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摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，街道辦事正在從信息化潮流的驅(qū)使下由傳統(tǒng)的單一工作職能向多元化方向發(fā)展。這里的多元化不僅指工作范圍的多元化，更是指工作能力的多元化，即除了要掌握傳統(tǒng)的檔案管理技能之外，還要運用現(xiàn)代化信息手段來武裝自己，用先進的科技手段來豐富檔案管理方式，以此實現(xiàn)檔案管理的有效性。

關(guān)鍵詞：街道辦事處；檔案管理；信息化；現(xiàn)狀

街道辦事處作為城市行政管理體制中的基礎(chǔ)管理層，其與人民群眾的關(guān)系最為密切，承擔(dān)著最接地氣的工作任務(wù)，其檔案管理就是其整體工作的基礎(chǔ)。但是，越來越多的檔案信息如同一座大山一樣壓在街道辦事處檔案管理人員的身上，有限的人力資源無法有效進行檔案管理，此時就需要借助信息化的優(yōu)勢來彌補當(dāng)前管理工作的額不足，提高其管理水平[1]。

一、街道辦事處檔案管理現(xiàn)狀

街道辦事處作為民間最為基層的管理組織，其不僅承擔(dān)著多方面的職能，其工作范圍也愈加廣泛，在這一定程度上使得他們所需要收集、整理的檔案資料逐漸增多，而且這些檔案資料的類型、內(nèi)容趨向多樣、復(fù)雜，涉及到大量的民生、民情問題。在傳統(tǒng)的街道辦事處檔案管理中，有限的人力資源是無法收集到更多的信息的，而且其工作人員在繁多的檔案信息中只是將其作為文書檔案來處理，所收集的信息不完善、管理工作不到位造成檔案結(jié)構(gòu)單一、容易遺失等問題。從根本上來說，造成以上問題的原因主要有兩個：一是缺乏集約性的管理體系，街道辦事處各個部門各自為政，在平時的工作開展中只堅守在自己的工作崗位，所掌握的信息不會與其他部門共享，造成信息流通停滯甚至多部門保留同一信息等問題，在有需要的時候，有些部門不愿甚至浪費大量的時間才會調(diào)動已收集到的信息，信息共享滯后。二是當(dāng)前街道辦事處工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待加強，有些工作人員對自身的工作不重視，甚至不熟悉自己的工作內(nèi)容，在較為棘手的檔案管理中，不知從而下手，對所收集的檔案沒有敏銳的價值判斷能力，只是機械地收集、整理信息。而且其在信息收集到整理這一過程中，無論是文件的起草、修改，還是定稿的整理、歸檔等都是以手寫為主，這嚴重限制了辦事處的工作效率和信息共享效率[2]。

二、街道辦檔案信息化管理的優(yōu)越性

（一）方便快捷。正如上文所提及的，街道辦事處個部門嚴格遵循自己的職權(quán)分工，相互之間缺乏溝通交流，且以手工書寫為主來整理檔案，這嚴重限制其辦事效率。無論是在街道建設(shè)中形成的還是街道服務(wù)工作中形成的文件材料，都需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立系統(tǒng)化檔案數(shù)據(jù)庫，將所各個部門所搜集到的信息整合到該數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)信息共享。各部門有權(quán)利“自由”訪問該數(shù)據(jù)庫，只要登記、登錄該數(shù)據(jù)庫便可查閱、調(diào)閱有關(guān)信息，以此滿足辦公人員和人民群眾的需要。與此同時，街道辦事處還可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)的分類軟件，對所搜集到的信息、檔案等進行分類，如此可以減少人力、時間的浪費，快捷地搜集自己所需要的信息[3]。（二）安全可靠。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案隨著時間的流逝和數(shù)據(jù)更新，或多或少會出現(xiàn)遺漏，檔案丟失屢見不鮮。利用信息手段來管理檔案，可以借助網(wǎng)絡(luò)強大的云系統(tǒng)來儲存信息，并采取相應(yīng)的訪問控制策略、信息加密策略等來保證檔案信息的安全。

三、提高街道辦事處檔案管理信息化的途徑

（一）實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)可以說是一盤棋，系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理規(guī)劃必不可少，要想搞好檔案管理現(xiàn)代化，首先要建立規(guī)范的管理制度，按照國家相關(guān)標準來制定檔案管理制度，確保數(shù)字檔案資源格式、內(nèi)容等的統(tǒng)一，建立規(guī)范化的檔案形式。（二）做好檔案編研工作。從對當(dāng)前街道辦事處的檔案管理開展情況的調(diào)查我們可以發(fā)現(xiàn)，規(guī)范的編研機構(gòu)還為數(shù)不多，甚至有些地區(qū)就沒有該機構(gòu)，這在一定程度上限制了檔案管理信息化的而發(fā)展。由此，街道辦事處需要建立規(guī)范的編研機構(gòu)，嚴格按照檔案編研規(guī)則要求，將人們?nèi)罕姷男枨笞鳛楣ぷ鞯闹行?，對所搜集到的檔案信息進行選材、甄別?？甲C、加工、處理等，借助網(wǎng)絡(luò)渠道將不同的分散的內(nèi)容按照需求有序地編制起來，以此實現(xiàn)檔案整理工作的有序發(fā)展。（三）加強管理意識。在上文曾提到，有些寄到辦事處的檔案管理人員不清楚自己的職權(quán)所在，工作懈怠成為一種常態(tài)。此時，就需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)對這些人員進行專業(yè)化的培訓(xùn)，既要對其網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)進行培養(yǎng)，還要對其檔案管理技能、方法等進行培訓(xùn)，使其能借助豐富的網(wǎng)絡(luò)資源來，涉獵更多的專業(yè)知識，豐富自身的專業(yè)素養(yǎng)，以此提高其工作技能?？傊?，在街道辦事處檔案管理工作開展中，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)技術(shù)的優(yōu)勢，建立檔案管理系統(tǒng)、分類系統(tǒng)等，實現(xiàn)信息共享，方便信息的調(diào)閱。同時還要借助信息技術(shù)來對從業(yè)人員進行培訓(xùn)，在提高其計算機操作水平的基礎(chǔ)上，提高其檔案管理水平，以此彌補傳統(tǒng)檔案管理工作開展的不足。

參考文獻

[1]黃文瓊.基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)[J].“決策論壇——決策理論與方法研究學(xué)術(shù)研討會”論文集(下),2016,(11):149.

[2]林俊.轉(zhuǎn)變工作思路提高管理效率——淺談街道辦事處的檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(22):130-130.

作者:董海燕 單位:吉林省長春市雙陽區(qū)云山街道辦事處