導語：物資企業(yè)檔案管理論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著科技的進步，檔案管理已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化向信息化發(fā)展，物資企業(yè)必須重新認識檔案管理的作用，準確定位，變被動應付型為主動服務型，提升檔案的硬件水平和軟件素質(zhì)，利用和開發(fā)檔案資源為企業(yè)經(jīng)營管理提供有效服務。

關鍵詞：檔案管理;物資企業(yè);應用;改進

1檔案的價值

檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中直接形成的歷史記錄。檔案在內(nèi)容上是原始記錄，是信息和知識的源頭，一旦形成一般不能隨意修改。檔案不僅內(nèi)容紛繁，而且種類多樣，如文書檔案、財務檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。檔案的價值是檔案在利用過程中產(chǎn)生的實際效益。

1.1歷史文化價值

檔案的價值是“對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想”。檔案作為一種特殊的文獻，是人類活動的產(chǎn)物，具有特殊的價值，其憑證價值是任何資料都無法替代的。檔案的珍貴在于原始性、真實性和多樣性。

1.2經(jīng)濟價值

對于人事檔案和業(yè)務檔案來說，人事檔案記錄著一個人的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職務職稱以及個人的基本信息。這些材料已經(jīng)成為很多商家關注的目標，往往擁有的信息越多，商家謀利的概率也就越高。業(yè)務檔案被視為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，是企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的組成部分，具有極高的市場價值。

1.3情報價值

傳統(tǒng)的檔案信息主要發(fā)揮參考價值和憑證價值。如今，越來越多的人已經(jīng)意識到檔案材料作為一種知識資源所具有的情報價值。企業(yè)檔案是企業(yè)知識的重要組成部分，其完整的記錄了企業(yè)的宏觀和微觀發(fā)展情況，具有無可比擬的資源優(yōu)勢，也是情報信息的重要來源。

2檔案管理在物資企業(yè)經(jīng)營中的作用

物資企業(yè)的檔案是在各項生產(chǎn)、經(jīng)濟活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是物資企業(yè)管理的一部分，是保存企業(yè)歷史真實面貌的一項重要工作。

2.1參考作用

檔案是物資企業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是企業(yè)發(fā)展的原始記錄。對重大項目的實施方案、計劃、策略、業(yè)務的評審材料等進行保管，可為后續(xù)物資管理型企業(yè)的發(fā)展提供參考。

2.2憑證作用

由于財務的原始記錄即原始憑證，是記載各單位經(jīng)濟活動的最初的書面材料。通過一定的單、表、卡片、臺賬等形式反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，是企業(yè)會計核算中最原始、最基本、使用最多、數(shù)量最龐大的憑證材料，是進行經(jīng)濟核算的重要依據(jù)。財務檔案有很強的憑證依據(jù)性，不僅是經(jīng)濟決策的重要依據(jù)，還對保護國家財產(chǎn)、執(zhí)行國家財經(jīng)紀律起到監(jiān)督作用。

2.3可追溯作用

當物資企業(yè)與其他企業(yè)發(fā)生糾紛、訴訟時，檔案可發(fā)揮證據(jù)作用，提供了與爭議企業(yè)進行談判及可追溯的依據(jù)。

3檔案管理存在問題

3.1重視不夠

長期以來，部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、一收一放的事務性工作，不是主要工作，不能創(chuàng)造經(jīng)濟效益。對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應企業(yè)追求精細管理的需要。

3.2標準化程度較低

對檔案工作標準化重要性認識不足，檔案部門所執(zhí)行的標準與國家標準有所偏差。一些基層檔案管理人員認為檔案工作標準化只是推薦實行而不是強制執(zhí)行，其價值和意義不大，所以沒有嚴格執(zhí)行。在檔案的處理、保存和管理等細節(jié)上，僅是執(zhí)行標準化管理的一部分規(guī)定，管理過程粗放。

3.3隊伍建設方面

隨著企業(yè)管理信息化水平不斷提高，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。由于企業(yè)將發(fā)展重點放在經(jīng)營上，對檔案工作重視支持不夠，導致愿意投身檔案管理事業(yè)的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業(yè)培訓而致使業(yè)務能力無法適應檔案管理工作的發(fā)展需求。

3.4電子歸檔實施效果不佳

信息技術在各領域的廣泛應用實現(xiàn)了社會的快速化、智能化建設。目前許多企業(yè)的歸檔已將紙質(zhì)檔案改為電子檔案，更有利于保存、分類和整理。但是，由于信息技術在檔案應用上不夠普及，檔案人員思想認知不清，操作技術不熟，導致由紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉變承接不夠全面，制約了檔案硬件的更新?lián)Q代。

4改進檔案管理的措施

4.1做好檔案宣傳，強化服務意識，提高服務水平

利用多種形式宣傳檔案的歷史文化價值、經(jīng)濟價值、情報價值，提高對檔案工作重要性的認識，取得各方面的高度重視和支持。檔案人員要樹立服務觀念，增強服務意識，明確服務方向，端正服務態(tài)度，提高服務質(zhì)量。服務質(zhì)量高低是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，是檔案工作者義不容辭的責任。

4.2加強檔案標準化建設

要保證檔案工作標準化質(zhì)量，加強對檔案標準化實施的培訓和監(jiān)督。培訓和監(jiān)督可以由檔案行政管理部門組織，更新檔案標準化的相關知識，及時糾正標準化實施過程中偏離標準的做法，促進標準化活動正常有序的開展。

4.3建立健全檔案工作規(guī)章制度

完善的制度是進行高效管理的手段，任何一項工作的順利開展，都需要相關的制度做保障。檔案部門應建立健全檔案的歸檔制度、保管制度、保密制度、查閱制度及利用制度，并納入崗位責任中監(jiān)督考核。

4.4加強檔案隊伍建設

提高檔案管理專業(yè)性，增強檔案人員的的責任感與使命感，不斷提升專業(yè)能力，培養(yǎng)高度的職業(yè)敏感性，及時做好檔案歸檔工作。企業(yè)應重視對檔案管理人員的選拔，定期對其進行專業(yè)培訓，保證持證上崗，建設一支具有較高專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理隊伍。

4.5加快檔案的信息化建設

企業(yè)應廣泛借鑒其他企業(yè)先進的管理經(jīng)驗，加大對檔案信息化管理的資金投入，結合企業(yè)實際情況與經(jīng)濟實力，適度引入相關先進設備，對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案全面以電子文檔形式收編歸檔，并同步設置電子檢索功能。加強對本企業(yè)電子文件積累、鑒定、歸檔等一系列工作，確保有保存價值的電子文件的真實和完整。

作者:王靜 單位:中國鐵路物資華東集團有限公司