導(dǎo)語(yǔ)：城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作分析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀(guān)點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：通過(guò)對(duì)項(xiàng)目生命周期理論的分析，結(jié)合近年來(lái)規(guī)劃院檔案管理工作的實(shí)踐情況，指出城市規(guī)劃檔案管理工作的發(fā)展階段特征。以規(guī)劃院城市規(guī)劃?rùn)n案業(yè)務(wù)管理流程為例，以協(xié)同辦公系統(tǒng)主線(xiàn)，探討了基于流程化檔案管理信息系統(tǒng)集成的特征與方法。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)；城市規(guī)劃；項(xiàng)目生命周期理論

一個(gè)城市規(guī)劃項(xiàng)目從立項(xiàng)到完成所經(jīng)過(guò)的各個(gè)階段，由于項(xiàng)目的側(cè)重點(diǎn)發(fā)生改變，對(duì)應(yīng)的檔案管理工作也會(huì)發(fā)生變化?；陧?xiàng)目生命周期理論，城市規(guī)劃項(xiàng)目可以分為四個(gè)階段，分別是立項(xiàng)期、啟動(dòng)期、成熟期以及完成期，如何在不同階段，準(zhǔn)確、高效地做好檔案管理工作，客觀(guān)地記錄項(xiàng)目編制過(guò)程的真實(shí)情況，更好地服務(wù)后續(xù)其他規(guī)劃項(xiàng)目，具有重要的意義?；陧?xiàng)目生命周期理論的城市規(guī)劃?rùn)n案的信息化管理是未來(lái)主流的管理模式。本文以增城市城市規(guī)劃設(shè)計(jì)室（以下簡(jiǎn)稱(chēng)設(shè)計(jì)院）的協(xié)同辦公系統(tǒng)為例，開(kāi)展協(xié)同辦公系統(tǒng)的項(xiàng)目管理模塊在實(shí)際工作中運(yùn)行情況進(jìn)行分析。

一、城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的三個(gè)發(fā)展階段特征

隨著城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作制度的日趨完善，對(duì)檔案的準(zhǔn)確化、規(guī)范化、信息化、精細(xì)化、安全化的要求更加明晰，城市規(guī)劃管理工作大致可以分為三個(gè)發(fā)展階段。第一階段，以項(xiàng)目結(jié)題、歸檔為導(dǎo)向。檔案管理主要工作是收集規(guī)劃最終成果，包括紙質(zhì)成果和最終電子文檔。管理流程簡(jiǎn)單，只需按年份、按類(lèi)型歸檔即可，多數(shù)設(shè)計(jì)院在初期發(fā)展時(shí)期都采用這一模式。設(shè)計(jì)師根據(jù)新的項(xiàng)目需求，自行搜索設(shè)計(jì)院的檔案庫(kù)，新招聘員工也可以在檔案室迅速了解、學(xué)習(xí)設(shè)計(jì)院已經(jīng)完成的規(guī)劃成果。第二階段，以項(xiàng)目回溯為導(dǎo)向。在第一階段收集最終成果的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)項(xiàng)目立項(xiàng)和項(xiàng)目編制中間成果的收集歸檔。項(xiàng)目立項(xiàng)包括項(xiàng)目建議書(shū)、項(xiàng)目招標(biāo)文件、項(xiàng)目投標(biāo)文件、項(xiàng)目開(kāi)題報(bào)告等等項(xiàng)目在立項(xiàng)期主要資料。中間成果則包括了初步成果、中期成果、審查意見(jiàn)等項(xiàng)目在啟動(dòng)期、成熟期的主要資料。隨著設(shè)計(jì)院規(guī)模變大，業(yè)務(wù)量上升，對(duì)檔案管理的要求更加規(guī)范化，檔案管理工作在項(xiàng)目立項(xiàng)期就已經(jīng)開(kāi)始介入，跟蹤管理項(xiàng)目編制全過(guò)程。第三階段，以項(xiàng)目流程、品牌延伸為導(dǎo)向。隨著信息化技術(shù)手段的不斷完善，檔案管理可以做得更加精細(xì)化，由最初的成果管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿鞒痰墓芾?，最終成果也不再是檔案管理的最后一個(gè)步驟，評(píng)獎(jiǎng)材料、成果的可視化宣傳展示等后續(xù)品牌管理成為新的任務(wù)。這一階段，檔案管理的內(nèi)容包括項(xiàng)目立項(xiàng)、基礎(chǔ)資料（包括案例資料）、工作日志、最終成果、評(píng)獎(jiǎng)材料、科研論文、成果展示等方面，全面覆蓋項(xiàng)目生命周期所涉及的四個(gè)時(shí)期。其中，新增的工作日志取代以往中間成果，通過(guò)時(shí)間流的方式，利用移動(dòng)平臺(tái)的新一代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，詳細(xì)記錄項(xiàng)目編制過(guò)程與甲方的交流過(guò)程，記錄每一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)對(duì)方案提出的修改意見(jiàn)，輸出方案的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，甚至是項(xiàng)目收款信息都可以納入工作日志中。工作日志模塊的出現(xiàn)，不僅解決了檔案管理中信息丟失的問(wèn)題，也為工程師的工作交接產(chǎn)圖1城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的三個(gè)發(fā)展階段生積極作用，讓工程師快速了解項(xiàng)目的全過(guò)程。評(píng)獎(jiǎng)材料、科研論文、成果展示三個(gè)模塊主要針對(duì)項(xiàng)目的品牌管理，打破以往項(xiàng)目管理的最終目標(biāo)是一份份厚厚的紙質(zhì)文檔，而是將報(bào)獎(jiǎng)材料、科研論文、可視化成果宣傳展示作品納入城市規(guī)劃方案檔案管理的范疇。

二、協(xié)同辦公系統(tǒng)的項(xiàng)目管理模塊設(shè)計(jì)

設(shè)計(jì)院的協(xié)同辦公系統(tǒng)中集成了項(xiàng)目管理模塊。項(xiàng)目管理模塊是基于項(xiàng)目生命周期四個(gè)時(shí)期來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)的，由工程師和檔案管理人員同步操作，將檔案管理融入項(xiàng)目的全過(guò)程。項(xiàng)目管理模塊包括了指定參與人、辦案、項(xiàng)目完成、退件、一覽、統(tǒng)計(jì)六個(gè)子功能。其中，辦案子功能模塊是檔案管理人員與設(shè)計(jì)人員協(xié)同完成檔案管理工作的主要模塊。辦案模塊包括了項(xiàng)目信息、項(xiàng)目參與人、項(xiàng)目工作日志、項(xiàng)目文檔、付款方式等五個(gè)功能。以《新塘鎮(zhèn)瑤田村“三舊”改造規(guī)劃研究》項(xiàng)目檔案管理為例，項(xiàng)目信息的字段包括了：項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目年份、歷史編號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、保密日期、項(xiàng)目來(lái)源、項(xiàng)目類(lèi)型、合作項(xiàng)目、委托單位、承接單位、地址、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目規(guī)模、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等信息。項(xiàng)目信息的每一個(gè)字段都可以作為檔案檢索字段。檔案管理員在項(xiàng)目啟動(dòng)期主要完成該子模塊的信息內(nèi)容?！缎绿伶?zhèn)瑤田村“三舊”改造規(guī)劃研究》項(xiàng)目工作日志，詳細(xì)記錄了該項(xiàng)目工作每個(gè)節(jié)點(diǎn)所面臨的問(wèn)題和完成工作，項(xiàng)目工作日志的文字內(nèi)容可以實(shí)現(xiàn)超鏈接，直接鏈接到文字內(nèi)容所提及相關(guān)規(guī)范文件、基礎(chǔ)資料、階段成果等，從根本上實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作由結(jié)果管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒坦芾怼?/p>

三、目前協(xié)同辦公系統(tǒng)存在的主要問(wèn)題

（一）項(xiàng)目后期延續(xù)、品牌管理等環(huán)節(jié)缺失。設(shè)計(jì)院的城市規(guī)劃?rùn)n案管理在協(xié)同辦公系統(tǒng)的支持下，基本實(shí)現(xiàn)信息化管理，也較好地實(shí)現(xiàn)了從項(xiàng)目立項(xiàng)到最終成果的流程管理。但是，對(duì)于品牌延伸等方面的系統(tǒng)集成還處于空白，需要單獨(dú)的模塊或者其他媒介來(lái)支撐。（二）項(xiàng)目文檔儲(chǔ)存方式單一。項(xiàng)目文檔資料的上傳格式是以單一文件為主，不能直接用設(shè)計(jì)院服務(wù)器的項(xiàng)目文件夾。常規(guī)性的城市規(guī)劃成果由多個(gè)文件組成，如果不采取壓縮包的形式無(wú)法完成上傳。但是，采取了壓縮包的形式，又不便于快速瀏覽。（三）資料收集不全。協(xié)同辦公系統(tǒng)的項(xiàng)目管理模塊需要工程師和檔案管理的密切配合才能達(dá)到較好的效果。但是，常規(guī)的設(shè)計(jì)院工程師的數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)檔案管理人員，一對(duì)多的形式，往往產(chǎn)生資料的缺失，加大了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。未來(lái)項(xiàng)目檔案智能化管理將成為主要趨勢(shì)，根據(jù)設(shè)計(jì)院的實(shí)際模式建立企業(yè)級(jí)信息檔案庫(kù)，可以對(duì)電子檔案（各類(lèi)格式）、紙介質(zhì)檔案或其他形式（音像、多媒體等）檔案資料進(jìn)行收集、管理、存儲(chǔ)、借閱、檢索與管理。系統(tǒng)中內(nèi)嵌功能強(qiáng)大的文件瀏覽器，對(duì)大多數(shù)格式文件可以瀏覽及下載，并可與其他子系統(tǒng)（綜合辦公、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)等）進(jìn)行無(wú)縫集成。檔案管理系統(tǒng)嚴(yán)格遵循國(guó)家制定的檔案標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)檔案工作的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度以及傳統(tǒng)的檔案管理模式；實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目自動(dòng)歸檔，將項(xiàng)目管理、協(xié)同設(shè)計(jì)、圖紙收集等系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與圖文檔系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)應(yīng)、關(guān)聯(lián)，達(dá)到文檔自動(dòng)收集功能；系統(tǒng)提供分類(lèi)模版、可根據(jù)案卷和檔案信息自動(dòng)創(chuàng)建分類(lèi)目錄；系統(tǒng)提供按照編目結(jié)構(gòu)或者標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件兩種方式進(jìn)行查詢(xún)；所有查詢(xún)支持多條件組合模糊查詢(xún)。工程師可按照標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)別、專(zhuān)業(yè)或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范名稱(chēng)查詢(xún)，點(diǎn)擊后將會(huì)出現(xiàn)全文或目錄。打開(kāi)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范只是可讀文件，須經(jīng)審批后方可打印或下載；與設(shè)計(jì)院的項(xiàng)目地圖集成，項(xiàng)目查詢(xún)結(jié)果在地圖內(nèi)顯示，同時(shí)可以顯示同一地域的其他項(xiàng)目。點(diǎn)擊項(xiàng)目可查看項(xiàng)目相關(guān)的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、圖紙、效果圖等。綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、信息化、精細(xì)化、安全化，才能真正實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

作者:黃美琪 鐘曄 單位:增城市城市規(guī)劃設(shè)計(jì)室