導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理的法律法規(guī)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞:建筑;施工現(xiàn)場;檔案管理;經(jīng)濟(jì)效益

中圖分類號:F284文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2009)15-0198-02

建筑施工企業(yè)工程項(xiàng)目多、施工工期長、涉及面廣,工程檔案從現(xiàn)實(shí)材料到立卷歸檔有一個(gè)漫長的周期,檔案工作成效和質(zhì)量難于保證,也拉長了建筑企業(yè)從工程開工到工程竣工的經(jīng)濟(jì)周期,影響了建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。如何有效開展工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場的檔案工作,促進(jìn)建筑企業(yè)合情合理合法獲取最大限度的經(jīng)濟(jì)效益,是困擾建筑施工企業(yè)管理工作的難題之一。結(jié)合在建筑企業(yè)的工作實(shí)踐,筆者認(rèn)為,要做好工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場的檔案管理工作,爭取企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,必須準(zhǔn)確把握和執(zhí)行法律法規(guī)及管理規(guī)范,切實(shí)做到“及時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)會”、“認(rèn)真貫徹落實(shí)”、“切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行”三個(gè)方面。

一、及時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)會好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益提供信息支持

建筑施工企業(yè)有其特殊的行業(yè)特點(diǎn),加之建設(shè)工地分散、點(diǎn)多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業(yè)開展檔案管理工作的難度不小,給企業(yè)爭取經(jīng)濟(jì)效益增加了難度。

建設(shè)項(xiàng)目的報(bào)建、開工、施工、結(jié)算、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié),以及建設(shè)工程竣工資料的編制、結(jié)算的確認(rèn)、建設(shè)項(xiàng)目的創(chuàng)優(yōu)申報(bào)都離不開工程資料。工程項(xiàng)目的質(zhì)量保修、經(jīng)濟(jì)糾紛的處理與解決,建筑施工企業(yè)的生存、發(fā)展和壯大,同樣離不開工程資料。建設(shè)項(xiàng)目施工過程中的資料積累,形成了建筑企業(yè)的工程檔案。從一定的意義上來說,工程檔案對于建筑施工企業(yè)的生產(chǎn)管理全過程,都起到至關(guān)重要的憑證和證據(jù)作用。如果工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場的檔案管理工作存在問題,例如,檔案收集不及時(shí)、歸檔不完整等等,勢必造成工作重復(fù),影響工期,增加工程成本。

檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,是政府和建設(shè)、檔案主管部門對建筑企業(yè)檔案管理工作的強(qiáng)制要求,同時(shí)也是企業(yè)開展檔案工作的指引。法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,可以使檔案管理工作規(guī)范化和常規(guī)化。因此,學(xué)習(xí)好、領(lǐng)會好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,是做好建筑施工企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵。對于每一個(gè)檔案管理文件或行業(yè)規(guī)范的出臺,我們都要認(rèn)真研讀,加強(qiáng)理解,準(zhǔn)確領(lǐng)會把握規(guī)范、制度和管理文件的主要內(nèi)容及其精神要點(diǎn)。企業(yè)和檔案工作人員只有正確領(lǐng)會、透徹理解了法律法規(guī)和管理規(guī)范的實(shí)質(zhì),才有可能正常開展工作。

首先,建筑施工企業(yè)的檔案工作人員要及時(shí)知悉檔案法律法規(guī)的頒布和行業(yè)規(guī)范的實(shí)施,及時(shí)開展工作。其次,企業(yè)在具體執(zhí)行法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范過程中,要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際,落實(shí)貫徹文件的具體部署。在施工過程中,要求報(bào)送的資料必須及時(shí)報(bào)送,應(yīng)該備案的資料必須及時(shí)備案。由我司總承包施工建設(shè)的廣東電信廣場,在多年的施工建設(shè)過程中,先后經(jīng)歷了三次工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)的變更。每一次工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)變更后,項(xiàng)目部都及時(shí)組織檔案工作人員學(xué)習(xí)領(lǐng)會和理解新標(biāo)準(zhǔn),并根據(jù)新標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)變更的順利過渡和實(shí)施,檔案管理工作中減少了大量的重復(fù)工作,為企業(yè)節(jié)省了不少的人工成本,爭取到了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

二、認(rèn)真貫徹落實(shí)好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益提供政策保證

做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作,在學(xué)習(xí)領(lǐng)會檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上,還必須抓緊抓好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范在實(shí)際工作中的貫徹落實(shí)。建筑施工企業(yè)和檔案工作人員要把握好重點(diǎn),了解檔案管理部門及建設(shè)主管部門出臺管理文件或規(guī)范的目的和要求,認(rèn)真做好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的傳達(dá)貫徹和落實(shí)工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范作為開展工作的依據(jù)。在施工現(xiàn)場的具體工作實(shí)踐中,要使檔案管理部門及建設(shè)主管部門出臺管理文件或規(guī)范的目的和要求真正體現(xiàn)、落實(shí)在管理的每一個(gè)環(huán)節(jié),力爭工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進(jìn)下一階段的工程施工創(chuàng)造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業(yè)爭取時(shí)間、創(chuàng)造效益。

貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,建筑施工企業(yè)和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)管理這一中心,結(jié)合施工現(xiàn)場的實(shí)際條件,充分發(fā)揮人的能動(dòng)性和積極性。要克服工作中的困難,嚴(yán)格貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質(zhì)量。要力爭施工現(xiàn)場工程資料一次合格,減少重復(fù)工作,為工程竣工后的項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)、工法申報(bào)、企業(yè)資質(zhì)申請等工作打好基礎(chǔ),為企業(yè)創(chuàng)造間接利潤,獲取經(jīng)濟(jì)效益。

貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不僅要依靠發(fā)揮檔案工作人員的工作能動(dòng)性和積極性,還要有檔案組織機(jī)構(gòu)的推進(jìn)和監(jiān)督。設(shè)立專門的檔案管理部門,配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業(yè)檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理基本上在施工現(xiàn)場進(jìn)行,90%以上的工作量可以在施工現(xiàn)場完成。另一方面,建筑施工企業(yè)有其便利條件,就是按照施工現(xiàn)場人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現(xiàn)場都配備了專職的資料員。按照一人兩職責(zé)的要求,將專職資料員設(shè)置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時(shí),按照檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國有大型建筑企業(yè),我司設(shè)立了專門的綜合檔案室,負(fù)責(zé)工程資料及工程檔案工作的開展、推進(jìn)和監(jiān)督工作。在人員設(shè)置上,綜合檔案室只設(shè)專職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現(xiàn)場的資料員)。這也是我司結(jié)合企業(yè)具體實(shí)際,貫徹國家檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業(yè)業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要,減少了檔案歸檔過程中的重復(fù)工作。實(shí)踐證明,我司的做法,較好地促進(jìn)了施工現(xiàn)場的資料收集和工程檔案管理工作,為企業(yè)節(jié)約了大量的人工成本,間接創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益。

三、切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益保駕護(hù)航

工程資料的準(zhǔn)確性,對于工程施工過程及生產(chǎn)管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯(cuò)誤,對于施工企業(yè)將會是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業(yè)要在及時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)會、認(rèn)真貫徹落實(shí)的基礎(chǔ)上,至關(guān)重要的一點(diǎn),就是必須切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。也只有這樣,法律法規(guī)和管理規(guī)范的威力及作用才能充分發(fā)揮,否則就會成為一紙空文。因此,起著推動(dòng)和監(jiān)督作用的檔案管理部門,要對工程資料嚴(yán)格把關(guān),做好審核工作,并將相關(guān)資料及時(shí)歸檔。建筑企業(yè)要根據(jù)建筑形勢的發(fā)展變化,根據(jù)檔案管理的工作要求以及施工現(xiàn)場的實(shí)際,不斷調(diào)整工作方式方法,針對工作中出現(xiàn)的新問題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。

切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,為企業(yè)爭取經(jīng)濟(jì)效益,一是要注意處理好生產(chǎn)管理與檔案工作的關(guān)系。建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理與企業(yè)開展檔案管理工作是異途同歸的兩個(gè)方面,兩者相得益彰、互為促進(jìn)。以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為工作依據(jù),做好、管好施工現(xiàn)場檔案資料管理工作,正確處理好企業(yè)生產(chǎn)管理與檔案工作管理的關(guān)系,不僅不會削弱企業(yè)生產(chǎn)管理的力度,而且有助于促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)管理工作,促進(jìn)企業(yè)“向管理要效益”。

二是要注重發(fā)揮好工程檔案資料的真實(shí)憑證的作用。施工現(xiàn)場的檔案管理工作,要以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為依據(jù),為工程項(xiàng)目管理提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù),及時(shí)有效地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理服務(wù)。工程檔案資料具有參考借鑒價(jià)值,對工程技術(shù)的推廣和應(yīng)用有啟迪助推作用。如,在生產(chǎn)管理過程中甲乙雙方就工程量產(chǎn)生意見分歧或發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業(yè)“作證”,作為甲乙雙方確認(rèn)工程量的證據(jù),為企業(yè)爭取經(jīng)濟(jì)效益。

三是要高度重視信息技術(shù)環(huán)境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí),抓好檔案工作隊(duì)伍的教育管理和檔案崗位責(zé)任制的落實(shí)。對于特殊的工程項(xiàng)目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強(qiáng)對檔案工作人員的保密意識教育,增強(qiáng)人員責(zé)任意識,不斷推進(jìn)檔案管理工作制度化和規(guī)范化,切實(shí)做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業(yè)爭取經(jīng)濟(jì)效益。

四是要加強(qiáng)與建設(shè)主管部門和檔案管理部門的工作溝通,做好與質(zhì)監(jiān)、安全、建協(xié)等部門的溝通和聯(lián)系。按照各專項(xiàng)工程的要求,以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn)及依據(jù),分類做好消防、城建等分項(xiàng)資料,及時(shí)收集整理歸檔,為工程項(xiàng)目的分步分項(xiàng)驗(yàn)收及早做好準(zhǔn)備工作,減少因分步驗(yàn)收緊急做資料趕任務(wù)而發(fā)生的加班工資,減少人工費(fèi)用。

在現(xiàn)行的建筑企業(yè)運(yùn)作機(jī)制下,企業(yè)檔案管理特別是施工現(xiàn)場的檔案管理工作不能循規(guī)蹈矩、墨守成規(guī),必須在學(xué)習(xí)領(lǐng)會好、貫徹落實(shí)好、高效執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上,及時(shí)解決施工現(xiàn)場檔案管理工作中的實(shí)際問題,不斷深化創(chuàng)新管理方式方法,推進(jìn)管理工作逐步發(fā)展完善,一定會扭轉(zhuǎn)施工現(xiàn)場檔案管理工作的被動(dòng)局面,建筑企業(yè)獲取最大經(jīng)濟(jì)效益的目標(biāo)一定會得以實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn):

[1]陳作明.檔案學(xué)研究中若干問題的思考[J].浙江檔案,1996,(9).

[2]成虎.工程項(xiàng)目管理[M].北京:高等教育出版社,2004.

篇2

[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)檔案；管理；問題；措施

一、前言

財(cái)務(wù)檔案管理是財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)，因?yàn)樗鎸?shí)記錄并反映了企業(yè)單位發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)檔案管理工作具有重要的意義，可以有效地提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，但是在實(shí)際工作中很容易被人們忽視，從而就大大地影響了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量。因此，認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案保管工作的重要性，并且加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案保管是很有必要的。

二、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容

一般而言，財(cái)務(wù)檔案是指會計(jì)憑證（如原始憑證、記賬憑證等）、會計(jì)賬簿（如明細(xì)賬、總賬、日記賬等）和財(cái)務(wù)報(bào)告（如月度財(cái)務(wù)報(bào)表、年度財(cái)務(wù)報(bào)表）等，真實(shí)地反映并記錄了企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，同時(shí)也為單位加強(qiáng)經(jīng)營管理提供了重要參考依據(jù)。

三、當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

近年來，財(cái)務(wù)檔案管理工作取得了顯著發(fā)展，但是也頻頻出現(xiàn)問題。當(dāng)前財(cái)務(wù)管理存在的問題主要有：

1.財(cái)務(wù)檔案保管不規(guī)范

2.會計(jì)檔案立卷不規(guī)范

四、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的措施

從當(dāng)前財(cái)務(wù)管理工作存在的問題，同時(shí)聯(lián)系檔案管理工作的性質(zhì)，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來加強(qiáng)對單位財(cái)務(wù)檔案管理，從而可以真正發(fā)揮檔案管理在單位中的作用。

1.提高領(lǐng)導(dǎo)者法律法規(guī)的意識

很多領(lǐng)導(dǎo)者都認(rèn)為財(cái)務(wù)工作在單位中扮演著重要的角色，在實(shí)際工作中，就應(yīng)該從單位和員工的根本利益出發(fā)，嚴(yán)格按照會計(jì)準(zhǔn)則的標(biāo)準(zhǔn)聘用財(cái)務(wù)人員。選用高素質(zhì)和高業(yè)務(wù)能力的財(cái)會人員，就會嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，在實(shí)際工作中就會真實(shí)地反映出發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，從而確保了財(cái)務(wù)檔案的準(zhǔn)確性。

要想確保財(cái)務(wù)檔案信息的真實(shí)性和可靠性，提高領(lǐng)導(dǎo)者法律法規(guī)的意識是很有必要的。要讓領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量的重要性，在領(lǐng)導(dǎo)者正式上崗前加強(qiáng)培訓(xùn)，而且培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)該包括會計(jì)準(zhǔn)則、會計(jì)法規(guī)等，從而讓領(lǐng)導(dǎo)者樹立起相關(guān)的法律法規(guī)意識。在單位的財(cái)務(wù)管理工作中，堅(jiān)決不任人唯親，堅(jiān)決不舞弊，而且財(cái)務(wù)工作人員的變換都要報(bào)經(jīng)上級部門的批準(zhǔn)。若領(lǐng)導(dǎo)者更換時(shí)，重新按照相關(guān)的制度實(shí)行，這樣就可以從根本上確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2.提高財(cái)務(wù)工作人員的法律法規(guī)意識

一個(gè)單位的財(cái)務(wù)工作人員僅僅具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作能力是不夠的，還需要具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和法律法規(guī)意識，在實(shí)際工作中嚴(yán)格遵守會計(jì)準(zhǔn)則及相關(guān)的會計(jì)制度，從而將發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)且準(zhǔn)確地反映在財(cái)務(wù)檔案中。而且在工作中，不以領(lǐng)導(dǎo)者的愛好為標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵守《會計(jì)法》及國家制定的相關(guān)會計(jì)法規(guī)，加強(qiáng)對原始憑證的審核，始終堅(jiān)持客觀和公正的工作態(tài)度，辨別發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)、是否合法，從而確保記錄的會計(jì)信息具有真實(shí)性和可靠性。敢于對不合法的原始憑證拒絕受理，并及時(shí)向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。同時(shí)要按照法律要求在銀行設(shè)立企業(yè)專用賬戶，不設(shè)立“小金庫”，以審核過的會計(jì)憑證來登陸會計(jì)賬簿。除此以外，財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告要嚴(yán)格遵守按照審核過的會計(jì)信息編制，真正地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性。

3.財(cái)務(wù)檔案管理人員要培養(yǎng)自己的責(zé)任感

在對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理的過程中，要嚴(yán)格整理、裝訂、編制，然后將檔案移交給單位檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一保管，這時(shí)檔案管理人員也要嚴(yán)格按照會計(jì)準(zhǔn)則要求，認(rèn)真接收財(cái)務(wù)檔案，審查各種不同的檔案資料，將檔案放置在規(guī)定的位置保管，不僅做好檔案的保管工作，還應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況提供使用和銷毀。因此，財(cái)務(wù)人員具備強(qiáng)烈的責(zé)任感、高度的服務(wù)意識和無私奉獻(xiàn)的精神是很重要的。除此以外，單位領(lǐng)導(dǎo)者還要定期對檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)工作能力，從而更好地完成新時(shí)期的會計(jì)檔案管理工作。

4.完善財(cái)務(wù)檔案管理制度

依據(jù)《會計(jì)法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，首先要建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到整個(gè)企業(yè)工作的整體規(guī)劃中來，制定財(cái)務(wù)檔案管理的工作目標(biāo)，建立諸如《財(cái)務(wù)檔案工作人員守則》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，使財(cái)務(wù)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制定電子檔案管理辦法。？

總之，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，高度重視、積極行動(dòng)，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，加強(qiáng)和完善電算化會計(jì)檔案管理，將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的問題，財(cái)務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。？

結(jié)束語

財(cái)務(wù)檔案管理工作在單位管理工作中，占據(jù)著重要的地位和作用，財(cái)務(wù)檔案保管工作能否做好，會直接影響到單位的財(cái)務(wù)管理質(zhì)量。因此，為了提高單位的效益，做好檔案保管工作是很有必要的。

參考文獻(xiàn)：

[1]《會計(jì)檔案管理辦法》.

篇3

隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)管理者為追求企業(yè)利益最大化而忽視對財(cái)務(wù)檔案的管理工作，造成我國財(cái)務(wù)檔案管理存在一定的失真現(xiàn)象。這要從提升會計(jì)從業(yè)人員的素質(zhì)、建立合理的管理制度、推行完善的會計(jì)委派制度、建立健全相關(guān)法律法規(guī)、完善社會監(jiān)督體系幾方面入手，預(yù)防和控制財(cái)務(wù)檔案信息中失真現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而為企業(yè)經(jīng)營者進(jìn)行決策提供更真實(shí)的依據(jù)，推動(dòng)企業(yè)取得長足發(fā)展。本文以財(cái)務(wù)檔案管理中信息失真的預(yù)防及控制為主題，展開探討與分析。

關(guān)鍵詞：

財(cái)務(wù)檔案；檔案管理；信息失真；預(yù)防；控制

財(cái)務(wù)信息是企業(yè)經(jīng)營者進(jìn)行決策以及監(jiān)督企業(yè)工作開展情況的重要依據(jù)，這要求企業(yè)的財(cái)務(wù)信息具有真實(shí)性、可靠性。但由于種種原因，我國企業(yè)在檔案管理過程中，財(cái)務(wù)信息檔案失真現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這就需要相關(guān)工作者采取一定的措施，提升財(cái)務(wù)檔案的管理水平，減少信息失真現(xiàn)象的產(chǎn)生。

一、提升會計(jì)從業(yè)人員的素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案信息的失真主要是由相關(guān)會計(jì)從業(yè)人員缺乏責(zé)任心或者工作的疏忽引起的，這就需要提升會計(jì)從業(yè)人員的素質(zhì)，從根本上保證財(cái)務(wù)檔案信息的真實(shí)性。首先要不斷規(guī)范企業(yè)會計(jì)人員的用人標(biāo)準(zhǔn)，在招錄會計(jì)從業(yè)人員時(shí)相應(yīng)提升門檻，引進(jìn)具備更高職業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)的會計(jì)人才。其次是對本企業(yè)內(nèi)部的會計(jì)從業(yè)人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)和職業(yè)道德的培訓(xùn)，提升會計(jì)工作者的素質(zhì)。培訓(xùn)結(jié)果要以測試的形式進(jìn)行檢查，保證培訓(xùn)能夠起到一定成果。再次，企業(yè)管理者要加強(qiáng)關(guān)于財(cái)務(wù)信息對企業(yè)發(fā)展重要性的宣傳，使會計(jì)從業(yè)人員能夠從內(nèi)心深處認(rèn)識到財(cái)務(wù)信息檔案管理工作的重要性，確保其在工作過程中能夠認(rèn)真對待每一項(xiàng)財(cái)務(wù)信息。

二、建立合理的管理制度

對財(cái)務(wù)檔案管理中信息失真的預(yù)防和控制，離不開一個(gè)合理的現(xiàn)代企業(yè)管理制度，以加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管理。首先，要制定嚴(yán)格的人事管理制度，規(guī)范財(cái)務(wù)工作人員的考勤，保證其在工作中有一個(gè)更為飽滿的精神狀態(tài)。同時(shí)，嚴(yán)格的人事管理制度能避免財(cái)務(wù)管理被少部分人操控的現(xiàn)象，最大程度上保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性。其次是建立與現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理制度相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度是保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要管理制度，是對企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的基本規(guī)范。完善的內(nèi)部控制制度能夠保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)合法性，也為財(cái)務(wù)信息管理工作提供了依據(jù)。內(nèi)部控制制度也將財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行了職責(zé)分工，以保證每位員工都有需要自己直接負(fù)責(zé)的部分，將財(cái)務(wù)工作的責(zé)任制落實(shí)到人，保證財(cái)務(wù)管理工作出現(xiàn)問題時(shí)能第一時(shí)間找到相關(guān)責(zé)任人，使問題得到迅速解決。同時(shí)，執(zhí)行完善的內(nèi)部控制制度能夠提升財(cái)務(wù)管理人員的工作效率，并使其在一個(gè)相互監(jiān)督的環(huán)境下工作，保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性與時(shí)效性。

三、推行完善的會計(jì)委派制度

會計(jì)委派制度是一種接受上級公司委派會計(jì)人員，并接受被委派的會計(jì)人員監(jiān)督相關(guān)會計(jì)工作的制度。在此種制度下，受委派的會計(jì)人員在委派單位具有一定的獨(dú)立性，較少受到委派單位的影響，能達(dá)到保證財(cái)務(wù)信息真實(shí)性的目的。由此看來繼續(xù)推行會計(jì)委派制度十分必要。同時(shí)，要完善現(xiàn)代會計(jì)委派制度，將企業(yè)中部分會計(jì)從業(yè)人員納入一個(gè)較為獨(dú)立的體系中進(jìn)行管理，并制定出有針對性的會計(jì)從業(yè)人員規(guī)范，方便管理和監(jiān)督會計(jì)人員，保證其工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，避免財(cái)務(wù)信息失真現(xiàn)象的發(fā)生。推行完善的會計(jì)委派制度還能方便政府人員進(jìn)行相關(guān)的財(cái)務(wù)審計(jì)工作，減少外界環(huán)境對會計(jì)從業(yè)人員的影響，提升審計(jì)結(jié)果的真實(shí)性和可靠性，并有利于會計(jì)從業(yè)人員提升自律性，更加認(rèn)真地對待財(cái)務(wù)管理工作。

四、建立健全相關(guān)法律法規(guī)

加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理工作需要有健全的法律法規(guī)作為支撐。首先需要我國政府工作人員制定與財(cái)務(wù)檔案管理工作密切相關(guān)的法律法規(guī)，并下發(fā)到各企業(yè)督促其認(rèn)真執(zhí)行。這一法律法規(guī)在執(zhí)行過程中還需要不斷修正與完善，保證其能接受實(shí)踐的檢驗(yàn)。我國現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理工作的法律法規(guī)也要根據(jù)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行補(bǔ)充與修改，以保證我國相關(guān)法律法規(guī)能夠緊隨時(shí)展步伐。特別是針對財(cái)務(wù)管理信息失真現(xiàn)象，要進(jìn)行嚴(yán)格管理，一旦出現(xiàn)信息失真，要根據(jù)其引發(fā)的具體結(jié)果進(jìn)行懲處。懲處時(shí)要對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行分類，根據(jù)其所負(fù)責(zé)任的大小進(jìn)行不同程度的懲罰，以保證財(cái)務(wù)工作人員受法律法規(guī)的嚴(yán)格控制，在工作時(shí)能夠最大程度地保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性。建立健全法律法規(guī)也為出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理失真現(xiàn)象的處理提供了法律依據(jù)，保證了金融市場的規(guī)范化，有利于我國經(jīng)濟(jì)健康穩(wěn)定發(fā)展。

五、完善社會監(jiān)督體系

對財(cái)務(wù)檔案管理中出現(xiàn)的信息失真現(xiàn)象進(jìn)行預(yù)防及控制，需要來自社會各方的監(jiān)督。社會監(jiān)督具有廣泛性與公正性，能夠起到相當(dāng)大的作用。首先要加強(qiáng)對財(cái)會制度執(zhí)行力度的監(jiān)督，保證財(cái)務(wù)會計(jì)的正常工作能夠在一個(gè)合理合法的范圍內(nèi)進(jìn)行，使相關(guān)責(zé)任人更加認(rèn)真負(fù)責(zé)地對待自己的工作，并保證工作質(zhì)量，確保財(cái)務(wù)檔案信息的真實(shí)性。對財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行監(jiān)督，還要組成相關(guān)監(jiān)督小組，隨時(shí)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并責(zé)令相關(guān)責(zé)任人在短時(shí)間內(nèi)予以改正，確保財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性。要加大對會計(jì)從業(yè)資格證及會計(jì)師考試的監(jiān)督力度，保證會計(jì)從業(yè)人員的從業(yè)資格證及會計(jì)師級別的真實(shí)性，保證會計(jì)從業(yè)人員身份可信。應(yīng)組成以注冊會計(jì)師為主要成員的審計(jì)小組，從專業(yè)角度對財(cái)務(wù)工作進(jìn)行審計(jì)，保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性。

六、結(jié)語

對財(cái)務(wù)檔案管理中出現(xiàn)的信息失真現(xiàn)象進(jìn)行預(yù)防及控制，需要企業(yè)管理者提升會計(jì)從業(yè)人員的素質(zhì)，并建立合理的管理制度，推行完善的會計(jì)委派制度，同時(shí)，政府相關(guān)人員應(yīng)建立健全相關(guān)法律法規(guī)，完善社會監(jiān)督體系。保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)可靠性，為企業(yè)發(fā)展和管理者的決策提供更真實(shí)的參考依據(jù)，推動(dòng)我國市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步。

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篇4

【關(guān)鍵詞】依法行政；行政管理；執(zhí)法

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，檔案實(shí)行行政式管理主要憑借指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)來完成，檔案要想發(fā)揮行政管理職能則必須依據(jù)行政命令才能實(shí)行。所以在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)有效推動(dòng)了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，人們雖然也將其理解為業(yè)務(wù)指導(dǎo)，但都意識到這種類型的業(yè)務(wù)指導(dǎo)帶有明顯的強(qiáng)制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認(rèn)為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執(zhí)行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進(jìn)行，帶有一定的強(qiáng)制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當(dāng)中，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期全部行政機(jī)關(guān)都帶有這樣的特點(diǎn)。

我國實(shí)行改革開放已經(jīng)三十多年了，當(dāng)前已經(jīng)發(fā)展為社會主義市場經(jīng)濟(jì)時(shí)期，政府式的行政管理已與當(dāng)前發(fā)展的時(shí)代不相適應(yīng)。因此，依法行政得到了人們的認(rèn)可。在這種變化當(dāng)中，首當(dāng)其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實(shí)行，國家推出了《檔案法》，進(jìn)一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務(wù)。當(dāng)前人們也高度重視依法行政的實(shí)施，重新認(rèn)識到檔案行政管理職能，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的指令性業(yè)務(wù)指導(dǎo)已與當(dāng)前時(shí)展不相適應(yīng)，因此務(wù)必實(shí)行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個(gè)固定的部門，同時(shí)承擔(dān)著業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)的制訂工作。但由于受到傳統(tǒng)意識的影響，人們的日常行動(dòng)還沒有休現(xiàn)這種認(rèn)識，特別是在當(dāng)前的基層，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)依然占有較為重要的成分。

1.法定的檔案行政管理職能簡釋

依據(jù)《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負(fù)責(zé)管理本地的檔案事業(yè)，同時(shí)具有指導(dǎo)與監(jiān)督當(dāng)?shù)貦C(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的責(zé)任?！?，從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務(wù)，但不是管理實(shí)體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個(gè)單位一個(gè)部門，更不能管理當(dāng)中的某一個(gè)人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負(fù)責(zé)與檔案工作有關(guān)的工作和事。而管理不重視結(jié)果，重點(diǎn)關(guān)注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點(diǎn)指導(dǎo)一個(gè)系統(tǒng)一個(gè)單位的檔案管理工作，認(rèn)為提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學(xué)管理內(nèi)部檔案實(shí)體，而不能準(zhǔn)確定位行政管理的主要職能。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務(wù)工作但卻得不到相關(guān)部門的認(rèn)可。

2.如何才能做好檔案行政管理工作

2.1檔案行政管理必須依法行政

在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點(diǎn)。在依法行政過程中，當(dāng)中的依法包括《檔案法》，但還包括關(guān)系到檔案事務(wù)的一切法律法規(guī)。《檔案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，但需要提出的是其中的內(nèi)容和要求原則化嚴(yán)重，不具備明確的操作措施，所以在實(shí)行檔案行政管理過程中，就不可避免地應(yīng)用一切關(guān)系到檔案事務(wù)的法律法規(guī)，只有做到上述這些，才能順利開展各項(xiàng)工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統(tǒng)計(jì)數(shù)字顯示，在河南省與“檔案”有關(guān)的法律法規(guī)就有十七部之多。這些與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)全部適用于檔案行政管理工作。在實(shí)際開展檔案行政管理工作中發(fā)揮這些涉及到檔案事務(wù)法律法規(guī)的作用，可以有效解決檔案實(shí)際管理過程中出現(xiàn)的“不到位”問題。

2.2檔案行政管理必須遵循分級管理的原則

依據(jù)《檔案法》要求，檔案行政管理要實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”，同時(shí)明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權(quán)限。所以，在實(shí)際檔案行政管理工作中一定要依據(jù)法律規(guī)定去落實(shí)，不然就有可能出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。如在實(shí)際工作過程中，在業(yè)務(wù)考核指標(biāo)中把村級建檔工作下發(fā)到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項(xiàng)重要的檔案管理工作，要實(shí)行親自入村開展指導(dǎo)與幫助，但其實(shí)這種做法不符合上述管理規(guī)定，沒有遵守自身行政管理職能的規(guī)定，屬于管理中的“越位”。而應(yīng)該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎(chǔ)，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、民政部門的檔案機(jī)構(gòu)工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

也可以這樣認(rèn)為，在實(shí)際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據(jù)，同時(shí)結(jié)合與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)開展規(guī)范性管理。真正做到分級管理，實(shí)現(xiàn)對檔案管理部門的指導(dǎo)與監(jiān)督工作，做到這一點(diǎn)，檔案行政管理工作就不會出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。在當(dāng)前的檔案行政管理部門當(dāng)中，都設(shè)置有業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)科，要求業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門不適宜再沿用當(dāng)前名稱，可以改為檔案管理指導(dǎo)處與檔案指導(dǎo)處，主要工作就是在檔案管理工作中進(jìn)行指導(dǎo)、獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)、宣傳、教育等，不再帶有強(qiáng)制性特點(diǎn)。法規(guī)處的主要職責(zé)是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執(zhí)法監(jiān)督等，制訂檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策等文件，還具有一定的強(qiáng)制性特點(diǎn)。

2.3增加機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督

要想實(shí)現(xiàn)依法行政的目的，首先要做好內(nèi)部監(jiān)督工作。在一定條件下，可以設(shè)置檔案執(zhí)法處，也可以稱為“檔案執(zhí)法隊(duì)”，主要負(fù)責(zé)強(qiáng)制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規(guī)處的主要職責(zé)就是檔案行政監(jiān)督、審核執(zhí)法隊(duì)處理一些案件的情況、制訂業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，負(fù)責(zé)監(jiān)督同級檔案館的工作、監(jiān)督下一級檔案部門的工作、進(jìn)行行政監(jiān)督等。檔案管理指導(dǎo)處的主要任務(wù)就是執(zhí)行一些非強(qiáng)制性指導(dǎo)命令。

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篇5

【摘要】我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)發(fā)展階段，給財(cái)務(wù)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。本文將對當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作的意義和存在問題進(jìn)行深入的探析，提出了新時(shí)期財(cái)務(wù)檔案管理工作思路與建議。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)檔案管理；問題；對策

我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展步入新常態(tài)階段對財(cái)務(wù)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，因此，在正確認(rèn)識和把握新時(shí)期財(cái)務(wù)檔案管理工作性質(zhì)的基礎(chǔ)上，建立與新形勢新常態(tài)相符合的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制、創(chuàng)新財(cái)務(wù)工作思路，使財(cái)務(wù)工作能夠更好地服務(wù)企事業(yè)單位之大局，成為當(dāng)前財(cái)務(wù)工作的關(guān)鍵著力點(diǎn)。

一、財(cái)務(wù)檔案管理的重要意義

財(cái)務(wù)檔案真實(shí)地記錄了事業(yè)單位在各種社會活動(dòng)中的收入與開支，是事業(yè)單位日常社會活動(dòng)的客觀反映，對于支撐事業(yè)單位的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。主要表現(xiàn)在以下方面：（一）財(cái)務(wù)檔案管理是事業(yè)單位提高工作前瞻性、實(shí)施科學(xué)管理的根本前提。事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理人員，通過對信息的收集與整理，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)、合理的分析，將對事業(yè)單位日后的進(jìn)一步發(fā)展和工作方式的改善提供有利的參考，如如何降低各類成本費(fèi)用、培育做強(qiáng)新的業(yè)務(wù)利潤增長點(diǎn)等，在此過程中，財(cái)務(wù)檔案信息將為其提供可靠的參考依據(jù)。事業(yè)單位要做出重大決策及實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理的創(chuàng)新，就必須充分依靠財(cái)務(wù)檔案所反映出的各種信息，這是保障事業(yè)單位適應(yīng)新常態(tài)發(fā)展的關(guān)鍵所在。

（二）財(cái)務(wù)檔案是事業(yè)單位的重要經(jīng)費(fèi)開支憑證，關(guān)鍵時(shí)刻能產(chǎn)生間接的效益。財(cái)務(wù)檔案管理工作各類活動(dòng)的全面記錄，財(cái)務(wù)檔案能夠以其內(nèi)容及外形特征客觀反映過去所發(fā)生的某些事實(shí)，作為證明某項(xiàng)事件的書面文件。由上述分析可知，財(cái)務(wù)檔案管理與事業(yè)單位的發(fā)展是相輔相成、相互促進(jìn)的，因此，財(cái)務(wù)檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展乃至社會發(fā)展過程中起著不可替代的作用。

二、財(cái)務(wù)檔案管理中存在的主要問題

（一）從業(yè)人員特別是管理人員對財(cái)務(wù)檔案的重視程度不到位。從目前財(cái)務(wù)檔案管理工作看，主要存在兩方面問題：一是有些事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部對財(cái)務(wù)檔案管理工作重視程度不夠。受傳統(tǒng)觀念的影響，認(rèn)為財(cái)務(wù)信息是非常保密的東西，需要采取保密管理措施，于是就將票據(jù)和賬簿一起封存起來，根本不建立檔案并進(jìn)行管理。二是重視各類財(cái)務(wù)開支等具體經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，但對財(cái)務(wù)開支后的檔案歸集整理等不重視，對財(cái)務(wù)信息根本不分類記錄、建檔，最終造成了財(cái)務(wù)檔案管理工作的諸多問題。

（二）對檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行不到位。目前來看，雖然《檔案法》和《會計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)頒布并實(shí)施了多年，但實(shí)踐證明，許多單位的財(cái)務(wù)工作人員乃至領(lǐng)導(dǎo)對其認(rèn)識和遵守的自覺性還比較差，這就必然導(dǎo)致執(zhí)行不積極。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為財(cái)務(wù)工作就是記賬和轉(zhuǎn)賬、發(fā)錢和結(jié)算而已，有的甚至不知道財(cái)務(wù)檔案建設(shè)是法律法規(guī)要求必須做的事情，因此嚴(yán)重阻礙了單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效開展；同時(shí)我們必須看到，雖然國家立法部門已經(jīng)為財(cái)務(wù)檔案管理制定了相應(yīng)的法律法規(guī)，但大都是宏觀上的規(guī)定。具體到實(shí)際的財(cái)務(wù)檔案管理上，至今尚無統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致了各個(gè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理上各自為戰(zhàn)、五花八門；雖然有的單位在財(cái)務(wù)檔案管理上已經(jīng)有了一些創(chuàng)造性的建設(shè)，但整體上來看，仍然以粗放型的管理為主，形式非?；靵y。由于對相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行不積極，缺乏統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)，必然造成單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的滯后，進(jìn)而影響單位工作的順利開展。

（三）財(cái)務(wù)人員檔案管理專業(yè)素質(zhì)與IT 技術(shù)應(yīng)用不到位。一是財(cái)務(wù)檔案管理人員的自身檔案專業(yè)管理素質(zhì)偏低成為制約財(cái)務(wù)檔案管理工作的不利因素，提高工作人員的素質(zhì)是一個(gè)亟待解決的問題。二是雖然財(cái)務(wù)核算實(shí)現(xiàn)了電子化，但各類憑證仍單一采取紙質(zhì)保存的形式，未能采用影像掃描系統(tǒng)另備電子檔案，未實(shí)現(xiàn)雙介質(zhì)保管。

三、解決當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作問題的幾點(diǎn)建議

基于當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)做好以下三個(gè)方面的工作：

（一）切實(shí)提高對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視水平。在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，一是要取得領(lǐng)導(dǎo)的重視，這是保障該項(xiàng)工作持續(xù)、有效開展的關(guān)鍵。二是要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員在檔案管理方面的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使財(cái)務(wù)管理人員真正掌握財(cái)務(wù)檔案管理的技術(shù)方法，培養(yǎng)一支技術(shù)過硬、素質(zhì)較高的專業(yè)管理隊(duì)伍。

篇6

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理;問題;對策

一、引言

自改革開放以來，我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制改革也越來越深入，我國的經(jīng)濟(jì)體制也由原來的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向著市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變，這些都給我國的財(cái)務(wù)管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。在這一時(shí)代背景下，企業(yè)要想獲得長足的發(fā)展必須全面了解財(cái)務(wù)檔案管理工作在新時(shí)期的工作要求和工作特點(diǎn)，并在創(chuàng)新思想的引領(lǐng)之下，大膽進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作改革，建立適合企業(yè)發(fā)展的新型的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制。

二、財(cái)務(wù)檔案管理中存在的主要問題

1.不重視財(cái)務(wù)檔案管理工作。對于企業(yè)而言，財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)開展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要表現(xiàn)，也是日后解決各項(xiàng)財(cái)務(wù)糾紛的重要依據(jù)。對于國家而言，財(cái)務(wù)檔案也是國家相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)督檢查、打擊違法犯罪的有利武器。所以，財(cái)務(wù)檔案管理工作尤為重要。但是在當(dāng)前的財(cái)務(wù)管理工作中，財(cái)務(wù)管理工作存在的突出問題就是人們不重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，不能對財(cái)務(wù)檔案實(shí)行有效的管理。甚至很多的管理者在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理觀念的影響認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案應(yīng)該嚴(yán)格保密，不宜讓外界過于了解，并沒有建立相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案更不會對其進(jìn)行管理。還有一些企業(yè)雖然建立了財(cái)務(wù)檔案管理體系但根本就不對財(cái)務(wù)信息進(jìn)行分類整理，使得財(cái)務(wù)檔案管理工作流于形式。2.不積極執(zhí)行國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。我國《檔案法》和《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒布實(shí)施促使我國的財(cái)務(wù)檔案管理工作取得了很大的進(jìn)步。但從整體來看，很多的管理者以及財(cái)務(wù)檔案管理工作人員積極履行國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的意識不強(qiáng)，使得規(guī)定的執(zhí)行落實(shí)不積極不到位。甚至有些管理者認(rèn)為財(cái)務(wù)管理工作只是銀行轉(zhuǎn)賬、匯款等方式，更有一些管理者不知道建立財(cái)務(wù)管理檔案是我國相關(guān)法律法規(guī)的強(qiáng)制性要求。這些問題的存在都導(dǎo)致了部分管理者和工作人員在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理時(shí)不能積極高效的執(zhí)行國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，嚴(yán)重阻礙了財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效開展。3.缺乏財(cái)務(wù)檔案管理的制度性規(guī)范。很多企業(yè)對于財(cái)務(wù)管理工作往往有著明確規(guī)范的制度，但卻缺乏對財(cái)務(wù)檔案管理的制度性規(guī)范，對財(cái)務(wù)檔案管理工作的內(nèi)容和職責(zé)并沒有一個(gè)明確具體的說明。這就導(dǎo)致了很多企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理工作是依照財(cái)務(wù)管理工作進(jìn)行的，這就使得財(cái)務(wù)檔案管理工作的針對性、約束力較弱。這一問題的存在也成為限制財(cái)務(wù)檔案管理崗位充分發(fā)揮其職能的重要因素。4.缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。與西方發(fā)達(dá)國家相比，我國的財(cái)務(wù)檔案管理工作起步較晚，所以我國的財(cái)務(wù)檔案管理工作還存在一個(gè)突出的問題，那就是現(xiàn)階段我國的財(cái)務(wù)檔案管理工作缺乏一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。雖然國家相關(guān)部門制定了有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)，但這些規(guī)定往往是一些宏觀性的規(guī)定，指導(dǎo)意義不強(qiáng)。5.信息化水平低。在科技發(fā)展的推動(dòng)之下，現(xiàn)代社會已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)信息時(shí)代，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，極大的方便了人們的工作和生活。但在現(xiàn)實(shí)的工作中，很多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的信息化水平較低，仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，不僅成本高而且工作效率低下，限制了企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高。

三、改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的具體措施

1.轉(zhuǎn)變思想，高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作。提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的工作成效，必須首先轉(zhuǎn)變管理人員的思想意識使其高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作。只有轉(zhuǎn)變管理人員的思想才能促使其積極的投身到財(cái)務(wù)檔案的管理工作中去，從而積極落實(shí)國家、企業(yè)對于財(cái)務(wù)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的成效。除此之外，高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作不僅是財(cái)務(wù)檔案管理人員的職責(zé)也是企業(yè)的職責(zé)，企業(yè)也應(yīng)該高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，加大對財(cái)務(wù)檔案管理工作的投入力度。通過增加預(yù)算、加大投入、優(yōu)化部門結(jié)構(gòu)等形式，切實(shí)的提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的積極性。2.規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理制度。規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理制度不僅是要建立明確的財(cái)務(wù)檔案管理制度，更重要的是要加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督。加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督主要應(yīng)從以下兩方面入手：（1）加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案管理工作的培訓(xùn)。企業(yè)應(yīng)該選定專門負(fù)責(zé)人對參與培訓(xùn)的財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，考核合格的人員可以繼續(xù)上崗工作，考核不合格的人員應(yīng)該繼續(xù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)并接受一定的懲罰，待考核合格后方能再次上崗工作。（2）在財(cái)務(wù)檔案管理制度中應(yīng)該明確規(guī)定相關(guān)的監(jiān)督處罰措施。企業(yè)應(yīng)該對財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的工作進(jìn)行定期檢查，這其中包括檔案資料的分類、入檔、登記情況等，管理人員必須嚴(yán)格依照國家的相關(guān)法律規(guī)定做好財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔和保管工作。3.制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效開展需要遵循一定的管理標(biāo)準(zhǔn)，如果財(cái)務(wù)檔案管理工作沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)我們就無法評判財(cái)務(wù)管理工作的有效與否。所以，制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是當(dāng)前改進(jìn)財(cái)務(wù)管理工作的重中之重。統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)使得財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展有據(jù)可依，促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的有序進(jìn)行。需要注意的是，在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作中一定要仔細(xì)記錄每一項(xiàng)開支明細(xì)，以方便日后的查找。4.提高財(cái)務(wù)檔案管理的信息化、數(shù)字化水平。在當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要內(nèi)容就是要提高財(cái)務(wù)檔案管理的信息化、數(shù)字化水平，從而有效提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率。比如，在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式中，如果需要查閱某一個(gè)部門或者某一年的財(cái)務(wù)檔案需要工作人員花費(fèi)很長的時(shí)間才能夠找到。這種傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且效率低下。而現(xiàn)在通過信息化和數(shù)字化的方式可以直接通過電腦快速查找到所需要的資料，省時(shí)省力效率高。不可否認(rèn)的是，這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)首先需要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的存儲。5.科學(xué)考核和評價(jià)財(cái)務(wù)檔案管理人員。財(cái)務(wù)檔案管理工作的實(shí)施需要依賴財(cái)務(wù)檔案管理人員來進(jìn)行，提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作積極性進(jìn)而提高財(cái)務(wù)管理工作的成效就需要對財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)的考核和評價(jià)?？己说膬?nèi)容應(yīng)該充分體現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的特殊性和系統(tǒng)性，考核的結(jié)果應(yīng)該與財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的工資、福利待遇等結(jié)合起來。所以，企業(yè)應(yīng)該細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善考核內(nèi)容，并將財(cái)務(wù)檔案管理人員的工資態(tài)度、信息哈技能、工作成效等有機(jī)的結(jié)合起來，進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)檔案管理人員考核、評價(jià)的科學(xué)性。

四、結(jié)語

綜上所述，財(cái)務(wù)檔案管理工作對于企業(yè)的長足發(fā)展和國家經(jīng)濟(jì)社會的穩(wěn)定有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義，應(yīng)該受到人們的普遍關(guān)注。國家應(yīng)該加快制定財(cái)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、完善財(cái)務(wù)檔案管理方面的法律法規(guī)；企業(yè)也應(yīng)該從思想上高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，積極提高財(cái)務(wù)管理工作的信息化、數(shù)字化水平，從而共同推動(dòng)我國財(cái)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展，切實(shí)提高我國財(cái)務(wù)檔案管理工作的成效。

參考文獻(xiàn)：

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對于高校檔案管理而言，主要有檔案信息需求者和檔案信息管理者兩個(gè)主體，其中檔案信息管理者擁有充足的檔案信息資源，檔案信息需求者主要是校內(nèi)師生和校外用人單位等，兩者之間存在著相互博弈過程，形成我國高校當(dāng)前檔案管理中的“倒金字塔”現(xiàn)象。

1.國家對于檔案信息開放和利用缺少相關(guān)規(guī)定

對于檔案信息需求者和檔案信息管理者而言，如果檔案信息管理者能夠在最短的時(shí)間里，為檔案信息需求者提供所需的檔案信息，檔案信息需求者對于檔案信息管理者給予正向評價(jià)，則兩者就處于一種雙贏狀態(tài)?？墒窃谶@個(gè)過程中，檔案信息管理者和檔案信息需求者之間的雙贏受到多種因素制約，從結(jié)果來看，高校檔案館可能都不是“零和博弈”的最終贏家。當(dāng)前，學(xué)術(shù)界對于高校檔案信息的公開和保密之間的認(rèn)識和觀點(diǎn)不完全統(tǒng)一，即使是在檔案管理較為先進(jìn)的美國和西歐發(fā)達(dá)國家，出于對個(gè)人隱私的保護(hù)，也十分注重對個(gè)人檔案信息的保護(hù)，一旦泄露秘密信息將要承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任，最高法院也對于行政機(jī)關(guān)賦予其文件機(jī)密保護(hù)的權(quán)利。我國檔案法律法規(guī)規(guī)定，如果泄露檔案信息，將會受到法律嚴(yán)厲懲罰。所以，對于我國高校檔案館而言，在對檔案信息開放過程中，很難把握開放的界限，權(quán)衡利弊后，選擇檔案信息不開放政策，因?yàn)闄n案信息的不開放不會造成不可預(yù)期的后果，就不會受到法律的懲罰。而且，雖然不開放檔案信息可能會在輿論上引起學(xué)校師生和部分用人單位的不滿，但是至少不會引起任何法律和制度上的后果。這就可以解釋為什么大部分高校檔案館選擇對學(xué)生不開放。因此，造成這種結(jié)果的主要原因是我國當(dāng)前相關(guān)檔案和保密法律法規(guī)，對于學(xué)生檔案信息開放沒有明確規(guī)定，也缺少對檔案館信息開放的實(shí)質(zhì)性約束和要求。

2.高校檔案利用范圍不明確

從檔案館角度來看，提供檔案利用服務(wù)經(jīng)常使檔案需求者產(chǎn)生不滿情緒，檔案信息資料查找工作量較大、查找效率不高、滿意度較低等，使檔案館認(rèn)識到提供檔案信息服務(wù)是一件吃力不討好的事情，而且高校檔案信息資料開放和利用受到各種關(guān)系的約束和學(xué)校各種規(guī)定的限制。因?yàn)闄n案館只是高校系統(tǒng)的一個(gè)部分，還有教務(wù)部門、學(xué)工部門和教學(xué)院系，不僅要受到檔案保密相關(guān)法律約束，而且還要受到學(xué)校規(guī)定的限制。為了確保檔案館提供檔案信息服務(wù)不會產(chǎn)生不滿意結(jié)果，各個(gè)檔案館基本上都采取制度性措施來限制檔案信息的利用，無形中增加了檔案信息利用的煩瑣程度和難度。例如，以提供畢業(yè)生成績單為例，為了檔案信息資料的安全，學(xué)校一般都將檔案館放在較為隱蔽的地方，在校師生和社會檔案需求者都要花費(fèi)大量時(shí)間和精力來尋找檔案館。而且，出于對個(gè)人隱私的保護(hù)，要求檔案信息需求者必須要攜帶個(gè)人有效證件到館辦理查詢手續(xù)，不支持電子郵件查詢和電話查詢服務(wù)，這對于檔案資料利用者而言，手續(xù)十分復(fù)雜，這個(gè)過程就是一個(gè)效率十分低下的過程，本身呈現(xiàn)出“倒金字塔”特征。檔案信息需求者和檔案信息管理者都要花費(fèi)大量時(shí)間和精力，而且結(jié)果也不一定十分理想。但是，從經(jīng)濟(jì)角度來看，檔案館提供檔案服務(wù)，經(jīng)濟(jì)效益較低，甚至完全為零。從性質(zhì)來看，檔案信息服務(wù)是一個(gè)純公益性過程，將檔案信息服務(wù)社會化，收取相應(yīng)費(fèi)用也不符合我國當(dāng)前高校檔案管理的目標(biāo)和相關(guān)法律法規(guī)要求。

二、高校檔案管理中的“倒金字塔”解決措施

要有效減少高校檔案管理中的“倒金字塔”現(xiàn)象的發(fā)生，不斷降低不良后果，就要從檔案館自身角度，進(jìn)一步明確檔案信息開放界限，減少檔案利用程序，減少檔案資料利用的制度。

1.明確高校檔案館檔案信息服務(wù)職能

我國2008年頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定，高校中個(gè)人或有關(guān)單位，如果不按照規(guī)定及時(shí)歸檔，將檔案據(jù)為己有，或者拒絕規(guī)定的，都屬于違法行為，而且校方要及時(shí)對直接負(fù)責(zé)人員和主管人員依法給予處分，已經(jīng)構(gòu)成犯罪行為的，由司法機(jī)關(guān)依法給予追究刑事責(zé)任。但是，我國高校檔案相關(guān)法律法規(guī)對于檔案利用方面沒有給予明確要求，從而降低了高校檔案管理部門的“風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任預(yù)期”，形成高校檔案管理“倒金字塔”現(xiàn)象的制度性原因。因此，要進(jìn)一步制定和完善高校檔案信息開放范圍，明確高校檔案信息服務(wù)職能，在確保檔案信息在法律規(guī)定的保密范圍內(nèi)，也要向在校師生和社會加大檔案信息開放范圍。

2.明確高校檔案信息服務(wù)范圍

如前文所述，出于保密需要，一些高校將檔案館設(shè)在學(xué)校較為偏僻的地方，而且不公開其電話和不建立網(wǎng)站，這些都無形之中擴(kuò)大了檔案信息的保密范圍。為進(jìn)一步減少“倒金字塔”現(xiàn)象，提高檔案館信息服務(wù)效率，高校檔案館不僅要為在校師生提供詳細(xì)的檔案館地理位置信息，而且還要在網(wǎng)站上公布其檔案信息咨詢服務(wù)電話，建立檔案館網(wǎng)站，并依托網(wǎng)站，主動(dòng)公開在法律法規(guī)允許范圍內(nèi)的一些檔案信息。

3.提高高校檔案信息服務(wù)方式信息化

為提高高校檔案信息服務(wù)效率，要不斷建立完善服務(wù)方式信息化。第一，要按照檔案管理法律法規(guī)要求，主動(dòng)對照案卷目錄，對其內(nèi)容數(shù)字化，公開信息開放內(nèi)容，減少檔案信息需求者的盲目性需求，為其減少檔案查詢等待時(shí)間，減輕高校檔案館信息服務(wù)工作量。第二，對高校檔案信息內(nèi)容數(shù)字化以后，要建立檢索內(nèi)容關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)檔案信息搜索功能的便捷化，可以有效減少檔案館無意義的重復(fù)勞動(dòng)，減輕高校檔案館在檔案信息服務(wù)方面重復(fù)的人力勞動(dòng)。

4.提高高校檔案管理人員素質(zhì)能力

高校檔案信息利用存在一定的模糊性，也就是說檔案信息需求者往往對于高校檔案管理相關(guān)規(guī)定、檔案信息查詢范圍、自身享有的權(quán)限等都比較模糊。因此，高校檔案館要對自身的職能范圍、工作權(quán)限有清晰認(rèn)識，這些都需要高校檔案管理人員加強(qiáng)自身職業(yè)培訓(xùn)。同時(shí)，要在高校檔案館實(shí)施信息化以后，進(jìn)一步加強(qiáng)職業(yè)技能培訓(xùn)，熟練使用各種檢索工具進(jìn)行檔案信息內(nèi)容檢索，縮減無意義內(nèi)容檢索耗費(fèi)時(shí)間，不斷減少檔案信息管理“倒金字塔”現(xiàn)象消極影響。

5.延長高校檔案信息服務(wù)辦公時(shí)間

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工程項(xiàng)目檔案是企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)過程中所有步驟和環(huán)節(jié)的全面記錄文件或資料，能夠準(zhǔn)確的反應(yīng)工程進(jìn)展與完成的真實(shí)狀況，在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益方面發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，因此工程項(xiàng)目檔案管理工作是企業(yè)基本管理的重要組成部分，具有突出的作用。針對工程項(xiàng)目的特征而言，工程項(xiàng)目檔案管理具有三方面的基本內(nèi)容，即綜合文件資料類檔案的管理、工程施工及水電、設(shè)備安裝文件資料檔案的管理、工程竣工驗(yàn)收文件檔案的管理。

2工程項(xiàng)目檔案管理中存在問題

2.1市場經(jīng)濟(jì)體制下的工程項(xiàng)目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究

無論是從我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢還是從國際市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢來看，市場經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)成為我國各行各業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本依據(jù)。對于工程建設(shè)領(lǐng)域而言，工程項(xiàng)目建設(shè)所涉及的工程招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、工程竣工驗(yàn)收備案制度、市場稽查制度等正在逐漸向市場經(jīng)濟(jì)體制靠攏，并在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)下日趨完善，進(jìn)而使得有形建筑市場正在加強(qiáng)，以及與政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的智能分離。雖然工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容、形式、載體等都相應(yīng)的發(fā)生了變化，但與之對應(yīng)的檔案管理制度、法律法規(guī)、管理機(jī)制等方面還為與之改變，這使得在實(shí)際的工程項(xiàng)目檔案管理工作中，缺乏依托市場經(jīng)濟(jì)的系統(tǒng)研究。

2.2缺乏有效的檔案管理組織

工程項(xiàng)目建設(shè)具有一定的特征，對于多數(shù)工程項(xiàng)目而言其施工點(diǎn)較多，并且持續(xù)時(shí)間較長，施工隊(duì)伍的流動(dòng)性也強(qiáng)，這對工程項(xiàng)目檔案建設(shè)提出了一系列的難題。并且多數(shù)工程項(xiàng)目并沒有專門的檔案建設(shè)、管理及組織機(jī)構(gòu)，國內(nèi)市場上也沒有與之配套的專業(yè)檔案管理組織，這使得工程項(xiàng)目檔案管理過程中缺乏組織性、規(guī)范性。工程項(xiàng)目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案資料流向制度不健全，導(dǎo)致在整個(gè)工程期間，檔案人員流動(dòng)造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項(xiàng)目的檔案工作人員流動(dòng)性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責(zé)不清。

2.3工程項(xiàng)目檔案管理意識及工作不到位

在整個(gè)工程施工過程中，無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理工作人員，對工程項(xiàng)目檔案管理工作重要程度的認(rèn)知不高，缺乏思想上的普遍認(rèn)識，使得工程項(xiàng)目檔案管理缺乏應(yīng)用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項(xiàng)目檔案管理工作不到位的主要表現(xiàn)為：一是工程項(xiàng)目檔案管理工作人員不能按時(shí)完成工程竣工檔案，進(jìn)而使得工程無法向城建部門報(bào)備；二是工程檔案資料缺失、數(shù)據(jù)失真，工程項(xiàng)目的復(fù)雜性、多樣性、真實(shí)性等特點(diǎn)，要求工程檔案建設(shè)及管理過程必須非常專業(yè)和嚴(yán)禁，而管理意識的不到位就容易造成檔案失誤現(xiàn)象，進(jìn)而造成檔案材料失真、工程檔案與實(shí)施不符等問題，最終導(dǎo)致工程不能通過審查驗(yàn)收。

2.4缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍

從我國工程項(xiàng)目建設(shè)上來看，并沒有專業(yè)的檔案管理工作人員，在工程項(xiàng)目中從事檔案管理工作的多為知識層次較低、工作經(jīng)驗(yàn)較少或者工程技術(shù)人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，對工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度與程序，這使得工程項(xiàng)目檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，影響了工程最后的竣工驗(yàn)收。

3提高工程項(xiàng)目檔案管理工作水平的建議

3.1加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案立法及監(jiān)督指導(dǎo)，健全管理工作體制

隨著國家與社會對檔案價(jià)值認(rèn)知的提高，國家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，使得檔案管理體制也日趨完善。從國家宏觀層面看，工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、制度體制等已經(jīng)逐步得到完善，使工程項(xiàng)目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項(xiàng)目檔案管理工作來看，最大的問題時(shí)檔案管理制度的貫徹實(shí)施，因此需要加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業(yè)真正認(rèn)識到工程項(xiàng)目檔案管理的重要性，進(jìn)而認(rèn)真開展檔案工作，另一方面從政府相關(guān)部門開始提高重視，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募訌?qiáng)工程項(xiàng)目檔案的依法治檔，使工程項(xiàng)目檔案管理法制化、規(guī)范化。

3.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念加強(qiáng)檔案過程管理

從領(lǐng)導(dǎo)層到工作層轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案管理人員的崗位責(zé)任與考核，實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理制度納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、項(xiàng)目法人責(zé)任制。工程項(xiàng)目檔案管理過程的具體實(shí)施可采取以下措施：1）每項(xiàng)工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴(yán)格檔案管理職責(zé)，做到檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行；2）在工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程中，工程技術(shù)人員對工程進(jìn)行質(zhì)量檢測的同時(shí)，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗(yàn)收檔案；3）每個(gè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，做到項(xiàng)目驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收的同步進(jìn)行。

3.3強(qiáng)化工程檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

從目前的工程項(xiàng)目檔案管理情況來看，多由工程技術(shù)人員從事檔案工作，他們對檔案管理缺乏認(rèn)知與業(yè)務(wù)技能，這就需要對其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。具體實(shí)施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，包括檔案管理的法律法規(guī)、管理制度、業(yè)務(wù)流程、檔案整編知識與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗(yàn)收等內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。

3.4加強(qiáng)工程檔案的現(xiàn)代化與信息化管理

篇9

目前我國人才流動(dòng)日益頻繁，檔案質(zhì)量不高，材料失真，造成很多用人單位尤其是非公企業(yè)不再完全相信人事檔案。這就要求我們在對人事檔案管理制度進(jìn)行系列改革的同時(shí)，制定出專門針對人事檔案管理方面的相關(guān)法律法規(guī)。因?yàn)榈浆F(xiàn)在為止，還沒有這方面的法規(guī)?，F(xiàn)有的人事檔案管理規(guī)定，沒有處罰辦法，沒有強(qiáng)制約束力，很難發(fā)揮作用。因此，政府部門很有必要制定一項(xiàng)法律法規(guī)，以規(guī)范人事檔案管理，使人事檔案管理納入法規(guī)管理的軌道，做到有法可依。

2人事檔案材料應(yīng)具有個(gè)性化

人事檔案的構(gòu)成，應(yīng)根據(jù)人員不同，職業(yè)職位不同采用不同的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)還應(yīng)根據(jù)時(shí)代的不同和職業(yè)職位的變化，及時(shí)補(bǔ)充當(dāng)事人具有個(gè)性化的材料。如：技術(shù)專長、管理才能、綜合能力、繼續(xù)教育情況、個(gè)人信用、違法違規(guī)及犯罪等方面的材料，要實(shí)行跟蹤記載，保持人事檔案的時(shí)效性，及時(shí)地把各類人員的各項(xiàng)考核結(jié)果存入人事檔案，增加動(dòng)態(tài)材料的比重，以提高人事檔案的價(jià)值。

3建立流動(dòng)人員人事檔案管理中心

根據(jù)我國的有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，以往形成的人事檔案（包括干部檔案、學(xué)生檔案、企業(yè)員工檔案、士兵檔案等）都應(yīng)屬于國家所有。因此政府所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心向檔案相對人收取管理費(fèi)是不合理的。目前我國流動(dòng)人員人事檔案管理存在分散多頭管理的情況。要改變這種狀況，建議成立政府所屬的統(tǒng)一的流動(dòng)人員人事檔案管理中心。該中心為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，由公共財(cái)政全額提供經(jīng)費(fèi)，不向檔案相對人收取任何費(fèi)用。

4建立社會化開放式的人事檔案管理模式

建立開放式的人事檔案管理模式，是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然。只有創(chuàng)建一個(gè)具有社會公信力的集人才信息與信用于一體的、恰當(dāng)而又合理地處理個(gè)人、組織、國家之間的關(guān)系，建立國家所有、公共管理、社會共享、個(gè)人知情的新型人事檔案管理模式，才能實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)組合，才能真正實(shí)現(xiàn)對人的宏觀管理。做法是：設(shè)立全國統(tǒng)一的人事檔案網(wǎng)。各用人單位把本單位的人事檔案錄入計(jì)算機(jī)，再由各級“人事檔案管理中心”按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)歸檔?！叭耸聶n案管理中心”向社會所有合法的用人單位開放人事檔案。用人單位以單位密碼和代碼進(jìn)入“人事檔案管理中心”網(wǎng)，如需查閱個(gè)人檔案的，輸入居民身份證號碼后即可。這樣，既可以減輕用人單位人事檔案的管理壓力，也有利于政府對人力資源的宏觀調(diào)控，為人才戰(zhàn)略的實(shí)施提供基礎(chǔ)。此外，還可以和公安、銀行、社會保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等相關(guān)部門聯(lián)合，把有關(guān)個(gè)人的信息資料全部輸入到計(jì)算機(jī)中，建立全國通用的、標(biāo)準(zhǔn)的、適用的、可靠的人事檔案信息庫，逐步實(shí)現(xiàn)信息資源契約化、社會化、電子化、法制化。形成人事檔案信息管理、服務(wù)、開發(fā)三位一體的人事檔案管理格局。

5檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)

篇10

1.理論研究

自從企業(yè)內(nèi)部控制管理理念提出以來，人們就很重視企業(yè)檔案，一些管理專家也都提出內(nèi)控管理機(jī)制中必須要加強(qiáng)檔案管理。如法國管理學(xué)家亨利•法約爾認(rèn)為對“管理機(jī)器”加以考察可以評估并指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行改進(jìn)，他所指的“管理機(jī)器”即為“包羅現(xiàn)在、過去和將來的記錄系統(tǒng)”，這里的記錄系統(tǒng)可以理解為企業(yè)檔案系統(tǒng)。而另一位管理學(xué)家盧卡•帕西奧利也強(qiáng)調(diào)必須關(guān)心內(nèi)部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔，以及定期核查以便內(nèi)部控制”，這是早期企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制的雛形?？梢娫诮?jīng)典管理學(xué)家們眼中，完整的企業(yè)記錄和檔案系統(tǒng)是企業(yè)極為重要的管理依據(jù)和控制手段。當(dāng)前，有學(xué)者對檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究現(xiàn)狀進(jìn)行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國知網(wǎng)(CNKI)數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，檢索出有效中文文獻(xiàn)18篇，相關(guān)書籍1本；以EBSCO數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，檢索出有效英文文獻(xiàn)12篇，相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)2部；加上我國頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡稱《基本規(guī)范》)以及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》，共計(jì)35份文獻(xiàn)。其中最早的是2000年美國的一份政府檔案，強(qiáng)調(diào)組織的檔案管理對組織內(nèi)部控制的作用。隨著2002年美國《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡稱薩班斯法案)和2008年《基本規(guī)范》的相繼頒布，近年來對該課題的研究也逐漸增多。但總體來看，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系的研究還處于探索階段，研究成果數(shù)量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。

2.實(shí)踐發(fā)展

自2001年以來，國內(nèi)外相繼出現(xiàn)了一系列大型上市公司的會計(jì)欺詐事件，如美國的安然、世通以及中國的銀廣夏等，這些都反映了企業(yè)控制的嚴(yán)重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國頒布了薩班斯法案，該法案對于檔案材料的真實(shí)性、完整性都做了強(qiáng)制性要求，同時(shí)還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時(shí)性。我國各界也逐漸認(rèn)識到，作為市場經(jīng)濟(jì)的主體，企業(yè)只有提高內(nèi)部控制能力，使企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)和資源都能夠處于可控、優(yōu)化狀態(tài)，才能提高其核心競爭力。2008年，我國財(cái)政部會同證監(jiān)會、審計(jì)署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會制訂了《基本規(guī)范》，隨后越來越多的企業(yè)也開始執(zhí)行并制定適用、有效的內(nèi)部控制制度。通過閱讀可以發(fā)現(xiàn)，《基本規(guī)范》中多個(gè)條款與企業(yè)檔案管理直接或者間接相關(guān)，檔案管理作為企業(yè)信息控制的關(guān)鍵，在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的重要性不言而喻，許多企業(yè)也逐漸認(rèn)識到了這一點(diǎn)。如中國長城資產(chǎn)管理公司將檔案作為一個(gè)重要的控制點(diǎn)，建立了以“三鐵(即鐵規(guī)章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內(nèi)部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長城公司各項(xiàng)工作在合規(guī)合法的前提下高效運(yùn)轉(zhuǎn)。我公司在制定《內(nèi)部控制手冊》時(shí)，也將相關(guān)的檔案管理制度納入其中。

二、檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制的相互關(guān)系

《基本規(guī)范》第五條提出企業(yè)建立與實(shí)施有效的內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)包括五大要素，即內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。其中“信息與溝通是企業(yè)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效溝通”，這里的信息包含了企業(yè)檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務(wù)功能。可見，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制是緊密相關(guān)、不可分割的。

1.檔案管理對企業(yè)內(nèi)部控制的作用

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價(jià)值，即具有參考作用和憑證作用。在企業(yè)內(nèi)部控制過程中，這一作用的發(fā)揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對象是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用。可以說，在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，檔案管理負(fù)責(zé)信息的匯集和回饋，通過接收檔案信息、提供信息服務(wù)的循環(huán)運(yùn)行，參與到企業(yè)管理的各個(gè)階段，是企業(yè)信息控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案既是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄和憑證，也是專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，在企業(yè)創(chuàng)新、企業(yè)管理和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)中具有不可替代的作用，并為規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和企業(yè)職工利益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)紛爭提供信息支持?？梢姡髽I(yè)內(nèi)部控制制度的有效運(yùn)行，離不開完善的檔案管理工作。

2.企業(yè)內(nèi)部控制對檔案管理的影響

企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制能夠有效記錄并監(jiān)控企業(yè)所有活動(dòng)信息，這對于企業(yè)檔案管理也具有積極的影響。首先，企業(yè)內(nèi)部控制強(qiáng)化了檔案管理的規(guī)范性。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求，檔案人員需對現(xiàn)有流程進(jìn)行梳理，對現(xiàn)有記錄的合理、合規(guī)性進(jìn)行重新確認(rèn)，對遺留問題進(jìn)行調(diào)整處理，對查閱記錄、借閱記錄、借閱臺賬及全部檔案目錄進(jìn)行核對清理，進(jìn)而確保各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確。其次，企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)一步確保了檔案信息的真實(shí)性和完整性。由于檔案的特殊性，內(nèi)部控制過程中的檔案管理需設(shè)置兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實(shí)性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時(shí)，要認(rèn)真履行查、借閱手續(xù)，確保檔案文件材料在此過程中不會發(fā)生更改、破損、丟失等情況。再次，企業(yè)內(nèi)部控制完善了檔案管理流程。企業(yè)內(nèi)部控制要求企業(yè)的文件材料及其信息自產(chǎn)生時(shí)就要處于有效的控制管理狀態(tài)，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的全過程、系統(tǒng)控制管理，保證文件和檔案之間的連續(xù)性。同時(shí)由于信息是內(nèi)部控制的重要因素之一，各部門的歸檔積極性也有所提高，由被動(dòng)歸檔逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)歸檔?？傊?，企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制工作之間是一種良好的促進(jìn)和循環(huán)關(guān)系。做好企業(yè)檔案管理工作就能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控能力的提高，而企業(yè)的內(nèi)控機(jī)制又反過來完善企業(yè)檔案管理工作。

三、企業(yè)內(nèi)部控制過程中檔案管理的強(qiáng)化措施

企業(yè)內(nèi)部控制是一個(gè)依賴信息反饋的過程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過程中占有非常重要的地位。因此，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，應(yīng)該對檔案管理采取相應(yīng)的強(qiáng)化措施，從而為企業(yè)內(nèi)部控制提供信息保障，促進(jìn)內(nèi)部控制工作的有效運(yùn)行。

1.加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)

我國有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理規(guī)定為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提供了依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，而《基本規(guī)范》為企業(yè)內(nèi)部控制的合理性開展提供了指導(dǎo)和方法。通過分析檔案管理法律法規(guī)和內(nèi)部控制基本規(guī)范可以發(fā)現(xiàn)，兩者具備相關(guān)性，企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)現(xiàn)需要檔案管理的支持，然而《基本規(guī)范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時(shí)在我國已頒布的涉及企業(yè)的法律中，也都沒有對檔案工作的明確規(guī)定。但是隨著企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展，我國社會檔案意識也在不斷提高。近兩年中央有關(guān)部委制定的針對上市公司內(nèi)部控制的規(guī)章中，逐漸對檔案管理提出相關(guān)要求。在全國政協(xié)十一次會議上，曾任國家檔案局局長的毛福民委員提交了“關(guān)于在國家涉及企業(yè)的法律法規(guī)中對檔案管理作出明確規(guī)定”的提案，建議有關(guān)部門在制定、修改有關(guān)企業(yè)法律法規(guī)時(shí)，具體明確企業(yè)必須建立業(yè)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)檔案，設(shè)立合理的保管期限，建立企業(yè)檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業(yè)檔案管理內(nèi)容。明確企業(yè)檔案的重要性，加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)，這既是內(nèi)部控制與檔案管理的相互影響與促進(jìn)，也是從國家層面出發(fā)，建設(shè)企業(yè)內(nèi)控與檔案管理長效合作機(jī)制的必然措施。

2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案制度建設(shè)，完善檔案管理體系

企業(yè)檔案管理體系是由多種要素構(gòu)成的工作系統(tǒng)，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統(tǒng)、主要業(yè)務(wù)內(nèi)容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設(shè)備設(shè)施等要素。其中檔案工作制度是企業(yè)關(guān)于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作細(xì)則，它是開展檔案管理的行動(dòng)指南和業(yè)務(wù)尺度，是運(yùn)行和控制檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內(nèi)容作為一個(gè)制度體系予以重點(diǎn)列出，并指出其構(gòu)成內(nèi)容包含“檔案工作規(guī)章”、“檔案管理制度”、“檔案業(yè)務(wù)規(guī)范”三項(xiàng)內(nèi)容，說明企業(yè)檔案制度的重要性。目前，我國大多數(shù)企業(yè)的檔案制度相對完善，但隨著時(shí)間的推移以及內(nèi)部控制工作的發(fā)展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產(chǎn)生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細(xì)則，權(quán)責(zé)分明，確保檔案的真實(shí)、完整，保證檔案工作的高效、規(guī)范。同時(shí)，還要建立有效的檢查措施，定期對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，在實(shí)踐中自始至終對制度加以落實(shí)，從而滿足企業(yè)內(nèi)部控制度對檔案管理的要求。

3.轉(zhuǎn)變檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)工作流程重組

企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)職能活動(dòng)的產(chǎn)物，是隨著企業(yè)各項(xiàng)職能活動(dòng)的開展而產(chǎn)生的。對企業(yè)內(nèi)任何一個(gè)部門而言，它所產(chǎn)生的檔案是其各項(xiàng)行為活動(dòng)的原始記錄，是其職能作用和工作績效的有力憑證，而內(nèi)部控制正是針對企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)開展的風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)和審計(jì)監(jiān)督。因此，各項(xiàng)活動(dòng)中所產(chǎn)生的檔案是否完整系統(tǒng)，檔案管理是否科學(xué)有序，將直接影響到內(nèi)部控制工作的有效性。在傳統(tǒng)管理環(huán)境下，企業(yè)檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門缺乏對歸檔前文件的有效控制，這也正是在內(nèi)部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，就應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的靈活性、多樣性，將企業(yè)檔案管理的范圍擴(kuò)展到企業(yè)文件材料形成之時(shí)，對檔案工作流程重組，構(gòu)建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理。即打破對現(xiàn)有文件管理的思維定勢，從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業(yè)職能活動(dòng)同步進(jìn)行，控制監(jiān)督歸檔前的文件管理活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)對文件到檔案的全過程控制，做好歸檔工作；同時(shí)還要重視對歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業(yè)務(wù)部門配合，做好企業(yè)重要活動(dòng)檔案的跟蹤工作，及時(shí)收集易散落的文檔，真正使企業(yè)內(nèi)控在良好的檔案信息記錄習(xí)慣和充足的檔案資源基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)。

4.提高人員參與意識，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作

檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的地位非常重要，而一個(gè)企業(yè)的檔案意識則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的積極意義，必須從整體上提高企業(yè)的檔案意識。首先，對于企業(yè)管理層而言，要充分認(rèn)識到檔案在企業(yè)內(nèi)部控制中所起的關(guān)鍵性作用。由于企業(yè)檔案的形成、產(chǎn)生和最終歸宿均在企業(yè)內(nèi)部，對外無明顯產(chǎn)品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業(yè)內(nèi)控的發(fā)展，檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著，檔案管理在企業(yè)活動(dòng)中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次，對于檔案管理人員而言，其對檔案現(xiàn)象的認(rèn)知水平，是決定企業(yè)檔案管理水平的重要因素。因此要加強(qiáng)檔案管理人員對檔案工作內(nèi)容和檔案工作相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)容的認(rèn)識，提升檔案管理思想，學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)制度和相關(guān)檔案管理知識，理解其職能在內(nèi)部控制過程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內(nèi)職責(zé)，并促使檔案工作促進(jìn)并支持企業(yè)內(nèi)部控制的有效進(jìn)行。最后，對于其他業(yè)務(wù)部門的工作人員而言，也要具備檔案意識，而這主要依靠檔案人員向企業(yè)員工進(jìn)行宣講來實(shí)現(xiàn)。要使業(yè)務(wù)部門的工作人員認(rèn)識到檔案是其各項(xiàng)行為活動(dòng)的原始記錄，檔案管理與其職能活動(dòng)的開展以及內(nèi)部控制工作的進(jìn)行都是緊密相關(guān)的。提高業(yè)務(wù)部門工作人員的檔案意識，有助于推進(jìn)檔案管理與企業(yè)職能活動(dòng)的同步運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理，從而促進(jìn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)控體系中順利開展。

四、結(jié)語