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1前言

辦公無紙化已經(jīng)成為當前辦公的主要形式，在相關(guān)技術(shù)的影響下，單位在文件簽收、催發(fā)等過程中的工作方式被進一步優(yōu)化，有效滿足了辦公管理的要求。檔案管理是辦公管理的重點，也是信息技術(shù)主要的應用方向，不僅簡化了檔案管理的應用方向，還顯著提高了檔案管理效率。由此可以判斷，將信息技術(shù)應用到檔案管理中具有重要意義。

2信息技術(shù)在檔案管理中的應用現(xiàn)狀

2．1應用優(yōu)勢

(1)檢索速度快。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，將信息技術(shù)應用到檔案管理中，會顯著提高檔案管理的整體水平，在具體操作中，只需要將與檔案有關(guān)的關(guān)鍵字、關(guān)鍵詞放在檢索欄中，就能在很短時間內(nèi)檢索到信息，這會為相關(guān)人員工作節(jié)約大量時間。(2)存儲量大。在信息技術(shù)的支撐下，檔案管理工作內(nèi)容已經(jīng)得到了優(yōu)化，不需要大量的紙張來記錄信息，自然也不需要消耗大量的空間儲存，保證了單位內(nèi)部空間利用效率。而隨著現(xiàn)代管理工作不斷發(fā)展，檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的文字檔案發(fā)展為圖片、文字、視頻、語音多種形式于一體的檔案，而這些檔案內(nèi)容也是紙質(zhì)檔案無法解決的，信息技術(shù)型檔案出現(xiàn)有效的解決了這個問題。

2．2在檔案管理中應用信息技術(shù)中存在的問題

(1)對檔案管理工作而言，實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的融合雖然顯著提高了檔案管理水平，但在這種情況下，管理人員無法及時掌握有關(guān)檔案管理的技術(shù)，不利于保證工作效率。同時，近幾年信息技術(shù)的發(fā)展速度較快，信息化檔案技術(shù)也迎來了幾次更新，雖然進一步提高了檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量，但工作人員必須要面對系統(tǒng)操作不熟練的問題。(2)前期工作量大。在應用信息化檔案管理系統(tǒng)中，需要將原本紙質(zhì)的系統(tǒng)文件轉(zhuǎn)化成電子檔案資料，而人工錄入是實現(xiàn)這種轉(zhuǎn)化的唯一方式。在這種情況下，工作人員每天需要將大量的轉(zhuǎn)化檔案信息，影響工作情緒。(3)資金安全問題。在應用信息技術(shù)過程中，必須要面對互聯(lián)網(wǎng)所帶來的安全問題，包括漏洞、病毒入侵等，一旦上述問題發(fā)生，就可能導致系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫崩潰，一旦一些不可恢復的文件受到破壞，將會造成巨大的損失。

3信息技術(shù)在檔案管理中的具體應用方法

3．1在檔案管理中應用信息技術(shù)的基本環(huán)節(jié)

(1)檔案整理采集環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)是整個檔案信息化的基礎，在整個檔案信息化轉(zhuǎn)換過程中，都需要采集大量的數(shù)據(jù)資料，并將有用的資料整理起來。(2)在選擇有用的資料后，對相關(guān)資料進行采集整理，按照檔案信息的不同內(nèi)容，分別將其設置在不同的儲存空間內(nèi)，做好分門別類。(3)查詢應用。在信息儲存結(jié)束后，需要在最短的時間內(nèi)開始查詢業(yè)務，這也是檔案管理信息的主要目的。而對工作人員而言，在查詢應用過程中，還需要檢測相關(guān)系統(tǒng)的運行質(zhì)量，避免出現(xiàn)質(zhì)量問題。在明確基本環(huán)節(jié)之后，工作人員能對檔案信息化工作有一個具體的認識，為后期工作的開展奠定基礎。

3．2多媒體技術(shù)應用

在信息化檔案管理中，應用多媒體技術(shù)能有效處理檔案信息中的圖、文、聲等資料，能為檔案信息查詢提供更加人性化的服務，其主要服務內(nèi)容包括:(1)支持全文檢索。在傳統(tǒng)的檔案檢索中，主要采用關(guān)鍵詞檢索的方式;而依靠信息技術(shù)，所有的紙質(zhì)文檔都得到了數(shù)字化轉(zhuǎn)換，工作人員只需要按照資料庫中具體的分類要求，針對性的查找檔案。(2)對音像檔案信息的檢索。在傳統(tǒng)檢索中，針對音像檔案類資料主要通過借助輔助設備才能獲取信息，如果沒有輔助設備支持，則無法獲得信息。而在信息技術(shù)的支撐下，工作人員只需要通過多媒體技術(shù)，開展精準的多媒體資料檢索，就能解決長期音像檔案管理中的問題。(3)在檔案信息編研中，工作人員通過計算機就能編輯檔案信息(在權(quán)限允許的情況下);除此之外，還能通過光盤、U盤等拷貝資料，實現(xiàn)對資料的內(nèi)容的編輯，這是傳統(tǒng)技術(shù)無法所代替的?？傮w而言，隨著人們對檔案的利用率不斷增加，將多媒體技術(shù)應用在檔案管理中會進一步提高管理質(zhì)量，打破了空間、技術(shù)條件對檔案工作的影響，有助于改變舊的工作方式，提高工作效率。

3．3信息儲存手段

從當前信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀來看，信息儲存技術(shù)的發(fā)展進一步提高了檔案管理工作質(zhì)量。當前常見的信息儲存技術(shù)主要包括縮微技術(shù)、光盤技術(shù)、磁儲存技術(shù)等，將這些技術(shù)應用在信息處理中，能讓信息檢索與信息儲存快速的結(jié)合在一起，提高了檔案信息化整體水平。與傳統(tǒng)技術(shù)相比，本文所提出的縮微技術(shù)、光盤技術(shù)、磁儲存技術(shù)在價格、技術(shù)條件、安全性等方面占據(jù)優(yōu)勢，能解決傳統(tǒng)檔案信息管理中的信息安全問題，進一步保證了檔案信息安全性。同時，上述三種技術(shù)具有廣闊的應用范圍，能支持多媒體交互式信息儲存的要求，能快速儲存圖像與聲音，保證了信息儲存質(zhì)量。

3．4條碼技術(shù)

將條碼技術(shù)應用在檔案管理中，會進一步提高檔案管理工作質(zhì)量。該技術(shù)是電子數(shù)據(jù)交換與計算機管理技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，在數(shù)據(jù)讀取中，只需要用采集器掃描檔案條碼，計算機就會顯示與這個檔案有關(guān)的資料，包括檔案簡介信息、年代信息、保管期限等。該技術(shù)的應用有效解決了檔案管理中存在的缺檔、擺放錯誤等問題，保證了檔案管理質(zhì)量，降低工作強度。

4結(jié)語

本文主要分析了信息技術(shù)在檔案管理中應用的相關(guān)問題，并從多個角度對信息技術(shù)的具體應用方法進行研究。從本文研究結(jié)果來看，將信息技術(shù)應用到檔案管理工作中，會對檔案管理工作產(chǎn)生重要影響，會推動檔案管理實現(xiàn)變革。因此，在未來工作中，工作人員必須要認識到信息技術(shù)對檔案管理工作的影響，能正確利用條碼技術(shù)、多媒體技術(shù)，對檔案管理工作進行優(yōu)化，保證檔案管理工作能實現(xiàn)變革，最終更好的滿足發(fā)展的需求。

作者:康慧敏 單位:國家電投集團伊犁能源化工有限責任公司霍城煤制氣分公司

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