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根據(jù)國家檔案局信息化建設精神和自治區(qū)檔案局制定的我區(qū)檔案信息化建設目標,"十五"期間末,區(qū)直機關要基本實現(xiàn)向檔案館移交檔案,同時,還要移交機讀目錄,實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化.因此,現(xiàn)階段檔案室信息資源建設的質量、檔案網(wǎng)絡建設的標準,都將直接影響未來檔案館檔案信息化的質量.許多單位已經(jīng)或正在實現(xiàn)辦公自動化,電子文件伴隨著辦公自動化的進程應運而生.檔案室應依照國家檔案局即將頒發(fā)的《電子文件歸檔管理規(guī)范》等檔案信息化的標準,做好檔案信息化的基礎工作,把好這一基礎工作至關重要.

1檔案信息化建設的現(xiàn)狀及存在問題目前大多數(shù)檔案正在建立機讀目錄數(shù)據(jù)庫,部分檔案已經(jīng)完成但也有一些單位工作認識不到位,在軟、硬件配置上、在檔案人員的配備上都未作長期考慮.有的單位檔案員兼職過多,精力分散,不但檔案知識掌握不夠好,而且計算機專業(yè)知識也知之甚少,檔案管理軟件的應用比較困難,檔案管理軟件在其工作中不僅沒有減輕他們的勞動強度,反而成為他們工作的負擔.這就勢必會影響檔案室信息體化建設的進程,影響檔案信息在機關辦公自動化中作用的發(fā)揮.

1.1著錄格式不統(tǒng)一許多機關、企事業(yè)單位檔案室使用的軟件有的相同,有的不同.即使是同一種軟件,各檔案室的著錄格式也不相同.

如文件級檔號的著錄格式:有的是用全宗號一一組卷年度-實體分類號-一保管期限-案卷號-件號,有的則是用其中的幾項內容,即使用的是同一項內容,各項目使用的字節(jié)長度也各不相同,如有的用001三個字節(jié)表示第1卷案卷,有的則是用0001四個字節(jié)表示第1卷案卷;有的檔案室的實體分類是以部分分類的,如辦公室為01,計財室為02等.有的是用類別的,如黨政檔案為01,行政檔案為02,會計為03等.這些使用方法對每個檔案來說也無可非議,因為他們所月d的表示方法都清楚地說明本單位的情況.但這些數(shù)據(jù)將來要移交進檔案館,實現(xiàn)信息資源共享,就必須考慮著錄格式的統(tǒng)一和數(shù)據(jù)的接日問題,如果檔案室的著錄格式和整個檔案館的著錄格式不一致,檔案館的數(shù)據(jù)就無法接收這部分數(shù)據(jù),而必須重新對這部分檔案進行數(shù)字化處理,從而造成人力、物力、時間上的重大浪費,使檔案館背上沉重的包袱,增加檔案信息建設的困難.

1.2檔案員對檔案的數(shù)據(jù)缺乏安全性和保密性意識有的檔案室的機讀目錄有幾千甚至幾萬條,可是卻從來未做備份處理,有的甚至不知道數(shù)據(jù)的備份.檔案室的微機隨意讓人開啟,只要登錄口令正確,任何人可以增加、刪除、修改記錄,數(shù)據(jù)庫本身的安全性、保密性很差,容易丟失和泄密.許多檔案室已經(jīng)進人到全文管理,可是"開放"目錄與"控制"目錄數(shù)據(jù)混合存放在一個數(shù)據(jù)庫,有的在檔案信息著錄項目中沒有"控制"項目,把原始目錄數(shù)據(jù)直接提供檢索利用,操作頻繁,使用率高,檔案機讀信息容易泄露,安全性差.有的條件比較好的檔案室直接聯(lián)在公眾網(wǎng)上,數(shù)據(jù)的安全更沒有保障''''

1.3數(shù)據(jù)錯誤較多有的檔案為了達標或者完成某種檢查,在數(shù)據(jù)錄入時搞突擊,隨著機讀目錄數(shù)量的急劇增長,管理人員的檢查、校對工作跟不上,質量出現(xiàn)問題.

2做好檔案室信息化建設的幾點建議

2.1加強檔案信息化人才隊伍的建設隨著檔案信息化建設的加快,對檔案信息化管理人員素質的要求也越來越高,檔案員不僅要掌握計算數(shù)據(jù)庫的管理技術,還要熟悉檔案室情況,及時跟蹤了解檔案業(yè)務最新領域及其發(fā)展情況.檔案業(yè)務部門在指導具體業(yè)務的同時也應對機關檔案室的機讀目錄格式作指導,以保證著錄格式的統(tǒng)一,為以后檔案機讀目錄移交進館作好前期準備.

2.2統(tǒng)一著錄格式標準參照自治區(qū)檔案局《關于"接收檔案目錄著錄規(guī)則"》,著錄項目應盡量完整,以保證檢索途徑的多元化.根據(jù)工作特點選錄符合實際的項目,實行統(tǒng)一的著錄格式.

2.3加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設的速度檔案室保管檔案數(shù)量不多,應制定方案爭取在十五期間完成目錄的錄人工作,

2.4注重檔案數(shù)據(jù)的安全、保密各檔案室工作人員在自己數(shù)據(jù)庫的安全方面應加以重視,注重數(shù)據(jù)庫本身的安全和機讀目錄的保密根據(jù)我國有關涉密網(wǎng)絡信息保密工作的法律法規(guī),加強檔案信息庫特別是未開放信息數(shù)據(jù)的保密工作,特別是已鏈接公眾網(wǎng)、公共網(wǎng)的檔案室,必須嚴格管理計算機設備、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)磁盤等載體.根據(jù)規(guī)定要求真正做到物理隔絕,嚴防嚴密.建立健全數(shù)據(jù)庫質量控制體系,把好數(shù)據(jù)質量關凡數(shù)據(jù)有錯誤的必須重錄或糾錯,不達標準的數(shù)據(jù)不宜提供利用.

3檔案信息化建設的意義

3.1對于職能部門的意義

3.1.1提高整個部門的工作效率實施檔案管理的信息化后,部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來,不再是目錄的打字員和檔案的保管員,可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作,極大提高職能部門的工作效率.

3.1.2提高整個部門的技術水平企業(yè)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化是發(fā)展的大方向,每個部門都這方面投人很多的精力.只有實現(xiàn)檔案工作的信息化,才能和礦業(yè)公司的發(fā)展相協(xié)調,適應不斷變化的外部環(huán)境.

3.1.3有效的進行檔案的收集工作檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動;檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動,如果沒有一個好的管理平臺(管理工具),檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的.

3.1.4有效的為科研服務檔案管理的信息化,將檔案在網(wǎng)絡上共享,科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料,提高了工作效率;同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā),提高了研究院整體的工作效率和競爭力.

3.1.5有效的為決策服務科技檔案是研究院最寶貴的無形資產,是研究院投人大量資金、經(jīng)過科技人員辛勤勞動,由檔案管理人員分類、編目,最終成為研究院的核心競爭力是研究院領導決策的依據(jù).而文書檔案通常是由院領導親自起草,親自下發(fā)的,是領導決策的具體體現(xiàn).所以檔案的信息可以更好的對檔案進行利用,為決策提供依據(jù).

3.1.6部門職能變保管為服務檔案管理信息化以后,公司的無形資產(企業(yè)檔案,包括文書檔案、科技檔案等)可以在網(wǎng)絡上方便瀏覽(有相關的權限控制),為公司領導和設計部門提供優(yōu)質服務,這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門,而是公司內部信息的信息中心.

3.2對于公司的意義

3.2.1更好的收集和管理檔案檔案是一個立檔單位為適應職能活動需要而直接產生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料檔案是一種歷史活動的原始記錄.大型企、事業(yè)單位每年都要產生很多檔案資料,內容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息,這些信息忠實的記錄了立檔單位的發(fā)展歷史,對立檔單位的發(fā)展提供有利的借鑒實行檔案的信息化管理后,必將能夠更好的收集和管理這種信息資源.

3.2.2方便二次利用、提高利用率一般的單位形成的檔案總是要隔一年才整理完畢,但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的,這在一定程度上影響了檔案的利用效率;同時既已形成的檔案利用起來也是相當麻煩,首先要登記,然后要在浩如煙海的檔案中查找,這個過程中不可避免的要造成損壞,而且同一份檔案在同一時期只能由一個人借閱,別人只能在他借閱完畢后才能再續(xù)借.而檔案的信息化建設成功之后,檔案信息可以在內部網(wǎng)上共享,有控制地進行利用.

3.2.3可以解決檔案損壞、丟失的問題完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實體檔案不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞.計算機的管理可以避免重要檔案在這個過程中的損壞及丟失.

3.2.4形成完整的檔案信息網(wǎng)絡紙質的實體不能形成信息網(wǎng)絡,對于檔案管理、統(tǒng)計、對外交流會產生很大的不便.大大降低了工作效率.而檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個完整的檔案信息化網(wǎng)絡.

3.2.5形成電子信息資源中心電子檔案管理可以加快我們與國際接軌的步伐,同時形成單位的電子信息資源中心.

3.2.6提高員工的工作效率檔案管理實現(xiàn)信息化后,檔案的查閱、借閱、瀏覽可以在內部網(wǎng)絡上完成,減少不必要的事務工作,提高員工的工作效率.