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摘要：現(xiàn)代檔案種類繁多，利用二維碼對檔案資源進(jìn)行管理，能夠提升檔案工作效率。本文分析了二維碼技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值，并對二維碼在檔案管理中的應(yīng)用和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了初步探討。

關(guān)鍵詞：二維碼；檔案管理

如今檔案管理日趨復(fù)雜，人民群眾對檔案需求也日益豐富，要求檔案管理要不斷地創(chuàng)新檔案工作方式，拓寬檔案服務(wù)內(nèi)容。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，移動終端得以普及，二維碼以其獨(dú)特的優(yōu)勢逐漸被人們所接受。二維碼是用某種特定的幾何圖形，按一定規(guī)律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數(shù)據(jù)符號信息。能夠在橫向和縱向兩個(gè)方位同時(shí)以圖形表達(dá)信息，因此能在很小的面積內(nèi)表達(dá)大量的信息，可容納多達(dá)1850個(gè)大寫字母，或2710個(gè)數(shù)字或1108個(gè)字節(jié)，或500多個(gè)漢字。它主要具備大容量、尺寸小、識別率高、成本低的特點(diǎn)，而這些特點(diǎn)在檔案管理中可以發(fā)揮獨(dú)特作用。

1二維碼技術(shù)對檔案工作中的作用和意義

1.1提供了新的信息傳播方式。根據(jù)工業(yè)和信息化部公布的數(shù)據(jù)，截止到2017年7月，我國智能手機(jī)的普及率已達(dá)66%以上，通過手機(jī)上網(wǎng)的用戶占總體網(wǎng)民數(shù)的80%以上。手機(jī)憑借其便捷性、智能性逐漸成為人們上網(wǎng)的首選工具，二維碼也因此成為了信息傳播的新途徑，在檔案管理工作中扮演了重要角色。二維碼本身具備容量大、成本低、方便快捷等特點(diǎn)，同時(shí)還具備著一定的保密性，在手機(jī)中的應(yīng)用十分普遍，而這些特點(diǎn)也恰巧吻合了檔案管理工作的特點(diǎn)。目前，人們對二維碼的應(yīng)用接受程度已經(jīng)很高，將二維碼應(yīng)用到檔案管理工作中，不僅是檔案管理工作發(fā)展的內(nèi)在需求，彌補(bǔ)了檔案管理工作的各種不足，同時(shí)也能夠滿足人們?nèi)找尕S富的檔案利用需求。

1.2提升了檔案管理的效率。在現(xiàn)代檔案管理工作體系中，要對不同種類的檔案進(jìn)行有區(qū)別有特色的管理，這樣才能夠充分地發(fā)揮檔案的價(jià)值。但這也存在很多問題，就是如何對這些檔案進(jìn)行有針對性的分類和編錄，而二維碼就提供了一個(gè)很好的思路，它可以針對不同類型的檔案進(jìn)行數(shù)字化的編碼，之后再通過可視化的方式呈現(xiàn)出來，當(dāng)需要使用時(shí)就可以通過掃描二維碼獲取相關(guān)檔案信息，大大提升了檔案工作效率。此外，檔案傳輸工作也可以獲得極大的便利，當(dāng)進(jìn)行大規(guī)模檔案的傳輸時(shí)，對網(wǎng)絡(luò)要求較高且需要耗費(fèi)過多時(shí)間。而借助二維碼，可先將檔案保存在線上，僅需將二維碼傳輸給對方就能夠達(dá)成信息的傳遞，大大提升了工作效率。

1.3促進(jìn)檔案服務(wù)的開發(fā)。在工作效率得以提升的基礎(chǔ)上，二維碼還能促進(jìn)檔案服務(wù)的進(jìn)一步開發(fā)。對于利用者來說，在檔案基本完成信息化之后，檔案的查閱等操作已十分便捷，但從具體的利用場景上來看，通過二維碼，利用者僅僅需要通過手機(jī)進(jìn)行掃描，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的查閱，而對于檔案管理部門來說，提供二維碼比提供APP服務(wù)或線上服務(wù)成本要低的多。

2二維碼在檔案工作中的應(yīng)用

從二維碼的特點(diǎn)和對檔案工作的作用來看，它在檔案工作的不同階段都能夠發(fā)揮相應(yīng)的價(jià)值。

2.1檔案信息資源整理階段。二維碼在檔案整理階段的應(yīng)用，重點(diǎn)是將檔案資料和檔案檢索結(jié)合起來。將相應(yīng)的二維碼標(biāo)識在檔案資料的封面，這種標(biāo)識能夠被電腦或者手機(jī)識別，除了包含檔案的一些基本信息外，還可以直接顯示檔案所處的位置。此外，二維碼還能夠?qū)⒏鼮閺?fù)雜的信息進(jìn)行數(shù)字編碼，如圖像、指紋、影音等，且二維碼的容量和呈現(xiàn)方式都更加多元。二維碼則可以突破數(shù)字限制，提供完整的摘要和目錄信息等，方便管理人員和利用者。

2.2檔案管理階段。在檔案管理階段使用二維碼，能夠大大簡化管理流程，提升管理效率，這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是簡化檔案檢索工作；二是提供更大的存儲空間和更豐富的編碼方式；三是當(dāng)檔案變動時(shí)，能夠通過更新二維碼實(shí)現(xiàn)再次定位，減少工作量；四是二維碼能夠提供更豐富的信息，這也在一定程度上增加了檔案對比的準(zhǔn)確度；五是二維碼能夠有效地減少管理成本，減少紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。

2.3身份識別。身份識別是二維碼最為普遍的應(yīng)用于檔案工作中的一項(xiàng)技術(shù)，在上文中已經(jīng)提到貴陽市人才服務(wù)中心通過身份識別進(jìn)行檔案查詢工作。身份識別在檔案工作中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是管理端。工作人員通過掃描二維碼進(jìn)行身份和權(quán)限的識別或者管理系統(tǒng)的登錄，簡化了工作流程，也可以對相關(guān)工作人員的信息進(jìn)行查詢；二是服務(wù)端。用戶可以通過二維碼身份識別登錄APP或者在線網(wǎng)站進(jìn)行檔案資料的查閱，簡化了輸入賬戶密碼這一操作。

3二維碼技術(shù)應(yīng)用于檔案工作存在的問題

3.1信息安全問題。二維碼本身具備較高的安全性，其信息安全問題主要體現(xiàn)在用戶上。在檔案工作中使用二維碼傳播信息，提供二維碼供用戶掃描以獲取相關(guān)檔案內(nèi)容十分便捷。但這一過程很容易被不法分子所利用，不法分子通過偽造、覆蓋二維碼誘導(dǎo)用戶掃描，然后設(shè)置相應(yīng)的支付鏈接騙取錢財(cái)?shù)陌咐龑乙姴货r。對于普通的檔案利用者來說，正確鑒別和驗(yàn)證二維碼的可靠性難度大，每一張二維碼圖像看似普通，實(shí)則包含了復(fù)雜的信息，利用者辨認(rèn)起來很不方便，同時(shí)普通利用者對于二維碼存在的安全隱患通常不夠了解，因此很容易遭受損失。目前二維碼信息安全問題主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是二維碼可視化風(fēng)險(xiǎn)。不法分子易通過手機(jī)病毒的方式截屏盜取或欺騙獲取用戶付款碼，或四處張貼偽造商戶的收款碼，非法獲取資金；二是易攜帶惡意代碼的風(fēng)險(xiǎn)。二維碼不僅可以存儲檔案資源信息，同時(shí)也能夠存儲惡意程序代碼、非法鏈接等等，普通用戶很難從表面就對非法信息進(jìn)行辨別；三是信息單向交互的風(fēng)險(xiǎn)。二維碼技術(shù)目前還只能實(shí)現(xiàn)信息的單向傳送，即不法分子在進(jìn)行信息劫持時(shí)，只需要實(shí)現(xiàn)利用者與檔案館、檔案館與后臺的單向驗(yàn)證，在此過程中產(chǎn)生的劫持和信息安全問題很難第一時(shí)間就被用戶獲知；四是掃碼設(shè)備安全強(qiáng)度低的問題。一般來說二維碼對于掃碼設(shè)備的要求都很低，在利用者本身信息安全意識不強(qiáng)情況下，很容易發(fā)生信息安全問題。

3.2缺乏國內(nèi)二維碼標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)。目前，二維碼的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)主要來自于國外的技術(shù)產(chǎn)品，而在檔案的管理工作當(dāng)中，也沒有明確的二維碼規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如美國的PDF417和日本的QH碼，其編碼的基礎(chǔ)多為英語語言環(huán)境，漢字方面的設(shè)計(jì)還較為缺乏。而對于檔案管理工作來說，古文獻(xiàn)等歷史文化檔案是檔案管理的重要內(nèi)容，國內(nèi)漢字標(biāo)準(zhǔn)的缺乏不僅給這部分工作帶來了極大的不便，同時(shí)也不利于檔案管理特色的二維碼技術(shù)的應(yīng)用，一些特色的二維碼應(yīng)用及拓展服務(wù)無從開展。

4促進(jìn)二維碼技術(shù)應(yīng)用于檔案工作的途徑

4.1提升信息安全保障能力。在檔案管理中使用二維碼，信息安全保障的重點(diǎn)是個(gè)人信息安全意識的提升。在管理隊(duì)伍內(nèi)部，要做好信息安全普及工作，讓二維碼的信息安全風(fēng)險(xiǎn)、使用注意事項(xiàng)深入每個(gè)工作人員的內(nèi)心，讓其在工作過程中樹立起良好的信息安全意識，不隨意掃描二維碼、不隨意泄露個(gè)人信息相關(guān)的二維碼。在進(jìn)行檔案服務(wù)時(shí)，要注重對用戶信息安全意識的培育，在二維碼旁放置正確掃碼后的例圖或者防止警示標(biāo)語，提升用戶對二維碼信息安全的意識。對于用戶來說，當(dāng)用戶遭遇安全問題時(shí)，應(yīng)該先確認(rèn)在支付的哪個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生了問題，明確責(zé)任歸屬。

4.2進(jìn)行二維碼標(biāo)準(zhǔn)研究。一是要選擇適當(dāng)檔案工作的二維碼編碼方式。二維碼編碼方式多種多樣，且主要內(nèi)容以文字為主，因此在檔案二維碼編碼的選擇上，要根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)，選取保密性強(qiáng)、容量大、糾錯(cuò)能力強(qiáng)、識別精度高的編碼方式。二是要編制數(shù)據(jù)元開放說明目錄。此項(xiàng)工作不光針對二維碼，同樣在網(wǎng)絡(luò)開放工作中也需要有相應(yīng)的指導(dǎo)性規(guī)范?？砂锤袷街鹨幻鞔_，在檔案開放利用中作為依據(jù)。數(shù)據(jù)元ID、數(shù)據(jù)元名稱定義來源，有保密要求加密要求的部分?jǐn)?shù)據(jù)元，需要采取加密方式進(jìn)行傳遞，加密方式和策略的選擇，在檔案開放工作中需要加以特別的重視。三是二維碼機(jī)制的標(biāo)準(zhǔn)化。將二維碼標(biāo)準(zhǔn)加入檔案信息管理體系中，確定相應(yīng)的軟件標(biāo)準(zhǔn)、硬件標(biāo)準(zhǔn)和印刷標(biāo)準(zhǔn)。在軟件標(biāo)準(zhǔn)方面要將二維碼管理體系作為檔案管理體系的重要環(huán)節(jié)。在印刷方面需要根據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)所預(yù)期的信息容納量、識別精度、識別能力等指標(biāo)，明確相應(yīng)的印刷標(biāo)準(zhǔn)。

4.3拓展檔案服務(wù)方式。二維碼技術(shù)在檔案服務(wù)中有著巨大的應(yīng)用潛力，檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識二維碼的特性，結(jié)合當(dāng)前服務(wù)工作的具體需要，進(jìn)一步拓展檔案服務(wù)方式。如可以在實(shí)物檔案展覽時(shí)將展品的文字和影像資料進(jìn)行編碼，參觀者通過掃碼查看展品的相關(guān)信息。又如將檔案業(yè)務(wù)辦理編碼，通過掃描二維碼實(shí)時(shí)查詢業(yè)務(wù)辦理的狀態(tài)等等?？傊?，要將二維碼與檔案數(shù)字化服務(wù)相結(jié)合，以簡化操作流程、拓寬使用場景、豐富使用方式為主進(jìn)行檔案服務(wù)的拓展工作。

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作者:黃曉云 單位:廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院