導語：如何才能寫好一篇檔案管理要點，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】病理；檔案管理

【中圖分類號】 R197.32 【文獻標識碼】B 文章編號：1004-7484（2012）-04-0584-01

醫(yī)院病理檔案管理是病理工作的重要組成部分，是體現(xiàn)醫(yī)院管理水平的標志。隨著國家醫(yī)療保險及大病統(tǒng)籌政策的實施，病理檔案的利用率逐年上升，因此必須做好病理檔案管理工作。

1.病理檔案管理在醫(yī)院管理中的重要作用。

病理檔案為臨床提供了大量資料，管理工作的好壞直接關系到醫(yī)院病理科及各臨床科室的發(fā)展。是醫(yī)院各項工作的橋梁和紐帶，病理檔案資源和其他檔案資源一樣隨時轉化為社會效益和經濟效益，讓病理檔案發(fā)揮最大限度的價值，為臨床、患者和社會服務。

2.病理檔案管理在病理工作中的要求

2004年出版的《臨床技術操作規(guī)范》病理學冊中明確規(guī)定：各種文字及非文字資料門診患者應保存15年，住院患者保存30年。因此病理工作人員必須嚴格按照《檔案法》和《檔案實施細則》認真對待病理檔案，由專人負責管理這些病理檔案資料。

3.病理檔案管理要制度化

在檔案管理的各個步驟各個環(huán)節(jié)建立科學的統(tǒng)一的規(guī)章制度。①制定申請單、玻片、蠟塊歸檔、移交接受制度。②制定檔案保管、借閱制度。嚴格按照檔案管理的要求制定借閱辦法，嚴格登記借閱時間，借閱編號，嚴禁損壞或丟失。③制定檔案庫房管理制度，不同資料分別保存，積極采取防火、防盜、防水、防蟲、防霉、防日曬等措施，從根本上確保檔案安全。④制定檔案保密制度。檔案管理人員應嚴格遵守保密法，遵守醫(yī)務人員行為道德隱私。⑤制定到期檔案銷毀制度。明確銷毀檔案的程序。

4.病理檔案管理規(guī)范化原則

從申請單登記，取材記錄，大體標本照相及標本制作和保存，申請單裝訂、編號、玻片、蠟塊裝盒等嚴格按標準操作。

5.信息化是病理檔案管理的必由之路

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計算機管理成為必由之路，因其儲存量大、方便、更便于管理、教學和科研。

6.病理檔案可以作為科研檔案保留

病理檔案具備科研檔案的原始性和可靠性，便于日后查閱，具有一定的科研價值。

7.病理檔案管理要做到完整保留文字資料、實物、電子資料，缺一不可

因病理檔案的特殊性，不僅需要完整保存文字資料，還要有玻片、蠟塊等實物，這就要求病理檔案要做到紙制檔案，實物和電子檔案并存的發(fā)展方式。

8.病理檔案管理要注意一定的保密性

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關鍵詞：醫(yī)保檔案管理；信息化建設；必要性；要點解析

伴隨著醫(yī)保制度的不斷完善，對醫(yī)保檔案管理工作也提出了更高的標準，特別是醫(yī)保檔案是保障參保人員“保障一生、記錄一生、服務一生”重要載體。當前處于信息化時代，全面實現(xiàn)醫(yī)保檔案管理信息化建設，不斷改進醫(yī)保檔案管理方式，對于提升醫(yī)保檔案管理水平和能力具有非常重要的作用。

1 實現(xiàn)醫(yī)保檔案管理工作的信息化的重要性闡述

1.1 從整體上將檔案管理水平進行提升

在實施檔案管理的信息化建設過程中，可以在相對繁雜的工作中，使得管理工作者獲得解脫，改善以往單純的編寫目錄并整理、保管檔案等環(huán)節(jié)，同時能夠實施收集、編研檔案等工作，進而最大程度的利用醫(yī)保檔案，開發(fā)出有價值信息，切實的發(fā)揮出管理醫(yī)保檔案的價值。此外，能夠推動實現(xiàn)征繳擴面工作的平穩(wěn)順利展開，確保基金的安全可靠，并促進醫(yī)保制度獲得不斷的健全和完善。

1.2 不斷規(guī)范檔案管理工作內容

傳統(tǒng)形式的醫(yī)保檔案管理工作，通常將管理方式以手工管理展開，包括收集、整理、歸類、編號、入檔、儲存、保管、借閱等環(huán)節(jié)。采取此種檔案管理模式，一方面增加了工作量，另一方面降低工作效率，而且增加勞動力，所以導致不能夠良好的發(fā)揮出檔案管理工作的重要性和職能與價值。在進行信息化建設以后，推動醫(yī)保檔案的管理工作具備網絡化特點，而且聯(lián)合實時化和自動化，相關工作者只需于電腦上錄入需要的數(shù)據(jù)信息，便可輕松的獲得共享，進而促進了管理工作效率的提升。同時，實現(xiàn)醫(yī)保檔案管理工作的信息化，于檔案管理系統(tǒng)內可以實際需要作為基礎依據(jù)，將檔案庫內信息進行自動生成，并且能夠做出數(shù)據(jù)報表。此外，通過此種途徑，可以在檔案管理系統(tǒng)內實施相關內容的查詢以及檢索，可進行閱覽等內容，進而有效的縮減管理檔案花費的時間，對信息展開良好的管理與控制。

1.3 服務領導決策工作，為群眾提供優(yōu)質服務

醫(yī)保檔案管理工作者經分類編碼有關業(yè)務的檔案并進行整理，能夠為各級領導制定醫(yī)保政策提供有價值的依據(jù)，同時對于有關的決策工作獲得數(shù)據(jù)信息。在檔案管理于信息化的基礎上，領導可經計算機作為渠道將檔案信息獲得及時的掌握和了解，在決策制定期間作為參考。此外，以信息化方式實施檔案的管理工作，也可以將有關醫(yī)保歷史資料提供給群眾，使服務工作獲得普遍的滿意度，適應參保需求。

2 醫(yī)保檔案管理信息化建設工作中存在的問題探究

2.1 重視度較低

綜合現(xiàn)在的醫(yī)保檔案管理信息化建設工作現(xiàn)狀，存在的住院問題是信息化建設認識度較低、管理工作者綜合素養(yǎng)不高等。很多人對于實現(xiàn)醫(yī)保檔案管理信息化建設不具有正確的、充分的認知度，并且對其實現(xiàn)的必要性無準確定位，觀念相對落后。通常多數(shù)管理工作者認為工作內容較為枯燥、服務對象較為廣泛，所以缺少工作積極性，導致阻礙信息化進程。同時，對于老職員而言，掌握的計算機等先進技術不夠熟練，年輕職員又對檔案管理中的理論及方法等內容掌握不充分，加之有關培訓工作僅僅是表面形式，所以相對影響了醫(yī)保檔案管理的信息化建設。

2.2 缺乏規(guī)范性

當前，醫(yī)保檔案管理的信息化建設內容雖然已經獲得一定的重視度，并漸漸改善管理模式，積極引進先進性的技術設備，完善了醫(yī)保檔案的管理系統(tǒng)。但是以上工作只是在形式上獲得完整，實施期間卻將標準化的檔案信息資源有所忽略。例如，對于軟件的實用性以及通用性等，還應該進一步加強完善并做到統(tǒng)一，如果不能落實同其相匹配的規(guī)范標準，即使具有先進設備以及系統(tǒng)，也不能得到良好的應用，延緩信息化建設發(fā)展速度。

2.3 安全保密性較差

科技的不斷發(fā)展提出了醫(yī)保檔案管理信息化建設的需求，但在此期間，對于安全保密工作也產生一定的困難性，泄密風險不斷加大、泄密渠道逐漸增多。在檔案信息泄露的情況下，一方面會降低醫(yī)保檔案管理工作的效率，另一方面更重要的是對于參保人員自身利益會構成嚴重的威脅和影響。

3 醫(yī)保檔案管理實現(xiàn)信息化建設的要點分析

3.1 重視管理工作者素養(yǎng)的培養(yǎng)和提升

進行醫(yī)保檔案的管理信息化建設工作中，構建信息化人員團隊是重要環(huán)節(jié)。所以，伴隨檔案管理中應用到的諸多信息化技術，對于相關管理工作者而言，通過主動的學習并掌握熟練的配套技術，將業(yè)務素養(yǎng)、能力水平不斷提升，充分的做到與時俱進是關鍵?；诖?，應該積極的展開培訓工作，不斷強化及提升信息化建設意識度，將工作者的工作熱情不斷激發(fā)，使其具有飽滿的工作熱情認真工作，充分利用信息工具實施檔案信息管理工作，切實將醫(yī)保檔案管理信息化水平提高。

3.2 推動落實醫(yī)保檔案數(shù)字化管理

信息化建設期間，應該嚴格的遵循管理制度化以及標準化、程序規(guī)范化等原則管理信息資源，因此實現(xiàn)數(shù)字化管理至關重要。首先，構建檔案信息數(shù)據(jù)庫服務，并以統(tǒng)一標準、規(guī)范操作作為基礎依據(jù)，保障管理工作有效展開；其次，實現(xiàn)醫(yī)保檔案資料兼容于數(shù)據(jù)，使得醫(yī)療保險檔案可以進行資源共享，切實提升醫(yī)保檔案數(shù)字化的管理價值；最后，因為檔案具備連續(xù)性特點，電子檔案文件也存在連續(xù)性，所以在轉換信息化期間應該對一些檔案資源進行擴充，完善原有醫(yī)保檔案信息，獲得不斷健全檔案資料庫。

3.3 開發(fā)利用智能化檢索系統(tǒng)，提升網絡安全性

不同的醫(yī)保檔案信息使用者于信息需求上具有一定的差異性，基于此種形式，應該注重提升醫(yī)保檔案管理信息化建設的質量，通過不斷的開發(fā)以及應用智能化檢索系統(tǒng)實現(xiàn)質量的提高。經過利用先進的智能化檢索系統(tǒng)，不同應用者展開相應的信息查詢，進而滿足個體需要。此外，需要嚴密控制醫(yī)保檔案管理網絡資源的安全性，以網絡訪問控制舉措保護并防范網絡安全。

4 結語

社會經濟的不斷發(fā)展對于醫(yī)保檔案管理工作提出了信息化管理的要求，為了充分實現(xiàn)醫(yī)保檔案信息化管理，使其可以與時俱進，應該加強相關管理工作者的重視度，通過開拓創(chuàng)新促進提升醫(yī)保n案管理的信息化建設水平，進而提供給醫(yī)保事業(yè)更全面、更優(yōu)質的服務，使醫(yī)保檔案管理工作平穩(wěn)健康的運行。

參考文獻

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關鍵詞：農機站；財務檔案管理；工作要點

隨著我國農業(yè)機械化的發(fā)展，農業(yè)技術推廣站與安全監(jiān)理站的建設體制也在不斷的完善，農機站在職務和責任上也擔負著推動我們農業(yè)機械化全面發(fā)展的重要使命。我國近年來，農業(yè)機械站的增多，有必要把農業(yè)機械站財務檔案管理工作這一新研究課題進行系統(tǒng)化研究，對加強我國農業(yè)機械管理、農業(yè)機械推廣及安全監(jiān)理相關流動資金管理以及農業(yè)機械作業(yè)成本核算管理都有非常重要的研究意義。

1 我國農業(yè)機械站的發(fā)展現(xiàn)狀我國農業(yè)機械站的發(fā)展現(xiàn)狀

建國以后，我國對農業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展制定的明確的發(fā)展方向，發(fā)展科教興農、農業(yè)機械化成為我國農業(yè)發(fā)展的新課題。80年代初期，我國農業(yè)機械推廣和業(yè)務監(jiān)理還處在發(fā)展初期，在管理制度以及人員分配上仍十分薄弱，近幾年來，農機站在建設數(shù)量以及專業(yè)是技術人員上都在成倍的增加，由過去的單一技術推廣擴大到技術、物資、信息咨詢、企業(yè)協(xié)同發(fā)展、技術培訓以及經營服務等方面，辦公場所在不斷的擴大，活動陣地也伸展到農業(yè)生產的各個領域。運營范圍的擴大，相應的經濟收入也在不斷的提高，站內的固定資產和流動資金也初具規(guī)模，已經形成具有特定性質的經濟實體。農機站的良好發(fā)展勢頭便會相應的需要系統(tǒng)的財務管理制度來維持。但是，由于現(xiàn)在發(fā)展變化速度較快，財務管理在體制上仍存在與之不相適應的現(xiàn)象。農機站財務管理人員的專業(yè)素質仍然有待提高、管理制度在科學規(guī)范上需要進步的完善，少數(shù)單位財產管理資金運用上仍然存在問題。加強濃機站的財務檔案管理水平，對推動我國農業(yè)的健康發(fā)展，振興農業(yè)技術推廣事業(yè)都有重要的地位作用。實踐證明，加強財務管理水平，可以從水平、效益上提高農機站的建設質量，不斷的增強其經濟運作能力，反過來作用與各項生產活動，從而加速新技術、新知識的推廣，推動我國農業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展。

2 農機站財務檔案管理工作要點

2.1 運作信息檔案管理

財務檔案管理信息記錄包括對農機站日常工作預算、財務狀況、收入與支出、財務管理制度、經濟核算信息、農業(yè)機械周邊費用、流動資產分配分案等，檔案的記錄對加強國有資產管理、防止資金的流失、完善控制與監(jiān)督有著重要的信息參考、管理、方案制定與修改指導價值。其中對農業(yè)機械的財務信息管理尤為重要，也是農業(yè)站體制財務管理的主要服務目的，其包含以下幾個方面：

2.1.1 農業(yè)機械的ID化財務檔案信息管理

ID化管理指的對農業(yè)機械根據(jù)其不同的設備種類和設備型號進行分類具體化檔案歸類管理。每一單一機械以及型號設置單獨的ID數(shù)據(jù)庫，分別記錄機械的價值變化、具體使用單位、機械運行情況以及維修信息等。價值變化的記錄，應當包括機械的采購信息、機械使用產生的價值損耗以及價值的恢復（維修）。實用參數(shù)變動對比記錄方式，對機械的具體使用日期、使用的單位信息、機械操作負責人統(tǒng)一錄入。對設備的修理的具體日期，產生的費用以及修理次數(shù)都詳細的歸檔在機械ID信息庫中，并定期的根據(jù)跟蹤信息及時更新，反映出機械的最新使用狀況，以合理的分配經濟預算并計算經濟投入所對應的價值變化。檔案信息應做好備份，一份為固定資產明細由會計保管，一份為隨機更新資料庫，由具體負責人進行信息的跟蹤和更新。

2.1.2 機械保養(yǎng)信息檔案管理

機械保養(yǎng)是保征機械完整和延長使用年限的必要措施。 保養(yǎng)工作雖然是機務人員的職責，但是，財會人員應當進行必要的監(jiān)督。按照機務操作規(guī)程，定期考核機務人具的保養(yǎng)記錄信息，一方面可以促進機械保養(yǎng)工作，另一方面，通過了解機械保養(yǎng)中的原材料和工時的消耗，有利于促進人力和物力的節(jié)約。

3 預算財務檔案管理

單位預算檔案管理是指對農技推廣站根據(jù)事業(yè)發(fā)展計劃和任務編制的年度財務收支計劃進行統(tǒng)一檔案管理。要根據(jù)當?shù)卣⑸霞墭I(yè)務主管部門的要求和本站肩負的新技術試驗、示范、培訓、推廣以及技術承包、經營服務等工作任務的需要，編制單位預算。財政補助額度一經確定，單位預算規(guī)模則由單位根據(jù)資金來源、事業(yè)發(fā)展和工作任務的需要自行確定， 并自求預算平衡。預算檔案管理對于整合分析農機站的資金投入分配，協(xié)助上級單位和農機站本身的整體規(guī)劃提供了指導分析價值，從而保障農機站能夠長期良性的運營。

4 資產檔案管理

資產檔案管理是指對鄉(xiāng)鎮(zhèn)農技推廣站占有或者使用的能以貨幣計量的經濟資源進行信息數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理，其中包括各種財產、債權和其他權利信息。資產包括流動資產、固定資產、無形資產和對外投資等。單位應當根據(jù)國家和地方有關規(guī)定精神，建立健全現(xiàn)金、存款、存貨等流動資產的內部管理制度，并對各種款項及存貨進行定期和不定期的清查盤點， 保證賬實相符。農機站占有和使用的房屋和建筑物、專用設備、一般設備、圖書等固定資產要計價建賬，登記注冊，明確權屬， 加強管理，應當定期和不定期地對固定資產清查盤點，借助計算信息管理軟件，建立信息可檢索和分析數(shù)據(jù)庫，監(jiān)督資產的流入與流出。

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關鍵詞：檔案管理；

Abstract: With the development of our country socialist market economy unceasing development, the project construction is also more and more get further development, how to strengthen the management of engineering data files is a very important work to improve the quality of the project. Project archives management is good or bad, it is directly related to the quality of the projects, the economic benefits of the enterprise. This article from the importance and problems of archives management, probes into some measures for archives management.

Keywords: file management;

中圖分類號：G271

前言：改革開放以來，我國的建設事業(yè)發(fā)展迅速，與此同時，也形成了大量的業(yè)內資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業(yè)的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

一、工程檔案管理的重要性

建筑工程檔案是工程建設、管理的真實記錄,具有憑證和依據(jù)作用。工程檔案資料對于工程的建設、管理、維護、改造等具有不可替代的作用。一項建筑工程從立項、設計、施工、竣工驗收,到運行、養(yǎng)護、維修、改造,一直到拆除,要經過若干不同階段、跨越漫長的時間。在這一過程中會由不同的專業(yè)人員不斷形成各類檔案資料。無論是資料的形成環(huán)節(jié),還是形成后的長期管理過程中,任何紕漏都會給工程帶來隱患,甚至引發(fā)重大責任事故。所以必須加強這項管理工作。同時,檔案資料是工程正常運行的基本保障。完善的檔案資料對于管理單位及其相關人員熟悉工程狀況、搞好養(yǎng)護維修和改造,不斷提高管理水平具有重要的作用。管理不善將會影響工程的安全運行和效益的正常發(fā)揮。

二、建筑工程檔案管理需要解決的問題

1、檔案材料不完整

檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

2、缺乏統(tǒng)一的管理模式

從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3、缺乏復合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質較差，既缺乏檔案管理業(yè)務知識，又缺乏相關的業(yè)務知識，難以適應工作需要。

三、增強檔案意識，轉變傳統(tǒng)觀念，樹立科學理念

建筑工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認識建筑檔案重要性是提高建筑工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，以人為本，貫徹科學發(fā)展觀，建筑檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領導達成共識，齊抓共管，提供建筑檔案管理水平。建筑檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領導的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

四、加強指導和監(jiān)督，完善建設工程檔案管理

做好建設工程檔案管理工作，需要檔案管理部門與建設工程部門的大力合作，密切配合，加強溝通，更需要建設行政管理部門和有關部門的支持和配合。對如何加強指導和監(jiān)督，完善建設工程檔案管理工作建議如下：

1、提前介入

“提前介入”就是在工程項目與檔案館簽定了工程檔案報送責任書后，檔案館指定專人負責對該工程項目工程檔案形成過程的跟蹤指導工作，在建設工程檔案立卷之前，與建設工程部門的檔案員了解工程的情況。根據(jù)工程的實際情況，制定歸檔范圍、分類方法、編制標準等等。同時還應對建設工程部門的檔案員進行業(yè)務培訓，讓檔案員對應歸的材料有大致的了解，并且提醒保留照片等材料，同時對電子文件的歸檔也應有交待。

2、全程參與，工程與歸檔同步進行

施工階段產生、形成的工程系統(tǒng)質量保證性材料是建設工程檔案的核心部分，這些材料直接記述和反映工程建設的內在結構和質量，檔案管理部門應以高度的責任感深入實際、積極主動地檢查、督促有關施工管理部門和責任人。使其及時做好收集工作，最大限度地確保該階段工程質量保證材料與所記錄的對象保持一致：要做到這一點，在具體管理工作中應堅持“三同步”。首先，堅持建立施工現(xiàn)場監(jiān)督機構與工程開工同步。其次，要堅持項目歸檔材料的收集、積累與結算施工進度款同步。再者，要堅持施工現(xiàn)場預立卷與施工進程同步。堅持施工現(xiàn)場預立卷，使它與項目的實際工程進程同步。檔案驗收應重點檢查：工程前期文件、各種隱蔽工程記錄、設計基礎文件、施工技術文件、竣工圖文件、事故處理文件、質量檢驗評定文件、監(jiān)理工作文件和各項專業(yè)驗收文件，檢查檔案內容是否齊全、手續(xù)是否完備、質量是否符合歸檔要求等。檔案工作人員應站在維護和確保建設工程檔案完整、準確、系統(tǒng)和安全這一高度，敢于項真，嚴肅認真地把好這最后一關。

3.建設工程部門應把好檔案驗收關，確保案卷質量

文檔資料收集不全、原始記錄丟失，是工程檔案不達標的首要原因。為解決好這個問題，應把檔案管理納入工程管理當中，嚴格建檔全過程的控制，保證建設與建檔同步進行，定期或不定期對工程檔案進行檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，予以現(xiàn)場指導改正以外，還將檢查結果及整改建議通報各有關部門及參建單位，限期整改。對工程檔案的驗收，工程監(jiān)理人員、相關業(yè)務管理人員與檔案管理人員密切配合，嚴格把關。工程監(jiān)理人員和相關業(yè)務管理人員的主要任務是檢查檔案所記錄內容的真實性和完整性，檔案管理人員則側重于竣工圖和文件材料的收集齊全、分類的準確性和組卷排列的系統(tǒng)性。對不合格的檔案，給予指導意見，限期整改，直至合格為止。

五、加強培訓，提高檔案人員業(yè)務素質

檔案人員的業(yè)務素質對做好檔案管理工作起著關鍵作用。施工單位的檔案管理人員多以兼職為主，即使是專職的資料員，其檔案業(yè)務專業(yè)水平也是非常有限，加上人員流動頻繁，對檔案管理工作帶來很多負面的影響。因此，建設工程部門有計劃、有重點地對參建各方檔案管理人員進行培訓，使他們增強了檔案意識、熟悉檔案管理規(guī)范、熟練掌握檔案業(yè)務知識。

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1 辦公自動化環(huán)境下的文檔管理優(yōu)勢

在實踐研究中發(fā)現(xiàn)我國目前實施的辦公自動化文檔管理的優(yōu)勢主要在三個方面，這三個方面對于促使文檔管理的順利實施都起到非常重要的作用。在這種情況下就需要對現(xiàn)在社會上實施的辦公自動化條件下的文檔管理進行全面研究，保證其在我國社會發(fā)展中有更加廣泛的應用，在這里筆者就針對于辦公自動化環(huán)境下的文檔管理中存在的三方面優(yōu)勢進行詳細的論述。

第一，目前在我國社會上各個企業(yè)中實行的文檔管理大多數(shù)是使用計算機進行的，在這個過程中主要是利用計算機自身靈活性進行實施的。在目前使用計算機進行文檔管理和傳統(tǒng)的紙質檔案管理進行比較，發(fā)現(xiàn)在檔案管理過程中使用的計算機自身具備非常良好的信息處理和存儲功能，也就是說采用計算機進行檔案管理能夠有效減少在進行檔案管理中投入的時間和人力，減少處理檔案的復雜性，從而達到提升文檔整理和歸納的速度。另外在進行檔案查找的過程中還能夠有效利用計算機自身具備的檢索功能，有效減少在進行檔案查找過程中投入的時間。在這個過程中能夠減少人們對檔案的查找時間，主要是因為計算機在接收相應檔案的過程中，在第一時間就對相應檔案進行分類歸納，并對檔案所屬的科室也進行有效過濾。另外在企業(yè)中采取這種檔案管理方式，還能夠大大提升企業(yè)在實施檔案管理上的工作效率。

第二，在對現(xiàn)在企業(yè)內部使用的計算機檔案管理進行深入研究，了解到我國各個企業(yè)內部使用的電子檔案管理方式具備靈活的儲存形式。在辦公自動化的環(huán)境下，相應的檔案管理人員可以將企業(yè)自身涉及的檔案儲存在硬盤、內存卡和光盤等高科技存儲介質中，這種儲存方式并不受環(huán)境的影響，也就是說在任何環(huán)節(jié)下都能夠完成存儲。而且在對這些存儲介質進行全面分析中，發(fā)現(xiàn)這些存儲介質自身存儲范圍都比較大，而且檔案在其中存儲的時間也長于傳統(tǒng)的紙質檔案存儲方式。另外在研究中發(fā)現(xiàn)采取這種存儲方式還能夠地檔案進行密保處理，有效降低不法分子竊取企業(yè)內部檔案的可能性，使得檔案存儲更加安全可靠。

第三，在企業(yè)發(fā)展過程中各個科室、部門之間形成的檔案也存在很大的差異，這就導致采取傳統(tǒng)的紙質檔案存儲還存在一些問題，針對于這一點就可以采用現(xiàn)在社會上使用的計算機檔案管理技術，實現(xiàn)各個部門和科室之間的檔案信息共享，這樣對于促使整個企業(yè)得到更好的發(fā)展起到非常重要的作用。除此之外在進行計算機文書檔案管理的過程中，還能夠有效減少企業(yè)在實施檔案管理中的成本，使得檔案自身利用率得到有效提升。在使用計算機信息技術進步性檔案管理的時候，在相應人員進行檔案查詢的時候，還能夠有效減少相應人員查詢檔案時需要的時間，并且在寫檔案還能夠通過網絡技術進行直接傳送，對實現(xiàn)我國企業(yè)內部檔案的全面化和規(guī)范化都起到不可忽視的作用。

2 辦公自動化環(huán)境下文檔管理的問題

2.1 網絡辦公環(huán)境存在安全風險

在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案的傳輸與共享以網絡為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲上的風險性。為此，如何有針對性的加強電子檔案在傳輸與歸檔上的安全與穩(wěn)定是自動化辦公的關鍵問題。首先，檔案管理者應定期進行辦公設備的軟件、硬件維護、升級與維修，對存檔的文件進行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲的穩(wěn)定性；此外，檔案管理者應當充分發(fā)揮用戶身份驗證、網絡防火墻等加密手段的強大優(yōu)勢，最大限度的提升文檔存儲與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對重要文件進行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。

2.2 電子檔案處理易造成操作失誤

辦公自動化環(huán)境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲與共享上存在一定的安全風險性，因此，檔案管理者應當建立規(guī)范的管理操作規(guī)程與嚴格的檔案管理制度。例如，檔案管理者應當針對電子文檔收集、存儲、傳輸、共享的各個環(huán)節(jié)制定科學有效的操作規(guī)范，避免操作流程中的錯誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應當充分利用現(xiàn)代信息加密技術的強大優(yōu)勢，更要建立嚴格的身份驗證制度與檔案保密制度，通過完善的檔案管理制度彌補檔案加密技術的疏漏與不足。

3 辦公自動化環(huán)境下文檔管理的有效手段

3.1 以保證檔案歸檔的安全為前提

計算機網絡技術的迅猛發(fā)展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網絡病毒等不穩(wěn)定因素威脅著檔案管理的穩(wěn)定與安全。對此，企事業(yè)單位的檔案管理者應當不斷學習并應用最先進的信息安全技術與加密手段。管理者應當設置嚴格的權限，設定可以登錄數(shù)據(jù)庫或服務器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。

3.2 以培養(yǎng)高素質的檔案管理人員為基礎

只有培養(yǎng)一支專業(yè)的、高素質的檔案管理隊伍，才能使現(xiàn)代化的辦公設備得到最大限度的利用。辦公自動化環(huán)境下的檔案管理要求管理人員不僅應當掌握文檔處理方面的基礎知識，還需熟練操作計算機等電子設備，靈活運用辦公自動化系統(tǒng)來實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的編輯、儲存、分類、檢索、傳輸、共享等環(huán)節(jié)。為此，企事業(yè)單位應當定期組織培訓與講座，有效的提高檔案管理者的業(yè)務素養(yǎng)和管理水平。

篇6

【關鍵詞】文書檔案；收集；整理；信息化；管理要點在進行

傳統(tǒng)檔案的管理主要是以紙質材料為儲藏依據(jù)的，但是由于傳統(tǒng)的儲藏方式復雜且安全性不高，不僅降低了工作效率還影響了檔案的相關查閱和使用。除此之外，除此之外，由于傳統(tǒng)檔案的是由紙質的方式來進行書寫和保存的，因此，在進行儲藏時需要大量的空間，如果保存不當?shù)脑挄鸹馂幕蛘弑凰?，不利于檔案的保存和使用，由此可見，檔案信息化管理不僅是適應社會發(fā)展需要的變革，更是檔案管理自身的進步和轉變，在進行房產檔案管理的過程中，不能隨隨便便的進行記錄，只有掌握了信息檔案管理的要點，才能發(fā)揮其優(yōu)勢，才能起到事半功倍的效果，保證房地產行業(yè)健康有序的發(fā)展。筆者在下文中對房產檔案信息化管理要點進行相關的闡述。

1.房產檔案管理的概念

對房產檔案進行信息化的管理，其中包含了眾多的內容，但其中最主要的是對具有保存價值的文件材料進行管理。房產檔案中，文書是其中必不可少的組成部分之一，對過去以及當前的房產形勢進行有效的記錄，在一般情況下，要求文書檔案具有完整性，其中文號的編寫是必不可少的，并且還包含外來文件、內部發(fā)文、正件、附件等，通過管理人員的收集與整理的過程中，分門別類的進行歸檔。通過房產檔案，可以反映出產權人以及房屋的自然狀況，甚至是土地的使用情況等，其中包含的主要形式有計算材料、文字材料以及公司證照、商標證、照片、聲像、實物、基建檔案等，可以說檔案的載體是十分豐富的。

2.房產檔案的收集

在對房產各類檔案進行收集的過程中，一定要嚴格根據(jù)規(guī)章制度辦事，尤其是要對一些零散的文件進行收集，對于剛剛處理完的文書檔案就要在第一時間進行整理并且將其收集起來，防止在今后使用過程中出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，就當前的實際情況而言，檔案收集工作大多都已經采用現(xiàn)代化的管理方式，計算機是主要的工作載體，將文書檔案重點字段錄入計算機中進行保存，安全管理檔案的概率也就因此得到了進一步的提升。因為房產檔案不同于一般的檔案，其自身具有專業(yè)性以及動態(tài)性的特點，在檔案管理的過程中經常會有對屋面進行丈量以及對土地界限進行認定等環(huán)節(jié)，這些必須要在檔案中得以充分的體現(xiàn)，就要嚴格遵循檔案收集的相關制度規(guī)定，并且J清房產檔案的特點，讓檔案管理處在一種動態(tài)的環(huán)境之中，當前所采用的一種動態(tài)房產檔案管理軟件系統(tǒng)充分體現(xiàn)出了動態(tài)性的特點

3.房產檔案信息化管理主要手段

3.1 完善房地產檔案的信息歸集和查詢，使檔案管理實現(xiàn)信息化和方便化

為了確保房地產信息的全面和準確，就要將房產檔案信息系統(tǒng)與房產交易系統(tǒng)有機地結合起來，一方面將房產交易過程中產生的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統(tǒng)形成文本信息加以保存；另一方面利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進設備將有關資料加以處理成圖像信息方式歸集到房產檔案信息系統(tǒng)中進行管理；原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產數(shù)據(jù)庫。由于房產交易、抵押登記、司法查封、房屋租賃等不同業(yè)務的特點，對房產檔案信息的要求也不盡相同，因此，要建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的強檢索功能，將房屋的坐落、產權人的姓名、房屋的面積、交易的時間、產權的狀況等房屋產權管理中的每一個要素都作為查詢點，從而減輕手工查詢的工作量，提高查詢工作效率，為廣大市民、部門提供高效的信息查詢服務。

3.2 努力推進并實現(xiàn)房產檔案數(shù)字化管理，建立健全全國統(tǒng)一的房地產檔案網絡

我們借助互聯(lián)網的平臺將房產檔案信息傳輸?shù)饺珖鞯?，隨時隨地我們都能查到自己所需要的信息。數(shù)字化緩解了檔案保護與利用的矛盾，提高了檔案的完整性和安全性，提高了辦事效率，方便了人民群眾。相應的，房產檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)要對檔案開放范圍和權限設立相應的訪問權限，對于公眾可以開放的房產檔案，公眾可以在公共網上自行查詢利用，而只可對內部開放的檔案，只能經由房地產檔案人員通過內部局域網進行查詢利用。

我們房產交易處要結合房地產管理部門的特點，制定并完善房產檔案管理制度，修訂本行業(yè)檔案崗位責任制，做到職責分明，層層把關，提高房產檔案的管理質量，全面建立檔案一體化系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享，使檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化，努力推進并實現(xiàn)房產檔案數(shù)字化管理，建立健全全國統(tǒng)一的房地產檔案網絡，并逐漸走向現(xiàn)代化與世界接軌。

4.結束語

綜上所述，房產檔案的信息化管理是不可抵擋的潮流和發(fā)展方向，信息化時代下，我國各個行業(yè)都要向著信息化的管家手段改革和推進，在進行信息化管理的過程中，要對信息進行采集和整理，再結合傳統(tǒng)管理手段優(yōu)點的同時，與現(xiàn)代信息技術相結合，這又這樣才能促進我國檔案管理的進一步發(fā)展和改進，滿足社會主義初級階段對房產檔案的管理需求，提高利用效率，使信息化得到進一步的普及，并逐漸應用到社會得各個方面。是我國的房產管理更加的有序。信息技術在房產管理中的應用，不僅改變了房產檔案管理的模式，實現(xiàn)了房產檔案的動態(tài)化管理，還節(jié)省了大量的人力物力財力，促進了建筑商經濟效益的提升，和建筑行業(yè)的健康發(fā)展，就我國目前形勢來說，房地產行業(yè)的管理是我國現(xiàn)階段的重點管理對象，因此，信息技術的應用，是我國的管理更加的便捷。

參考文獻

[1]譚翠園.網絡環(huán)境下做好房地產檔案管理工作的對策措施[J].經濟生活文摘（下半月），2013（4）.

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【關鍵詞】安全管理 電網管理 重要意義

近年來，電力行業(yè)快速進步，逐漸成為了主導性的能源產業(yè)。居民對于供電的需要在增加，這推動了發(fā)電設施內部容量的擴充。各地電網的建設范圍和面積都有所增大，電壓的級別提高，電網的設施構造也趨于復雜化。許多地區(qū)引進了大機組和自動型的輸電網絡，促進了電網工程的發(fā)展。然而，電力體系內部構造和運轉方式的變更，也導致了停電故障頻發(fā)，系統(tǒng)暴露出較多的隱患，威脅到電力行業(yè)的經營安全。在這樣的狀態(tài)下，需要關注安全管理的必要性，分析并限制電網風險，確保輸電體系的持續(xù)可靠運轉。

1 提升安全性的重要價值

電力行業(yè)，構成了經濟運行的基礎性行業(yè)；電網本身的安全性能，會影響到其他各類產業(yè)，關系到廣大居民的用電穩(wěn)定性。在高速進步的社會中，生產行業(yè)和居民生活對于電力供應的依賴程度在提升，如果用于供電的網絡出現(xiàn)事故，將會給各類企業(yè)和群眾造成較嚴重的損失，導致城市中供電癱瘓。例如：某市區(qū)出現(xiàn)面積較大的停電故障，斷電時間較長，造成商場停業(yè)和部分交通中斷，干擾了市區(qū)居民的正常出行。

用電量的不斷上漲、電網運轉頻率的升高、電網施工的加速、供電體系復雜程度的提高，都在不同層面上威脅到了供電網絡的安全。一旦出現(xiàn)波及范圍大的故障，將會造成斷電等嚴重危害。因此，必須確保管理層面的機制完善，采取多樣的措施，預防斷電現(xiàn)象，降低由于外部損害、電網構造脆弱、控制機制不穩(wěn)而引發(fā)的故障幾率。電網安全事故的根本特點，是具有不確定和危害的屬性，這就顯示出了安全監(jiān)管的重要價值。要科學評估電網的運轉狀況，建立全面性的管理措施系統(tǒng)。

由此可見，電網本身的安全，并非單純的電力生產問題，它還關系到城市的整體穩(wěn)定。作為經營供電網絡的企業(yè)，應當對于電網出現(xiàn)的安全故障負責；電網管理的員工應當提升認識，吸收先進的供電安全技術，降低安全監(jiān)管的事故頻率。

2 引入安全管理的策略

2.1 強化教育

電力企業(yè)應當制作安全管理的知識材料，開展面向員工的宣傳。要定期組織有關電網監(jiān)管的培訓活動，鼓勵員工參與培訓，提高監(jiān)管素質。企業(yè)的電網管理人員，要認識到普及電網安全技術的重要價值，將專業(yè)的管理知識運用于電網工作實際。

有條件的電網企業(yè)，可以開展安全管理的相關講座，向企業(yè)員工和當?shù)厥忻窠榻B管理電網的專業(yè)建議。電網建設的城鎮(zhèn)化趨勢，導致電網工作的安全性逐步受到居民關心。部分市區(qū)由于電網的建設相對滯后，居民對于安全運行電網的常識掌握不多，這就增加了電網故障的幾率。通過大型的安全管理講座，能夠教育市區(qū)居民和企業(yè)職工，強化他們在安全用電和管理上的意識，提升對于安全運行電網的關注程度。

目前，多數(shù)電力企業(yè)都具備了成套的電網監(jiān)管規(guī)則，但部分企業(yè)在宣傳規(guī)則方面力度不夠。企業(yè)應當向每個部門宣傳內部的電網安全制度，幫助員工熟悉管理電網的基本流程和措施，盡力預防用電故障。可以開展企業(yè)內部的座談活動，探究應對電網隱患的對策；鼓勵員工針對電網安全提供建議，改善維護供電穩(wěn)定的措施。可以適當設置討論安全管理的企業(yè)論壇，引導員工表達電網工作中的難題、操作措施等，在共同探究的過程中，提高管理程序的實效性。

2.2 提高技能

操作電網的實際工作，存在較大的危險性；只有接受了專門訓練，并符合技能資格的員工，才可以管理與操作電網。因此，企業(yè)需要關注電網管理的培訓，降低操作事故的發(fā)生機率。

企業(yè)可以為員工播放操作電網的培訓視頻，幫助員工了解施工流程的要點和關注事項。電網在運轉中如果發(fā)生故障，就需要技術人員來修理；操作人員應當熟悉必要的安全事宜，才可以預防施工危險。可以現(xiàn)場拍攝難度較大的操作環(huán)節(jié)，供員工觀看，方便員工記憶操作的關鍵點，并在施工中予以關注。

應當定期考評維護電網的操作人員，判斷他們的技術等級。這樣的做法，可以督促職工改進維護與修理電網的技能?？梢圆扇≈谱饕曨l、錄音等方式，來提升考評的現(xiàn)實效果。通過現(xiàn)場的操作指導，能夠糾正操作人員某些缺乏規(guī)范性的操作行為，避免修理和維護電網時出現(xiàn)意外。

員工要熱心指正彼此操作中的誤差，促進操作技能的共同提高。在錄制操作人員的檢修流程時，可以讓其他員工對這一流程予以指點。在評價的過程中，員工就會發(fā)現(xiàn)某個程序的技術要領，改進自己的操作措施。這樣做可以降低電網檢修中人身傷害的幾率，保護操作人員的切身安全。

2.3 注重維護

在電網工作中，需要隨時對運轉誤差予以指正，并選取合適的設施，檢驗電網的工作故障，反饋監(jiān)管得到的信息。維護這些用于檢驗的設施，有利于識別運轉中的事故和隱患，避免重大性故障的出現(xiàn)。

完善預防誤差的設施，可以及早發(fā)現(xiàn)電網隱患，并治理已經出現(xiàn)的部分故障。通常來講，在電網發(fā)生異常后，應當盡快斷電，或者密封供電線路，防止更多的后續(xù)損失產生。對于預防誤差設施的日常保護，是一項十分必要的工作。通過常規(guī)性的監(jiān)督，能夠在早期識別并清除電網的運行危險，降低故障帶來損害的嚴重性。

在利用輸電網絡的過程中，由于安全檢驗設施等問題，可能導致電網的有效運行功率、通過線路的電流數(shù)值等不符合電網標識。在這樣的情況下，需要認真查看檢驗電網安全性的設施，更新標識的顯示數(shù)值。同時，應當定期對于這部分設施開展維修或者進行處理，更換規(guī)格陳舊的設施。

3 結語

無論是行業(yè)生產，還是居民的正常生活，都無法離開電力的輸送。輸電水平的高低，能夠作為評價地區(qū)發(fā)展狀況的指標之一。電網工作中的安全程度和穩(wěn)定性能，正在日益受到重視，成為確保正常供電的關鍵因素。居民生活的改善，客觀上增大了對于電網輸送能力的需求，也增添了維護電力安全的工作難度。引進安全管理的理念，需要從強化認識開始，落實細節(jié)性的管理措施，消除電網運轉的各種隱患。

參考文獻

[1] 李玉龍. 基于風險理論的電網安全管理[J]. 科技進步與對策，2010（09）.

[2] 王斌. 提高電網安全管理的相關措施研究[J]. 電源技術應用，2013（05）.

[3] 譚文林. 強化安全管理， 保障電網安全穩(wěn)定運行[J]. 華中電力，2012（12）.

篇8

電子文件管理，電子文件歸檔后形成電子檔案的管理，與紙質檔案的管理，有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性。

（一）信息內容數(shù)碼化

電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等信息，按照一定的格式轉換為數(shù)碼或符號，進行存儲、傳輸。紙質檔案通常是由文字、圖形、圖像等直接顯示其信息。

這樣，管理人員對電子文件、電子檔案所記錄的信息不能直接閱讀，要靠通過相應的軟硬件技術還原后才能知曉。管理人員如不借相應的軟硬件技術和相關設備，就無法管理電子文件、電子檔案。

（二）文檔處理一體化

電子文件、電子檔案和電子計算機軟硬件技術及相關設備，有著密不可分的關系。離開了電子計算機軟硬件技術及相關設備，就沒有電子文件、電子檔案可言。這樣，電子文件歸檔和紙質文件歸檔有著截然不同的區(qū)別，紙質檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無須過問或參于管理，無須知道文件產生背景及其印刷等有關技術。待到文件階段的后期，其使用額度不高時，對那些具有長期保存價值的文件，由文書人員進行收集、整理、歸檔，交檔案館或機關檔案室保存。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應軟件和設備。在電子文件設計形成階段，檔案人員就要參于設計，進行指導，使產生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進行統(tǒng)一管理和長期保存；同時還要了解具有長期保存價值的電子文件產生背景、設計思想、數(shù)據(jù)格式、以及相應的電子計算機軟硬件技術等。電子文件形成后，在使用過程中，檔案人員要參與對其管理，熟知在使用過程中發(fā)生的各種情況，并進行積累。要及時按檔案整理、簽定的有關要求，對電子文件進行整理、鑒定、歸檔。否則長時期不過問，相關技術發(fā)生了變化，設備陳舊或更新，原來的電子文件，在新的條件下必然讀不出來，這樣人類活動的真實記錄就可能遭受損失。從管理方面看，電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協(xié)作，才能保證電子文件、電于檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在電子文件時代，文檔一體化管理，勢在必行。

（三）保管保存技術化

電子檔案的保存要比紙質檔案保存復雜的多。紙質檔案只要符合保管、保護條件，就能達到長期保存的目的。而電子檔案長期保存就不那么簡單。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等，這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應的軟硬件技術及背景信息和元數(shù)據(jù)等。電子檔案所依賴的電子計算機發(fā)展很快，設備不斷更新，軟件技術日新月異；其存儲載體性能也不甚耐久，磁性存儲載體常有粘連等現(xiàn)象，光盤也有矯變和保護膜遭受劃傷等現(xiàn)象。這些都是影響電子檔案長期保存的不利因素，需要電子檔案的管理人員認真對待，并且要有一整套的對策、技術和措施。

（四）利用形式多樣化

檔案的開發(fā)利用，是檔案工作者重要任務之一。我們保存檔案的目的，就是為了更好地發(fā)揮檔案的作用，為社會各項事業(yè)服務。對于紙質檔案的開發(fā)利用，我國已有一整套的方針政策和方法。如檔案借閱制度、三十年前的檔案原則開放、公布檔案史料、編研、舉辦檔案陳列展覽等。對于電子檔案的開發(fā)利用，將會出現(xiàn)一系列新問題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。又如電子檔案利用場所，是允許上網利用，還是只限于在檔案館（室）的借閱系統(tǒng)，還有電子檔案的開放年限問題、保密問題、跨國利用問題等等。這些都要根據(jù)電子檔案的特性，制定相應的政策和方法，不能照般紙質檔案開發(fā)利用的政策和方法，而且還要有足夠的軟硬件技術保證才能開發(fā)利用好電子檔案。

篇9

[關鍵詞]企業(yè) 檔案 現(xiàn)代化管理

自從進入二十一世紀以來，電腦等各項具有高效信息化特點的工作裝置就隨之出現(xiàn)了，此時就出現(xiàn)了形式多種多樣的電子格式的資料，在傳統(tǒng)的工作方式中，我們多是依靠筆和紙張來完成工作，不過在現(xiàn)今的時代中，隨之信息技術的發(fā)展，我們已經將這種傳統(tǒng)的方式改良，而這種變化運用到我們的檔案工作中就更加的明顯了。我們如何的確保新時代下檔案工作朝著正確的方向實現(xiàn)科學有效地管理，成為當前我們的工作重點也是一大難點，需要有關機構認真地重視此點。 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，即應用現(xiàn)代管理理論、思想、技術、設備、方法對企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作實行科學管理，提高工作效率和效益，以適應社會政治、經濟、文化、科技發(fā)展對企業(yè)檔案的利用需求。用最簡單明了的語言來說即，花費最小的時間以及各項資源，比如資金等等來獲取最好的收效。

一、 檔案管理規(guī)范化、標準化

檔案管理現(xiàn)代化的前提以及基礎條件就是規(guī)范化和標準化。我們都知道，在過去的方式中，要想開展活動，只能單純的借助紙張以及筆等工具進行，通過多年來的工作實踐我們得到了一系列的完整的工作規(guī)則以及程序等內容，但是我們在新時展的這種工作方法卻非常的排斥我們以前總結得到的那些程序以及規(guī)定等內容。舉例來講，現(xiàn)今使用的電子形式主要的是借助電腦等高科技的信息手段來實現(xiàn)的，我們在對其進行整理運用到時候只能用磁盤的方法對其進行操作，而且它的活動領域除了文件內容之外，還涵蓋它的相應運行體制等。除了這點之外，因為這種方式的獨特性，我們對其進行的各項活動，比如保存或者運用等等的相關方面也和我們過去的方法有非常大的差異。假若企業(yè)檔案部門沒有制定統(tǒng)一的標準作為管理依據(jù)，各基層部門及所屬子公司檔案部門各行其是。因此研究和制定具有兼容性和可操作性的管理標準，堅決貫徹到檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門要按照國國家相關標準對電子文檔進行分類、組卷、著錄、標引，保證歸檔文件齊全完整、分類科學合理，檢索靈活便捷，以適應檔案現(xiàn)代化管理的需要。

二、 檔案信息資源數(shù)字化

我們常常提到的數(shù)字方式具體的指借助電腦一級掃描設備等先進的裝置，把我們實體保存的各項數(shù)據(jù)以及文件信息等通過電子形式展示給大家。實行檔案信息數(shù)字化后，可以通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范理的目的，通過網絡互聯(lián)和館際互借來增加館藏，站在一定的高度上來看，能夠取保相關機構工作所需的數(shù)字形式的信息可以合理的拓展，不管是時間還是地域上的距離，使用人員都能夠通過最有效地時間獲取我們想要了解的文件，這樣就可以打破過去方式中的弊端，也就是不便于管理的問題，因為它有很多的優(yōu)點，首先不會像紙張形式的會占用很大的空間，而且它可以容納非常多的內容，在傳統(tǒng)的方式里這點是做不到的，最后一點是我們不需要做一些額外的花費，具有很高的經濟性能特點。除了上面講述的這點內容以外，單位所需的信息領域不斷擴大。首先，電腦的普遍使用以及其他一些相關的先進技術的進步，帶動了我們過去的以紙張為主的管理方法出現(xiàn)了本質上的發(fā)展，因為我們的相關活動已經慢慢地進入一種不需要紙張，非常簡單有效地方式中。 檔案資源共享是檔案管有計劃、分步驟地對現(xiàn)有傳統(tǒng)載體的檔案信息進行數(shù)字化轉稱?？s微攝影技術和數(shù)碼影像技術的應用為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持?？s微攝影技術就是把大量的紙質文件轉化到很小的縮微品上并制成電子文件；數(shù)碼影像則是通過數(shù)碼相機和光磁轉換實現(xiàn)對影像的高清晰處理。它們有很多的相同的地方，比如通過電腦對信息進行各項確認以及保存或者相應的其他活動等 。這種方式的優(yōu)點是它可以從最基礎的源頭上講我們過去的方式中因為紙張的容量問題導致我們的空間存在嚴重的局限性的特點，這就很好的將我們在開展工作的時候遇到的很多問題很好的處理。

三、 確保技術能夠符合時展

檔案管理技術現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的主要內容，是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等都廣泛運用通訊技術、計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術等現(xiàn)代化科技手段進行操作，實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。同時，企業(yè)檔案工作的組織與管理，要運用現(xiàn)代管理科學的原理，遵循檔案工作客觀規(guī)律，研究和處理檔案管理中存在的各種問題，使企業(yè)檔案管理機制更加科學和完美。

四、確?；A設備符合時代的發(fā)展特點

我們都知道，即使是最優(yōu)秀的員工，如果不給于進行工作所必需的條件，那么他就算是有非常驚人的專業(yè)水平，也不可能做好工作。因此，單位應該將工作所需的設備的各項相關活動放到工作的重點上來抓，只有有了科技含量高的裝置，我們才可以開展有質量的工作。 要根據(jù)企業(yè)各職能部門的工作范疇和職責，設立檔案管理子系統(tǒng)，并與檔案部門聯(lián)網，使其產生的電子文件能安全及時地通過網傳輸?shù)叫畔⒐芾碇行?，再由信息管理中心統(tǒng)一鑒定、整理編目，以保證電子文件的真實性、準確性。

五、 確保從業(yè)人員具有必備的職業(yè)能力

企業(yè)檔案部門應根據(jù)本單位檔案工作的實際需要，加強對檔案人員的專業(yè)培訓，培養(yǎng)他們的知識結構，使之具備良好的政治理論水平、業(yè)務工作水平；強化人才管理，不斷引入競爭機制，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，建立一支適應企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化要求的檔案干部隊伍。檔案管理人員也要加強學習，注重用現(xiàn)代化科學技術武裝自己，增強自己的工作能力，提升自己的業(yè)務水平，掌握檔案管理、計算機管理等技能，以適應新時期企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展要求。

參考文獻：

[1]陳榕.淺述完善企業(yè)流動人員人事檔案管理工作的措施[J].經濟研究導刊，2009（18）

篇10

關鍵詞：營銷；檔案管理；重要性；對策

1 營銷工程檔案管理目前存在的問題

1.1 營銷工程檔案管理人員專業(yè)技術知識普遍缺乏，且兼職較多，人員不穩(wěn)定等，使檔案資料管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料結轉順承流向不清，使營銷工程檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范。各相關收集單位彼此缺乏溝通和聯(lián)系，重視程度及責任心不足，導致適應營銷工程檔案管理新要求方面存在一定的問題。

1.2 營銷工程檔案具有點多面廣、設備分散、型號紛雜不易于收集等特點，再加之施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙及趕工期等原因，人們只重視工程進度，忽視工程過程檔案資料的記錄管理，對檔案資料整理一般都是被動應付。造成了營銷工程檔案工作滯后，到最后形成的施工記錄很有可能一塌糊涂，導致檔案資料收集不全、數(shù)據(jù)不準等問題時有發(fā)生，以至于產生事后補做資料的現(xiàn)象，大大降低工程檔案的真實性、準確性和未來的利用價值。

1.3 營銷工程檔案管理軟、硬件設施落后，新型微機信息化管理手段與傳統(tǒng)的營銷工程檔案紙面存檔管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)，沒有專門達標的檔案庫房，檔案安全得不到保障。檔案保管達不到“八防”要求等問題，嚴重影響了檔案管理的工作效率和應該發(fā)揮的作用。

2 客戶檔案準確化管理的重要性

2.1 客戶基本信息的作用

客戶的基本信息包括客戶的聯(lián)系電話、戶號和戶名等，是供電企業(yè)進行客戶確定并和他們建立穩(wěn)固的供電用電關系的重要根據(jù)。如果客戶基本信息中戶名出現(xiàn)錯誤，供電企業(yè)和他們所建立的相關供電用電關系就會出現(xiàn)紕漏，倘若產生法律訴訟糾紛，在缺乏相關法律依據(jù)的情況下，供電企業(yè)的管理工作會顯得非常被動，有可能使得供電企業(yè)的利益遭到損失破壞。

2.2 客戶用電信息的作用

客戶用電信息包括用電容量、合同容量、客戶類型、用電類別和用電地址等。用電類別是用來對各種用電客戶進行區(qū)分、保證電價正確實行的依據(jù)。如果電力企業(yè)的工作人員由于失誤而使得非工業(yè)用電變?yōu)檗r業(yè)用電，原本應該實行的非工業(yè)電價只能按照農業(yè)電價來實行，那么電費的計算就會出現(xiàn)相關錯誤。

2.3 客戶電源信息的作用

客戶的用電信息包括供電線路、供電容量、電源數(shù)量、電源相數(shù)、供電線路的產權分界點、供電電壓的等級等等。如果客戶用電信息中的供電線路出現(xiàn)名稱錯誤，及時不會對電費計算造成影響，由于在實際供電線路中不能統(tǒng)計該供電客戶所使用的電量，供電線路中的實際售電量將會出現(xiàn)誤差，使得供電線路在計算線損率時準確性不夠。同時，由于供電線路名稱問題，供電公司的合同管理人員在沒有核實的情況下就在合同中草率應用錯誤的線路名稱，如此一來合同中的產權分界點和供電線路會出現(xiàn)錯誤，一旦供電用電雙方在合同上簽字，會發(fā)生一系列嚴重的問題。

2.4 客戶計量信息的作用

客戶計量信息指的是計量點信息、失壓儀信息、互感器信息、電能表信息等供電企業(yè)進行客戶用電正確計量的設備信息?？蛻粲秒姷挠嬃恳暾袷毓?、公平和公開的原則，所以電力計量設備的相關參數(shù)要保證其準確性，計量點的設置和計量方式的選擇應該科學合理，從而促使供電用電雙方能夠互惠互利、公平交易，不然的話會導致計量糾紛的產生。

2.5 供用電合同信息的作用

供用電合同信息能夠對供電用電雙方的義務和權利進行明確，使得雙方的法律責任清晰化，因此合同的條款應該明確化、內容應該準確化。供用電合同作為供電企業(yè)收費的根據(jù)，是相關客戶按時繳納電費的有力保證。

3 客戶檔案完整化管理的重要性

客戶檔案資料的齊全化和完整化能促進供電企業(yè)各種營銷工作的順利實施。如果某個用電客戶具有兩臺250kVA的電力變壓器，而由于電力工作人員的疏忽，在電力檔案上只進行了一臺變壓器的登記，那么就根據(jù)檔案上的一臺變壓器來進行電量和電費的計量，使得電量和電費出現(xiàn)少計，導致電力企業(yè)的利益造成損失。就算是相關檢查人員經過現(xiàn)場檢查及時發(fā)現(xiàn)并糾正了檔案信息，通過電費的補算使得損失挽回，但實際上在此期間，該臺電力變壓器沒有得到有效的監(jiān)督管理，客戶也沒有得到電力企業(yè)全面優(yōu)質的服務。

4 客戶檔案規(guī)范化管理的重要性

客戶檔案指的是供電企業(yè)存檔收集的用來促使供電用電雙方的義務和權利明確化的紙質文書，例如用電一方所提交的申請用電資料、供電用電雙方簽訂的合同、供電一方提出的缺陷通知單、審圖意見單等等。客戶檔案在供電用電雙方的業(yè)務來往中和供電一方的崗位管理者中產生，在進行供電用電雙方糾紛協(xié)調、糾營行為評判中具有重要作用。首先，電力營銷管理工作中客戶檔案的規(guī)范化管理是避免供電一方經營風險的前提和基礎。其次，客戶檔案的規(guī)范化管理能夠促使供電企業(yè)工作人員的個人責任不斷落實。

5 營銷工程檔案管理的對策

5.1 建立營銷工程檔案管理負責制，形成覆蓋工程建設各個方面的工程資料收集網絡體系。提前介入、全程跟蹤參與，并采取對工程資料定期或不定期檢查評比等手段，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。提前制定出營銷工程檔案收集范圍、歸檔質量要求、歸檔時間等具體分解圖表和獎懲標準、細化崗位責任等工作機制，實施分工明確，責任到人的閉環(huán)檔案管理手段，切實提高了營銷工程管理和檔案管理水平。

5.2 加強檔案人員的業(yè)務培訓工作，盡量配備專職檔案人員，由于營銷工程對大量新科技、新技術的采用，工程檔案管理工作的特點和內容也有了新的變化，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應努力學習，加強交流，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質，運用現(xiàn)代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法來指導和改進檔案工作，依法治檔，更好地服務于營銷工程檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理從單一型向多樣復合型的科學轉變 。

5.3 嚴格保證工程款按規(guī)定比例提取營銷工程檔案歸檔的保證金，不提交齊全完整的營銷工程檔案堅決不予付款，設置符合要求的檔案庫房，采取營銷工程檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即營銷工程檔案工作納入營銷工程計劃中，納入營銷工程規(guī)章制度中，納入崗位責任制中；營銷工程檔案工作與營銷工程立項同步，與營銷工程建設進度同步，與營銷工程工作檢查同步，與營銷工程竣工驗收同步。加快開發(fā)適應新型式下營銷工程檔案管理的軟件系統(tǒng)，從工程建設源頭控制營銷工程檔案管理質量。建立完善工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的營銷工程檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質量要求等事項，保證營銷工程檔案歸檔工作順利進行，從而保證了營銷工程質量。使營銷工程檔案真正發(fā)揮其應有的作用。

參考文獻

[1] 曲丹陽. 淺談供電企業(yè)電力營銷管理[J]. 商品與質量. 2010（S7）