導(dǎo)語(yǔ)：檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在中石油的應(yīng)用一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，由于存在著使用不便、保存不易的問(wèn)題，傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料已經(jīng)被逐步摒棄。特別是對(duì)于石油企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于規(guī)模巨大，導(dǎo)致檔案資料數(shù)量極其龐雜，這就使得應(yīng)用新一代的檔案管理系統(tǒng)成為可行。本文從多方面對(duì)中石油集團(tuán)施行檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的必要性、應(yīng)用優(yōu)勢(shì)以及發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了分析，希望為同仁提供些許參考。

關(guān)鍵詞：檔案資料；龐雜；數(shù)字化管理系統(tǒng)

對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，作為企業(yè)相關(guān)科研技術(shù)與生產(chǎn)日常活動(dòng)最真實(shí)的記錄，企業(yè)檔案在企業(yè)中發(fā)揮著極其重要的作用，是企業(yè)的基礎(chǔ)性工作，也是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。企業(yè)檔案管理的情況，將會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生不可言喻的作用。在我國(guó)發(fā)展的早期，大部分企業(yè)的檔案都是采用紙質(zhì)資料保存的形式，然而時(shí)至今日，隨著社會(huì)的發(fā)展，紙質(zhì)材料保存的模式由于存在著使用不便的問(wèn)題已經(jīng)被逐步摒棄。特別是對(duì)于石油企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于企業(yè)規(guī)模巨大，導(dǎo)致檔案資料數(shù)量極其龐雜，這就使得新一代的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。

一、中石油檔案管理系統(tǒng)實(shí)施的必要性

（一）檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可以有效地保護(hù)檔案原件。上文中我們已經(jīng)說(shuō)到，作為企業(yè)最珍貴的無(wú)形資產(chǎn)，企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)當(dāng)中的依據(jù)。它記錄著企業(yè)在發(fā)展的數(shù)年之中，科研管理，日常生產(chǎn)的所有過(guò)程。然而隨著時(shí)年日久，檔案的保管，由于受到材料、保管條件等多方面因素的影響，檔案室當(dāng)中的很多歷史性資料已經(jīng)出現(xiàn)了破損、字跡模糊等現(xiàn)象，這就令檔案在今后的有效保存產(chǎn)生了疑問(wèn)。因此采用數(shù)字化的管理系統(tǒng)是保護(hù)檔案原件的有效保障。（二）檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)也是現(xiàn)階段建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的迫切需求。隨著近年來(lái)科技的發(fā)展，中石油集團(tuán)公司對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收規(guī)定，也在與時(shí)俱進(jìn)當(dāng)中。在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定中明確提出一條就是項(xiàng)目檔案如果沒(méi)有電子版，那么驗(yàn)收不予通過(guò)。由于中石油集團(tuán)名下的子公司過(guò)多，而很多子公司往往缺乏檔案管理系統(tǒng)，又或者是檔案管理系統(tǒng)名存實(shí)亡，這就使得前期很長(zhǎng)一段時(shí)間很多基礎(chǔ)項(xiàng)目驗(yàn)收的時(shí)候存在著無(wú)電子檔案這一問(wèn)題。因此實(shí)施檔案體系數(shù)字化建設(shè)是后期項(xiàng)目驗(yàn)收的必備條件。

二、中石油集團(tuán)應(yīng)用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)分析

由于中石油集團(tuán)名下子公司眾多，涉及的項(xiàng)目也是種類(lèi)繁多，因此實(shí)施檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以有效地解決歷史殘留問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)文檔采集、文檔管理等功能的集合。就現(xiàn)階段來(lái)說(shuō)，在中石油集團(tuán)應(yīng)用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)有如下幾個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)。（一）有效節(jié)約人力成本開(kāi)支。早期的時(shí)候，中石油的檔案管理部門(mén)只要出現(xiàn)一點(diǎn)變動(dòng)或者差錯(cuò)，其后期的維護(hù)整理工作將會(huì)特別煩瑣，往往需要涉及大量的人力物力。例如在中石油的企業(yè)部門(mén)之間往往經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)頻繁的人員變動(dòng)，只要一出現(xiàn)這種調(diào)動(dòng)工作，就需要檔案管理部門(mén)的工作人員手動(dòng)尋找檔案信息并進(jìn)行修改，最后再重新歸檔。雖然檔案工作當(dāng)中會(huì)進(jìn)行編號(hào)，但是人工尋找的時(shí)候，仍然非常煩瑣，涉及大量的工作。同時(shí)早期的檔案管理工作會(huì)涉及大量的紙張資料，不但容易破損廢棄，而且也是可見(jiàn)的資源浪費(fèi)。借助于現(xiàn)代化的數(shù)字管理系統(tǒng)，就會(huì)使得這些工作人員從原來(lái)的煩瑣工作當(dāng)中徹底解脫出來(lái)，大大節(jié)約了人力物力與經(jīng)濟(jì)成本。（二）有助于提高工作效率。中石油企業(yè)內(nèi)部各種信息種類(lèi)繁雜，不論是入庫(kù)還是出庫(kù)，其檔案管理的效率都非常的低下。例如檔案入庫(kù)時(shí)，必須要人工進(jìn)行封卷拆卷，耗費(fèi)極大的時(shí)間精力，需要很長(zhǎng)的時(shí)間。借助于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，就可以使得再進(jìn)行信息查找、歸檔或是入庫(kù)等工作時(shí)，只需要將各部門(mén)信息及時(shí)錄入或者調(diào)出，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將相關(guān)信息發(fā)送給部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或管理者，就可以及時(shí)查閱到所需要的員工信息，或是收支情況等內(nèi)容，非常便捷快速，它的應(yīng)用將會(huì)極大提高檔案工作效率。（三）有利于提高資料的安全性?，F(xiàn)在的數(shù)字化管理體系往往更加注重保密性，它不再像以前的傳統(tǒng)檔案文件一樣，個(gè)人所有信息全部裝封在一個(gè)檔案盒當(dāng)中，一旦有人調(diào)去那么個(gè)人所有的信息檔案資料將會(huì)暴露無(wú)遺。同時(shí)如果涉及企業(yè)部門(mén)的收入支出等問(wèn)題，一旦調(diào)取，同樣也會(huì)一覽無(wú)遺。數(shù)字化的管理體系將會(huì)針對(duì)使用者的個(gè)人權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，在調(diào)用文件的時(shí)候，只能夠調(diào)取到個(gè)人所需要的一部分資料，其余都不可見(jiàn)。通過(guò)這種方式可以對(duì)中石油內(nèi)部檔案資料的安全性最大程度地進(jìn)行保護(hù)。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)發(fā)展趨勢(shì)

現(xiàn)在世界經(jīng)濟(jì)已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作也概莫能外。隨著技術(shù)的發(fā)展，中石油未來(lái)的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的方向，朝著信息決策與跟蹤方向發(fā)展。如果能夠?qū)n案工作利用好，將會(huì)為未來(lái)的工作提供更為便捷有效的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息。在未來(lái)的發(fā)展中，筆者認(rèn)為，可以通過(guò)聯(lián)合技術(shù)型公司，有效整合歷史的數(shù)據(jù)資料，繼而分析未來(lái)的生產(chǎn)工藝技術(shù)改進(jìn)方向，提出故障解決與維護(hù)措施，進(jìn)一步幫助管理者走出決策的誤區(qū)，使得未來(lái)中石油的發(fā)展決策，能夠更加向著科學(xué)性的方向發(fā)展。通過(guò)建立統(tǒng)一的歷史數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保障數(shù)據(jù)的跟蹤與推送服務(wù)，進(jìn)一步規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)信息。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科技的進(jìn)步帶來(lái)了檔案工作的更新。中石油集團(tuán)作為一個(gè)龐大的機(jī)構(gòu)組織，必須要與時(shí)俱進(jìn)，在發(fā)展中謀求新的檔案管理工作的出路。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在中石油這種大型公司當(dāng)中，具有不可逆轉(zhuǎn)、大勢(shì)所趨的優(yōu)勢(shì)，在未來(lái)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下可以有效幫助中石油企業(yè)走出一個(gè)現(xiàn)代化、產(chǎn)業(yè)化的新型道路。

參考文獻(xiàn)

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［2］朱喬芙.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)研究［J］.信息記錄材料,2018（4）.

作者:陳曉晨 單位:中國(guó)石油天然氣股份有限公司黑龍江物資銷(xiāo)售分公司