導(dǎo)語：電子化信息下的財會檔案管理一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，企業(yè)的財會工作由電算化向信息化方向轉(zhuǎn)變，而財會檔案的管理也在信息化時代的影響下發(fā)生了巨大的變化，財務(wù)人員通過高端的信息化手段，實現(xiàn)了無紙化的財務(wù)信息共享以及電子憑證、數(shù)字檔案。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；電子化信息；管理

一、電子化信息下財會檔案管理的特點

信息化財會檔案除了涵蓋傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，同時還涵蓋了通過計算機(jī)和其他磁性介質(zhì)或光盤保存起來的會計數(shù)據(jù)以及財務(wù)軟件系統(tǒng)，一定程度上拓寬了財會檔案的存儲領(lǐng)域，但由于磁性介質(zhì)太過依賴環(huán)境，電子數(shù)據(jù)常常在溫度、濕度等因素的影響下發(fā)生丟失情況，所以對使用存放環(huán)境提出了更高的要求。會計電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以直接進(jìn)行翻閱，而需要一定的計算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)支持方可實現(xiàn)查閱，計算機(jī)系統(tǒng)是其必不可少的一部分，同時還注重軟件環(huán)境系統(tǒng)的優(yōu)化配置。信息化財會檔案由于實現(xiàn)了會計信息的數(shù)字化，為統(tǒng)計分析、報表制作等提供了便捷，有效保證了財會檔案的高效利用，并且積極促進(jìn)了會計信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)間的優(yōu)化整合，實現(xiàn)了財會檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財會檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因為通過文件形式存儲在計算機(jī)或其他專門的存儲介質(zhì)上的財會檔案，常常會受到電腦病毒的侵襲，最終引起數(shù)據(jù)丟失、影響系統(tǒng)正常運行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數(shù)據(jù)的機(jī)會，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數(shù)據(jù)恢復(fù)到之前正常的狀態(tài)，最終降低了會計數(shù)據(jù)的真實可靠性。電子化財會檔案的優(yōu)勢眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進(jìn)其作用全面發(fā)揮，為需求者提供更多的幫助，這是現(xiàn)代財會檔案管理的關(guān)鍵。

二、完善信息化下財會檔案電子化管理的策略

（1）構(gòu)建完善的信息化財會檔案管理制度。當(dāng)前，隨著財會檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)對內(nèi)部基礎(chǔ)資料進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范，制定了相應(yīng)的財會檔案管理流程及方法，但在頒布的財務(wù)管理實施細(xì)則中雖對財會檔案管理流程作了一定的規(guī)范，實際卻沒有具體操作層面的制度規(guī)范。所以必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)要求，加快構(gòu)建一套行之有效的會計信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會計信息系統(tǒng)的安全完整性。（2）加快財會檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)進(jìn)程。過去的財會檔案室中不存在先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這樣在賬務(wù)查賬過程中，只能通過傳統(tǒng)滯后的方式，先在財務(wù)系統(tǒng)中調(diào)出賬務(wù)，找出所需憑證號，然后再到檔案室中找尋有關(guān)憑證資料，如果檔案室與財務(wù)辦公場所之間相隔較遠(yuǎn)，那么就會帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設(shè)施建設(shè)，針對檔案管理實際所需優(yōu)化配置先進(jìn)的計算機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)施，綜合財務(wù)系統(tǒng)與檔案存放地，從而提高財會電子檔案的利用率。與此同時，針對檔案保管地點和財務(wù)人員查詢地點之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關(guān)硬件設(shè)施配備齊全后，若能研發(fā)出和財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對接的財會電子檔案查詢系統(tǒng)，那么財務(wù)人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調(diào)取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構(gòu)建專門的財會檔案管理信息平臺。在財務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息單據(jù)管理基礎(chǔ)上，為了有效處理各系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)、連貫性弱以及管理不夠規(guī)范等問題，可構(gòu)建一個專門的財會檔案管理信息平臺。該平臺的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據(jù)傳遞實現(xiàn)了可視性、連貫性，信息數(shù)據(jù)得到了嚴(yán)格保密，權(quán)限清晰，將財會電子檔案貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)全過程，并且財會電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據(jù)，逐步摒棄了各類業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)?，F(xiàn)階段，已經(jīng)有企業(yè)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了融合，身份認(rèn)證系統(tǒng)得到推廣與應(yīng)用，簽名和公章實行電子化，很好的推動了財會電子檔案的信息化管理。（4）構(gòu)建完善的風(fēng)險防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設(shè)置防火墻等手段，以防范計算機(jī)硬件隱患問題，確保系統(tǒng)安全有效運行；此外，還應(yīng)對工作流程、文件信息、信息保管方式進(jìn)行規(guī)范化管理，提高會計信息傳遞的及時性、安全性。系統(tǒng)管理員的職責(zé)任務(wù)是加強(qiáng)流程的監(jiān)管，這對系統(tǒng)運行的安全性提供了重要保障，同時還保證了系統(tǒng)內(nèi)生成的財會電子檔案真實完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學(xué)性。信息化環(huán)境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，把檔案處理的各環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業(yè)應(yīng)積極構(gòu)建完善的財會電子檔案信息安全保障體系，設(shè)置專門的電子檔案數(shù)據(jù)中心，完善權(quán)限體系，通過雙機(jī)熱備份等有效手段為數(shù)據(jù)的安全奠定堅實的基礎(chǔ)，并安排專業(yè)的人員做好日常維護(hù)管理工作。（5）提高財會人員素質(zhì)及思想認(rèn)識。財會檔案電子化，除了具備傳統(tǒng)的財會功能外，同時還必須具備使用計算機(jī)準(zhǔn)確高效計算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業(yè)人才，投身于電子檔案的管理，保證會計信息的真實完整性。此外，推行會計電算化的企業(yè)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須高度認(rèn)識對財會檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，同時還要督促相關(guān)制度的構(gòu)建。當(dāng)前，依舊有部分推行會計電算化的企業(yè)，在財會檔案資料管理上按手工管理時的經(jīng)驗進(jìn)行，所以提高財會檔案管理人員的綜合素質(zhì)，樹立磁性介質(zhì)檔案資料的管理意識，成為了迫切需要解決的任務(wù)。（6）通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實現(xiàn)財會信息標(biāo)準(zhǔn)化。隨著財會信息化進(jìn)程的加快，財會信息需要專門統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這是目前不容小覷的問題，財會信息標(biāo)準(zhǔn)化關(guān)鍵在于實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。通過數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)XBRL，能提供數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，促進(jìn)了各軟件內(nèi)數(shù)據(jù)的有效轉(zhuǎn)換。運用XBRL可以對企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)整合，集中各項財會信息，能對不同技術(shù)、不同平臺及不同軟件下形成的商業(yè)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行自由交換及安全提取，重組底層的元數(shù)據(jù)生成新的財務(wù)報表，達(dá)到現(xiàn)代化會計制度及其表格要求，通過高效的工具促進(jìn)報表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞及儲存，防止了各類問題的發(fā)生，如財務(wù)軟件相同但版本不同或財務(wù)軟件不同都必須提供數(shù)據(jù)接口等問題，所以對于企業(yè)而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數(shù)據(jù)間的安全轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)了財務(wù)報告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。XBRL技術(shù)的實踐應(yīng)用，不斷拓寬了電子化財會檔案數(shù)據(jù)的范圍，同時還全面歸納匯總了標(biāo)準(zhǔn)接口達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了財會信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

三、結(jié)語

信息化財會檔案和傳統(tǒng)的財會檔案具有緊密的聯(lián)系，相互配合協(xié)作，直接反映了企業(yè)未來財會規(guī)范化的方向。所以我們應(yīng)全面突出財會信息化的功能作用，加強(qiáng)財會檔案電子化管理。檔案管理人員應(yīng)緊跟信息化時代的發(fā)展步伐，積極探索各類先進(jìn)高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術(shù)含量，全面反映檔案的潛在價值，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益，推動企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

1.孫瑾.會計信息化檔案管理中的問題及對策.人力資源管理，2010(4).

2.劉雪晶,焦崧源.淺析會計信息化檔案安全與維護(hù).財會通訊(綜合版)，2008(12).

作者:梁怡欣 單位:中國科學(xué)院青藏高原研究所