導(dǎo)語(yǔ)：學(xué)校檔案數(shù)字化管理研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)，信息化技術(shù)的不斷創(chuàng)新，學(xué)校檔案數(shù)字化發(fā)展得到了質(zhì)的飛躍。數(shù)字化建設(shè)作為現(xiàn)代學(xué)校檔案信息資料管理過(guò)程的重中之重，是一項(xiàng)不可或缺的關(guān)鍵內(nèi)容，學(xué)校通過(guò)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠全面提升檔案管理工作的科學(xué)準(zhǔn)確性、時(shí)效性以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性，最大程度發(fā)揮出檔案信息的作用，推動(dòng)學(xué)校建設(shè)穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。因此，現(xiàn)代學(xué)校管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變自身管理工作理念，正確認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性，通過(guò)將數(shù)字化與檔案管理有機(jī)結(jié)合在一起，有效提升檔案綜合管理水平，保障學(xué)校紙質(zhì)檔案的安全性。本文將進(jìn)一步對(duì)學(xué)校檔案數(shù)字化展開(kāi)分析與探討。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案；數(shù)字化；管理

當(dāng)前是一個(gè)信息化技術(shù)時(shí)代，學(xué)校檔案建設(shè)管理工作發(fā)展要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代前進(jìn)的腳步。學(xué)校檔案管理部門(mén)要努力實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)目標(biāo)，基于檔案數(shù)字化能夠有效實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)檔案信息資源的傳遞共享，幫助管理人員提高檔案管理質(zhì)量和效率，方便用戶降低檔案信息檢索難度，從而高效獲取利用檔案信息資源。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比較，數(shù)字化管理模式更加符合學(xué)校教育發(fā)展要求，檔案數(shù)字化建設(shè)直接關(guān)系到學(xué)校檔案管理水平，同時(shí)也會(huì)影響到學(xué)校未來(lái)教育發(fā)展水平，能夠保障各項(xiàng)工作順利地開(kāi)展。

一、學(xué)校檔案數(shù)字化的重要意義

學(xué)校檔案數(shù)字化實(shí)質(zhì)是指管理人員通過(guò)利用電子掃描、計(jì)算機(jī)錄入以及電子數(shù)據(jù)整理等不同形式，將學(xué)校檔案信息資料有效轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)設(shè)備能夠科學(xué)準(zhǔn)確識(shí)別處理的數(shù)字形式，然后將紙質(zhì)檔案信息資料以數(shù)字形式安全存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，方便人們的檢索查詢利用。當(dāng)前，學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)管理內(nèi)容主要分為三個(gè)部分：第一部分是檔案目錄數(shù)字化，學(xué)校檔案管理人員要有效利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)構(gòu)建出完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、完成對(duì)檔案文件及目錄的計(jì)算機(jī)管理；第二部分是檔案內(nèi)容數(shù)字化，檔案管理人員通過(guò)采用電子掃描等方式將紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式，并建立起檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)；第三部分是視頻、錄音以及圖片檔案數(shù)字化管理，檔案管理人員要積極構(gòu)建出多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將相關(guān)檔案資料安全存儲(chǔ)在該數(shù)據(jù)中。學(xué)校加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義主要體現(xiàn)在以下幾方面內(nèi)容。（一）滿足學(xué)校安全存儲(chǔ)要求。學(xué)校紙質(zhì)檔案管理往往對(duì)于檔案室環(huán)境建設(shè)要求較高，倘若檔案儲(chǔ)存室中的環(huán)境溫度與濕度存在異常情況，將會(huì)影響到紙質(zhì)檔案的正常壽命，造成檔案資料的破壞并難以進(jìn)行復(fù)原，這對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)無(wú)疑是一種損失。因此，現(xiàn)代學(xué)校通過(guò)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，不僅能夠充分保障各校檔案信息資料的使用次數(shù)和使用壽命，還可以有效防止紙質(zhì)檔案原稿在反復(fù)借閱使用后產(chǎn)生損壞無(wú)法復(fù)原的情況。學(xué)校實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案資料的數(shù)字化管理目標(biāo)，能夠最大限度滿足學(xué)校對(duì)于紙質(zhì)檔案的安全存儲(chǔ)要求，不用擔(dān)心數(shù)字化檔案會(huì)受到外界環(huán)境因素的影響遭到破壞，解決了歷史紙質(zhì)檔案因紙質(zhì)脆化變質(zhì)、蟲(chóng)蛀等難以保護(hù)的問(wèn)題。（二）提高檔案利用效率。在傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理模式下，檔案查詢借閱者需要通過(guò)依靠人工檢索方式去獲取對(duì)應(yīng)的檔案資源，這個(gè)過(guò)程需要消耗一定的時(shí)間。針對(duì)于此，學(xué)校通過(guò)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式保持在計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)中，這樣一來(lái)用戶就可以直接使用計(jì)算機(jī)去高效檢索查詢需求檔案信息，方便自身快速找到對(duì)應(yīng)的檔案資料，并將檔案資料進(jìn)行復(fù)印。學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理目標(biāo)能夠最大程度提升檔案利用效率，有效拓寬原始檔案的利用范圍，讓更多人發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值作用，推動(dòng)學(xué)校教育建設(shè)和諧穩(wěn)定的發(fā)展。（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案的價(jià)值發(fā)揮需要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料信息的共享目標(biāo)，傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法有效滿足學(xué)校多人同時(shí)借閱使用檔案信息資源，這樣無(wú)疑會(huì)耽誤到人們的檔案信息利用工作，不利于檔案信息的共享傳遞交流。因此，學(xué)校必須通過(guò)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案紙質(zhì)文件、網(wǎng)絡(luò)信息、電子文件向配套的歸檔模式，有效構(gòu)建出網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息資源庫(kù)，將不同檔案信息資源優(yōu)化整理分類后存放在指定數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣一來(lái)，不同用戶就可以在同一時(shí)間上網(wǎng)查詢共享利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)學(xué)校各部門(mén)檔案信息資源的科學(xué)共享目標(biāo)。

二、學(xué)校檔案數(shù)字化管理方法思考

（一）電子掃描優(yōu)化處理。與市場(chǎng)企業(yè)檔案管理內(nèi)容不同，學(xué)校紙質(zhì)檔案管理需要及時(shí)做到優(yōu)化整理歸類工作，這樣才能夠方便用戶的查詢使用。學(xué)校紙質(zhì)檔案資料的載體是存在一定差異性的，但是數(shù)字化處理方式卻無(wú)太大區(qū)別。學(xué)校檔案管理人員在面對(duì)學(xué)籍信息表、畢業(yè)證存根等以紙質(zhì)作為核心載體的檔案信息資料管理時(shí)，可以通過(guò)利用電子掃描方式進(jìn)行數(shù)字化處理。由于學(xué)校紙質(zhì)檔案規(guī)格是多種多樣的，管理人員在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)要合理選擇相對(duì)應(yīng)的電子掃描設(shè)備，比如對(duì)于規(guī)格較大的紙質(zhì)檔案工作人員可以優(yōu)先采用大型數(shù)碼平臺(tái)展開(kāi)直接掃描保存工作。當(dāng)學(xué)校紙質(zhì)檔案對(duì)色彩數(shù)字化處理存在一定要求時(shí)，工作人員則需要選擇使用具備彩色模式的掃描設(shè)備，而如果是對(duì)存在污損紙張檔案資料進(jìn)行掃描時(shí)則需要利用到去污模式。如果是對(duì)于一些非紙質(zhì)實(shí)體檔案資料，檔案管理人員則可以利用拍攝手段完成對(duì)非紙質(zhì)化檔案資源的數(shù)字化處理，根據(jù)檔案實(shí)際特征合理選擇最佳拍攝掃描。（二）數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。學(xué)校在黨建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)過(guò)程中，首先要保障數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全穩(wěn)定性。學(xué)校檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)內(nèi)容主要可以分為兩部分：一部分是檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，一部分是內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)。學(xué)校管理人員可以通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)有效搭建起能夠突出本校文化特色的校園網(wǎng)站，并在校園網(wǎng)站中優(yōu)化設(shè)計(jì)出檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)，當(dāng)用戶成功登錄該網(wǎng)站就可以進(jìn)行需求檔案資源的檢索查詢使用，檢索信息主要涵蓋了文字、圖像、視頻等。檔案管理人員要及時(shí)上傳各項(xiàng)檔案信息資源，優(yōu)化組織上網(wǎng)信息數(shù)據(jù)，賦予檔案信息網(wǎng)絡(luò)更多的服務(wù)功能，為用戶有效提供自定義、跨門(mén)類的檢索，這樣才有利于提高網(wǎng)絡(luò)檔案信息的檢索效率，方便用戶高效利用學(xué)校檔案信息資源。（三）建立專業(yè)完善檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍。在教育發(fā)展新形勢(shì)下，現(xiàn)代學(xué)校要高度重視檔案數(shù)字化建設(shè)工作，針對(duì)該項(xiàng)工作學(xué)校要專門(mén)組建起高能力、高素質(zhì)的數(shù)字化管理人才隊(duì)伍。檔案數(shù)字化管理人員不僅要熟練掌握運(yùn)用各項(xiàng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還必須具備良好的檔案理論知識(shí)和管理技術(shù)水平，能夠履行好自身的職責(zé)，為廣大用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)字化管理服務(wù)。學(xué)校檔案管理部門(mén)要定期組織檔案管理人員參與專業(yè)化培訓(xùn)教育工作，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，全面掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能，接觸了解到最新檔案數(shù)字化方法，并將數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容與學(xué)校檔案管理工作融合在一起，全面提升學(xué)校檔案管理水平。學(xué)校還可以通過(guò)邀請(qǐng)社會(huì)檔案管理研究專家學(xué)者到校進(jìn)行座談交流，分享最新檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)，幫助檔案管理人員提高數(shù)字化管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)規(guī)范化管理目標(biāo)。（四）加大對(duì)檔案數(shù)字化的成本投入。在信息化技術(shù)發(fā)展背景下，學(xué)校要根據(jù)自身辦學(xué)條件和教育發(fā)展水平，適當(dāng)加大對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作的成本投入工作，積極完善檔案數(shù)字化管理工作環(huán)境，培養(yǎng)更多的檔案數(shù)字化優(yōu)秀管理人才。首先，學(xué)校要針對(duì)檔案管理人員制定出一定的激勵(lì)政策，將員工數(shù)字化管理工作表現(xiàn)納入績(jī)效考核體系中，促使員工能夠積極主動(dòng)學(xué)習(xí)數(shù)字化管理技術(shù)和方法，將先進(jìn)管理理念帶入實(shí)踐管理工作中，為廣大用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案管理服務(wù)工作。然后，學(xué)校要安排專業(yè)人員深入市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)研分析工作，充分掌握用戶對(duì)于數(shù)字化檔案管理服務(wù)的相關(guān)需求，從而有針對(duì)性地引進(jìn)完善檔案數(shù)字化軟硬件資源，強(qiáng)化學(xué)校內(nèi)部檔案數(shù)字化管理環(huán)境建設(shè)工作，促使工作人員能夠依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開(kāi)展檔案服務(wù)活動(dòng)，提高學(xué)校檔案交互能力，并更加高效利用檔案。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是現(xiàn)代學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，其工作質(zhì)量高低直接關(guān)系到能否促進(jìn)各項(xiàng)教學(xué)研活動(dòng)的順利開(kāi)展。因此，學(xué)校要注重推動(dòng)內(nèi)部檔案的數(shù)字化管理建設(shè)，結(jié)合自身檔案管理建設(shè)發(fā)展情況，科學(xué)引進(jìn)利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，構(gòu)建出完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將不同類型檔案內(nèi)容以數(shù)字化形式安全儲(chǔ)存在系統(tǒng)庫(kù)中，方便用戶的上網(wǎng)檢索查詢利用，最大程度發(fā)揮出學(xué)校檔案資源的價(jià)值作用。

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作者:胡純輝 單位:廣西南寧市第三中學(xué)