導(dǎo)語(yǔ)：藝術(shù)類院校檔案管理實(shí)踐與思索一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

藝術(shù)類院校檔案是藝術(shù)類院校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、電子信息等不同載體的文件材料的總和，它全方位地反映了學(xué)校在美術(shù)、音樂(lè)、戲劇、舞蹈等方面取得的成績(jī)和學(xué)校的整體實(shí)力。對(duì)其進(jìn)行收集、整理、保存和利用等管理活動(dòng)是學(xué)校整體教育教學(xué)及行政管理中的重要組成部分，是評(píng)估藝術(shù)類院校實(shí)力的重要因素。因此，只有提高學(xué)校檔案的規(guī)范化管理水平，才能充分發(fā)揮其對(duì)教學(xué)、行政的指導(dǎo)作用，才能更好地組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督各種活動(dòng)的舉行。

一、藝術(shù)類院校檔案管理的主要特點(diǎn)

1.專業(yè)性。藝術(shù)類院校的主體檔案是反映其藝術(shù)教學(xué)、藝術(shù)成果等方面的檔案，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，通常是按照教學(xué)的科系來(lái)分門別類的，筆者所在的陽(yáng)泉藝校就是分為美術(shù)、音樂(lè)、戲劇、舞蹈四大類以及文化和學(xué)校外來(lái)文件兩個(gè)補(bǔ)充類型。同時(shí)，由于藝術(shù)院校的學(xué)生參加比賽的機(jī)會(huì)較多，這也就需要在檔案的管理上要有一定的專業(yè)性。

2.真實(shí)性。真實(shí)性是所有檔案管理活動(dòng)的必然屬性，即你所記錄的內(nèi)容必須與實(shí)際情況相符相合，記載的獲獎(jiǎng)人物、論文名字、取得的獎(jiǎng)項(xiàng)都必須清楚，能給后人起到榜樣、參考的作用。

3.保密性。保密性主要表現(xiàn)在藝術(shù)成果檔案及外來(lái)文件或公文方面。反映學(xué)校藝術(shù)教學(xué)方法、內(nèi)容入成果的檔案是學(xué)校的寶貴資源，學(xué)校對(duì)其擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)。由于一些公文是保密甚至絕密文件，在一定程度上有著法律效力。這就需要檔案管理人員認(rèn)真保存這部分文件，單獨(dú)存檔保管，不能與其他普通文件相互混淆。而對(duì)文件的內(nèi)容，則要嚴(yán)格的保密。

4.現(xiàn)實(shí)參考。藝術(shù)類院校檔案中蘊(yùn)含了大量藝術(shù)創(chuàng)作勞動(dòng)的成果，能夠有效地對(duì)教學(xué)等活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)，產(chǎn)生巨大的使用價(jià)值，如開(kāi)放老師、同學(xué)在文化方面獲獎(jiǎng)的論文、演講稿等檔案材料，可以供后來(lái)的老師、同學(xué)方便調(diào)閱、學(xué)習(xí)，而這也就成為藝術(shù)類院校檔案管理工作中的一個(gè)最為明顯的特點(diǎn)。

二、管理現(xiàn)狀

筆者認(rèn)為，目前藝術(shù)類院校檔案管理較混亂，主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是對(duì)檔案工作重視不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員對(duì)藝術(shù)類院校檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，與教學(xué)和科研沒(méi)有直接聯(lián)系，不能為藝術(shù)類院校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付查檔工作就行。二是檔案管理制度的不健全，落實(shí)不到位。有的藝術(shù)類院校沒(méi)有明確制定管理人員的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無(wú)法落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。三是多數(shù)藝術(shù)類院校檔案工作的信息化水平偏低。由于各方面的限制，一些學(xué)校的檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒(méi)有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)信息化管理。而人工操作下的檔案沒(méi)有辦法完成對(duì)檔案信息的篩選、排序、分類、匯總，由此導(dǎo)致很多檔案工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。

三、改進(jìn)措施

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)宣傳，提高全校管理人員的檔案管理意識(shí)，讓檔案管理工作真正成為藝術(shù)類院校管理的一部分。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第3條規(guī)定，藝術(shù)類院校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。藝術(shù)類院校也有義務(wù)做好檔案管理工作；第5條規(guī)定，藝術(shù)類院校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，且明確了其領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)。藝術(shù)類院校應(yīng)按照法律規(guī)范加大檔案管理宣傳力度，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，讓所有人都認(rèn)識(shí)到檔案管理是促進(jìn)藝術(shù)類院校發(fā)展的重要工作，更是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是無(wú)法替代的資源，明確檔案管理方法，便于檔案的集中管理和利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2.實(shí)行信息化管理。學(xué)校檔案管理信息化是適應(yīng)信息化時(shí)代的需要，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立藝術(shù)類院校，特別是藝術(shù)類院校檔案信息庫(kù)，通過(guò)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。全面加強(qiáng)藝術(shù)類院校檔案管理，促進(jìn)檔案管理盡快從封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，從手工操作型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變，從實(shí)體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)變，使檔案管理者向信息管理者轉(zhuǎn)變。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞及時(shí)，使廣大師生能夠方便迅速地查詢到所需的檔案信息資料，為學(xué)院的整體發(fā)展服務(wù)。這樣不僅可以使檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來(lái)，還可以更快捷、更準(zhǔn)確地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.加強(qiáng)編研工作。藝術(shù)類院校檔案管理人員利用現(xiàn)有的藝術(shù)類院校資源，將原本零散的各種檔案系統(tǒng)化、條理化，以便為學(xué)校提供更準(zhǔn)確的檔案資料。通過(guò)編研，可將整合后的檔案信息成果從不同方面反映學(xué)校、學(xué)生的情況，對(duì)于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作、業(yè)務(wù)查考具有現(xiàn)實(shí)作用，是系統(tǒng)的、高效的參考資料。同時(shí)，學(xué)校的檔案、圖書、情報(bào)、資料同屬文獻(xiàn)范疇，共同構(gòu)成學(xué)校的信息服務(wù)體系，因此，應(yīng)形成資源聯(lián)合，促進(jìn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，促進(jìn)檔案信息的互補(bǔ)，減少在管理中出現(xiàn)的不必要浪費(fèi)，更好地滿足藝術(shù)類院校多方面的需要。

4.提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)要求嚴(yán)格的技術(shù)型工作，要求檔案管理人員應(yīng)具有較好的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)能力，并保持認(rèn)真工作、一絲不茍的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，能夠運(yùn)用扎實(shí)的理論知識(shí)、科技知識(shí)和現(xiàn)代化管理手段來(lái)完成藝術(shù)類院校檔案管理，提高檔案管理的質(zhì)量。因此，藝術(shù)類院校應(yīng)積極加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，使其不斷學(xué)習(xí)、優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，注重計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字信息的學(xué)習(xí)掌握。促進(jìn)其工作能力的提高，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)類院校檔案管理工作的全面展開(kāi)。根據(jù)檔案管理自身的特點(diǎn)，檔案管理者應(yīng)對(duì)不同類型、不同層次、不同要求的檔案進(jìn)行有針對(duì)性的管理，這樣才能有效提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平，提升檔案的有效使用能力。