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摘要：現(xiàn)如今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)也迅速發(fā)展，信息技術(shù)得到普及，各行各業(yè)都積極與信息化相融合?，F(xiàn)階段，隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理部門已經(jīng)開(kāi)始建立檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文基于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用背景，分析了現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題，并據(jù)此提出了應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)改進(jìn)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的方法，以提升醫(yī)院的檔案管理效率和解決檔案存放的安全問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)；醫(yī)院檔案管理；人事信息管理

在信息時(shí)代，隨著信息量的高速增長(zhǎng)，醫(yī)院過(guò)去的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足信息管理的需要，而信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化管理，優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理。當(dāng)今時(shí)代海量信息資料的高效處理需求促使數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。信息數(shù)字化技術(shù)使醫(yī)院檔案的載體發(fā)生改變，使醫(yī)院能夠采用光盤以及硬盤對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，極大地方便了醫(yī)院檔案管理。因此，若想要進(jìn)一步提升醫(yī)院的檔案管理水平，則需要根據(jù)醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題提出針對(duì)性的改進(jìn)措施，從而提升醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的水準(zhǔn)。具體來(lái)說(shuō)，醫(yī)院需要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，將傳統(tǒng)的檔案管理與數(shù)字化技術(shù)有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和完善，從而提升醫(yī)院的檔案管理水平。

1數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介

現(xiàn)如今，我國(guó)計(jì)算機(jī)以及通信等技術(shù)得到了很大發(fā)展，其在為傳統(tǒng)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變提供技術(shù)支撐的同時(shí)，也促使其對(duì)自身系統(tǒng)進(jìn)行革新，這對(duì)于檔案管理領(lǐng)域而言，既是一種挑戰(zhàn)，也是一種機(jī)遇[1]。和發(fā)達(dá)國(guó)家相比可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)的現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展相對(duì)滯后。2006年，相關(guān)部門提出需要運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)過(guò)去的檔案管理模式進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，同時(shí)，檔案數(shù)字化將成為未來(lái)檔案存儲(chǔ)的主要形式之一。數(shù)字化檔案管理是對(duì)過(guò)去人事檔案管理的革新，可以對(duì)檔案以及材料的收集、鑒別、保管、統(tǒng)計(jì)等有效地展開(kāi)全面的數(shù)字化管理，不僅如此，還可以利用系統(tǒng)專網(wǎng)對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)上查閱，這可以為人事部門的干部任用以及提拔提供極大的便利。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)劃分為：日常業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)以及數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)[2]。

2傳統(tǒng)檔案管理方式的缺陷

2.1缺乏完整性。各個(gè)醫(yī)院的實(shí)際狀況都存在差異，因此其人事管理系統(tǒng)各不相同，工作人員的配置也相對(duì)比較隨意[3]。醫(yī)院檔案的某些管理人員并不具備專業(yè)的知識(shí)以及技能，法律意識(shí)淡薄，在實(shí)際工作當(dāng)中，很容易將價(jià)值較高的檔案資料隨意擺放，導(dǎo)致重要檔案缺失。這是醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理方式缺乏完整性的重要原因。2.2缺乏統(tǒng)一性。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理制度并不完善，各個(gè)部門之間缺乏緊密的合作和良好的溝通，其各自為政，對(duì)于檔案材料的處理采取的標(biāo)準(zhǔn)也各不相同，導(dǎo)致很多檔案資料重復(fù)或者利用效率較低。因此，檔案相關(guān)部門需建立良好的合作關(guān)系。若檔案材料收集人員和管理人員沒(méi)有展開(kāi)積極良好的互動(dòng)交流，為了便于自己工作的進(jìn)行，違反相關(guān)要求，隨意將檔案資料進(jìn)行扣押和丟棄，則容易導(dǎo)致有價(jià)值的資料檔案難以完整收集和保存。2.3涵蓋面窄。檔案的內(nèi)涵應(yīng)隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展、社會(huì)實(shí)際情況的轉(zhuǎn)變及醫(yī)院實(shí)際需求的增多而不斷擴(kuò)展，尤其是醫(yī)院檔案。醫(yī)院的檔案所涵蓋的內(nèi)容從一開(kāi)始的文書(shū)、拍片、病歷等內(nèi)容拓展到如現(xiàn)如今的科研、膠片、病理等，內(nèi)容不斷豐富。但是由于相關(guān)部門對(duì)醫(yī)院檔案界定模糊，通常情況下，每個(gè)醫(yī)院都是從自身的角度，根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)對(duì)檔案進(jìn)行延伸或者壓縮管理，這導(dǎo)致不少需要加入到檔案管理中的材料并未被加入。

3數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

3.1能夠有效保存珍貴檔案原件。對(duì)醫(yī)院檔案相關(guān)的信息進(jìn)行信息化處理，能夠有效保存檔案原件，防止原件因被查閱、利用而出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，大幅度降低關(guān)鍵檔案資料丟失的可能性。3.2可有效改進(jìn)文件歸檔方式。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，可有效改進(jìn)檔案資料的歸檔方式，避免管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間與精力投入到檔案資料的整合以及記錄當(dāng)中，能夠充分的防止因?yàn)橐惶幐膭?dòng)所導(dǎo)致的連鎖改動(dòng)，避免大量人力以及時(shí)間的浪費(fèi)。對(duì)檔案資料展開(kāi)信息化處理，能夠讓相關(guān)的工作人員從過(guò)去的手工當(dāng)中解放出來(lái)，通過(guò)數(shù)字化的方式展開(kāi)工作，大幅度的提升了他們的工作效率。3.3便于檔案資源的整合與共享。醫(yī)院對(duì)檔案資料進(jìn)行整合優(yōu)化，目的在于使檔案資料得到更大程度的運(yùn)用。社會(huì)信息技術(shù)的普及和社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，促使醫(yī)院的檔案管理朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用，可以提升檔案資料的使用效率，擴(kuò)大檔案資料的共享范圍。相關(guān)部門可以根據(jù)實(shí)際需要快速查閱相關(guān)檔案，并可隨時(shí)獲取或者對(duì)其進(jìn)行儲(chǔ)存，檔案信息利用率大大提升。

4數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

4.1數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在人事信息管理方面的運(yùn)用?，F(xiàn)階段，不少醫(yī)院人事檔案管理依靠人工操作，管理效率非常低。醫(yī)院人事檔案會(huì)記錄工作人員的學(xué)歷和擅長(zhǎng)的技能、性格等信息，是醫(yī)院充分、有效了解工作人員的關(guān)鍵方式。過(guò)去醫(yī)院的人事檔案管理一般都會(huì)運(yùn)用人工的方式，醫(yī)院全部工作人員的資料，都是通過(guò)手工抄寫進(jìn)行整理，工作效率低，容易產(chǎn)生誤差，若出現(xiàn)錯(cuò)誤，事后修改也異常困難，對(duì)人力以及時(shí)間造成極大的浪費(fèi)。不僅如此，后續(xù)檔案查找也極不方便，工作人員個(gè)人檔案查找的效率極低。而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效避免上述問(wèn)題，提高醫(yī)院人事檔案管理的準(zhǔn)確率及效率，為醫(yī)院的快速發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。不少醫(yī)院對(duì)工作人員的人事檔案管理不夠重視，未能充分有效地利用檔案資料。因此，若想將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)有效應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，則醫(yī)院應(yīng)首先提升數(shù)字人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視，同時(shí)還要對(duì)所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其深刻認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，提升檔案管理能力，從而構(gòu)建完善的管理體系。其次，醫(yī)院還應(yīng)提倡全體工作人員主動(dòng)、積極地參與人事檔案管理，發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的作用，對(duì)那些不屬于保密范圍的檔案資料應(yīng)進(jìn)行透明以及公開(kāi)化管理。最后，還應(yīng)建立人事檔案管理隊(duì)伍，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，從而培養(yǎng)具有專業(yè)素質(zhì)的高水平檔案管理人員，促使醫(yī)院人事檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。在人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行不間斷的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其及時(shí)地了解和掌握本領(lǐng)域最先進(jìn)的技術(shù)，提升人事檔案管理效率，使其擁有良好的職業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用，可以大幅度提升工作效率，為檔案查找提供極大的便利，并且可以避免過(guò)去管理方式可能存在的管理漏洞，確保人事檔案信息儲(chǔ)存的完整性。經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理，人事檔案信息記錄所占空間大幅度縮小，計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存具有很大的儲(chǔ)存空間，能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行全面的儲(chǔ)存。4.2數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在患者數(shù)據(jù)管理方面的運(yùn)用。將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用于醫(yī)院患者數(shù)據(jù)管理，需要對(duì)患者數(shù)據(jù)管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化，簡(jiǎn)化中間環(huán)節(jié)。通常情況下，部分醫(yī)院的患者數(shù)據(jù)管理庫(kù)房和病案科之間存在一定的距離，且出院量持續(xù)增加，在運(yùn)用檔案數(shù)字化以前，傳統(tǒng)檔案管理中患者數(shù)據(jù)的查閱都需取走原件，很容易導(dǎo)致檔案原件損壞丟失，并且還會(huì)造成人力浪費(fèi)。現(xiàn)如今，隨著醫(yī)療行業(yè)改革的深入，患者的法律意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)，患者數(shù)據(jù)變得越發(fā)重要。而將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用其中，可以直接通過(guò)電腦根據(jù)病患提出的要求選擇相關(guān)的復(fù)印內(nèi)容，簡(jiǎn)化了了查找、抽取等程序，使患者數(shù)據(jù)利用更為高效。4.3數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在重要數(shù)據(jù)安全方面的運(yùn)用。為保障醫(yī)院重要檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)采取有效的檔案管理措施。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案資料管理中的應(yīng)用是指對(duì)傳統(tǒng)的錄像、照片以及紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)這些重要資料數(shù)據(jù)的安全防護(hù)主要是保護(hù)好實(shí)體檔案，并且避免數(shù)字檔案丟失、破壞以及非法下載。對(duì)于醫(yī)院檔案重要數(shù)據(jù)信息的管理，需要從源頭運(yùn)行以及備份這兩個(gè)角度切入，以下為保障醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)安全的措施。首先，應(yīng)減少重要數(shù)據(jù)的安全隱患。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的安全系統(tǒng)，比如，通過(guò)防火墻、數(shù)字簽名等安全工具，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)管理，同時(shí)，及時(shí)安裝后期安全程序。在實(shí)際的數(shù)字化檔案管理中，一般都會(huì)存在由于病毒感染，導(dǎo)致系統(tǒng)受到攻擊，或者由于計(jì)算機(jī)程序被篡改，導(dǎo)致檔案信息泄露的安全隱患。因此，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)全面及時(shí)地檢測(cè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在的漏洞，針對(duì)性地安裝好補(bǔ)丁以及程序。除此之外，還應(yīng)利用相關(guān)的備份系統(tǒng)，對(duì)檔案的重要信息數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝以及異地備份等，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全。其次，加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保護(hù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，可以在很大程度上避免醫(yī)院重要檔案資料的泄露。醫(yī)院檔案信息一旦被盜取，則會(huì)造成十分惡劣的社會(huì)影響，因此，相關(guān)檔案管理以及工作人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，掌握相關(guān)的安全防范，提高自身檔案管理水平。最后，檔案管理人員的安全意識(shí)對(duì)于提升醫(yī)院檔案重要數(shù)據(jù)使用的安全性十分關(guān)鍵。檔案管理人員如果能夠重視檔案信息的安全問(wèn)題，在檔案管理和使用的過(guò)程中積極采取防御措施，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的保護(hù)，則會(huì)大幅度提升檔案重要信息的安全性。具體來(lái)說(shuō)，首先需要對(duì)管理數(shù)字化檔案信息的計(jì)算機(jī)進(jìn)行物理隔離，醫(yī)院通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，需始終做到專機(jī)專用，從根本上避免外網(wǎng)混用，從而防止黑客的攻擊，保障檔案重要信息的安全性。同時(shí)，還要禁止安裝跟工作無(wú)關(guān)的軟件，比如游戲等，防止其攜帶病毒對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)帶來(lái)安全隱患。

5結(jié)論

綜上所述，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和信息技術(shù)的普及，產(chǎn)業(yè)數(shù)字化成為現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要趨勢(shì)。因此，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化是醫(yī)院檔案管理緊隨時(shí)展對(duì)自身進(jìn)行的優(yōu)化升級(jí)。各大醫(yī)院若想有效地將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用于檔案管理工作中，則需要不斷更新檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)；同時(shí)，不斷配置相關(guān)的數(shù)字化硬件以及軟件，充分開(kāi)發(fā)和利用檔案數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化，從而提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益。據(jù)此可以預(yù)見(jiàn)，通過(guò)不懈努力，在不久的將來(lái)，我國(guó)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化水準(zhǔn)將得到進(jìn)一步的提升。

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作者:鄭力嘉 單位:遼寧師范大學(xué)海華學(xué)院