導(dǎo)語：公立醫(yī)院合同內(nèi)部控制制度思考一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：經(jīng)濟(jì)合同管理作為醫(yī)院規(guī)范使用資金、體現(xiàn)經(jīng)費(fèi)使用效率的途徑、載體，是醫(yī)院管理經(jīng)濟(jì)活動的重要手段，通過完善相關(guān)合同制度和規(guī)范流程，可有助于推行合同信息化建設(shè)，切實(shí)落實(shí)合同內(nèi)控制度。本文以S市R醫(yī)院的具體實(shí)踐為基礎(chǔ)展開探討，以期有所裨益。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;合同閉環(huán)管理;公立醫(yī)院

一、合同管理的意義和必要性

醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)的目標(biāo)是合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動的合法、合規(guī)，提高公共服務(wù)的效率和效果等。同時，為落實(shí)“三重一大”制度，對大額資金投資、采購實(shí)行集體決策，信息公開的監(jiān)督機(jī)制。經(jīng)濟(jì)合同管理作為醫(yī)院規(guī)范使用資金、體現(xiàn)經(jīng)費(fèi)使用效率的載體，是醫(yī)院管理經(jīng)濟(jì)活動的重要手段。合同管理包括資信調(diào)查，合同的審查、會簽、審批、簽訂、登記、備案，以及合同專用章管理，合同履約評價，糾紛處理，合同分析和統(tǒng)計等，涉及醫(yī)院的多個部門和崗位。由此，對于合同管理的適當(dāng)授權(quán)、崗位分離、歸口統(tǒng)一、風(fēng)險控制等需要系統(tǒng)地制定內(nèi)控制度和流程設(shè)計。本文以S市R醫(yī)院的具體實(shí)踐為基礎(chǔ)對此展開探討。

二、R醫(yī)院合同管理的實(shí)踐

（一）在單位內(nèi)控環(huán)境建設(shè)方面，通過建立健全合同管理的相關(guān)制度，加快推行醫(yī)院合同信息共享，提高合同風(fēng)險意識，加強(qiáng)部門間溝通，為做好合同的協(xié)同管理工作提供基礎(chǔ)保障1．建立并完善醫(yī)院合同管理相關(guān)制度R醫(yī)院《內(nèi)部審計制度》中有明確規(guī)定對于合同管理的內(nèi)部審計事項(xiàng)；《醫(yī)院內(nèi)部控制制度》中包括合同內(nèi)控制度的設(shè)計；《醫(yī)院合同管理制度》中對各種業(yè)務(wù)類型的合同明確授權(quán)和流程管理，以及合同的變更解約與糾紛處理管理等。為利于合同評價，R醫(yī)院制定了《醫(yī)院采購需求和履約驗(yàn)收管理辦法》，管理辦法強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)。（1）采購需求、履約驗(yàn)收的描述應(yīng)當(dāng)清楚明了、表述規(guī)范、含義準(zhǔn)確、能夠通過客觀指標(biāo)量化的應(yīng)當(dāng)量化。（2）對于履約周期較長的合同，應(yīng)當(dāng)約定合同雙方的聯(lián)席制度，確保合同的有效執(zhí)行。（3）使用科室為合同執(zhí)行的管理部門，負(fù)責(zé)組織合同的全面履行、熟悉合同的主要內(nèi)容、合同范圍、合同執(zhí)行要點(diǎn)及特殊情況處理，落實(shí)雙方的權(quán)利和義務(wù)。（4）合同歸口管理科室應(yīng)當(dāng)對乙方合同的履約驗(yàn)收評價進(jìn)行匯總，評價結(jié)果可作為合同續(xù)簽、采購評標(biāo)資質(zhì)得分的重要依據(jù)。2．加快推行醫(yī)院合同信息共享通過經(jīng)濟(jì)合同信息化管理，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能全面及時掌握醫(yī)院所有重大經(jīng)濟(jì)活動的內(nèi)容及執(zhí)行進(jìn)度，相關(guān)部門也能在職權(quán)范圍內(nèi)，掌握經(jīng)濟(jì)合同的簽署、執(zhí)行及付款情況，動態(tài)查詢本科室經(jīng)辦合同流經(jīng)的環(huán)節(jié)及業(yè)務(wù)動態(tài)。財務(wù)部門可以根據(jù)合同簽訂內(nèi)容和付款申請的審批結(jié)果執(zhí)行付款進(jìn)度，使業(yè)務(wù)流程高效、順暢，從而實(shí)現(xiàn)合同執(zhí)行部門間的協(xié)同管理。R醫(yī)院合同信息系統(tǒng)建設(shè)大致分為4個階段：①對合同備案要素和流程進(jìn)行梳理，論證和推演合同管理信息系統(tǒng)功能需求；②確定合同管理信息系統(tǒng)子模塊的嵌入路徑，細(xì)化系統(tǒng)功能的設(shè)計，制訂信息系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)方案；③上線試運(yùn)行，對涉及合同管理的各相關(guān)部門進(jìn)行宣講和推介，反復(fù)跟進(jìn)和修改系統(tǒng)設(shè)計試運(yùn)行的缺陷；④和財務(wù)信息系統(tǒng)實(shí)施對接，實(shí)現(xiàn)合同信息流、資金流的共享。另外，合同信息系統(tǒng)設(shè)置了合同到期續(xù)約的預(yù)警功能；設(shè)備維保合同的關(guān)聯(lián)性操作；耗材合同簽訂單價和入庫驗(yàn)收信息的匹對等功能。同時，對于合同審計意見進(jìn)行統(tǒng)計和分析，實(shí)行分類管理。3．積極組織內(nèi)控培訓(xùn)，加強(qiáng)溝通，提高合同管理的風(fēng)險意識合同一旦簽署就具有法律效力，雙方必須嚴(yán)格遵守合同條款。再者經(jīng)濟(jì)合同事項(xiàng)往往是醫(yī)院的大額資金，會產(chǎn)生較大的影響，因此，醫(yī)院所有合同管理的相關(guān)崗位人員都需要提高風(fēng)險意識，審慎對待合同的談判、擬訂、審核、審批和糾紛處理等。在合同簽訂的日常業(yè)務(wù)流程中，從臨床科室的業(yè)務(wù)需求動因和參數(shù)、采購部門的合同談判和評標(biāo)結(jié)果、到財務(wù)部門的資金預(yù)算情況，將流程實(shí)施過程中普遍存在的共性問題，通過組織內(nèi)控培訓(xùn)和專業(yè)技能學(xué)習(xí)，提高崗位責(zé)任心，規(guī)范合同管理。（二）醫(yī)院各職能部門在合同內(nèi)控制度執(zhí)行方面，運(yùn)用合同授權(quán)審批、歸口管理、崗位分離等風(fēng)險控制方法，實(shí)現(xiàn)合同內(nèi)部控制管理運(yùn)行的有效性1．嚴(yán)格實(shí)行合同授權(quán)審批、會簽備案制度R醫(yī)院規(guī)定所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)簽訂的合同都是由相關(guān)職能科室擬定，由財務(wù)、紀(jì)檢、內(nèi)部審計參與合同會簽備案，分管領(lǐng)導(dǎo)和法人審批后簽訂合同，不具備法人主體資格的部門負(fù)責(zé)人甚至經(jīng)辦人員不能代表法人直接對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同，部門內(nèi)部用章不能代替醫(yī)院公章行使合同生效權(quán)利，通過嚴(yán)格實(shí)行合同授權(quán)審批、會簽備案制度規(guī)避了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的漏洞，也有效控制并降低了醫(yī)院合同的外部風(fēng)險隱患。2．合同流程管理實(shí)行崗位分離，采購需求實(shí)行歸口執(zhí)行合同管理流程包括業(yè)務(wù)需求盡職調(diào)查、談判、招標(biāo)采購、合同文本擬定、會簽備案、審批、簽訂、蓋章生效、合同歸檔等管理環(huán)節(jié)。首先，R醫(yī)院科室需求經(jīng)科室民主評議后，院內(nèi)逐級審批同意采購，屬于單位重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論并形成書面辦公機(jī)要，再由相關(guān)職能科室組織專家實(shí)施政府或院內(nèi)招標(biāo)采購、談判，合同起草擬定之后，交給紀(jì)檢、財務(wù)、內(nèi)審部門會簽備案，內(nèi)部審計部門對于合同擬定、業(yè)務(wù)項(xiàng)目相關(guān)情況出具內(nèi)審工作意見，重大經(jīng)濟(jì)合同還需經(jīng)法律顧問把關(guān)，備案情況經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)和院長審批，最后由醫(yī)院辦公室蓋章、合同生效，整個過程執(zhí)行內(nèi)控制度不相容崗位分離的要求，另一方面，對于審批通過的采購需求，嚴(yán)格實(shí)行合同采購歸口管理，采購歸口管理部門執(zhí)行采購信息的公示公告，接受信息公開和監(jiān)督。3．合同文本及相關(guān)采購信息備案情況的審核《合同法》的基本原則是遵循平等、自愿、公平、誠實(shí)信用、依合同履行義務(wù)、遵紀(jì)守法等。合同法律關(guān)系由合同主體、內(nèi)容和客體三要素組成。主體是指參加合同法律關(guān)系，依法享有權(quán)利，承擔(dān)義務(wù)的當(dāng)事人，客體是指法律關(guān)系主體的權(quán)利和義務(wù)所指向的對象?？腕w包括行為、物、財產(chǎn)、智力成果，內(nèi)容是指合同主要條款所規(guī)范的主體的權(quán)利和義務(wù)。首先，從形式上審查合同，包括開頭、正文、簽署部分，一般會出現(xiàn)的問題有合同主體名稱不一致、合同名稱和實(shí)質(zhì)內(nèi)容不符；合同金額、時間、地址、法人代表等信息錯誤。進(jìn)一步，對于合同實(shí)質(zhì)性內(nèi)容進(jìn)行邏輯判斷和審核。（1）充分了解對方的法人主體資格、信用狀況，確保其履約能力和信譽(yù)；查看營業(yè)執(zhí)照及年檢情況，注冊證、經(jīng)營許可證和經(jīng)營范圍，授權(quán)經(jīng)銷資格，審查簽約人有無簽約權(quán)限，對于初次合作的單位，重點(diǎn)審查對方人身份、權(quán)限范圍、期限等。實(shí)際工作中，主要看簽約代表是否為單位負(fù)責(zé)人或是否有委托授權(quán)。（2）審查采購招投標(biāo)文件、評標(biāo)記錄文件。根據(jù)合同內(nèi)容和范圍，查看招投標(biāo)文件的響應(yīng)情況，分析判斷其與合同內(nèi)容的一致性，特別是要注意標(biāo)的額比較大、履行周期比較長的合同，需要明確甲乙方的合同簽署義務(wù)，做到采購需求明確、合同項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度清晰，有驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對合同履約情況有評價要求。（3）合同附件的審查。審查時關(guān)注合同有無附件以及附件與主合同的關(guān)系，審查附件的內(nèi)容是否與主合同一致。相當(dāng)多的合同其附件內(nèi)容是非常重要的，應(yīng)該按照主合同予以同等對待。（4）明確合同終止、變更條件，以利于合同履行過程中降低或控制不確定因素的風(fēng)險。（5）避免合同爭議出現(xiàn)損失，應(yīng)設(shè)置保護(hù)性的條款，明確合同爭議解決的選擇地。4．統(tǒng)一制作關(guān)鍵、重要業(yè)務(wù)的合同模板理清業(yè)務(wù)范圍，規(guī)范基本業(yè)務(wù)需求，明確合同雙方主體責(zé)任和義務(wù)，標(biāo)準(zhǔn)定義合同模板，有利于保護(hù)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合法權(quán)益。信息化建設(shè)是醫(yī)院的一項(xiàng)重大任務(wù)，信息系統(tǒng)應(yīng)用涉及部門多，開發(fā)需求復(fù)雜且有差異性，有臨床服務(wù)類、臨床管理類、醫(yī)院運(yùn)營管理類等，通常情況下都存在開發(fā)周期較長、信息系統(tǒng)接口兼容不統(tǒng)一、注重后續(xù)信息系統(tǒng)維護(hù)等業(yè)務(wù)特點(diǎn)，為降低和控制合同履約風(fēng)險，需加強(qiáng)合同的需求管理，R醫(yī)院制定統(tǒng)一的“信息技術(shù)服務(wù)合同”模板。在合同模板里，要求清晰填寫信息技術(shù)開發(fā)項(xiàng)目的執(zhí)行計劃進(jìn)度和階段性技術(shù)服務(wù)輸出的成果，對開發(fā)人員技術(shù)資質(zhì)提出要求。同時，在合同中要求明確指定醫(yī)院項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和系統(tǒng)上線過程中科室跟進(jìn)負(fù)責(zé)人，以強(qiáng)化甲方合同監(jiān)管主體責(zé)任。

三、思考

（1）結(jié)果導(dǎo)向下的服務(wù)業(yè)務(wù)外包合同要求醫(yī)院具備良好的監(jiān)管能力，業(yè)務(wù)外包并不意味著職能部門職責(zé)因此得以減輕，實(shí)際上相對于業(yè)務(wù)外包之前，極大地強(qiáng)調(diào)了醫(yī)院的監(jiān)管職責(zé)。醫(yī)院有哪些核心業(yè)務(wù)可以實(shí)行外包服務(wù)是需要審慎界定的。（2）“倒簽合同”，一方面看似提高了工作效率，本質(zhì)上看還是對合同內(nèi)控制度執(zhí)行不落實(shí)，風(fēng)險意識不足。客觀上，也就造成了無法對合同主體責(zé)任落實(shí)情況進(jìn)行有效約束、也不能對履約是否到位進(jìn)行評價，以致最終無法衡量預(yù)算資金使用的效率和效益。（3）實(shí)施合同后續(xù)跟蹤審計，是指審查和評價合同業(yè)務(wù)活動、內(nèi)部控制和風(fēng)險管理的適當(dāng)性和有效性，以促進(jìn)醫(yī)院提升經(jīng)濟(jì)管理水平、服務(wù)能力。實(shí)施合同績效評價是合同閉環(huán)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

作者:葛繼紅 黃紅云 楊夢琳 單位:深圳市人民醫(yī)院