文書檔案員競(jìng)職演講稿

尊敬的各位評(píng)委、領(lǐng)導(dǎo)，大家好！

首先感謝各位領(lǐng)導(dǎo)比機(jī)會(huì)我參加競(jìng)爭(zhēng)上崗。對(duì)我個(gè)人來(lái)講，我想這不僅是一次競(jìng)爭(zhēng)，更是一次對(duì)自己的檢驗(yàn)、學(xué)習(xí)和鍛煉。

我叫×××,1997年畢業(yè)后在×××工作，01年調(diào)到廠部任文書工作至今，期間修讀了中文秘書大專課程充實(shí)自己?？梢哉f(shuō)，我的青春歲月在×××公司的蓬勃發(fā)展中度過(guò)，雖然沒有參加過(guò)公司的三大工程建設(shè)，沒有轟轟烈烈的感人事跡，但我默默無(wú)聞的做好自己的本職工作。

我之所以選擇競(jìng)爭(zhēng)文書檔案員這個(gè)崗位，有兩方面原因：一是我有一定的文秘工作經(jīng)驗(yàn)，這個(gè)崗位能充分發(fā)揮自己的所長(zhǎng)；二是我很在乎工作環(huán)境氛圍是否融洽愉快，在辦公室工作得到大家的支持和配合，工作雖然繁瑣，但心情舒暢。

競(jìng)爭(zhēng)文書檔案員我有以下的優(yōu)勢(shì)：

尊敬的各位評(píng)委、領(lǐng)導(dǎo)，大家好！

首先感謝各位領(lǐng)導(dǎo)比機(jī)會(huì)我參加競(jìng)爭(zhēng)上崗。對(duì)我個(gè)人來(lái)講，我想這不僅是一次競(jìng)爭(zhēng)，更是一次對(duì)自己的檢驗(yàn)、學(xué)習(xí)和鍛煉。

我叫×××，××年畢業(yè)后在×××工作，××年調(diào)到廠部任文書工作至今，期間修讀了中文秘書大專課程充實(shí)自己?？梢哉f(shuō)，我的青春歲月在×××公司的蓬勃發(fā)展中度過(guò)，雖然沒有參加過(guò)公司的三大工程建設(shè)，沒有轟轟烈烈的感人事跡，但我默默無(wú)聞的做好自己的本職工作。

我之所以選擇競(jìng)爭(zhēng)文書檔案員這個(gè)崗位，有兩方面原因：一是我有一定的文秘工作經(jīng)驗(yàn)，這個(gè)崗位能充分發(fā)揮自己的所長(zhǎng)；二是我很在乎工作環(huán)境氛圍是否融洽愉快，在辦公室工作得到大家的支持和配合，工作雖然繁瑣，但心情舒暢。

競(jìng)爭(zhēng)文書檔案員我有以下的優(yōu)勢(shì)：

1、有良好的思想品德修養(yǎng)。自己一貫注重個(gè)人品德素質(zhì)的培養(yǎng)，努力做到尊重領(lǐng)導(dǎo)，團(tuán)結(jié)同志，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不計(jì)較個(gè)人得失。

尊敬的各位評(píng)委、領(lǐng)導(dǎo)，大家好！

首先感謝各位領(lǐng)導(dǎo)比機(jī)會(huì)我參加競(jìng)爭(zhēng)上崗。對(duì)我個(gè)人來(lái)講，我想這不僅是一次競(jìng)爭(zhēng)，更是一次對(duì)自己的檢驗(yàn)、學(xué)習(xí)和鍛煉。

我叫×××,*年畢業(yè)后在×××工作，*年調(diào)到廠部任文書工作至今，期間修讀了中文秘書大專課程充實(shí)自己?？梢哉f(shuō)，我的青春歲月在×××公司的蓬勃發(fā)展中度過(guò)，雖然沒有參加過(guò)公司的三大工程建設(shè)，沒有轟轟烈烈的感人事跡，但我默默無(wú)聞的做好自己的本職工作。

我之所以選擇競(jìng)爭(zhēng)文書檔案員這個(gè)崗位，有兩方面原因：一是我有一定的文秘工作經(jīng)驗(yàn)，這個(gè)崗位能充分發(fā)揮自己的所長(zhǎng)；二是我很在乎工作環(huán)境氛圍是否融洽愉快，在辦公室工作得到大家的支持和配合，工作雖然繁瑣，但心情舒暢。

競(jìng)爭(zhēng)文書檔案員我有以下的優(yōu)勢(shì)：

1、有良好的思想品德修養(yǎng)。自己一貫注重個(gè)人品德素質(zhì)的培養(yǎng)，努力做到尊重領(lǐng)導(dǎo)，團(tuán)結(jié)同志，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不計(jì)較個(gè)人得失。

【摘要】近年來(lái)，信息技術(shù)高速發(fā)展，文書檔案管理模式、管理內(nèi)容朝著現(xiàn)代化、信息化以及科學(xué)化的方向變革。在這種背景下，如何做好文檔一體化工作，推動(dòng)單位文書檔案管理工作進(jìn)入有序發(fā)展的軌道，成為文書檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)注并思考的課題。文章立足于文書檔案信息化建設(shè)的背景，就文檔一體化工作進(jìn)行概述，分析文檔一體化工作的必要性，指出當(dāng)前文檔一體化工作中存在的不足，提出相應(yīng)的優(yōu)化建議。

【關(guān)鍵詞】信息化；文檔一體化；云共享；檔案管理系統(tǒng)

文檔一體化主要是一種基于“文書檔案前端控制”“文書檔案信息化建設(shè)論”以及“文件生命周期理論”為核心的檔案管理理論，其體現(xiàn)了信息技術(shù)與文書檔案管理工作相融合的趨勢(shì)，是文書檔案規(guī)范化、科學(xué)化以及現(xiàn)代化管理的必然要求。近年來(lái)，雖有很多單位開始著手文檔案一體化建設(shè)工作，但并沒有取得理想的成效。鑒于此，文章重點(diǎn)對(duì)該領(lǐng)域展開闡述，希望能夠幫助相關(guān)單位改革文書檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)收益最大化。

一、文檔一體化概述

所謂文檔一體化主要是指從資源統(tǒng)籌、資源整合以及高效管理的角度出發(fā)，借助信息技術(shù)對(duì)文書資料進(jìn)行全方位管理，使文書檔案能夠?qū)崿F(xiàn)“一站式管理”與“一站式服務(wù)”目標(biāo)的管理機(jī)制。文書檔案信息化管理背景下文檔一體化具有以下特點(diǎn)：第一，數(shù)字化。文檔一體化需要借助檔案管理系統(tǒng)以及其他數(shù)字化技術(shù)。這就意味著文書檔案必須以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)。第二，注重分工協(xié)調(diào)與整體控制。文檔一體化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不能單靠檔案管理部門發(fā)力，也需要其他業(yè)務(wù)部門給予一定的配合與支持。只有各個(gè)部門相互配合，才能最大限度地發(fā)揮文檔一體化的優(yōu)勢(shì)，使文書檔案的整個(gè)生命周期都得到有效、安全、全面地管控。第三，文檔一體化強(qiáng)調(diào)文書工作與檔案工作的有效銜接。各種文書資料形成不同的檔案后，能夠打造不同的文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于后期查詢。因此，確保文書工作與檔案工作的有效銜接，才能真正提升管理效能。

二、文檔一體化的必要性

摘要：婦幼保健院文書檔案是在其行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來(lái)且具有日后查考利用價(jià)值的各種類型和載體的文件，作為檔案管理的重要組成部分，文書檔案在婦幼保健院管理中發(fā)揮著重大的作用。在新時(shí)期，通過(guò)開展文書檔案管理，不僅可以提高婦幼保健院的管理水平，還為其發(fā)展決策提供必要的參考。本文對(duì)婦幼保健院文書檔案管理的概念、歸檔范圍及其特點(diǎn)進(jìn)行闡述，結(jié)合管理現(xiàn)狀，分析其存在問(wèn)題并提出文書檔案管理提升的應(yīng)對(duì)策略，以期為今后文書檔案管理工作的開展提供一定參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；文書檔案；婦幼保健院；醫(yī)療機(jī)構(gòu)

婦幼保健院是婦幼衛(wèi)生專業(yè)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著掌握婦女兒童健康狀況、為婦女兒童衛(wèi)生和計(jì)劃生育提供醫(yī)療服務(wù)、開展婦女兒童醫(yī)療項(xiàng)目科學(xué)研究等重要職責(zé)，是國(guó)家開展婦幼保健工作的重要渠道。婦幼保健院的運(yùn)行和發(fā)展都離不開文書檔案，文書檔案管理情況從一定層面反映了其在管理上的規(guī)范化、科學(xué)化程度，可以說(shuō)，文書檔案是婦幼保健機(jī)構(gòu)發(fā)展過(guò)程的一個(gè)縮影，具有重要?dú)v史價(jià)值。隨著深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的推進(jìn)，如何提高婦幼保健機(jī)構(gòu)的醫(yī)療服務(wù)品質(zhì)水平，是每一名醫(yī)務(wù)管理者應(yīng)該思考的問(wèn)題。從婦幼保健院管理運(yùn)行的角度，進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理工作，提升文書檔案科學(xué)化管理水平，對(duì)于提高其工作效率和管理水平而言具有十分重要的作用。

一、婦幼保健院文書檔案管理及其特點(diǎn)分析

1.文書檔案及其歸檔范圍文書檔案是在單位行政管理活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保管的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。不同于文件和資料，檔案是具有保存價(jià)值的原始記錄，是實(shí)踐活動(dòng)不可缺少的資源條件。從婦幼保健院活動(dòng)內(nèi)容和職能性質(zhì)來(lái)看，其文書檔案主要包括：一是反映婦幼保健院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，并且對(duì)于本機(jī)構(gòu)工作、建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。二是在婦幼保健院的工作活動(dòng)中形成的，在維護(hù)本機(jī)構(gòu)以及職工權(quán)益方面具有憑證價(jià)值作用的文件材料。三是在建設(shè)、醫(yī)療、科研等工作過(guò)程中形成的，辦理完畢，且具有查考價(jià)值的文件資料。四是婦幼保健院需要貫徹執(zhí)行，上級(jí)機(jī)關(guān)、非隸屬機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件資料。五是其他對(duì)本院工作運(yùn)行具有查考價(jià)值的文件材料。2.文書檔案的作用婦幼保健院文書檔案是其檔案管理體系的重要組成部分，是對(duì)其發(fā)展歷程的見證，是其管理進(jìn)程中所形成的重要憑證資料，具有重要的價(jià)值和作用。（1）管理作用。通過(guò)對(duì)于文書檔案的查考，可以總結(jié)出在歷史管理中的經(jīng)驗(yàn)和存在的不足，是婦幼保健院管理過(guò)程中政策落實(shí)、管理改進(jìn)以及創(chuàng)新發(fā)展的資料依據(jù)，有利于其管理水平的不斷提升。同時(shí)，基于文書檔案的全面性和客觀性，文書檔案為婦幼保健院進(jìn)行管理決策提供了重要參考。（2）憑證作用。文書檔案是對(duì)于婦幼保健院行政管理事務(wù)的原始記錄，既包括制度規(guī)定類的文件，也包括上級(jí)部門下達(dá)的政策文件以及批復(fù)材料，這些資料是婦幼保健院管理工作的基礎(chǔ)依據(jù)，能夠幫助其解決管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類問(wèn)題，為化解管理中的矛盾提供有效憑證。（3）宣傳教育作用。婦幼保健院的文書檔案中包含了其事業(yè)的發(fā)展歷史、文化資料等，在內(nèi)外部的宣傳材料編制中，可以充分利用文書檔案中組織沿革、取得成績(jī)、發(fā)展規(guī)劃等內(nèi)容，助力婦幼保健院開展機(jī)構(gòu)宣傳、婦女兒童保健教育工作。此外，文書檔案在婦幼保健院管理中還發(fā)揮了反映客觀現(xiàn)實(shí)作用、聯(lián)系知照作用以及行為規(guī)范的作用。3.文書檔案的特點(diǎn)婦幼保健院是為婦女兒童提供醫(yī)療保健的專業(yè)機(jī)構(gòu)，其生存、發(fā)展和建設(shè)必須以婦女兒童醫(yī)療保健工作為中心，樹立高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)意識(shí)。與一般的企事業(yè)單位不同，婦幼保健院的文書檔案管理體現(xiàn)了一定特點(diǎn)：一是文書檔案內(nèi)容的專業(yè)化特點(diǎn)。婦兒醫(yī)療工作是婦幼保健院業(yè)務(wù)的主體，在醫(yī)療工作中產(chǎn)生和形成的文書檔案，是對(duì)于核心業(yè)務(wù)相關(guān)內(nèi)容的真實(shí)反映，因此，所記載的內(nèi)容是具有專業(yè)性特點(diǎn)的。例如，院務(wù)管理、發(fā)展規(guī)劃等。二是文書檔案管理的綜合性特點(diǎn)。文書檔案涵蓋了婦幼保健院行政管理活動(dòng)中的各類文書材料，這些材料在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一些共性，呈現(xiàn)出了綜合性的特點(diǎn)。三是文書檔案管理的保密性特點(diǎn)。婦幼保健院文書檔案按照類別不同，設(shè)置了不同的查閱權(quán)限，對(duì)外開放的程度相對(duì)比較低，具有較強(qiáng)的保密性特點(diǎn)。四是文書檔案管理的階段性特點(diǎn)。婦幼保健院的行政管理科室眾多，產(chǎn)生的文件資料相對(duì)比較分散，為了確保檔案活動(dòng)的連續(xù)性和完整性，通常都會(huì)采取周期性管理的辦法，因此說(shuō)，文書檔案有一定的階段性特點(diǎn)。

二、婦幼保健院文書檔案管理中存在的問(wèn)題

摘要:分析了文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題，包括文書管理與檔案管理工作的銜接、文書檔案管理工作人員問(wèn)題，并針對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出文書檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策。加強(qiáng)企業(yè)管理人員對(duì)文書檔案管理工作的重視，科學(xué)組建企業(yè)文書檔案管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)文書管理工作與檔案管理工作的有效銜接，實(shí)施規(guī)范化的企業(yè)檔案文書管理制度等，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)、高效、規(guī)范發(fā)展。

關(guān)鍵詞:文書檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

1引言

近年來(lái)，我國(guó)文書檔案管理工作的總體質(zhì)量呈現(xiàn)持續(xù)下滑趨勢(shì)，導(dǎo)致我國(guó)部分企業(yè)日常業(yè)務(wù)運(yùn)作效率難以得到有效提高，這在一定程度上對(duì)我國(guó)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展造成了阻礙和限制。為明確文書檔案管理工作的具體內(nèi)容，提升文書檔案管理工作的有效性，應(yīng)積極針對(duì)工作流程開展規(guī)范化、正規(guī)化、模式化調(diào)整，確保文書檔案資料能夠在企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作中發(fā)揮高效、便利、規(guī)范的應(yīng)用價(jià)值。分析文書檔案管理中存在的問(wèn)題，針對(duì)具體問(wèn)題提出有效改進(jìn)對(duì)策，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)、高效、規(guī)范發(fā)展。

2文書檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1文書管理與檔案管理工作間的銜接問(wèn)題。文書管理與檔案管理工作既有相似之處，也存在差異。文書管理和檔案管理工作應(yīng)相互支撐，實(shí)現(xiàn)兩類管理工作的相互配合、相互協(xié)調(diào)，才能充分發(fā)揮管理制度體系的科學(xué)性和有效性。實(shí)際管理工作中，存在一定的配合問(wèn)題，這在一定程度上影響了文書管理工作與檔案管理工作的銜接，導(dǎo)致文書管理工作與檔案管理工作之間難以產(chǎn)生關(guān)聯(lián)和互動(dòng)，使得企業(yè)文書管理工作人員不了解檔案管理工作實(shí)質(zhì)，企業(yè)檔案管理工作人員不了解文書管理工作內(nèi)容，影響了企業(yè)文書管理工作和檔案管理工作，管理質(zhì)量水平不高，綜合效率低下。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)很多大型企業(yè)都未做好文書管理工作與檔案管理工作之間的結(jié)合和聯(lián)動(dòng)，相關(guān)工作實(shí)施流程亟待調(diào)整優(yōu)化。2.2文書檔案管理工作人員問(wèn)題。第一，企業(yè)文書檔案管理人員分配不當(dāng)。文書檔案管理工作在企業(yè)日常工作中并不占據(jù)核心地位，所以，難以在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中得到高度重視。文書檔案管理工作中，僅安排和調(diào)配一般管理崗位工作人員完成相關(guān)工作任務(wù)，沒有招聘專業(yè)的文書檔案管理人才，這在一定程度上影響和制約了企業(yè)文書檔案管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性發(fā)展，對(duì)企業(yè)的壯大發(fā)展也產(chǎn)生了一定的影響。第二，企業(yè)文書檔案管理工作人員的招聘和錄用不當(dāng)。受各種因素的影響，我國(guó)部分基層企業(yè)組織開展文書檔案管理工作時(shí)，在人員招聘過(guò)程中出現(xiàn)了問(wèn)題，無(wú)法切實(shí)考察招聘對(duì)象的專業(yè)能力及綜合素質(zhì)水平，導(dǎo)致企業(yè)的文書檔案管理隊(duì)伍在專業(yè)能力和綜合素質(zhì)方面存在一定的不足，影響了企業(yè)文書檔案管理工作的整體質(zhì)量。第三，文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理工作也發(fā)生了深刻變化，這對(duì)企業(yè)文書檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出了更高的專業(yè)要求和技術(shù)要求。但是，受多種因素影響，我國(guó)部分企業(yè)的文書檔案管理工作人員依然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理操作模式，未能在文書檔案管理工作中合理運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備和辦公軟件，導(dǎo)致文書檔案管理工作成效不高。2.3文書檔案管理工作資金投入不足?，F(xiàn)代企業(yè)在開展文書檔案管理工作過(guò)程中，未能投入充足的資金支持，使得文書檔案管理工作無(wú)法配備數(shù)量充足的專業(yè)人員和專業(yè)設(shè)備，影響了相關(guān)工作的質(zhì)量和效率。2.4文書檔案管理工作重視程度不夠。由于文書檔案管理工作不能為企業(yè)創(chuàng)造直觀的經(jīng)濟(jì)效益，因此部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理人員不夠重視，未能充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，未能結(jié)合企業(yè)實(shí)際開展文書檔案管理工作，沒有為工作人員配備必要的技術(shù)設(shè)備，工作環(huán)境較差，嚴(yán)重影響了我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)組織文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、前言

醫(yī)院文書檔案涵蓋了醫(yī)院基建項(xiàng)目資料、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、工作計(jì)劃、年度總結(jié)、委任書、統(tǒng)計(jì)資料、發(fā)展規(guī)劃等重要內(nèi)容，是醫(yī)院開展黨務(wù)管理、行政管理、醫(yī)療護(hù)理管理等活動(dòng)的重要?dú)v史憑證。醫(yī)院檔案管理水平高低的主要衡量指標(biāo)之一為文書檔案管理,其管理水平的高低會(huì)對(duì)檔案資料的完整性與質(zhì)量造成直接的影響。只有加強(qiáng)文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，才能夠確實(shí)提高醫(yī)院文書檔案的利用率。本文就醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施進(jìn)行探討。

二、文書檔案是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的重要基礎(chǔ)

（一）文書檔案是醫(yī)院臨床科研的必要基礎(chǔ)條件。醫(yī)院文書檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、瑣碎性、經(jīng)常性的工作，涉及到文書檔案的銷毀、利用、立卷、收集、歸檔、整理等一系列過(guò)程或行為。規(guī)范化的文書檔案管理對(duì)于推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展、醫(yī)院管理體制改革都有著極為重要的作用和意義。尤其是近年來(lái)隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院的各項(xiàng)工作都在邁向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，在這種情況下，加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理勢(shì)在必行。必須要對(duì)文書檔案建設(shè)的獨(dú)特性和必要性予以充分認(rèn)識(shí)，正視其存在的問(wèn)題，以便更好地規(guī)范化管理。

（二）文書檔案管理是衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為了現(xiàn)代醫(yī)院管理中不可或缺的組成部分，屬于醫(yī)院軟件建設(shè)中的重要組成部分，醫(yī)院文書檔案涵蓋了醫(yī)院基建項(xiàng)目資料、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、工作計(jì)劃、年度總結(jié)、委任書、統(tǒng)計(jì)資料、發(fā)展規(guī)劃等重要內(nèi)容，它既是醫(yī)院管理建設(shè)狀況的記錄，又是醫(yī)院發(fā)展歷程的縮影，是現(xiàn)代醫(yī)院管理走向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的重要標(biāo)志。

三、加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理的方法

摘要：近幾年，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，不斷增加的信息量也使得文書檔案管理的地位在單位中日漸重要?；诖?，本文圍繞文書檔案管理工作進(jìn)行分析和研究，分析在文書檔案管理中現(xiàn)存的問(wèn)題，并對(duì)解決問(wèn)題的優(yōu)化措施進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各個(gè)單位對(duì)文書檔案管理工作的要求也越來(lái)越高。想要處理好單位的文書檔案管理工作就必須要對(duì)其作出科學(xué)有效的優(yōu)化對(duì)策。

1文書檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1對(duì)文書檔案管理的重視程度不高

由于單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的不重視，在很多的職能中，文書檔案管理工作處于較低的地位。導(dǎo)致很多單位專門進(jìn)行文書檔案管理工作的人員少，甚至有很多都是兼顧其他工作，很容易在管理中出現(xiàn)錯(cuò)誤[1]。

隨著社會(huì)發(fā)展，事業(yè)單位的文書檔案管理逐漸受到關(guān)注和重視，文化檔案中全面記錄了事業(yè)單位的日常工作以及發(fā)展，能夠?yàn)楣芾砣藛T的決策提供科學(xué)的依據(jù)。文書檔案是重要無(wú)形資產(chǎn)，文書檔案的規(guī)范化管理需要做到與時(shí)俱進(jìn)，使其滿足事業(yè)單位的發(fā)展需要。文書檔案管理中，規(guī)范化管理是極為重要的，要采取有效的方法對(duì)文化檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，使得文書檔案的作用得到充分的發(fā)揮，更好地促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。

一、強(qiáng)化文書檔案管理的宣傳力度

事業(yè)單位的文書檔案管理過(guò)程中，要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理效果，就需要提高對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化文書檔案管理的宣傳力度，積極推廣規(guī)范化管理理念，使得事業(yè)單位的內(nèi)部管理以及工作人員能夠?qū)n案管理工作有更加客觀、準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位的管理者要提高對(duì)檔案管理的重視程度，將其納入到事業(yè)單位的日常管理工作中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)文書檔案管理工作中的不足，完善檔案管理的軟環(huán)境以及硬環(huán)境，使得文書檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)。事業(yè)單位的管理者要做好部門間的協(xié)調(diào)組織工作，各部門要共同努力，解決文書檔案規(guī)范化管理中的不足。

二、完善文書檔案管理的制度建設(shè)

要使得事業(yè)單位文書檔案管理取得好的效果，就需要有完善的管理制度作保障。要提高對(duì)事業(yè)單位管理者對(duì)文書檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)，明確事業(yè)單位工作人員的職責(zé)，保證每一個(gè)人的責(zé)任都能夠落到實(shí)處，充分發(fā)揮人的價(jià)值，使文書檔案管理能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展提供支持。完善文書檔案管理制度，提高工作人員的工作積極性，給予優(yōu)秀員工一定的激勵(lì)，將物質(zhì)與精神激勵(lì)將結(jié)合，使員工更加主動(dòng)的參與到工作中。對(duì)于工作不積極、不認(rèn)真的員工，要進(jìn)行批評(píng)教育，使員工能夠端正工作態(tài)度，更好的投入到工作中。

三、利用信息化手段實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理

1概述

文書是目前辦公室中一個(gè)非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過(guò)程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開展，文書工作的職責(zé)也隨之變大，對(duì)于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書類型越來(lái)越多，版本的文書數(shù)量也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的文書工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時(shí)代的需求，很難滿足當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展下人們對(duì)各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動(dòng)的文書檔案管理辦法來(lái)推動(dòng)并加快文書工作?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計(jì)并開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)來(lái)加快各個(gè)企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書檔案管理自動(dòng)化，這對(duì)于推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位辦公效率來(lái)說(shuō)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用

就目前我國(guó)辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，開展科學(xué)系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無(wú)章。通過(guò)開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過(guò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來(lái)一步步實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問(wèn)題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來(lái)提升文書檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問(wèn)題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對(duì)檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過(guò)科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)意識(shí)，所以并沒有設(shè)定專門的管理崗位來(lái)實(shí)施對(duì)文書檔案的管理，對(duì)于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)

文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來(lái)開展，而實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過(guò)程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過(guò)添加掃描錄入接口來(lái)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來(lái)允許文書人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作?；谏鲜隹紤]，在設(shè)計(jì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來(lái)實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統(tǒng)設(shè)定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網(wǎng)上預(yù)訂網(wǎng)上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統(tǒng)計(jì)檔案狀態(tài)設(shè)定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。