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一、財務信息溝通觀念的轉(zhuǎn)變和組織文化的建設

（一）管理者思維理念的轉(zhuǎn)變管理學理論中經(jīng)常描述管理者用80%的時間來進行溝通，因為在一個溝通不順暢、信息不流通的組織內(nèi)，管理者必然要花費更多的時間和精力來協(xié)調(diào)和理順錯綜復雜的局面。作為高校來說，各行政、院系等權力主體的領導者應該統(tǒng)一思想，摒棄“本位主義”和“各自為政”，促進跨部門的有效溝通，減少因溝通不暢導致的沖突，保持不斷的相互理解、相互信任的人際關系，使部門利益與高校的整體利益相一致，進而影響到高校各個層面并營造融洽的溝通氛圍。

（二）鼓勵性溝通氛圍的建立不同的組織文化形成了不同的溝通氛圍，倡導建立鼓勵性溝通氛圍，支持組織內(nèi)良性的溝通流動，消除防御性溝通及消極性溝通。財務部門內(nèi)部首先要建立起溝通文化，財務工作的專業(yè)性使大家都忙于自己的手頭工作，少有機會從大局的角度審視整體環(huán)境對自己工作的影響，實際上，看似繁瑣的工作流程經(jīng)過溝通可以找到優(yōu)化的途徑，因為財務工作是一環(huán)扣一環(huán)，并呈流水線的運作，如果不清楚自己的工作在流程中所處的位置，就無法掌握工作的重心，也無法調(diào)整到最優(yōu)的工作程序。鼓勵性溝通氛圍包括自上而下、自下而上以及平行的溝通模式，盡量淡化層級制，學習換位思考，耐心傾聽，消除因角色不同而產(chǎn)生的溝通障礙。溝通渠道方面可利用小型座談會的形式，對工作中的問題和困惑進行交流，工作經(jīng)驗可以互相傳播；此外也可以利用網(wǎng)絡辦公OA的形式，通過公共討論區(qū)或?qū)崟r溝通等電子交流工具進行無障礙交流，重要的是參加討論的人員必須拋開角色的束縛，以免避重就輕、投其所好等現(xiàn)象。通過鼓勵性溝通氛圍的建立，可以使財務部門工作人員產(chǎn)生情感的共性，信任和理解加強，從而使溝通更為順暢。

（三）財務人員溝通技巧的培訓與團隊的建設信息溝通的主體是個人，個人對信息的理解、編碼、傳遞的行為是溝通的關鍵，因此組織中個體的溝通能力對整個系統(tǒng)的信息流動影響很大。但是，個體的差異性既不可避免也難以消除，需要適當?shù)呐嘤枩贤记桑龠M員工跨崗位、跨部門的交流能力。溝通方面的培訓要有整套的方案，首先是員工入職培訓，盡可能的把組織的價值觀與個人的價值觀融合在一起，制定全方位的培訓計劃，讓員工理解和掌握財務工作的整體性和關聯(lián)性；其次可以展開以提高溝通技巧、團隊合作為主題的內(nèi)部培訓，針對不同崗位不同職務分別開辦溝通課程，溝通培訓要至上而下，尤其是加強管理者的溝通意識，學會換位思考，代入角色思考、及時反饋等溝通理念，降低因個體差異導致的溝通障礙；財會工作專業(yè)性強，不可能要求每個溝通者都有同樣的認知水平，在對外溝通時，財務人員與其他職能部門的溝通有部分屬于隱藏區(qū)（TheHiddenFacade）的溝通，即原理是我知情而你不知情的狀況。這種情況下的溝通，需要財務人員盡量不要用專業(yè)的術語和知識來要求對方，只要清晰的告訴對方基本財務規(guī)則、制度以及基本原理就可以了，而且在溝通中要保持單一標準性、明確性，以免對方混淆不清。

（四）保持信息的透明、公開溝通障礙在于不理解時的猜忌和不信任，因此溝通文化的建立需要保持信息的透明度和公開度，保證信息來源的準確性和統(tǒng)一性。財務信息有比較敏感的內(nèi)容，特別是涉及個人的財務情況，要區(qū)分可公開和僅向相關者公開的信息，對于財務政策、整體財務運作、財務辦事流程等應該公開和透明，讓辦事者和相關人員一目了然。

（五）對外宣傳服務意識的強化財務信息傳遞障礙中的一個問題就是對外宣傳力度不夠，服務意識不強，使得高校財務主體與其他相關利益主體間的溝通差距越來越大。財務部門作為服務的窗口，在加強財務管理的同時也要強化服務意識，擴大溝通的公開區(qū)域，完善服務的同時也達到了溝通的效果。宣傳是普及高校人員財務知識的手段，財務信息的有效利用取決于信息接收者能否正確的解碼，隨著財務信息化和財務公開的深入，財務信息越來越被更多的相關者所接觸和關注，溝通問題成為高校面臨的新課題。強化宣傳和服務，使財務信息使用者熟知財務知識，通曉財務規(guī)定，有利于發(fā)揮財務監(jiān)督和財務服務的作用，進一步理解財務人員的職責，從而實現(xiàn)和諧的財務關系。財務宣傳的關鍵在于實用性、全面性和持久性。宣傳要有實用性，要起到財務指南的作用，比如在新生入學及新員工入職時領取財務手冊、月度（或季度）編制學校財務簡報（可采用電子版形式）、張貼醒目的辦事流程圖等；全面性在于宣傳要從使用者的角度考慮問題，辦理財務業(yè)務要有明確的指引，讓辦事者一目了然；財務政策和規(guī)定變更時，宣傳要及時更新，保證財務宣傳的持久性。

二、財務信息溝通組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化

（一）重組財務組織架構(gòu)，建立服務與信息化的新型財務組織模式財務的信息化及服務功能與會計核算同等重要，因此，為提高財務信息溝通效能，我們需要對財務部門組織機構(gòu)做適當?shù)恼{(diào)整，通過財務信息一體化系統(tǒng)，使核算功能實現(xiàn)自動檢測、審核、監(jiān)督等程序，減少不必要或重復的手工環(huán)節(jié)，減輕核算的壓力，著重開發(fā)信息和服務功能的建設。重組后的亮點在于提升了信息與服務中心的地位，特別是綜合服務科和財務分析科的建立，綜合服務科類似銀行的客戶經(jīng)理職能，對內(nèi)熟知各項財務制度、政策、運作流程，對外聯(lián)系各業(yè)務部門，熟悉所管轄院系、部門的業(yè)務及需求，有針對性的提供個性化財務服務及指導，協(xié)調(diào)財務關系，使財務與高校業(yè)務在服務過程中有機的結(jié)合在一起；財務分析科綜合了各科室的大量財務報表和數(shù)據(jù)，跳脫出原有單一職能的框框，從全局的角度對財務數(shù)據(jù)進行分析，提供切實可行的規(guī)劃。

（二）建立扁平化的高校組織結(jié)構(gòu)，減少信息傳遞層級高校傳統(tǒng)的層級制組織結(jié)構(gòu)的弊端是機構(gòu)龐大、層次較多、管理交叉，信息的傳遞需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)，而且不同環(huán)節(jié)的傳遞者對信息的理解各不相同，導致信息接收者有可能無法領悟信息主體的真實意圖。改變的核心在于縮短溝通鏈條，減少組織的層級，使信息快速高效的傳遞給正確的接收者。重組后的財務組織模式使綜合服務成為溝通的核心，業(yè)務信息的傳遞通過財務信息一體化系統(tǒng)來實現(xiàn)無障礙流轉(zhuǎn)，溝通活動則通過財務部門綜合服務科的“客戶經(jīng)理式”服務來實現(xiàn)溝通層級的跨越，消除專業(yè)性障礙，傳遞真實的財務信息，反饋執(zhí)行情況，真正實現(xiàn)財務活動扁平化管理。

（三）建立健全學院財務工作隊伍，使財務信息溝通更暢順隨著財務工作流程的轉(zhuǎn)變，財務信息在高校內(nèi)部趨于透明化和公開化，學院對財務越來越重視，相應需要配備懂財務知識的專職或者兼職人員，因此財務信息溝通就具備了合格的信息接收者。學院財務人員的第一職責是為學院提供財務服務，具備基本的財務知識和財務分析能力，溝通方面起到了對內(nèi)詮釋財務信息，對外溝通校級財務部門的作用。財務部門應定期組織學院財務人員培訓、交流和溝通活動，在共識的基礎上做好學院的財務工作。

（四）從責權利的角度平衡和完善跨部門的溝通管理，減少溝通障礙高校財務信息溝通問題產(chǎn)生的客觀原因在于職能性組織結(jié)構(gòu)的局限性和弊端，由于實行高度專業(yè)化分工，在工作中容易出現(xiàn)部門的利益與整體利益不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。各院系、各職能部門如果只在意自己部門的最優(yōu)，往往無法跳出小部門來看全校的利益，不理解學校的資源配置和資金安排，產(chǎn)生溝通障礙，學校領導常常要協(xié)調(diào)因部門利益沖突而發(fā)生的摩擦，平衡相關利益主體，學校整體的工作效率必然降低。解決矛盾和協(xié)調(diào)沖突的關鍵在于治理結(jié)構(gòu)的改變，重要的是要建立責權利統(tǒng)一的財務管理架構(gòu)，使各業(yè)務部門、學院、系、所都成為合格的財務主體，將高校長期以來忽視的辦學成本效益分析列為財務改革的重點，從而打破傳統(tǒng)的高校財務管理模式，理順財務權責利的關系，協(xié)調(diào)財務矛盾和沖突。

三、優(yōu)化財務信息溝通管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享平臺

（一）擴大信息技術的管理幅度，建立高校財務信息一體化平臺筆者提出借鑒ERP的管理思想來設計高校財務信息一體化平臺，從而有效集合高校各層面的參與者，對內(nèi)整合財務各類功能子系統(tǒng)，對外集成高校其他的業(yè)務管理系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務和財務一體化無縫連接，從而建立以財務信息使用者為導向，信息技術為基礎，綜合資源達到最優(yōu)的財務工作流程。

（二）高校財務信息一體化管理平臺的實施高校本身是一個整體的系統(tǒng)，業(yè)務流、資金流、信息流組成了系統(tǒng)流動的血液，三者必須有機結(jié)合缺一不可。財務信息一體化系統(tǒng)是高校信息平臺的子系統(tǒng)，只有全面融入高校信息平臺，財務信息才能發(fā)揮最大的協(xié)同效用。高校財務信息一體化系統(tǒng)可分成四個層次：第一層次為各業(yè)務部門操作流程，分為網(wǎng)上報賬、部門酬金發(fā)放、各類獎學金助學金發(fā)放、科研項目等數(shù)據(jù)處理的子系統(tǒng)；第二層次為財務部門操作流程，分為賬務處理、項目管理、學費管理、薪酬處理等子系統(tǒng)；第三層次為業(yè)務交互流程，主要為業(yè)務流程銜接和信息互換共享，例如學費系統(tǒng)與教務系統(tǒng)對接、學費系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)對接、薪酬發(fā)放系統(tǒng)與人事系統(tǒng)的對接等；第四層次為財務服務流程，服務學生查詢、繳費、教職工查詢薪酬、按權限查詢院系部門財務狀況等。四個層次的系統(tǒng)設置將行政、院系、財務部門、個人緊密地聯(lián)系起來，實現(xiàn)業(yè)務聯(lián)動、遠程管理、隨時隨地辦公、在線管理和集中管理等多種管理模式并行，建立起一種財務與業(yè)務協(xié)同的交互式新型財務流程。

（三）通過信息系統(tǒng)改變財務管理流程，精簡繁瑣的環(huán)節(jié)原有的財務管理流程是以核算為中心，重核算輕管理，財務工作大多限于部門內(nèi)部運作，對外溝通不足。改進后要重管理輕核算，通過系統(tǒng)使財務人員從繁瑣簡單的工作環(huán)節(jié)中解脫出來，增強財務服務人員配置，使財務工作走出部門融入高校的業(yè)務環(huán)節(jié)中。因此開發(fā)財務管理系統(tǒng)要以此為理念，梳理財務工作環(huán)節(jié)與各業(yè)務環(huán)節(jié)的關聯(lián)度并建立各個節(jié)點的系統(tǒng)連接。財務工作流程從內(nèi)部操作轉(zhuǎn)為各業(yè)務客體獨立操作，使原有的到財務部門排隊辦事變成隨時隨地在網(wǎng)上辦理，財務部門審批處理后經(jīng)費直接劃轉(zhuǎn)的形式，開通網(wǎng)上報賬、勞務費發(fā)放網(wǎng)上提交委托等遠程手段。

綜上所述，優(yōu)化高校財務信息溝通問題可以按照以下思路：財務部門對內(nèi)構(gòu)建以溝通為文化的組織氛圍，從組織架構(gòu)、管理模式的變革入手，對外積極推動高校財務集中核算、分級管理、信息資源實時共享、以跨部門溝通為主的管理體制；通過網(wǎng)絡信息手段實現(xiàn)信息共享和信息資源的整合，對財務管理信息系統(tǒng)重新規(guī)劃和設計，各項流程重新梳理，實現(xiàn)跨部門流程一體化平臺，財務流程與業(yè)務管理流程無縫銜接，簡化財務流程；財務部門重新定位，信息化進程跨入數(shù)據(jù)管理階段和成熟階段，把部分財務人員從日常簡單但繁瑣的記賬工作中脫離出來，投入更多的人力到資源配置、提供服務、財務分析、風險管理等方面中，形成高校內(nèi)部良性運作的管理溝通循環(huán)系統(tǒng)。

作者:黃敏單位:暨南大學