導語：ERP采購和付款內(nèi)部控制系統(tǒng)研究論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]傳統(tǒng)的采購業(yè)務流程已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)管理需求。在信息量龐大的今天,使用采購和付款透明化、標準化的業(yè)務流程是企業(yè)管理者的需求,這就要求打破傳統(tǒng)采購與付款模式,以業(yè)務流程再造思想為基礎,運用現(xiàn)代信息技術對企業(yè)采購與付款業(yè)務流程進行再造,從而建立更為高效的符合企業(yè)內(nèi)控要求的采購與付款業(yè)務流程,使企業(yè)管理更上一層樓。

[關鍵詞]采購與付款業(yè)務流程；內(nèi)控

采購過程透明化、標準化,讓采購的每一個過程均留下痕跡,讓每一個業(yè)務都可追溯,對降低采購成本有舉足輕重的作用,是企業(yè)內(nèi)控制度的需要,本文擬以采購業(yè)務流程為線索,探討erp環(huán)境下購貨與付款業(yè)務流程的內(nèi)部控制設計。

一、傳統(tǒng)方式的采購與付款業(yè)務內(nèi)控的局限性

由于技術條件的限制,目前我國大多數(shù)企業(yè)的采購與付款主要通過人工操作實施內(nèi)控。在現(xiàn)代企業(yè)中,僅僅依靠這些傳統(tǒng)的手段無法滿足內(nèi)控的要求,其存在的局限主要體現(xiàn)在以下兩個方面:

1.控制效率低下。在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要的內(nèi)容措施實施過程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作,這些工作大多依靠手工進行?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境復雜、經(jīng)營內(nèi)容廣泛、地理分布遼闊,管理的區(qū)域越來越寬,管理的內(nèi)容越來越多,信息處理工作量非常大。如果采用傳統(tǒng)手段,效率低、速度慢、準確度差,需要花費大量的人力物力?，F(xiàn)代經(jīng)濟學理論認為,制度能否得到有效執(zhí)行的一個關鍵因素在于其交易成本的高低,因此,工作效率及經(jīng)濟效率低下可能造成企業(yè)的內(nèi)控制度流于形式。

2.難以避免主觀因素的影響。現(xiàn)代企業(yè)提倡“以人為本”的管理理念,因此在制度的制定和執(zhí)行過程中不能忽視人性的弱點。在我國企業(yè),通過人工進行內(nèi)控難以逾越以下兩個障礙,給企業(yè)留下風險隱患:(1)人情障礙。我國社會有重視人情關系的文化傳統(tǒng),在對關鍵環(huán)節(jié)的控制中,難免發(fā)生由于控制人“抹不開面子、邁不開人情”而喪失原則的情況。(2)素質(zhì)障礙。員工在內(nèi)控程序執(zhí)行過程中,由于各人業(yè)務素質(zhì)的差異,難免發(fā)生錯誤或疏漏。

3.采購過程難以透明化、標準化。因在手工狀態(tài)下,對單據(jù)的查詢、追溯難度很大,難以實現(xiàn)采購信息透明化,因人為操作,雖制訂了相關的制度,但對其執(zhí)行的考核難發(fā)操作,故相關制度難免不流于形式,更談不上標準化采購。

二、利用ERP系統(tǒng)進行內(nèi)控的優(yōu)勢

利用ERP系統(tǒng)進行內(nèi)控可以有效彌補現(xiàn)有人工控制的缺陷:

1.通過ERP系統(tǒng)的建立,統(tǒng)一了信息平臺,使業(yè)務和財務數(shù)據(jù)均來源于一個平臺,保證了數(shù)據(jù)的唯一性。

2.在統(tǒng)一的平臺上工作,極大地提高了工作效率。

3.將業(yè)務流程通過ERP軟件系統(tǒng)固化了業(yè)務流程并實施控制,可以克服人為因素的干擾,做到一絲不茍、鐵面無私。

4.因采購與付款的業(yè)務過程可以通過ERP系統(tǒng)追溯查詢,采購信息通過ERP系統(tǒng)公開化、透明化。

三、如何實現(xiàn)ERP下的采購與付款業(yè)務內(nèi)控

ERP環(huán)境下的購貨與付款業(yè)務是優(yōu)化了材料采購和物資審批流程實施辦法以及財務工作業(yè)務流程、操作流程等,優(yōu)化了資金支出審批流程,提高了應對市場變化的反應能力和財務管理水平。通過崗位設置,將請購、審批、詢價、比價、采購、驗收、付款等崗位職責分離,從形式上保證了相應的獨立性,將請購、采購、驗收、庫房管理全部信息化,關鍵環(huán)節(jié)均留下可追溯的痕跡,做到采購全員監(jiān)督透明化管理,使公司物流管理更精細,相關內(nèi)控制度得到更有效的保證和執(zhí)行。具體業(yè)務流程如下:

1.請購與審批

該業(yè)務流程是:對專用物資的請購,由物資需求部門指定專人根據(jù)生產(chǎn)計劃進行請購,在ERP系統(tǒng)內(nèi)錄入請購單,根據(jù)物資用途注明請購類型、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關要求和標準、到貨時間等,由部門負責人審核請購物資的必要性和準確性,根據(jù)不同請購類型指定請購類型審核負責人,對該類型的請購合理性進行審核。

對通用物資的請購,在存貨管理模塊中預設本企業(yè)倉庫最低存貨量,只要現(xiàn)有庫存達到再訂購點就可以自動提出采購申請,由倉庫負責人進行審核。

為確保內(nèi)部控制程序的有效實施,在ERP系統(tǒng)中,應統(tǒng)籌考慮符合內(nèi)部控制要求的職責分工,請購與審批不能為同一人;請購權限的設定、請購項目的范圍、請購商品價格的預先設定和請購單的編制權限,應由具有相應授權的獨立部門和人員分別執(zhí)行,ERP系統(tǒng)內(nèi)的經(jīng)濟進貨量和最低存貨采購量的修改和增加必須附有相關批準文件。

在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)應內(nèi)置嚴格的請購業(yè)務批準程序,并且這種程序可以在ERP系統(tǒng)定制固化。應內(nèi)置的批準程序包括符合企業(yè)請購政策的業(yè)務批準程序和不符合企業(yè)請購政策的業(yè)務的特殊批準權限授權。符合企業(yè)請購政策的業(yè)務批準程序包括采購量的審批和采購價格政策預前審批。在審核請購商品的品種、規(guī)格和數(shù)量時,應充分利用ERP的集成性,調(diào)用生產(chǎn)制造和進銷存等模塊的信息,設置不合格品種、規(guī)格和數(shù)量短缺報警機制,避免給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。

請購流程保證了物資采購從源頭得到控制

2.詢價與確定供應商,采購合同的訂立與審核

采購部門在收到請購單后,對經(jīng)過批準的請購單發(fā)出訂購單。對每張訂購單采購部門應在確定的合格供應商中進行詢價。對一些大額、重要采購項目,應采用競價方式確定供應商,以保證供貨的質(zhì)量、及時性和成本的低廉。詢價與確定供應商崗位應分離,不能為同一人。訂購單的內(nèi)容應當包括:商品的品名、數(shù)量、價格、廠商名稱和地址。ERP采購系統(tǒng)雖是一個有效的采購平臺,但即使如此,供應商的評估、選擇、談判、合同的簽訂等各個過程也需要用制度加以規(guī)范。ERP系統(tǒng)內(nèi)供應商的資信、到貨率直接影響到對供應商的評估,所以供應商信息資料需要專人維護,應建立有效的供應商評審機制,只有評審合格的供應商才能進入供應商目錄。評估程序的不當或資料的不準確容易造成選擇供應商的不恰當,由此形成的不能供按時、保質(zhì)保量供貨便是這一環(huán)節(jié)所面臨的風險。

在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)應內(nèi)置嚴格的審核程序,確保訂購單所列內(nèi)容的完整性和可接受性,該程序的使用應由企業(yè)預先制定的最佳信息提供支持,該模塊應當具備及時更新的內(nèi)容。例如,某種商品近期的市場價格(或可接受價格的高低范圍)、規(guī)格、型號以及供應商的距離、信譽等。為確保信息更新的準確與及時,同樣信息的更新必須由特別授權的人員進行修改并附相應的文件。在ERP系統(tǒng)中,在接收到已批準的請購單之后,系統(tǒng)會自動生成訂貨單并連續(xù)編號,經(jīng)系統(tǒng)連續(xù)編號的訂貨單在經(jīng)授權的采購人員確認之后形成正式的采購訂單和采購合同,采購合同經(jīng)審批后生效,采購訂單會自動分別傳送至檢驗部門、倉庫管理部門、請購部門、財務部門。采購合同信息和采購訂單信息一致,采購合同除包含采購訂單具有的所有信息外,還具有更詳盡的付款信息和質(zhì)量保證信息等,采購合同作為物流和資金流聯(lián)系的紐帶,而采購訂單主要是物資信息,和在ERP內(nèi)將規(guī)定的內(nèi)部審核機制固化在系統(tǒng)內(nèi)上,應嚴格單據(jù)完整性檢查,審核項目不完整的單據(jù)將不能流轉(zhuǎn)到下一步驟。采購合同的訂立和審核不能為同一人。

3.驗收商品

驗收部門接受有效的訂單代表企業(yè)接收供應商發(fā)運來的商品,驗收應當逐一比較所收商品與訂購單的要求是否相符,如商品的品名、說明、數(shù)量、到貨時間等,然后盤點商品并檢查商品是否符合質(zhì)量要求。

驗收是采購業(yè)務的重要控制環(huán)節(jié),ERP系統(tǒng)中應當控制所收商品與訂單所列內(nèi)容相一致。驗貨入庫后相關的采購單在ERP內(nèi)部也會進行自動檢查,當差異超過了預先設置的界限時將會被拒收。只要實現(xiàn)了收貨員、驗貨員與記賬員的不相容職責分離,這一環(huán)節(jié)的風險是較小的。

為了防止驗收部門無法驗證某些特殊商品(例如化工產(chǎn)品)是否符合質(zhì)量標準,ERP系統(tǒng)中規(guī)定特殊商品的驗收必須經(jīng)授權的人員檢驗方可確認驗收。驗收之后,驗收部門在ERP系統(tǒng)中應對根據(jù)采購訂單生成的收貨單點擊確認,并由此生成連續(xù)的驗收單,作為驗收和檢驗商品的依據(jù)(特殊商品還需授權人員確認),驗收合格的物資自動傳送給倉庫部門作為其入庫的依據(jù)。與此同時,系統(tǒng)還會將生成的驗收單傳輸至財務部門,以備付款。

4.儲存已驗收的商品

本環(huán)節(jié)理想的控制程序是:單獨設立存放商品的存儲區(qū),確保實物資產(chǎn)的安全與完整。實行資產(chǎn)的保管與采購的其他職責相分離,減少未經(jīng)授權的采購和盜用商品的風險。在ERP系統(tǒng)中預設定期盤點提醒模塊,對已經(jīng)到期的商品的盤點工作,應由不同的部門來履行。

5.付款控制

企業(yè)財會部門在辦理付款業(yè)務時,應當對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核。公務員之家

為了降低編制付款單過程中出現(xiàn)的遺漏、重復、錯誤計價或其他差錯風險,付款單應由系統(tǒng)根據(jù)采購合同給定的付款時間結(jié)合入庫單、驗收單、采購發(fā)票自動生成。系統(tǒng)中的付款單應記錄采購合同號,以便于體現(xiàn)合同與付款兩者之間的勾稽關系。開具付款單前系統(tǒng)內(nèi)部程序應能自動核查入庫單、驗收單、采購發(fā)票的完整性。在職責劃分上,開具付款單業(yè)務與存貨保管業(yè)務、存貨驗收業(yè)務和編制采購合同業(yè)務是不相容職務,不能由同一人執(zhí)行。公務員之家

6.發(fā)票過賬

財務部門收到采購部門傳來的采購發(fā)票應核對:①確認供應商發(fā)票的內(nèi)容與請購單、合同、驗收單、入庫單是否一致、完整,供應商發(fā)票金額計算是否正確;②生成付款單計算的金額是否正確,是否有被授權人在憑單上確認付款和延期辦理付款的日期。所有未付憑單應保存在未付憑單部門的未付憑單檔案中,以待日后付款。

為確認購貨的真實性、確保購貨記錄的完整性、保證業(yè)務估價與分攤的正確性,ERP系統(tǒng)應具備單據(jù)追蹤能力,在購貨系統(tǒng)生成總賬所需憑證時,應能聯(lián)查驗收單、訂單、入庫單等,保證記錄購貨程序的完整性。

7.付款

為防止審批手續(xù)不全、賬戶信息錯誤帶來的不應有損失,財務部門授權的人員應審核已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額是否一致。此環(huán)節(jié)在確保系統(tǒng)形成的金額下付款,支付風險應當較小。

綜上所述,全面、有效的內(nèi)控離不開信息手段與傳統(tǒng)手段的協(xié)調(diào)配合。ERP系統(tǒng)可以方便地實現(xiàn)各個不同業(yè)務模塊之間信息的即時傳遞,可以使企業(yè)的內(nèi)控體系實時反映運營狀況,將內(nèi)部控制在事前、事中、事后都能得以很好的控制,相比手工狀態(tài)的內(nèi)控有質(zhì)的飛躍。但是,技術不是萬能的。首先,并不是所有的控制目標都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通過程序進行模擬。僅憑ERP系統(tǒng)不能保證萬無一失。其次,ERP系統(tǒng)只是一種工具,能否發(fā)揮作用取決于管理當局的支持程度、系統(tǒng)使用者的素質(zhì)和態(tài)度以及企業(yè)的文化傳統(tǒng)、經(jīng)營方式等環(huán)境因素。因此,只有將管理思想與信息技術完美結(jié)合在一起,才是企業(yè)內(nèi)控有效的解決之道。

參考文獻:

企業(yè)內(nèi)部控制具體規(guī)范——采購與付款。