導(dǎo)語：工程設(shè)計檔案數(shù)字化管理分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的今天，如果要提高工程設(shè)計檔案管理的效率，就應(yīng)該把檔案管理數(shù)字化作為重點，通過各項檔案管理工作的有效銜接，滿足行業(yè)的持續(xù)發(fā)展需求。但是，在目前工程設(shè)計檔案管理中，存在著數(shù)字化電子文件缺少法律憑證以及數(shù)字化檔案設(shè)計不合理的問題，這會對工程設(shè)計檔案管理的質(zhì)量帶來不利影響。因此，要通過數(shù)字化技術(shù)，并結(jié)合《重點工程項目檔案資料管理辦法》及相關(guān)法律法規(guī)，把工程設(shè)計作為核心，通過構(gòu)建檔案數(shù)字化管理方案，來進一步提高檔案管理的效率，以促進工程產(chǎn)業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

1工程設(shè)計檔案數(shù)字化建設(shè)的目的

在工程設(shè)計檔案中，通過檔案數(shù)字化建設(shè)方案，可以將紙質(zhì)檔案改變?yōu)殡娮訖n案。一般認為，檔案數(shù)字化建設(shè)目的如下：第一，最大限度地減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量，以便于及時解決以往檔案管理中存在的問題。第二，在檔案數(shù)字化管理中，通過利用電子文件，可以提高工程資料的獲取率和利用效率，實現(xiàn)各項參數(shù)的動態(tài)化展示。第四，優(yōu)化檔案管理的工作流程，最大限度地實現(xiàn)工程設(shè)計檔案資源的信息共享。第五，保證歸檔電子文件的完整性、有效性，實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件保持一樣。

2工程設(shè)計檔案數(shù)字化管理中的若干問題

根據(jù)工程設(shè)計項目的特點，我們對工程設(shè)計檔案數(shù)字化管理工作進行分析，認為數(shù)字化檔案管理中有下列問題：第一，電子文件信息無法共享。工程設(shè)計項目的特點，決定了在其檔案數(shù)字化管理中存在著信息無法共享及利用的問題。第二，電子檔案歸檔不及時。根據(jù)工程設(shè)計項目的特點可以分析得出，在電子檔案設(shè)計中存在著缺少過程控制的問題，這導(dǎo)致檔案資源相對分散，在一定程度上降低了電子檔案的處理效率。第三，電子文檔缺少精確性。在以往的檔案管理過程中，對于存在錯誤的圖紙，工程設(shè)計檔案人員要進行刮改，但是，由于在檔案數(shù)字化管理過程中不能實現(xiàn)其與紙質(zhì)文件進行同步修改，這樣就會導(dǎo)致紙質(zhì)文件與電子文件不一致，也就不會達到對檔案進行收集及管理的目的。第四，電子文件缺少規(guī)范性。通過對工程設(shè)計檔案管理工作進行分析，可知在檔案數(shù)字化管理中沒有遵守統(tǒng)一的制圖規(guī)范，一些項目設(shè)計者會濫用字體、打印樣式等，這樣就會導(dǎo)致檔案資源或多或少地存在著模型空間不合理、保存布局不規(guī)范等問題，這就在一定程度上降低了檔案數(shù)字化管理的整體質(zhì)量。第五，電子文件法的法律性不足。在工程設(shè)計項目中，通過數(shù)字化檔案，雖然可以提高檔案管理的效率，但是在很多情況下因為收集的電子文件無簽名，這樣就會使其缺乏法律性。

3優(yōu)化工程設(shè)計檔案數(shù)字化管理的策略

3.1制訂和完善工程設(shè)計檔案數(shù)字化相關(guān)規(guī)范。根據(jù)工程設(shè)計項目的特點，可知在檔案數(shù)字化管理過程中，需要加強工程設(shè)計項目檔案數(shù)字化管理的風(fēng)險防范機制，通過相關(guān)規(guī)范的制訂，為工程設(shè)計檔案的數(shù)字化管理提供相關(guān)支持。應(yīng)該做到以下幾點：第一，在工程設(shè)計檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)該建立文件信息化的管理機制，通過對文件項目的整合以及信息化方案的制定，使檔案數(shù)字化的管理秩序得以規(guī)范，為數(shù)字化檔案工作提供相應(yīng)支持。第二，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，重點工程項目檔案工作應(yīng)納入項目建設(shè)管理程序中，與項目建設(shè)實行同步管理，工程項目部資料室根據(jù)項目建設(shè)網(wǎng)絡(luò)計劃負責(zé)收集、整理、組卷各階段工程項目的檔案資料，建立項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制。所以，在工程設(shè)計檔案管理中，為了實現(xiàn)數(shù)字化項目的落實，應(yīng)該將檔案數(shù)字化作為重點，通過行業(yè)規(guī)范的落實，建立相關(guān)機制，為檔案的數(shù)字化管理提供參考。第三，在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)該構(gòu)建完善的制度體系，通過規(guī)范相關(guān)檔案工程流程以及制度等，拓寬工程項目產(chǎn)業(yè)的服務(wù)渠道，強調(diào)綜合檔案整理的價值，為行業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供參考。3.2落實工程設(shè)計檔案數(shù)字化實施方案。在工程設(shè)計中，對檔案進行數(shù)字化管理非常重要。一般認為，在落實檔案數(shù)字化實施方案中需要做到以下幾點：第一，對于工程設(shè)計文件需要及時進行收集及歸檔處理，并按照工程項目的特點，制訂文件歸檔的相關(guān)規(guī)范，要求數(shù)字化檔案管理者按照規(guī)范進行，提取圖紙屬性，并設(shè)定條形碼識別文件，保證電子文件與紙質(zhì)文件保持一致，實現(xiàn)文件的準確性、完整性，而且需要避免檔案出現(xiàn)漏洞問題。第二，在工程設(shè)計檔案管理過程中，應(yīng)該對已有的檔案庫的紙質(zhì)檔案進行掃描，并形成數(shù)字化的檔案資源。掃描后的檔案具有真實性、原始性、不易修改性，所以在對工程設(shè)計歷史檔案進行數(shù)字化掃描的過程中，需要按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作標準及要求》進行，實現(xiàn)對檔案進行數(shù)字化管理的目的。第三，在數(shù)字化檔案管理中，應(yīng)該按照檔案收集流程進行收集，把相關(guān)電子文件、紙質(zhì)文檔、電子文檔等進行歸檔，避免出現(xiàn)檔案信息丟失問題。3.3把工程設(shè)計檔案進行數(shù)字化文件備份。首先，要對工程設(shè)計檔案數(shù)字化管理方案進行分析，將文件備份處理作為核心，通過數(shù)字化電子文件的形成、管理以及利用等，將檔案資源在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行整合，避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破壞以及污化現(xiàn)象，提高電子檔案規(guī)范管理的效率，來保證各項數(shù)據(jù)整合以及資源統(tǒng)計的有效性。舉例來說，在對工程設(shè)計檔案進行數(shù)字化整合過程中，應(yīng)該設(shè)定內(nèi)網(wǎng)及外網(wǎng)，按照保管檔案的相關(guān)規(guī)范設(shè)立網(wǎng)絡(luò)安全平臺，并設(shè)置網(wǎng)絡(luò)資源安全保護機制，通過對檔案資源的保護以及對其使用狀況進行監(jiān)督等，提高檔案數(shù)字化管理的效率。其次，工程設(shè)計檔案數(shù)字化管理人員應(yīng)該清醒地認識到簡單地對檔案進行備份存儲并不是絕對安全的，所以檔案管理者需要結(jié)合工程設(shè)計檔案的特點，設(shè)定檔案保存及管理方案。一般情況下，在對檔案進行數(shù)字化備份中應(yīng)該做到以下幾點：第一，在對檔案進行備份時，可以利用光盤以及磁帶等介質(zhì)進行存儲，并根據(jù)不同的存儲載體特點，規(guī)范檔案備份管理，最大限度地體現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的價值；第二，在對檔案進行數(shù)字化過程中，應(yīng)最大程度保證檔案信息數(shù)據(jù)資源的原始性；第三，設(shè)置多種存儲載體的備份方案，以提高數(shù)字化檔案資源管理的安全性。3.4加強檔案數(shù)字化管理的安全監(jiān)督機制。根據(jù)工程設(shè)計檔案數(shù)字化管理的特點，設(shè)立相應(yīng)的安全監(jiān)督機制，保證檔案管理工作的安全性。在一般情況下，在工程設(shè)計檔案數(shù)字化安全監(jiān)督過程中應(yīng)該做到以下幾點：首先，要建立電子文件遠程服務(wù)監(jiān)督體系，通過對集中性資源的處理以及對檔案進行數(shù)字化，進一步提高工程設(shè)計檔案的管理效率。其次，統(tǒng)一管理數(shù)字化檔案。工程設(shè)計項目單位需要改變以往紙質(zhì)檔案管理的辦法，通過數(shù)字化檔案管理體系的構(gòu)建，對電子文件檔案的正文、圖表以及附件等進行標準化格式管理，并進一步提高檔案管理人員的素養(yǎng)，為檔案數(shù)字化的項目整合提供支持。最后，為了提高工程設(shè)計檔案數(shù)字化的安全性，相關(guān)檔案管理者要根據(jù)數(shù)字化檔案資源項目的管理特點，對數(shù)字化檔案內(nèi)容進行拷貝、復(fù)制以及審批等，以保證檔案數(shù)據(jù)資源的完整性。例如，在《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》中，對參建單位項目文件管理職責(zé)進行界定，要求：編制項目文件控制體系相關(guān)文件，報建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)審查。按合同或協(xié)議約定負責(zé)所承擔(dān)工程或任務(wù)文件的收集、整理和歸檔工作。

總之，在對工程設(shè)計檔案進行數(shù)字化管理的過程中，需要將構(gòu)建數(shù)字化檔案規(guī)范作為重中之重。也就是說，通過數(shù)字化檔案規(guī)范的設(shè)定，落實具體的數(shù)字化檔案管理流程，以更好地提高數(shù)字化檔案管理的規(guī)范性，以為工程設(shè)計檔案進行數(shù)字化管理提供一定的支持。對于相關(guān)的檔案管理者來說，需要做的就是：及時掌握數(shù)字化檔案管理中存在的問題，構(gòu)建數(shù)字化檔案規(guī)范，設(shè)定一定的檔案流程，對檔案進行集中管理等；進一步提高對檔案管理的綜合素養(yǎng)，進一步提高數(shù)字化檔案管理的效率，為工程設(shè)計檔案工作規(guī)范的制定以及檔案數(shù)字化提供參考。

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作者:陳曉勿 單位:廣東省建筑設(shè)計研究院助理館