導語：如何才能寫好一篇檔案分類與管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】檔案管理；改革；創(chuàng)新；社會主義核心價值體系

隨著我國市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對社會的進步、經(jīng)濟的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內(nèi)容、來源以及時間的不同將全歸檔文件進行實體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機的體系。在我國檔案管理發(fā)展過程中，檔案的分類管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內(nèi)容性質(zhì)、形式、載體以及數(shù)量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號、案卷目錄號、全宗號等編號方法顯然存在諸多的不足，不利于對檔案信息資源的開發(fā)和利用，因此，對檔案分類管理進行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。

一、檔案工作存在的主要問題

1.檔案管理人員不能滿足新時期檔案管理的要求

首先，人員配置缺乏專業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現(xiàn)象，甚至身兼數(shù)職的情況也時有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動頻繁，且不能及時的進行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責任歸屬的難度系數(shù)。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對改進檔案工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。

其次，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專業(yè)技術(shù)職稱。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識，由于缺乏專業(yè)的知識和技能，只能滿足于根據(jù)要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，從而導致現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員創(chuàng)新意識不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓機制，從而影響了人員的綜合素質(zhì)。

2.相關(guān)的規(guī)章制度不夠完善

現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒有明確細節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說明。在歸檔的實際過程中，大多數(shù)只會歸檔紙質(zhì)文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關(guān)制度的規(guī)范指導，電子歸檔會出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統(tǒng)，這實際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責沒有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。

3.檔案管理條件比較簡陋

檔案室簡陋已經(jīng)嚴重影響檔案工作的正常進行，甚至個別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設(shè)備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時有發(fā)生，嚴重影響了檔案的外觀和整潔。

二、檔案分類管理的創(chuàng)新改革思路

檔案歸檔整理工作的關(guān)鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規(guī)、層級分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應(yīng)該注重以下幾個方面：

1.檔案分類的采標

就檔案分類而言，有諸多的標準可以指導其分類，不同的分類標準，其邏輯架構(gòu)也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標工作。假設(shè)某個單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業(yè)的分類標準，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類標準，或者兼顧兩種檔案分類的標準，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標準都要以實際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時候個別部門或單位往往沒有充分分析和調(diào)研其所選擇的檔案分類標準，這樣即便檔案分類表已經(jīng)做好，實際上也無法滿足現(xiàn)實工作的需求。

2.檔案分類的完善

在采標慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據(jù)單位屬性、部門屬性進行適當?shù)耐晟坪驼{(diào)整。在檔案分類表調(diào)整之前，要對各個部門、各個機構(gòu)的職責有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發(fā)登記制度要事實監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責分析、業(yè)務(wù)調(diào)研為基礎(chǔ)，進而對其所產(chǎn)生的文檔類型做到心中有數(shù)，這是檔案分類管理的基礎(chǔ)工作。實際上需要花費較多的經(jīng)歷和時間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調(diào)整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準確的、完整的檔案分類管理。

3.檔案分類的簡化

在檔案分類進行調(diào)整和完善的過程中，應(yīng)該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對內(nèi)容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對文書立卷的歸檔方法進行了變革，按件整理的方法實際上將很多復(fù)雜的分類工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網(wǎng)上查詢和計算機檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應(yīng)該財務(wù)文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應(yīng)該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強調(diào)在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機關(guān)來源為基礎(chǔ)。

4.依法科學管理

提高檔案工作總體水平的關(guān)鍵就是提高依法科學的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進，在全國檔案信息通用數(shù)據(jù)庫的建立健全當中充分運用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，從單位人過渡到社會人，日漸頻繁的人員流動在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進性和標準性，為后期實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息資源、自動化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎(chǔ)。但是由于不同的單位具備不同的特點，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設(shè)計、硬件配置不統(tǒng)一等做法。

5.建設(shè)高質(zhì)量的檔案工作隊伍

檔案分類管理工作具有較強的科學性，這就對檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學知識只是其中最基礎(chǔ)的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學性的開展檔案的分類管理工作，增強檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發(fā)利用提供便利的條件，從而實現(xiàn)系統(tǒng)化、標準化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質(zhì)；對專職、兼職的檔案工作人員，要加強對其知識體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓工作落實到位，尤其是在計算機應(yīng)用方面，是培訓的重點內(nèi)容，這是現(xiàn)代社會的必然要求。同時，要積極的創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，吸收、引進、聘用高級人才。

三、檔案分類管理的意義

首先，無論是社會、城市、企業(yè)、個人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關(guān)重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調(diào)查和利用奠定了良好的基礎(chǔ)，而檔案分類管理正是對這些信息進行篩選，并對有效信息進行充分利用，這才是信息化時代對檔案的要求。

其次，時代的發(fā)展和社會的進步，社會公眾對檔案的意識逐漸培養(yǎng)起來，原先人們對檔案莫不關(guān)系、毫不在意的時代已經(jīng)過去了，現(xiàn)如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對自己有用的信息，這是社會現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。

最后，我國是一個人口眾多的國家，因此，就業(yè)問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細化的分支，有助于該專業(yè)的學生向更深層次的方向?qū)W習和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專業(yè)性人才，以此來滿足社會對檔案分類管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻。

四、結(jié)語

檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實現(xiàn)的，這是一個復(fù)雜性的、系統(tǒng)性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內(nèi)在的聯(lián)系，同時也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地擴充自己的知識領(lǐng)域，在調(diào)查研究的時候做到深入細致，就一定可以實現(xiàn)科學化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力的速度，從而促進我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳慧.試論煤化工項目檔案分類與檔號編制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.

[2]朱雯.婦幼保健院檔案分類與檔號編制[J].醫(yī)學信息，2013，（29）：35-35.

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關(guān)鍵詞：教學檔案；分類標準；管理系統(tǒng)

一、教學檔案研究的現(xiàn)狀

目前，不少高職院校的教學檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過專業(yè)知識與技能培訓、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問題表現(xiàn)在：一是對檔案管理工作的重要性認識不夠。教學檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對檔案管理工作持得過且過態(tài)度，更談不上創(chuàng)新；部分工作人員認為教學檔案管理工作輕松簡單，不需要專業(yè)知識，致使教學檔案管理質(zhì)量和效率難以突破。二是檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。需要歸檔的材料沒有及時歸檔，造成了在評估和重點項目申報中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時裝盒整理；相當一部分檔案材料散存?zhèn)€人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時候亂翻亂抽，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)少，與信息發(fā)展形勢不匹配，檔案管理效率差。

二、教學檔案管理研究的方法

本課題主要采用三種研究方法：一是調(diào)查法。通過同類高職院校中檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗和做法，收集到更多有關(guān)教學檔案管理工作辦法，尋找本課題實施的理論依據(jù)以及可以借鑒的優(yōu)秀經(jīng)驗；二是比較研究法。將現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，找出兩者的優(yōu)缺點，將兩者優(yōu)點相互結(jié)合。三是個案研究法。以湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院（以下簡稱“我院”）教務(wù)處檔案為實例進行試點。

三、教學檔案管理系統(tǒng)研究的結(jié)論與對策

（1）建立了教學檔案分類標準：DA/T22——2000規(guī)則同樣適應(yīng)于高職院校教學檔案的管理，并能在配套制度環(huán)境中發(fā)揮作用，能夠為教學檔案管理提供有效規(guī)范。可以建立與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學檔案分類標準。通過建立的教學檔案實體分類目錄，按照《歸檔文件整理規(guī)則規(guī)范》建立相適應(yīng)的編號，以教務(wù)處的檔案為案例，以“件”的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體的過程。對歸檔文件進行合理的分類，要體現(xiàn)出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使教學類檔案成為一個有機整體，便于系統(tǒng)的提供利用，而且對排列、編目后續(xù)工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結(jié)合我院實際工作以及機構(gòu)設(shè)置的特點，參照《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復(fù)式分類法。一級類目的標識，采用類目名稱主詞和漢語拼音的第一個字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學）的簡稱。檔號模式規(guī)定為“年度號+分類號+案卷號”。如2014年教學綜合性第1號卷的檔案為2016-JX11-001，分類號（類目）的設(shè)置學院文件數(shù)量的多少可分為一級、二級或三級類目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時從“1”～“N”件排列流水件號）（2）建立教學檔案管理制度：通過建立檔案分類標準來規(guī)范教學檔案管理，必須有配套的制度，需依據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)，研制學院的檔案管理工作規(guī)范框架。在調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)，大家對檔案不夠重視，很多的檔案規(guī)章都不是很熟悉，檔案意識的加強，需要全院的各個部門都引起重視，我們根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教育委員會《高等學校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，并結(jié)合學院檔案工作實際，形成《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院檔案工作規(guī)范體系》，為加強學院的檔案工作，充分發(fā)揮各類檔案的作用，更好地為學院教學、科研及其他各項工作服務(wù)。對于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和編研提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有以下相應(yīng)的制度《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院檔案管理實施辦法》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院檔案實體分類方案》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院各類檔案工作規(guī)范》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院綜合檔案室工作職責》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院檔案材料保管期限規(guī)定》等制度，組成檔案工作規(guī)范體系。通過學習檔案規(guī)章和學院檔案工作規(guī)范，對加強全院職工檔案歸檔意識，促進檔案建設(shè)的標準化、規(guī)范化起到重要作用，進而提高學院檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案資源的社會、經(jīng)濟效益。（3）提出教學檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)方案：采集.NET技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)研究檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合DA/T22——2000規(guī)則，通過建立的檔案實體分類標準，進行信息交換和通信，以實現(xiàn)智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，可以有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率，能極大地提升學院檔案管理信息化水平。檔案管理系統(tǒng)的功能需求：檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數(shù)字化的形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢、借閱、歸還、催還，對檔案查詢和利用情況進行統(tǒng)計分析，使檔案管理人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統(tǒng)的管理員能夠?qū)︿浫氲男畔⒁鬁蚀_、完全；對錄入的數(shù)據(jù)隨時作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統(tǒng)管理員和一般用戶設(shè)置建立完善的權(quán)限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。加快檢索速度，促進檔案的規(guī)范化和正規(guī)化，對做好學院檔案信息化工作，對檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計與利用有著積極的推動作用?？偠灾?，隨著高職院校的發(fā)展，根據(jù)人才培養(yǎng)質(zhì)量的需要，發(fā)現(xiàn)原來確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應(yīng)當前教學改革發(fā)展，給當前的檔案建設(shè)工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數(shù)據(jù)時代高職院校的教學檔案與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學檔案管理系統(tǒng)研究，為教學檔案的規(guī)范管理和教學檔案管理系統(tǒng)的分類提供了依據(jù)，適應(yīng)當前人才培養(yǎng)的需求，對教學檔案分類進行研究，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。

參考文獻：

[1]錢愛華.完善高校教學檔案歸檔范圍與分類標準的思考[J].蘭臺世界，2013（5）.

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關(guān)鍵詞：城管檔案；檔案管理；檔案整理

檔案是指國家機構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國城市化建設(shè)進程的不斷加快，城市規(guī)模的不斷擴大，城市管理過程中形成的各類檔案增長迅速，已經(jīng)成為了城管工作中的一項重要工作內(nèi)容。城管檔案是指在城市管理活動中直接形成的具有保存價值的各類形式的城市管理活動歷史記錄。城管檔案在城市管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是城市各項管理工作重要的參考與依據(jù)，也是反映城市管理水平的重要指標之一。

1 城管檔案的重要性

城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實的城管檔案可以為機關(guān)工作提供備查依據(jù)，對城管檔案進行調(diào)研，則可以深入挖掘城市管理工作內(nèi)在的規(guī)律，為城市管理工作的發(fā)展提供最基礎(chǔ)的參考資料。隨著我國城市化進程的不斷加快，城市人口、規(guī)模不斷增擴，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發(fā)展形勢下，其重要性越發(fā)突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發(fā)展方向的最重要的數(shù)據(jù)信息來源與依據(jù)。

2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題

目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負責進行。城管局是城市管理中負責綜合行政執(zhí)法的部門，是由原事業(yè)單位“城管辦”、“聯(lián)合執(zhí)法大隊”演變而來。工作內(nèi)容繁雜、檔案管理意識不強等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認識不足使得城管檔案工作在相當長的一段時間內(nèi)處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。

歸檔整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)與起點。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環(huán)節(jié)。

在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機構(gòu)”又使用“問題” 標準來進行分類是較為常見的問題，這種分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規(guī)則》中有著明確的規(guī)定：歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間排列。但在實際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現(xiàn)象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。

3 歸檔整理問題的成因分析

任何問題的存在都有其產(chǎn)生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業(yè)水平與素質(zhì)因素，當然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關(guān)。

檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，而檔案整理環(huán)節(jié)，尤其是檔案的分類，是最能體現(xiàn)其專業(yè)性的地方。目前，城管系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態(tài)，遠未達到專業(yè)化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設(shè)有專職檔案員的部門較少，而即便在設(shè)有專職檔案員的部門，具備檔案專業(yè)高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業(yè)人才的缺乏，導致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發(fā)展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達到專業(yè)化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發(fā)展造成了重要影響。

城管檔案管理專業(yè)人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項制度的建立與完善缺少了專業(yè)指導。如專業(yè)人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實際出發(fā)來有效規(guī)范檔案的歸檔整理工作，導致了分類方法不具體、檔案保管期限設(shè)置不合理等問題的發(fā)生。

4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法

4.1 加強檔案管理專職專業(yè)人員的設(shè)置與引進

專職與專業(yè)人員的設(shè)置與引進既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數(shù)城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務(wù)的增多，兼職檔案員已經(jīng)無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設(shè)立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設(shè)立也體現(xiàn)了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業(yè)人才的基本條件。而對于專業(yè)檔案管理人才的引進，要從多渠道、多方面來進行，要從城管部門人力資源戰(zhàn)略層面出發(fā)來進行。單位應(yīng)投入更多的資金支持，應(yīng)提供更多的人才吸引條件，加強人才培訓與平臺的提升建設(shè)，為人才的發(fā)展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質(zhì)、高水平的檔案管理專業(yè)人才投身到城管事業(yè)，才能為城管檔案管理的長遠發(fā)展打下堅實的人力資源基礎(chǔ)。

4.2 加強現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培訓

加強對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)技能的培訓無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應(yīng)對《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進行學習領(lǐng)會，對實施細則要加強理解。培訓內(nèi)容應(yīng)以日常工作的常用技能與常見問題進行重點加強，要少理論性多實用性，注重實效。培訓應(yīng)定期舉行，可以派員進行外部培訓，也可以在單位內(nèi)部組織，聘請省市檔案館的專業(yè)人士進行指導講座。

4.3 制定科學合理的檔案分類方案

檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內(nèi)容，因此，制訂科學合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關(guān)重要的。檔案分類方案要根據(jù)國家檔案局2006年公布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護其歷史面貌。

科學合理的檔案分類方案，需要專業(yè)的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內(nèi)容。鑒于城管局檔案管理的專業(yè)水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進行協(xié)助指導，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則順理成章的進行。

5 結(jié)束語

檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴格有序的工作基礎(chǔ)。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業(yè)的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內(nèi)容。

參考文獻

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關(guān)鍵詞：檔案管理；歸檔整理；分類；技巧

當我國引入現(xiàn)代化管理的模式與先進理念之后，無論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面，在不斷的實施檔案管理的改革；另一方面，也在進行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進行具體探討。

1 檔案管理歸檔整理分類解析

1、內(nèi)涵

不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來看，它的價值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運用，以及按照管理程序進行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。

2、原t

從原則方面看，歸檔整理分類要求精準性、規(guī)范性。比如，精準性中，要求分類標準的準確、標識的簡化、細則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應(yīng)性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個方面，也需要與之相匹配的精準性、嚴肅性、規(guī)范性等。

3、注意事項

根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經(jīng)驗分析，應(yīng)該注重在這個方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎(chǔ)上，逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動檔案管理功能與價值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。

2 檔案管理歸檔整理分類技巧

1、以整理程序為準

一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個層面，在整理過程中，可以按照設(shè)計文件、文字材等進行進一步的項、子項方面的劃分，這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎(chǔ)，然后，按照我國的相關(guān)法律要求，設(shè)計出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類、類型、對應(yīng)部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學歸檔文件的整理分類為例，一是對其進行收集，如在文字材料、設(shè)計文件的大類下，進一步從子項的外部、內(nèi)部、會議，以及次子項等進行一一的對應(yīng)收集、整理，再進行對應(yīng)的整理、分類。再如，對于人事檔案的整理分類，就可以按照時間、職能、級別等進行劃分，然后，進一步整理、分類?？傊煌臋n案管理對象，應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序，但主要的思路應(yīng)該明確，并堅持簡化原則等。

2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對待

現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對待。

（1）紙質(zhì)檔案

針對紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進行一些簡化，在化繁為簡之后，先進行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來的基本分類，進行進一步的整理、分類。這個方面沒有必要花費更多的功夫。因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過電子檔轉(zhuǎn)化的過程，已經(jīng)實現(xiàn)了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細化、簡化，保證其完整性、有效性、精準性即可；盡可能減少勞動要素中的資源浪費。

（2）電子檔案

針對電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個方面，重點應(yīng)該放置在對于相關(guān)軟件的專業(yè)知識與操作技能的訓練，并做好技術(shù)性的安保措施。

3、技巧與方法說明

（1）以材料流向、流量為導向提升歸檔率

技巧與方法的使用，應(yīng)該與效率結(jié)合起來。無論紙質(zhì)、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機構(gòu)的文件流向、流量進行歸檔率的計算，并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個方面，可以透過建立的數(shù)據(jù)庫、運用頻率進行數(shù)據(jù)圖表的制作，根據(jù)流向、流量趨勢圖譜進行進一步的歸檔率提升。

（2）透過職能確保范圍、期限

不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機構(gòu)、編制、職能設(shè)計出具體的方案，從而讓機構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實現(xiàn)針對性的整理分類，提高效率。

（3）以“主體”為旨歸的歸檔法

所謂以主體為旨歸，指的是在從機構(gòu)或組織團體本身出發(fā)。比如，以學校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導原則，盡可能從其功能、價值、應(yīng)用方向，進行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。

（4）行業(yè)標準先行，提高整理質(zhì)量

行業(yè)標準導向的直接指向是整理質(zhì)量問題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國家管理規(guī)范、條例、細則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標準，進行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價值、分別立卷，還需要注意時間性、秘密性與非機密性等。

（5）歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合

目前來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運用好計算機文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個方面可以推薦使用南大之星軟件，因為它在目前的檔案管理中的運用反響較好，也能夠滿足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。

3 結(jié)束語

由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進作用。具體來看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應(yīng)。另一方面，可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說的五個提高質(zhì)量與效率的方法進行進一步整理水平提升。

參考文獻

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第二條本規(guī)則適用于全國工業(yè)企業(yè)檔案的分類整理、組織案卷和排架管理。交通、郵電、建筑施工、農(nóng)林和商業(yè)服務(wù)等企業(yè)亦可參照執(zhí)行。

第三條工業(yè)企業(yè)檔案分類原則是以全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學管理與開發(fā)利用。

第四條工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實際需要增設(shè)一級類目。

第五條工業(yè)企業(yè)檔案分類二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案特點設(shè)置(詳見附表)，附表中設(shè)置的二級類目是工業(yè)企業(yè)檔案分類的基本二級類目，企業(yè)可結(jié)合實際需要增設(shè)或減少二級類目。

第六條工業(yè)企業(yè)檔案分類二級以下類目設(shè)置，參照附表中的基本范圍，結(jié)合行業(yè)特點和企業(yè)實際確定。工業(yè)企業(yè)檔案分類層次不宜過多。

第七條工業(yè)企業(yè)檔案分類二級及二級以下類目的設(shè)置方法如下：

1．黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類的二級及二級以下類目一般按問題或組織機構(gòu)設(shè)置；

2．產(chǎn)品、設(shè)備儀器類的二級及二級以下類目按產(chǎn)品和設(shè)備儀器種類或型號設(shè)置；

3．科學技術(shù)研究類的二級及二級以下類目按課題性質(zhì)或課題設(shè)置；

4．基本建設(shè)類的二級及二級以下類目按工程性質(zhì)或建筑項目設(shè)置；

5．會計檔案類的二級及二級以下類目按文件形式(名稱)設(shè)置；

6．干部職工檔案類的二級及二級以下類目按干部、工人分別設(shè)置，干部檔案類目設(shè)置按《干部檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

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在舊體制管理下，人事檔案存在著立卷不及時、對學習工作獎罰情況記錄不明確，或隨著人員調(diào)動檔案缺失等問題。解決這些實質(zhì)問題，人事檔案必須要順應(yīng)時代而發(fā)展。社會各行各業(yè)的發(fā)展都離不開計算機，在檔案管理上應(yīng)用這一先進技術(shù)不但方便快捷，還減少了人為記錄造成的錯誤。從傳統(tǒng)實體的記錄保管方式轉(zhuǎn)型為現(xiàn)代化檔案信息記錄，是提升企業(yè)選取員工擇優(yōu)錄用的有效途徑。不單是在技術(shù)上，各單位在對檔案的保存分類上也要進步，國家宏觀經(jīng)濟發(fā)展作用下對各工作崗位員工編制劃分也逐步明確，一些管理崗位人員人事檔案劃分復(fù)雜。及時跟隨政策對檔案分類做出新規(guī)劃，對企業(yè)用人有很大幫助，更方便后期人員調(diào)動，使之從事擅長的工作。

二、新時期人事檔案管理工作中存在的難點

（一）身份認定的復(fù)雜性

新技術(shù)的應(yīng)用解決了舊體制下很多問題，同時對工作人員技術(shù)水平要求也增大，促使了很多新問題產(chǎn)生。身份認定就是一項繁瑣的任務(wù)，也是很是問題的根源所在。一些企業(yè)被兼并鮮聞易見，很多國企也轉(zhuǎn)變?yōu)樗接衅髽I(yè)，這當中就涉及到原企業(yè)員工下崗或重新雇傭的問題，員工不管是重新找工作還是留在現(xiàn)有企業(yè)，檔案都會滯留在原單位，應(yīng)對大變動沒有應(yīng)對能力。由于重新成立的企業(yè)對編制劃分不同，員工檔案分類有所改動，對原單位管理層人員會有重新安排，就造成了身份認定復(fù)雜。新成立企業(yè)面對問題較多，著重與人員安排雇傭，企業(yè)投入生產(chǎn)正常運轉(zhuǎn)，往往疏忽了人事檔案管理，不能做到實時立卷記錄。為后期身份認定崗位調(diào)動埋下了隱患。

（二）政策執(zhí)行的差異性

在目前中國的國情下，編制的差異直接決定了各種政策執(zhí)行的差異，這些具體的項目都會在人事檔案中得到詳細體現(xiàn)。其一，工資待遇差異。根據(jù)目前中國的現(xiàn)實，一般存在四種人事檔案，行政、事業(yè)、國有企業(yè)其他非國家供養(yǎng)的所有人事檔案。在現(xiàn)有的政策框架內(nèi)，其工資待遇有著根本性的區(qū)別。其二，職稱評定差異。同上述，編制不一，在各種專業(yè)職稱的認定上，也有著根本性的區(qū)別。其三，社會保障的差異。當前，企業(yè)單位實行的是“五險一金”，即養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險和住房公積金，各種保險已經(jīng)屬于社會保障。但是，行政、事業(yè)單位只實行“三險一金”，即養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險和住房公積金，出現(xiàn)了雙軌制現(xiàn)象，成為社會的焦點之一。

（三）人事檔案管理上存在混亂現(xiàn)象

根據(jù)傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案管理機構(gòu)一般設(shè)在黨政機關(guān)和國有企事業(yè)單位。隨著體制改革的深入，出現(xiàn)了一大批非國有的組織和企業(yè)，人們的擇業(yè)觀念也隨著發(fā)生了很大變化，自主擇業(yè)、流動性大等特點最為突出。應(yīng)運而生的人才交流中心也只是保存檔案而已，根本談不上科學管理。所以出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“手提檔案”等現(xiàn)象，而且日漸增多，使得用人單位難辨雌雄，不能實現(xiàn)人力資源的合理配置。

三、新時期做好人事檔案管理的幾點探索

（一）檔案精細分類管理

既然人事檔案各種差別的存在絕大部分源自于體制，那么其管理工作就在立足當前體制的情況下，做出框架內(nèi)的創(chuàng)新。第一，根據(jù)編制性質(zhì)分類。立足上述編制情況，對各種編制人員人事檔案做出分類，這種分類讓當事人的職務(wù)、職稱、工資及其等個人動態(tài)項目在人事檔案中很容易體現(xiàn)出來，便于對職工的行政管理。尤其是在相關(guān)政策、法規(guī)的引用上更加科學，避免運用不當對單位與個人造成不必要的傷害或損失。當前，行政編制和事業(yè)編制的人事檔案管理都采用這種分類管理。第二，根據(jù)崗位分類。這種分類拋開編制的區(qū)別，只依據(jù)崗位和個人實際才能做出分類。這種分類可以真正發(fā)揮人事檔案對單位人力資源的優(yōu)化整合作用，如把每個人的業(yè)務(wù)能力作為首要檔案內(nèi)容，這種管理對單位用人決策具有推動性的影響。在實際工作中，可以實現(xiàn)唯才是舉，在用人的標準上實現(xiàn)體制性的突破。企業(yè)編制的人事檔案多采用這種管理辦法。第三，根據(jù)專業(yè)分類。無論是什么編制性質(zhì)，或者是保管在人才交流中心等部門的人事檔案，都會有其具體的專業(yè)學習與成長項目內(nèi)容。立足在該內(nèi)容上，可以把人事檔案的主體按照其專業(yè)適應(yīng)性分類，這種分類對于人力資源的整合與調(diào)度，更具有指導性的意義。

（二）共性集中管理

人事檔案是以人為核心，那么，也就會立足在圍繞人的管理方面產(chǎn)生很多的共性。作為人事檔案管理者，在現(xiàn)實的管理中，要注意加強研究，發(fā)現(xiàn)其共性，總結(jié)在面對性質(zhì)不同的人事檔案中，簡約管理辦法。筆者認為，就目前我國人事體制下，有以下兩種共性：一是管理的法規(guī)政策共性。無論是任何性質(zhì)的人事檔案，其所依據(jù)的法律、法規(guī)都是一樣的，因而，管理者要立足相關(guān)的法律、法規(guī)對各種人事檔案做出整合，既可避免違法管理失誤，也可以讓自己的工作更有說服力。二是工作年限共性。與國家的相關(guān)工齡年齡段結(jié)合起來，對所有人事檔案做出分類管理，如10年以下的，11年至20年的，20年以上的等，按照這樣的共性管理，無論是在工資還是在職稱及其它待遇的管理上，都會節(jié)約更多的管理資源。

四、建立用人與檔案管理分離的人事檔案管

理機構(gòu)隨著社會的快速發(fā)展和體制改革的不斷深入，人事檔案利用的范疇不再僅僅局限于黨政機關(guān)和國有企事業(yè)單位，越來越多的非國有組織和企業(yè)成為當代大中專畢業(yè)生擇業(yè)的首選對象，如一些合資企業(yè)、外資企業(yè)就很受年輕人的青睞。所以，這些非國有組織和企業(yè)逐步成為人事檔案利用的生力軍。針對這一現(xiàn)實，筆者認為政府部門應(yīng)該建立專門的人事檔案管理機構(gòu)，這種機構(gòu)不以盈利為目的，社會公信力強，為用人單位無償提供人事檔案利用服務(wù)。這種人事檔案管理機構(gòu)的建立，還可以大大減少“死檔棄檔”、“虛假檔案”等現(xiàn)象，從而實現(xiàn)人力資源合理配置最大化。

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檔案管理工作是企業(yè)的基礎(chǔ)工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領(lǐng)導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務(wù)中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務(wù)的嚴峻性。我將努力在最短的時間內(nèi)完成領(lǐng)導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規(guī)范化、專業(yè)化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發(fā)展同步。

現(xiàn)將檔案管理做如下工作計劃，請領(lǐng)導指正。

一、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行了解

作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現(xiàn)存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構(gòu)、部門設(shè)置等進行了了解，之后對檔案室現(xiàn)存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。

二、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理。

通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現(xiàn)存檔案的大致內(nèi)容，同時結(jié)合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區(qū)城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經(jīng)驗對檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理，做好卷內(nèi)目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規(guī)定前提下，根據(jù)公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業(yè)的經(jīng)營管理和各項工作服務(wù)。由于現(xiàn)存檔案基本沒有卷內(nèi)目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。

三、跟領(lǐng)導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。

具體工作計劃為以公司現(xiàn)有檔案管理辦法為基礎(chǔ)，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設(shè)置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規(guī)定；6檔案保密規(guī)定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領(lǐng)導進行審批，之后將根據(jù)部門領(lǐng)導的審批意見修改后的修訂版報分管領(lǐng)導審批。(此項工作預(yù)計在9月下旬完成)。

    四、根據(jù)新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集

       在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統(tǒng)整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內(nèi)目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。

五、  檔案管理辦法試行、修改

在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發(fā)現(xiàn)一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。

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關(guān)鍵詞：卡片式檢索工具；卡片式檔案；圖書管理；卡片管理；分類卡片；全宗文件卡片；專題卡片；人名卡片；主題卡片；卡片

圖書管理中的卡片式檔案檢索工具，是將文件或者案卷的內(nèi)容和形式特征顯著地錄在卡片上，按照一定的規(guī)則將卡片組織成有機體系，用以檢驗檔案。它的種類有分類卡片、全宗文件卡片、專題卡片、人名卡片、文號卡片以及主題卡片等。圖書管理中的檔案管理十分重要，在經(jīng)濟發(fā)展和社會全面進步中，具有特別重要的意義。因此，本文對此進行分析研究，以便于能夠使其充分發(fā)揮作用的規(guī)律性，以便于能夠為圖書管理活動的提供幫助。

1 分類卡片

分類卡片是以邏輯體系分類的卡片形式，揭示全部（或者主要部分）館藏檔案內(nèi)容與成分的一種綜合檢索工具。它將檔案館長久保管的檔案，打破全宗界限和全宗內(nèi)分類系統(tǒng)制成卡片，按照邏輯體系分類排列。

1、分類卡片的優(yōu)缺點。分類卡片的優(yōu)點有以下幾個方面：第一是便于系統(tǒng)、集中地提供檔案。由于它打破了原來的全宗界限和全宗內(nèi)的分類體系，按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)加以科學的分門別類，使同一專題的檔案信息集中在一起，便于從專題和問題的角度進行查找檔案，并能夠系統(tǒng)完整地提供檔案。它具有系統(tǒng)性和集中性強的特點。第二，機動靈活，適應(yīng)性強。它可以變換組合成多種專題卡片，是再生產(chǎn)檢索工具的一種基礎(chǔ)工具。分類卡片的缺點是：標引者、分類者、利用者、檢索者的標準難以一致，查找的程序比較繁瑣，但它仍然不失為基礎(chǔ)性的檔案檢索工具。

2、分類卡片的編制方法。將檔案館的全部檔案，以文件或者案卷為單位逐一填制卡片，一文一卡片或者是一卷一卡片。一文一卡片，費力多，而查找文件迅速準確；一卷一卡片，卡片數(shù)量大而減少，但是漏檢率和誤檢率比較高，所以，今后趨向一文一卡片，層層轉(zhuǎn)發(fā)或者全宗之間的重復(fù)文件，可只填制一張卡片，分別注明出處，有主件和附件或者請示與批復(fù)的，可以只填制一張卡片。此外，還應(yīng)作到把沒有標題的文件，按照其內(nèi)容簡明扼要地摘寫在卡片上，一個文件涉及到幾個問題的，分別填制幾張卡片，一份文件的內(nèi)容屬于兩個問題之間時，填制兩張卡片，分別歸類。制卡片工作，可以逐個全宗進行，在全宗范圍內(nèi)進行逐類編制。

卡片著錄完畢之后，要按照擬定的分類體系統(tǒng)一進行分類和排列。類與屬類的設(shè)置要適當，一般不能超過三四層。分類標準要統(tǒng)一，同一類別內(nèi)，只能采取一個劃分標準，類與類之間、屬類與屬類之間，不能相互包含和交叉。類和屬類的命名，要范圍清楚，含義確切，簡明扼要。類內(nèi)一般按照文件內(nèi)容所反映的問題，結(jié)合時間、作者和地區(qū)進行排列，類與類，屬類與屬類之間，分別設(shè)置指引卡片，以便于查找。

2 全宗文件卡片

全宗文件卡片是以邏輯體系進行分類的卡片形式，揭示的是某一全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分的檢索工具。它是將某一全宗內(nèi)長久保存的文件都制成卡片，按文件的內(nèi)容組成邏輯體系分類進行排列。卡片的填制方法與分類卡片基本相同。它是機關(guān)檔案室經(jīng)常采用的一種檢索工具，在檔案館，有些重要全宗檔案有時也會采用。

3 專題卡片

專題卡片是以卡片形式系統(tǒng)地揭示檔案館（室）內(nèi)有關(guān)某一專門題目檔案內(nèi)容和成分的檢索工具。它以專門題材為對象，不受全宗限制，把全館（室）有關(guān)這一專題的檔案線索集中起來，有利于按照專題查找檔案。它是應(yīng)用比較普遍的一種檢索工具。專題卡片的編制程序和編制方法如下。

1、選題。所謂選題是對專題卡片目錄能否發(fā)揮作用具有決定性的影響作用。選題一般是根據(jù)黨和國家各項工作的具體需要而進行的，并根據(jù)館（室）藏檔案的狀況來進行。

2、擬定計劃。對于一些較大的專題，應(yīng)當在編制工作之前擬定計劃。計劃的主要內(nèi)容包括：專題的名稱；題目內(nèi)容大綱和選材標準；題目包括的年限和地區(qū)；查找檔案的范圍；工作步驟與工作方法；人員的組織分工等等。

3、選材。在選材之前，首先應(yīng)當弄清在本館（室）內(nèi)的哪些全宗和類別中有該專題的檔案，列出全宗和類別名單。選材的主要要求是，挑選能反映專題本質(zhì)的、有價值的文件，既不能遺漏有用的材料，也要防止混入與專題關(guān)系不大的材料。選材要掌握好尺度，應(yīng)以選全選準為原則，防止過度或者過嚴。

4、填制卡片。填寫卡片一般與選材結(jié)合進行。通常先粗選，隨選隨夾條作標記，篩選時隨定隨填卡，也可以邊選邊填，一次性完成。專題卡片的格式和項目，可以借用通用的，也可以專門設(shè)計卡片。專題卡片項目一般設(shè)有：專題名稱、類、屬類、全宗名稱、（文件內(nèi)容涉及到的）時間、地區(qū)、檔案號、檔案內(nèi)容與成分簡介、檔案館名稱、填卡片人姓名和填卡片的日期等等。填寫卡片的方法有三種：一是以文件為單位進行填寫，一文一卡片，二是以案卷為單位進行填寫，一卷一卡片；三是組合填寫，將若干內(nèi)容相近的文件或者案卷組合填在一張卡片上。這有兩種做法：一種是將若干文件或者是案卷內(nèi)容進行綜合起來，填寫在一張卡片上；另外一種是將若干文件或者案卷的內(nèi)容逐個填寫在一張卡片上。但是，不同全宗、不同類別的文件或者卷宗不能填寫在一張卡片上。

5、卡片的分類排列。填寫卡片以后，即可以進行卡片的分類與排列，對于揭示該專題檔案內(nèi)容和成分的全面性、系統(tǒng)性、正確性以及對卡片目錄的使用都有特別重要的影響?？ㄆ姆诸惡团帕?，一般根據(jù)事前編制的分類方案結(jié)合卡片的實際情況進行。

4 主題卡片

主題卡片是用主題詞揭示文件或者案卷內(nèi)容，并且按照主題的字順序排列起來的卡片式檢索工具。它的主要優(yōu)點一是專指性和集中性強；二是檢索方便，按字順序查到主題詞后即可以直接找到屬于該主題的文件；三是存貯的信息詳細、豐富，能夠減少漏檢；四是能夠把分散在各個全宗和不同類別屬于同一個主題的檔案進行集中，準確無誤地向利用者提供某一主題的全部檔案；五是查找迅速，查全率、查準率高，但是編制主題卡片也有不足之處，其表現(xiàn)其一是工作量大，特別是主題標引比較復(fù)雜，難度大；其二是按字順排列，系統(tǒng)化差，不便于全面系統(tǒng)地利用檔案；其三是漢字有多種排檢方法，容易造成誤差。盡管如此，主題卡片目錄仍然不失為一種重要的、值得推廣的檢索工具。

篇9

基于知識服務(wù)的檔案管理模式的主要實踐

1.基本活動方面

(1)從傳統(tǒng)檔案收集向檔案知識積累拓展。建立數(shù)字檔案館系統(tǒng)與主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)(包括工程項目系統(tǒng)、創(chuàng)新管理系統(tǒng)、客服知識庫等)的接口與集成，全部實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動歸檔導入；通過業(yè)務(wù)流程分析，確定每項主要業(yè)務(wù)活動中會產(chǎn)生哪些文件，哪些文件有價值，應(yīng)該歸檔，從而制定更為詳細、具體的文件材料歸檔范圍；制定外部信息收集范圍與程序；建立隱性知識顯性化(文檔化)的制度與方法，即確定哪些員工的哪些方面的隱性知識應(yīng)該以何種方式進行顯性化，形成文檔；采用內(nèi)容管理技術(shù)，全面推進企業(yè)內(nèi)各種信息、知識的整合與集成，建立公司統(tǒng)一的知識庫。

(2)從傳統(tǒng)檔案整理向檔案知識組織發(fā)展。建立以職能活動為分類標準的主分類體系、以信息類型為分類標準的輔分類體系，逐漸取代原來的分類方案，主分類體系。輔分類體系按照信息類型依次分為：制度與流程、模版與表格、行政公文、最佳實踐與案例、計劃與總結(jié)、合同與協(xié)議、策劃與方案、會議材料、出版物、資質(zhì)與證書、調(diào)研與咨詢報告、媒體報道、行業(yè)資訊、培訓課件與資料、技術(shù)圖紙、其他，共計16項類目。

(3)從傳統(tǒng)檔案鑒定向檔案知識評價創(chuàng)新。采用宏觀鑒定論，根據(jù)機構(gòu)的級別、職能活動的重要性對文件進行批處理式的鑒定，將高層機構(gòu)在重要職能活動中形成的文件定為長久保存，將低級別機構(gòu)在不重要的職能活動中形成的文件定為無需保存或短期保存。與檔案形成者、利用者合作，共同鑒定檔案價值。通過對利用情況的統(tǒng)計與對用戶反饋信息的掌握，研究將一些檔案的保管期限降低的可行性。

(4)從傳統(tǒng)檔案服務(wù)向檔案知識服務(wù)過渡。將檔案信息集成到省公司的統(tǒng)一搜索之中，為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供插件式服務(wù)，將檔案知識服務(wù)融入企業(yè)工作流程，例如將檔案知識服務(wù)融入到公文起草環(huán)節(jié)；以珠海分公司為試點，打通檔案管理系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)之間的接口，將檔案信息轉(zhuǎn)化為知識資源，供知識管理系統(tǒng)調(diào)用；繼續(xù)做好年鑒編纂，圍繞公司核心業(yè)務(wù)、中心工作與戰(zhàn)略決策，選擇并實施編研項目。

2.支撐活動方面

(1)營造促進檔案管理的企業(yè)文化。組織對各部門負責人、主要業(yè)務(wù)員工的檔案知識管理培訓，提高全員的檔案知識意識；檔案部門經(jīng)常以彩信或短信的形式將檔案工作情況發(fā)給各位員工了解，推動檔案工作的發(fā)展；在公司網(wǎng)站、數(shù)字檔案館系統(tǒng)上，一組檔案開發(fā)利用案例，提高公司員工對檔案價值的重視；倡導“信息傳遞價值”、“知識創(chuàng)造價值”的企業(yè)文化氛圍，打造成功的學習型組織。

(2)建立完善的檔案管理組織與制度體系。廣東移動建立了一套以省公司檔案管理室為中心的，包括各市公司檔案室，各部門、各項目專兼職檔案管理人員在內(nèi)的檔案知識管理組織體系，并組織修訂了知識管理工作制度、崗位職責、考核指標體系，使形成、積累文件，文件歸檔、知識貢獻成為全員職責，這些為RMBKS的實施提供了充分的組織保障。

(3)實施檔案人員的知識轉(zhuǎn)型。公司組織對全省專職、兼職檔案人員有關(guān)RMBKS的專題培訓，積極參加移動通信系統(tǒng)內(nèi)部的垂直交流與省內(nèi)其他企事業(yè)單位的橫向交流。同時，公司成立了內(nèi)部檔案工作協(xié)作組，針對檔案知識管理熱點難點、檔案信息化等專題組織研討。

(4)構(gòu)建先進的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。增加數(shù)字檔案館的內(nèi)容管理功能，實現(xiàn)對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的各種各類數(shù)據(jù)、文檔等的自動獲取、充分集成；建設(shè)知識門戶功能，形成統(tǒng)一的對外服務(wù)界面。借助數(shù)字檔案館系統(tǒng)，廣東移動實現(xiàn)了檔案借閱、賦權(quán)的短信審批，打造出了7×24(每周7天，每天24小時)的檔案館，實現(xiàn)檔案管理由“紙質(zhì)化無紙化無址化”的轉(zhuǎn)變。數(shù)字檔案館系統(tǒng)的總體架構(gòu)如圖2所示。

3.基于知識服務(wù)的檔案管理的總體成效

(1)檔案知識資源體系基本建成。自2009年起，公司文件歸檔率接近100％；企業(yè)內(nèi)部以文檔為載體的顯性知識歸檔、收集率達到100％；企業(yè)外部與公司經(jīng)營戰(zhàn)略、主要業(yè)務(wù)相關(guān)的信息收集達到80％以上；內(nèi)部知識型員工的隱性知識顯性化(文檔化)達到50％以上；完成了數(shù)字檔案館系統(tǒng)與所有主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口或集成，基本實現(xiàn)了各種信息、知識的集成；數(shù)字檔案館系統(tǒng)新增了內(nèi)容管理功能，基本建成了公司的知識文檔庫。

(2)檔案開發(fā)利用體系初步形成。2005-2010年，省公司檔案利用平均為8465卷件次／年，利用人次平均為39478人次／年；檔案利用覆蓋率達到90％，用戶滿意度達到80％以上；平均每年完成3冊以上檔案編研成果；平均每年為公司核心業(yè)務(wù)、中心工作和戰(zhàn)略決策提供2次專題性檔案知識服務(wù)。

(3)省市公司全部通過“國家二級”評審。2008年11月5日，省公司順利通過企業(yè)檔案管理“國家二級”評審。2010年9月，全省各市公司100％通過企業(yè)檔案管理“國家二級”評審。2011年1月，廣東移動成為廣東省首批檔案管理示范單位。

基于知識服務(wù)的檔案管理模式的創(chuàng)新之處

1.理念與模式的創(chuàng)新

(1)從知識資產(chǎn)的角度重新認識檔案。在傳統(tǒng)觀念中，檔案是“歷史記錄”，人們更多地將其視為“故紙維”、“舊資料”。而RMBKS使人們充分地認識到，檔案作為一種顯性知識的載體、隱性知識顯性化的工具，是企業(yè)重要的信息資源和知識資產(chǎn)。良好的檔案管理可以有效地支持公司業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)、有力地推動企業(yè)戰(zhàn)略落實。

(2)體現(xiàn)以用戶為中心的理念。RMBKS實行“用戶需要什么，我們就收集什么”的檔案知識積累原則，從用戶的習慣出發(fā)進行檔案知識組織，尊重用戶的判斷開展檔案知識評價，實行“用戶想怎樣用，就讓用戶怎樣用”的檔案知識服務(wù)原則，充分體現(xiàn)了以用戶為中心、以需求為導向的理念。

(3)實現(xiàn)從檔案實體管理向檔案信息管理、檔案知識管理的過渡。RMBKS從傳統(tǒng)的對檔案實體的關(guān)注，轉(zhuǎn)移到了對檔案所蘊含的信息、知識的關(guān)注；用先進

的信息技術(shù)、知識技術(shù)取代了傳統(tǒng)的手工管理技術(shù)；從為用戶提供淺層的、零散的檔案實體查閱、復(fù)制等服務(wù)，提升到了提供深層的、系統(tǒng)的信息、知識服務(wù)，從而實現(xiàn)了從檔案實體管理向檔案信息管理、檔案知識管理的過渡。

(4)實現(xiàn)文檔一體化、圖書情報檔案一體化。RMBKS強調(diào)運用文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論和信息全生命周期理論，對文件運動和文件管理實行全過程管理和前端控制，而且強調(diào)檔案管理與業(yè)務(wù)流程集成，將文件生成、歸檔與利用等活動，嵌入業(yè)務(wù)流程中，從而真正實現(xiàn)了文件、檔案一體化管理。RMBKS強調(diào)將企業(yè)外部的信息(圖書情報)也納入檔案知識資源范疇，一并管理，完全實現(xiàn)了圖書、情報和檔案一體化管理。

2.業(yè)務(wù)與制度的創(chuàng)新

(1)對歸檔與收集范圍的拓展。RMBKS不囿于傳統(tǒng)檔案的概念，將一些非正式的文件材料、企業(yè)外部的信息、文檔化的隱『生知識納入檔案知識資源范疇，納入文件歸檔與檔案收集范圍，大大拓展了傳統(tǒng)的歸檔與收集范圍。

(2)對檔案分類方案的豐富。RMBKS提出了以職能活動為分類標準的主分類體系、以信息類型為分類標準的輔分類體系的概念與方案，是對傳統(tǒng)檔案單一分類方案的豐富。

(3)對檔案鑒定制度的創(chuàng)新。RMBKS尊重用戶對檔案的知識價值的認識與判斷，強調(diào)檔案形成者、利用者參與檔案價值鑒定的過程，是對傳統(tǒng)檔案鑒定制度的創(chuàng)新。

(4)對檔案服務(wù)體系的變革。RMBKS的檔案知識服務(wù)相對于傳統(tǒng)檔案服務(wù)在服務(wù)理念、服務(wù)主體、服務(wù)方式、服務(wù)手段、服務(wù)策略、服務(wù)過程、服務(wù)時效等方面具有革命性的創(chuàng)新。

3.技術(shù)與方法的創(chuàng)新

(1)檔案管理系統(tǒng)功能的強化與完善。相對于傳統(tǒng)檔案管理軟件而言，RMBKS大大增強了業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導人與歸檔、外部信息的篩選與抓取、異構(gòu)數(shù)據(jù)的集成管理、全圖文檢索、關(guān)鍵詞搜索、RSS訂閱、知識推送等方面的功能，使得RMBKS具有內(nèi)容管理、知識管理的功能和特征。

(2)各種新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。RMBKS應(yīng)用了內(nèi)容管理、智能、統(tǒng)一搜索平臺等先進技術(shù)，也使得檔案知識門戶、電子文件管理元數(shù)據(jù)等技術(shù)得到相應(yīng)的完善。

基于知識服務(wù)的檔案管理模式的推廣意義

1.可以提升企業(yè)核心競爭力

RMBKS將檔案視為信息資源和知識資產(chǎn)進行管理，強調(diào)充分實現(xiàn)檔案的知識價值；RMBKS應(yīng)用先進的技術(shù)，創(chuàng)新和拓展檔案管理的各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，使之能更好地提供檔案信息、知識服務(wù)，滿足員工的需求，支撐核心業(yè)務(wù)的運轉(zhuǎn)，從而可以大大提升企業(yè)的核心競爭力。

2.可以提高檔案工作的地位與作用

RMBKS強調(diào)檔案管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，為業(yè)務(wù)活動提供檔案信息、知識服務(wù)，使檔案管理由后臺性、輔的工作變?yōu)榍芭_性、支撐性的工作，可以大大提高檔案工作的地位與作用。

篇10

檔案分類是檔案建設(shè)與管理的一項重要內(nèi)容，“27號令”中的第十五條列出了高等學校11種檔案類型（黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類等）它們構(gòu)成了高等學校檔案一級類目框架。至于歸檔范圍，可以根據(jù)學校實際情況確定。檔案的二級類目是對一級類目的細分。細分的標準是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容、性質(zhì)進行設(shè)置。如《高等學校教學文件材料歸檔范圍》中規(guī)定，教學類檔案歸檔范圍包括綜合性教學文件材料、學籍管理材料、教學計劃和教學大綱與教學改革方案、教學實習與生產(chǎn)實習材料、畢業(yè)論文（畢業(yè)設(shè)計）等17個方面。在1995年頒布的行業(yè)標準《高等學校檔案實體分類法》中，將教學檔案分為綜合、學科與實驗室建設(shè)等8個二級類目，或劃分為綜合、研究生教育、全日制本科和?？平逃⒊扇私逃?個二級類目?？梢姡诮虒W檔案二級類目的劃分上，學校可根據(jù)自己的具體情況，予以選擇。對此，檔案管理人員一是要認真學習有關(guān)檔案分類的規(guī)定性文件，領(lǐng)會好精神實質(zhì)，把握好操作要點。二是要對本單位的教學情況有較為全面的了解。對教學活動的類型、形成材料的數(shù)量與質(zhì)量、保存狀況等做到心中有數(shù)，并據(jù)此采用與本單位具體教學材料情況吻合度更高的、二級類目教學檔案分類法。三是對是否進行三級類目的擴展和標識，應(yīng)酌情而定。筆者認為，對于教學材料較多的高等學校，最好擴展到三級類目，如專業(yè)教學計劃或人才培養(yǎng)方案、課程教學大綱或課程標準、精品課程建設(shè)、教學督導、學生評教、工學結(jié)合等，這些重要性較高的教學材料，應(yīng)作為三級類目來歸檔。

三則———強化管理

其一，要完善教學檔案管理制度。包括教學檔案的歸檔制度，教學檔案的收集、分類、整理制度，教學檔案的檢查和監(jiān)督制度等，以便在制度層面上杜絕管理的盲區(qū)和混亂。制度名稱、內(nèi)容、數(shù)目可視具體情況而定。關(guān)鍵是要做到對教學檔案建設(shè)、管理的全覆蓋，并在有章可循的同時，做到有章必循。其二，要界定系（部）、教研室對教學檔案建設(shè)與管理的職責。這是避免由于職責不清、管理不到位，致使教學材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象發(fā)生的必要舉措。此外，要定期或不定期地對系（部）、教研室教學檔案建設(shè)與管理予以指導，有針對性地開展對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，不斷提高他們的檔案專業(yè)能力和信息化手段應(yīng)用能力，提高教學檔案建設(shè)與管理的效率。其三，對立卷工作要精益求精。