導(dǎo)語：化工設(shè)計(jì)檔案電子化數(shù)字化管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：本文分析了化工設(shè)計(jì)電子文件檔案管理常見問題，總結(jié)加強(qiáng)電子文件檔案管理的措施，推行設(shè)計(jì)文件“白代藍(lán)”數(shù)字化交付管理，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，更好地為生產(chǎn)設(shè)計(jì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：化工設(shè)計(jì)；檔案電子化；設(shè)計(jì)文件數(shù)字化

0引言

化工工程設(shè)計(jì)檔案是記錄工程設(shè)計(jì)及建設(shè)過程中的重要信息的文字、圖表、照片、視頻等形式的載體，同時(shí)也記錄設(shè)計(jì)文件的質(zhì)量控制及科研創(chuàng)新的全過程。隨著辦公自動(dòng)化和信息化，化工工程設(shè)計(jì)檔案電子化已被廣泛運(yùn)用，化工工程設(shè)計(jì)文件數(shù)字化交付，使得設(shè)計(jì)、審圖、施工高效便捷[1,15]。作者通過對(duì)設(shè)計(jì)文件檔案管理現(xiàn)狀的研究分析，歸納總結(jié)常見電子文件管理難題及解決方法、思路。

1化工設(shè)計(jì)電子文件檔案管理問題

目前，大多數(shù)化工設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)文件檔案管理還是以紙質(zhì)文件為主，工程文件手簽圖紙方式保存。隨著科技發(fā)展、辦公系統(tǒng)升級(jí)更新，現(xiàn)在，各院各級(jí)工作人員都已經(jīng)逐漸意識(shí)到檔案電子化管理方便快捷，以及后期利用方面發(fā)揮的重大作用[5]。檔案電子化管理全面實(shí)行還有困難，急需解決以下幾個(gè)問題。

1.1歸檔不完整、不及時(shí)

完整的電子文件除了包括記錄工程設(shè)計(jì)真實(shí)面貌的相關(guān)電子文件，還有一些其他形式的相關(guān)文件。工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生的各類電子文件形成于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并大量通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行傳輸、修改，故廣泛分布于不同設(shè)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)硬盤上，導(dǎo)致歸檔的不完整和延遲。

1.2歸檔方式簡單過時(shí)

光盤存儲(chǔ)電子文件，目前雖然較為安全、保險(xiǎn)，但在實(shí)際工作中卻帶來諸多的不便。首先，檔案管理人員對(duì)光盤內(nèi)歸檔電子文件的數(shù)量、原始性、完整性無法進(jìn)行有效驗(yàn)證；其次，保存光盤的庫房條件要求高，需花費(fèi)大量時(shí)間、經(jīng)費(fèi)，定期對(duì)歸檔光盤進(jìn)行轉(zhuǎn)錄、翻刻等工作；再次，利用方式極為不便，須先找到光盤讀取信息，才能提供利用。如此電子文件便失去了在保管和利用上的優(yōu)勢。

1.3難以保證紙電一致

對(duì)于電子文件的原始性，目前學(xué)界將其理解為真實(shí)性，牽扯到其法律效用的問題。首先，合法化電子簽名與確認(rèn)電子文件原始性相矛盾。其次，文件產(chǎn)生的順序是先電子后紙質(zhì)，但歸檔順序往往與之相反，且設(shè)計(jì)單位根據(jù)顧客需求，往往仍以提供紙質(zhì)圖紙和文件為主，電子文件本身的準(zhǔn)確性顯得無足輕重[2]。

1.4信息化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)滯后

傳統(tǒng)的紙質(zhì)、音像檔案管理有統(tǒng)一的規(guī)定制度，但在檔案信息化過程中，不同的管理軟件形成檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)不規(guī)范等問題[9]，很難實(shí)現(xiàn)資源共享。

1.5缺少高層次檔案管理人員

驗(yàn)收整理的歸檔資料不夠全面；缺乏信息技術(shù)，不能充分做到檔案電子化；而復(fù)雜的化工工程檔案又必須真實(shí)、原始和完整。應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)的專業(yè)教育和專業(yè)技能培訓(xùn)，提高學(xué)習(xí)創(chuàng)新意識(shí)及處理復(fù)雜信息能力，同時(shí)，多引進(jìn)有能力的年輕人[8,12]。

2加強(qiáng)化工設(shè)計(jì)電子文件管理的措施

2.1加強(qiáng)檔案行政管理

適應(yīng)信息化新形勢，加強(qiáng)檔案管理法制化建設(shè)，積極推進(jìn)檔案管理部門的思維、知識(shí)、技術(shù)及管理模式的創(chuàng)新，提高服務(wù)意識(shí)，擴(kuò)大檔案利用率。設(shè)計(jì)院應(yīng)結(jié)合自身?xiàng)l件，建立健全檔案管理制度及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作。

2.2加強(qiáng)檔案法制管理

嚴(yán)格遵循國家檔案局《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，規(guī)范電子文件檔案資料的收集、歸檔等工作[3,11]。在檔案收集、歸檔中，創(chuàng)建流程管理模式，實(shí)施系統(tǒng)管理。力爭檔案管理工作與項(xiàng)目一并啟動(dòng)[6,10]。首先，CAD電子文件收集、存儲(chǔ)應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中完成，替代傳統(tǒng)刻盤歸檔存儲(chǔ)。其次，對(duì)正式出圖進(jìn)行掃描，將掃描pdf文件與原始CAD電子文件一起置于歸檔系統(tǒng)內(nèi)，在保證紙電一致性的同時(shí)，也可作為底圖電子化的積累[14]。

2.3推行設(shè)計(jì)文件數(shù)字化交付

傳統(tǒng)藍(lán)圖提交方式將逐漸被數(shù)字化審圖取代“，便捷高效、即時(shí)審查”的數(shù)字化審圖在提高施工圖審查工作效率的同時(shí)，也保證了勘察、設(shè)計(jì)、審圖質(zhì)量。數(shù)字化審圖中，各參與方主體對(duì)圖紙進(jìn)行的上傳、批注等都會(huì)在系統(tǒng)中留下痕跡，使管理部門可以隨時(shí)通過查看數(shù)據(jù)庫了解審圖情況，監(jiān)督、督促設(shè)計(jì)、審查機(jī)構(gòu)，從而提高設(shè)計(jì)院工作質(zhì)量。2014年年底，在“勘察設(shè)計(jì)技術(shù)創(chuàng)新研討會(huì)”上“，白代藍(lán)”在上海試點(diǎn)，引起了各行各業(yè)廣泛關(guān)注，這也為設(shè)計(jì)文件數(shù)字化做好了準(zhǔn)備。

2.4提高檔案人員綜合素質(zhì)

積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，化工設(shè)計(jì)檔案管理工作者不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，還需要學(xué)習(xí)化工知識(shí)、掌握電子信息的維護(hù)和管理。在電子系統(tǒng)中，檔案人員要積極參與文件的鑒定、保存、編目、提供利用和保管過程，積極提供利用是檔案管理工作的目的[4,7,13]。

3結(jié)語

綜上所述，化工設(shè)計(jì)檔案電子化建設(shè)才剛剛起步，設(shè)計(jì)文件數(shù)字化交付“白代藍(lán)”的計(jì)劃還在試點(diǎn)中，而真正實(shí)施過程中肯定還會(huì)遇到其他未知的困難，但是勢在必行。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化報(bào)建、審圖、施工、竣工驗(yàn)收、竣工圖歸檔等一體化貫通的工作將有益于設(shè)計(jì)單位加強(qiáng)設(shè)計(jì)過程質(zhì)量控制，提升設(shè)計(jì)效率，規(guī)范和精細(xì)設(shè)計(jì)過程，提供可靠完整的檔案信息。

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作者:拜亞茹 單位:新疆化工設(shè)計(jì)研究院有限公司