一、檔案信息電子化的發(fā)展勢不可擋

辦公自動化、無紙化的提出是最近幾年出現(xiàn)的，這也說明了檔案事業(yè)的發(fā)展方向。檔案過去都是紙質(zhì)的，而且生成方式也是起草、簽發(fā)、催辦、歸檔，過去都是紙質(zhì)和手工處理，而現(xiàn)在都是使用計算機來實現(xiàn)這些功能，在通過通訊線路進行傳送。所以檔案就需要能夠被計算機所識別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內(nèi)容，這些內(nèi)容可能處于各種機讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進行系統(tǒng)的提取就是檔案工作者所要完成的事情。

二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢

檔案信息電子化，其益處有：1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機進行利用，提高其使用效率。現(xiàn)在很多的檔案館里面的計算機設(shè)備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計算機來進行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻的加工效率，保證了其時效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當(dāng)時的科技不發(fā)達，另一方面也是有其可取之處，但是就當(dāng)前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準(zhǔn)確性上要高出手工加工不是一點半點，而檔案信息的利用非常注重其時效性，采用計算機加工，能夠縮短大量的加工時間，提升檔案信息的時效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式，能夠節(jié)約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費比較多，而且不能夠多次產(chǎn)出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領(lǐng)導(dǎo)和需要的部門，拓寬了服務(wù)范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。

三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實現(xiàn)檔案電子化

1.忠于文件歸檔方式和途徑的選擇。紙質(zhì)檔案比較穩(wěn)定，沒有電子檔案那樣容易出現(xiàn)損壞的情況，電子檔案的損壞往往是不可逆的。所以歸檔方式需要慎重選擇。磁盤和脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，特別是磁盤和載體的質(zhì)量有問題的時候。其實歸檔工作可以采取多種方式來完成，但是必須是在電子文件進行統(tǒng)一格式編目后，由產(chǎn)生電子文件的單位傳送給檔案部門，盡量不要讓檔案部門自己去網(wǎng)上下載，以免破壞檔案信息的真實性和完整性。并且檔案部門收到電子文件后最好使用光盤來存儲，磁盤容易造成數(shù)據(jù)丟失和損壞。2.做好原紙質(zhì)檔案立卷工作與電子文件歸檔的有力銜接。過去我們都是采用紙質(zhì)檔案歸檔，因此在此基礎(chǔ)上積累了很多經(jīng)驗和骨干隊伍，要想做好電子文件歸檔工作，也必須從這些骨干入手，以人為本。因此，借助原有檔案立卷骨干隊伍的經(jīng)驗，按比例重新建設(shè)歸檔工作隊伍，在隊伍中安插現(xiàn)代信息計算機管理人員，形成一支綜合性的檔案歸檔隊伍。這樣能夠平緩的從手工歸檔過度到電子文件歸檔。3.“雙軌制”歸檔法有其現(xiàn)實操作意義。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

檔案信息電子化管理是信息化時代現(xiàn)代工作方式的必然發(fā)展趨勢，作為廣播電視行業(yè)的檔案管理更需要加強電子信息化的升級換代，這對于具體的廣播電視節(jié)目制作而言是提高工作效率和效益十分現(xiàn)實的優(yōu)化舉措，對整個傳媒行業(yè)則是提升行業(yè)整體現(xiàn)代化水平的極其重要和關(guān)鍵的渠道與途徑。

一、檔案信息電子化管理常見問題

1.認(rèn)知度偏低

檔案信息的電子化管理是檔案管理專業(yè)發(fā)展歷史上一次劃時代的進步與飛躍，傳統(tǒng)檔案管理形式結(jié)合現(xiàn)代化計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統(tǒng)，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統(tǒng)管理模式與固有的業(yè)務(wù)操作理念使大多數(shù)檔案管理人員仍然習(xí)慣于既有的檔案管理手法，對于電子信息化體系的功效與作用認(rèn)識程度偏低，了解不深。傳媒行業(yè)管理層對于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展也不夠了解和重視，滿足于現(xiàn)有的檔案管理與應(yīng)用程度，沒有從根本上認(rèn)識到電子信息化對提高企業(yè)行業(yè)工作效率和效能的重要促進作用。傳統(tǒng)檔案管理方式的低效率又使現(xiàn)有的工作人員面臨著較大的工作量無眠顧及新知識、新技能的學(xué)習(xí)與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。

2.缺乏科學(xué)完整的體系

作為新時代經(jīng)濟發(fā)展與改革的產(chǎn)物，檔案管理的電子信息化在當(dāng)前的中國還沒有健全的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行完備、全面的指導(dǎo)和約束。因此，不同地區(qū)和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過程中不僅發(fā)展速度各有快慢，而且出現(xiàn)了分類不一、標(biāo)準(zhǔn)各異的問題。缺乏科學(xué)完整體系的問題不僅使檔案信息電子化發(fā)展缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，更嚴(yán)重阻礙了在全國范圍內(nèi)推行標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建。科學(xué)完整的體系不僅有利于實現(xiàn)檔案信息電子化的高質(zhì)與高效，改變傳統(tǒng)檔案管理模式耗費大量人、財、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對行業(yè)發(fā)展的參考與指導(dǎo)作用，幫助行業(yè)在未來發(fā)展中作出正確決策。

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各行各樣中都得到廣泛應(yīng)用。在醫(yī)院中，病案信息管理是一項非常關(guān)鍵的工作項目，除了醫(yī)學(xué)還涉及到保險、教育、研究、法律等多個領(lǐng)域。因此各大醫(yī)院都非常重視病案信息管理工作。

關(guān)鍵詞：病案；信息管理；信息電子化

醫(yī)院的病案信息具有復(fù)雜、繁多的特點，因此加大了醫(yī)院的管理難度，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，病案信息管理與病案信息電子化逐漸發(fā)展起來。本文對病案信息管理和病案信息電子化進行研究，旨在提高醫(yī)院的病案信息管理水平，促進醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展。

1病案與信息

所謂的病案就是醫(yī)務(wù)人員對病人進行診斷的詳細記錄，包括治療、護理以及愈合各方面的信息記錄。這些病案文件都是進行臨床醫(yī)學(xué)、科教等研究的重要依據(jù)，具有很大的指導(dǎo)意義[1]。所謂的信息就是指從事物本身發(fā)出的消息、數(shù)據(jù)等表現(xiàn)形式，信息是制定規(guī)劃、決策的重要依據(jù)。在社會中，醫(yī)院作為為人們提供醫(yī)療服務(wù)的機構(gòu)，離不開社會的發(fā)展，而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在醫(yī)學(xué)行業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，尤其是在病案管理方面，充分發(fā)揮了信息管理的積極作用。

2病案信息在醫(yī)院內(nèi)部以及社會中的應(yīng)用

摘要：環(huán)境檔案管理作為環(huán)境保護工作開展的依據(jù)，能夠為環(huán)境保護的實施提供基礎(chǔ)保障。基于此，本文從實現(xiàn)環(huán)境檔案管理的電子化與信息化為出發(fā)點，分析了實現(xiàn)電子化信息化過程存在的問題，針對問題提出有效的建議，并且具體論述了電子化信息化對于環(huán)境檔案管理的必要性。

關(guān)鍵詞：環(huán)境檔案管理；電子化；信息化

傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理主要是通過紙質(zhì)進行存儲，不僅工作人員的工作量極大，而且存儲的檔案信息安全性與永久性較低，不利于環(huán)境檔案管理工作的開展。而實現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化與信息化，可以利用計算機通過網(wǎng)絡(luò)開展工作，利用電子文件進行信息資源存儲，提高了工作效率，確保了檔案信息的安全性與永久性。

1環(huán)境檔案管理實現(xiàn)電子化信息化遇到的問題

1.1電子化信息化效率不高。我國環(huán)境檔案管理工作起步較晚，電子化信息化管理的技術(shù)水平有限，諸多部門對于電子化信息化管理的認(rèn)識不足，導(dǎo)致電子化信息化管理的效率不高，不利于環(huán)境檔案管理工作的推進。我國環(huán)境檔案管理效率不高，主要包括以下幾方面：（1）電子化信息化未普及。由于環(huán)境檔案信息化管理處于發(fā)展階段，工作人員對其認(rèn)識較為淺薄，使得諸多工作人員仍采用傳統(tǒng)方法進行操作，導(dǎo)致工作效率不高，未能從根本上實現(xiàn)電子化與自動化管理[1]。（2）環(huán)保部門的重視程度較低。環(huán)保部門未能認(rèn)識到電子化信息化管理的重要性，對于信息化建設(shè)投入資金較少，建設(shè)力度較低，導(dǎo)致智能化檔案管理無法充分的發(fā)揮作用。（3）人才缺乏。我國嚴(yán)重缺乏電子化信息化管理技術(shù)人才，導(dǎo)致環(huán)境檔案信息化管理水平不高，降低了管理效率。1.2未構(gòu)建完善的環(huán)境檔案管理制度。環(huán)境檔案管理制度是工作開展的保障，未構(gòu)建完善的環(huán)境檔案管理制度不僅會降低工作效率，同時會影響環(huán)境檔案電子化信息化管理的實現(xiàn)。未構(gòu)建完善的環(huán)境檔案管理制度，具體包括以下幾方面：（1）相關(guān)技術(shù)缺乏。我國電子信息技術(shù)處于發(fā)展時期，市場上的軟件技術(shù)水平高低不同，整體的技術(shù)普遍性與通用性較差。而不健全的環(huán)境檔案管理制度，不僅無法有效地解決技術(shù)問題，同時會增加此類問題的嚴(yán)重性[2]。（2）檔案管理信息化編碼無法實現(xiàn)統(tǒng)一，而信息化編碼的不統(tǒng)一會增加電子化信息化的管理難度，降低了環(huán)境檔案管理的有效性。

2環(huán)境檔案管理實現(xiàn)電子化信息化的有效措施

摘要〕電子化政府是運用信息技術(shù)創(chuàng)新政府治理和服務(wù)的整合概念。其內(nèi)涵在于建立一個虛擬政府，為公民提供方便、快捷、高質(zhì)量的公共服務(wù)。電子化政府對于提高政府回應(yīng)力、政府政策能力、政府效率，實現(xiàn)開放政府和責(zé)任政府，最終提高國家競爭力具有重要價值。是故，建構(gòu)電子政府已經(jīng)成為世界范圍內(nèi)政府再造的新趨勢。電子化政府實現(xiàn)的前提和基礎(chǔ)在于政府信息的公開、政府業(yè)務(wù)的電子化、政府服務(wù)的創(chuàng)新、以及信息技術(shù)與政府再造的整合等。

〔關(guān)鍵詞〕信息技術(shù)；電子化政府；政府再造

一、前言

自1960年開始萌芽發(fā)展的新興信息科技－電子計算機，與1990年代初期開始普及的通訊科技－國際互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，革命性地改變了人類社會獲取信息的方式和效率。電腦科技的優(yōu)勢在于信息處理的速度快、正確性高、而且存貯能力強，因此可以增加人的生產(chǎn)力、支援決策、降低成本。而互聯(lián)網(wǎng)更是消彌了時間、空間的限制，打破了國界、疆界的藩籬，將人類生產(chǎn)力與價值帶到一個更高的境界。信息與通訊技術(shù)正在對人類生活的各個方面發(fā)生巨大的影響，促使整個社會向信息化社會轉(zhuǎn)變。從世界范圍來看，盤據(jù)二十世紀(jì)已久的工業(yè)社會型經(jīng)濟逐漸為全球化的信息經(jīng)濟所取代，在信息社會之中，信息已取代傳統(tǒng)的其它資源，成為戰(zhàn)略性資源；信息和知識的生產(chǎn)、加工與處理已成為創(chuàng)造財富的基礎(chǔ)；提供信息和知識服務(wù)已成為社會和經(jīng)濟的主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)；信息資源管理和知識管理已成為各行業(yè)核心的管理領(lǐng)域；社會經(jīng)濟走向全球化。諸如此類的變化證明了信息經(jīng)濟和信息社會是真實存在的。

正是在這一背景下，欲取得競爭上優(yōu)勢的動機正驅(qū)動各國政府去了解、適應(yīng)、開發(fā)正在形成的全球性信息經(jīng)濟，推動社會和經(jīng)濟的信息化。在整個社會走向信息化的過程中，政府信息化處在關(guān)鍵和核心的位置。這是由政府在推動國家信息化的主導(dǎo)地位和特殊角色，政府作為最大的“信息處理組織”，以及政府管理對信息的廣泛依賴所決定的。是故，為迎接信息社會的挑戰(zhàn)，各國政府一方面積極發(fā)展國家信息通訊基礎(chǔ)建設(shè)（NII），一方面致力于政府信息化，利用信息技術(shù)改革政府，構(gòu)建電子化政府。

本文探討了電子化政府的意涵及其意義；說明了電子化政府在主要國家的發(fā)展?fàn)顩r；探討了電子化政府的實現(xiàn)問題；

一、檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

[摘要]證券信息電子化披露系統(tǒng)不是學(xué)術(shù)用語，而是一個實際工程的代稱，因此并沒有嚴(yán)格的定義。在美國稱之為電子化數(shù)據(jù)收集、分析及檢索系統(tǒng)(ElectronicDataGathering，Analysis，andRetrievalSystem，簡稱EDGAR)；在加拿大稱之為電子化文件分析及檢索系統(tǒng)(SySremforElectronicDocumentAnalysisandRetrieval，簡稱SEDAR)；而我國臺灣以“電子申報系統(tǒng)”為其命名。

證券信息電子化披露系統(tǒng)的概念，構(gòu)成及一般運行過程

證券信息電子化披露系統(tǒng)不是學(xué)術(shù)用語，而是一個實際工程的代稱，因此并沒有嚴(yán)格的定義。在美國稱之為電子化數(shù)據(jù)收集、分析及檢索系統(tǒng)(ElectronicDataGathering，Analysis，andRetrievalSystem，簡稱EDGAR)；在加拿大稱之為電子化文件分析及檢索系統(tǒng)(SySremforElectronicDocumentAnalysisandRetrieval，簡稱SEDAR)；而我國臺灣以“電子申報系統(tǒng)”為其命名。

雖然各國(或地區(qū))對該系統(tǒng)的稱謂不一，但其基本功能是大致相同的，都是以電子化方式(主要是通過互聯(lián)網(wǎng))提交、傳遞、接收、審核、接受、加工存儲和分發(fā)證券信息。本文將具有上述功能的計算機系統(tǒng)，統(tǒng)稱為證券信息電子化披露系統(tǒng)。

在構(gòu)成上，證券信息電子化披露系統(tǒng)與一般的管理信息系統(tǒng)或計算機業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)基本相同，也是主要由輸入端口、處理系統(tǒng)及輸出端口三部分構(gòu)成(見圖1)。輸入端口即系統(tǒng)的入檔人，主要分為兩種類型：一種稱為報告義務(wù)入檔人，是指按有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定須披露公開信息的公司及個人。另一種是入檔人。美國和加拿大的證券信息電子化披露系統(tǒng)為報告義務(wù)入檔人提供了一個可以委托他人其進行檔案提交工作的便利，此時的受托人即為入檔人。報告義務(wù)入檔人委托人須支付費。處理系統(tǒng)是證券信息電子化披露系統(tǒng)的核心部分，其主要功能是進行電子化檔案的提交、傳遞、接收、審核、接受、存儲、加工和分發(fā)工作。輸出端口即系統(tǒng)的信息用戶。按信息的使用是否采取有償形式，可將系統(tǒng)的信息用戶分為兩大類：一類是免費用戶，這是信息用戶的主體，多為一般投資者；另一類是付費用戶，占信息用戶的較小比例，多為信息商或銷售商。免費用戶獲得的信息通常都是未經(jīng)加工過的，通過其自行訪問網(wǎng)站來查閱檢索，而付費用戶獲得的信息多通過一定的傳輸協(xié)議以批量方式進行。

證券信息電子化披露系統(tǒng)的一般工作流程(見圖2)，主要包括入檔人登錄、準(zhǔn)備檔案、提交檔案及系統(tǒng)接收檔案、審核檔案、接受或拒絕接受檔案、加工處理檔案和檔案數(shù)據(jù)分發(fā)等八個環(huán)節(jié)。通過上述環(huán)節(jié)，系統(tǒng)完成從入檔人提交檔案到檔案信息向社會開放的全過程。

一、檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認(rèn)識。

一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點

1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

摘要：隨著計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，企業(yè)的財會工作由電算化向信息化方向轉(zhuǎn)變，而財會檔案的管理也在信息化時代的影響下發(fā)生了巨大的變化，財務(wù)人員通過高端的信息化手段，實現(xiàn)了無紙化的財務(wù)信息共享以及電子憑證、數(shù)字檔案。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；電子化信息；管理

一、電子化信息下財會檔案管理的特點

信息化財會檔案除了涵蓋傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，同時還涵蓋了通過計算機和其他磁性介質(zhì)或光盤保存起來的會計數(shù)據(jù)以及財務(wù)軟件系統(tǒng)，一定程度上拓寬了財會檔案的存儲領(lǐng)域，但由于磁性介質(zhì)太過依賴環(huán)境，電子數(shù)據(jù)常常在溫度、濕度等因素的影響下發(fā)生丟失情況，所以對使用存放環(huán)境提出了更高的要求。會計電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以直接進行翻閱，而需要一定的計算機硬件及軟件系統(tǒng)支持方可實現(xiàn)查閱，計算機系統(tǒng)是其必不可少的一部分，同時還注重軟件環(huán)境系統(tǒng)的優(yōu)化配置。信息化財會檔案由于實現(xiàn)了會計信息的數(shù)字化，為統(tǒng)計分析、報表制作等提供了便捷，有效保證了財會檔案的高效利用，并且積極促進了會計信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)間的優(yōu)化整合，實現(xiàn)了財會檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財會檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因為通過文件形式存儲在計算機或其他專門的存儲介質(zhì)上的財會檔案，常常會受到電腦病毒的侵襲，最終引起數(shù)據(jù)丟失、影響系統(tǒng)正常運行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數(shù)據(jù)的機會，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數(shù)據(jù)恢復(fù)到之前正常的狀態(tài)，最終降低了會計數(shù)據(jù)的真實可靠性。電子化財會檔案的優(yōu)勢眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進其作用全面發(fā)揮，為需求者提供更多的幫助，這是現(xiàn)代財會檔案管理的關(guān)鍵。

二、完善信息化下財會檔案電子化管理的策略

（1）構(gòu)建完善的信息化財會檔案管理制度。當(dāng)前，隨著財會檔案信息化進程的不斷加快，企業(yè)對內(nèi)部基礎(chǔ)資料進行了統(tǒng)一規(guī)范，制定了相應(yīng)的財會檔案管理流程及方法，但在頒布的財務(wù)管理實施細則中雖對財會檔案管理流程作了一定的規(guī)范，實際卻沒有具體操作層面的制度規(guī)范。所以必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)要求，加快構(gòu)建一套行之有效的會計信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會計信息系統(tǒng)的安全完整性。（2）加快財會檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)進程。過去的財會檔案室中不存在先進的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這樣在賬務(wù)查賬過程中，只能通過傳統(tǒng)滯后的方式，先在財務(wù)系統(tǒng)中調(diào)出賬務(wù)，找出所需憑證號，然后再到檔案室中找尋有關(guān)憑證資料，如果檔案室與財務(wù)辦公場所之間相隔較遠，那么就會帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設(shè)施建設(shè)，針對檔案管理實際所需優(yōu)化配置先進的計算機、掃描儀等辦公設(shè)施，綜合財務(wù)系統(tǒng)與檔案存放地，從而提高財會電子檔案的利用率。與此同時，針對檔案保管地點和財務(wù)人員查詢地點之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關(guān)硬件設(shè)施配備齊全后，若能研發(fā)出和財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對接的財會電子檔案查詢系統(tǒng)，那么財務(wù)人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調(diào)取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構(gòu)建專門的財會檔案管理信息平臺。在財務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息單據(jù)管理基礎(chǔ)上，為了有效處理各系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)性不強、連貫性弱以及管理不夠規(guī)范等問題，可構(gòu)建一個專門的財會檔案管理信息平臺。該平臺的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據(jù)傳遞實現(xiàn)了可視性、連貫性，信息數(shù)據(jù)得到了嚴(yán)格保密，權(quán)限清晰，將財會電子檔案貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)全過程，并且財會電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據(jù)，逐步摒棄了各類業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)?，F(xiàn)階段，已經(jīng)有企業(yè)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)進行了融合，身份認(rèn)證系統(tǒng)得到推廣與應(yīng)用，簽名和公章實行電子化，很好的推動了財會電子檔案的信息化管理。（4）構(gòu)建完善的風(fēng)險防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設(shè)置防火墻等手段，以防范計算機硬件隱患問題，確保系統(tǒng)安全有效運行；此外，還應(yīng)對工作流程、文件信息、信息保管方式進行規(guī)范化管理，提高會計信息傳遞的及時性、安全性。系統(tǒng)管理員的職責(zé)任務(wù)是加強流程的監(jiān)管，這對系統(tǒng)運行的安全性提供了重要保障，同時還保證了系統(tǒng)內(nèi)生成的財會電子檔案真實完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學(xué)性。信息化環(huán)境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機構(gòu)文件處理流程，把檔案處理的各環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業(yè)應(yīng)積極構(gòu)建完善的財會電子檔案信息安全保障體系，設(shè)置專門的電子檔案數(shù)據(jù)中心，完善權(quán)限體系，通過雙機熱備份等有效手段為數(shù)據(jù)的安全奠定堅實的基礎(chǔ)，并安排專業(yè)的人員做好日常維護管理工作。（5）提高財會人員素質(zhì)及思想認(rèn)識。財會檔案電子化，除了具備傳統(tǒng)的財會功能外，同時還必須具備使用計算機準(zhǔn)確高效計算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業(yè)人才，投身于電子檔案的管理，保證會計信息的真實完整性。此外，推行會計電算化的企業(yè)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須高度認(rèn)識對財會檔案資料進行科學(xué)化管理的重要性，同時還要督促相關(guān)制度的構(gòu)建。當(dāng)前，依舊有部分推行會計電算化的企業(yè)，在財會檔案資料管理上按手工管理時的經(jīng)驗進行，所以提高財會檔案管理人員的綜合素質(zhì)，樹立磁性介質(zhì)檔案資料的管理意識，成為了迫切需要解決的任務(wù)。（6）通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實現(xiàn)財會信息標(biāo)準(zhǔn)化。隨著財會信息化進程的加快，財會信息需要專門統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這是目前不容小覷的問題，財會信息標(biāo)準(zhǔn)化關(guān)鍵在于實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。通過數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)XBRL，能提供數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，促進了各軟件內(nèi)數(shù)據(jù)的有效轉(zhuǎn)換。運用XBRL可以對企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進行科學(xué)整合，集中各項財會信息，能對不同技術(shù)、不同平臺及不同軟件下形成的商業(yè)信息數(shù)據(jù)進行自由交換及安全提取，重組底層的元數(shù)據(jù)生成新的財務(wù)報表，達到現(xiàn)代化會計制度及其表格要求，通過高效的工具促進報表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞及儲存，防止了各類問題的發(fā)生，如財務(wù)軟件相同但版本不同或財務(wù)軟件不同都必須提供數(shù)據(jù)接口等問題，所以對于企業(yè)而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數(shù)據(jù)間的安全轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)了財務(wù)報告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。XBRL技術(shù)的實踐應(yīng)用，不斷拓寬了電子化財會檔案數(shù)據(jù)的范圍，同時還全面歸納匯總了標(biāo)準(zhǔn)接口達到標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了財會信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。