導(dǎo)語：授權(quán)房產(chǎn)物業(yè)公司修繕風(fēng)險控制點(diǎn)一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

綜合性集團(tuán)的業(yè)務(wù)跨度較大，且各個單位的性質(zhì)、規(guī)模、經(jīng)營范圍和業(yè)務(wù)特點(diǎn)千差萬別，《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中關(guān)于業(yè)務(wù)層面的控制內(nèi)容不可能涵蓋一些行業(yè)性較強(qiáng)的企業(yè)，故針對這類企業(yè)，其內(nèi)部控制制度的有效性有賴于企業(yè)內(nèi)部熟悉控制環(huán)境的人員自己編制探索。本文所介紹的針對授權(quán)房產(chǎn)物業(yè)公司修繕工程的業(yè)務(wù)流程是筆者根據(jù)其在集團(tuán)性公司所積累的審計經(jīng)驗，有針對性的為防范各種弊端所制定的部分業(yè)務(wù)控制流程，由于篇幅所限，故主要針對部分關(guān)鍵控制點(diǎn)的管理進(jìn)行相關(guān)分析。

一、授權(quán)房產(chǎn)的修繕管理

授權(quán)房產(chǎn)指的是上海市住房保障和房屋管理局授權(quán)各區(qū)房產(chǎn)集團(tuán)管理經(jīng)營的公房資產(chǎn)。此類物業(yè)公司管理的居住類房屋有兩類，一類就是日益由于買下產(chǎn)權(quán)而減少的授權(quán)房產(chǎn)，亦叫公房；另一類就是所謂買下產(chǎn)權(quán)的售后公房，亦叫私房。在此類物業(yè)公司發(fā)生修繕業(yè)務(wù)，其資金來源分兩塊，一是公房繳納的租金部分，用于公房的維修；另一種就是針對不同的修繕部位，運(yùn)用三項維修資金，維修資金來源于買下產(chǎn)權(quán)時的部分資金，它分為維修資金、電梯水泵資金、街坊養(yǎng)護(hù)資金。房屋的承重結(jié)構(gòu)、公共部位、公共設(shè)備的修繕、更新，在維修資金中按各業(yè)主的房屋面積分?jǐn)偭兄В桓邔与娞菟么笮蘩?、更新，在電梯水泵資金中列支；公共設(shè)施(道路、照明路燈、綠化)的修繕、更新在街坊養(yǎng)護(hù)資金中列支。

二、授權(quán)房產(chǎn)修繕工程的業(yè)務(wù)流程(適用于投資額在30萬元以下的工程)

立項→訂立合同→施工監(jiān)控→驗收階段→委托審計或內(nèi)部審計→分?jǐn)偱c結(jié)算→支付工程款流程→財務(wù)控制→歸檔→評價

三、業(yè)務(wù)流程的控制

1、立項業(yè)務(wù)流程控制

立項業(yè)務(wù)的流程如下：首先由業(yè)委會、小區(qū)經(jīng)理提出立項建議，然后將立項建議上報集團(tuán)（附維修資金狀況表，本次工程分?jǐn)偤缶S修資金情況說明）。立項建議待集團(tuán)批復(fù)后需取得2/3居民征詢通過，并經(jīng)過業(yè)委會確認(rèn)，然后物業(yè)公司需根據(jù)立項建議編制工程預(yù)算，并將其上報集團(tuán)物業(yè)部門批復(fù)，最后經(jīng)集團(tuán)審計監(jiān)察室復(fù)核后正式立項。立項的具體規(guī)定：（1）動用房屋維修資金的項目，要做好立項前的征詢工作，維修資金按幢、門牌分?jǐn)偟?，?yīng)取得2/3以上涉及業(yè)主（指涉及分?jǐn)偩S修資金的對象）簽字認(rèn)可，并取得業(yè)主委員會簽字、蓋章確認(rèn)，而且還需將相應(yīng)征詢單存檔備查。小區(qū)經(jīng)理對征詢單的真實性負(fù)責(zé)，物業(yè)公司修繕部對征詢單的真實性回訪復(fù)核。（2）動用街坊資金的項目，應(yīng)取得2/3以上涉及業(yè)主簽字認(rèn)可，相應(yīng)征詢單存檔備查，并取得業(yè)主委員會簽字、蓋章確認(rèn)，才能按實立項。（3）動用電梯、水泵大修資金的項目，應(yīng)取得2/3以上涉及業(yè)主簽字認(rèn)可，并取得業(yè)主委員會簽字、蓋章確認(rèn),相應(yīng)征詢單存檔備查，才能按實立項。業(yè)主大會《管理規(guī)約》對于立項有約定的，按照《管理規(guī)約》執(zhí)行?！豆芾硪?guī)約》必須合法（經(jīng)業(yè)主2/3通過，并進(jìn)行公告）。（4）杜絕跨年度立項，如有特殊情況，需上報集團(tuán)采取結(jié)轉(zhuǎn)審批。當(dāng)年立項工作已結(jié)束，如有新增項目，須上報集團(tuán)審批，審批后方能施工（搶險工程除外）。搶修工程可先施工并于當(dāng)月上報集團(tuán)審批。根據(jù)集團(tuán)的批復(fù)在當(dāng)年的中大修立項中給予追補(bǔ)立項。搶修工程，可以根據(jù)滬房地資物（2008）389號文第四條以及《上海市住宅物業(yè)管理規(guī)定》第37條進(jìn)行操作。綠化工程在立項前須經(jīng)集團(tuán)業(yè)務(wù)部門現(xiàn)場察看后，才能立項。（5）動用維修資金原始本金（分別按房屋維修資金與街坊維修資金）的項目，除搶修工程外（急難愁項目），原則上控制立項。低于80％的原始本金的原則上不予立項。高于80％-100％之間的原始本金(分別按房屋維修資金與街坊維修資金)采用控制立項，經(jīng)計算在動用本次工程款后，本金不低于80％的范圍內(nèi)，并須在2/3業(yè)主征詢時如實告知業(yè)主，本次維修要動用本金，以及動用的業(yè)委會本金已經(jīng)達(dá)到的百分比，2/3業(yè)主征詢通過后，準(zhǔn)予立項。任何項目單位平方米造價達(dá)到20元時，征詢時應(yīng)及時向居民公布原始本金以及本次使用后的剩余資金情況。（6）業(yè)委會的資金賬無法體現(xiàn)最近數(shù)據(jù)的項目，不予立項。（7）項目征詢的結(jié)果，物業(yè)公司應(yīng)及時公示：其中涉及房屋維修資金項目在門洞中公示，涉及街坊資金在小區(qū)公示欄中公示。（8）街道補(bǔ)貼出資項目的立項。物業(yè)公司配合立項的，應(yīng)首先驗看維修資金（包括街坊資金）原始本金的狀況，上報集團(tuán)批復(fù)，在取得2/3以上涉及業(yè)主簽字認(rèn)可后，再報集團(tuán)批準(zhǔn)立項。待到立項后，應(yīng)與街道簽訂協(xié)議，并取得街道已經(jīng)立項的依據(jù)。另外，街道的補(bǔ)貼款可以作為施工的首付款。（9）擬立項項目中公房份額占到幢、門牌2/3以上的，產(chǎn)權(quán)代表人是集團(tuán)的，應(yīng)由集團(tuán)立項審核部門到現(xiàn)場察看，嚴(yán)格控制立項。（10）不符合上述條件而擅自動工的，不予立項，由法人代表承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。如果已經(jīng)開工，包括未能收到的資金，公房款項都應(yīng)全部計入企業(yè)成本。

2、施工合同的訂立與流程

（1）合同的份數(shù)物業(yè)公司修繕部應(yīng)根據(jù)業(yè)委會以及集團(tuán)的授權(quán)與有相應(yīng)資質(zhì)的施工單經(jīng)過公開招投標(biāo)后，與中標(biāo)單位簽訂有關(guān)合同，合同一式六份（財務(wù)部、檔案各一份，修繕部二份，乙方兩份），其中正本二份，甲方正本交辦公室（由辦公室貼印花稅）歸檔。（2）合同的內(nèi)容一個項目只能與一個施工單位簽訂一份合同，一個項目不得進(jìn)行不同單位施工段的劃分。物業(yè)公司收取管理費(fèi)的，應(yīng)當(dāng)在補(bǔ)充協(xié)議中明確約定。物業(yè)公司應(yīng)在合同中約定好主要材料的品牌以及規(guī)格（按照集團(tuán)規(guī)定的主材品牌,如pvc用亞通、襯塑鋼管用沙家浜等），并約定違約責(zé)任。（3）合同的使用年底由修繕部門與財務(wù)部門按施工單位分別匯總裝訂合同，匯總的合同要與檔案匯總一致，有收取管理費(fèi)補(bǔ)充協(xié)議的，應(yīng)當(dāng)與對應(yīng)的合同，裝訂一起，修繕部門與財務(wù)部門的合同上要用數(shù)碼章敲好工程編號，用付款結(jié)算表做封面，合同應(yīng)以工程編號作為序列號，與付款結(jié)算表的順序一致，與施工單位付款依據(jù)一致。修繕部門的兩份合同，一份進(jìn)件袋裝訂，一份應(yīng)作為日常請款審核的依據(jù)，并隨著項目的進(jìn)展逐步完善表2的內(nèi)容。財務(wù)部根據(jù)合同視情況支付預(yù)付款（沒有合同不允許支付），支付的預(yù)付款項必須在合同預(yù)算金額的20％以內(nèi)，增加工程量必須補(bǔ)訂合同，決算金額原則上不能超過預(yù)算金額（材料漲價因素可以在預(yù)算金額中考慮一個漲價系數(shù)）。未見合同財務(wù)預(yù)付款的，要追究委派會計的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，造成嚴(yán)重后果的，不再聘任。財務(wù)部門的合同以及匯總表，作為日常付款審核以及年終審計的依據(jù)。修繕部門要對已經(jīng)訂立合同，但當(dāng)年度沒有進(jìn)行決算的項目，向總經(jīng)理室、財務(wù)部進(jìn)行書面說明。財務(wù)部要根據(jù)合同以及賬面情況在下一年度繼續(xù)追問。一般情況下，除了中止履行的合同，原則上，已經(jīng)支付預(yù)付款或已經(jīng)履行的合同，必須在2個年度內(nèi)進(jìn)行決算。主管副總對該事項負(fù)全責(zé)。（4）合同的歸檔財務(wù)部門的合同作為財務(wù)憑證構(gòu)成部分，待到財務(wù)資料歸檔時一并歸檔。修繕部門的合同一份進(jìn)檔案歸檔，一份留在本部門，作為部門管理的依據(jù)加以保留。

3、施工監(jiān)控

施工期間，物業(yè)公司修繕部進(jìn)行進(jìn)度、質(zhì)量監(jiān)控，甲方代表應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行隱蔽工程驗收記錄，及時核實施工單位工程量，并由甲方代表、公派代表、業(yè)委會代表同時確認(rèn)簽字。對于缺少簽字程序的，在以后的審價中，一律對工程量進(jìn)行打折處理。物業(yè)公司主管副總必須要到現(xiàn)場復(fù)核主要材料是否與合同的約定一致，并對該項工作負(fù)全責(zé)。

4、驗收階段

應(yīng)當(dāng)由物業(yè)公司修繕部、小區(qū)經(jīng)理、業(yè)委會、居委四方對工程的質(zhì)量以及工程量進(jìn)行驗收，簽字。

5、委托審計或內(nèi)部審計

驗收以后，由施工單位編制決算，繪制竣工圖，并標(biāo)注尺寸。決算時按施工單位進(jìn)行分類，按照施工編號，上報物業(yè)公司物業(yè)部修繕部，物業(yè)公司要在業(yè)務(wù)副總的領(lǐng)導(dǎo)下對工程量進(jìn)行現(xiàn)場復(fù)核，再由修繕部進(jìn)行預(yù)審，再上報集團(tuán)物業(yè)部審核后，最后由集團(tuán)審計監(jiān)察室復(fù)核。如果業(yè)主大會要求進(jìn)行外審，應(yīng)由集團(tuán)審計監(jiān)察室選擇審計企業(yè)。集團(tuán)內(nèi)部審計或外部審計，根據(jù)施工單位出具審定單或?qū)弮r報告。集團(tuán)審計監(jiān)察室在日常審計中對大中修項目進(jìn)行抽查，以杜絕將大金額項目分解成小項目的現(xiàn)象，同時對項目的合規(guī)性進(jìn)行檢查。

6、分?jǐn)偱c結(jié)算

修繕工程經(jīng)集團(tuán)內(nèi)審或委托外部審計后，審核以后的決算應(yīng)報施工單位、業(yè)委會認(rèn)可，之后由物業(yè)公司進(jìn)行公私房分?jǐn)?。分?jǐn)偼戤叄┕挝槐仨毐Ａ舴謹(jǐn)傇逡约皬?fù)制相關(guān)的盤片（二份），交業(yè)委會蓋章確認(rèn)（復(fù)印三份），并將正式確認(rèn)書以及盤片交銀行，一張分?jǐn)偙P片存檔（若遇銀行遺失再復(fù)制報送）、兩份復(fù)印件保留。等到分?jǐn)偝晒?，分?jǐn)倖T通知財務(wù)開貸記憑證，附上確認(rèn)書復(fù)印件交業(yè)委會在貸記憑證上蓋章確認(rèn)。再交銀行撥款，收到款項時，財務(wù)應(yīng)做好業(yè)委會賬目并將代管基金應(yīng)收賬款銷帳。財務(wù)人員收到款項時應(yīng)及時書面通知分?jǐn)倖T，而且財務(wù)與分?jǐn)倖T至少每三個月對一次帳。公房款按照集團(tuán)公司統(tǒng)一格式，由物業(yè)公司上報集團(tuán)部門審核、總經(jīng)理室批準(zhǔn)，并由集團(tuán)財務(wù)部下?lián)芸铐?。不屬物業(yè)公司承擔(dān)的項目，根據(jù)以往年度的慣例，不承擔(dān)費(fèi)用。物業(yè)公司實施的項目，在征得業(yè)主大會同意后，外審額扣除各方面補(bǔ)貼后，將其與工程費(fèi)用一并按公私房分?jǐn)?，稅金在收取的管理費(fèi)中列支，不得分?jǐn)偂?/p>

7、資金流程控制

工程驗收合格后，需經(jīng)內(nèi)部審計或者外部審計，并經(jīng)業(yè)委會認(rèn)可后，按各自的面積進(jìn)行計算公私款項分?jǐn)?，公房款項從收取的租金中支出，私房款項向維修資金保管方建設(shè)銀行報盤審核，待到公私房款項同時到帳后，由物業(yè)公司修繕部按施工單位填寫費(fèi)用結(jié)算請款表，將審價報告（審定單）、分?jǐn)偙斫唤o財務(wù)部，財務(wù)部按審核費(fèi)用結(jié)算請款表的數(shù)據(jù)，扣留5％的質(zhì)量保證金以后付款，保修期滿無息返還保證金，從而對中大修工程款的支付關(guān)鍵環(huán)節(jié)實施了有效地控制。