導(dǎo)語：大學(xué)會計(jì)教學(xué)運(yùn)用數(shù)據(jù)倉庫一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1建立高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的必要性

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和Internet的快速發(fā)展,高校的財(cái)務(wù)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化,會計(jì)人員從傳統(tǒng)的手工核算模式已經(jīng)過渡到了用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的模式,使會計(jì)人員從繁重的會計(jì)核算工作中解脫了出來,逐步實(shí)現(xiàn)了從核算性會計(jì)向管理性會計(jì)的過渡。目前,高校的財(cái)務(wù)部門已經(jīng)積累了豐富的會計(jì)信息資源和一些人才儲備,并在很大程度上提高了會計(jì)核算的效率,提高了財(cái)務(wù)管理的水平。然而,這些會計(jì)信息相對孤立,并沒有形成系統(tǒng)的聯(lián)系,沒有很好地發(fā)揮出它應(yīng)有的作用,沒有很好解決會計(jì)分析和財(cái)務(wù)決策等重要問題。其主要原因不是會計(jì)人員的能力差和使用會計(jì)核算軟件的效果不好,而是現(xiàn)有的會計(jì)信息系統(tǒng)本身所固有的缺陷,只注重了會計(jì)預(yù)算、會計(jì)核算和自動生成會計(jì)報(bào)表等功能,缺乏從多角度對會計(jì)指標(biāo)進(jìn)行詳細(xì)的分析,同其他相關(guān)的管理系統(tǒng)也沒有良好的接口。其缺陷主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

(1)數(shù)據(jù)缺乏可信性。比如領(lǐng)導(dǎo)需要某一部門人員的平均年收入的數(shù)字,不同的會計(jì)人員核算出來的數(shù)字可能會不同,這是因?yàn)橐怂愕臄?shù)字不能從同一個(gè)數(shù)據(jù)源中取得,而且有些信息需要從外部數(shù)據(jù)源取得,也有可能存在數(shù)據(jù)算法上的差異,這是會計(jì)核算系統(tǒng)所解決不了的問題。

(2)生產(chǎn)率問題。在進(jìn)行會計(jì)分析時(shí),往往需要取多年的數(shù)據(jù),在會計(jì)指標(biāo)多的時(shí)候,生產(chǎn)率是相當(dāng)糟糕的。比如領(lǐng)導(dǎo)要分析近四年的收入和支出情況,要完成這項(xiàng)任務(wù),需要找到四年的報(bào)表來獲取數(shù)據(jù)并分析數(shù)據(jù),再編輯數(shù)據(jù)和進(jìn)行對比分析,這就需要大量的資源才能完成。

(3)無法將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息。在會計(jì)分析中,我們會問“今年的收入同過去五年中的各個(gè)年份有何不同?”這樣的問題,會計(jì)信息系統(tǒng)不能準(zhǔn)確地回答出該問題,這是因?yàn)橄到y(tǒng)并沒有集成以往歷史年度的數(shù)據(jù)。

為從根本上解決以上問題,必須建立同會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理相適應(yīng)的一套新的系統(tǒng),該系統(tǒng)不但能集成財(cái)務(wù)部門所需要的會計(jì)信息和與其相關(guān)的信息,而且能從多角度對會計(jì)指標(biāo)進(jìn)行分析,并能根據(jù)需要進(jìn)行決策,方便財(cái)務(wù)部門的管理和領(lǐng)導(dǎo)查詢和決策,提高財(cái)務(wù)的管理水平。該系統(tǒng)也就是被業(yè)界所稱道的數(shù)據(jù)倉庫。數(shù)據(jù)倉庫是一個(gè)面向主題的、集成的、非易失的,隨時(shí)間變化的用來支持管理人員決策的數(shù)據(jù)集合[1]。高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫是集成了財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)倉庫,為財(cái)務(wù)管理進(jìn)行決策的信息系統(tǒng)。

2高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的內(nèi)容和用途

根據(jù)高校財(cái)務(wù)管理要求,高校數(shù)據(jù)倉庫應(yīng)包括如下內(nèi)容:

(1)會計(jì)核算信息,主要包括會計(jì)明細(xì)賬、會計(jì)總賬、科目代碼、部門代碼、項(xiàng)目代碼、應(yīng)收款明細(xì)賬、應(yīng)付款明細(xì)賬和項(xiàng)目明細(xì)賬等。

(2)人員工資信息,包括人員代碼、工資項(xiàng)目代碼和人員工資發(fā)放表等。

(3)學(xué)生學(xué)費(fèi)信息,包括班級代碼、學(xué)生信息、收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)學(xué)年、學(xué)生交費(fèi)明細(xì)、學(xué)生應(yīng)交費(fèi)明細(xì)、學(xué)生欠費(fèi)明細(xì)和學(xué)生交費(fèi)總賬等。

(4)學(xué)生獎(jiǎng)貸助勤信息,主要包括學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放表、貸學(xué)金發(fā)放表和勤工助學(xué)金發(fā)放表等。

(5)其它信息,主要包括國家的相關(guān)財(cái)政法規(guī)、高校財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算方面的制度和會計(jì)人員相關(guān)信息等。

高校的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的內(nèi)容主要有以上信息,這些信息是隨著時(shí)間不斷變化和更新,并隨需要進(jìn)行動態(tài)的增加或減少,其變化完全取決于財(cái)務(wù)管理和決策者的需要。

從數(shù)據(jù)倉庫的定義可知,建立數(shù)據(jù)倉庫的最終目的是為了支持管理人員進(jìn)行分析和決策,具體來講,高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的用途主要有以下幾個(gè)方面:

(1)整合數(shù)據(jù)資源,方便師生和財(cái)務(wù)人員進(jìn)行查詢。財(cái)務(wù)信息是分布在各個(gè)相關(guān)的管理信息系統(tǒng)中的,教師和學(xué)生要查找相關(guān)的信息,必須連接不同的數(shù)據(jù)源,到不同的信息系統(tǒng)中去查詢,不但查詢的效率低,查詢的命中率也很低,更有甚者不知道到那里查找自己所需要的信息,因此有必要整合數(shù)據(jù)資源,把財(cái)務(wù)的相關(guān)信息集中存放在數(shù)據(jù)庫中,統(tǒng)一各異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)信息代碼,在此基礎(chǔ)上建立財(cái)務(wù)信息查詢平臺,來實(shí)現(xiàn)對財(cái)務(wù)信息的集成的有效的管理。

(2)進(jìn)行有效會計(jì)分析,提高分析效率與準(zhǔn)確率。在高校財(cái)務(wù)管理中,經(jīng)常要進(jìn)行會計(jì)指標(biāo)的比較和分析,不但要對學(xué)校的整體財(cái)務(wù)運(yùn)行效率進(jìn)行分析,而且要對學(xué)校的各二級學(xué)院的財(cái)務(wù)運(yùn)行情況進(jìn)行橫向的和縱向的比較和分析,這些分析需要從不同的年度不同的信息系統(tǒng)提取相關(guān)的數(shù)據(jù)。從集成的、隨時(shí)間變化的數(shù)據(jù)倉庫中提取這些數(shù)據(jù)將會變得更加便捷和準(zhǔn)確,例如我們要分析各二級學(xué)院的教師的近三年的平均年收入和學(xué)生的學(xué)費(fèi)交費(fèi)率,再到賬務(wù)系統(tǒng)中提取各二級學(xué)院的三年來的平均人數(shù)(根本就不存在平均人數(shù)),再到賬務(wù)系統(tǒng)中提取各二級學(xué)院的工資發(fā)放總額(在賬務(wù)系統(tǒng)中,還需要財(cái)務(wù)人員累計(jì)各二級學(xué)院工資、津貼、獎(jiǎng)金和其他補(bǔ)貼),再把計(jì)算出來的數(shù)字進(jìn)行計(jì)算和比對,準(zhǔn)備數(shù)據(jù)效率很低;計(jì)算各分院的學(xué)費(fèi)交費(fèi)率就更加困難,當(dāng)年的交費(fèi)率還可以到學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)中取得和計(jì)算得到,前兩年的交費(fèi)率將無法獲取,因?yàn)橥嚓P(guān)的基礎(chǔ)數(shù)字并不存在。在數(shù)據(jù)倉庫中做這些工作就輕松多了,只要在相關(guān)的事實(shí)表和維度表中聚集數(shù)據(jù),便可自動取得所需信息。

(3)方便計(jì)算生均培養(yǎng)成本。數(shù)據(jù)倉庫中已經(jīng)集成了會計(jì)信息和學(xué)生相關(guān)信息,只要有適合的生均培養(yǎng)成本的計(jì)算方法,很容易構(gòu)建出相關(guān)的事實(shí)表和維度表,計(jì)算生均培養(yǎng)成本也就比較容易。

(4)提高高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制和財(cái)務(wù)預(yù)警水平。高校在辦學(xué)資金籌集、教育經(jīng)費(fèi)的使用方面,都有了很大的自主權(quán),高校的財(cái)務(wù)運(yùn)行狀況將必然存在風(fēng)險(xiǎn),這就需要建立財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng),來化解與防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫能同高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)指標(biāo)[2]有機(jī)的結(jié)合,高效率的對指標(biāo)進(jìn)行比對和分析,從而來防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

(5)為二級學(xué)院績效考核提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在高校的財(cái)務(wù)管理中,為提高資金的使用效益,往往會對各二級學(xué)院的財(cái)務(wù)運(yùn)行情況進(jìn)行績效考核,考核的指標(biāo)體系的建立和反饋,都需要會計(jì)相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),從數(shù)據(jù)倉庫中提取基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不但準(zhǔn)確、效率高,而且結(jié)合考核指標(biāo),還比較容易得到相關(guān)信息。

(6)進(jìn)行財(cái)務(wù)決策。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫最大的優(yōu)勢是進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和財(cái)務(wù)決策,利用數(shù)據(jù)倉庫,可以用決策樹和聚類等算法來進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和財(cái)務(wù)決策,為制定相關(guān)財(cái)務(wù)制度提供依據(jù),并可以分析相關(guān)財(cái)務(wù)制度執(zhí)行的效果。

3高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的建立方法

數(shù)據(jù)倉庫主要有數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)的存儲、應(yīng)用工具和用戶界面等四部分組成。數(shù)據(jù)倉庫的創(chuàng)建也是對這四部分用數(shù)據(jù)倉庫的技術(shù)和體系結(jié)構(gòu)來進(jìn)行開發(fā)的,本文不再對高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的創(chuàng)建進(jìn)行詳細(xì)討論,它的具體創(chuàng)建過程已經(jīng)在別的文獻(xiàn)(如文獻(xiàn)[3])里有詳細(xì)敘述。本文只對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的建立方法進(jìn)行闡述。

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫是基于MSSQLServer2000創(chuàng)建的,它基本上采用了規(guī)范化的設(shè)計(jì)方法,采用了總線結(jié)構(gòu),有統(tǒng)一的事實(shí)表和維度表,使用星型和雪花型的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),如圖1所示的一個(gè)雪花模型。

數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)創(chuàng)建好后,要把賬務(wù)系統(tǒng)、工資系統(tǒng)和學(xué)費(fèi)系統(tǒng)等中的相關(guān)數(shù)據(jù)經(jīng)抽取、轉(zhuǎn)換、清潔和裝載等過程,導(dǎo)入到數(shù)據(jù)倉庫中,其數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作如圖2所示。在數(shù)據(jù)裝載到數(shù)據(jù)倉庫時(shí),不但要進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換,還必須注意基礎(chǔ)代碼的統(tǒng)一,如在圖2中的三個(gè)數(shù)據(jù)庫都存在部門代碼表,該表的部門代碼表示可能有所不同,在導(dǎo)入到數(shù)據(jù)倉庫時(shí)必須做到代碼統(tǒng)一。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備好后,便可以用工具軟件如Excel、AnalysisServices等進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘和財(cái)務(wù)決策。

4高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫在會計(jì)分析中的一個(gè)應(yīng)用事例

在財(cái)務(wù)管理中,財(cái)務(wù)人員經(jīng)常需要分析各二級學(xué)院的經(jīng)費(fèi)使用情況,由于二級分院的經(jīng)費(fèi)都是使用項(xiàng)目來進(jìn)行管理,所以在數(shù)據(jù)倉庫中使用項(xiàng)目支出分析立方,其結(jié)構(gòu)參見圖1。從圖1可以看出,財(cái)務(wù)人員可以從4個(gè)維度(時(shí)間維、科目維、部門維、項(xiàng)目維)來對二級學(xué)院的經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行分析?？梢苑治龈鞣衷旱慕?jīng)費(fèi)組成情況、經(jīng)費(fèi)收入和支出情況、經(jīng)費(fèi)支出的分布情況(用科目代碼分析經(jīng)費(fèi)在那些方面支出)和支出時(shí)間分布情況(經(jīng)費(fèi)都集中在何時(shí)支出)等,能從縱向和橫向的角度來分析各二學(xué)院經(jīng)費(fèi)的使用效率。

在數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)中,后臺服務(wù)器使用了SQLServer2000數(shù)據(jù)倉庫,前端用Excel工具通過數(shù)據(jù)透視表服務(wù)來分析2004年和2005年各二級學(xué)院經(jīng)費(fèi)的使用情況。以下步驟將在Excel中實(shí)現(xiàn)一個(gè)數(shù)據(jù)透視表,向財(cái)務(wù)人員顯示從立方中獲取的數(shù)據(jù):

(1)打開MicrosoftExcel。在數(shù)據(jù)(Data)菜單中選擇數(shù)據(jù)透視表和透視視圖(PivotTableAndPivotChartReport),啟動數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?/p>

(2)在向?qū)У牡?步中,選擇外部數(shù)據(jù)源以及要?jiǎng)?chuàng)建的是數(shù)據(jù)透視表;在步驟2中,單擊獲取數(shù)據(jù)按鈕來定義要讀取的數(shù)據(jù)源。Excel將自動啟動MicrosoftQuery,并彈出選擇數(shù)據(jù)對話框。選擇OLAP立方選項(xiàng)卡,可以看到所有已經(jīng)定義好的立方列表。選擇新建數(shù)據(jù)源立方,出現(xiàn)新數(shù)據(jù)源對話框,在標(biāo)識為1的字段中輸入“項(xiàng)目支出分析”,在字段2選擇MicrosoftOLEDBProviderforOLAPServices8.0[4]選項(xiàng),然后單擊連接按鈕。

(3)出現(xiàn)多維連接對話框,允許分析人員建立OLAP服務(wù)器的連接,輸入OLAP服務(wù)器的名稱,單擊下一步,并選擇財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫數(shù)據(jù),接著單擊完成按鈕。回到創(chuàng)建新數(shù)據(jù)源對話框中,在字段4中選擇數(shù)據(jù)透視表使用立方,選擇“項(xiàng)目支出”,單擊確定按鈕?；氐竭x擇數(shù)據(jù)對話框,選擇已經(jīng)建好的“項(xiàng)目支出分析”立方,單擊確定按鈕,回到Excel數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?/p>

(4)單擊下一步,向?qū)У牡?步將提示分析人員選擇顯示數(shù)據(jù)透視表的位置,選擇現(xiàn)有的工作表選項(xiàng),單擊單元Sheet1中的某一單元。

(5)單擊完成,Excel就在工作表中上嵌入了一個(gè)新的空的數(shù)據(jù)透視表對象。同時(shí)顯示透視表工具條和數(shù)據(jù)透視表字段列表。分析人員可以從字段列表中將項(xiàng)目拖放到數(shù)據(jù)透視表中,就可顯示數(shù)據(jù),用于分析了。

經(jīng)過上述步驟后,生成了二級學(xué)院經(jīng)費(fèi)支出數(shù)據(jù)透視表,如圖3所示。從圖中可以看出管理學(xué)院幾個(gè)學(xué)科的教學(xué)經(jīng)費(fèi)在2004年和2005年支出分布情況,上圖顯示的數(shù)據(jù)僅分析比較了辦公費(fèi)、畢業(yè)設(shè)計(jì)費(fèi)、差旅費(fèi)和學(xué)生實(shí)習(xí)費(fèi)的支出情況,如果要分析比較其他科目支出情況,可以選擇相應(yīng)科目。從圖3可以看出有4個(gè)維度,這4個(gè)維度可以根據(jù)需要任意組合,來分析各二級學(xué)院經(jīng)費(fèi)的支出情況。Excel還可以設(shè)置報(bào)告格式,自動生成報(bào)告,本例生成的報(bào)告如圖4所示。

Excel還可以生成圖形顯示,來分析經(jīng)費(fèi)的支出情況,本例生成的圖表如圖5所示?？梢愿鶕?jù)比較分析的需要,可以選擇不同的圖形,以便更好地為分析服務(wù)。

5結(jié)論

高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫對財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)決策分析都有很大的促進(jìn)作用,是會計(jì)電算化的有益的補(bǔ)存和擴(kuò)展。本文中的事例是直接在Excel中使用數(shù)據(jù)透視表來進(jìn)行會計(jì)分析的,這對財(cái)務(wù)人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平相對要求較高,這種方法并不是分析人員使用的最有效的方法。我們可以用VBA和.NET技術(shù)編程來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表,這樣可以更好地控制顯示給分析人員的數(shù)據(jù),并可以根據(jù)不同的人員的使用權(quán)限規(guī)則來控制安全機(jī)制,也可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的動態(tài)操作。