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篇1

[關(guān)鍵詞]檔案管理;知識管理;知識服務(wù)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.134

[中圖分類號]F270;G275.9 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）22-0-02

不同于傳統(tǒng)的知識的定義，知識經(jīng)濟賦予“知識”更加深刻而豐富的內(nèi)涵。按《關(guān)于知識經(jīng)濟與國家知識基礎(chǔ)設(shè)施的研究報告》，“知識”是指“經(jīng)過人的思維整理過的信息、數(shù)據(jù)、形象、意向、價值標(biāo)準(zhǔn)以及社會的其他符號化產(chǎn)物，不僅包括科學(xué)技術(shù)知識，還包括人文社會科學(xué)的知識、商業(yè)活動、日常生活以及工作中的經(jīng)驗和知識、人們獲取并運用和創(chuàng)造知識的知識，以及面臨問題做出判斷和提出解決方法的知識?！备鶕?jù)知識的顯現(xiàn)程度，又可分為隱性知識和顯性知識，顯性知識指編碼化的知識，隱性知識指存在于頭腦中尚未公開的知識。

知識內(nèi)涵的變化促使我們不能停留在檔案和檔案工作的原有認識的基礎(chǔ)上，我們需要從知識的角度重新審視檔案和檔案工作。

1 檔案是貯存和傳播知識重要載體

檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰、明確的原始記錄作用的固化信息，它本身具有知識的屬性，檔案與知識的關(guān)系可以歸納為以下3個方面。

1.1 檔案是承載顯性知識的重要媒介

知識，無論是顯性知識還是隱性知識，作為一種客觀存在，其存在狀態(tài)總要以信息的形式表現(xiàn)出來，檔案是信息大家族中的重要一員，也承擔(dān)著記錄顯性知識的任務(wù)。檔案直接產(chǎn)生于行政管理、建筑工程、科研生產(chǎn)等各項社會和組織的實踐活動，這些檔案中包含了技術(shù)訣竅、設(shè)計方案、工作經(jīng)驗等方面的知識。這些知識不同于文獻知識，其特點在于所記錄的知識針對特定的空間、時間和工作對象，既有具體的優(yōu)點，又存在零散、不系統(tǒng)的缺點。

1.2 檔案可通過人腦轉(zhuǎn)化為顯性或隱性知識

知識是人腦對信息進行綜合處理的結(jié)果，人腦是信息轉(zhuǎn)化為知識的重要器官。檔案承載的知識類型是顯性知識，通過編纂工作，將這部分知識系統(tǒng)化、抽象化，匯編出的年鑒、工作經(jīng)驗總結(jié)等小冊子，從而實現(xiàn)了顯性知識到顯性知識的轉(zhuǎn)化，如歷年地震檔案材料被歸納分析提煉出經(jīng)驗型知識成果。同時，檔案上記錄的知識通過利用，轉(zhuǎn)化為讀者自己頭腦中的隱性知識。

1.3 檔案對人頭腦中的隱性知識具有指示作用。

人事檔案記錄了個人履歷和獎懲情況，反映了個人經(jīng)驗、個人知識水平和能力等方面的隱性知識。另一方面，檔案中的文書類檔案、科研檔案等其他種類的檔案真實記錄了機構(gòu)的各種活動，這些活動無不留下了人參與活動的痕跡，因此，通過對檔案所記錄的活動過程與結(jié)果的分析，可以對參與活動的人的隱性知識的類型和數(shù)量等情況進行判斷。

2 檔案管理與知識管理的互動關(guān)系

知識管理的涵義，不同學(xué)者從不同角度對其進行了分析，大致可以歸納為以下幾個方面：①知識管理的目的：通過管理使知識有序流動，使適當(dāng)?shù)闹R在適當(dāng)?shù)臅r候傳遞給適當(dāng)?shù)娜?②知識管理的層次性：個人知識管理、團體知識管理、組織知識管理;③知識管理的核心：知識創(chuàng)新，因此，簡單的知識傳遞是無意義的，要通過知識共享提高能力。知識管理被提上日程根本上是基于對知識是經(jīng)濟增長的根本動力以及知識稀缺性的認識。直接原因是全球化趨勢對商業(yè)的深入影響，機構(gòu)裁員、業(yè)務(wù)外包及高新技術(shù)引進對工人操作熟練程度要求降低等問題使組織面臨人才的流失，知識被看作一種需要管理的財產(chǎn)。因為組織開始意識到當(dāng)人才從組織離開的同時也帶走了有價值的知識，而組織的全球化迫切需要工作在不同地區(qū)的個人與組織進行知識共享。

檔案管理屬于信息管理的一種。檔案管理活動是為解決實踐活動對檔案信息的利用需求與檔案的無序存在狀況之間的矛盾而產(chǎn)生的。微觀層面上的檔案信息管理主要是指通過對檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研、統(tǒng)計和登記活動實現(xiàn)檔案信息資源的價值。它與知識管理的關(guān)系表現(xiàn)為以下幾個方面。

2.1 檔案管理是知識管理的重要積累途徑

從時間的角度看，檔案對知識管理起到“留知”的作用。檔案信息管理是一種對真實可靠的歷史性信息的管理，如科研檔案、農(nóng)業(yè)檔案、設(shè)備檔案、地質(zhì)檔案、基本建設(shè)檔案等科技檔案中記錄了組織在某一項活動中從活動的籌備、實施到后期的總結(jié)的全過程，其實質(zhì)是工作人員知識內(nèi)化于生產(chǎn)活動的記錄，包括了生產(chǎn)如何操作，有什么樣的經(jīng)驗等知識。通過對這些知識的提煉便形成了企業(yè)的知識財產(chǎn)?！叭魏纹髽I(yè)，在其內(nèi)部都會隱藏著大量‘最佳實踐’這些最佳實踐如果能夠加以整理和推廣，可以大大提高企業(yè)的運行效率?！币虼?，隨著時間的推移和人才的流動或流失，組織的知識以檔案的形式留在了原單位。一個典型的例子是臺積電的知識管理方案?！芭_積信息科技處處長林錦富指出，臺積電是用central team（中央檔案）的概念來做smart copy（聰明復(fù)制）新廠。也有所謂的copy executive（復(fù)制主管）來確保其他廠的人是否做到正確的copy（復(fù)制）……臺積公關(guān)經(jīng)理曾晉皓指出，譬如股東大會該怎么辦，每個人要負責(zé)什么事，都列入文件檔案中。同時，每年辦完股東會，公關(guān)部門會再開檢討會，并將每年討論出應(yīng)該改善的項目（譬如經(jīng)營團隊胸前所別的花不要選擇有花粉的，一直到今年干脆不要別上花朵）打入舊檔案中，讓舊工作手冊有更新的機會?！奶煳也辉诠玖?，這些東西還會在’……”。

從空間的角度看，知識在組織內(nèi)流動和共享的過程中檔案的作用不可忽視，這主要體現(xiàn)在人事檔案上。人事檔案不僅是個人過去經(jīng)歷、各方面精神面貌的記錄，而且人事檔案具有動態(tài)性的特點，即隨著實踐活動的進展它不斷收集了個人在組織活動中形成的各種材料，如業(yè)績考核材料等。這樣，人事檔案材料中就包含了個人知識狀態(tài)的信息，為知識管理過程中知識源的查找提供了媒介。

2.2 知識管理對檔案管理具有重要的指導(dǎo)作用

知識管理不僅是一種活動，更是一種思想，這種思想強調(diào)將適當(dāng)?shù)闹R在適當(dāng)?shù)臅r間傳遞給適當(dāng)?shù)娜?，核心是通過知識的傳遞、共享最終實現(xiàn)知識的創(chuàng)新，提高組織的競爭力。知識經(jīng)濟條件下，“知識就是力量”體現(xiàn)的尤為充分。檔案管理水平的提高不僅要靠先進的設(shè)備和高素質(zhì)的人才，更依賴于組織內(nèi)知識的共享和創(chuàng)新，提升檔案管理的綜合實力。

3 企業(yè)檔案知識服務(wù)的涵義與實施路徑

自古以來，檔案在知識服務(wù)方面已經(jīng)發(fā)揮了重要作用。從“學(xué)在官府”“官師合一”到《史記》《漢書》的編寫都是檔案進行知識服務(wù)的寫照。又如《關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》是在查用了大量檔案材料基礎(chǔ)上編寫而成的，總結(jié)了治黨治國的大量經(jīng)驗。此外，檔案工作者還通過科技檔案的編纂總結(jié)了大量生產(chǎn)經(jīng)驗。知識經(jīng)濟條件下，知識被賦予豐富的內(nèi)涵，我們也有必要對知識服務(wù)的涵義進行重新定義。

筆者認為，檔案知識服務(wù)應(yīng)包括宏觀和微觀兩個層面的涵義。在微觀上，檔案管理部門實現(xiàn)檔案知識的收集、加工和提供利用等工作;在宏觀上，檔案部門利用知識管理的思想指導(dǎo)檔案工作，建立學(xué)習(xí)型檔案組織。新的時代要求我們樹立檔案知識資源觀，進一步提升檔案部門的服務(wù)，積極開展檔案的知識服務(wù)。

首先，從知識資源觀的角度確定檔案的收集范圍。檔案進館范圍決定了館藏資源的豐富性和完整性，并決定了后期檔案提供利用工作的水平。檔案是一種重要的知識資源，具有重要的“留知”作用。例如，某些工藝包含了技術(shù)工人的經(jīng)驗性知識，這是一筆重要的財富，而這部分工藝檔案一般沒有進館，限制了檔案知識的挖掘。因此，在確定檔案收集范圍時更要站在知識資源觀的角度上保存檔案知識。

其次，檔案信息編研不僅要從傳統(tǒng)的歷史角度進行編纂，更要側(cè)重從多學(xué)科角度在檔案中挖掘知識，不僅要進行匯編等層次的編研，還要進行更深層次的知識性編研?！罢J知理論認為，知識在人腦中是以一種‘經(jīng)濟的’或說是‘便捷的’形式存儲的，這種存儲方式?jīng)Q定了人們將怎樣理解所學(xué)習(xí)的內(nèi)容，每個人的知識結(jié)構(gòu)都表明他已經(jīng)學(xué)到了哪些知識同時，這種知識結(jié)構(gòu)也為每個人提供了建立新舊知識與新內(nèi)容之間有意義的聯(lián)系的方法和工具。”所以，對于相同的信息，認知結(jié)構(gòu)不同的人會有不同的認識。因此，要從編纂人員的知識結(jié)構(gòu)入手，引進不同知識背景的人才。就檔案編纂現(xiàn)狀看，檔案信息編纂側(cè)重史料性匯編，或從歷史角度進行歷史性知識的開發(fā)，這很大程度上與檔案編纂人員多是歷史學(xué)科背景有關(guān)，束縛了檔案編纂過程中多角度開發(fā)檔案的知識。

再次，檔案提供利用要提高服務(wù)主動性，實現(xiàn)檔案信息最大范圍的共享。檔案實現(xiàn)由信息到知識的轉(zhuǎn)化要以檔案信息的傳播為前提。因此，要加強檔案信息公開，促進檔案信息在組織內(nèi)部的共享，為檔案信息為具有不同認知結(jié)構(gòu)的人所利用和開發(fā)創(chuàng)造條件。

第四，建立學(xué)習(xí)型檔案組織。提升檔案部門的服務(wù)，不僅要抓好微觀方面，更要把握好宏觀層面，才能實現(xiàn)檔案部門服務(wù)的全面提升。建立學(xué)習(xí)型組織是檔案部門知識管理的重要途徑。通過建立學(xué)習(xí)型組織，實現(xiàn)組織內(nèi)知識的傳遞、共享和創(chuàng)新，從而提高組織的管理水平。

主要參考文獻

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