導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇測(cè)繪檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】測(cè)繪成果；檔案；管理

測(cè)繪檔案是一種專業(yè)性很強(qiáng)的檔案資料，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，測(cè)繪檔案與信息的重要性日益突顯。如何加強(qiáng)測(cè)繪檔案的管理與利用，成為緊要的任務(wù)。測(cè)繪成果資料是通過(guò)測(cè)繪生產(chǎn)所形成的信息產(chǎn)品，形式包括測(cè)繪記錄、圖表、照片、文字說(shuō)明和成果成圖等。測(cè)繪檔案是在測(cè)繪資料基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，具有保存、利用價(jià)值，并按一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中保管。隨著科技的發(fā)展，測(cè)繪檔案的形式也有了很大變化，從傳統(tǒng)實(shí)物檔案向機(jī)讀電子檔案方向發(fā)展，這就要求測(cè)繪檔案管理人員在檔案管理工作中，不斷研究新方法、探索新模式，作好新時(shí)期現(xiàn)代測(cè)繪檔案的管理工作，使其更好地為工程建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)、為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供數(shù)據(jù)資料、為行政決策提供參考信息，更好地發(fā)揮測(cè)繪檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。

1、測(cè)繪成果的特點(diǎn)

測(cè)繪成果是指通過(guò)測(cè)繪形成的數(shù)據(jù)、信息、圖件以及相關(guān)的技術(shù)資料，是各類測(cè)繪活動(dòng)形成的記錄和描述自然地理要素或者地表人工設(shè)施的形狀、大小、空間位置及其屬性的地理信息、數(shù)據(jù)、資料、圖件和檔案。測(cè)繪成果具有以下幾個(gè)特點(diǎn)。

1.1測(cè)繪種類多

目前我國(guó)的測(cè)繪行業(yè)中種類可謂繁多，而且隨著科技的發(fā)展，還會(huì)出現(xiàn)一些新的門類。就目前而言，測(cè)繪行業(yè)的分類大致為：大地測(cè)量、攝影測(cè)量、遙感測(cè)量與其它方法地形測(cè)量、地圖制圖與地圖印刷、工程測(cè)量、科學(xué)研究等。而這其中又可以細(xì)分為多種小的類別的測(cè)繪信息，如不同的比例尺、各大類下的多種專業(yè)活動(dòng)等。如大地測(cè)量中的三角網(wǎng)、導(dǎo)線網(wǎng)、長(zhǎng)度測(cè)量、水準(zhǔn)測(cè)量、GPS測(cè)量等。

1.2測(cè)繪載體形式多樣化

隨著科技的發(fā)展，測(cè)繪成果一般以多種載體的形式出現(xiàn)。按載體形態(tài)可分為：觀測(cè)手簿、軟盤或光盤、底片、航測(cè)內(nèi)外業(yè)原圖、清繪原圖、二底圖、印刷紙圖等。而且隨著測(cè)繪技術(shù)手段的不斷發(fā)展，新的測(cè)繪載體還會(huì)不斷出現(xiàn)。

1.3時(shí)空分布廣

測(cè)繪成果總是伴隨著不同的空間地域特性而存在，并且隨著時(shí)間的推移、地形的變化，測(cè)繪成果的更新又成為必要，這樣就有了不同時(shí)間和空間的測(cè)繪成果。

2、測(cè)繪成果檔案分類

由于測(cè)繪成果的種類多、載體形式多、時(shí)空分布廣，所以要將測(cè)繪成果分類整理歸檔。具體分類方法如下：

（1）按時(shí)間分類：按文件產(chǎn)生的時(shí)間界限對(duì)檔案分類。

（2）按區(qū)域分類：以行政區(qū)域范圍分類。

（3）按專業(yè)類型分類：以不同專業(yè)劃分，如工程測(cè)量、地籍測(cè)量等。

（4）按載體形式分類：如光盤、紙圖等。

分類的方法有很多不再一一列舉。

3、測(cè)繪成果檔案保管的措施

3.1建立測(cè)繪成果保管制度，配備必要的設(shè)施

測(cè)繪成果是廣大測(cè)繪工作者風(fēng)餐露宿，付出艱辛勞動(dòng)獲取的成果，是政府管理、國(guó)土規(guī)劃、文化教育、科學(xué)研究、外交和國(guó)防建設(shè)不可缺少的地理信息戰(zhàn)略資源和國(guó)家的寶貴財(cái)富，大部分測(cè)繪成果都涉及國(guó)家秘密，事關(guān)國(guó)家安全和利益。因此，測(cè)繪成果保管單位應(yīng)當(dāng)本著對(duì)國(guó)家和人民利益高度負(fù)責(zé)的精神，建立有效的管理制度，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，防止測(cè)繪成果的損壞、丟失、滅殺和泄密。

3.1.1需要建立的測(cè)繪成果檔案管理制度

需要建立的測(cè)繪成果檔案管理制度，主要是指按照《中華人民共和國(guó)測(cè)繪法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》、《中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，制定和完善測(cè)繪成果檔案存放、保管、提供、銷毀、復(fù)制、保密等方面的制度，并要成立相應(yīng)的測(cè)繪成果檔案管理工作機(jī)構(gòu)，明確相應(yīng)的測(cè)繪成果保管人員和職責(zé)，確保各項(xiàng)測(cè)繪成果檔案管理制度落實(shí)到位。

3.1.2配備必要的的設(shè)施

測(cè)繪成果保管單位配備的測(cè)繪成果保管和安全防護(hù)設(shè)施，主要包括以下幾個(gè)方面：

（1）存放載體介質(zhì)的庫(kù)房設(shè)施。如紙質(zhì)介質(zhì)檔案資料庫(kù)房、膠片介質(zhì)檔案資料庫(kù)房、磁介質(zhì)檔案資料庫(kù)房等其他特殊要求的檔案資料庫(kù)房。

（2）存放載體介質(zhì)的柜架設(shè)施。如檔案資料密集柜、磁介質(zhì)檔案資料專用柜等其他特殊要求的檔案資料柜架。

（3）專業(yè)技術(shù)設(shè)備。如檔案資料修讀與保護(hù)設(shè)備、磁介質(zhì)讀取備份與維護(hù)設(shè)備、檔案資料殺蟲除菌設(shè)備、溫濕度檢測(cè)控制設(shè)備等。

（4）安全防護(hù)設(shè)施。如監(jiān)視設(shè)施、報(bào)警設(shè)施、防盜設(shè)施、防火設(shè)施、防磁設(shè)施、換風(fēng)設(shè)施等。

（5）管理與服務(wù)設(shè)備。如日常管理與服務(wù)用計(jì)算機(jī)、檔案資料管理與服務(wù)專業(yè)軟件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、目錄數(shù)據(jù)采集設(shè)備、檔案資料掃描數(shù)字化設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等。

3.2基礎(chǔ)測(cè)繪成果資料實(shí)行異地備份存放制度

基礎(chǔ)測(cè)繪成果是測(cè)繪成果中的核心成果，是國(guó)家直接投資完成的重要資源，屬于公共財(cái)政支持的范疇，大多屬于國(guó)家秘密，直接關(guān)系國(guó)家安全。基礎(chǔ)測(cè)繪成果異地備份存放，就是將基礎(chǔ)測(cè)繪成果進(jìn)行備份，并存放于不同地點(diǎn)，以保證基礎(chǔ)測(cè)繪成果意外損毀后，可以迅速恢復(fù)基礎(chǔ)測(cè)繪成果服務(wù)。異地存放的基礎(chǔ)測(cè)繪成果資料，應(yīng)與本地存放的測(cè)繪成果資料所采取的安全措施同一規(guī)格，要符合國(guó)家保密、消防及檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定和要求。

4、測(cè)繪檔案利用

測(cè)繪成果檔案管理的目的是通過(guò)對(duì)單位內(nèi)的各種測(cè)繪資料檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，達(dá)到充分利用已有資料取得社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的最大化。說(shuō)到底測(cè)繪檔案管理的目的是為了測(cè)繪檔案的利用，而非單純的保管。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面進(jìn)步，測(cè)繪檔案的利用取得了長(zhǎng)足進(jìn)展。用戶范圍不斷擴(kuò)展，專業(yè)化程度也不斷發(fā)展。用戶需求不斷加大，用戶數(shù)量不斷增加。人們對(duì)測(cè)繪檔案質(zhì)量的要求也不斷提高。因此，做好測(cè)繪檔案的應(yīng)用改造，就必須堅(jiān)持以人為本，建立方便用戶的檔案利用體系，以利用者的需求為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。目前，測(cè)繪檔案的利用服務(wù)還不同程度地存在一定問(wèn)題。這主要是由于測(cè)繪檔案的特點(diǎn)造成的。首先，測(cè)繪檔案作為科技檔案的一部分，與文書檔案相比具有很強(qiáng)的專業(yè)性。測(cè)繪檔案包括大地測(cè)量、水準(zhǔn)測(cè)量、GPS測(cè)量、地形測(cè)量等門類，包含了數(shù)學(xué)、天文學(xué)等多學(xué)科的專業(yè)知識(shí)，因此測(cè)繪成果的形成過(guò)程比較復(fù)雜，測(cè)繪檔案的組織和排序有其特定的規(guī)律和模式。這一特點(diǎn)使得測(cè)繪檔案的利用范圍受到很大限制，用戶面十分狹窄。長(zhǎng)期以來(lái)，測(cè)繪檔案的用戶主要是測(cè)繪、地質(zhì)、國(guó)土等專業(yè)用戶，而其他的普通用戶對(duì)測(cè)繪改造和測(cè)繪檔案缺乏了解，許多與生活相關(guān)的測(cè)繪信息并沒得到利用。影響了測(cè)繪檔案信息價(jià)值的充分發(fā)揮。其次，測(cè)繪檔案的保密性也對(duì)測(cè)繪檔案的利用起到一定的限制作用。測(cè)繪檔案中有相當(dāng)一部分信息涉及國(guó)家安全，具有較高密級(jí)，測(cè)繪檔案的利用范圍也有嚴(yán)格的規(guī)定，在一定程度上影響了測(cè)繪檔案的利用。

為了促進(jìn)測(cè)繪檔案的利用服務(wù)，檔案管理部門應(yīng)建立完善方便的測(cè)繪檔案查詢系統(tǒng)，根據(jù)測(cè)繪檔案特點(diǎn)采取多種查詢方式，編制用戶手冊(cè)，介紹測(cè)繪檔案查詢系統(tǒng)的使用方法，幫助用戶提高查詢效率和查詢質(zhì)量。

5、總結(jié)

隨著科技的發(fā)展，測(cè)繪檔案的管理也向前推進(jìn)。建設(shè)數(shù)字化測(cè)繪資料檔案館是今后一個(gè)時(shí)期一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。數(shù)字檔案館的特征是：所有館藏檔案都具有模擬和數(shù)字化兩種存儲(chǔ)形式，從檔案的形成、數(shù)字化到管理、提供實(shí)現(xiàn)全過(guò)程計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化查詢及多媒體服務(wù)。概括地說(shuō)，包括檔案原件全數(shù)字化和檔案管理全信息化兩部分。具體內(nèi)容有館藏檔案資料規(guī)范化整理組卷、數(shù)據(jù)錄入；對(duì)破損圖件進(jìn)行修復(fù)；研究檔案資料信息化管理的新模式，制定相關(guān)的測(cè)繪檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；全面開展館藏檔案資料數(shù)字化處理并建庫(kù)；開發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢檢索系統(tǒng)等。

要實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案由資料管理機(jī)構(gòu)向信息服務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變。信息社會(huì)的發(fā)展要求檔案管理工作從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)到信息管理上來(lái)，要通過(guò)多種形式、多渠道向社會(huì)各界提供測(cè)繪檔案信息。因此，測(cè)繪檔案工作的重點(diǎn)應(yīng)該以檔案信息管理為中心，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)功能，為國(guó)家各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)關(guān)及社會(huì)各界提供快速、準(zhǔn)確、全方位的地理信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]《中華人民共和國(guó)測(cè)繪法》

[2]《中華人民共和國(guó)檔案法》

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關(guān)鍵詞：數(shù)字測(cè)繪檔案 檔案管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

1 概述

數(shù)字測(cè)繪檔案是指數(shù)字化測(cè)繪設(shè)備及作業(yè)環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備讀取、處理的測(cè)繪檔案。相對(duì)于傳統(tǒng)以模擬形態(tài)保管的測(cè)繪檔案而言，數(shù)字測(cè)繪檔案的接收、整理、保管、利用等檔案管理工作必須滿足特有的規(guī)范和要求。但由于投入不足和傳統(tǒng)管理觀念的影響，數(shù)字測(cè)繪檔案管理現(xiàn)狀滯后于實(shí)際管理需求；這就需要不斷改進(jìn)測(cè)繪檔案管理方法，加大人力物力投入，逐步滿足數(shù)字測(cè)圖時(shí)代測(cè)繪檔案管理需要。

2 數(shù)字測(cè)繪檔案管理總體要求

數(shù)字測(cè)繪檔案管理總體要求是確保其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和有效性。具體要求如下：

2.1 采用嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，從數(shù)字測(cè)繪檔案的形成就不間斷對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行登記，保證其產(chǎn)生、處理過(guò)程符合規(guī)范。

2.2 對(duì)其形成、收集、整理組卷、保管等實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，確保管理工作的延續(xù)性。

2.3 應(yīng)該明確其生成時(shí)間、范圍、相應(yīng)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)量、責(zé)任者以及操作者等背景信息，確保質(zhì)量。

2.4 提供滿足規(guī)范要求的庫(kù)房和裝具，滿足其保管環(huán)境要求。

3 數(shù)字測(cè)繪檔案管理現(xiàn)狀

3.1 缺乏具有實(shí)際指導(dǎo)意義的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范 當(dāng)前，能夠指導(dǎo)數(shù)字測(cè)繪檔案管理方法的標(biāo)準(zhǔn)主要有下表所列（見表1）：

部分標(biāo)準(zhǔn)難以滿足數(shù)字測(cè)繪檔案實(shí)際管理需求,如《測(cè)繪科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》就不符合當(dāng)前數(shù)字測(cè)繪檔案的管理需求。部分標(biāo)準(zhǔn)只涉及測(cè)繪行業(yè)或者檔案管理，沒有把兩者有機(jī)結(jié)合,如CH/T 1014-2006僅對(duì)基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)管理和保護(hù)進(jìn)行規(guī)定；GB/T 18894-2002只是對(duì)文書、圖像、聲音、視頻等一般數(shù)字檔案管理進(jìn)行規(guī)范和要求，難以滿足數(shù)字測(cè)繪檔案數(shù)據(jù)量大、專業(yè)性強(qiáng)、數(shù)據(jù)格式多等需求。部分標(biāo)準(zhǔn)只是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在其它行業(yè)沒有進(jìn)行推廣和嚴(yán)格執(zhí)行。

3.2 歸檔過(guò)程不規(guī)范 在數(shù)字測(cè)繪成果歸檔過(guò)程中，原則上均應(yīng)采用物理歸檔；但對(duì)某些本應(yīng)進(jìn)行物理歸檔的數(shù)字測(cè)繪檔案，在當(dāng)前技術(shù)條件下無(wú)法離線存入裝具的，應(yīng)先采用在線邏輯歸檔，如互聯(lián)網(wǎng)使用的瓦片數(shù)據(jù)、衛(wèi)星影像數(shù)據(jù)等。但在實(shí)際工作中，很少進(jìn)行邏輯歸檔工作，甚至把瓦片數(shù)據(jù)剔除后歸檔。

歸檔源數(shù)據(jù)組織欠佳。有些項(xiàng)目人員沒有很好的進(jìn)行數(shù)據(jù)組織和數(shù)據(jù)命名，導(dǎo)致數(shù)據(jù)混亂繁雜，甚至存在重復(fù)的數(shù)據(jù)。加大了后期整理的難度。

缺少相關(guān)背景信息。目前數(shù)字測(cè)繪檔案歸檔工作中，很少進(jìn)行數(shù)據(jù)源背景信息說(shuō)明的歸檔，如數(shù)據(jù)特征、數(shù)據(jù)硬件及軟件環(huán)境、數(shù)據(jù)版本等。

少量特殊格式數(shù)據(jù)，因軟件專利權(quán)等原因沒有歸檔相應(yīng)的軟件、版本。導(dǎo)致這些數(shù)據(jù)無(wú)法進(jìn)行分析和整理，也難以進(jìn)行再利用，成為“死”數(shù)據(jù)。

3.3 管理措施不到位 數(shù)字測(cè)繪檔案具有數(shù)據(jù)量大、專業(yè)性強(qiáng)且數(shù)據(jù)格式多樣化等特點(diǎn)，這就給數(shù)字測(cè)繪檔案的整理、立卷、保管、利用等工作帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。當(dāng)前數(shù)字測(cè)繪檔案管理措施落后于數(shù)字測(cè)繪檔案的需求，主要表現(xiàn)如下：①數(shù)字測(cè)繪檔案的整理組卷工作還是處于探索階段，且未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。②部分?jǐn)?shù)字測(cè)繪檔案和傳統(tǒng)載體測(cè)繪檔案混雜在一起保管，難以確保載體安全，也給利用帶來(lái)不便。③館藏保管環(huán)境與保管需求存在差距。④因人力物力投入不足、數(shù)據(jù)專業(yè)性太強(qiáng)等原因，入庫(kù)時(shí)沒有進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)檢查，如存儲(chǔ)載體有無(wú)劃痕、有無(wú)病毒、數(shù)據(jù)有無(wú)損壞。

3.4 數(shù)據(jù)安全存在風(fēng)險(xiǎn) 當(dāng)前，數(shù)字測(cè)繪檔案存在安全風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)的完整性和有效性。歸檔數(shù)據(jù)組織混亂及歸檔內(nèi)容的不完整，無(wú)數(shù)據(jù)背景信息進(jìn)行歸檔，就對(duì)數(shù)據(jù)的完整性帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn)。

按照GB/T 18894-2002的要求，為確保數(shù)據(jù)的有效性，保管部門應(yīng)該每年對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行登記；并確認(rèn)載體和新設(shè)備的兼容性；并對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次隨機(jī)讀檢查，且抽樣率不低于10%。但在數(shù)字測(cè)繪檔案的管理工作中，基本沒有開展這項(xiàng)工作。以本館的數(shù)字測(cè)繪檔案管理為例，部分90年代軟盤基本沒進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查；館藏光盤數(shù)量龐大，接近7000余盤，難以提供足夠的人力和財(cái)力進(jìn)行數(shù)據(jù)抽查。

4 改進(jìn)數(shù)字測(cè)繪檔案管理的對(duì)策

4.1 制定可操作性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范 針對(duì)數(shù)字測(cè)繪檔案標(biāo)準(zhǔn)落后于管理需要的實(shí)際情況，有計(jì)劃的修改數(shù)字測(cè)繪檔案的接收、整理、保管等標(biāo)準(zhǔn)。特別是要對(duì)1988年的《測(cè)繪科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》進(jìn)行修訂，明確數(shù)字測(cè)繪檔案的分類及整理方法。同時(shí)，可以借鑒檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如DA/T 38-2008中針對(duì)光盤的技術(shù)指標(biāo)、數(shù)據(jù)刻錄和備份要求、性能檢測(cè)及使用要求等規(guī)范引用到數(shù)字測(cè)繪檔案管理工作中。

4.2 嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，確保歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量 為確保數(shù)字測(cè)繪檔案的安全，應(yīng)嚴(yán)格控制歸檔數(shù)字測(cè)繪檔案的真實(shí)、完整和有效。首先，制定數(shù)字測(cè)繪檔案的歸檔制度，保證歸檔成果數(shù)據(jù)完整。在歸檔測(cè)繪成果數(shù)據(jù)的同時(shí)，還必須同時(shí)歸檔其對(duì)應(yīng)的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等技術(shù)因素和背景信息；其次，嚴(yán)格執(zhí)行物理歸檔一式三套制度，確保數(shù)字測(cè)繪檔案的保管、備份及提供利用的需求；再次，加強(qiáng)歸檔數(shù)據(jù)的鑒定工作，有針對(duì)性的進(jìn)行數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)完整性檢查，如查殺病毒、載體有無(wú)劃痕、數(shù)據(jù)是否完整等；最后優(yōu)化數(shù)字測(cè)繪檔案的登記制度，借鑒GB/T 18894-2002中關(guān)于“電子文件的登記”中的做法，強(qiáng)化對(duì)數(shù)字測(cè)繪檔案的移交、接收管理。

4.3 強(qiáng)化數(shù)字測(cè)繪檔案的管理措施 在現(xiàn)階段數(shù)字測(cè)繪檔案管理的摸索階段中，加強(qiáng)數(shù)字測(cè)繪檔案的管理主要從以下幾個(gè)方面入手：

一是規(guī)范數(shù)字測(cè)繪檔案的整理組卷、保管，確保數(shù)字測(cè)繪檔案整齊有序、保管良好。二是投入適度的設(shè)施和設(shè)備，如存儲(chǔ)設(shè)備采用一次寫的檔案級(jí)光盤（如JVC光盤），防磁設(shè)備、保溫及除濕設(shè)備，盡量提供滿足數(shù)字測(cè)繪檔案保管環(huán)境要求。三是強(qiáng)化數(shù)字測(cè)繪檔案的利用。一般盡量避免直接借出光盤，特別是一些“孤本”光盤和利用頻率高的光盤，盡量采用在線備份提供數(shù)據(jù)利用。

4.4 有計(jì)劃做好數(shù)據(jù)檢查和數(shù)據(jù)備份 為了規(guī)避因歸檔和管理的不規(guī)范對(duì)數(shù)據(jù)安全帶來(lái)的沖擊，必須有計(jì)劃進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和數(shù)據(jù)備份工作。如每年進(jìn)行對(duì)館藏?cái)?shù)字測(cè)繪中的10%進(jìn)行抽查，同時(shí)可以參考GB/T 18894-2002數(shù)據(jù)檢查等級(jí)要求進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查情況登記。對(duì)于數(shù)字測(cè)繪檔案的數(shù)據(jù)備份，可以按照產(chǎn)品和類型及歸檔年度由舊至新進(jìn)行數(shù)據(jù)備份計(jì)劃。

以本館館藏?cái)?shù)字測(cè)繪檔案為例，除少量軟盤、磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備外，主要是一次讀寫CD、DVD。就檔案類型而言，主要是數(shù)字測(cè)繪成果，如4D產(chǎn)品、航空攝影影像資料、衛(wèi)星遙感影像資料，其中航空攝影影像資料占館藏光盤數(shù)量的一半左右?？梢园凑障纫缀箅y的原則，先進(jìn)行4D產(chǎn)品的數(shù)據(jù)檢查和備份，后進(jìn)行航空攝影影像資料等測(cè)繪資料的數(shù)據(jù)檢查和備份。

數(shù)字測(cè)繪檔案是測(cè)繪檔案館藏的核心，更是廣大測(cè)繪科技工作者多年辛勤勞動(dòng)與智慧的結(jié)晶。需要測(cè)繪生產(chǎn)中各個(gè)環(huán)節(jié)的作業(yè)人員通力合作，規(guī)范和強(qiáng)化管理措施，才能確保數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、有效、安全，為發(fā)揮測(cè)繪成果的社會(huì)價(jià)值奠定基礎(chǔ)。

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[5]DA/T 1-2000.檔案工作基本術(shù)語(yǔ).

篇3

關(guān)鍵詞：測(cè)繪科技檔案；管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)；實(shí)現(xiàn)

中圖分類號(hào)： P208 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1673-1069（2016）31-155-2

0 引言

測(cè)繪檔案資料與其他的檔案資料不同，測(cè)繪檔案資料不僅能為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防建設(shè)等方面的建設(shè)提供重要的參考資料，同時(shí)還關(guān)乎我國(guó)領(lǐng)土安全的保密性[1]。在信息化、數(shù)據(jù)化不斷發(fā)展的今天，相關(guān)部門在國(guó)土資源調(diào)查、道路交通建設(shè)、城市規(guī)劃、政策落實(shí)等方面都對(duì)測(cè)繪檔案資料有著較廣泛的應(yīng)用。因此，針對(duì)測(cè)繪檔案資料的管理具有非常高的要求，對(duì)于信息的查詢和管理也有著較高的要求。在傳統(tǒng)的測(cè)繪檔案資料管理過(guò)程中，基本上是以手工檔案管理為主，工作起來(lái)不僅費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，且效率非常低，難以滿足目前社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中對(duì)測(cè)繪檔案資料的利用需求。而隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于測(cè)繪檔案資料的管理也不斷朝著信息化、數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展。建立起測(cè)繪檔案系統(tǒng)管理能有效提高測(cè)繪檔案的管理效率，進(jìn)而有效促進(jìn)測(cè)繪事業(yè)的發(fā)展。

1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及目標(biāo)

測(cè)繪檔案綜合管理與服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)，就是通過(guò)建立起一個(gè)安全可靠的管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)測(cè)繪檔案進(jìn)行自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪資料檔案館內(nèi)各個(gè)部門之間的業(yè)務(wù)傳輸能夠自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和共享化，以促進(jìn)各個(gè)部門之間的資料共享[2]。此外，建立起測(cè)繪檔案綜合管理與服務(wù)系統(tǒng)將能進(jìn)一步提高檔案信息的服務(wù)功能，及時(shí)有效地位社會(huì)各界快速、準(zhǔn)確地提供相應(yīng)的服務(wù)信息，確保信息的及時(shí)有效更新。而這一系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)，就是能夠?qū)y(cè)繪檔案及測(cè)繪檔案管理于信息化時(shí)代相結(jié)合，跟上時(shí)展的主流，使得測(cè)繪檔案的信息管理能夠有所創(chuàng)新與發(fā)展。

2 系統(tǒng)功能涉及

2.1 檔案檢測(cè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)

檔案檢測(cè)系統(tǒng)主要是檢測(cè)的是檔案資料的紙質(zhì)情況，包括其酸性及老化程度、抗張強(qiáng)度等，此外還可根據(jù)霉菌滋生情況事實(shí)動(dòng)態(tài)的檢測(cè)，以便于及時(shí)掌握紙張的指標(biāo)的變化情況，便于其長(zhǎng)期保存[3]。而系統(tǒng)的酸性檢測(cè)還能有利于檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)救及管理，提高測(cè)繪檔案管理的效率。

2.2 檔案保護(hù)子系統(tǒng)設(shè)計(jì)

檔案保護(hù)子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要目的就是實(shí)現(xiàn)檔案的保護(hù)。檔案保護(hù)子系統(tǒng)中主要涉及以下幾個(gè)環(huán)節(jié)，一是通過(guò)自動(dòng)控制消毒柜來(lái)對(duì)檔案資料定期進(jìn)行消毒，確保檔案中的有害微生物能及時(shí)清楚；二是采取無(wú)線膠裝機(jī)來(lái)裝訂檔案資料，實(shí)現(xiàn)無(wú)金屬裝訂；三是集體采用文件碎紙機(jī)來(lái)對(duì)秘密檔案資料進(jìn)行集中銷毀，避免資料的外流，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保護(hù)。

2.3 檔案業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)設(shè)計(jì)

檔案業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)主要是對(duì)測(cè)繪檔案進(jìn)行綜合管理的服務(wù)系統(tǒng)，而檔案業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)主要基于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行運(yùn)行[4]。一般情況下，檔案資料經(jīng)過(guò)整理匯編后錄進(jìn)到計(jì)算機(jī)內(nèi)，通過(guò)服務(wù)軟件來(lái)進(jìn)行管理。因此，該子系統(tǒng)主要包括數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)、信息的查詢檢索、制表的打印、文件的瀏覽等功能。當(dāng)業(yè)務(wù)人員在通過(guò)客戶端進(jìn)入到系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)人員可通過(guò)高檔圖形工作站來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的操作，以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的著錄、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。

2.4 項(xiàng)目文件上傳入庫(kù)功能

所謂的項(xiàng)目文件上傳入庫(kù)，管理人員能夠通過(guò)項(xiàng)目文件入庫(kù)來(lái)進(jìn)行信息的更新，以便于形成電子文檔信息，便于用戶查詢項(xiàng)目信息。一般情況下，操作人員通過(guò)制作電子文檔或者使用掃描來(lái)完成數(shù)據(jù)成果，該系統(tǒng)會(huì)對(duì)導(dǎo)入的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格、有效的檢測(cè)，通過(guò)對(duì)信息的檢測(cè)來(lái)確保導(dǎo)入數(shù)據(jù)的一致性及準(zhǔn)確性。同時(shí)，在系統(tǒng)的引導(dǎo)下，能夠給不同的任務(wù)進(jìn)行標(biāo)號(hào)命名，存放在不同的項(xiàng)目中，明確對(duì)不同的圖層位置進(jìn)行定位，便于用戶的查詢。

2.5 文件下載及在線瀏覽功能

測(cè)繪檔案綜合管理與服務(wù)系統(tǒng)與傳統(tǒng)檔案管理的本質(zhì)區(qū)別在于測(cè)繪檔案綜合管理與服務(wù)系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)在線瀏覽資料或者下載資料，而無(wú)須查找紙質(zhì)版的目標(biāo)成果文件，在該子系統(tǒng)中，設(shè)置了“項(xiàng)目資料在線瀏覽和文件下載”功能，用戶可以選擇在線瀏覽或者直接下載*.dwg 格式的電子文件來(lái)進(jìn)行查閱，而數(shù)據(jù)在下載過(guò)程中還可通過(guò)SSL協(xié)議來(lái)保數(shù)據(jù)的安全。其中該子系統(tǒng)通過(guò)可視化系統(tǒng)顯示的左側(cè)為勘察測(cè)繪項(xiàng)目文件列表，右邊則是文件夾下的詳細(xì)信息。此外，該系統(tǒng)中還有“任務(wù)查詢類別”，用戶在點(diǎn)擊“任務(wù)查詢類別”中可選擇“任務(wù)查詢?nèi)我鈼l件”和“按母項(xiàng)名稱查詢”兩個(gè)按鈕，進(jìn)而通過(guò)輸入條件來(lái)獲得自己所需的數(shù)據(jù)。此外，作為該系統(tǒng)還能與管理系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)合互動(dòng)，將用戶下載的情況及用戶信息自動(dòng)記錄到下載日志表單里面，便于管理人員對(duì)信息進(jìn)行管理。

3 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

通過(guò)對(duì)系統(tǒng)功能的分析可知，測(cè)繪檔案綜合管理與服務(wù)系統(tǒng)能有效提高測(cè)繪檔案的管理，也適用于各種不同環(huán)境條件的查詢中[5]。為有效探究該系統(tǒng)在現(xiàn)實(shí)中的使用情況，本文以遼寧省某測(cè)繪檔案管理局為例，探究其功能實(shí)現(xiàn)情況。由于該測(cè)繪檔案管理局中，檔案的類型比較復(fù)雜繁多，因此，根據(jù)實(shí)際條件，該檔案管理局建立的數(shù)據(jù)庫(kù)有兩個(gè)，一是測(cè)繪元數(shù)據(jù)庫(kù)，其主要功能用于存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)，便于形成數(shù)據(jù)化的信息管理模式，方便用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集與錄入；而是檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，該數(shù)據(jù)庫(kù)主要用于檔案管中借閱、歸還等記錄、清單的儲(chǔ)存。在該系統(tǒng)的應(yīng)用中，首先選擇Microsoft SQL Serve數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)表和業(yè)務(wù)管理表。然后在下編程實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)需要的各種功能。在測(cè)繪檔案綜合管理與服務(wù)系統(tǒng)中，該測(cè)繪檔案管理局實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化的信息查詢和管理，有效提高了管理效率和管理質(zhì)量，確保了數(shù)據(jù)信息保存的永久性。用戶通過(guò)該系統(tǒng)的信息查詢功能，或在線瀏覽，或下載文檔，有效獲取到了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。而通過(guò)該系統(tǒng)進(jìn)行管理，還能有效提高資源的利用率和共享率，是遼寧省測(cè)繪檔案信息管理部門的典范。

4 結(jié)語(yǔ)

在科技水平不斷提高的基礎(chǔ)上，為有效應(yīng)對(duì)社會(huì)各界對(duì)于測(cè)繪檔案的查詢、統(tǒng)計(jì)及利用，相關(guān)的政府部門對(duì)于測(cè)繪檔案的管理也不斷提高了要求。為此，相關(guān)的部門開始不斷實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案綜合管理與服務(wù)系統(tǒng)的功能，以期能不斷提高測(cè)繪檔案管理的質(zhì)量，確保能及時(shí)。準(zhǔn)確地位需求者提供服務(wù)。而系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)還是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，因此，測(cè)繪資料檔案館還需要不斷加大系統(tǒng)建設(shè)的投入力度，不斷完善系統(tǒng)的建設(shè)，以充分利用現(xiàn)代化手段來(lái)為測(cè)繪檔案的管理提供有力的支持，進(jìn)而有效促進(jìn)測(cè)繪事業(yè)的發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

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篇4

在當(dāng)前社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新時(shí)期，傳統(tǒng)化的房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理制度難以迎合當(dāng)前時(shí)展的現(xiàn)實(shí)需要，因此，相關(guān)工作人員要深刻認(rèn)識(shí)到房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀，采取科學(xué)有效的方式實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理的創(chuàng)新發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理工作的全新突破，從而更好地為我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)所服務(wù)。對(duì)此，本文以房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理為主要研究?jī)?nèi)容，對(duì)其問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并探尋其中解決問(wèn)題的對(duì)策。

二、 房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一） 實(shí)體檔案管理分散

由于房產(chǎn)測(cè)繪檔案的專業(yè)性比較強(qiáng)，又采用的是屬地化的管理方式，因此，實(shí)體檔案的管理比較分散，散存在各區(qū)市縣不動(dòng)產(chǎn)登記部門。分散的管理模式顯現(xiàn)出對(duì)單位的檔案管理缺乏整體規(guī)劃，對(duì)跨類別或新型檔案的管理往往會(huì)出現(xiàn)管理上的空白或交叉，同時(shí)也不利于房產(chǎn)測(cè)繪檔案的安全和利用。房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理中存在意識(shí)薄弱的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，極易導(dǎo)致相關(guān)工作人員在房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理過(guò)程中無(wú)法從根本上保證各項(xiàng)方案的順利落實(shí)和科學(xué)踐行，進(jìn)一步影響房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理質(zhì)量和利用效率。房產(chǎn)測(cè)繪檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足，房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期性和綜合性并存的工作，在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法為自身發(fā)展創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益，在此種理念的影響之下，部分管理者則不重視房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理工作的軟件、硬件投入。

（二） 管理機(jī)制不健全

現(xiàn)階段的房產(chǎn)檔案管理部門，其具體的工作過(guò)程也只是按照測(cè)繪檔案產(chǎn)生部門的業(yè)務(wù)要求和基本的檔案管理制度，被動(dòng)地接收、管理測(cè)繪檔案，沒有規(guī)定測(cè)繪機(jī)構(gòu)移交檔案的相關(guān)制度。房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理過(guò)程中存在單一方式的問(wèn)題。在房產(chǎn)測(cè)繪檔案的信息化管理過(guò)程中，由于受管理意識(shí)薄弱因素的影響，部分領(lǐng)導(dǎo)沒有對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)投入，當(dāng)前認(rèn)識(shí)檔案管理部門的辦公條件難以迎合信息化發(fā)展的時(shí)代要求。

（三） 房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理模式封閉

房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理機(jī)制不完善的同時(shí)，管理手段也相對(duì)比較落后，仍以手工管理為主，僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)字化處理和圖片查詢。房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理過(guò)程中存在管理模式封閉的問(wèn)題，無(wú)法為房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理質(zhì)量的提升和利用效率的提高提供良好的外部管理框架，從而影響房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理體系的創(chuàng)新發(fā)展。一般來(lái)說(shuō)，封閉式管理模式適用于資料來(lái)源相對(duì)單一的部門、企業(yè)，雖然能夠在一定程度上保證房產(chǎn)測(cè)繪檔案的機(jī)密性，但是在當(dāng)前社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代背景之下，這種封閉式的房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理模式，顯然無(wú)法滿足市場(chǎng)多元化的客觀需要，甚至?xí)M(jìn)一步降低了房產(chǎn)測(cè)繪檔案利用效率的提升。

三、 提高房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理質(zhì)量與利用效率的對(duì)策

（一） 樹立正確的房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理理念

要樹立正確的房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理理念，為房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理質(zhì)量與利用效率的提升奠定良好的思想基礎(chǔ)，進(jìn)一步引導(dǎo)房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化和完善化的方向發(fā)展，更好地為我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)所服務(wù)。一方面，管理者要重視房產(chǎn)測(cè)繪檔案工作對(duì)本單位經(jīng)濟(jì)效益提升、社會(huì)效益提高的推動(dòng)與促進(jìn)作用，加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案工作的資金投入，為房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理工作提供至關(guān)重要的軟件支持和硬件設(shè)施，進(jìn)而提高檔案管理工作質(zhì)量；另一方面，房產(chǎn)測(cè)繪檔案部門要強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)，在檔案管理制度的引導(dǎo)之下保證各項(xiàng)方案的順利進(jìn)行和科學(xué)落實(shí)，杜絕虛假信息的出現(xiàn)，強(qiáng)化房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息的真實(shí)性，保證其擁有較高的利用價(jià)值。

（二） 應(yīng)用信息化房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理方式

要應(yīng)用信息化房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理方式，加快房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，不斷提高房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理的科學(xué)性、實(shí)效性，促使房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理工作更好地迎合當(dāng)前時(shí)展潮流，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理工作效果的最大化。第一：在信息化建設(shè)前端，根據(jù)檔案法律法規(guī)和《電子文檔歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)文件，結(jié)合房產(chǎn)測(cè)繪檔案實(shí)際情況制定房產(chǎn)測(cè)繪電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施細(xì)則。第二：在信息化方案設(shè)計(jì)時(shí)，要從文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、辦理，檔案移交、接收、整理、錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)全面考慮，特別是檔案利用方面，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段把圖片信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并在地籍圖上顯示測(cè)繪數(shù)據(jù)，使房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化建設(shè)方案既符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際操作。第三：此外，還應(yīng)對(duì)各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟件、硬件的文件格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。

（三） 構(gòu)建開放性房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理模式

要構(gòu)建開放性的房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理模式，為提高房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理質(zhì)量與利用效率提供良好的外部框架。傳統(tǒng)封閉式的房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理模式，在一定程度上降低了人力資源開發(fā)的效率和質(zhì)量，不利于人才的流動(dòng)性發(fā)展?，F(xiàn)階段，我國(guó)正處于社會(huì)主義改革的攻堅(jiān)階段，房產(chǎn)測(cè)繪檔案作為我國(guó)現(xiàn)代人事管理制度的重要組成部分，應(yīng)積極迎合當(dāng)前開放型經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展的經(jīng)濟(jì)潮流，構(gòu)建具有開放性特征的房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理模式，注重對(duì)流動(dòng)性人員的系統(tǒng)管理，建立與之相匹配的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。同時(shí)，相關(guān)房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)其工作的宣傳引導(dǎo)，促使人才明確自身的工作價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)國(guó)家、企業(yè)、單位、高校等方面的綜合性聯(lián)動(dòng)。

篇5

一、測(cè)繪檔案保密管理工作中存在的問(wèn)題

（一）工作人員認(rèn)識(shí)不足。在實(shí)踐工作中我們發(fā)現(xiàn)，一些測(cè)繪人員和測(cè)繪檔案管理人員在認(rèn)識(shí)上存在一定的問(wèn)題。他們錯(cuò)誤地認(rèn)為，在科技發(fā)達(dá)、網(wǎng)絡(luò)交流頻繁的今天，保密工作已經(jīng)難以進(jìn)行了，認(rèn)為現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)是處于“有密難保、無(wú)密可?！钡臓顟B(tài)，并且在整理檔案的過(guò)程中沒有對(duì)廢舊檔案進(jìn)行合理處理或者是將一些涉密檔案進(jìn)行擅自處理。因此，也就導(dǎo)致泄密事件的發(fā)生。

（二）相關(guān)法律不健全。由于我國(guó)還處于社會(huì)主義發(fā)展階段，因此，難免會(huì)出現(xiàn)法律不健全的問(wèn)題。一些想要竊取機(jī)密的敵對(duì)分子利用我國(guó)現(xiàn)階段對(duì)外開放的局勢(shì)，利用法律漏洞運(yùn)用各種手段，采取多種途徑肆意搜集各種情報(bào)，加大了泄密的可能性。再加上，目前我國(guó)對(duì)現(xiàn)代檔案保密方面沒有十分健全、完善的法規(guī)，對(duì)于涉密的計(jì)算機(jī)也沒有完全達(dá)到先進(jìn)的保護(hù)措施。因此，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的嚴(yán)格管理，健全法律，從檔案保密規(guī)定和竊密處罰等多角度進(jìn)行。

（三）沒有嚴(yán)格的管理制度。測(cè)繪檔案保密管理中還存在沒有嚴(yán)格管理制度的問(wèn)題。第一，沒有健全的測(cè)繪成果檔案的相關(guān)管理制度，尤其是在成果利用方面，沒有嚴(yán)格的規(guī)定，使得測(cè)繪檔案存在泄密的風(fēng)險(xiǎn)。第二，有的檔案館雖然制定的相關(guān)的管理規(guī)定，但是，這些管理規(guī)定并沒有被很好地貫徹實(shí)施，沒有按照相關(guān)規(guī)定對(duì)測(cè)繪檔案進(jìn)行嚴(yán)格地管理，而且在成果利用方面也沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的流程進(jìn)行，僅僅是進(jìn)行簡(jiǎn)單的檢查，并沒有實(shí)質(zhì)性的審核，因此，也給測(cè)繪檔案的管理帶來(lái)了泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）檔案保密管理技術(shù)落后。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，現(xiàn)代的測(cè)繪檔案管理大部分是依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行的。但是，我們發(fā)現(xiàn)，不法分子在竊取情報(bào)的時(shí)候往往會(huì)利用高技術(shù)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行，這就給我們的工作提出了更高的要求，也讓我們認(rèn)識(shí)到在檔案管理中我們存在技術(shù)落后的問(wèn)題。第一，我們的檔案管理系統(tǒng)沒有較強(qiáng)的安全防護(hù)能力，缺乏完善的安全保護(hù)。第二，計(jì)算機(jī)保密技術(shù)較為落后，網(wǎng)絡(luò)管理制度不健全。

二、針對(duì)測(cè)繪檔案保密管理工作中存在問(wèn)題的解決措施

（一）加強(qiáng)相關(guān)測(cè)繪檔案工作人員的保密意識(shí)。加強(qiáng)測(cè)繪檔案的保密管理工作，不僅是要求相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)有足夠的重視，更重要的是所有測(cè)繪檔案制定和管理人員都要有嚴(yán)格的保密意識(shí)，要將檔案的保密工作放到測(cè)繪檔案管理的重要位置，定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)其保密意識(shí)，提高其思想道德素養(yǎng)，為其樹立正確的保密意識(shí)。

（二）完善相關(guān)的法律制度。制度是最有效的約束人行為的方式，因此，為了加強(qiáng)測(cè)繪檔案保密管理工作，我們要盡快制定科學(xué)的、適合的、可行的保密管理制度。第一，對(duì)測(cè)繪檔案成果的管理、利用及銷毀等方面制定嚴(yán)格的規(guī)定。對(duì)檔案的整理方式、歸檔范圍、保管期限、保密等級(jí)等進(jìn)行嚴(yán)格的限制，劃定具體的責(zé)任負(fù)責(zé)人。第二，制定了相關(guān)規(guī)章制度后，要真正貫徹落實(shí)這些規(guī)定，對(duì)制度的貫徹情況進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于不合適的規(guī)定及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，不斷完善相關(guān)的規(guī)定。第三，完善相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)相關(guān)的泄密人員和竊密人員進(jìn)行嚴(yán)厲的處罰，堅(jiān)決打擊泄密和竊密行為。

（三）協(xié)調(diào)測(cè)繪檔案的保密和利用。測(cè)繪檔案保密管理最重要的目的是想使得相關(guān)的測(cè)繪檔案在一定的時(shí)間、范圍內(nèi)發(fā)揮重要的作用。我們?cè)跈n案保密管理中要清楚認(rèn)識(shí)到，檔案的保密管理絕不僅僅是將涉密的測(cè)繪檔案進(jìn)行嚴(yán)格地保管，更重要的是，我們要挖掘其使用價(jià)值。在保證測(cè)繪檔案保密工作的基礎(chǔ)上挖掘檔案的作用。如果僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行保密，而不去挖掘其價(jià)值，那么測(cè)繪檔案也失去了其真正的價(jià)值。我們要協(xié)調(diào)好測(cè)繪檔案的保密和利用。

（四）提高測(cè)繪檔案保密管理技術(shù)。第一，要保證相關(guān)的涉密網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)之間有物理隔離，建立較為完善的網(wǎng)絡(luò)保密制度，提高涉密網(wǎng)絡(luò)的自我防護(hù)能力，對(duì)涉密的電腦實(shí)行封閉USB接口，要保證電腦網(wǎng)絡(luò)的登錄密碼都是雙人匹配的。第二，落實(shí)責(zé)任分配，做到“誰(shuí)上網(wǎng)，誰(shuí)負(fù)責(zé)”，并且，我們要定期更新和升級(jí)保密系統(tǒng)，確保涉密信息的安全。只有測(cè)繪檔案保密管理技術(shù)提高了，才能有效防范敵對(duì)分子利用互聯(lián)網(wǎng)便利進(jìn)行竊密活動(dòng)，給我國(guó)的測(cè)繪檔案帶來(lái)巨大的泄密風(fēng)險(xiǎn)。

篇6

【關(guān)鍵詞】社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；對(duì)策；建議

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問(wèn)題

目前，需歸屬于社會(huì)保險(xiǎn)檔案的，主要有以下幾類文件資料：1.政策依據(jù)類。即國(guó)家和地方出臺(tái)的各項(xiàng)有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)的法律法規(guī)和政策性文件。2.業(yè)務(wù)憑證類。即在社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用扣繳、匯繳、轉(zhuǎn)接、報(bào)銷、理賠等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的憑證。3.結(jié)算賬卡類。具體包括社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用管理手冊(cè)、養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)、費(fèi)用匯繳賬冊(cè)、參保人員花名冊(cè)、保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)遞清單、轉(zhuǎn)接變更登記卡等。4.統(tǒng)計(jì)報(bào)表類。包括社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用匯繳統(tǒng)計(jì)表、參保人員工資變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)審核表等。5.離退休人員社會(huì)化管理類。具體包括退休人員待遇統(tǒng)計(jì)、生存調(diào)查表、遺屬待遇審批表等。6.電子檔案類。這是指社會(huì)保險(xiǎn)工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公后形成的數(shù)字化檔案?，F(xiàn)階段，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在以下幾個(gè)問(wèn)題：1.重視程度欠缺。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)未正確認(rèn)識(shí)到社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的價(jià)值，將工作重心放在社會(huì)保險(xiǎn)的擴(kuò)面征繳上，對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作重視度不足。2.缺少統(tǒng)一規(guī)范的管理制度。國(guó)家為了規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理，了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，但是各地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在按照規(guī)范實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的積極性及進(jìn)度上存在較大差異，有些區(qū)域檔案信息不全，不同區(qū)域歸檔范圍不明確，導(dǎo)致檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效利用。3.缺少專業(yè)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員。部分社會(huì)保險(xiǎn)部門缺乏專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平過(guò)低，部分為兼職人員，沒有專業(yè)知識(shí)背景。4.社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理設(shè)施配置不足。隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度的健全，社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料增多，檔案室?guī)烊萘考毙柙龃螅易詈媚軌蜃龊梅莱?、防火工作，并且根?jù)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，完善相關(guān)的硬件、軟件設(shè)置配置，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信安全管理。

二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策及建議

（一）提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理重視度。在特色社會(huì)主義建設(shè)進(jìn)程中，國(guó)家對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)的重視度一直在提升，在這種情況下，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該充分重視對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理，將之納入部門的發(fā)展規(guī)劃中，在年度工作計(jì)劃中，制定科學(xué)合理的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理改進(jìn)計(jì)劃，加大人力物力資源投入，將檔案房擴(kuò)建，配置現(xiàn)代化管理設(shè)備及專業(yè)人員，建立健全檔案管理制度。（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，社會(huì)保險(xiǎn)檔案具有較高的價(jià)值，為了提升檔案利用率，國(guó)家應(yīng)該制定科學(xué)合理、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，明確規(guī)定各社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在檔案管理上的人力物力配置要求，明確各類文件歸檔的要求及標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案信息在真實(shí)性、完整性、及時(shí)性上的要求，從而確保檔案信息的參考價(jià)值。同時(shí)，健全社保檔案管理落實(shí)考核機(jī)制，將社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作任務(wù)細(xì)分到各個(gè)部門，并建立科室聯(lián)動(dòng)機(jī)制，相互監(jiān)督，分工協(xié)作。（三）建設(shè)專業(yè)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。根據(jù)現(xiàn)代化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理需求，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，為社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)提供人才支持。而且，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理部門，根據(jù)工作需求合理設(shè)置崗位，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，做好崗前培訓(xùn)考核工作，加強(qiáng)繼續(xù)教育。比如說(shuō)，現(xiàn)在很多社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員存在信息素質(zhì)不足的情況，機(jī)構(gòu)在配置信息化檔案管理設(shè)施后，應(yīng)該組織管理人員學(xué)習(xí)，迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù)，幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，提升自己的責(zé)任心，保持高度警惕。（四）推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)。用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據(jù)信息利用者的需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)必須意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的意義，充分重視檔案信息化建設(shè)工作，加大資金投入，選擇合適的信息化模式，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)，簡(jiǎn)化檔案借用、查閱的手續(xù)，擴(kuò)大檔案的利用范疇。

三、結(jié)語(yǔ)

篇7

關(guān)鍵詞：工會(huì)；檔案管理；經(jīng)濟(jì)社會(huì)

工會(huì)檔案是工會(huì)事務(wù)的詳細(xì)記錄，是工會(huì)工作的重要組成部分，也是工會(huì)組織的一種信息資產(chǎn)，在工會(huì)事業(yè)發(fā)展中的作用非常重要。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，工會(huì)在構(gòu)建和諧社會(huì)中的作用越來(lái)越重要。在工會(huì)的日常工作中，檔案的管理對(duì)工會(huì)職能的實(shí)現(xiàn)有著重要的意義，對(duì)規(guī)范工會(huì)的建設(shè)，提高工會(huì)工作水平等方面都有很好的促進(jìn)作用。

一、工會(huì)檔案的基本含義

工會(huì)檔案是工會(huì)組織在組織建設(shè)、維護(hù)職工合法權(quán)益、評(píng)選表彰勞動(dòng)模范、舉辦文體活動(dòng)中自然形成的，是工會(huì)組織履職過(guò)程的真實(shí)記錄，是工運(yùn)事業(yè)發(fā)展的歷史憑證。通過(guò)對(duì)檔案的查找和利用，可以清楚地看到工運(yùn)發(fā)展的足跡，看到各個(gè)時(shí)期取得的成績(jī)、榮譽(yù)和存在的不足，為今后工作的開展提供參考與借鑒。同時(shí)，還可以促進(jìn)各級(jí)工會(huì)組織之間的信息交流，提升工會(huì)工作水平，推動(dòng)工會(huì)工作的創(chuàng)新發(fā)展。

二、工會(huì)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）相關(guān)部門對(duì)工會(huì)檔案管理工作重視不夠

當(dāng)今社會(huì)作是經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代，各個(gè)企業(yè)的主要目標(biāo)是發(fā)展自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，工會(huì)的領(lǐng)高層將目標(biāo)定在對(duì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)工會(huì)的作用沒有正確的估計(jì)，對(duì)于工會(huì)組織的社交類活動(dòng)認(rèn)識(shí)不足，大部分領(lǐng)導(dǎo)覺得這類福利活動(dòng)是多余的活動(dòng)，無(wú)需進(jìn)行檔案的記錄。認(rèn)為工會(huì)檔案在整個(gè)工會(huì)的未來(lái)發(fā)展中的作用微乎其微。正是由于輕視工會(huì)檔案工作，導(dǎo)致在工會(huì)全年的工作中忽視對(duì)工會(huì)檔案的安排，工會(huì)檔案沒有詳細(xì)的計(jì)劃，對(duì)檔案管理工作研究少，檔案管理中遇到的問(wèn)題無(wú)法得到解決，在工作場(chǎng)地與資金方面更是缺少專業(yè)性的安排。

（二）工會(huì)檔案管理制度不夠完善

當(dāng)前許多工會(huì)在檔案管理方面制度不全，直接導(dǎo)致許多珍貴資料在工會(huì)整理、搬遷過(guò)程中丟失，檔案的丟失就是工會(huì)財(cái)產(chǎn)的損失。大多數(shù)的工會(huì)就是因?yàn)槿鄙倭送晟频臋n案管理制度，在工會(huì)人員借閱與保存的過(guò)程中將許多寶貴的檔案遺失了。沒有嚴(yán)格的制度約束管理人員的行為，導(dǎo)致管理人員對(duì)檔案管理工作的輕視，缺少工作該有的認(rèn)真負(fù)責(zé)，最后還是導(dǎo)致了工會(huì)財(cái)產(chǎn)的損失。分類在檔案管理過(guò)程中是個(gè)十分重要工序，將不同種類檔案依序分類能夠提高檢索檔案的效率，同時(shí)也有利于檔案的整理工作。制度的不完善，不僅僅是對(duì)管理工作的不方便，若因此引發(fā)了檔案的遺失更會(huì)對(duì)后續(xù)工作產(chǎn)生相當(dāng)大的影響，更加得不償失。

（三）檔案管理人員崗位不夠穩(wěn)定

大多數(shù)工會(huì)在檔案管理崗位的投入不夠，會(huì)導(dǎo)致大部分的從業(yè)人員流失。就目前的形勢(shì)來(lái)說(shuō)工會(huì)的檔案管理崗位對(duì)人才需求還是比較大的，綜合各個(gè)方面的原因以及壓力來(lái)說(shuō)，相關(guān)專業(yè)從業(yè)人員的市場(chǎng)得不到滿足，而且從業(yè)者的工作崗位經(jīng)常會(huì)隨著其他工作的要求變化，這對(duì)本來(lái)匱乏的市場(chǎng)來(lái)說(shuō)不是什么好消息，檔案管理的從業(yè)人員也要進(jìn)行劃分，也可以分為全職與兼職兩個(gè)方面，兼職職工對(duì)工作投入的熱情有限，在專業(yè)領(lǐng)域的技巧方面有很大的不足，沒有接受過(guò)正規(guī)的培訓(xùn)，這直接導(dǎo)致了兼職職工業(yè)務(wù)知識(shí)不精通，在管理的過(guò)程中，兼職職工都存在應(yīng)付了事的工作態(tài)度。

三、解決工會(huì)檔案管理工作中問(wèn)題的建議

（一）做好n案的收集整理工作

由于實(shí)際的工作比較繁雜，因此工會(huì)相關(guān)工作檔案的形式種類就比較繁雜，日常的歸檔處理工作也會(huì)有較大的工作量。在收集整理工會(huì)檔案時(shí)，要切實(shí)處理好“有文必檔”和“有文不歸”之間的內(nèi)在關(guān)系，使檔案文件的收集歸檔更加明確，以便保全資料避免丟失。這個(gè)過(guò)程需要注意：首先是要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的作用使管理體制得以健全。要根據(jù)工會(huì)的機(jī)構(gòu)體制特點(diǎn)，結(jié)合檔案材料生成的過(guò)程和特點(diǎn)建立起涵蓋面比較廣的管理網(wǎng)絡(luò)體系，這樣方便于檔案信息的交流協(xié)調(diào)，能夠通過(guò)上下之間的密切配合形成檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，這也是檔案收集整理工作的基礎(chǔ)性工作。其次是在發(fā)揮能動(dòng)作用的基礎(chǔ)上提高工作的效率效能。各部室的兼職檔案員要忠于職守，勤于動(dòng)手動(dòng)腦，將各自的工作做好做到位。一方面要主動(dòng)根據(jù)文件檔案生成的時(shí)間進(jìn)行細(xì)致地收集工作，將重要的能夠反映工會(huì)活動(dòng)記錄進(jìn)程的材料系統(tǒng)整理收集。另一方面也要加強(qiáng)與綜合檔案室的溝通工作，及時(shí)反饋收集信息，避免文件與資料的遺漏。每一個(gè)收集的階段工作完成之后，應(yīng)該主動(dòng)將文件收集歸檔。

（二）提高檔案人員專業(yè)水平

檔案人員的專業(yè)水平直接影響著工會(huì)檔案管理工作的有序、高效開展。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，工會(huì)應(yīng)建設(shè)一支具備較高專業(yè)化水平的檔案管理隊(duì)伍，確保檔案人員擁有較強(qiáng)的洞察能力、分析能力、管理能力以及信息專業(yè)技術(shù)的應(yīng)用能力，不斷提高工會(huì)檔案工作的管理效率。要為檔案人員提供充足的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，調(diào)動(dòng)起檔案人員參與培訓(xùn)的積極性，及時(shí)更新相關(guān)知識(shí)和技術(shù)，提升自己的業(yè)務(wù)處理能力和專業(yè)水平。此外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案人員的政治思想和職業(yè)道德教育，培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)、盡忠職守的工作態(tài)度，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)和事業(yè)心。

篇8

一、檔案管理中信息化建設(shè)存在的弊端

（一）缺乏明確的制度標(biāo)準(zhǔn)如今我國(guó)城鄉(xiāng)居民的參保人員在進(jìn)行信息資料填寫過(guò)程中，沒有統(tǒng)一的填寫標(biāo)準(zhǔn)，全國(guó)各地的城鄉(xiāng)居民各行其是，有的使用紙質(zhì)版、有的利用電子版，也存在兩版并行的狀況。檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，導(dǎo)致在日常的工作管理中，保險(xiǎn)檔案資料不規(guī)范，查找困難。

（二）檔案管理工作量劇增我國(guó)的城鄉(xiāng)居民因經(jīng)歷過(guò)制度改革，人員工作變動(dòng)較大，導(dǎo)致人事檔案不斷增加，為退休人員保險(xiǎn)待遇獲取工作增加了難度。同時(shí)，原來(lái)的檔案管理偏單一簡(jiǎn)單化，側(cè)重對(duì)退休工作人員的退休金進(jìn)行管理，但是現(xiàn)如今在改制的背景影響下，城鄉(xiāng)居民社會(huì)的福利待遇不斷增加，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案需要與社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)進(jìn)行對(duì)接，多元化的應(yīng)用方式加大了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的工作難度。

（三）缺乏專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)因我國(guó)的養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)制起步較晚，一些社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層及城鄉(xiāng)居民管理人員對(duì)檔案的管理工作缺乏重視，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)能力不高。只有在管理人員具備較高檔案管理的知識(shí)水平，并對(duì)管理流程及內(nèi)部結(jié)構(gòu)充分了解基礎(chǔ)上，才能提高日常管理工作的質(zhì)量。但是目前團(tuán)隊(duì)組建多采用臨時(shí)抽調(diào)的方式，臨時(shí)加入的工作人員并不具備檔案管理的知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)，使其容易在日常管理中出現(xiàn)問(wèn)題。

二、信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)

（一）提升工作人員工作效率要運(yùn)用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。信息技術(shù)的使用不僅可以滿足檔案數(shù)據(jù)收集的需求，而且可以為檔案提供智能的搜索空間，完善了檔案管理的操作步驟，優(yōu)化了檔案存儲(chǔ)的工作方式，提高了檔案管理的操作質(zhì)量。改善檔案管理人員的工作效率，從而實(shí)現(xiàn)了科學(xué)、高效地進(jìn)行時(shí)間管理。

（二）存儲(chǔ)調(diào)取方式安全便捷通過(guò)信息化手段儲(chǔ)存起來(lái)的電子檔案根本不會(huì)受到自然環(huán)境和人為失誤導(dǎo)致的負(fù)面影響。同時(shí)，信息化技術(shù)可以備份電子檔案，日常工作中的辦公設(shè)備就可以做到這一點(diǎn)，就可以實(shí)現(xiàn)檔案的連續(xù)性、穩(wěn)定性、便捷性，從而為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老檔案管理的穩(wěn)定、快速發(fā)展提供了有力的支撐和保證。

三、養(yǎng)老檔案保險(xiǎn)管理信息化策略

（一）建立信息化管理方式建立科學(xué)的信息化管理體系可以有效解決檔案管理人員壓力過(guò)大的問(wèn)題。工作人員在日常工作中需要根據(jù)檔案的應(yīng)用需求或內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的分類，方便檔案的使用。針對(duì)參保人員的個(gè)人信息，可以使用編號(hào)的方式進(jìn)行科學(xué)的排序及保管，通過(guò)科學(xué)有序的分類滿足檔案的多元化利用，降低管理人員的工作量。管理人員可以根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)法、檔案法制定檔案分類的大綱，完整的管理體系，嚴(yán)格按照操作流程進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、移交及存檔工作。隨著檔案信息不斷增加，管理人員可以積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理。通過(guò)信息化的管理手段不僅可以降低日常管理的難度，也可以增加檔案的存儲(chǔ)年限。工作人員可以利用對(duì)數(shù)字化的保險(xiǎn)檔案進(jìn)行分類、保存、排序以及調(diào)取，減少人工操作造成的失誤。采用信息化的管理方式將參保人員的信息上傳到云端，可以有效避免檔案被他人竊取，安全性能較高。

（二）建立健全的檔案制度標(biāo)準(zhǔn)城鄉(xiāng)居民建設(shè)中，需要注重養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理細(xì)則，明確參保的過(guò)程。根據(jù)參保流程和權(quán)益，重點(diǎn)分析廣大群眾的切身利益水平，實(shí)施全面的檔案管理制度優(yōu)化。通過(guò)信息搜集、整理、掌握相關(guān)數(shù)據(jù)資料，制定統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)檔案收集整理工作，嚴(yán)格掌控質(zhì)量關(guān)系，對(duì)資料進(jìn)行完整、齊全、科學(xué)的統(tǒng)一管理。通過(guò)掌控相關(guān)檔案管理的規(guī)律，對(duì)檔案的安全質(zhì)量存放進(jìn)行操作處理，確保檔案的完整性和有效性，明確檔案存放通風(fēng)、干濕度適宜、禁火等操作。

（三）建立標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái)全面推行城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案建設(shè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化的安全管理，確定檔案數(shù)據(jù)管理體系的標(biāo)準(zhǔn)有效性。通過(guò)管理過(guò)程分析，對(duì)電腦、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字信息進(jìn)行融合，注重提升城鄉(xiāng)居民檔案養(yǎng)老保險(xiǎn)建設(shè)管理，實(shí)現(xiàn)全國(guó)參保對(duì)象信息數(shù)據(jù)的有效共享，結(jié)合相關(guān)信息參保流程，實(shí)施系統(tǒng)數(shù)據(jù)的平臺(tái)查詢分析。

篇9

一、廣西社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

（一）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理法規(guī)制度執(zhí)行力不夠，工作發(fā)展不平衡

近年來(lái)，廣西壯族自治區(qū)人力資源和社會(huì)保障廳、自治區(qū)檔案局根據(jù)國(guó)家人力資源社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局《規(guī)定》，結(jié)合廣西實(shí)際制定了《廣西壯族自治區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》（桂人社發(fā)〔2010〕130號(hào)，以下簡(jiǎn)稱《暫行辦法》），為廣西全面加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理提供了基本保障。并根據(jù)人力資源社會(huì)保障部辦公廳關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作的有關(guān)部署，下發(fā)了《關(guān)于開展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838號(hào)，以下簡(jiǎn)稱《通知》），提出了力爭(zhēng)柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分經(jīng)辦機(jī)構(gòu)2012年底前通過(guò)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，其他市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在2013年7月底前通過(guò)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，2014年底前完成所有縣級(jí)以上經(jīng)辦機(jī)構(gòu)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收的工作目標(biāo)，要求各地以實(shí)現(xiàn)三年達(dá)標(biāo)驗(yàn)收目標(biāo)為核心，全面提升廣西各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平，大力推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)。

經(jīng)過(guò)2年的努力，截至2012年底，全區(qū)14個(gè)地級(jí)市，有4個(gè)市，6個(gè)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理通過(guò)了檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，8個(gè)市級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)正在開展紙質(zhì)檔案歸檔整理，力爭(zhēng)2013年底前進(jìn)行檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收。目前尚有2個(gè)市級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作仍處于無(wú)庫(kù)房、無(wú)專兼職檔案人員、無(wú)經(jīng)費(fèi)保障的“三無(wú)狀態(tài)”，未開展業(yè)務(wù)檔案整理工作。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2012年底，廣西區(qū)內(nèi)市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)積存歷史業(yè)務(wù)資料尚有10萬(wàn)宗卷未整理入庫(kù)。要實(shí)現(xiàn)2013年底前全區(qū)地級(jí)市社保業(yè)務(wù)檔案工作實(shí)現(xiàn)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收難度相當(dāng)大?？h級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)2/3以上沒有庫(kù)房，尚未開展紙質(zhì)檔案整理，2014年全部實(shí)現(xiàn)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收任重道遠(yuǎn)。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案保存方式落后，管理基礎(chǔ)薄弱

目前，廣西各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)除了社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)檔案以磁介質(zhì)、光盤和移動(dòng)硬盤等計(jì)算機(jī)手段定期備份保存外，大量的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案、文書檔案和會(huì)計(jì)檔案仍采用紙質(zhì)（線裝）保存的傳統(tǒng)檔案保存方式 。而參保人數(shù)眾多，社保業(yè)務(wù)檔案需保管一生，因此，檔案量巨大，占用大量庫(kù)房空間。傳統(tǒng)的紙張保存形式易損，有些檔案資料因查詢次數(shù)頻繁而不可避免地存在原件受損甚至遺失等情況。況且，各地業(yè)務(wù)檔案庫(kù)房普遍吃緊，有的地方社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)連一個(gè)固定的檔案室都沒有，各類檔案被分割保管，分室存放。一些地方雖然有固定的檔案室，但面積很小，庫(kù)房建設(shè)也大多不完全符合國(guó)家《檔案館建設(shè)設(shè)計(jì)規(guī)范》和規(guī)定，不具有防震、防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等安全設(shè)施，更談不上規(guī)范管理檔案，從調(diào)查情況來(lái)看，越到基層，管理基礎(chǔ)越薄弱。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理手段落后，跟不上社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展形勢(shì)的需求

雖然近年來(lái)廣西各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)已經(jīng)普遍使用計(jì)算機(jī)對(duì)社保檔案進(jìn)行管理，但大多數(shù)仍停留在目錄級(jí)管理階段，即對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案按一定規(guī)律編制目錄，在查詢時(shí)先通過(guò)目錄檢索，但文檔資料本身仍以紙張形式存在，最后仍需靠手工翻閱紙張?jiān)?，并沒有解決傳統(tǒng)純粹紙張化文檔資料管理所固有的原件易損的難題。隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的迅速發(fā)展，參保人數(shù)和覆蓋范圍的日趨擴(kuò)大，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案急劇增加，目前這種依靠手工操作的陳舊手段以及管理方式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展的要求，這必將成為影響和制約社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展的突出問(wèn)題。

（四）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息開發(fā)利用率低

廣西社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案開發(fā)利用起步較遲，檔案管理方式仍停留在“初級(jí)”階段，只能簡(jiǎn)單應(yīng)付一些查詢，不能有效地綜合開發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息資源，檔案信息利用率低，沒有起到社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息開發(fā)對(duì)推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)效率應(yīng)起的重要作用。

二、廣西社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理對(duì)策

隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，業(yè)務(wù)檔案呈現(xiàn)海量增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的模式已經(jīng)不能滿足事業(yè)發(fā)展需求，建立一套人工干預(yù)少、效率高、易查詢、易保存、運(yùn)行成本低的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)勢(shì)在必行，筆者認(rèn)為，需做好以下幾方面的工作。

（一）制定廣西統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，明確目標(biāo)，分類指導(dǎo)，全面推進(jìn)

在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，認(rèn)真做好自治區(qū)級(jí)頂層設(shè)計(jì)，用2年時(shí)間完成14個(gè)地級(jí)市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，2015年逐步實(shí)現(xiàn)縣（市、區(qū)）級(jí)社保業(yè)務(wù)檔案管理數(shù)字化。先行建設(shè)1—3個(gè)地級(jí)市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理數(shù)字化示范單位，以點(diǎn)帶面。重點(diǎn)扶持已實(shí)現(xiàn)社保檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收合格的市級(jí)檔案館（庫(kù)）建立數(shù)字檔案，做到“扶持一個(gè)、建成一個(gè)、驗(yàn)收一個(gè)”。對(duì)正在開展業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)創(chuàng)建工作的市級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促成檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收合格，為建設(shè)數(shù)字化檔案夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)要加強(qiáng)市對(duì)縣（市、區(qū)）社保檔案管理工作的指導(dǎo)，推動(dòng)廣西社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作上新水平。

（二）統(tǒng)一組織開發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理軟件

為避免各市社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)各自為政重復(fù)開發(fā)，既造成相互不兼容又浪費(fèi)資源，由自治區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)局統(tǒng)一組織開發(fā)，推廣實(shí)施社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理軟件，并為地級(jí)市檔案數(shù)字化建設(shè)提供必要的支持，解決好信息系統(tǒng)運(yùn)行的配套硬件、平臺(tái)軟件和實(shí)施費(fèi)用，確保廣西社保檔案數(shù)字化建設(shè)起點(diǎn)高、運(yùn)行穩(wěn)、效果好。

（三）建立社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)字檔案，是指以計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，把以紙質(zhì)形式保存的文字和數(shù)據(jù)、圖像、聲音等檔案資源以代碼形式記錄于磁盤、光盤等載體，依據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)碾娮游募娮訖n案）。社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)字檔案更具有存儲(chǔ)量大、檢索方便、安全、高效率、便于利用、管理成本低等顯著優(yōu)點(diǎn)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化以后，可對(duì)原紙質(zhì)檔案資料真空打包存放，同時(shí)采用相應(yīng)軟件對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理，普通查詢，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱其電子文本即可，對(duì)于極個(gè)別必須查閱其紙質(zhì)原件資料的再開包查閱，對(duì)紙質(zhì)檔案資料實(shí)現(xiàn)最大限度的保護(hù)。

篇10

一、新形勢(shì)下的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理

自改革開放以來(lái)，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理已經(jīng)進(jìn)行了多方面的改善。之所以對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理不斷地進(jìn)行完善，是因?yàn)樽罱K的目的是要避免養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的不真實(shí)、不完整和不安全性。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是提高養(yǎng)老保險(xiǎn)保障性功能的一種重要手段，通過(guò)為參保個(gè)人及社會(huì)有關(guān)方面提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)來(lái)促進(jìn)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展，其肩負(fù)重任。近年來(lái)，有數(shù)據(jù)資料表明，在檔案服務(wù)工作趨于信息化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，必須要對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作進(jìn)行改革，才能適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的需要。因此，在新形勢(shì)下，為了不阻礙社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展，必然要對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作提出更高的要求。目前，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：一是缺少規(guī)范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。

二、新形勢(shì)下做好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的對(duì)策

（一）完善和規(guī)范檔案管理制度。在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，其原始資料包括參保人個(gè)人信息賬戶、繳費(fèi)資料、養(yǎng)老金的發(fā)放資料以及業(yè)務(wù)有關(guān)的書面資料等，這些都是社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案需要進(jìn)行管理的資料。完善和規(guī)范檔案管理制度的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。規(guī)范化的檔案管理首先要確保實(shí)用性和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的資料檔案在歸檔存檔時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)混淆的問(wèn)題。這就要求檔案管理人員不僅要確保明確分類，還應(yīng)該做好歸類檔案的記錄。檔案管理部門在完善和規(guī)范檔案管理制度時(shí)，需注意制度的合理性、有效性、全面性以及具體化。合理性主要是指有關(guān)檔案管理方式方法符合現(xiàn)實(shí)應(yīng)用要求；有效性和全面性是指所建立的檔案制度要涵蓋所有工作環(huán)節(jié)；具體化是指檔案管理具體流程和檔案資料分類方式等都必須明確。此外，完善和規(guī)范檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律為依據(jù)。在檔案管理制度的要求約束下，檔案管理部門對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、集中、規(guī)范有序地管理。

（二）提高信息化檔案管理水平。在新形勢(shì)下，信息科技水平得到了快速提升，其已經(jīng)惠及到各行各業(yè)，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理也不例外。信息化檔案管理與完全人工方式的檔案管理相比，工作效率得到了大幅度的提升，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求。信息化檔案管理改變了以紙質(zhì)書面記錄與個(gè)人檔案的堆放與存放方式，既縮短了工作時(shí)間，又避免了占據(jù)了較大的空間進(jìn)行資料的存放。信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)了檔案管理電子化，有利于檔案的查詢與檢索，大大地降低信息檢索的不準(zhǔn)確性。人工進(jìn)行檔案資料原件的查找與翻閱既費(fèi)時(shí)又耗力，工作效率較低，而由計(jì)算機(jī)檢索與掃描獲得信息既節(jié)省了大量的時(shí)間，又提高了工作的準(zhǔn)確性和效率。

另外，信息化檔案管理在分類與管理時(shí)，不可忽視科學(xué)的歸檔與提高工作質(zhì)量。針對(duì)普通類型的業(yè)務(wù)文件、退休記錄、審計(jì)等的存檔時(shí)間要明確記錄。對(duì)于影音資料與照片等資料檔案，在選取、收集與初步的記錄時(shí)，要注意歸類方式的選擇?？偠灾?，信息化檔案管理的最終目的是為了減少檔案管理工作的無(wú)序現(xiàn)象。

（三）提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理的重要組成部分，控制著檔案管理所有環(huán)節(jié)。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的目標(biāo)是服務(wù)社會(huì)，因此，檔案管理部門不可忽視檔案管理人員的素質(zhì)水平。新形勢(shì)下，隨著檔案管理工作要求的提高，與之相應(yīng)的檔案管理人員的素質(zhì)水平也應(yīng)該提高。為此，檔案管理部門需注意管理任務(wù)和責(zé)任的分配。通過(guò)明確工作職責(zé)與標(biāo)準(zhǔn)的方式提升管理人員的素質(zhì)，才能更好地讓檔案管理服務(wù)于社會(huì)。