導(dǎo)語(yǔ)：檔案捐贈(zèng)規(guī)范化管理論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

一、捐贈(zèng)檔案形成一種時(shí)尚

隨著檔案捐贈(zèng)社會(huì)環(huán)境不斷完善，越來(lái)越多有識(shí)之士把檔案捐贈(zèng)作為一項(xiàng)社會(huì)責(zé)任。以筆者就報(bào)刊公開(kāi)披露的檔案捐贈(zèng)類(lèi)新聞為例，1989年以前披露13條，1990—1999年期間38條，2000年至今202條。數(shù)量的逐年增多說(shuō)明檔案捐贈(zèng)在現(xiàn)今受到越來(lái)越多的關(guān)注。在這些檔案捐贈(zèng)者中，主要是知名人士或其后裔，國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)干部，愛(ài)國(guó)同胞、海外華人、外國(guó)友人，甚至普通市民以及一些組織等。

二、檔案捐贈(zèng)工作規(guī)范化管理

從流程梳理的視角，檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案捐贈(zèng)工作包括事前的準(zhǔn)備，事中的評(píng)價(jià)、接收和表彰，以及事后的整理與開(kāi)發(fā)利用，形成一套完整的環(huán)節(jié)，需對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理。

1.捐贈(zèng)前的準(zhǔn)備。檔案捐贈(zèng)工作的事前準(zhǔn)備包括檔案機(jī)構(gòu)依據(jù)自身館藏需求對(duì)重點(diǎn)征集對(duì)象進(jìn)行信息收集和調(diào)查研究，征集公告，發(fā)現(xiàn)對(duì)象后與檔案持有人進(jìn)行互動(dòng)等。

（1）檔案機(jī)構(gòu)對(duì)自身的館藏狀況進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容主要包括館藏類(lèi)別、范圍及特點(diǎn)等，從中找出館藏不足和缺陷，進(jìn)而劃定重點(diǎn)征集對(duì)象和范圍；其次，通過(guò)深入調(diào)查，了解本地區(qū)歷史上涉及重點(diǎn)征集對(duì)象的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織以及出現(xiàn)過(guò)的著名人物等相關(guān)情況，在情況摸清基礎(chǔ)上主動(dòng)走訪(fǎng)當(dāng)事人及有關(guān)部門(mén)進(jìn)行線(xiàn)索收集，建立調(diào)查信息檔案。

（2）征集公告并廣泛宣傳。檔案機(jī)構(gòu)可以充分利用報(bào)紙雜志、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代傳媒工具，向社會(huì)各界征集公告。公告內(nèi)容主要包括征集意義、征集范圍和辦法、獎(jiǎng)勵(lì)捐贈(zèng)者的政策等。此外，還可以采用下發(fā)通知、張貼布告、印發(fā)宣傳品、舉辦會(huì)議或展覽等方式開(kāi)展征集宣傳。通過(guò)廣泛宣傳，鼓勵(lì)更多社會(huì)組織或個(gè)人捐贈(zèng)檔案。

（3）發(fā)現(xiàn)對(duì)象后與檔案持有人互動(dòng)。通過(guò)征集公告和廣泛宣傳，一些檔案持有者會(huì)通過(guò)口頭或其他方式表達(dá)捐贈(zèng)意愿。這時(shí)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)采取電話(huà)或登門(mén)訪(fǎng)問(wèn)等形式對(duì)捐贈(zèng)者意愿、檔案內(nèi)容、數(shù)量等加以確認(rèn)，并組織好專(zhuān)家評(píng)審的前期準(zhǔn)備工作。此外，由于目前我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)并沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)職檔案捐贈(zèng)管理部門(mén)，也不存在獨(dú)立的非政府組織，而是由檔案收集部門(mén)兼任。所以，為規(guī)范檔案捐贈(zèng)事宜，有必要在現(xiàn)有框架范圍內(nèi)，至少指定專(zhuān)人并設(shè)定專(zhuān)職負(fù)責(zé)。有條件的，可以考慮設(shè)立專(zhuān)職檔案捐贈(zèng)管理機(jī)構(gòu)。同時(shí)，明確具體的檔案捐贈(zèng)管理事宜和流程。

2.捐贈(zèng)過(guò)程的評(píng)價(jià)、接收和表彰。對(duì)捐贈(zèng)檔案的正式接收應(yīng)包括檔案機(jī)構(gòu)確認(rèn)捐贈(zèng)者意愿后，組織專(zhuān)家對(duì)捐贈(zèng)檔案進(jìn)行鑒定和評(píng)估，辦理捐贈(zèng)手續(xù)，接收進(jìn)館，并給予捐贈(zèng)者表彰和獎(jiǎng)勵(lì)的過(guò)程。

（1）組織專(zhuān)家鑒定評(píng)估。檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)確認(rèn)捐贈(zèng)者意愿后取回?cái)M接收的檔案材料，組織專(zhuān)家進(jìn)行鑒定和評(píng)估。鑒定和評(píng)估要求根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)自身的需要，按照一定的接收原則、接收范圍、入藏標(biāo)準(zhǔn)來(lái)判定檔案的價(jià)值、數(shù)量和內(nèi)容，從而決定檔案是否可以進(jìn)館，并由專(zhuān)家形成評(píng)估報(bào)告，最終由檔案機(jī)構(gòu)審批。其中，捐贈(zèng)的檔案并不是如數(shù)接收，而是結(jié)合館藏有選擇的補(bǔ)給。對(duì)于不符合接收標(biāo)準(zhǔn)的捐贈(zèng)檔案應(yīng)予以委婉的拒絕，以保證檔案館藏的結(jié)構(gòu)合理和質(zhì)量要求。

（2）辦理接收手續(xù)。經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后，對(duì)經(jīng)鑒定和評(píng)估的準(zhǔn)予接收的檔案加以清點(diǎn)，移至館內(nèi)。這一過(guò)程中，對(duì)捐贈(zèng)檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，登記表的設(shè)置要包括捐贈(zèng)的檔案名稱(chēng)、數(shù)量、年代、捐贈(zèng)人、捐贈(zèng)時(shí)間等基本條款。此外，與捐贈(zèng)者簽訂協(xié)議，協(xié)議內(nèi)容除標(biāo)明上述所列的捐贈(zèng)檔案的品名、數(shù)量及獎(jiǎng)勵(lì)政策等基本信息外，重點(diǎn)是明確相關(guān)法律關(guān)系：一是有關(guān)檔案限制利用關(guān)系。對(duì)于部分捐贈(zèng)者提出的保護(hù)個(gè)人隱私、限制利用等特殊要求，檔案機(jī)構(gòu)有責(zé)任按照捐贈(zèng)者意愿對(duì)不適宜開(kāi)放的檔案限制對(duì)外利用，或經(jīng)過(guò)捐贈(zèng)者同意后，才能對(duì)外公布并提供利用。二是檔案所有權(quán)關(guān)系。應(yīng)確認(rèn)捐贈(zèng)檔案的完整所有權(quán)是否已經(jīng)具備，是否還涉及其他人的權(quán)屬訴求。只有征得了所有權(quán)各方的同意，捐贈(zèng)檔案的所有權(quán)才能完整歸于檔案機(jī)構(gòu)，以避免日后可能出現(xiàn)的法律糾紛。三是著作權(quán)歸屬關(guān)系。一般情況下，檔案捐贈(zèng)者在捐贈(zèng)協(xié)議中將版權(quán)歸為自己，除此之外的著作財(cái)產(chǎn)權(quán)及相關(guān)著作人身權(quán)（除署名權(quán)以外的其他權(quán)利），在一定條件下可以轉(zhuǎn)讓。因此，應(yīng)明確相關(guān)著作權(quán)轉(zhuǎn)讓與否問(wèn)題，明確檔案機(jī)構(gòu)對(duì)捐贈(zèng)檔案相關(guān)著作權(quán)的行使問(wèn)題。另外還需注意，依據(jù)《著作權(quán)法》規(guī)定，著作權(quán)（除署名權(quán)外，主要指發(fā)表權(quán)、使用權(quán)和獲得報(bào)酬權(quán)）為作者有生之年及死后50年。對(duì)此，結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》有關(guān)解釋?zhuān)殉^(guò)著作權(quán)保護(hù)期限的捐贈(zèng)檔案，歸檔案機(jī)構(gòu)合法擁有，轉(zhuǎn)化為社會(huì)檔案信息資源，可供社會(huì)利用。

（3）對(duì)捐贈(zèng)者進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的政策是我國(guó)調(diào)動(dòng)各類(lèi)人員從事社會(huì)主義建設(shè)積極性的一項(xiàng)基本政策，捐贈(zèng)檔案的獎(jiǎng)勵(lì)也不例外。依照《中華人民共和國(guó)檔案法》，檔案機(jī)構(gòu)在辦理完相關(guān)接收手續(xù)后，應(yīng)對(duì)捐贈(zèng)者進(jìn)行形式多樣的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，具體方法可有以下幾種：一是召開(kāi)各種形式的表彰會(huì)和獎(jiǎng)勵(lì)儀式；二是發(fā)放感謝信；三是利用報(bào)紙、雜志、電視、電臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)等輿論工具宣揚(yáng)捐贈(zèng)者的奉獻(xiàn)精神；四是頒發(fā)獎(jiǎng)狀或收藏證書(shū)、贈(zèng)送紀(jì)念品，授予捐贈(zèng)者榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)等；五是對(duì)于捐贈(zèng)特別珍貴的檔案的社會(huì)組織和個(gè)人發(fā)放適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)金，獎(jiǎng)金數(shù)量不等，由各地檔案機(jī)構(gòu)根據(jù)實(shí)際情況而定。

3.捐贈(zèng)后的整理與開(kāi)發(fā)。對(duì)檔案捐贈(zèng)事后的處理關(guān)系到捐贈(zèng)檔案日后的命運(yùn)，理應(yīng)得到重視。事后處理主要包括編制捐贈(zèng)檔案清冊(cè)及簡(jiǎn)介、整理捐贈(zèng)檔案、移交捐贈(zèng)檔案及其相關(guān)材料、組織和策劃捐贈(zèng)檔案的開(kāi)發(fā)利用等。

（1）編制捐贈(zèng)檔案清冊(cè)及簡(jiǎn)介。接收捐贈(zèng)檔案進(jìn)館后應(yīng)由征集人員編制捐贈(zèng)檔案清冊(cè)，并根據(jù)所捐贈(zèng)檔案的內(nèi)容和背景，寫(xiě)出詳細(xì)的捐贈(zèng)檔案及其捐贈(zèng)者簡(jiǎn)介，提出接收進(jìn)館后的整理意見(jiàn)和開(kāi)發(fā)利用建議。

（2）整理捐贈(zèng)檔案。依據(jù)捐贈(zèng)簡(jiǎn)介和捐贈(zèng)檔案清單，制定整理方案，開(kāi)展整理工作。由于捐贈(zèng)前檔案基本缺乏系統(tǒng)的整理，普遍存在零散不全和殘缺破損現(xiàn)象。所以，檔案機(jī)構(gòu)在整理捐贈(zèng)檔案時(shí)，一般會(huì)在尊重原有整理基礎(chǔ)上進(jìn)一步分類(lèi)或排列，依據(jù)具體情況可以組成全宗匯集，或以專(zhuān)題方式單獨(dú)放置，以便于保管和日后利用。

（3）移交捐贈(zèng)檔案及其相關(guān)材料。為避免新的捐贈(zèng)檔案入庫(kù)可能給庫(kù)房帶來(lái)的二次污染，應(yīng)在入庫(kù)前將整理完畢的檔案進(jìn)行消毒處理。而檔案一旦處理完畢，檔案保管部門(mén)要及時(shí)接收，移交入庫(kù)，并形成移交目錄、庫(kù)房接收登記表等文件，納入正常管理秩序。其中，事前規(guī)劃和接收捐贈(zèng)階段產(chǎn)生的許多涉及檔案捐贈(zèng)管理的材料，如檔案收集部門(mén)制定的征集計(jì)劃、征集檔案的圖片與相關(guān)資料、專(zhuān)家鑒定所提供的評(píng)估報(bào)告、研討會(huì)會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)、宣傳材料、捐贈(zèng)協(xié)議、捐贈(zèng)檔案清冊(cè)等，也需一并向檔案保管部門(mén)移交和整理。它們不僅為日后查考提供憑證，還為更好地開(kāi)展和改革檔案捐贈(zèng)管理工作提供借鑒。

（4）組織和策劃捐贈(zèng)檔案的開(kāi)發(fā)利用。捐贈(zèng)檔案的入庫(kù)保管并不意味著檔案捐贈(zèng)工作的終結(jié)。為滿(mǎn)足捐贈(zèng)者的意愿和檔案利用者需求，還應(yīng)對(duì)捐贈(zèng)檔案進(jìn)行組織策劃，充分開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值。

檔案捐贈(zèng)是社會(huì)倡導(dǎo)的一種文化行為，也是社會(huì)文明的一項(xiàng)表征。檔案機(jī)構(gòu)除給予重視外，還需對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理。檔案捐贈(zèng)工作規(guī)范化，不僅有益于檔案在捐贈(zèng)后得到妥善保管和開(kāi)發(fā)利用，也能消除每一位捐贈(zèng)者疑慮，同時(shí)滿(mǎn)足社會(huì)多樣化的檔案信息需求，并推動(dòng)檔案捐贈(zèng)工作有序開(kāi)展。

作者:許晶晶王靜茹徐辛酉單位:廣西教育學(xué)院河北水文水資源勘測(cè)局中國(guó)人民大學(xué)