)行研究的一種數(shù)學(xué)工具，在系統(tǒng)整個(gè)使用中占的優(yōu)勢(shì)比較大［3］。首先，在使用粗糙集方法時(shí)，相應(yīng)的信息不需要了解，并且在運(yùn)算的時(shí)候，算法比較簡(jiǎn)單且容易控制，得到大量的計(jì)算機(jī)用戶的喜愛。其次，在運(yùn)行粗糙集的過程中，能從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)異常，排除知識(shí)發(fā)現(xiàn)過程中的噪聲干擾，同時(shí)還能將這類數(shù)據(jù)的規(guī)律在最短時(shí)間內(nèi)找出，并利用表格對(duì)其進(jìn)行歸納總結(jié)，將其變成決策表，為使用者的查詢提供方便。最后，在客觀世界，應(yīng)用有些規(guī)則的過程中也會(huì)出現(xiàn)不確定性。應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候會(huì)產(chǎn)生許多不確定性的信息，而這些不確定性都得依賴粗糙集對(duì)其進(jìn)行處理，這樣就使得數(shù)據(jù)挖掘的效率得到大大提高。

三、挖掘技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的意義

記錄歷史資料的重要工具就是檔案，它直接反映了檔案管理人員的智慧和成果［3］。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，在管理檔案信息的實(shí)際應(yīng)用中，引入挖掘技術(shù)可以使檔案的管理水平得到提高，并且改革了檔案信息管理的模式。因此，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用在檔案信息管理中是具有非常重要意義的。

(一)提高檔案信息管理的安全性

檔案信息是記載一些比較寶貴的資料，由此可知其價(jià)值的表現(xiàn)就是檔案信息的實(shí)體。對(duì)檔案管理者來講，保存有歷史意義的檔案信息的時(shí)間應(yīng)越長(zhǎng)越好。保存得越長(zhǎng)遠(yuǎn)，越體現(xiàn)了檔案信息的價(jià)值。其使用價(jià)值相對(duì)應(yīng)地增大了，被使用的頻率也相應(yīng)地增加，使保管工作非常困難，使用次數(shù)越頻繁，就越容易縮短檔案信息的壽命。同時(shí)，保密性是檔案信息管理的另一項(xiàng)重要工作，萬一檔案信息外漏，不僅相關(guān)人員的隱私權(quán)受到侵犯，還有可能對(duì)其以后生活造成消極負(fù)面的影響，造成了檔案保管與使用之間存在矛盾［4］。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，可以很好地避免這種情況的發(fā)生，從而保護(hù)檔案信息實(shí)體和內(nèi)容的安全。

(二)加快檔案管理的效率，降低檔案管理的成本

檔案管理工作中引用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠有效改變以往傳統(tǒng)的檔案管理模式。使得檔案管理人員的工作效率和檔案信息管理水平得到提高。引入數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，工作人員的管理時(shí)間被大量節(jié)省，處理檔案信息的速度得到提高。同時(shí)，還可以加快檔案鑒定工作的發(fā)展。檔案管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是檔案的鑒定，傳統(tǒng)的檔案鑒定工作是由檔案管理人員憑借多年經(jīng)驗(yàn)來實(shí)現(xiàn)的，具有主觀性。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，可以防止在鑒定檔案工作中因檔案管理人員的主觀性而造成有價(jià)值的檔案丟棄，為檔案管理工作提供了比較有效的定量化方法，使檔案的鑒定工作有據(jù)可依。

四、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的運(yùn)用

隨著計(jì)算機(jī)信息化的迅猛發(fā)展，檔案管理工作也需要進(jìn)一步的完善。過去的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的需要，很多數(shù)據(jù)信息無法有效地使用。要想有效地利用現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，使其價(jià)值得到充分發(fā)揮，使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)把那些隱含的信息挖掘出來，對(duì)其總結(jié)和使用是非常有必要的。檔案信息管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能讓挖掘出的知識(shí)信息得到發(fā)揮，并且能使檔案數(shù)據(jù)信息價(jià)值被充分地利用。檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法有以下幾種:

(一)檔案分類法

檔案分類法是按照不同的種類把許多檔案進(jìn)行整理的方法。把檔案中屬性相似的放在同一個(gè)類別中，把那些檔案屬性不同的放在不同的類別當(dāng)中。在檔案進(jìn)行分類的過程中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠詳細(xì)地劃分這些檔案的類別，幫助管理員進(jìn)行檔案歸類，檔案的檢索效率和速度得到有效提高。

(二)檔案收集法

檔案收集法是先分析數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，并通過對(duì)這些數(shù)據(jù)做詳細(xì)的描述建立模型。然后用這些模型和所有的測(cè)試樣本進(jìn)行對(duì)比，一旦經(jīng)測(cè)試后有一個(gè)模型與樣本相符合，就可以依據(jù)這個(gè)模型對(duì)管理對(duì)象進(jìn)行分類。

(三)檔案保留法

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人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)有著較高的要求。同時(shí)人力資源和社會(huì)保障檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也提出了新的要求，除專業(yè)素質(zhì)外，還要求其具備一定的計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代化信息管理等知識(shí)和技術(shù)。但當(dāng)前人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作中普遍存在著管理人員不足、人員整體素質(zhì)不高等問題，還有部分管理人員認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性，工作態(tài)度不認(rèn)真，不利于人力資源和社會(huì)保障檔案管理水平的提高。

二、加強(qiáng)人力資源與社會(huì)保障檔案管理工作的措施

（一）實(shí)行集中統(tǒng)一管理。成立專門的人力資源和社會(huì)保障檔案管理中心，負(fù)責(zé)各種門類、載體檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用工作，全面清查分散保管在各科室的檔案，實(shí)現(xiàn)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，提高檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化水平，從而更好地服務(wù)民生；建立健全檔案查閱、借閱、裝訂、歸檔等一系列檔案工作的規(guī)章制度，并要求檔案管理人員嚴(yán)格按規(guī)定辦事，落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，力求檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。為落實(shí)檔案的集中統(tǒng)一管理，首先應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度，促使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作作為完善社會(huì)就業(yè)和保障體系的重要工作，建立由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，并進(jìn)行合理分工，由專人負(fù)責(zé)，開展檔案管理工作，做到職責(zé)明確；其次，加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，配備工作所需要的現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施，提高檔案保管的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化；最后，應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，全面開展業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，遵循簡(jiǎn)明、實(shí)用、準(zhǔn)確的原則，利用電子掃描技術(shù)，有步驟有選擇地對(duì)所管檔案的基本信息進(jìn)行準(zhǔn)確采集和集中錄入，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，促使人力資源和社會(huì)保障檔案管理模式向信息化業(yè)務(wù)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，并實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，隨時(shí)更新，以便快捷準(zhǔn)確地查詢檔案。

（二）完善檔案整理方法。由于人力資源與社會(huì)保障檔案數(shù)量較大，且較為零散，但具有群體性，可進(jìn)行整合處理，因此整理中可采用按“卷”整理的方法。為充分發(fā)揮按“卷”整理的優(yōu)勢(shì)，首先應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類概括，人力資源與社會(huì)保障檔案多是個(gè)人檔案，數(shù)量大、查閱次數(shù)多，且較為籠統(tǒng)，主要利用的是個(gè)人檔案或整體檔案。因此，可按照其所在地、所在公司或所在管轄的方法來進(jìn)行分類立卷；其次應(yīng)建立統(tǒng)一的立卷標(biāo)準(zhǔn)，以避免由于不同的立卷人員在理解、業(yè)務(wù)水平等方面的差異，導(dǎo)致案卷存在較大的差別。如明確立卷名方法，對(duì)于分類概括好的檔案，列出街道名稱、住宅名稱、單位名稱或所在管轄名稱，采用較為簡(jiǎn)單的方法，以避免由于立卷人員不同而造成立卷名的不同；明確案卷標(biāo)題的擬寫方法，標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，如招工表、勞動(dòng)合同鑒證冊(cè)等，以避免爭(zhēng)議問題，為人力資源和社會(huì)保障檔案的調(diào)用提供方面。

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[關(guān)鍵詞]數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用價(jià)值

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）08-0-01

社會(huì)不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平得到提升，且信息技術(shù)在檔案管理中也發(fā)揮著越來越重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在社會(huì)檔案管理的實(shí)際需要，因此必須要有一種時(shí)效性、系統(tǒng)性和需求量都能滿足需要的管理技術(shù)模式。而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的出現(xiàn)很好的改善了檔案管理的情況，保證了檔案資源得到合理的分類、收集與保留。

1 檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的價(jià)值分析

檔案記錄的內(nèi)容都是極為重要的信息資料，且能夠在一定程度上反映出檔案管理人員的素質(zhì)與智慧。隨著信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)水平的提高，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)逐漸被應(yīng)用到檔案信息管理中，使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，并促進(jìn)了檔案管理水平的提升，因此在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)具有重要的價(jià)值。

首先，其能夠使檔案管理更加安全。檔案資料中記錄的都是比較珍貴、具有一定歷史價(jià)值的資料，檔案信息實(shí)體是其價(jià)值體現(xiàn)的重要載體。作為檔案管理人員應(yīng)盡可能長(zhǎng)時(shí)間的對(duì)檔案信息資源進(jìn)行保存，更好的體現(xiàn)和增加其價(jià)值，并且提高檔案信息資源的使用頻率。但是這種情況下檔案信息資料的保存管理工作就會(huì)遇到一定的難度，使用的次數(shù)越多，檔案的壽命就會(huì)縮短。且在檔案管理工程中，保密性也是重要的工作熱藎如果檔案信息泄露，相關(guān)信息會(huì)暴露，工作人員的隱私權(quán)等也會(huì)受到不利的影響，使檔案管理與使用之間存在著一定的問題。而在檔案管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠很好地防止出現(xiàn)這種情況，使檔案信息管理更加安全，提高其保密性。

其次，使用挖掘技術(shù)進(jìn)行檔案管理還能減少檔案管理的成本支出，提高管理效率。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用能夠在很大程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高檔案管理的效率及水平。應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)也能夠節(jié)省時(shí)間，使信息處理更加快速。在檔案信息管理過程中，檔案鑒定是極為重要的工作內(nèi)容，以往的檔案鑒定都是通過檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的，主觀性較強(qiáng)，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用能夠在很大程度上避免因管理人員主觀因素使有價(jià)值的檔案出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象，能夠?qū)崿F(xiàn)定量化的檔案管理，保證檔案鑒定更加科學(xué)、有依據(jù)。

2 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

2.1 檔案分類

檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行不同種類的劃分，通過檔案分類能夠?qū)⒉煌N類以及性質(zhì)的檔案分開。在檔案分類中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠更好地對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔，使檔案檢索更加快速、有效。

在檔案分類分析中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，一般是利用挖掘系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的分析功能，將所有對(duì)象劃分成為不同種類的工作過程。而在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘分類技術(shù)能夠在很短的時(shí)間內(nèi)、在復(fù)雜的用戶信息中找到所需的，并結(jié)合信息利用者的特點(diǎn)進(jìn)行分類。如使用者通過網(wǎng)絡(luò)訪問檔案館，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)就能自動(dòng)保留使用者的訪問記錄，結(jié)合使用者的個(gè)人情況以及信息等進(jìn)行科學(xué)的分類。由于利用者的自身特點(diǎn)以及喜好等是存在差異的，因此使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使用戶信息更加準(zhǔn)確的被使用，使信息的服務(wù)質(zhì)量及水平得到提升。

2.2 檔案收集

在檔案收集中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)其實(shí)就是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分析，并建立數(shù)據(jù)模型，對(duì)數(shù)據(jù)模型以及測(cè)試樣本之間的差異進(jìn)行對(duì)比，在測(cè)試時(shí)，如果測(cè)試模型與數(shù)據(jù)模型之間有相似之處，就可以利用測(cè)試模型中的分類方法分類管理對(duì)象。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)需要科學(xué)的分析數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，保證描述方案的科學(xué)合理，有效描述已知的數(shù)據(jù)和概念模型等，并進(jìn)行對(duì)比測(cè)試，如果多次測(cè)試后模型的準(zhǔn)確性比較高，就可以將模型作為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不同的對(duì)象進(jìn)行科學(xué)的分類。檔案管理工作中信息收集是基礎(chǔ)性的工作，要實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的檔案管理就需要先做好檔案信息的收集工作。如，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查問卷，將問卷內(nèi)容輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，其主要包括使用者的個(gè)人資料等。若有新使用者的信息需要輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，程序可以結(jié)合檔案資料以及實(shí)際需要自動(dòng)進(jìn)行分析，明確用戶類型，使服務(wù)更加針對(duì)性、更加有效。

2.3 檔案保留

檔案保留是使用科學(xué)的手段對(duì)老員工的檔案進(jìn)行有效保管，避免檔案出現(xiàn)流失。而科學(xué)的挖掘、分析和整合老員工檔案流失的情況，明確具體的原因，采用科學(xué)的措施方法，能夠有效防止人才出現(xiàn)流失。檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使檔案管理的工作效率得到提升，并使檢索更加方便快捷，進(jìn)而將檔案管理與人事管理相結(jié)合，更好地實(shí)現(xiàn)人事管理。

3 結(jié) 語(yǔ)

信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在很多方面都有廣泛的應(yīng)用，能夠更好地促進(jìn)信息事業(yè)的發(fā)展。在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使檔案管理的效率得到提升，檔案檢索更加科學(xué)有效，因此需要提高數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使檔案事業(yè)更好的發(fā)展與進(jìn)步。

主要參考文獻(xiàn)

[1]韓樹河.計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)及其在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用探討[J].電子科學(xué)技術(shù)，2016（6）.

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關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 基礎(chǔ) 做起

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2015）05-0029-01

隨著計(jì)算機(jī)在高校檔案管理工作中的全面普及，計(jì)算機(jī)在檔案管理中發(fā)揮的作用越來越凸顯，檔案管理的智能化水平也越來越高。但計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的工具，前提是我們必須保證錄入信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，否則，再先進(jìn)的管理工具也不能達(dá)到我們期盼的管理效果。因此，高校檔案管理的現(xiàn)代化必須從檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作做起。

一、高校檔案管理基礎(chǔ)工作情況現(xiàn)狀

從我校檔案管理的實(shí)際情況分析，高校檔案管理普遍存在案卷數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜、時(shí)間跨度較長(zhǎng)等特點(diǎn)，且由于處于封閉式管理狀態(tài)，案卷僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之不同時(shí)期對(duì)檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面，一是存在檔號(hào)不規(guī)范、沒有目錄號(hào)、一卷多冊(cè)現(xiàn)象；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范。有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象；三是存在部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容無法檢索而難以利用；四是存在部分案卷未標(biāo)頁(yè)碼現(xiàn)象；五是存在組卷混亂現(xiàn)象，有按時(shí)間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一?？傊?，作為高校檔案管理部門，建校時(shí)間越長(zhǎng)，管理檔案越多，館藏量越大，存在類似問題的情況就越嚴(yán)重。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

高等學(xué)校要想提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，就要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行。

一要全面普查案卷，去糟存精。這是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。由于高校檔案管理史料繁多、年代久遠(yuǎn)，時(shí)間跨度長(zhǎng)，尤其是有些高校經(jīng)歷了多次并校整合，勢(shì)必存在部分檔案過期、重復(fù)保存、或無查考價(jià)值的文獻(xiàn)等情況，所以，在實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，必須首先剔除這些無用的文件信息，從而避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

二要重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷就是將那些相互存在某種關(guān)聯(lián)的文件組合在一起。在重組案卷的過程中要將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新整合，同時(shí)，還應(yīng)對(duì)那些無頁(yè)碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證案卷規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

三要結(jié)合學(xué)校館藏實(shí)際規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，首先必須保證錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性，信息錄入要嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行，同時(shí)，也要緊密結(jié)合所在學(xué)校檔案管理工作實(shí)際，保證信息著錄的規(guī)范、完整。

四要統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的主要優(yōu)勢(shì)就是能夠快速滿足人們族性檢索的需要，因此，為確保檢索的完整性，我們?cè)诜诸愡^程中，必須根據(jù)“檔案分類法”進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外，在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度，以便及時(shí)校正各種分類錯(cuò)誤，保證檔案檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，保證檢索的查全率。

五要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。因此，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題或計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。實(shí)際著錄工作中，我們要結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要將題名中責(zé)任者、事由、文種等相關(guān)信息，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補(bǔ)齊，如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的修飾語(yǔ)，這樣就可以在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)材料準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)著錄是一項(xiàng)繁瑣工作，也是一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，尤其是對(duì)于那些建校時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性大學(xué)的檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復(fù)雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，就會(huì)影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。因此，要保證計(jì)算機(jī)著錄工作多、快、好，就要從以下幾個(gè)方面入手。

一要分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為人所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。高校檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)根據(jù)各卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低等情況進(jìn)行排序，分清輕重緩急，將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

二要分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能較完整的揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力，又提高了著錄效率。

三要分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案，如“人員編制檔案”可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間、用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。

篇8

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)據(jù)處理；規(guī)范化

前言

為了更好的完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國(guó)檔案管理工作的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實(shí)的工作基礎(chǔ)。本文主要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補(bǔ)充和加強(qiáng)，借此不斷提高我國(guó)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

1、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的具體問題分析

就當(dāng)前我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀而言，我國(guó)檔案館以內(nèi)容龐雜、數(shù)量繁多的卷宗為主，這樣查閱資料極為困難：耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)、時(shí)間跨度較大。由于長(zhǎng)期處于封閉式檔案管理狀態(tài)，所以一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，另外各個(gè)時(shí)期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計(jì)算機(jī)管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問題總結(jié)如下：

第一，未建立明確的檔案檔號(hào)、目錄號(hào)，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊(cè)的現(xiàn)象。

第二，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒有標(biāo)題的現(xiàn)象也是極為普遍的。

第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。

第四，案卷中未標(biāo)示頁(yè)碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁(yè)和缺頁(yè)也不易被發(fā)現(xiàn)。

第五，存在較為嚴(yán)重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時(shí)按照職能部門的管轄權(quán)限組卷、有時(shí)按照時(shí)間或文種等組卷。

第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁(yè)紙一卷、也有幾百頁(yè)紙一卷的。綜合性檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng)，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發(fā)嚴(yán)重。根據(jù)上述問題分析我國(guó)的綜合性檔案館可發(fā)現(xiàn)，我國(guó)尚不具備建設(shè)計(jì)算機(jī)檔案管理的條件，我們應(yīng)逐漸加快檔案基礎(chǔ)工作的科學(xué)管理水平，逐一解決上述問題。

2、采用規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作方法、程序，提升檔案

管理的基礎(chǔ)水平

根據(jù)多年工作檢驗(yàn)和科學(xué)的觀念中可知，必須從工作程序和方法的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來逐步提高我國(guó)的檔案管理水平，我們今后也應(yīng)嚴(yán)格遵循科學(xué)方法和規(guī)范的程序執(zhí)行檔案的整理的收集、整理和鑒定、著錄以及保管等環(huán)節(jié)檔案管理工作。

2.1實(shí)行案卷的全面普查，精益求精

進(jìn)行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精華，這是檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化首要步驟。通常由于綜合性檔案館長(zhǎng)期未進(jìn)行檔案全面清查、移交單位對(duì)保管期限劃分不準(zhǔn)，因此常會(huì)有無查考價(jià)值和重份文件存在。我們要將這些無用文件剔出才能避免計(jì)算機(jī)管理低效率和重復(fù)現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案管理的有效性、提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。

2.2案卷的重新組合、及其規(guī)范化

對(duì)于內(nèi)容過于混雜和組卷過重的案卷，重新進(jìn)行檔案整理、組卷。盡可量的堅(jiān)持將那些存在相互聯(lián)系的文件組合起來，這是案卷重新組卷應(yīng)堅(jiān)持的原則。并且對(duì)于那些無案卷目錄、頁(yè)碼、標(biāo)題不清或無標(biāo)題的案卷進(jìn)行重新整理、填寫，使卷宗更加規(guī)范。優(yōu)化館藏、實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化保管、進(jìn)一步提升檔案計(jì)算機(jī)管理利用效率。

2.3將著錄工作與本館實(shí)際相結(jié)合

為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，案卷著錄比不可少，同時(shí)著錄工作也是計(jì)算機(jī)管理中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，它將會(huì)直接影響到計(jì)算機(jī)信息和數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，它是檔案管理重要的前期工作。我國(guó)1986年所頒布的《檔案著錄規(guī)則》就是使著錄工作規(guī)范的根本依據(jù)。在條件各不相同的檔案館自身?xiàng)l件的限制下、且技術(shù)要求不斷提高的情況下，檔案館應(yīng)按照相關(guān)《規(guī)則》來規(guī)范自身檔案管理，并將其與自身實(shí)際情況和計(jì)算機(jī)技術(shù)管理要求相結(jié)合，制定出適宜本館的著錄細(xì)則。

2.4保障檔案檢索查全率、統(tǒng)一分類號(hào)

建立計(jì)算機(jī)檔案檢索的主要目的就是為了人們的檔案檢索需求，這也是實(shí)行計(jì)算機(jī)檔案管理的優(yōu)勢(shì)。為了確保完整性的檔案檢索，我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)我國(guó)的檔案分類法制定出適宜的檔案檢索實(shí)施細(xì)則。加強(qiáng)檔案分類過程中的校審力度，及時(shí)校驗(yàn)糾正檔案分類人員錯(cuò)誤。統(tǒng)一檔案人員工作標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2.5提高檢索查準(zhǔn)率、規(guī)范題名

只有完善檔案分類號(hào)才能使檢索查全率得到保證，進(jìn)一步保證檔案檢索查全率。而單單依靠檢索查全率是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，同時(shí)還應(yīng)保證檢索查準(zhǔn)率。所以必須在著錄時(shí)進(jìn)行檔案的統(tǒng)一規(guī)范題名。而規(guī)范題名必須要抓住題名的要點(diǎn)和原則，也就是要避免出現(xiàn)文不對(duì)題、內(nèi)容混淆以及計(jì)算機(jī)識(shí)別不清等情況的發(fā)生。例如將要題名的文種、事由和責(zé)任者等填寫完整。若無完整的題名要素，就應(yīng)將其補(bǔ)齊，而對(duì)于題名冗長(zhǎng)的就應(yīng)刪除多余贅詞。同時(shí)也應(yīng)將影響檢索準(zhǔn)確率的文種統(tǒng)一文種。并利用計(jì)算機(jī)的獨(dú)特功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的時(shí)間、地點(diǎn)和人名實(shí)行分別著錄，為日后的檢索工具的制作奠定基礎(chǔ)。

3、加快現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)進(jìn)程，做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是檔案基礎(chǔ)工作中一項(xiàng)重要工程，而建館歷史悠久綜合性檔案館，其館藏較為豐富，案卷著錄工作量較大、工作極為復(fù)雜。因此必要要建立一套完整、科學(xué)且規(guī)范的工作方法及程序，避免因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而造成的現(xiàn)代化檔案管理工作進(jìn)程緩慢、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)無法錄入的現(xiàn)象。抓好檔案管理著錄“多”、“快”、“好”工作要點(diǎn)。

3.1明確工作重心

為了充分發(fā)揮檔案對(duì)社會(huì)作用，使其為社會(huì)所用，這就是實(shí)施檔案管理的目的之一，而利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理檔案則可以有效提高檔案利用率。在綜合性檔案館中推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理則應(yīng)按照卷宗內(nèi)容價(jià)值大小、重要程度、開放程度和利用率的高低，對(duì)于那些社會(huì)利用率較高、核心檔案實(shí)施優(yōu)先整理。從而促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作的社會(huì)利用率和計(jì)算機(jī)化進(jìn)程。

3.2實(shí)施分級(jí)次著錄整理

按照三個(gè)層次實(shí)施檔案著錄整理，對(duì)于一些查考價(jià)值不高或反映問題單一的檔案實(shí)行著錄整理，對(duì)組合級(jí)文件等實(shí)施分級(jí)著錄。以準(zhǔn)確完整的揭示檔案特征和主題內(nèi)容，節(jié)省檔案管理工作人力、財(cái)力和時(shí)間。

3.3對(duì)檔案進(jìn)行分門別類，利用原基礎(chǔ)檔案

檔案基礎(chǔ)好的案卷，只要在此基礎(chǔ)上對(duì)案卷實(shí)施分門別類的管理、著錄，并利用計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行案卷目錄的直接錄入、給予其統(tǒng)一分類號(hào)，從而減少檔案著錄的速度。

結(jié)束語(yǔ)

良好的檔案管理基礎(chǔ)，是建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)。只有做好檔案的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作，才有建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的必要，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

篇9

論文摘要：介紹了廈門電業(yè)局檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景、目標(biāo)、實(shí)施步驟、效果及前景，以供借鑒。

論文關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;文件

近年來，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。

一、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景

當(dāng)前，國(guó)家電網(wǎng)公司加快實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，努力創(chuàng)建一強(qiáng)三優(yōu)(電網(wǎng)堅(jiān)強(qiáng)、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績(jī)優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國(guó)家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進(jìn)檔案管理信息化。2006年，國(guó)家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目2009年，在國(guó)家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點(diǎn)成功。目前，國(guó)家電網(wǎng)檔案管理信息平臺(tái)已成功嵌入國(guó)家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應(yīng)用，廈門電業(yè)局作為國(guó)家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應(yīng)用該檔案管理信息平臺(tái)。

廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為國(guó)家一級(jí)，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進(jìn)單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進(jìn)集體稱號(hào)。截至2010年底，共有綜合檔案室1個(gè)，二級(jí)綜合檔案室17個(gè)，共有文書、科技、會(huì)計(jì)檔案近30萬卷(件)，機(jī)讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。

但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重，無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫(kù);三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無法保證文件的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動(dòng)化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)檔案管理的要求。因此，急需通過深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)來破解上述問題和難題。

二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo)

福建省電力公司根據(jù)自身工作實(shí)際，在國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進(jìn)技術(shù)對(duì)軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深度開發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實(shí)現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時(shí)，福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進(jìn)行自行定制，減少了因業(yè)務(wù)變動(dòng)而導(dǎo)致的二次開發(fā)費(fèi)用和時(shí)間，極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。

檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會(huì)、企業(yè)知識(shí)、部門知識(shí)、個(gè)人知識(shí)、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識(shí)模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過程的記錄。

用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、落實(shí)政策、個(gè)人取證等不同目的進(jìn)行檔案檢索。檔案管理信息平臺(tái)內(nèi)嵌智能操作平臺(tái)(IDOL)，在檢索的同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行智能理解，主要完成檔案內(nèi)容資源的各項(xiàng)分析服務(wù)，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等，從無序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律，進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。此外，還有一些特殊應(yīng)用，例如，檔案分類并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類方法，而是在按業(yè)務(wù)活動(dòng)劃分類別的基礎(chǔ)上，綜合運(yùn)用了機(jī)構(gòu)級(jí)別、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標(biāo)準(zhǔn)。

檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。

三、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟

第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(RecordsContinuum)模型注重文件運(yùn)動(dòng)過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對(duì)于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺(tái)的接口，使系統(tǒng)能自動(dòng)獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸;第三，對(duì)于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對(duì)于基建、設(shè)備檔案，在工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就同步確定項(xiàng)目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。

第二步：引入知識(shí)管理理論。知識(shí)管理(KnowledgeManagement)是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識(shí)資源，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)涵的知識(shí)，應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：

第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對(duì)于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。

第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動(dòng)提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺(tái)中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動(dòng)發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務(wù)即將平臺(tái)的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺(tái)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái)，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。

第三步：實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對(duì)掃描的文件進(jìn)行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用

四、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后的效果和問題

檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個(gè)人電腦上輕點(diǎn)鼠標(biāo)，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實(shí)現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡(luò)一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲(chǔ)、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡(luò)上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、檢索方便快捷、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財(cái)力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強(qiáng)了檔案服務(wù)的實(shí)時(shí)性、實(shí)用性、安全性和保密性，實(shí)現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務(wù)人性化，滿足用戶對(duì)檔案信息快速傳遞和高度共享的實(shí)際需求。檔案管理信息平臺(tái)是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段，它將傳統(tǒng)管理手段和先進(jìn)技術(shù)手段有機(jī)結(jié)合，注重電子文件管理、檔案管理的先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)，樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念，充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務(wù)功能，推進(jìn)了檔案管理高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理從保管范式向后保管范式的變革，真正實(shí)現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新。

因檔案管理信息平臺(tái)在廈門電業(yè)局上線運(yùn)行時(shí)間不長(zhǎng)，普及性不強(qiáng)，應(yīng)用用戶人數(shù)不多，有待進(jìn)一步宣傳推廣;檢索功能過于簡(jiǎn)單，有待廣泛征求用戶意見后，進(jìn)一步完善;其他應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)接口尚未建立，有待進(jìn)一步建設(shè)實(shí)施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務(wù)等應(yīng)用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設(shè)。

五、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的前景

篇10

數(shù)字化檔案的憑證價(jià)值，取決于元數(shù)據(jù)的整體性，如果對(duì)于某份數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)整體中某一項(xiàng)元數(shù)據(jù)缺失，那么該份數(shù)字化檔案的憑證價(jià)值也就喪失。因此元數(shù)據(jù)的實(shí)施一定要標(biāo)準(zhǔn)化，要想保證元數(shù)據(jù)在實(shí)施中的整體性，只能依靠標(biāo)準(zhǔn)化。

1數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵

在現(xiàn)有的國(guó)際、國(guó)內(nèi)、行業(yè)等標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析，這些是針對(duì)具體的數(shù)字化檔案類型、用戶、業(yè)務(wù)管理流程等采用科學(xué)的方法所進(jìn)行的元數(shù)據(jù)模型中元數(shù)據(jù)功能項(xiàng)的設(shè)置分析及對(duì)其描述的過程。這個(gè)功能的意思是要基于元數(shù)據(jù)元素、元數(shù)據(jù)模型。根據(jù)這一定義，應(yīng)該明確的是，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求首先是一種功能需求，需要確定需求分析的信息源并施以科學(xué)的方法。

2 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源

數(shù)字化檔案管理需求分析的信息源，是以數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息來源范圍為主要的另外包含權(quán)威性文獻(xiàn)、數(shù)字化檔案本身、用戶等。

就其本身而言的話，數(shù)字化檔案的分類豐富，有多媒體數(shù)字化檔案、視頻檔案、音頻檔案、圖像、圖形檔案盒數(shù)字處理檔案，因此，其信息源范圍可以是關(guān)于字處理檔案、圖像檔案、圖形檔案、音頻檔案、視頻檔案以及多媒體數(shù)字化檔案的管理元數(shù)據(jù)范圍的需求分析。

針對(duì)權(quán)威性文獻(xiàn)而言，權(quán)威性文獻(xiàn)可以分為法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、規(guī)范、最佳實(shí)現(xiàn)及理論等，因此，其信息源的分析范圍可以是國(guó)內(nèi)外的有關(guān)文件管理、檔案管理和數(shù)字化檔案管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、最佳實(shí)踐及理論中存在著的有關(guān)對(duì)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析。

針對(duì)用戶而言，信息源的分析范圍可以是對(duì)文件管理者、檔案管理者、數(shù)字化檔案管理者、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理員以及數(shù)字化檔案利用者所提出的分析方法。

3 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析方法

在數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)領(lǐng)域中，對(duì)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)進(jìn)行需求分析，要采用科學(xué)的方法才能保證其分析的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。筆者認(rèn)為，有兩類方法：一類是自上而下演繹分析法；另一類是自下而上歸納分析法。

3.1自上而下演繹分析法

3.1.1文獻(xiàn)參考法

文獻(xiàn)參考法，以“文獻(xiàn)”形式表述有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、規(guī)范等，以保證符合現(xiàn)行法律的規(guī)定，是從“文獻(xiàn)”的抽象到具體數(shù)據(jù)元的確定的方法。主要是從所涉及文件管理的文獻(xiàn)中概括出數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的需求。美國(guó)匹茲堡大學(xué)的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目是運(yùn)用此法的主要代表項(xiàng)目，該項(xiàng)目主要研究文件管理的中憑證要求（簡(jiǎn)稱《baC項(xiàng)目》）。

3.1.2理論推導(dǎo)法

從文件管理理論出發(fā)進(jìn)行歸納演繹，以層層遞進(jìn)的邏輯來驗(yàn)證數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的合理性，即是理論推導(dǎo)法。

目前流行的文件管理理論主要有：文件連續(xù)體理論、文件生命周期理論和文件運(yùn)動(dòng)理論。不論采取哪種理論作為我們的研究依據(jù)，都對(duì)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求均具有一定的指導(dǎo)意義。

以澳大利亞元數(shù)據(jù)研究項(xiàng)目《教育、研究與產(chǎn)業(yè)合作項(xiàng)目》（SPIRT project）為例，他們所制定的元數(shù)據(jù)主要依據(jù)澳大利亞所獨(dú)創(chuàng)的“文件連續(xù)體理論（records continuum thinking）”；而加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)研究項(xiàng)目《數(shù)字化檔案完整性保存項(xiàng)目（UBC）》則依據(jù)的是文件運(yùn)動(dòng)理論理論。按照我國(guó)目前的檔案管理相關(guān)理論，我們要采取在我國(guó)比較流行的文件生命周期理論。

3.2自下而上歸納分析法

3.2.1調(diào)查訪問法

通過對(duì)文件創(chuàng)建人員、文件管理人員等相關(guān)的專業(yè)人員等進(jìn)行跟蹤訪談和數(shù)據(jù)分析，按照用戶的實(shí)際需要，在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上得出數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求。另外用到此方法的是在跨國(guó)聯(lián)合項(xiàng)目――文件永久性憑證性問題在電子系統(tǒng)里的應(yīng)用（簡(jiǎn)稱INTERPARPES）。

3.2.2流程實(shí)際法

按照檔案實(shí)際管理的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，通過數(shù)字化檔案在管理過程中的運(yùn)動(dòng)為分析的切入點(diǎn)進(jìn)行需求分析。研究者持有這類分析方法會(huì)認(rèn)為文件管理流程和元數(shù)據(jù)是分不開的，所以，要理解元數(shù)據(jù)，就要緊緊聯(lián)系數(shù)字化檔案管理流程實(shí)際，值得注意的是，不是傳統(tǒng)的手工管理業(yè)務(wù)流程。

以上方法各有優(yōu)劣，如文獻(xiàn)參考法，可以從宏觀上保證建立的數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)具有合法性和憑證性，但建立的標(biāo)準(zhǔn)過于寬泛；理論推導(dǎo)法，可以保證其合理性和系統(tǒng)性，但建立的標(biāo)準(zhǔn)偏向理論性，實(shí)用性不強(qiáng)；基于用戶訪問法建立的標(biāo)準(zhǔn)，其實(shí)用性和操作性較好，但缺乏完整性與系統(tǒng)性；流程實(shí)際法，即使具有可行和運(yùn)用性范圍依舊被局限。所以說，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析時(shí)，需要綜合作用各類所學(xué)多種方法分析需求，而不是孤立、單一的只作用一種方法，這樣做才可能滿足數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)更全面和客觀的需求。

4關(guān)于數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析體系模擬建構(gòu)

在以上探討數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵、信息源及方法的基礎(chǔ)上，筆者嘗試模擬建構(gòu)需求分析體系。

首先，根據(jù)具體行業(yè)、應(yīng)用領(lǐng)域的目標(biāo)與特點(diǎn)，確定數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文獻(xiàn)（規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)）、數(shù)字化檔案本身、用戶、數(shù)字化檔案管理業(yè)務(wù)流程等方面。其次，對(duì)需求分析信息源進(jìn)行分類整理、審讀，綜合采用科學(xué)的方法對(duì)信息源進(jìn)行分析，簡(jiǎn)練出數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)的需要并形成需求陳述。再次，針對(duì)各需求陳述進(jìn)行元數(shù)據(jù)的提煉，將提煉到的元數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，再將具體的元數(shù)據(jù)納入到分析框架。最后，判斷元數(shù)據(jù)元素項(xiàng)的設(shè)置，形成數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)體系模型。

參考文獻(xiàn)：

[1]陰龐龍，何景武. 大型客機(jī)構(gòu)型管理研究[J]. 民用飛機(jī)設(shè)計(jì)與研究，2009（S1）