導(dǎo)語：科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著科研事業(yè)的進(jìn)步，與之相適應(yīng)的管理方式也在不斷革新。當(dāng)前，在課題制管理模式下，科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理模式還較為滯后。因此，若要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，無論是在管理人員層面還是科研人員角度，都要做好科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理工作并將二者工作緊密銜接起來，以實(shí)現(xiàn)科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理，推動(dòng)我國科學(xué)研究及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：課題制管理模式；科研計(jì)劃；項(xiàng)目檔案；管理措施

隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，基礎(chǔ)科研也取得了長足的進(jìn)步。歷經(jīng)幾十年的發(fā)展與改革，已產(chǎn)生五大類涉及到各個(gè)領(lǐng)域的項(xiàng)目，總計(jì)包括30多種科研計(jì)劃，共同推動(dòng)著國家科學(xué)技術(shù)與人民生活的進(jìn)步。在這些由科研工作者實(shí)施的科研活動(dòng)中，產(chǎn)生了大量可供參考且極具保存價(jià)值的數(shù)據(jù)及文字記錄，因此將各種類型的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行有效整理及歸檔，能夠全面展示科研各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容，為科研提供豐富的第二手材料。在課題制的管理模式下，歸檔的檔案需體現(xiàn)課題實(shí)施的具體細(xì)節(jié)，包括從立項(xiàng)到成果驗(yàn)收，資料需完整真實(shí)系統(tǒng)。將科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，是科研計(jì)劃項(xiàng)目的必然要求，能夠推動(dòng)學(xué)術(shù)及科學(xué)研究快速穩(wěn)步發(fā)展，體現(xiàn)其本身的意義與價(jià)值的同時(shí)，提高我國現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力水平。然而當(dāng)前，我國科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理還沒有更新相關(guān)的法律法規(guī)，因此對(duì)于相關(guān)管理人員的實(shí)際工作而言，存在著很多問題及挑戰(zhàn)，在課題制管理模式下，如何創(chuàng)新科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理模式具有重要的實(shí)踐意義。

一、課題制管理模式下科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

（一）科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理規(guī)范未能適時(shí)更新。如今，我國高校學(xué)科體系及科學(xué)研究院所的相關(guān)研究技術(shù)等方面的建設(shè)正逐漸發(fā)展成熟，承擔(dān)了眾多研究項(xiàng)目服務(wù)于人們的衣食住行等各個(gè)領(lǐng)域。與之相對(duì)應(yīng)的科研計(jì)劃項(xiàng)目規(guī)范也在不斷完善，以使其最大程度貼合科研計(jì)劃項(xiàng)目的實(shí)際情況。然而，這些管理規(guī)范側(cè)重于科研項(xiàng)目的最初立項(xiàng)及最終的驗(yàn)收管理方面，雖然對(duì)項(xiàng)目檔案的管理有明確的要求，但大多基于過去的科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，總體管理現(xiàn)狀還較為落后，無法適應(yīng)于當(dāng)前多種科研項(xiàng)目檔案管理的具體要求。因此，從立項(xiàng)審查、科研院所到檔案管理都應(yīng)當(dāng)注重科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理并落實(shí)在行動(dòng)上，并注意適時(shí)更新科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理規(guī)范制度。（二）科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理模式較為傳統(tǒng)。當(dāng)前大多數(shù)檔案管理工作大多沿襲傳統(tǒng)的科技檔案管理工作模式，存在許多疏漏，檔案管理工作還不夠系統(tǒng)化。傳統(tǒng)檔案的管理工作內(nèi)容中，基層科技管理機(jī)構(gòu)和科技專業(yè)檔案館負(fù)責(zé)的是科技檔案前期的收集、整理以及后期的鑒定、保管工作，并負(fù)責(zé)開發(fā)利用及相關(guān)統(tǒng)計(jì)等工作，承擔(dān)的是科技檔案的直接管理工作。對(duì)于一般的科研單位而言，科技管理部門形成檔案，檔案管理部門承擔(dān)相關(guān)的歸檔管理制度，按照規(guī)定完成整理等工作，最終移交到檔案管理部門的材料構(gòu)成完整的科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案。在實(shí)際的檔案管理工作中，管理模式還較為傳統(tǒng)，課題組成員因其直接參與課題的全過程，對(duì)課題本身極為了解而成為科研計(jì)劃項(xiàng)目管理的主體，負(fù)責(zé)檔案材料管理的相關(guān)人員由于工作性質(zhì)差異而難以進(jìn)入課題組。在檔案形成的過程中，具體細(xì)節(jié)由科技管理部門主要負(fù)責(zé)，重點(diǎn)是課題計(jì)劃、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)等方面的管理，而檔案管理部門無法實(shí)際參與檔案形成過程，無法在檔案形成過程中進(jìn)行有效篩選，檔案管理部門的工作則較為被動(dòng)，在沒有明確的法律規(guī)范的情況下，難免出現(xiàn)檔案不完整、整理不系統(tǒng)等問題。在課題制管理模式下，科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作銜接不夠緊密，未能有機(jī)融合，表現(xiàn)出傳統(tǒng)的檔案管理工作的漏洞。

二、課題制管理模式下科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的有效措施

（一）適時(shí)調(diào)整檔案中的文件歸類。凡是參與到科研計(jì)劃項(xiàng)目中的單位及個(gè)人，無論人員歸屬都必須對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行歸類提交，確保檔案的完整性及各環(huán)節(jié)聯(lián)系的緊密性。首先，包括立項(xiàng)申報(bào)中的材料，任務(wù)書、委托合同、項(xiàng)目驗(yàn)收確認(rèn)書、經(jīng)費(fèi)預(yù)算書、項(xiàng)目審計(jì)文件等，以及項(xiàng)目管理過程中的管理合同、各種審批文件等與項(xiàng)目相關(guān)的文件。其次，科研計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施單位及個(gè)人在研發(fā)及實(shí)驗(yàn)過程中的理論支持依據(jù)、實(shí)驗(yàn)過程、使用的材料設(shè)備及后續(xù)的數(shù)據(jù)記錄和結(jié)果分析等都必須包括在內(nèi)，且要確保材料的真實(shí)性，還要將課題鑒定驗(yàn)收過程中逐步完成的鑒定檔案歸入檔案中，適時(shí)調(diào)整檔案中的文件歸類。（二）構(gòu)建完善的項(xiàng)目檔案管理制度體系。當(dāng)前，由于科研計(jì)劃項(xiàng)目越來越多且越來越具體化，檔案管理規(guī)范更新頻率低，無法涵蓋所有的科研項(xiàng)目，檔案管理制度體系還存在一些疏漏。因此，基礎(chǔ)檔案管理部門作為檔案管理工作的主體，需要根據(jù)項(xiàng)目具體情況，結(jié)合以往經(jīng)驗(yàn)及時(shí)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，為科研計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施者提供可供參考的依據(jù)，以免造成項(xiàng)目各階段中文件的丟失，最終確保所有材料都能納入歸檔范圍，為科研提供參考資料，彰顯其本身的價(jià)值。為防患于未然，在課題實(shí)施之前明確提出檔案管理要求是初步管理好項(xiàng)目檔案的主要途徑。經(jīng)過實(shí)踐表明，在科研項(xiàng)目實(shí)施前說明歸檔管理工作內(nèi)容及制度發(fā)揮了重要的作用，減少了一些不必要的工作，從資料來源保證了檔案的完整性，對(duì)科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案的整體管理工作具有推動(dòng)作用。（三）將檔案管理工作責(zé)任到人。科研計(jì)劃項(xiàng)目的實(shí)施通常涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)，檔案整理工作也較為繁雜，若沒有明確的責(zé)任制很難將檔案管理工作落實(shí)到位。因此，要清晰課題組或者科研團(tuán)隊(duì)以及檔案管理工作人員的職責(zé)，將每一部分的工作落實(shí)到每一個(gè)人，確保有據(jù)可查，有理可循。如筆者所在單位的檔案管理工作，針對(duì)不同類型的科研課題除了制定了歸檔管理工作的實(shí)施細(xì)則外，還對(duì)每個(gè)科研項(xiàng)目的各級(jí)負(fù)責(zé)人、各級(jí)參與者具體人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的檔案形成工作進(jìn)行了細(xì)分。一線的科研工作者要注意數(shù)據(jù)的真實(shí)性及完整性，科研實(shí)施過程中的財(cái)務(wù)及材料都應(yīng)做詳細(xì)記錄。責(zé)任人要對(duì)科研過程進(jìn)行監(jiān)督，確保需歸檔的材料來源真實(shí)可靠。這樣，各階段責(zé)任人就有了明確的行動(dòng)指南，便于檔案最終歸檔工作的完成，為檔案管理工作減少了不必要的工作，也排除了人文操作不到位的問題。課題完成后，將課題本身的工作文件與檔案管理部門的工作相結(jié)合起來，明確各單位職責(zé)，切實(shí)落實(shí)到課題的全部工作中。

科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案是科技檔案的主要組成部分，是科研單位及院所的科研材料來源，也是國家科技進(jìn)步依賴的重要文獻(xiàn)資源，為推進(jìn)我國科學(xué)技術(shù)的整體進(jìn)步作出了巨大貢獻(xiàn)。當(dāng)前，在課題制的新型管理模式下科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作還較為傳統(tǒng)。因此，若要促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化還面臨著眾多問題和挑戰(zhàn)，需要科研院所以及檔案管理工作人員共同協(xié)調(diào)配合，適時(shí)調(diào)整項(xiàng)目檔案中的文件歸類，構(gòu)建完善的項(xiàng)目檔案管理制度體系，將檔案管理工作層層分解、責(zé)任到人。因此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)明確崗位職責(zé)范圍，充分履行工作職責(zé)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)及時(shí)進(jìn)行規(guī)章制度的制定，確保檔案管理工作完整性，真正管理好項(xiàng)目檔案，為我國科學(xué)研究及科技發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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作者:沈  娟 單位:臨沂市科學(xué)技術(shù)合作與應(yīng)用研究院