檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與對(duì)策分析

時(shí)間:2022-09-04 10:14:24

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檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與對(duì)策分析

【摘要】隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展,信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)都得到了普遍的應(yīng)用,檔案管理也步入了新的征程。檔案不僅是數(shù)據(jù)的集合,也充分的反映了社會(huì)發(fā)展的歷程,是社會(huì)發(fā)展的縮影。必須通過(guò)科學(xué)的方法來(lái)加強(qiáng)對(duì)這些檔案的收集、管理和開(kāi)發(fā)利用,確保這些檔案能夠更好的發(fā)揮其自身的價(jià)值。本文首先分析了實(shí)行檔案信息化的重要意義,在此基礎(chǔ)上分析了現(xiàn)行檔案管理制度存在的問(wèn)題并提出了解決措施。

【關(guān)鍵詞】檔案;信息化建設(shè);問(wèn)題及對(duì)策

一、檔案信息化的意義

1.提升相關(guān)部門的業(yè)務(wù)能力。檔案管理對(duì)于某個(gè)組織內(nèi)部人員來(lái)說(shuō)是對(duì)在職人員身份信息、能力水平、獎(jiǎng)懲情況的匯總,信息化能有效幫助各類組織人事部門的相關(guān)工作,對(duì)人員調(diào)整有著十分積極的作用。檔案信息化對(duì)與相關(guān)人員的業(yè)務(wù)實(shí)操也有著至關(guān)重要的作用。政府制定政策最直接的參考依據(jù)就是歷史檔案,通過(guò)檔案里的案例,了解社會(huì)的變遷以及各類政策的優(yōu)劣,能有效的協(xié)助當(dāng)下進(jìn)行決策。因此,檔案信息化能大大縮減政府人員查詢歷史檔案的時(shí)間,更重要的是,能做到案例重現(xiàn)和不斷積累,對(duì)政府的業(yè)務(wù)水平提升有著不可替代的作用。2.節(jié)約成本且安全。檔案信息化節(jié)省了大量的空間,也節(jié)約了大量的人力和物力資源。這些資源的節(jié)省將成本大大地削弱,能夠?qū)⒏嗟馁Y金用于基礎(chǔ)建設(shè)。此外,紙質(zhì)檔案的記載及保存都受到相關(guān)人員以及物理?xiàng)l件的制約,試想,若有一場(chǎng)大火發(fā)生,紙質(zhì)檔案的損失之大,而檔案信息化則在一定程度上避免了這些危險(xiǎn)事故的影響。

二、檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的主要問(wèn)題

1.資金缺乏。隨著信息化技術(shù)的興起與發(fā)展,越來(lái)越多的機(jī)構(gòu)已經(jīng)增加了檔案信息化的工作,但是管理方法和管理設(shè)施卻沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理設(shè)備是保證檔案信息化工作正常進(jìn)行的重要保障,良好的管理?xiàng)l件是提高檔案管理效率的重要保證,不僅能夠促進(jìn)檔案完整管理,還能促進(jìn)檔案安全管理。但是,一些衛(wèi)生院檔案室所擁有的管理?xiàng)l件非常差,甚至沒(méi)有專門的檔案室,基礎(chǔ)管理設(shè)備落后,設(shè)施不健全。例如,檔案室空間狹小,潮濕,防潮、防火、防蟲(chóng)工作不到位,致使檔案材料發(fā)霉、丟失、被蟲(chóng)蛀等問(wèn)題頻頻發(fā)生。2.工作人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏。檔案信息化離不開(kāi)專業(yè)人才的支撐。但是一些工作人員對(duì)于檔案信息化的重要性缺乏清晰的認(rèn)識(shí),認(rèn)為這一工作對(duì)于整個(gè)機(jī)構(gòu)的高效運(yùn)行沒(méi)有任何影響,觀念的不端正自然無(wú)法造就高效的工作。此外,檔案信息化工作人員自身理論知識(shí)儲(chǔ)備不足,實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)缺乏,責(zé)任意識(shí)差,對(duì)工作流程不甚了解等因素都會(huì)導(dǎo)致檔案信息化過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生?,F(xiàn)階段檔案管理的專業(yè)人員比較缺乏,很多都是非專業(yè)人員,有些檔案管理人員只是在簡(jiǎn)單培訓(xùn)后就上崗工作,對(duì)于相關(guān)操作流程缺乏了解,這對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)工作來(lái)說(shuō)是非常不利的。3.衛(wèi)生院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度不完善。俗話說(shuō):“沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓”。完善的管理制度對(duì)于規(guī)范相關(guān)人員的作為有著巨大的作用。而目前我國(guó)大多數(shù)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息化并沒(méi)有制定出合理的制度,或者即使做出了規(guī)定也只是流于形式,并沒(méi)有切切實(shí)實(shí)貫徹落實(shí)到有關(guān)人員身上。對(duì)于各項(xiàng)操作流程以及規(guī)范,工作人員存在著不熟悉、不熟練的現(xiàn)象。所以,現(xiàn)如今企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)面臨的一個(gè)重要問(wèn)題就是檔案管理制度問(wèn)題。與此同時(shí),由于企業(yè)每個(gè)部門之間都與檔案部門有所關(guān)聯(lián),完善檔案管理制度對(duì)企業(yè)其他部門的管理工作以及制度的完善起到引導(dǎo)作用。

三、檔案信息化建設(shè)問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

1.加大資金投入。良好的檔案管理設(shè)備是把該項(xiàng)工作落實(shí)好的基礎(chǔ)條件。第一,提升檔案管理工作的經(jīng)費(fèi),嚴(yán)禁挪用。檔案信息化管理雖然被歸為檔案管理部門的職責(zé),但這并不意味著這項(xiàng)工作不需要其他部門的支持。應(yīng)當(dāng)加大經(jīng)費(fèi)投入,及時(shí)更新檔案管理設(shè)備,以促進(jìn)檔案管理部門不斷完善自己、提高自身的服務(wù)水平,提高工作質(zhì)量與效率。第二,深入挖掘檔案的價(jià)值。檔案并不是數(shù)據(jù)的堆砌,作為記載相關(guān)資料的重要文獻(xiàn),檔案從側(cè)面反映了社會(huì)的發(fā)展,本身具有重大的應(yīng)用價(jià)值,只是人們忽略了其作用,沒(méi)有發(fā)現(xiàn)而已,因此,檔案管理部門要深入挖掘檔案的價(jià)值,促進(jìn)檔案資料發(fā)揮更大的作用。2.組織工作人員學(xué)習(xí),培養(yǎng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化能手。工作人員是戰(zhàn)斗在檔案信息化的第一把手,他們的工作方式直接決定了檔案信息化的效率。因此,應(yīng)當(dāng)加大對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度,使之掌握必要的工作流程,了解工作標(biāo)準(zhǔn),純熟運(yùn)用各種管理軟件,保證信息渠道通暢,每年有資料匯總、統(tǒng)計(jì)、分析,主要數(shù)據(jù)上墻。此外,還應(yīng)當(dāng)做好信息的開(kāi)發(fā)利用工作??梢蚤_(kāi)設(shè)必要的考核制度,引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,只有合格后方能上崗。3.完善檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作標(biāo)準(zhǔn)化管理制度。良好的制度是保證檔案信息化的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ),檔案要求定期整理,及時(shí)更新,實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,不得有死檔、空檔出現(xiàn),要科學(xué)地運(yùn)用檔案,每年進(jìn)行一次更新、增補(bǔ)內(nèi)容及檔案分析,對(duì)衛(wèi)生院的病人狀況進(jìn)行全面評(píng)估,并總結(jié)報(bào)告保存。檔案要專人、專室、專柜、分類、分組保存,檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,確?;颊邫n案安全。為了促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理,還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)有關(guān)工作人員的激勵(lì)。為了跟上信息化發(fā)展的腳步,應(yīng)該對(duì)相應(yīng)的管理制度進(jìn)行不斷優(yōu)化和更新,確保在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中煥發(fā)新的活力。

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作者:馬麗穎 單位:赤峰市紅山區(qū)接訪中心